JULKISTEN HANKINTOJEN
JULKISTEN HANKINTOJEN
SOPIMUSOHJE
Kunnanhallitus 11.10.2021 § xx
Sisällysluettelo
Johdanto 3
Sopimuksen merkitys hankinnoissa 3
Sopimuksen tavoite hankinnoissa 3
Sopimuksen sitovuus 3
Suomen Kuntaliiton suositus sopimusjohtamiseen ja sopimushallinnan järjestämiseen 4
Laukaan kunnan hallintosääntö hankintojen päätöksenteossa ja sopimusprosessissa 4
Hankintojen sopimustyypit 5
Hankintaprosessi 5
Sopimuksen laatimisen vaiheet 5
Sopimuksen sisältö ja yleiset sopimusehdot 7
Sopimusmallit ja pohjat 8
Sopimusmuutokset ja sopimuksen irtisanominen erityistilanteissa 8
Usein kysyttyjä kysymyksiä 10
Johdanto
Julkisiin hankintoihin käytetään Suomessa 47 miljardia euroa vuodessa, mikä tarkoittaa n. 19 % Suomen bruttokansantuotteesta. Näistä hankinnoista tehdään n. 75 % kuntasektorilla ja yli puolet kuntien menoista koostuu hankinnoista.
Laukaan kuntaa laskuttaa vuosittain yli 1800 toimittajaa, joiden yhteislaskutus on vuosittain 60 – 80 miljoonaa euroa. Selvää on, että onnistuneesti kilpailutetuilla sopimuksilla voidaan saada laatua ja säästöä aikaan.
Kuntalaissa edellytetään, että sopimukset ovat osa johtamista, proaktiivista valmistelua ja valvon- taa sekä sopimusten riskienhallinnan huomioimista.
Tämän sopimusohjeen tavoitteena on tuoda esille hankintasopimusten merkitys ja tavoitteet sekä antaa ohjeita ja neuvoja sopimusmenettelyihin. Sopimusohjeessa hyödynnetään Suomen Kuntalii- ton laatimaa suositusta sopimusjohtamisen ja sopimushallinnan järjestämisessä.
Hallintosäännön mukaan kunnanhallitus antaa ohjeet sopimushallinnasta.
Sopimuksen merkitys hankinnoissa
Sopimus mm.:
• muodostaa sopimusoikeudellisen sopimussuhteen
• toimii käsikirjana
• on työkalu johtamiseen ja riskienhallintaan
• ilmaisee oikeudet, velvoitteet, vastuut yms.
• ohjeistaa riitatilanteiden käsittelyn menettelyn
• toimii tiedon lähteenä (mm. uusi työntekijä)
Sopimuksen tavoite hankinnoissa
Hankintasopimuksia valmisteltaessa on huolehdittava, että:
• kunnan taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet toteutetaan sopimusehdoissa
• sopimusten mukaiset hankinnat palvelevat laadukkaasti sovitun tason mukaisesti kunnan toi- minnan kokonaisuutta
• henkilöstö osaa laatia sopimuksia, tietää oikeat sopimusehdot hankinnoille, valvoo sopimukset ja reagoi puutteisiin
• sopimukset ovat tallennettuina sopimushallintajärjestelmään, jossa määritellään sopimusten viranhaltijavastuuhenkilöt ja jonka avulla voidaan muodostaa hälytykset mm. hinnan tarkistus- ajankohtiin, väliraportointiin, seurantaan ja lähestyviin sopimusten päättymishetkiin sekä op- tiovuoden sopimiseen
Sopimuksen sitovuus
Sopimus on kaksipuolinen oikeustoimi. Tämä tarkoittaa sitoutumista sopimuksiin eikä kunnan vi- ranomainen voi esim. päättää yksipuolisesti sopimuksen muuttamisesta ilman haitallisia seuraa- muksia. Tällaisesta voi joutua yksityisoikeudellisella perusteella korvausvastuuseen. Sopimukseen sitoutetaan kaikki, jotka ovat osallisia sopimuksen toteuttamisessa ja seurannassa. Tällöin selkeyte- tään vastuunjaot ja varmistetaan yhteistyö.
Suomen Kuntaliiton suositus sopimusjohtamiseen ja sopimushallinnan järjestämiseen
Suomen Kuntaliiton sopimussuosituksessa kerrotaan, että sopimukset tulisi nostaa kunnan johta- misen keskiöön. Tämä edellyttää vahvaa omistajaohjausta, jota toteutetaan sopijakumppaneiden kanssa käytävissä neuvotteluissa, sopimusten valmistelussa, laadituissa sopimuksissa sekä sopi- musten valvonnassa. Sopimuksen elinkaari eri vaiheineen tulee olla johdon hallinnassa. Kuntalain riskienhallintaa ja sisäistä valvontaa koskevat säännökset koskevat myös sopimuksia. Kunnissa tar- vitaan selkeitä sopimusprosesseja ja sopimusten vastuuhenkilöitä. Kuntalain järjestämisvastuun käsitteeseen sisältyy velvoite valvoa tehtyjä sopimuksia. Kunnanhallitus ja kunnanjohtaja vastaavat sopimusten hallinnan operatiivisesta järjestämisestä.
Suomen Kuntaliitto on laatinut suosituksen jäsentensä avuksi sopimusjohtamisen ja sopimushallin- nan järjestämisessä. Xxxxxx mukaan
1) Kunnassa tulisi olla sopimusohje
2) Hallintosääntöön on koottu määräykset toimivallasta sopimusten osalta
3) Toimielinten ja viranhaltijoiden vastuulla on huolehtia, että kunnan taloudelliset ja toiminalliset tavoitteet toteutuvat sopimuksissa
4) Sopimuksia valmistelevilla on riittävä osaaminen sopimusehtoihin ja sopimusoikeuteen
5) Sopimusten valmisteluun ja valvontaan varataan riittävät resurssit
6) Sopimusehdot valmistellaan osana tarjouspyyntöä
7) Valmistelussa kiinnitetään erityinen huomio sopimusriskien analysointiin
8) Varautuminen häiriötilanteisiin ja vaatimusten valvonta
9) Sopimukseen kirjataan sopimuksen valvontaa koskevat tiedot
10) Sopimukseen nimetään sopimusten vastuuhenkilöt
11) Sopimukseen kirjataan sopimusehtojen noudattaminen ja reklamaatioiden käsittelyt
12) Sopimuksista tulee tiedottaa organisaatiossa
13) Sopimuksista ja sopimusten seurannassa havaituista ongelmista raportoidaan poliittisille pää- töksentekijöille ja johtaville viranhaltijoille
14) Sopimusten hallinnassa käytetään tarvittaessa sähköistä sopimushallintajärjestelmää
15) Sisäisessä valvonnassa kiinnitetään huomiota sopimusprosessiin, sopimusehtojen valmisteluun ja sopimusten valvontaan
16) Päätöksiin kirjataan lause ”Sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoituksella”
Laukaan kunnan hallintosääntö hankintojen päätöksenteossa ja sopimusprosessissa
Laukaan kunnan hallintosääntö ohjaa sopimusten teko-oikeuksien päätösvaltaa kunnan toimieli- mien ja viranhaltijoiden osalta.
Kunnanvaltuusto käyttää kunnan ylintä päätösvaltaa ja hyväksyy mm. sopimuksiin liittyvät talonra- kennuksen hankesuunnitelmat, joiden arvioitu arvo on 1.000.000 euroa tai enemmän. Hankinta- asioista valtuusto ratkaisee tilintarkastajien valinnan.
Kunnanhallitus johtaa kunnan toimintaa, hallintoa ja taloutta ja vastaa valtuuston päätösten val- mistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta. Erikseen kunnanhallitus ratkaisee han- kintaohjetta ja pienhankintaohjetta koskevat asiat.
Kunnanhallitus voi harkintansa mukaan siirtää toimivaltaansa lautakunnille, asettamilleen jaos- toille, toimikunnille, neuvostoille ja alaisilleen viranhaltijoille.
Lautakuntien toimiala määräytyy hallintosäännön mukaan.
Hallintosäännön mukaan lautakunta voi harkintansa mukaan siirtää toimivaltaansa asettamilleen jaostoille, toimikunnille, johtokunnille ja alaisilleen viranhaltijoille.
Lautakunnan toimialalla palvelualuejohtaja päättää julkisista hankinnoista annetun lain ja ns. eri- tyisalojen hankintalain tarkoittamista hankinnoista ja sopimuksista, jotka ovat kokonaiskustannuk- siltaan enintään 1.000.000 euroa, jotka perustuvat talousarvioon, investointisuunnitelmaan tai hankintasuunnitelmaan.
Lautakunta voi päätöksellään delegoida sopimusten vastuuhenkilöt ja allekirjoittajat hankintojen euromääräisten arvojen perusteella.
Hankintojen sopimustyypit
Hankintalaissa ja sen nojalla annetuissa säännöksissä tarkoitetaan hankintasopimuksella kirjallista sopimusta, joka on tehty yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välillä ja jonka tarkoituksena on rakennusurakan toteuttaminen (rakennusurakkasopimus), tavaran hankinta (tavarahankintasopimus) tai palvelun suorittaminen (palveluhankintasopimus) taloudel- lista vastiketta vastaan. Lisäksi on käyttöoikeussopimus, jossa annetaan toimijalle oikeus toimia palveluntuottajana ja jonka tulot tulevat toiminnan osana palvelun käyttäjiltä ja mahdollisesti tilaa- jalta. Oleellisena osana käyttöoikeussopimusta on toimijan riski palveluntuotannossa.
Hankintaprosessi
Hankintaprosessi jakaantuu kolmeen pääasialliseen vaiheeseen:
1) Hankinnan suunnittelu. Tässä vaiheessa tehdään päätös hankinnan toteuttamisesta, varataan määrärahat, suunnitellaan hankinnan kriteerit ja sopimusehdot, pidetään tarvittaessa markki- navuoropuhelu ja tehdään tarjouspyyntö.
2) Kilpailutus. Kilpailutuksen menettelytapoja sääntelee hankintalaki varsin yksityiskohtaisesti. Pienhankintojen, joita hankintalaki ei sääntele, tekemiseen kunnanhallitus on antanut ohjeet. Hankintasopimusehdot on kilpailutuksen perusasiakirjoja tarjouspyynnön ja hankintailmoitus- ten kanssa.
3) Sopimuskausi. Tässä vaiheessa toimitaan sopimuksen mukaisesti ja valvotaan sopimuksen to- teutumista.
Sopimuksen laatimisen vaiheet
1) Tiedostetaan hankinnan tarve ja arvioidaan hankinnan ennakoitu arvo. Toimitaan hallintosään- nön ja delegointipäätösten mukaisesti määrittäen kuka tai mikä toimielin hankinnasta päättää ja on vastuussa hankinnasta. Määritellään resurssit sopimusten valmisteluun ja valvontaan.
2) Suunnitellaan hankinnan sisältö ja käytetään mahdollisia ulkopuolisia asiantuntijoita ja suorite- taan markkinakartoitusta vääristämättä kuitenkaan kilpailuasetelmaa.
3) Päätetään hankinnan luonne ja kilpailutuksen menettelytapa ja määritellään hankinnan sopi- musehdot. Sopimusehdot liitetään tarjouspyyntöön.
4) Kilpailutetaan hankinta kunnan pienhankintaohjeen tai hankintalain mukaisesti.
5) Laaditaan hankintapäätös hankinnan toteuttajasta eli sopimuskumppanista hallintosäännön tai delegointipäätöksen mukaan.
6) Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi, tehdään kirjallinen hankintasopimus.
Sopimuksen
vaiheet Suunnittelu Valmistelu Hankintavaihe
Viranomaiset tai toimielimet Hallintosäännön ja dele- goinnin määrittelemät ta- hot ja/tai viranhaltijat, vastuuhenkilöt
Ulkopuoliset tahot Mahdolliset asiantuntijat, sub-
stanssiosaajat han- kinnan määritte- lyssä. Markkina- kartoitus mahdol- lista.
Vaiheen sisältö
Sopimusehdot ja hankinnan sisältö määri- tellään hankinnan kilpailutuksessa. Tar- jouspyyntö liitteineen määrittelee mitä ja milloin hankitaan ja millaisin ehdoin. Han- kintaa hallitaan sopimusehdoilla ja sopi- musvalvonnalla. Määritellään mahdollis- ten yleisten sopimusehtojen käyttö.
Laadinta Hallintosäännön ja dele-
goinnin määrittelemät ta- hot ja/tai viranhaltijat, vastuuhenkilöt
Sopimuskump- pani(t), ulkopuoli- set asiantuntijat so- pimuslaadinnassa.
Sopimus laaditaan ja tarkastetaan. Sopi- muksen tulee vastata kysymyksiin mitä, missä, milloin, miten ja entä jos/entä ellei.
Neuvottelu Allekirjoitus
Sopimusallekirjoittaja(t) hallintosäännön ja dele- goinnin mukaan.
Sopimuskump- pani(t)
Sopimusneuvottelupalaveri, sopimus as- tuu voimaan allekirjoituksilla. Tarvittaessa on esitettävä valtakirja, jossa allekirjoit- taja on valtuutettu allekirjoittamaan sopi- muksen
Tallennus Tiedottaminen
Sopimushallintaan / asi- anhallinta. Tiedottaminen organisaatiossa ja mah- dollisten henkilövaihdos- ten huomioiminen.
Sopimuksen vastuuhenkilöt ja muut mu- kana olevat tahot. Sopimusehdot tiedoksi valvontaa varten.
Seuranta Valvonta
Sopimuksen vastuuhen- kilö(t), henkilöt, jotka ovat osallisia seurannassa ja valvonnassa
Sopimuskump- pani(t), huomioi- tava henkilövaih- dokset.
Väliraportit, sopimusehtojen seuranta, vakuudet ja niiden valvonta, auditointi, hinnan tarkistukset, optioiden sopimisen määräaika, laadun varmistus ja poik- keamat, palaute tms.
Päättyminen Sopimuksen vastuuhen- kilö(t)
Sopimuskump- pani(t)
Mahdollisen optiokauden ilmoittaminen kirjallisesti ja/tai loppuyhteenveto.
Arkistointi ja hä-
vittäminen
Sopimuksen hävittäminen säilytysajan jälkeen.
Sopimuksen sisältö ja yleiset sopimusehdot
Sopimukseen tulee kirjata soveltuvin osin seuraavat asiat:
1) Sopimusosapuolet yhteyshenkilöineen ja -tietoineen.
2) Sopimuksen voimaantulohetki: allekirjoitushetki tai muu sovittu päivämäärä.
3) Sopimuksen voimassaoloaika, sopimuskausi, toimitusaika ja mahdollisen option sopimi- sen ja mahdollisen bonuksen menettelyt.
4) Sopimuksen kohde, sisältö ja sopimusehdot, jotka ovat jo määritelty hankinnan kilpailu- tusvaiheessa. Sisältöä ei sopimusvaiheessa voi enää muuttaa.
5) Sopimuksen tavoite ja tarkoitus.
6) Alihankinnat ja / tai palvelun tuottamiseen käytettävä henkilöstö.
7) Sopimuksen palvelun, tavaran tai työn toimitusaika, -paikka ja -tapa.
8) Tavaran luovutus ja vaaranvastuun siirtyminen, TOP. Vaaranvastuu toimituksen tuhoutu- misesta, katoamisesta, huonontumisesta tai vähenemisestä.
9) Sopimuksen hankintahinta / hinnat ja sen määräytyminen. Hinnat alv 0 %.
10) Ennakkomaksut.
11) Maksuehdot ja erittelyt laskutuksen perusteista.
12) Mahdolliset hinnantarkistusajankohdat ja indeksiin sitominen.
13) Takuut ja niiden voimassaolo (voi olla voimassa sopimuksen päättymisen jälkeen).
14) Vakuudet ja voimassaolo (voi olla voimassa sopimuksen päättymisen jälkeen).
15) Sopimuksen valvonta tilaajan toimesta. Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus.
16) Sopimuksen valvonta sopimuskumppanin toimesta ja raportointi tilaajalle.
17) Yhteiset seurannat: kokoukset, raportit, työryhmät, asiakaskyselyt, haastattelut, palaut- teet, tarkastuskäynnit, kannustinjärjestelmä, auditoinnit, välitavoitteet.
18) Mahdolliset ennakkotarkistusvelvoitteet tavaraostoissa.
19) Kirjalliset reklamaatiot, niiden toimitustapa ja -aika sekä menettelyt. Sopimuksenvastai- sesta toiminnasta aiheutuvat sanktiot.
20) Mahdolliset immateriaalioikeudet: aineettomat, patentti- ja mallioikeus.
21) Salassapito: sopimuksen aikainen ja mahdolliset sanktiot (voi olla voimassa sopimuksen päättymisen jälkeen).
22) Virhe, hinnanalennus, vahingonkorvaus ja sopimuksen purkaminen. Menettelyn määrit- täminen laatuvirheisiin, tilaajalle aiheutettuun vahinkoon ja sopimusrikkomuksiin.
23) Viivästyminen. Korvausvastuu viivästyksestä ja viivästyssakon laskentaperusteet.
24) Sopimuksen siirto: tilaajan lupa ja siirto-oikeus eri tilanteissa.
25) Riitatilanteet: neuvottelu ja käräjäoikeus.
26) Ylivoimainen este (force majeure), sen määrittely ja menettely.
27) Vastuuvakuutus (toiminnan) ja sen sopimusaikainen voimassaolo.
28) Tilaajavastuulain velvoitteet ja sopimusaikainen seuranta.
29) Sopimuksen purkaminen ja irtisanominen. Sopimuksen päättäminen erityistilanteissa.
30) Asiakirjat ja liitteet osaksi sopimusta, niiden numerointi ja tulkintajärjestys (ristiriitatilan- teessa sovelletaan asiakirjaa, jonka järjestysnumero on pienempi).
31) Tietosuojaa koskevat ehdot.
32) Allekirjoitukset, paikka ja päivämäärä.
Edellä mainittuihin sopimuksen sisällön kohtiin löytyy tarkemmat määrittelyt yleisistä tai alakohtai- sista sopimusehdoista, laeista, asetuksista ja määräyksistä, joita on erittäin suositeltavaa käyttää. Tällaisia voivat olla mm.:
1) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa JYSE Palvelut 2014 (päivitys huhtikuu / 2017)
2) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa YSE tavarat 2014 (päivitys huhtikuu / 2017)
3) YSE1998 (Rakennusurakat)
4) Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE 2013
5) Pienurakkasopimusehdot
6) Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot JIT 2015
7) HISSI YSE
8) Infra RYL
9) Asfalttinormit
10) Rakennustyön turvallisuudesta annettu valtioneuvoston asetus 205/2009
11) Sähköturvallisuuslaki
12) Talotekniikka RYL
13) Laki liikenteen palveluista
14) Rakentamispalvelun käännetty arvonlisäverovelvollisuus AVL 8 c §
15) Muut alakohtaiset sopimusehdot
16) Muut alakohtaiset valtioneuvoston asetukset, lait ja määräykset
Sopimusmallit ja pohjat
Jokaisella yksiköllä voi olla omia sopimuspohjia.
Urakoihin ja pienurakoihin käytetään yleensä RT sopimuslomakkeita. Palvelu-, tavara- tai pienhan- kinnoissa on omia sopimuspohjia.
Laukaan kunnan hankinta- ja kehittämispäällikkö ohjeistaa ja opastaa tarvittaessa sopimusten laa- dinnassa.
Käytettäessä omia sopimuspohjia niiden ajantasaisuus on tarkastettava sopivin väliajoin.
Sopimusmuutokset ja sopimuksen irtisanominen erityistilanteissa
EU -kynnysarvon ylittävät hankinnat:
Hankintalaissa erotellaan olennaiset ja muut kuin olennaiset, sallittavat sopimusmuutokset. Vuo- den 2014 hankintadirektiivin mukaan pidetään sopimusmuutosta olennaisena, jos sopimuksen luonne muuttuu huomattavasti verrattuna alkuperäiseen sopimukseen.
Olennaisina muutoksina pidetään jos:
1) sopimuksen ehtoja muutetaan sopimusaikana ja nämä poikkeavat kilpailutuksen hankintailmoi- tuksella ja tarjouspyynnössä esitetyistä sopimusehdoista.
2) sopimusmuutoksen jälkeen sopimuskumppani saa taloudellisen hyödyn tavalla, jota ei alkupe- räisessä sopimuksessa ole määritelty.
3) sopimuksen soveltamisalaa laajennetaan huomattavasti (rakennemuutokset)
4) sopimuskumppani vaihtuu, paitsi jos alkuperäisessä sopimuksessa on jo tehty määrittely muu- toksesta esim. alihankinnan puitteissa.
Hankintalain 136 §:ssä mainitut ”Muut kuin olennaiset” sopimusmuutokset ovat mm.:
1) jos muutos perustuu jo olemassa oleviin sopimusehtoihin eivätkä ne muuta alkuperäisen sopi- muksen luonnetta.
2) jos kyse on lisätöistä, -palveluista tai ylimääräisistä tavaratoimituksista ja jos sopimuskumppa- nin vaihtaminen aiheuttaisi suurta haittaa tai kustannusten päällekkäisyyttä tilaajalle. Muutok- sen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 % alkuperäisen sopimuksen arvosta.
3) jos muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joihin ei ole voitu ennakoida eikä se vaikuta sopimuk- sen alkuperäiseen luonteeseen.
4) jos sopimuskumppani vaihdetaan uuteen sopimuskumppaniin rakennejärjestelyjen, yritysosto- jen, sulautumisten ja määräysvallan muutosten tai maksukyvyttömyyden seurauksena.
5) jos kyseessä on vähäarvoinen sopimusmuutos. Muutoksen arvon on oltava pienempi kuin 10 % alkuperäisen palvelu- tai tavarahankinnan tai palveluja koskevan käyttöoikeussopimuksen ar- vosta ja 15 % alkuperäisen urakkasopimuksen tai käyttöoikeusurakan arvosta.
Xxxxxxxxxxxx ottaa myös kantaa sopimuksen irtisanomiseen erityistilanteissa
§ 137:ssä seuraavasti:
1) sopimukseen on tehty § 136:ssa 1 momentissa olennainen muutos.
2) toimittajaa on koskenut jokin § 80:ssä säädetyistä pakollisista poissulkemisperusteista sopi- muksen tekohetkellä; tai
3) sopimusta ei olisi voinut tehdä toimittajan kanssa, koska Euroopan Unionin tuomioistuin on Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 258 artiklan mukaisessa menettelyssä to- dennut hankintayksikön rikkoneen vakavasti Euroopan unionin perussopimusten ja hankintadi- rektiivin mukaisia velvoitteita.
EU-kynnysarvon alittavat ja kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat:
Hankintalain sopimusmuutoksia ei sovelleta EU-kynnysarvon sekä kansallisen kynnysarvon alittaviin (pienhankinta) hankintoihin. Hankintalain liitteen E mukaisiin hankintoihin sovelletaan hankinta- laissa esitettyjä sopimusmuutoksia.
Pienhankinnoille on Laukaan kunnassa oma ohjeistus.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mistä tiedän pitääkö hankinta kilpailuttaa vai ei?
Pääasiassa hankinnat tulee kilpailuttaa ohjeistuksen (Laukaan kunnan Hankintaperiaatteet, Hankin- taohje ja Pienhankintaohjeet) tai hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuk- sista 1397/2016) mukaisesti. Poikkeukset kilpailuttamisvelvoitteesta kynnysarvon ylittävissä han- kinnoissa on lueteltu hankintalain 8 - 18 pykälissä.
Keneltä saan apua kilpailutuksen toteuttamisessa?
Hankintatyöryhmän jäsenet ja hankinta- ja kehittämispäällikkö neuvovat ja opastavat kilpailutuksen toteutuksessa. Kilpailutus toteutetaan yhdessä substanssiosaajien kanssa.
Voiko sopimus syntyä päätöksen tiedoksiannolla?
Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä, ei päätöksen tiedoksiannolla. On myös muistettava, että päätöksen tiedoksiannon jälkeen on päätöksestä mahdollisuus tehdä hankintaoikaisuvaatimus ja/tai valitus markkinaoikeuteen 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksi- annosta ja julkaisusta. Jos hankinnasta on tehty hankintaoikaisu tai valitus markkinaoikeuteen, ei sopimusta saa tehdä ennen asian ratkaisua, ellei markkinaoikeus anna siihen lupaa.
Onko jokaisesta hankinnasta tehtävä hankintasopimus?
Pienhankintaohjeen mukaan vähäisinä pidettäviä hankintoja ei tarvitse kirjallisesti kilpailuttaa eikä välttämättä tarvitse laatia hankintasopimusta. Sopimusohjeen mukaan sopimus voi olla suullinen, sähköposti, tilausvahvistus tms. Kuitenkin hankinnasta on tehtävä hankintapäätös ja perusteltava kilpailuttamatta jättämisen perusteet.
Miksi pitää laatia sopimus?
Sopimusohjeessa on kuvattu sopimuksen merkitystä hankinnoissa. Sopimus on yhteinen työkalu tilaajan ja toimittajan välillä. Hankintalaki vaatii sopimuksen tekemistä kynnysarvon ylittävissä han- kinnoissa.
Miten mahdolliset reklamaatiot hoidetaan?
Reklamaatio tehdään aina kirjallisesti. Siinä yksilöidään virheet ja mitä seuraamuksia sopimusrikko- muksesta on aiheutunut sekä vaaditaan sopimuksenmukaista toimintaa. Menettelytapa on hyvä kirjata sopimukselle.
Mikä on hankintasopimuksen irtisanomisen ja purkamisen ero?
Irtisanominen on toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen normaali päättämistapa. Irtisanomisajan on oltava kohtuullinen huomioiden molemmat osapuolet (huom. erityislait).
Määräaikaisessa sopimuksessa määräaikaisuus sitoo. Jos sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa ole- vana määräaikaisuuden jälkeen, voidaan siinä tapauksessa kirjata irtisanomisehto. Määräaikaisessa sopimuksessa voi olla sopimuksen purkamisehto, jota voidaan perustellusti määräaikaisessa sopi- muksessa käyttää.
Sopimuksen purkaminen voi aiheutua sopimusrikkomuksen seurauksena tai sopimuksessa voi olla erilainen purkuehto. Usein tällaisessa tilanteessa tilaaja laatii kirjallisen reklamaation ja antaa toi- mittajalle mahdollisuuden korjata virheen.
Mitä tarkoittaa hankintasopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys?
Asiakirjat ja liitteet ovat yleensä osa sopimusta, ne numeroidaan ja niihin muodostetaan tulkinta- järjestys. Mahdollisessa ristiriitatilanteessa sovelletaan asiakirjaa, jonka järjestysnumero on pie- nempi.
Sitovatko sopimusneuvottelut?
Lähtökohtaisesti sopimusneuvottelut eivät ole sitovia, ellei niitä kirjata sopimukseen. Sopimuksen- tekovaiheessa voidaan sopia ”tavanomaisista ehdoista”, mutta hankinnan kohde ei voi enää muut- tua. On muistettava, että tarjouspyynnössä on jo ilmoitettu hankintaan sidottavat sopimusehdot.
Onko sopimuksen sitominen yleisiin sopimusehtoihin tarpeellista?
Hankintaan soveltuvat yleiset sopimusehdot helpottavat niiden tulkintaa ja eri sopimusehtojen noudattamista.
12