Sopimushallinta Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä
Sopimushallinta Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä
Laatija(t): | Xxxxxx Xxxxx, Xxxxx Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxx, Räsänen Xxxxx |
Xxxxxxxxx: | Xxxxxxxxxxx Xxxxx |
Hyväksyjä: | Miettunen Risto |
Kuvaus: | Ohjeessa kuvataan miten sopimushallinta toteutetaan Pohjois-Savon sairaanhoi- topiirissä |
Sisällysluettelo
2 Keskitetty sopimushallinta 3
3 Toimet, jotka edellyttävät sopimuksen laatimista 4
4 Sopimuksiin liittyvät vastuut 4
4.1 Vastuisiin liittyvä toimivalta 4
4.2 Yksikön sopimusvastuuhenkilö 4
4.3 Sairaanhoitopiirin hallinto (keskitetty sopimushallinta) 5
4.3.1 Laki- ja sopimussihteeri 5
4.5 Päätöksentekijä ja sopimuksen allekirjoittajat 5
5.1.4 Sairaanhoitopiirin nimen käyttäminen markkinoinnissa 7
5.1.5 Henkilötietojen käsittely 7
6.1 Sopimuksen tekemistä edeltävät (päätökset) tehtävät 8
6.2 Sopimuksen sisältö, allekirjoittaminen ja sopimusasiakirjojen julkisuus 9
6.2.2 Sopimusasiakirjojen julkisuus 10
6.2.3 Sopimuksen voimaantulo 10
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 | |
7.1 Sopimuksen seuranta ja valvonta 10
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
1 Yleistä
Sopimuksella tarkoitetaan kahden tai useamman eri osapuolen tekemää oikeustoi- mea, jossa sovitaan osapuolten oikeuksista ja velvoitteita.
Tätä ohjetta sovelletaan Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä (myöhemmin tekstissä myös ”sairaanhoitopiiri”) tehtäviin sopimuksiin siltä osin, kun niiden tekemisestä ja sisällöstä ei ole ohjeistettu muissa sairaanhoitopiirin ohjeissa.
Sopimuksia laadittaessa on siten tämän ohjeen lisäksi huomioitava muu sairaanhoi- topiirin ohjeistus kuten hallintosääntö, toimintaohje ja hankintaohje.
Tämä ohje on kaikkia sopimuksia koskeva yleisohje, jota sovelletaan, ellei muuta ole ohjeistettu. Tämän ohjeen keskitettyä sopimushallintaa koskevat määräykset on rajattu koskemaan vain osaa sopimuksia. Ohjeen tavoitteena on turvata sairaanhoitopiirille asianmukaiset sopimusehdot, välttää kohtuuttomat riskit, ehkäistä sopimusriidat ja saada yhtenäinen toimintatapa sopimushallintaan sairaan- hoitopiirissä.
Sopimuksen elinkaaressa voidaan erottaa useita eri vaiheita. Sopimuksen elinkaa- reen kuuluvat sopimuksen:
- valmistelu ja suunnittelu
- päätöksen tekeminen sopimuksesta (viranhaltijapäätös tai toimielimen päätös)
- laatiminen
- sopimusajan hallinta sisältäen sopimuksen sisäisen valvonnan ja seurannan
- sopimusmuutokset
- päättyminen ja mahdolliset jatkotoimenpiteet
Tähän hallinnolliseen ohjeeseen liittyy työohje ”Sopimusten käsittely asianhallinta- järjestelmässä”.
2 Keskitetty sopimushallinta
Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä sovelletaan keskitettyä sopimushallintaa, joka tarkoittaa sitä, että osa sopimuksista ja niiden elinkaareen liittyvistä toimin- noista on keskitetty sairaanhoitopiirin hallintoon laki- ja sopimussihteerille sekä laki- miehille.
Keskitetyn sopimushallinnan piiriin kuuluvat valmisteltavat sopimukset toimitetaan tarkistettavaksi ennen niiden allekirjoittamista sairaanhoitopiirin hallintoon, jossa myös sopimusasiakirjojen käsittely ja tallentaminen tehdään.
Keskitetty sopimushallinta ei koske seuraavia sopimuksia:
- työsopimukset
- työsopimusten lisäksi muut sairaanhoitopiirin vakiosopimuspohjille tehtävät sopi- mukset, joita muokataan vain sopimuskohtaisesti (esim. osapuolten nimet yms. vähäiset pakolliset täydennykset). Vakiosopimuksia lueteltu liitteessä 1.
- hankintasopimukset, joiden käsittely kuvattu hankintaohjeessa. Hankintapalvelut
-yksikkö konsultoi tarvittaessa lakimiehiä hankintoihin liittyvissä sopimuksissa.
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
- sopimukset, jotka kuuluvat tiedepalvelukeskuksen ml. tutkimuslakimiehen hoi- dettaviksi
- sisäiset sopimukset
3 Toimet, jotka edellyttävät sopimuksen laatimista
Sopimus on tehtävä kirjallisesti oikeustoimissa, jotka sairaanhoitopiiri tekee toisen sopijapuolen kanssa ja jotka:
- lainsäädännön mukaan on pakko laatia kirjallisesti
- sisältävät taloudellisia tai muita velvoitteita kokonaisarvoltaan vähintään 10 000 euron (alv 0 %) arvosta
- jos kyseiseen oikeustoimeen on muuten erikseen ohjeistettu käyttämään sai- raanhoitopiirin vakiosopimuspohjia/-lomakkeita, vaikka em. 10 000 euron euro- määrä alittuisi (esimerkiksi työnohjaukset).
- tapauksissa, joissa sopimuksen laatiminen on tarpeellinen toimenpide shp:n oi- keuksien ja velvollisuuksien täsmälliseksi määrittelemiseksi
- oikeustoimet, jotka ovat pitkäkestoisia tai
- oikeustoimet, jotka sisältävät sairaanhoitopiirin vastuulle tulevia merkittäviä ei- taloudellisia velvoitteita ja/tai vastuita.
Henkilötietojen käsittelyä koskevista sopimuksista on tämän ohjeen kohdassa 5.1.5 ”Henkilötietojen käsittely”
Kaikki sopimukset ja niiden hallinta tapahtuu asianhallintajärjestelmässä (myöhem- min tässä ohjeessa myös ”järjestelmä”).
4 Sopimuksiin liittyvät vastuut
4.1 Vastuisiin liittyvä toimivalta
Sopimuksiin liittyvästä toimivallasta määrätään
- lainsäädännössä
- sairaanhoitopiirin hallintosäännössä
- sairaanhoitopiirin hankintaohjeessa
Vastuu tämän ohjeen noudattamisesta jokaisessa sopimuksen elinkaaren vai- heessa kuuluu jokaiselle, jonka toimintaa sopimus määrittää tai jonka asemaan tai työtehtävien hoitamiseen sopimus liittyy.
4.2 Yksikön sopimusvastuuhenkilö
Jokaiselle sopimukselle nimetään vastuuhenkilö, joka vastaa sopimuksen elinkaa- ren hallinnan vaiheista kokonaisuudessaan. Vastuuhenkilö vastaa:
- sopimuksen valmistelusta, oikeellisuudesta, sisällöstä ja laadusta
- sopimuksen edellyttämän päätöksen valmistelusta ja päätöksestä (päättäjä määräytyy toimintaohjeen mukaan)
- riskin arvion tekemisestä (sopimusriskit)
- oikean sopimuspohjan valinnasta
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
- keskitetyn sopimushallinnan piiriin kuuluviin sopimuksiin liittyvän aineiston toi- mittamisesta laki- ja sopimussihteerille hallintokeskukseen
- muihin sopimuksiin liittyvän aineiston tallentamisesta asianhallintajärjestelmään
- sopimuksen toteutumisen seurannasta ja valvonnasta
- määräpäivien seurannasta
- sopimuksen päättymiseen liittyvistä toimista
Vastuuhenkilö on työntekijä, jonka vastuualueeseen sopimus liittyy ja joka tuntee sopimuksen asiasisällön. Jollei nimeämistä ole tehty, vastuuhenkilöksi tallennetaan sopimuksessa mainittu sairaanhoitopiirin yhteyshenkilö.
4.3 Sairaanhoitopiirin hallinto (keskitetty sopimushallinta)
Kun sopimus tulee keskitetyn sopimushallinnan mallin mukaisesti sairaanhoitopiirin hallintoon laki- ja sopimussihteerille ja lakimiehille, hallinnon tehtävät ovat seuraa- vat:
4.3.1 Laki- ja sopimussihteeri
- avaa sopimusta koskevan asian järjestelmään sopimuksen sisällön mukaan
- tallentaa sopimuksen järjestelmään
- asettaa sopimuksen päättymiseen liittyvät määräpäivät
- kirjaa järjestelmään sopimuksen perus- ja metatiedot
4.3.2 Lakimies/-miehet
- osallistuvat tarvittaessa sopimusneuvotteluihin
- vastaavat sopimusten sisällön tarkistamisesta
- laativat tarvittaessa vaadittavan sopimuksen
- neuvovat ja ohjaavat yksiköitä sopimuksen elinkaaren aikana
4.3.3 Hankinnat
Mikäli osto on kilpailutettu sairaanhoitopiirin hankintapalveluiden toimesta, on vas- tuuhenkilö hankintapalvelut – yksikössä. Mikäli kilpailutus tapahtuu yksikön toi- mesta, on vastuuhenkilö po. yksikössä.
Mikäli hankinta on kilpailutettu Sansia Oy:n toimesta, on sairaanhoitopiirin sopimuk- sen yhteyshenkilö (valmistelija) asiantuntijaroolissa, joka avustaa Sansiaa sairaan- hoitopiirin osalta.
4.4 Erityistapaukset
Laajoissa tai erityisen merkityksellisissä sopimuksissa voidaan tästä ohjeesta poiketen määritellä roolit ja vastuut erikseen kulloinkin kyseiseen hankkeeseen so- pivalla tavalla.
4.5 Päätöksentekijä ja sopimuksen allekirjoittajat
Sopimuksen tekoon voi liittyä sitä edeltävän päätöksen tekeminen viranhaltija- tai toimielimen päätöksenä (kohta 6.1.1). Sopimusten allekirjoittaminen on kuvattu koh- dassa 6.2.
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
5 Valmistelu ja suunnittelu
5.1.1 Esikartoitus
Sopimuksen tekemisen tarpeellisuutta arvioidaan aina toiminnallista lähtökohdista. Sopimuksen tekemisen tarvetta arvioitaessa otetaan huomioon sopimuksen:
- tavoite
- kokonaisarvo
- kohde ja sen vähimmäisvaatimukset
- markkinakartoitus
- yhteydenpito potentiaalisiin tarjoajiin
- sopimusmalin määrittely (kesto, toteutustapa, sopimusehdot, laatuvaatimukset jne.)
- tarvittava sisäinen päätöksenteko
5.1.2 Riskienarviointi
Sopimus sisältää aina joko taloudellisen tai toiminnallisen riskin. Sopimukseen liit- tyvät riskit arvioidaan ja tunnistetaan sopimuskohtaisesti ja tarvittaessa arvioidaan sopimuksen kohteen kriittisyys toiminnan jatkuvuuden kannalta.
Sopimuksen eri elinkaaren vaiheissa oleviin riskeihin on varauduttava ennakolta esim. vakuutusten, riskienhallinnan suunnitelmien tai sopimusehtojen avulla. Sai- raanhoitopiirin on oltava tietoinen sopimustensa riskeistä ja niiden laadusta (talou- dellinen riski, toiminnallinen riski tai molemmat).
Sopimuskohtaisten riskien arviointiin käytetään Granite-järjestelmää. Sopimuksen vastuuhenkilö tekee riskien arvioinnin sopimuksista, joihin liittyvä taloudellinen tai toiminnallinen riski on merkittävä.
Taloudellinen riski on merkittävä, jos sopimuksen taloudellinen arvo on huomat- tava hinnan, sopimussakon, vahingonkorvauksen enimmäismäärän, mahdollisten ylimääräisten kustannusten tai muiden vastaavien taloudellisten seikkojen perus- teella.
Toiminnallinen riski on merkittävä, jos sopimuksen kohteena oleva palvelu, tavara tai hanke on sairaanhoitopiirin toiminnan kannalta kokonaisuutena arvioiden merkit- tävä ja sopimuksen mukaisen suorituksen laiminlyöntiin liittyy toiminnan häiriintymi- sen vakava vaara.
5.1.3 Sopimusehdot
Koska kaikkiin sopimustarpeisiin ei ole mahdollista laatia sopimuspohjia eivätkä kaikki palveluntarjoajat ole valmiita käyttämään sairaanhoitopiirin ehtoja, myös sopi- muskumppaneiden sopimusehtoja voidaan käyttää. Sopimuskumppanien tarjo- amien sopimusehtojen tulee olla sairaanhoitopiirin kannalta hyväksyttävissä.
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Sopimusehtojen suunnittelussa tulee ottaa huomioon sopimustyyppi sekä sairaanhoitopiirin toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet seuraavasti:
- Kuntayhtymän strategisen tavoitteen ja/tai toimielimen päätöksen mukainen suoritus ja muu toteutus, määrä ja laatu
- Sopimuksen suhde muihin kuntayhtymän velvollisuuksiin. Kuntayhtymälle laista johtuvat velvoitteet tai jo voimassaolevat sopimukset eivät saa olla suunniteltavan sopimuksen kanssa ristiriidassa
- Suorituksen sisällön määrittely sopimuksessa ja varmistuminen suorituk- sen saamisesta, esim. maksujen jaksottaminen
- Sopimuskumppanilta edellytettävät tiedot sopimuksen toteuttamisesta sekä raportointi
- Virhe (kattaa kaikki sopimusrikkomukset, kuten suorituksen puutteellisuuden, laiminlyönnin tai sopimusehtojen muun noudattamatta jättämisen) tai viiväs- tys
- Kuntayhtymän vastuiden rajoittaminen, esimerkiksi kuntayhtymän maksaman vastikkeen määrä
- Sopimuksen toimitustakuu ja erityispiirteet (tietosuoja, immateriaalioikeudet ym.) ja vaatimukset toiminnan jatkuvuudenhallinnasta sekä mahdollisesta varautumisvelvollisuudesta häiriötilanteissa ja valmiuslain mukaisissa poikkeusoloissa
- Sopimuksen liitteet
Sairaanhoitopiirissä käytössä olevia vakiosopimuspohjia on luetteloitu liitteessä 1. Tyypillisiä sopimusehtoja on luetteloitu tämän ohjeen liitteessä 2.
5.1.4 Sairaanhoitopiirin nimen käyttäminen markkinoinnissa
Pääsääntöisesti sopimusehdoissa kielletään sopimuksen tai sairaanhoitopiirin ni- men käyttäminen markkinoinnissa ilman sairaanhoitopiirin suostumusta. Hyväksyt- tävä sopimusehto on JYSE ”Julkisten hankintojen sopimusehdot tavara- ja palvelu- hankinnoissa” ehtojen mukainen, jolloin sopimuksen toinen osapuoli (palveluntuot- taja) saa käyttää hankintasopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankin- talainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille. KYSin nimen, logon, kuvien tai muiden tunnisteiden käyttämisestä referenssinä markkinoinnissa on erillinen hallin- nollinen ohje, jossa ohjeistetaan milloin/miten se on mahdollista.
5.1.5 Henkilötietojen käsittely
Sopimuksista on tunnistettava se, liittyykö sopimukseen toisen osapuolen puolesta tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.
Kyse voi olla esimerkiksi siitä, että toinen osapuoli tuottaa toiselle osapuolelle sellai- sen palvelun, jonka tuottaminen edellyttää toisen osapuolen henkilötietojen käsitte- lyä. Näissä tilanteissa on tunnistettava osapuolten roolit eli kumpi on rekisterinpitäjä ja kumpi henkilötietojen käsittelijä. On mahdollista, että kyse voi olla myös yhteisre- kisteristä, jossa sopimuksen molemmat (kaikki) osapuolet toimivat yhteisrekisterin pitäjinä.
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Henkilötietojen käsittelijä voi käsitellä henkilötietoja vain rekisterinpitäjän määrittele- miin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelijä ei voi ryhtyä käsittelemään rekisterinpitä- jän lukuun käsiteltäviä tietoja omiin tarkoituksiinsa määrittelemällä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ja keinoja.
6 Sopimuksen laatiminen
6.1 Sopimuksen tekemistä edeltävät (päätökset) tehtävät
6.1.1 Viranhaltijapäätös
Sopimuksesta tehdään viranhaltijapäätös / toimielimen päätös, sen toimivallan mu- kaan, mitä hallintosäännössä tai KYSin toimintaohjeessa on määritetty. Sopimuksen tekeminen ja sen allekirjoittaminen ovat em. päätöksen täytäntöönpanoa.
Viranhaltijapäätöksen valmistelee sopimukselle nimetty vastuuhenkilö. Päätöksen sopimuksen solmimisesta allekirjoittaa toimintaohjeessa määritetty toimivaltainen viranhaltija.
Kun sopimuksen kohteesta tehdään viranhaltijapäätös / toimielimen päätös, on päätöksen oltava (lähtökohtaisesti) lainvoimainen ennen sopimuksen allekirjoitta- mista, eikä sopimusta tarkoittavaan toimeen saa ryhtyä ennen sopimuksen voi- maantuloa. Sairaanhoitopiirillä on otto-oikeus viranhaltijapäätöksiin. Otto-oikeutta on käytettävä oikaisuvaatimusajan kuluessa.
Mikäli päätöksen lainvoimaisuutta ei voida odottaa vaarantamatta sairaanhoitopiirin etua tai päätöksen täytäntöön paneminen ja sopimuksen allekirjoittaminen on muusta syystä sairaanhoitopiirin edun mukaista, voidaan sopimus allekirjoittaa en- nen päätöksen lainvoimaisuutta. Tällaisessa tapauksessa sopimusta koskevaan päätökseen tulee kirjoittaa, että päätös laitetaan täytäntöön ilman lainvoimaa, koska päätöksen täytäntöönpanoa ei voida odottaa vaarantamatta sairaanhoitopiirin etua ja täytäntöönpano on sairaanhoitopiirin edun mukaista.
6.1.2 Sopimusneuvottelut
Sopimusneuvotteluita sopimuskumppanin kanssa käydään tarpeen mukaan jopa useassa vaiheessa. Neuvotteluissa on tarkoitus sopia sopimuksen tarkoituksesta ja keskeisistä ehdoista.
Kun keskitettyyn sopimushallintaan kuuluvasta sopimuksesta on käytettävissä luon- nos, se toimitetaan lakimiehille tarkistettavaksi ja kommentoitavaksi. Kommentoin- nille on varattava riittävästi aikaa. Tarvittaessa lakimies otetaan mukaan jo neuvot- teluvaiheessa ja aina, mikäli sopimus laaditaan sairaanhoitopiirin toimesta.
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Sopimus liitteineen on tarpeellista käyttää kommentoinnilla myös kaikilla tarvittavilla tahoilla organisaation sisällä ennen sen lopullista allekirjoittamista. Vastuu tästä on sopimuksen vastuuhenkilöllä.
Neuvotteluriskin minimoimiseksi voidaan tarvittaessa käyttää salassapitosopimuk- sia, joiden tarkoituksena on sopia siitä, että osapuolet pitävät neuvottelun aikana toiselta osapuolelta tietoonsa saamat luottamukselliset tiedot salassa. Mikäli sopi- musneuvotteluista laaditaan neuvottelumuistioita yms. vastaavia asiakirjoja, myös ne toimitetaan laki- ja sopimussihteerille tallennettavaksi asianhallintajärjestelmään.
6.2 Sopimuksen sisältö, allekirjoittaminen ja sopimusasiakirjojen julkisuus
Mikäli tehtävä oikeustoimi edellyttää kirjallista sopimusta, sopimusta tarkoitta- vaan toimeen ei saa ryhtyä ennen ao. sopimuksen voimaantulohetkeä. Vastuu- henkilö vastaa s opimuksen ja sen liitteiden tarkastamisesta ja sopimuksen lop- puun saattamisesta asianhallintajärjestelmässä. Vastuuhenkilö:
- vie sopimusluonnoksen asianhallintajärjestelmään sopimukselle avatulle asialle ja lähettää sieltä tarkastustyönkulussa lakimiehelle (keskitetyn sopimushallinnan sopimus) ja muille sopimuksesta vastaaville viranhaltijoille tarkastettavaksi ja kommentoitavaksi (rinnakkain tarkastus).
- käy vastapuolen kanssa tarvittaessa neuvottelut kommenttien pohjalta ja tekee muutokset sopimusluonnokseen. Mikäli on tarvetta, lähettää keskitettyyn sopi- mushallintaan kuuluvan lopullisen sopimuksen vielä lakimiehelle tarkastetta- vaksi.
- toimittaa allekirjoittajalle tiedon siitä, että asiasta vastuulliset tahot ovat olleet sopi- muksen valmistelussa mukana ja sopimus on käynyt lakimiehellä tarkastetta- vana.
6.2.1 Allekirjoittaminen
Sopimus on oltava allekirjoitettu ennen sen voimaantuloa.
Asiaa valmistellut viranhaltija allekirjoittaa osaltaan sopimuksen ennen kuin se tulee allekirjoitettavaksi ylemmälle viranhaltijalle, jolla on hallintosäännön mukaiset valtuu- det allekirjoitukseen.
Sopimusten allekirjoittamista koskevat valtuudet ja esimerkit on kuvattu ohjeen liit- teessä 4.
Sopimus laaditaan niin monena kappaleena, kuin siinä on osapuolia. Sairaanhoi- topiirille tulee yksi alkuperäinen kappale.
Sopimus allekirjoitetaan manuaalisesti tai sähköisesti. Mikäli käytetään sähköistä allekirjoitusta, siitä on voitava todentaa allekirjoittaminen. PDF-versioihin käsin tehty ja skannattu allekirjoitus katsotaan myös manuaalisesti allekirjoitetuksi ja se voidaan hyväksyä, ellei sen todenperäisyyttä ole syytä epäillä. Skannattaessa tu- lee muistaa, että koko sopimus ja kaikki liitteet tallennetaan asianhallintajärjestel- mään (yhtenä asiakirjana liitteet ja yhtenä asiakirjana sopimus).
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Vastuuhenkilö vastaa siitä, että sopimus tulee allekirjoitettua asianmukaisesti jo- kaisen sopijapuolen toimesta. Vastuuhenkilö toimittaa keskitettyyn sopimushallin- taan kuuluvan allekirjoitetun sopimuksen hallintokeskukseen sopimus- ja lakisih- teerille (xxxxxxxxxx@xxx.xx), joka tallentaa sen asianhallintajärjestelmään. Muut sopimukset vastuuhenkilö toimittaa kirjaamoon (xxxxxxxx@xxx.xx).
6.2.2 Sopimusasiakirjojen julkisuus
Viranomaisen asiakirjojen ml. sopimusasiakirjat julkisuudesta säädetään julkisuuslaissa (Laki viranomaistoiminnan julkisuudesta). Mahdolliset salassapitovaatimukset on otettava huomioon erityisesti tallennettaessa asiakirjoja järjestelmään.
Mikäli sopimus, sopimuksen osa tai sopimuksen liitteet ovat julkisuuslain perusteella salassa pidettäviä, huolehtii vastuuhenkilö sopimusten luku- ja muokkausoikeuksien rajoituksista. Sopimukseen liittyvien asiakirjojen salaus tehdään sellaisella laajuu- della, ettei sopimuksen seuranta vaarannu. Tavallisimpia sopimukseen liittyviä sa- lassapitoperusteita ovat julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohta (julkisyhteisön lii- kesalaisuus) ja/tai 20 kohta (yksityinen liikesalaisuus). Tarvittaessa sopimuksen sa- lassapitoperusteista voi ottaa yhteyttä lakimiehiin.
Sopimushallinnassa on noudatettava myös tietosuojaa ja asiakirjahallintoa koskevia ohjeita.
6.2.3 Sopimuksen voimaantulo
Sopimus tulee voimaan ehtojensa mukaisesti, yleensä kun se on allekirjoitettu tai muusta ajankohdasta, joka on sopimuksessa määritelty sen voimaantuloajankoh- daksi
7 Sopimusajan hallinta
7.1 Sopimuksen seuranta ja valvonta
Vastuuhenkilön on puututtava mahdollisiin virheisiin (sopimusrikkomus), viiväs- tyksiin ja muihin epäkohtiin, tehdä tarvittavat toimenpiteet ja informoida asi- asta tarvittaville tahoille organisaatiossa ja organisaation ulkopuolella. Sopimuk- sen aikaisten virheiden ja viivästysten oikeudellisesta arvioinnista vastaa sopimuk- sista päättävä viranhaltija.
Sopimusvalvonnalla valvotaan:
- sopimuskauden ja -prosessien luotettavaa toimivuutta,
- sovitun laadun ja tavoitteen toteumista,
- vastuiden ja velvollisuuksien täyttämistä,
- ylläpidetään sopimuskumppanien yhdenvertaista kohtelua ja
- ylläpidetään tilannekuvaa olemassa olevista ja päättyvistä sopimuksista ja havaitaan niihin liittyviä ongelmia ja riskejä.
Vastuuhenkilö huolehtii sopimuksen tietojen ajantasaisuudesta koko sopimuksen elinkaaren ajan siitä, että:
- sopimuksen perusteella maksettu tai saatu hinta vastaa sopimusehdoissa sovit- tua
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
- muutosliitteet tallennetaan asianhallintajärjestelmään
- voimassaoloehdot tarkistetaan säännöllisesti ja
- tehdään muutoksia vaativat päätökset
Liitteessä 3 on sopimusajan hallinnan ja valvonnan tarkastuslista.
Sopimuksen seurannalla varmistutaan, että sopimuskumppani täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteensa sovitulla tavalla.
Sopimusta tulee seurata sopimuksen voimassaoloajan myös seuraavaa sopimusta silmällä pitäen: miten sopimuksen toteuttaminen on onnistunut, onko nykyinen sopi- muskumppani sopiva ja mitä tulee ottaa huomioon valmisteltaessa mahdollista uutta sopimusta.
Sopimusseurannassa on tärkeää, että:
- valvonta ja toteutumisen seuranta ovat jatkuvaa
- toimitusten viivästymisiin ja virheisiin reagoidaan välittömästi ja edellytetään, että toinen sopimuksen osapuoli ryhtyy asianmukaisiin toimenpiteisiin em. sopimusrikkomusten johdosta.
- vastuuhenkilön tulee tarvittaessa ottaa yhteyttä sairaanhoitopiirin lakimieheen so- pimuksen ennenaikaiseksi irtisanomiseksi tai sopimuksen purkamiseksi.
- Sopimusajan seurantaan ja valvontaan osallistuvat tahot riippuvat sopimuksen sisällöstä, tarkoituksesta ja kohteesta. Esim. ostosopimuksen hallintaan kuu- luu suorituksen vastaanottaminen, seuranta ja vastikkeen maksaminen, kun taas myyntisopimukseen kuuluu palvelun tuottaminen, seuranta ja vastikkeen maksun valvominen.
- Sopimusta hyödyntävien tahojen on omalta osaltaan huolehdittava, että sopi- musvastuuhenkilö saa tarvittavat tiedot käyttöönsä esim. tiedot tehdyistä tilauk- sista tai muuten sopimuksen toteutumisesta.
Vastuuhenkilö huolehtii muista kuin päättymiseen liittyvistä sopimukselle tarvit- taessa asetettavista määräpäivistä ja ilmoittaa niistä laki- ja sopimussihteerille on (jos esim. muistutus päättymisestä tarvitaan pitkän valmistelun vuoksi aiemmin kuin 6 kk ennen sopimuskauden päättymistä, tai että, muistaa päivittää vuosittain sopimuksen toteutuneen ja ennakoidun arvon) ja tehtävistä sekä niiden toteuttami- sesta.
Sopimuksen elinkaaren hallintaan liittyvä olennainen materiaali tallennetaan sopi- muksen asialle järjestelmään. Näitä sopimuksen elinkaaren hallintaan liittyvää mate- riaalia ovat:
- sopimuksen valmisteluasiakirjat (muistiot, laskelmat),
- seuranta-asiakirjat (palaverimuistiot),
- sopimusmuutokset (hintamuutokset),
- yhteystietomuutokset
- tuotemuutokset sekä
- reklamaatioihin liittyvät asiakirjat (reklamaatiot, toimenpiteet, muut dokumen- tit).
Sopimuksen elinkaareen liittyvän olennaisen materiaalin tallentaa laki- ja sopimus- sihteeri, kun kyse on keskitettyyn sopimushallintaan kuuluvasta sopimuksesta.
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Muussa tapauksessa materiaalin tallennuttamisesta vastaa vastuuhenkilö. Vastuu- henkilö tallentaa kaikkien sopimusten osalta järjestelmään alla olevat tiedot:
- mahdollisimman tarkka sopimuksen ja/tai sopimuskokonaisuuden ennakoitu ja toteutunut arvo ( toistaiseksi voimassa olevassa sopimuksessa arvona käytetään sopimuksen vuotuista arvoa laskettuna neljälle vuodelle)
Sopimukseen liittyvästä laskutuksesta (myyntilasku) tai sopimukseen liittyvien las- kujen tarkastamisesta sopimuksen mukaisesti ja hyväksymisestä (ostolaskut) huo- lehtii vastuuhenkilö. Laskuttajalla, ostolaskun tarkastajalla ja hyväksyjällä on oltava riittävä tieto sopimuksen sisällöstä laskutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi.
Laskutuksesta ja maksatuksesta vastaava raportoi poikkeamista laskun ja sopimuksen välillä sopimuksen vastuuhenkilölle. Vastuuhenkilö ratkaisee poik- keaman yhteistyössä toimintayksikön kanssa ja ohjeistaa laskutuksesta ja maksa- tuksesta vastaavaa. Vastuu laskutuksen seurannasta määräytyy organisatorisen aseman ja työtehtävien perusteella.
Vastuuhenkilön seurattavia määräaikoja ovat mm.
- määräaikaisen sopimuksen päättyminen
- option käyttöönoton määräaika ja mahdollisen optiokauden käyttöönottamisen tallentaminen järjestelmään
- sopimuksen irtisanomisen määräaika
- sopimuksen jatkaminen
- hinnanmuutosten hyväksyntöjen määräajat esim. vuosi- ja vuokrasopimuksissa
- reklamaatioiden vastaamiselle asetetut määräajat ja sanktiot
- vakuudet
- palkkasaatava
- vuokravelat
- muut saatavat, yleinen vanhentumisaika
- saatavan vanhentumisen katkaiseminen
- vakuutussopimus: vaatimuksen esittämisen määräaika
- takaus- ja vierasvelkapanttaus sekä takaajan regressi- eli takautumisoikeus
- tilaajavastuulain mukaiset selvitykset Luotettava Kumppani -palvelusta (mm. verovelkatiedot ja eläkevakuutusmaksut). Järjestelmä ilmoittaa automaattisesti käyttäjälle, mikäli ko. velvoitteet eivät ole kunnossa.
- tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:n mukaiset velvoitteet ja selvitykset
7.2 Sopimusmuutokset
Yleensä sopimuksissa on ehtoja, jonka mukaan sopimusmuutoksista on sovittava osapuolten kesken aina erikseen kirjallisesti. Sopimuksissa voi olla myös ehtoja, että tiettyjä ehtoja voidaan muuttaa yksipuolisesti, ilman toisen osapuolen hyväksy- mistä.
Sopimusmuutoksia ovat esimerkiksi muutokset
- hintoihin,
- sopimuksen voimassaoloon,
- vastuuhenkilöihin,
- hankkeen/palvelun/tuotteen sisältöön
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Muutoksessa voi olla kyse myös tilanteesta, joka
- on ennakoitu ehdoissa etukäteen ja jolle on sovittu menettelytavat sopimuseh- doissa (esimerkiksi hintamuutos). Tässä tapauksessa ehdotettua muutosta on arvioitava suhteessa muutosta koskevaan sopimusehtoon ja tarkistettava, että sopimuksen yksipuolinen muuttaminen on sopimusehtojen mukaista.
- joudutaan tekemään muuttuneiden olosuhteiden johdosta (esimerkiksi voimas- saoloajan muuttaminen).
- johtuu vastapuolen sopimusrikkomuksesta
Muutoksen edellyttäessä kaikkien sopimusosapuolten hyväksymistä, muutos teh- dään, mikäli se on vähämerkityksinen tai sairaanhoitopiirin etujen mukainen.
Vastapuolen sopimusrikkomuksesta voi seurata, että päädytään neuvottelussa muuttamaan sopimusta täysimääräisen suorituksen varmistamiseksi sen sijaan, että käytettäisiin heti sellaisenaan kaikkia sopimuksen mukaisia oikeuksia sellaisenaan.
Muutosta koskeva päätösvalta ja muutossopimuksen allekirjoittaminen määräytyvät muutoshetken mukaisten päätös- ja allekirjoitusvaltuuksien mukaisesti.
Sopimusmuutoksissa noudatetaan aina sopimuksen ehtoja tai sopimuksen osa- puolten erikseen kirjallisesti hyväksymiä ehtoja.
8 Reklamaatiot
Jos sopimuksenmukaisen toimituksen tai palvelun vastaanotossa tai palvelutuo- tannossa havaitaan virhe ( tuotteen tai palvelun ominaisuuksissa, laadussa, määrässä tai viivästyminen), on vastuuhenkilön välittömästi ryhdyttävä toimenpi- teisiin saadessaan tiedon mahdollisesta sopimusrikkomuksesta ja käynnistet- tävä asian selvittäminen eli reklamoitava siitä viipymättä kirjallisesti sopimus- kumppanille.
Reklamaatio on tehtävä ilman aiheetonta viivästystä, jotta oikeus virheeseen tai viivästykseen säilyisi vaikka esim. sopimusrikkomuksesta aiheutuva vahinkojen määrä ei olisikaan tiedossa. Reklamaation tekemisen viivyttelemisen seurauk- sena sairaanhoitopiiri voi menettää oikeutensa vedota sopimusrikkomukseen ja sitä kautta mahdollisuuden sopimussanktioihin. Samoin jos sopimuskumppanin havai- taan sopimuskaudella rikkovan sopimusvelvoitteitaan, toimivan niiden vastaisesti tai jos sopimuskumppani muulla tavalla rikkoo sopimusehtoja.
Reklamaatio on aina tehtävä kirjallisesti ja dokumentoitava. Reklamaatiot tallenne- taan asianhallintajärjestelmään. Sopimuskumppanin mahdollisesti tekemät rekla- maatiot tallennetaan myös järjestelmään sopimuksen yhteyteen.
Virheisiin ja viivästymisiin liittyvissä ilmoitus- ja reklamointimenettelyissä, määrä- ajoissa ja muissa reklamointiin liittyvissä asioissa tulee noudattaa sopimusehtoja tai yleisiä sopimusoikeudellisia käytäntöjä, ellei ehdoissa ole muuta mainintaa.
Reklamaation sisältö
- yksilöidään sopimus (sopimusnumero, osapuolet, sopimuksen kohde)
- mitä suorituksesta on sovittu
- reklamaation syy eli miten toimitus/palvelu tms. sopimuskumppanin suoritus poikkeaa sovitusta eli on ollut virheellinen tai suorituksen viivästyminen
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
- sopimusrikkomuksesta aiheutuneet seuraukset
- vaatimukset sopimusrikkomuksen korjaamiseksi tarvittavista toimenpiteistä
- jos asiassa on kyse sairaanhoitopiirille aiheutuneesta tai aiheutuvasta taloudelli- sesta vahingosta, tulee siitä esittää mahdollisimman täsmällinen rahallinen kor- vausvaatimus
- varataan oikeus täsmennettyjen vaatimusten esittämiseen myöhemmin
- pyydetään sopimuskumppania ilmoittamaan määräajassa (esim. viivytyksettä tai viimeistään 7 päivässä reklamaation vastaanottamisesta) toimenpiteet, joi- hin se ryhtyy virheiden tai viivästyksen korjaamiseksi
- mahdollinen viittaus sopimusehtoihin sopimuksen irtisanomisesta tai purkami- sesta, ellei sopimusrikkomusta korjata määräajassa
Sairaanhoitopiirin kilpailuttamista hankinnoissa vastuuhenkilö reklamoi itse tai on yh- teydessä lakimieheen reklamaation tekemiseksi. Sansian kilpailuttamissa hankin- noissa vastuuhenkilö tekee Sansialle reklamaatioesityksen. Varsinaisen reklamaation tekee Sansia.
9 Sopimuksen päättyminen
Vastuuhenkilö vastaa sopimuksen päättymisen edellyttämistä toimenpiteistä ja esim. tarvittaessa uuden sopimuksen valmistelun käynnistämisestä.
Sopimuskauden päättymiseen valmistaudutaan jo sopimusehtojen suunnitteluvai- heessa. Sopimusehtoihin tulee ottaa soveltuvin osin ehtoja, jotka varmistavat sai- raanhoitopiirin toiminnan edellytykset sopimuksen päättymisestä huolimatta:
- sopimuskumppanille asetetun avustamisvelvollisuuden laajuus ja aikataulu,
- päättymiseen kuuluva raportointi ja olennaisten sopimustietojen kerääminen ja siirto,
- kuntayhtymän omaisuuden palauttaminen (sisältö, aikataulu ja tapa),
- käsiteltävien henkilötietojen palauttaminen tai poistaminen
- liike- ja ammattisalaisuuksien käsittely ja muut sopimuskohtaiset toimenpiteet ja velvoitteet osallistua sopimuksen siirtoon liittyviin tehtäviin.
Kertaluontoinen sopimus päättyy, kun sopimuksen mukaiset velvoitteet ovat täytetty puolin ja toisin.
Määräaikainen sopimus päättyy:
- ilman irtisanomista sopimuksen määräajan päättyessä tai sovitun asian val- mistuttua, esim. työ tai urakka on suoritettu
- voidaan irtisanoa tai purkaa ainoastaan, jos sopimuksessa on sitä koskevat irtisanomis- ja purkuehdot
- voidaan purkaa osapuolten päätyessä neuvotteluin yhteisymmärryksessä sen purkamiseen
- mahdollista purkaa myös sopimuskumppanin olennaisen sopimusrikkomuk- sen perusteella, mikäli sopimuskumppani ei korjaa menettelyään sopimuk- sen mukaiseksi sille varatun kohtuullisen ajan kuluessa.
- mikäli sopimus sisältää optiovuosia, niiden käyttämisestä tehdään päätökset sopimuksen ehtojen mukaisesti.
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Toistaiseksi voimassa oleva sopimus päättyy
- yleensä ehdoissa olevan irtisanomisajan päätyttyä. Irtisanomisajan pituutta koskevaa sopimusehtoa harkitessa tulee ottaa huomioon, millaisen ajan sai- raanhoitopiiri tarvitsee mahdollisen korvaavan sopimuksen tekemiseksi ja uuden sopimuskumppanin hankkimiseksi.
- sopimus voidaan irtisanoa tai purkaa sopimuksessa sovitun irtisanomis- tai purkumenettelyn ja määräaikojen mukaisesti. Irtisanominen j a purka- minen tulee aina tehdä kirjallisesti sopimusehtoja noudattaen.
- Sopimuksen irtisanominen on sopimuksen purkamista lievempi toiminta- tapa. Jos et ole varma purkuperusteiden täyttymisestä, niin irtisano sopimus. Epäselvissä tapauksissa tulee aina konsultoida sairaanhoitopiirin lakimiestä.
Sopimuksen purkaminen ennen sopimusajan päättymistä
- Sopimukseen kirjataan yleensä purkamista koskeva ehto sen varalle, että toinen sopimuksen osapuoli rikkoo olennaisia sopimusvelvoitteitaan.
- purkaminen yleensä edellyttää, että siihen vetoava sopimuksen osapuoli on reklamoinut velvoitteiden täyttämättä jättämisestä. Toiselle osapuolelle on yleensä annettava mahdollisuus korjata sopimusrikkomus.
Sopimukseen kirjataan, mitä sopimusvelvoitteille tapahtuu, jos sopimus pääte- tään kesken sopimuskauden.
Sopimuksen päättyessä varmistetaan, ettei päättyminen aiheuta katkoja sairaanhoi- topiirin toiminnassa. Vaikka sopimus päättyy, sopimukseen voi sisältyä ehto, jonka mukaan eräät sopimusehdot ovat voimassa sopimuksen päättymisestä huolimatta. Tyypillisesti näitä ovat esimerkiksi ehdot salassapidosta, immateriaalioikeuksista ja riitojen ratkaisusta.
Päättynyt sopimus liitteineen arkistoidaan kirjaamossa.
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Liite 1 Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä olevia vakiosopimuspohjia
- työsopimukset
- konsulttipalvelun ostoa koskevat sopimukset
- palveluiden ostosopimukset
- hankintasopimus (D360:n vakioteksti)
- ns. kumppanuussopimukset erva-alueen sairaaloiden kanssa (D360:n vakioteksti)
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Liite 2 Tyypillisiä sopimusehtoja
- Sopimuksen nimi (esimerkiksi ”Sopimus X palvelun hankkimisesta ”)
- Sopimuksen tunnus (diaarinumero yms)
- Sopijaosapuolet (osapuolten virallinen nimi, y-tunnukset, yhteys- ja laskutus- tiedot, sopimuksessa käytettävä lyhytnimi)
- Sopijaosapuolten vastuuhenkilöt (henkilöt, jotka toimivat sopimuksen yhteys- henkilöinä sopimusosapuolten organisaatiossa)
- Sopimuksen sisältö (tausta, tarkoitus ja kohde)
- Sopimuksen suhde muihin/aikaisempiin sopimuksiin (esim. aikaisempien sopi- musten kumoaminen)
- Sopimuksen kesto ja kausi (voimassaolo ja optiokaudet), alku- ja loppupäi- vämäärät
- Sopimuksen irtisanominen, purkaminen ja muu päättäminen
- Sopimuksen ennakoitu kokonaisarvo (alv 0 %)
- Osapuolten vastuut ja velvoitteet
- Laskutus ja maksuehdot, maksuviivästykseen liittyvät ehdot, verkkolaskutusta koskevat tiedot ja arvonlisävero
- Sopimuksen hinta, hinnan maksu- ja tarkastusperusteet
- Muut mahdolliset korvaukset (matkakorvaukset, muiden kulujen korvaami- nen, ennakkomaksu, vakuudet)
- Mahdollisen päätöksen tiedot ja numero, johon sopimus perustuu
- Toimitusaika ja muut toimittamista koskevat tiedot, toimitusehdot ym.
- Vahingonkorvaus ja mahdollinen sopimussakko, sanktiot ja kannusteet
- Sopimusvalvonta, virhe, viivästys, reklamaatio ja seuraamukset
- Ylivoimainen este
- Toiminnan jatkuvuudenhallinnan järjestelyt sekä mahdollinen varautumisvel- vollisuus ja sopimuskumppanin toimitustakuu häiriötilanteissa
- Vakuuttaminen (toiminnanvastuuvakuutus, potilasvakuutus jne.)
- Takuuehdot
- Sosiaaliseen ja yhteiskunnalliseen vastuuseen liittyvät sopimusehdot
- Avustaminen sopimuksen päättyessä
- Salassapito, tietoturva, tietosuoja ja henkilötietojen käsitteleminen
- Immateriaalioikeudet (oikeudet tausta-aineistoon, oikeudet tulosaineistoon)
- Nimen, logon yms. tunnisteiden käyttökielto markkinoinnissa yms.
- Alihankkijoiden käyttö, hyväksyntä ja vastuut
- Sopimuksen muuttaminen ja siirtäminen ja velvoitteet ja vastuut sopimuskau- den päättymisen jälkeen
- Sopimusseurannan toteuttaminen ja ilmoitusvelvollisuus
- Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen
- Sopimuksen liitteet ja niiden pätevyysjärjestys suhteessa sopimukseen ja mui- hin liitteisiin
- Sovellettavat yleiset käytettävät sopimusehdot (esim. JYSE XXXXXXXX, XXXX XXXXXXX)
- Sopimuskappaleet, päiväys ja allekirjoitukset (allekirjoittajien toimivalta)
-
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Vältettäviä ehtoja
- Vähimmäisostomäärään sitoutuminen
- Ennakkomaksun suorittaminen
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Liite 3 Sopimushallinnan tarkistuslista sopimuksen vastuuhenkilölle
1. Saata sopimusneuvottelut loppuun. Huolehdi, että sopimus allekirjoitetaan, se on tallennettu järjestelmään ja merkitty voimassaolevaksi.
2. Toimita sopimukseen kuuluvat sopimuksen ja tarkistetut liitteet ennen sopimuk- sen voimaantuloa laki- ja sopimussihteerille.
3. Ilmoita laki- ja sopimussihteerille sopimukselle riittävät määräpäivät ja tehtävät mm. sopimuksen seurannan, valvonnan ja yhteistyön helpottamiseksi.
4. Huolehdi riittävästä sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta, sopimuksen riittä- västä jalkauttamisesta ja mahdollisten loppukäyttäjien perehdyttämisetä.
5. Sovi ja huolehdi sopimuksenaikaisesta seurannasta, valvonnasta ja yhteistyöstä sopimuskumppanin kanssa (mm. laskutus ja sopimuksen arvon ennuste ja to- teuma, yhteistyökäytäntö, reklamaatiot ja määräajat).
6. Huolehdi välittömästi sopimusmuutos- ja reklamaatioprosesseista.
7. Toimita sopimuksen elinkaaren hallinnan eri vaiheisiin liittyvä olennainen materi- aali laki- ja sopimussihteerille järjestelmään tallentamista (mm. sopimusmuutok- set, reklamaatiot, seurantapalaverimuistiot, raportit).
8. Varmistu jatkuvuuden hallinnasta ja valmistaudu riittävän ajoissa sopimuksen päättymiseen ja mahdollisesti uuden sopimuksen valmisteluun.
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |
Liite 4 Asiakirjojen allekirjoittaminen
Hallintosäännön XX luvun 4 §:n mukaan kuntayhtymän puolesta tehtävät sopimuk- set, sitoumukset sekä sen kirjelmät allekirjoittavat hallituksen puheenjohtaja tai hä- nen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja yhdessä sairaanhoitopiirin johtajan kanssa taikka sairaanhoitopiirin johtaja tai hänen ollessa esteellinen tai estynyt, joh- tajaylilääkäri yhdessä henkilöstö- ja hallintojohtajan kanssa taikka asiaa valmistel- leen muun viranhaltijan tai hallituksen määräämän muun henkilön kanssa.
Johtokunnan päättämien asioiden johdosta tehtävät sopimukset, sitoumukset ja joh- tokunnan kirjelmät allekirjoittaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan vara- puheenjohtaja yhdessä johtokunnan määräämän johtavan viranhaltijan kanssa.
Johtokunta voi valtuuttaa muunkin henkilön allekirjoittamaan sen puolesta valtuutuk- sessa määrättyjä kirjeitä ja sopimuksia sekä johtokunnan alaisen rahaliikenteen hoi- dossa tarvittavia asiakirjoja.
Sairaanhoitopiirin johtajalla on oikeus käyttää hallituksen puhevaltaa. Hallitus voi valtuuttaa muunkin henkilön allekirjoittamaan hallituksen puolesta valtuutuksessa määrättyjä kirjeitä, sopimuksia ja kuntayhtymän maksuliikenteen hoidossa tarvittavia asiakirjoja.
Delegoituun päätösvaltaan perustuvat sopimukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa päätöksen tehnyt viranhaltija yhdessä asian valmistelleen viranhaltijan kanssa.
Esimerkkejä allekirjoittamisesta:
Xxxxxxxx päättää solmia sopimuksen yhtiön kanssa => hallituksen puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja yhdessä sairaanhoitopiirin johtajan kanssa taikka sairaanhoitopiirin johtaja tai hänen ollessa esteellinen tai estynyt, johtajaylilääkäri yhdessä henkilöstö- ja hallintojohtajan kanssa taikka asiaa valmis- telleen muun viranhaltijan tai hallituksen määräämän muun henkilön kanssa.
Palvelukeskus johtaja päättää solmia sopimuksen yhtiön kanssa. Kyseessä on de- legoituun päätösvaltaan kuuluva asia (toimintaohjeen mukaan) => Päätöksen teh- nyt viranhaltija yhdessä asian valmistelleen viranhaltijan kanssa. Ts. Palvelukes- kusjohtaja yhdessä asiaa valmistelleen viranhaltijan kansa.
Osaamiskeskusjohtaja päättää hankkia lääkintälaitteen=> Kyseessä on delegoi- tuun päätösvaltaan kuuluva asia (toimintaohjeen mukaan) => Päätöksen tehnyt vi- ranhaltija yhdessä asian valmistelleen viranhaltijan kanssa. Ts. Osaamiskeskusjoh- taja yhdessä asiaa valmistelleen viranhaltijan kansa.
Hoitotyön johtaja päättää solmia sopimuksen koulutuksesta ja asiaa on valmistellut kehittämisylilääkäri. Kyseessä on delegoituun päätösvaltaan kuuluva asia (toimin- taohjeen mukaan) => Päätöksen tehnyt viranhaltija yhdessä asian valmistelleen viranhaltijan kanssa. Ts. Hoitotyön johtaja yhdessä asiaa valmistelleen viranhaltijan eli kehittämisylilääkärin kansa.
Laskutusosoite | Posti- ja käyntiosoite | |||||
POHJOIS-SAVON | PUIJON SAIRAALA | SÄDESAIRAALA | ALAVAN SAIRAALA | JULKULAN SAIRAALA | KUOPION | Vaihde (017) 173 311 |
SAIRAANHOITOPIIRIN KY | KAARISAIRAALA | PL 100 | PL 200 | PL 300 | PSYKIATRIAN KESKUS | |
PL 3036 | PL 100 | 70029 KYS | 70029 KYS | 70029 KYS | PL 400 | Y-tunnus 0171495-3 |
70090 MONETRA | 70029 KYS Puijonlaaksontie 2 | Kelkkailijantie 7 Xxxxxx | Xxxxxxxxxx 0 Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxx 00 Xxxxxx | 00000 XXX Viestikatu 1-3 |