AKL-Sertifiointi Oy:n SERMI-sertifioinnin ehdot
AKL-Sertifiointi Oy:n SERMI-sertifioinnin ehdot
1. Yleistä
AKL-Sertifiointi Oy on tarkastuslaitos, joka on sitoutunut toimimaan riippumattomasti, puolueettomasti, vastuullisesti, avoimesti sekä luottamuksellisesti. AKL-Sertifiointi Oy ja SERMI-sertifioinnin hakijayritys (asiakas) sitoutuvat yhdessä noudattamaan näitä ehtoja.
2. SERMI-arviointiprosessi
SERMI- sertifiointi voidaan tehdä hakemustietojen perusteella. Mikäli AKL-Sertifiointi Oy katsoo tarpeelliseksi todentaa tietoja paikan päällä, sovitaan arviointipäivä yhdessä asiakkaan kanssa.
2.1 SERMI hyväksynnän hakeminen
Yritys voi hakea asiakkaaksi täyttämällä sähköisen hakemuksen AKL-Sertifiointi Oy:n verkkosivuilta. AKL-Sertifiointi Oy avaa asiakkaalle oikeuden sähköiseen ja tietoturvalliseen asiointiportaaliin, johon asiakkaan tulee syöttää vaatimusten mukaista arviointia varten tarvittavat tiedot (2.1.1 Hakemus ja vaadittavat tiedot). Hyväksytyn hakemuksen jälkeen asiakas ja AKL- Sertifiointi Oy solmivat kirjallisen sopimuksen. Hylätyn hakemuksen käsittelystä veloitamme hinnaston mukaisen tarkastusmaksun.
2.1.1 Hakemus ja vaadittavat tiedot
Yritys
- asiakirjanäyttö yrityksen omistussuhteista ja toimitusjohtajan nimi
- luettelo yrityksen työntekijöistä, joille haetaan sertifiointia
- tieto sertifioitavien työntekijöiden vastuista ja työtehtävistä
- näyttö voimassa olevasta vastuuvakuutuksesta, jonka korvausmäärä henkilövahingoissa on vähintään miljoona euroa ja omaisuusvahingon tapauksessa vähintään 0,5 miljoonaa euroa
- näyttö yrityksen puhtaasta rikosrekisteriotteesta. Toimijat eivät harjoita laillista liiketoimintaa, jos ne mainostavat tai tarjoavat korjaus- tai huoltotoimia, jotka vaikuttavat ajoneuvon päästöihin. Tällaisia toimia ovat esimerkiksi moottorinohjausyksikön virittäminen tai päästöjenrajoitusjärjestelmien manipulointi
- tieto, jos yrityksen SERMI-hyväksyntä on aikaisemmin peruutettu väärinkäytöksen vuoksi
- näyttöä liiketoiminnasta autoalalla. Esim. kaupparekisteriote
- yrityksen laillisen edustajan allekirjoittama sertifiointisopimus
Työntekijä:
- näyttö, ettei sertifioitavalla henkilöllä ole aiempaa väärinkäytöksen vuoksi peruutettua SERMI-sertifiointia
- näyttö sertifioitavan henkilön puhtaasta rikosrekisteriotteesta
- näyttö sertifioitavan henkilön voimassa olevasta työsopimuksesta hakijayritykseen
- näyttö vähintään kahden vuoden työkokemuksesta automekaanikkona tai vastaavasta ammatillisesta koulutuksesta
- näyttö sertifioitavan henkilön voimassa olevasta passista tai poliisin myöntämästä kansallisesta henkilökortista
2.2 Sertifiointipäätös ja ylläpito
Hyväksytty päätös on voimassa 5 vuotta (sertifiointikausi) edellyttäen ehtojen täyttymistä. Hyväksytystä päätöksestä toimitetaan sertifikaatti. Sertifiointikauteen kuuluu vähintään yksi paikan päällä suoritettava ilmoittamaton auditointi sekä sertifiointikauden päättyessä uusinta-arviointi seuraavalle viisivuotiselle sertifiointikaudelle. Uusinta-arviointi on tehtävä paikan päällä 6 kuukautta ennen sertifikaatin voimassaolopäivämäärän päättymistä. Hylätty päätös ilmoitetaan Suomen muille tarkastuslaitoksille sekä SERMI-valvontakeskukselle.
2.3 Paikan päällä tehtävä ilmoittamaton auditointi
Paikan päällä tehtävässä auditoinnissa tulee esittää riittävä dokumentoitu näyttö tämän dokumentin kohdissa 2.1.1; 2.3.1; 2.3.2 ja 2.3.3 käsiteltyjen vaatimusten mukaisesti.
2.3.1 Prosessivaatimukset:
Asiakkaan tunnistus
Yrityksen työntekijän on todennettava ajoneuvon korjaukseen jättänyt henkilö. Henkilön todennus tulee aina tehdä auton korjauspaikassa. Henkilötodennuksesta täytyy löytyä dokumentoitua näyttöä.
Asiakas on mahdollista tunnistaa esimerkiksi passista, ajokortista tai henkilökortista. Riippuen ajoneuvon omistussuhteesta, seuraavat tiedot tulee kirjata ylös:
- Asiakkaan etu- ja sukunimi
- Passin, ajo- tai henkilökortin numero
- Leasing- tai vuokrayhtiön nimi
- Kyseisen yrityksen kontakihenkilön yhteystiedot
- Kyseisen yrityksen osoitetiedot
- Kyseisen yrityksen puhelinnumero
- Korjaukseen tuovan henkilön suhde yritykseen/ lupa käyttää ajoneuvoa
Auton tunnistaminen
Yrityksen työntekijä varmistaa, että auton tunnistenumero (VIN) vastaa rekisteröintitietoja. Auton tiedot todennetaan auton sijaintipaikassa. Tietojen todentamisen vastuu on sertifioidun korjaamon työntekijällä.
Korjauksen valtuutus
Ajoneuvon korjauksen valtuutus tulee saada ajoneuvon omistajalta ja tästä tulee säilyttää dokumentoitua näyttöä. Ilman valtuutusta, korjausta ei saa suorittaa.
Työtilaus
Kaikista korjauksista tulee tehdä työtilaus, josta tulee löytyä vähintään alla mainitut tiedot sekä näyttö asiakkaan henkilöllisyyden todentamisesta.
- rekisterinumero
- valmistaja/merkki (rekisteriote kohta D.1)
- tyyppi, variantti, versio (rekisteriote kohta D.2)
- kilometrilukema
- vian kuvaus/ korjauksen syy
- asiakkaan allekirjoitus (omistaja tai autoa tuova henkilö)
- allekirjoitetut työtilaukset tulee säilyttää vähintään 5 vuoden ajan
- työtilaukset voivat olla myös digitaalisessa muodossa
2.3.2 Yrityksen muut velvollisuudet ja vaatimukset:
- Yrityksen on pyydettävä vaatimustenmukaisuuden arviointilaitostaan tekemään tarkastus hyväksynnän saamiseksi
- Yrityksen on ilmoitettava tarkastuslaitokselleen yhteystietojensa muutoksista
- Yrityksen on ilmoitettava tarkastuslaitokselleen toimintansa päättymisestä
- Yrityksen on kirjattava kaikki turvallisuuteen liittyviä RMI-tietoja koskevat transaktiot ja toimet
- Yrityksen on ilmoitettava tarkastuslaitokselleen luvan saaneiden työntekijöidensä työsuhteen päättymisestä
- Yrityksen on ilmoitettava asiaankuuluville viranomaisille luvan saaneiden työntekijöidensä rangaistavista teoista tai rikkomuksista, jotka liittyvät turvallisuuteen liittyviin RMI- tietoihin
- Yrityksen on varmistettava, että niiden luvan saaneet työntekijät käyttävät ainoastaan omia lupatarkastustodistuksiaan
- Yrityksen on varmistettava, että kaikki niiden työntekijöiden lupiin liittyvät maksut on maksettu
- Yrityksen on varmistettava, että niiden työntekijöillä on koulutus sellaisten korjaustoimien suorittamiseen, jotka liittyvät autojen huoltoon, uudelleenohjelmointiin sekä turva- ja turvatoimintoihin
- Yrityksen on pyydettävä tarkastuslaitostaan tekemään paikan päällä uusintatarkastus hyväksyntätarkastustodistuksensa voimassaolon päättymistä edeltävien kuuden kuukauden aikana
2.3.3 Työntekijän velvollisuudet ja vaatimukset:
- Yrityksen työntekijän on rekisteröidyttävä ajoneuvonvalmistajan RMI-järjestelmään.
- Yrityksen työntekijän pääsyssä turvallisuuteen liittyviin RMI-tietoihin on noudatettava standardia EN ISO 18541–2014
- Yrityksen työntekijän on varmistettava, että ajoneuvonvalmistajan RMI-järjestelmästä ladattuja turvallisuuteen liittyviä RMI-tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä edellyttävän toimenpiteen suorittamiseen tarvitaan
- Yrityksen on ilmoitettava työnantajanaan olevalle sertifioidulle toimijalle, jos hänen digitaalista varmennettaan ei enää tarvita
- Yrityksen työntekijä ei saa antaa tunnistevälinettään, digitaalista varmennetaan tai tunnuslukuaan kolmannen osapuolen käyttöön
- Yrityksen työntekijä vastaa henkilökohtaisen tunnistevälineensä ja tunnuslukunsa asianmukaisesta käytöstä
- Yrityksen työntekijän on ilmoitettava työnantajanaan toimivalle sertifioidulle toimijalle ja hyväksynnän antaneelle tarkastuslaitokselle tunnistevälineensä katoamisesta tai väärinkäytöstä 24 tunnin kuluessa tällaisesta katoamisesta tai väärinkäytöstä
- Yrityksen työntekijän on ilmoitettava asiaankuuluville viranomaisille muiden riippumattoman toimijan työntekijöiden pyynnöistä tai toimista, jotka liittyvät turvallisuuteen liittyviin RMI-tietoihin eivätkä ole laillista liiketoimintaa
2.4 Sertifikaatin uusiminen
Uusintasertifiointi tehdään paikan päällä 6kk ennen sertifioinnin umpeutumista. Vaatimusten mukaisuus arvioidaan täysimääräisenä kohtien 2.1.1; 2.3.1; 2.3.2 ja 2.3.3 vaatimusten mukaisesti. Sertifikaatti uusitaan viiden vuoden voimassaolon jälkeen, jos sertifioitu yritys, sekä sen luvan hakeneet työntekijät täyttävät sertifiointivaatimukset ja jollei yritys tai AKL-Sertifiointi Oy irtisano sertifikaattia.
2.5 Sertifikaatin pidättäminen, peruuttaminen ja palauttaminen
AKL-Sertifiointi Oy voi pidättää määräajaksi tai peruuttaa välittömästi sertifikaatin, jos asiakkaan toiminta ei vastaa tämän dokumentin vaatimuksia ja ehtoja, ei korjaa havaittuja puutteita sovitussa aikataulussa, ei maksa laskuja AKL-Sertifiointi Oy:lle tai asiakas joutuu konkurssiin tai selvitystilaan sekä silloin, kun asiakkaan toiminnan laajuus ja luonne muuttuvat merkittävästi esim. yrityskaupat. Auditoinneissa havaittuihin pieniin poikkeamiin on 15 vuorokauden vastausaika. Riippuen poikkeaman laadusta AKL-Sertifiointi voi pidättää sertifioinnin yritykseltä tai henkilöltä toistaiseksi, kunnes lisäselvitys vaatimusten täyttymisestä saadaan.
AKL-Sertifiointi Oy ilmoittaa asiakkaalle sertifikaatin peruuttamisesta tai väliaikaisesta pidättämisestä, jolloin asiakkaan sertifiointi on pätemätön. AKL-Sertifiointi Oy:llä on velvollisuus ilmoittaa sertifikaatin pidättämisestä tai peruuttamisesta SERMI- valvontakeskukselle sekä muille kansallisille tarkastuslaitoksille. Väärinkäyttötapaus johtaa sertifioinnin pysyvään peruuttamiseen Suomessa. AKL-Sertifiointi Oy voi kieltäytyä kokonaan sertifioimasta asiakasta, mikäli asiakkaalla ei ole valmiuksia sertifiointiin.
AKL-Sertifiointi Oy voi tehdä sertifioitujen asiakkaiden auditointeja lyhyellä varoitusajalla esim. asiakkaasta saatujen reklamaatioiden takia tai epäillystä vaatimustenvastaisesta toiminnasta, merkittävien muutosten yhteydessä tai liittyen sertifikaatin väliaikaiseen peruuttamiseen. AKL-Sertifiointi Oy ottaa yhteyttä asiakkaaseen sopiakseen toimenpiteistä. Sopimukseen kuulumattomasta ylimääräisestä auditoinnista veloitetaan voimassa olevan hinnaston mukainen kiinteä selvitysmaksu.
2.6 Valitukset, muutoshakemus ja sopimuksen irtisanominen
AKL-Sertifiointi Oy:n verkkosivujen kautta voi tehdä kirjallisen valituksen tai muutoshakemuksen. Valitus kohdistuen arviointiprosessiin tai sertifiointipäätökseen, on tehtävä kahden viikon kulutuessa valituksen aiheuttaneesta toiminnasta tai sertifiointipäätöksestä. AKL-Sertifiointi Oy vahvistaa valituksen tai muutoshakemuksen vastaanoton ja käsittelyn, tallentaa käsittelyn vaiheet ja ratkaisutoimet, varmistaa korjaavat toimenpiteet ja tiedottaa asiakkaalle ratkaisusta. Valituksen tai muutoshakemuksen laatiminen ei johda asiakkaan syrjintään. Valitukset ja muutoshakemukset käsitellään luottamuksellisesti ja AKL-Sertifiointi Oy laatii kirjallisen vastineen kohtuullisen ajan kuluessa valituksen saapumisesta. AKL- Sertifiointi Oy vastaa kaikista päätöksistä kaikilla valituksen tai muutoksenhaku käsittelyprosessin tasoilla.
Sopimus on asiakkaan taholta irtisanottavissa yhden kuukauden irtisanomisajalla ilman seuraamuksia.
3.0 AKL-Sertifiointi Oy:n velvollisuudet ja vaatimukset
AKL-Sertifiointi Oy (tarkastuslaitos) vastaa yrityksen ja niiden työntekijöiden tarkastamisesta sekä hyväksyntä- ja lupatarkastustodistusten myöntämisestä sekä todistusten peruuttamisesta. AKL-Sertifiointi Oy:n velvollisuus on toteuttaa arvioinnit pätevän henkilöstön toimesta sovitusti sekä myöntää asiakkaalle sertifikaatti hyväksytysti suoritetun arvioinnin jälkeen. AKL-Sertifiointi Oy antaa asiakkaita koskevaa luottamuksellista tietoa pyynnöstä akkreditointiviranomaisille.
- Tarkastuslaitoksen on säilytettävä riippumattoman toimijan hyväksymistä varten toimitetut tiedot.
- Tarkastuslaitoksen on luotava suojattu viestintäkanava yhteydenpitoon valvontakeskuksen kanssa ja toimitettava tarkastusten tulokset valvontakeskukselle tunnistevälineen ja digitaalisen varmenteen antamista varten.
- Tarkastuslaitoksen on ilmoitettava riippumattomien toimijoiden työntekijöille luvan päättymisestä kuusi kuukautta etukäteen.
- Tarkastuslaitoksen on pidettävä yllä tietokantaa, joka sisältää riippumattomien toimijoiden työntekijöiden lupia varten toimitetut tiedot.
- Jos tarkastuslaitos kieltäytyy hyväksymästä toimijaa tai antamasta lupaa toimijan työntekijälle, sen on ilmoitettava kyseistä toimijaa tai työntekijää koskevien tarkastusten tulokset valvontakeskukselle.
- Tarkastuslaitos saa kerätä ja käyttää ainoastaan hyväksyntä- tai lupamenettelyssä tarvittavia tietoja.
- Tarkastuslaitoksen on pidettävä toimijaan ja toimijan työntekijään liittyvät tiedot luottamuksellisina ja varmistettava, että ainoastaan valtuutetuilla työntekijöillä on pääsy niihin.
- Tarkastuslaitoksen on toimitettava SERMIlle ja komissiolle vuosittain tilastot myönnettyjen ja evättyjen hyväksyntöjen ja lupien määristä.
- Tarkastuslaitoksen on säilytettävä hyväksyntä- ja lupatarkastuksista kirjatut tiedot viiden vuoden ajan.
- Tarkastuslaitoksen on ilmoitettava riippumattoman toimijan tarkastuksesta saaduista kielteisistä tuloksista kaikille muille sijoittautumisjäsenvaltionsa vaatimustenmukaisuuden arviointilaitoksille.
- Kielteisen tarkastustuloksen saaneet riippumattomat toimijat ja riippumattoman toimijan työntekijät voivat 15 työpäivän kuluessa kielteisen tarkastustuloksen saamisesta toimittaa tarkastuslaitokselle lisätietoja vähäisten puutteiden korjaamiseksi. Tarkastuslaitoksen on tällöin päätettävä tarkastustuloksen mahdollisesta muuttamisesta.
- Tarkastuslaitoksen on ilmoitettava riippumattomille toimijoille hyväksynnän päättymisestä kuusi kuukautta etukäteen.
- Tarkastuslaitoksen on tehtävä toimijoiden tiloihin vähintään yksi satunnainen ja ennalta ilmoittamaton tarkastus hyväksynnän 60-kuukautisen voimassaoloajan kuluessa.
- Jos hyväksytystä toimijasta tai luvan saaneesta toimijan työntekijästä tehdään valitus, tarkastuslaitoksen on tarkastettava, täyttääkö kyseinen toimija tai työntekijä hyväksymisensä tai lupansa myöntämisperusteet. Tarkastuslaitoksen on tutkimuksensa aikana selvitettävä tarve tehdä tarkastus paikan päällä.
- Tarkastuslaitos voi paikan päällä tehtäviä tarkastuksia varten pyytää apua sijoittautumisjäsenvaltionsa markkinavalvontaviranomaisilta.
- Tarkastuslaitoksen on peruutettava toimijoiden hyväksynnät ja toimijan työntekijöiden luvat, jos nämä eivät enää täytä hyväksyntänsä tai lupansa myöntämisperusteita. Tarkastuslaitoksen on tällöin pyydettävä valvontakeskusta peruuttamaan asianomaisten riippumattoman toimijan työntekijöiden digitaaliset varmenteet määräajaksi tai kokonaan.
4.0 Ehtojen ja sertifiointiperusteiden muutokset
AKL-Sertifiointi Oy pidättää oikeuden tehdä muutoksia sertifiointia koskeviin ehtoihin ja ohjeisiin.
Jos tarkastustoiminnan perusteena oleva vaatimusstandardi tai SERMI-vaatimukset muuttuvat, sertifikaatin jatkumisen ehtona on, että sertifikaatinhaltija sitoutuu noudattamaan uusittuja vaatimuksia annetun siirtymäajan kuluessa.
5.0 Tietojen käsittely
AKL-Sertifiointi Oy:lla on tiedot sertifikaatin haltijoista sekä hakijoista. Tiedot hyväksytyistä ja hylätyistä yritys- ja työntekijätiedoista voidaan luovuttaa viranomaisen tai akkreditointielimen pyynnöstä, tietojen luovutuksesta informoidaan asiakasta. Sertifioinnin väärinkäyttötapauksissa yrityksen tiedot jaetaan muille kansallisille tarkastuslaitoksille ja SERMI- tietojen ylläpidosta vastaavalle taholle.
Tarkastuslaitoksella on salassapitovelvollisuus yrityksen ja sen henkilöstön luottamuksellisista tiedoista. Henkilötietoja käsitellään AKL-Sertifiointi Oy:n tietosuojaselosteen mukaisesti.
Lisätietoja | ||
Xxxx-Xxxxx Xxxxx, sertifiointi- ja tarkastustoiminnan päällikkö | 050 577 4430 | |
Xxxxx Xxxxxxxxx, johtava auditoija | 050 435 4605 | |