Contract
Pääsopimukseen ”Hallintosopimus hankintayhteistyöstä Rakentamisen yhteisten Topten-käytäntöjen digitaalisen tuotanto- ja julkaisualustan kehittäminen –hankkeessa” liittyvän Yhteisrekisterisopimuksen liite C: Rekisteriseloste
Rakentamisen yhteisten Topten-käytäntöjen digitaalisen tuotanto- ja julkaisualustan kehittäminen –hankkeen (TOP10-alustan kehittämishanke) rekisteriseloste
Tämä tietosuojaseloste kertoo, mihin tarkoitukseen henkilötietojasi käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä.
1. Yhteisrekisterinpitäjät
TOP10-alustan kehittämishankkeen osapuolet ovat yhteisrekisterinpitäjiä hankkeen hankinnoissa käsiteltävien henkilötietojen osalta, ja heillä kaikilla on vastuu rekisterinpitäjänä.
TOP10-alustan kehittämishankkeen osapuolia ovat Helsinki, Espoo, Tampere, Vantaa, Oulu, Turku, Jyväskylä, Kuopio, Lahti ja Pori.
Ensisijainen yhteyspiste rekisteriä koskevissa asioissa: Tampereen kaupunki
Y-tunnus: 0211675-2
Postiosoite: PL 487, 33101 Tampere
Vierailuosoite: Xxxxxxx Xxxxx xxxx 00 - 00 X, 00000 Xxxxxxx Puhelin (vaihde): 03 565 611
Sähköposti (kirjaamo): xxxxxxxx@xxxxxxx.xx Yhteyshenkilö: rakennusvalvontapäällikkö
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Henkilötietoja käsitellään yhteishankkeeseen liittyvien hankintojen valmistelemiseksi, kilpailuttamiseksi, hankintamenettelyiden toteuttamiseksi, tarjousten käsittelemiseksi, päätöksentekoon sekä sopimusten toimeenpanoon liittyvien tehtävien suorittamiseksi. Yhteishankkeeseen sisältyvien hankintojen valmistelun ja siihen liittyvän sopijapuolten yhteydenpidon osalta käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e- kohtaan: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Yhteishankkeeseen sisältyvien hankintojen kilpailuttamisen, hankintamenettelyiden toteuttamisen, tarjousten käsittelemisen ja päätöksenteon osalta käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohtaan: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Yhteishankkeeseen liittyvien hankintasopimusten toimeenpanoon liittyvien tehtävien osalta käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohtaan: käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:
• Nimi
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Henkilötunnus
• Puhelinnumero
• Henkilöiden työhistoriaan ja koulutukseen liittyvät tiedot
• Hankkeeseen mahdollisesti osallistuvien työntekijöiden roolit
• Rikosrekisteriotteiden sisältämät rikosrekisteriin kuuluvat henkilötiedot
• Muut toimeksiannon luonteen mukaiset henkilötiedot
4. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Hankintoihin liittyviä henkilötietoja käsittelevät yhteisrekisterinpitäjät. Henkilötietoja voidaan luovuttaa sopimusten perusteella siihen oikeutetuille tahoille sekä lainsäädännön perusteella toimivaltaisille viranomaisille.
Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
5. Tietojen säilytysaika
Hankintoihin liittyviä asiakirjoja ja tietoja säilytetään Tampereen kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti. Rikosrekisteriotteet hävitetään viipymättä, kun niiden tiedot on tarkistettu.
Tampereen kaupungin kaupunkiympäristön palvelualueen arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti säilytys on:
• Pöytäkirja ja muistiot 15 vuotta
• Tarjousten avauspöytäkirja 15 vuotta
• Neuvottelupöytäkirja 30 vuotta
• Tarjouspyyntö pysyvästi
• Saatu tarjous 20 vuotta
• Hyväksytty tarjous pysyvästi
• Työn tilauslomake pysyvästi
• Hankintasopimus 10–30 vuotta
• Hankintapäätös pysyvästi
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään tai tämän edustamalta organisaatiolta, hankkeeseen osallistuvilta sopijapuolilta tai julkisista lähteistä (esim. tarjouspalveluista, kaupparekisteristä).
7. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut omat tietonsa, pyytää tietojen oikaisemista, asetuksen mukaisissa tilanteissa poistamista, käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojen käsittelyä.
Oikeus saada tietonsa poistetuksi ei ole poikkeukseton. Yhteisrekisterinpitäjät voivat olla poistamatta asiakkaan vaatimaa sisältöä, mikäli sen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Yhteystahona rekisteröityjen oikeuksia koskevissa pyynnöissä toimii Tampereen kaupunki.
Voit tehdä pyynnön paikan päällä Tampereen kaupungin kirjaamossa, osoitteessa Xxxxxxx Xxxxx xxxx 00–00 X, 00000 Xxxxxxx. Tarvitset mukaasi henkilöllisyystodistuksen. Lisätietoja saat Tampereen kaupungin verkkosivuilta xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx-xx- tiedonhallinta/tietopyynnot ja Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen [Tampereen kaupunki - Tietosuoja ja tiedonhallinta]. Jälkimmäiseltä sivulta löydät pdf-muotoisen rekisteritietojen tarkastuspyyntö lomakkeen, jonka voit halutessasi täyttää etukäteen ja tulostaa.
Tiedot ja toimenpiteet ovat rekisteröidylle maksuttomia paitsi, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia tai erityisesti, jos niitä esitetään toistuvasti.
8. Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan yleistä tietosuoja-asetusta.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxx
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700 Sähköposti: xxxxxxxxxx@xx.xx
9. Yhteisrekisterinpitäjien yhteystiedot
Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala, Kaupunkiympäristölautakunta
Y-tunnus: 0201256-6
Postiosoite: Kaupunkiympäristön toimiala, PL 58200, 00099 Helsingin kaupunki Vierailuosoite: Xxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxx
Puhelin (vaihde): (00) 000 0000 Sähköposti: kaupunkiymparisto(a)xxx.xx
Espoon kaupunki
Y-tunnus: 0101263-6
Postiosoite: PL 1, 02070
Vierailuosoite: Espoon kaupungin kirjaamo, Xxxxxxxxx 00,00000 Xxxxx
Xxxxxxx (vaihde): 09 816 21
Sähköposti (kirjaamo): xxxxxxxx@xxxxx.xx
Tampereen kaupunki
Y-tunnus: 0211675-2
Postiosoite: PL 487, 33101 Tampere
Vierailuosoite: Xxxxxxx Xxxxx xxxx 00 - 00 X, 00000 Xxxxxxx Puhelin (vaihde): 03 565 611
Sähköposti (kirjaamo): xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Vantaan kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala
Y-tunnus: 0124610-9
Postiosoite: Ratatie 11, 01300 Vantaa
Vierailuosoite: Ratatie 11, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): (00) 00000000
Sähköposti (kirjaamo): xxxxxx-xxxx@xxxxxx.xx
Oulun kaupunki, yhdyskunta- ja ympäristöpalvelut, rakennusvalvonta
Y-tunnus: 0187690-1
Postiosoite: PL 38, 90014 Oulun kaupunki
Vierailuosoite: Xxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxx
Puhelin (vaihde): 08 5584 3500
Sähköposti (kirjaamo): xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx
Turun kaupunki, kaupunkiympäristön palvelualue, rakennusvalvonta
Y-tunnus: 0204819-8
Postiosoite: Rakennusvalvonta, PL 355, 20101 Turku
Vierailuosoite: Xxxxxxxxxxxx 0, 00000
Puhelin (vaihde): 02330000
Sähköposti (kirjaamo): xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx
Jyväskylän kaupunki
Y-tunnus: 0174666-4
Postiosoite: PL 193, 40101 Jyväskylä
Vierailuosoite: Xxxxxxxxxxxx 00
Puhelin (vaihde): 014 266 0000
Sähköposti (kirjaamo): xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
Kuopion kaupunki, kaupunkiympäristön palvelualue, Ympäristö- ja rakennuslautakunta
Y-tunnus: 0171450-7
Postiosoite: Kaupunkiympäristön palvelualue, XX 00, 00000 Xxxxxxx kaupunki Vierailuosoite: Xxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx
Puhelin (vaihde): (017) 182 111
Sähköposti (kirjaamo): xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
Lahden Kaupunki
Y-tunnus: 0149669-3
Postiosoite: PL 202, 15110 Lahti
Xxxxxxx (vaihde): 03 814 11
Sähköposti (kirjaamo): xxxxxxxx@xxxxx.xx
Porin kaupunki, Elinvoima- ja ympäristötoimiala, ICT-yksikkö / Tietohallinto
Y-tunnus: 0137323-9
Postiosoite: Xxxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxx
Vierailuosoite: Xxxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxx
Puhelin (vaihde): 02 621 1100 Sähköposti (kirjaamo): xxxxxxxx@xxxx.xx