Taipalsaaren kunnan etätyöohjeistus
Taipalsaaren kunnan etätyöohjeistus
Yt-ryhmä 6.10.2020
Kunnanhallitus 4.11.2020
Sisällysluettelo
Taipalsaaren kunnan etätyöohjeistus 1
2. ETÄTYÖHÖN SOVELTUVAT TYÖTEHTÄVÄT 2
4. TYÖAIKA JA TYÖVÄLINEET ETÄTYÖSSÄ 3
6. TYÖSUOJELU JA VAKUUTUKSET 4
Etätyön käytössä on kyse virka- ja työsuhteen ehtoihin verrattavasta järjestelystä, jonka yhdenmukaisesta toteuttamisesta on tarpeen sopia. Etätyö perustuu vapaaehtoisuuteen ja luottamukseen. Kenelläkään ei ole ehdotonta oikeutta etätyön tekemiseen eikä työnantaja voi toisaalta pakottaa ketään etätyöhön. Etätyöhön tarvitaan aina molempien osapuolten suostumus. Tässä ohjeessa työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa.
Etätyö on joustava työn organisointimalli. Etätyö on työtä, jota voitaisiin tehdä työnantajan tiloissa, mutta jota tehdään tietotekniikkaa käyttäen varsinaisen työpaikan ulkopuolella. Etätyö lisää työn tuottavuutta ja työjärjestelyjen joustavuutta sekä parantaa työhyvinvointia. Se mahdollistaa samalla työn ja perhe-elämän joustavamman yhteensovittamisen. Etätyön käyttö parantaa myös työnantajaimagoa ja helpottaa asiantuntijoiden rekrytointia. Etätyön tekemisellä on myös ympäristöön vaikuttavia tekijöitä.
Etätyöstä laaditaan työnantajan ja työntekijän välille etätyösopimus. Etätyösopimuksen voivat tehdä ne työntekijät, joiden työtehtävät työnantajan arvioinnin perusteella voidaan tehdä joko osittain tai kokonaan etätyönä. Etätyön käyttömahdollisuudet ratkaisee esimies työtehtävien laadun ja kunnan toiminnan näkökulmasta ottaen huomioon työntekijöiden tasapuolisen kohtelun ja yhdenvertaisuuden.
Etätyötä tehdään joko kotona ja tai muussa sovitussa paikassa esimiehen kanssa sovittavalla tavalla. Suositus on, että etätyötä tehdään yksittäisinä työpäivinä ja keskimäärin enintään kaksi työpäivää viikossa tai kahdeksan työpäivää kuukaudessa. Etätyöpäivä on tarkoitettu normaalien työtehtävien
hoitamiseen, eikä se ole tarkoitettu esimerkiksi sairastuneen lapsen hoitoon tilapäisen hoitovapaan korvaajana. Etätyön lähtökohtana voivat olla ainoastaan työstä johtuvat perusteet.
2. ETÄTYÖHÖN SOVELTUVAT TYÖTEHTÄVÄT
Etätyöhön soveltuvat työtehtävät eivät ole työnantajan työpaikkaan sidottuja. Työtehtävissä ei ole tarve jatkuvaan ja välittömään henkilökohtaiseen kanssakäymiseen tai valvontaan. Etätyössä työn tekemiseen tarvittava materiaali tulee olla helposti mukaan otettavaa tai sähköisessä muodossa saatavaa. Esimiehen tulee etätyöpäätöstä arvioidessaan huomioida, että missä määrin työn tekemiseen tarvitaan työyhteisöstä apua tai työpaikalla sijaitsevaa lähdemateriaalia. Xxxxxxx päättää harkintansa perusteella työtehtävien soveltavuuden etätyöhön, etätyönä tehtävät työt ja töiden toteutumisen seurannan.
Esimiehen tulee harkita tehtävien soveltuvuus etätyöhön sekä sopia etätyönä tehtävät työt ja niiden to- teutumisen seuranta. Etätyötä voidaan tehdä pääasiassa seuraavissa tilanteissa:
• itsenäiset asiantuntijatehtävät ja valmistelutehtävät, projekti- ja kehittämistehtävien hallinnolliset työvaiheet, kuten esimerkiksi raporttien kirjoittaminen, muistioiden laatiminen tai suunnitelmien kirjoittaminen,
• erityistä keskittymistä edellyttävät työtehtävät, jotka tehdään digitaalisen yhteyden avulla,
• esimiehen harkinnan mukaan muut työtehtävät.
Etätyönä tehtävien työtehtävien tulee olla ensisijaisesti yhden henkilön itsenäisesti tekemää työtä, jolle voidaan asettaa tavoitteet ja aikataulu. Työntekijältä edellytetään ehdottoman itsenäistä työotetta, luotettavuutta, vastuuntuntoisuutta ja työn organisoinnin hallintaa.
Etätyöhön ei ole automaattisesti oikeutta tai velvollisuutta, vaan se perustuu aina vapaaehtoisuuteen ja luottamukseen sekä osapuolten väliseen erilliseen sopimukseen. Viime kädessä etätyöhön liittyvistä asioista päättää työnantaja. Etätyöstä sovitaan työnantajan ja työntekijän välisellä kirjallisella sopimuksella (liite).
Etätyösopimuksen hyväksyy toimialajohtaja työntekijän esimiehen esityksestä. Toimialajohtajien osalta etätyösopimuksen hyväksyy kunnanjohtaja. Etätyösopimuksella sovitaan etätyön puitteista, mutta erillisistä etätyöpäivistä tulee aina sopia esimiehen kanssa etukäteen. Xxxxxxx päättää etätyöpäivien sijoittamisesta yhteistyössä työntekijän kanssa työn näkökulmaan perustuen ja esimies voi rajoittaa etätyön käyttöä etätyösopimuksesta huolimatta. Esimies huolehtii etätyöpäiviä myöntäessään, että työpisteessä on aina paikalla työtehtävien hoitamisen kannalta riittävä määrä työntekijöitä.
Etätyössä ovat voimassa samat virka- ja työsuhdelainsäädännön säännökset ja virka- ja työehtosopimusten määräykset kuin työnantajan tiloissa tehtävässä työssä. Etätyösopimus voidaan laatia joko määräaikaiseksi tai toistaiseksi voimassaolevaksi. Asunnon ja työpaikan välisiä matkakustannuksia ei korvata, vaikka työntekijä joutuisi etätyöpäivänä käymään työpaikalla. Virka- ja virantoimitusmatkojen osalta noudatetaan virka- ja työehtosopimuksen määräyksiä.
Muuta ohjeistusta etätyöhön liittyen
• Työntekijällä on oikeus lopettaa etätyö tai olla pitämättä etätyöpäiviä.
• Työnantaja voi päättää etätyösopimuksen 1 kuukauden irtisanomisajalla, mikäli katsoo, että työ ei enää sovellu etätyöhön tai etätyön edellytykset ovat muutoin muuttuneet tai jos työntekijä laiminlyö esimerkiksi tietoturvallisuutta tai työntekijän työtulokset heikkenevät.
• Työnantaja voi purkaa etätyösopimuksen välittömästi erittäin painavista syistä kuultuaan ensin työntekijää.
• Etätyösopimus voidaan päättää aina työnantajan ja työntekijän yhteisesti sopimalla.
• Etätyösopimuksen irtisanominen tai purkaminen ei vaikuta työntekijän palvelussuhteeseen, vaan ainoastaan etätyösuhteeseen.
• Työntekijä on velvollinen osallistumaan esimiehen tai työtehtävien edellyttämiin kokouksiin myös etätyöpäivinä. Osallistuminen voi tapahtua sähköisesti.
• Etätyössä olevan työtehtäviä ei saa siirtyä työpaikalla olevien työntekijöiden lisätehtäviksi.
• Työntekijän tulee informoida etätyöpäivistä työyhteisöä ja merkittävä etätyöpäivät hyvissä ajoin omaan sähköiseen kalenteriinsa.
• Sairaudesta tai esimerkiksi tilapäisen hoitovapaan tarpeesta etätyöpäivänä ilmoitetaan normaalin käytännön mukaisesti.
• Etätyöpäivinä, suorittaessaan etätyötehtäviä, työntekijä on työnantajan tarjoaman työterveyshuollon piirissä
• Etätyöpäivinä, suorittaessaan etätyötehtäviä, työntekijä on työnantajan lakisääteisten vakuutusten piirissä
• Työpaikalla mahdollisesti olevia työnantajaetuuksia tai esimerkiksi ravitsemuspalveluiden puuttumista ei korvata työntekijälle
• Etätyö ei vaikuta työntekijän palkkausperusteisiin.
4. TYÖAIKA JA TYÖVÄLINEET ETÄTYÖSSÄ
Etätyötä johdetaan ja seurataan työn tuloksilla. Etätyössä työntekijä kuuluu työnantajan työnjohdon ja valvonnan piiriin. Etätyötä voidaan tehdä pääsääntöisesti maksimissaan 2 päivää viikossa tai 8 päivää kuukaudessa maanantaista perjantaihin. Etätyössä työaika on työntekijän normaali työaika. Etätyöpäivinä ei kerry työaikasaldoa, eikä lisätöitä eikä ylitöitä. Työntekijän tulee etätyöpäivänä olla tavoitettavissa kuten normaalisti työpaikalla ollessaan. Esimiehen tehtävänä on valvoa etätyön sisältöä ja toteutumista sekä seurata työntekijän selviytymistä etätyöstä.
Työvälineet etätyössä
Etätyön edellyttämät tietoliikenneyhteydet ja työvälineet tulee selvittää ennen etätyöhön siirtymistä esimiehen kanssa yhteistyössä. Etätyön tekeminen edellyttää, että työntekijällä on työkäytössään kannettava tietokone.
Työntekijältä edellytetään huolellisuutta ja osaamista työvälineiden käytössä ja hänen on ilmoitettava havaitsemistaan vioista ja puutteista esimiehelleen.
5. TIETOSUOJA JA TIETOTURVA
Työntekijän on sitouduttava noudattamaan etätyössä samaa salassapitovelvollisuutta ja henkilötiedon käsittelyn oheistusta, jota häneltä työssä ollessa normaalistikin edellytetään. Luottamuksellisten tietojen osalta on selvitettävä, millaisia toimenpiteitä tarvitaan, että tietojen luottamuksellisuus säilyy.
Etätyöpisteeseen ei saa viedä voimassa olevan tietosuojalainsäädännön tai julkisuuslain näkökulmasta salassa pidettäviä ja arkaluontoisia henkilötietoja tai asioita sisältäviä asiakirjoja. Etätyössä tulee muutenkin välttää salassa pidettävien ja muuta luottamuksellista tietoa sisältävien tietojen käsittelyä. Jokainen työntekijä vastaa siitä, että etätyöhön liittyvät asiat suojataan salasanoin ja käyttöoikeuksin ulkopuolisilta. Ulkopuolisiksi katsotaan myös työntekijän omat perheenjäsenet.
Työsuojelua ja työturvallisuutta koskevat määräykset ovat voimassa myös etätyössä. Työantajalla ei ole mahdollisuutta valvoa esimerkiksi työergonomiaa, joten työntekijä vastaa itse työskentelytiloista ja niiden tarkoituksenmukaisuudesta. Työntekijä vastaa työturvallisuuteen liittyvien ohjeiden noudattamisesta.
Työnantajalle ei saa aiheutua ylimääräistä riskiä esimerkiksi huonon työergonomian takia.
Työnantajan työntekijöilleen hankkimat ja työnantajan omistamien työvälineiden vakuutukset ovat voimassa myös etätyössä. Lakisääteinen tapaturmavakuutus on voimassa etätyössä, mutta ainoastaan työskenneltäessä. Etätyöhön soveltuvat työtehtävät ovat luonteeltaan sellaisia, että työtapaturmia sattuu harvoin. Etätyössä työtapaturmia ovat ainoastaan kiinteästi työhön liittyvät tapaturmat. Muut tapaturmat (esim. tauot ja ruokailu jne.) eivät kuulu työantajan vakuutukseen, vaan kuuluvat työntekijän oman vakuutuksen piiriin.
Etätyössä ei ole työmatkaa, joten työtehtäviin kuulumattomat matkat ovat työntekijän oman vakuutuksen piirissä (esim. lasten haku hoidosta, kaupassa käynnit jne.). Mikäli etätyöpäivänä työntekijä käy työpaikalla työhön liittyvässä palaverissa, on työnantajan vakuutus tältä osin voimassa.
Tämä ohje tulee voimaan 4.11.2020 alkaen.
Liite Etätyösopimus
1. Sopijapuolet
Henkilö ja tehtävänimike Xxxxxxx ja tehtävänimike
2. Vakituinen työpiste
Työyksikkö Työyksikön osoite
Puhelin työhön ja sähköposti
3. Etätyön luonne
Esimies ja viranhaltija/työntekijä määrittelevät yhdessä etätyön tiheyden ja rytmin, työtehtävät ja niiden laajuuden. Etätyön tekemisen tulee sopia työtehtäviin ja työyhteisön toimintaan (ei vaadi läsnäoloa).
Etätyötä ei voida tehdä niinä päivinä, joina työyhteisössä on esim. muita kuin sähköisiä kokouksia, joihin henkilön tulee osallistua. Viikonpäivä voi olla etukäteen määritelty tai se voi vaihdella. Esimies ja viranhaltija/työntekijä määrittelevät yhdessä käytännöt siihen, miten etätyönä tehtävistä päivistä ilmoitetaan, kuinka paljon etukäteen niistä tulee ilmoittaa sekä miten etätyöpäivän pitämisestä tiedotetaan organisaatossa muille työntekijöille.
Etätyön käytännöt:
Miten työtuloksia mitataan:
4. Etätyön suorituspaikka
Ensisijainen suorituspaikka Vaihtoehtoinen suorituspaikka
Viranhaltija/työntekijä ei voi ilman erillistä esimiehen lupaa olla etätöissä muualla kuin kohdassa 4. mainituissa suorituspaikoissa.
5. Työhön liittyvät velvoitteet ja työajan seuranta
Viranhaltijan/työntekijän työvelvoite on sama kuin työnantajan toimitiloissa tehtävissä töissä. Etätyöpäivä on pääsääntöisesti normaalin työpäivän pituinen, ellei esimiehen kanssa ole muuta sovittu.
Viranhaltijan/työntekijän tulee etätyöpäivänä olla tavoitettavissa puhelimitse ja sähköpostitse kuten työpaikalla ollessaan. Työn niin vaatiessa tai esimiehen määräyksestä on viranhaltija/työntekijä velvollinen työskentelemään vakituisessa työpisteessään huolimatta etukäteen hyväksytystä etätyöpäivästä. Töiden tulosten seuranta tapahtuu esimiehen kanssa sovitulla tavalla. Työhön liittyvän normaalin salassapitovelvoitteen lisäksi viranhaltijan/työntekijän on etätyön aikana erityisesti huolehdittava tietoturvallisuudesta etätyöpaikassa.
Viranhaltija/työntekijä merkitsee etätyöaikansa etukäteen sähköiseen kalenteriinsa ja ilmoittaa etätyöpäivästä työyksikössään. Työaika on sama kuin työpaikalla työskenneltäessä, ellei esimiehen kanssa ole muusta sovittu. Viranhaltijalla/työntekijällä on etätyössä käytössään työnantajan (kannettava) tietokone ja tietoliikenneyhteys, jota saa käyttää vain ao. henkilö. Viranhaltija/työntekijä saa käyttää vaihtoehtoisesti salattua kotiverkkoa, mutta salaamattomiin tai julkisiin verkkoihin ei työkonetta saa liittää. Työnantaja ei tarjoa etätyöhön muita välineitä eikä työntekijälle korvata omien työvälineiden käyttöä.
Tietoturvaan liittyvät ohjeistukset pätevät myös etätyössä. Esimiehen kanssa sovitut mahdolliset erikoisjärjestelyt
6. Palvelussuhteen ehdot etätyössä
Palvelussuhteessa noudatetaan voimassaolevaa kunnallista virka- ja työehtosopimusta. Työnantaja ei kustanna työpaikan ja etätyöpaikan välisiä matkoja. Virkamatkat korvataan normaalin käytännön mukaisesti. Sairaudesta etätyön aikana on ilmoitettava esimiehelle normaalin käytännön mukaisesti. Etätyöhön ei ole subjektiivista oikeutta. Työnantaja voi perustellusta syystä olla myöntämättä etätyöoikeutta. Työnantaja ei voi velvoittaa etätyöhön. Etätyöpäivänä sattunut tapaturma on työtapaturma vain, jos se sattuu työtehtäviä hoidettaessa. Tulkinnan tekee viime kädessä vakuutusyhtiö.
Esimiehen kanssa sovitut mahdolliset erityisehdot
7. Sopimuksen voimassaolo
Tämä etätyösopimus on voimassa alkaen asti.
Irtisanomisaika on 1 kk. Irtisanominen tehdään kirjallisesti (sähköposti työosoitteesta riittää)
8. Allekirjoitukset
Paikka ja päivämäärä
Xxxxxxx Xxxxxxx
Viranhaltija/työntekijä ja esimies vahvistavat allekirjoituksillaan, että etätyöohjeet on läpikäyty.
9. Hyväksyjän allekirjoitus
Paikka ja päivämäärä
Toimialajohtaja
Esimies tallentaa etätyösopimuksen Dynastyyn. Etätyösopimus lähetetään myös hallintojohtajalle tiedoksi.