Liite 1.
Liite 1.
I Osa: Sopimusehdot [Siirrä nämä ehdot soveltuvin osin sopimukseen]:
Palveluntuottaja noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.
Tilaaja on rekisterinpitäjä. Palveluntuottaja noudattaa henkilötietojen käsittelijänä tämän sopimuksen liitteenä olevia ehtoja henkilötietojen käsittelystä.
II Osa: Henkilötietojen käsittelyn ehdot
1. Yleistä
1.1. Tämä sopimusliite ”Henkilötietojen käsittelyn ehdot” on osa kuntien välistä yhteistoimintaso- pimusta kotoutumisen edistämisestä annetun lain mukaisten kuntien järjestämisvastuulla ole- vien maahanmuuton viranomaistehtävien hoitamisesta Etelä-Karjalassa (Dnro LPR/1233/00.00.00.00/0000), jäljempänä ”Sopimus”, jonka Xxxxxxx on tehnyt Palveluntuottajan kanssa.
1.2. Tässä sopimusliitteessä määritellään Tilaajaa ja Palveluntuottajaa sitovasti ne henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevat sopimusehdot, joiden mukaisesti Palveluntuottaja Tilaajan toimeksiannosta käsittelee henkilötietoja Xxxxxxxx puolesta. Näissä ehdoissa kuvatuista Palve- luntuottajan toimenpiteistä ja velvollisuuksista ei suoriteta erillistä korvausta, ellei toisin ole näissä ehdoissa sovittu.
2. Osapuolten roolit henkilötietojen käsittelyssä
2.1. Käsiteltäessä henkilötietoja rekisterinpitäjä on se kunta, jonka asukas on asiakkaana. Lappeen- rannan kaupunki on henkilötietojen käsittelijä (jäljempänä myös ”käsittelijä”), muiden kuntien asukkaiden henkilötietotojen osalta ja rekisterinpitäjä Lappeenrannan asukkaiden osalta. ”Ti- laajan henkilötiedoilla” tarkoitetaan näissä ehdoissa henkilötietoja, joista Tilaaja vastaa rekis- terinpitäjänä. Tilaaja on kukin kunta omien asukkaidensa osalta.
2.2. Henkilötietojen käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus sekä henkilötietojen tyypit ja rekisteröity- jen ryhmät sekä rekisterinpitäjän ja käsittelijän velvollisuudet ja oikeudet kuvataan näiden eh- tojen liitteessä 1 olevassa Käsittelytoimien kuvauksessa tai muussa Xxxxxxxx ohjeistuksessa. Pal- veluntuottaja sitoutuu noudattamaan Sopimuksessa, käsittelytoimien kuvauksessa ja ohjeis- tuksessa olevia ehtoja ja kuvauksia. Tilaaja vastaa ohjeistuksen ylläpidosta ja saatavuudesta.
2.3. Jos kohdan 2.2 mukaista käsittelytoimien kuvausta ei ole tehty tai se on puutteellinen, Tilaaja laatii tai täydentää käsittelytoimien kuvausta tarvittaessa yhteistyössä Palveluntuottajan kanssa.
3. Palveluntuottajan yleiset velvollisuudet
3.1. Palveluntuottaja käsittelee henkilötietoja Sopimuksen ja Tilaajan antamien ohjeiden mukai- sesti. Ryhmittymän ollessa Käsittelijänä tämän sopimusliitteen velvoitteet koskevat kaikkia ryh- mittymän jäseniä, ja ryhmittymän käyttämiä alihankkijoita, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn.
3.2. Palveluntuottaja toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla se var- mistaa, että Tilaajan henkilötietojen käsittely tapahtuu sopimuksen vaatimusten ja sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa henkilötietojen lainmukai- nen käsittely sekä käsittelyjärjestelmien ja palveluiden luottamuksellisuus, eheys, saatavuus ja vikasietoisuus.
3.3. Palveluntuottaja ei käsittele eikä muulla tavoin hyödynnä sopimuksen perusteella käsittelemi- ään henkilötietoja muutoin kuin sopimuksen täyttämisen mukaisessa tarkoituksessa ja laajuu- dessa.
3.4. Palveluntuottaja nimeää tietosuojavastaavan tai tietosuojasta vastaavan yhteyshenkilön Tilaa- jan henkilötietoihin liittyviä yhteydenottoja varten. Palveluntuottaja ilmoittaa kirjallisesti tieto- suojavastaavan tai yhteyshenkilön yhteystiedot Tilaajalle.
3.5. Palveluntuottaja saattaa Tilaajan saataville tämän pyynnöstä kaikki tiedot, jotka Tilaaja tarvit- see rekisterinpitäjälle ja Palveluntuottajalle säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoit- tamista varten, ja osallistuu pyydettäessä sovitulla tavalla Xxxxxxxx vastuulla olevien kuvausten ja muiden dokumenttien, kuten vaikutustenarvioinnin, laatimiseen ja ylläpitämiseen sekä tie- tosuoja-asetuksen mukaisen ennakkokuulemisen suorittamiseen. Palveluntuottaja tekee nämä tehtävät sopimuksen mukaisilla hinnoilla, ellei toisin sovita.
3.6. Palveluntuottaja ilmoittaa Tilaajalle viipymättä kaikista rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koske- vat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Palveluntuottaja ei itse vastaa näihin pyyntöihin. Pal- veluntuottaja avustaa Tilaajaa, jotta Tilaaja pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata näihin pyyntöihin. Pyynnöt voivat edellyttää Palveluntuottajalta esimerkiksi avustamista rekiste- röidylle tiedottamisessa ja viestinnässä, rekisteröidyn pääsyoikeuden toteuttamisessa, henki- lötietojen oikaisemisessa tai poistamisessa, käsittelyn rajoittamisen toteuttamisessa tai rekis- teröidyn omien henkilötietojen siirtämisessä järjestelmästä toiseen. Ellei toisin ole sovittu, Pal- veluntuottajalla on oikeus laskuttaa Tilaajaa sopimuksessa sovituilla hinnoilla, jos avustaminen aiheuttaa lisäkuluja Palveluntuottajalle. Palveluntuottaja on velvollinen ennakolta ilmoitta- maan Tilaajalle mahdollisesti aiheutuvista lisäkuluista.
3.7. Palveluntuottaja sallii Tilaajan tai sen valtuuttaman auditoijan suorittamat tarkastukset sekä osallistuu niihin. Tarkastusmenettelyä koskevat tarkemmat ehdot ovat sopimuksessa.
4. Xxxxxxxx xxxxxx
4.1. Palveluntuottaja noudattaa Xxxxxxxx henkilötietojen käsittelyssä sopimuksessa ja näissä erityis- ehdoissa sovittuja ehtoja sekä Tilaajan kirjallisia ohjeita. Tilaaja vastaa ohjeiden ylläpidosta ja saatavuudesta. Palveluntuottaja ilmoittaa ilman aiheetonta viivytystä Tilaajalle, jos Tilaajan an- tamat ohjeet ovat puutteellisia tai jos Palveluntuottaja epäilee niitä lainvastaisiksi.
4.2. Tilaajalla on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää Palveluntuottajalle antamiaan henkilötie- tojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita. Jos ohjeiden muutoksista aiheutuu sopimuksen mukaisiin palveluihin liittyviä muita kuin vähäisiä muutoksia, niiden vaikutuksesta sovitaan so- pimuksen mukaisessa muutoshallintamenettelyssä.
5. Palveluhenkilöstö
5.1. Palveluntuottaja varmistaa, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsi- tellä Xxxxxxxx henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan sopimuksessa sovittuja salassapi- toehtoja tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
5.2. Palveluntuottaja varmistaa, että jokainen sen alaisuudessa toimiva henkilö, jolla on pääsy Ti- laajan henkilötietoihin, on tietoinen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteistaan ja kä- sittelee niitä ainoastaan sopimuksen, näiden erityisehtojen ja Tilaajan ohjeiden mukaisesti.
6. Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja
6.1. Siltä osin kuin Palveluntuottaja käyttää toiminnassaan alihankkijoita, jotka käsittelevät henki- lötietoja, alihankintaan sovelletaan Sopimuksen lisäksi tässä sopimusliitteessä kuvattuja ehtoja.
6.2. Xxx Xxxxxxxxxxxxxxxxx alihankkija käsittelee Tilaajan henkilötietoja, alihankkijan käyttäminen edellyttää Tilaajan ennakkoon kirjallisesti antamaa lupaa.
6.3. Palveluntuottaja tekee alihankkijan kanssa kirjallisen sopimuksen, jossa se sitouttaa käyttä- mänsä alihankkijat noudattamaan omalta osaltaan sopimuksessa Palveluntuottajalle asetettuja velvoitteita sekä Tilaajan antamia kulloinkin voimassa olevia henkilötietojen käsittelyyn liittyviä ohjeita. Palveluntuottaja varmistaa, että sopimuksen mukainen Tilaajan tarkastusoikeus voi- daan ulottaa alihankkijaan.
6.4. Palveluntuottaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Palveluntuottaja vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan henkilötietojen käsittelijälle asetettuja velvoitteita. Xxx Xxxxxxx perustellusti katsoo, että Palveluntuottajan alihankkija ei täytä tietosuo- javelvoitteitaan, Tilaajalla on oikeus vaatia Palveluntuottajaa vaihtamaan alihankkijaa.
6.5. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan alihankkijan vaihtamisesta on ilmoitettava Tilaajalle etukäteen. Ilmoituksessa tulee kuvata, miten alihankkija käsittelee Xxxxxxxx henkilötietoja tie- tosuojalainsäädännön mukaisesti. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä vastustaa ehdotet- tua alihankkijaa.
7. Palvelun paikka
7.1. Ellei palvelun tuottamispaikasta ole toisin sovittu, Palveluntuottajalla on oikeus käsitellä Tilaa- jan henkilötietoja ainoastaan Euroopan talousalueella. Mitä sopimuksessa ja näissä erityiseh- doissa sovitaan henkilötietojen käsittelystä, koskee myös pääsyn mahdollistamista Tilaajan henkilötietoihin esimerkiksi hallinta- ja valvontayhteyden välityksellä.
7.2. Jos sopijapuolet sopivat, että Palveluntuottajaa saa siirtää Tilaajan henkilötietoja Euroopan ta- lousalueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan lainsäädännön mukaisesti.
8. Tietoturvaloukkaukset
8.1. Palveluntuottajan on ilmoitettava Tilaajalle kirjallisesti tietoonsa tulleesta henkilötietojen tie- toturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi Palveluntuottaja sitoutuu ilmoitta- maan Tilaajalle ilman aiheetonta viivytystä muista palvelun häiriö- tai ongelmatilanteista, joilla voi olla vaikutuksia rekisteröityjen asemaan ja oikeuksiin.
8.2. Palveluntuottajan on annettava Tilaajalle vähintään seuraavat tiedot tietoturvaloukkauksesta:
i. tapahtuneen tietoturvaloukkauksen kuvaus, mukaan lukien asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät sillä tarkkuudella kuin nämä ovat tiedossa;
ii. tietosuojavastaavan tai muun vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot, jolta voi saada asiassa lisätietoja;
iii. kuvaus tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; ja
iv. kuvaus toimenpiteistä, joita Palveluntuottaja ehdottaa tai joita se on jo toteuttanut tietoturvaloukkauksen johdosta, ja tarvittaessa toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.
8.3. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen havaittuaan Palveluntuottaja ryhtyy viipymättä sopi- muksessa sovittuihin toimenpiteisiin tietoturvaloukkauksen poistamiseksi ja sen vaikutusten rajoittamiseksi ja korjaamiseksi.
9. Henkilötietojen käsittelyn päättyminen
9.1. Sopimuksen voimassaoloaikana Palveluntuottaja ei saa poistaa Xxxxxxxx lukuun käsittelemiään henkilötietoja ilman Tilaajan nimenomaista pyyntöä.
9.2. Sopimuksen päättyessä tai purkautuessa Palveluntuottaja palauttaa Tilaajalle kaikki Tilaajan puolesta käsitellyt henkilötiedot sekä hävittää omilta taltioiltaan mahdolliset kopiot henkilötie- doista, ellei muuta ole sovittu. Tietoja ei saa poistaa, jos lainsäädännössä tai viranomaisen mää- räyksellä on edellytetty, että Palveluntuottaja säilyttää henkilötiedot.
Liite 1 Henkilötietojen käsittelyn ehtoihin
KÄSITTELYTOIMIEN KUVAUS
1. Osapuolet
Tilaaja: Imatran kaupunki Lemin kunta Luumäen kunta Parikkalan kunta Rautjärven kunta Ruokolahden kunta Savitaipaleen kunta Taipalsaaren kunta
Palveluntuottaja: Lappeenrannan kaupunki
2. Dokumentin tarkoitus
Xxxxxxx on tehnyt Palveluntuottajan kanssa Sopimuksen, joka koskee sellaista palvelua, jossa Pal- veluntuottaja toimii Tilaajan ylläpitämään tietovarantoon kuuluvien henkilötietojen käsittelijänä. Tässä dokumentissa kuvataan käsittelytoimet, joita palveluntuottaja henkilötietojen käsittelijänä tekee Xxxxxxxx puolesta, henkilötietojen tyypit sekä käsiteltävät henkilötiedot. Tämä dokumentti liitetään Sopimuksen nro 3331 liitteeksi nro 1.
Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava Palveluntuottajan ja Tilaajan välistä Sopimusta sekä Tilaajan ohjeita.
3. Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät
Osapuolet ovat sopineet, että Palveluntuottaja käsittelee Xxxxxxxx puolesta Sopimuksessa sovitun palvelun tuottamiseksi seuraavia Asiakkaan henkilörekisteriin kuuluvia henkilötietoja.
- Maahanmuuttajan tiedot: nimi, osoite, kotikunta, äidinkieli, kansalaisuus, syntymäaika, huoltajuustiedot, toimeentulotuentiedot, vastaanottorahapäätökset, koulutustiedot, työhis- toria, kielitaito, oleskeluluvan tyyppi, oleskeluluvan peruste, lähtömaa, saapumismaa, Suo- meen saapumisaika, perhesuhteet, terveyttä tai sairautta koskevat tiedot, kotoutumis- suunnitelma, alkukartoitukset, asiakasasiakirjat ja uma-rekisterin tiedot.
4. Käsittelyn luonne ja tarkoitus
Osapuolet ovat sopineet, että Palveluntuottaja tuottaa kuntien järjestämisvastuulla olevat kotou- tumisen edistämisestä annetun lain mukaiset maahanmuuton viranomaistehtävät Etelä-Karjalan alueella, minkä vuoksi palveluntuottaja käsittelee myös niiden maahanmuuttopalveluiden asiak- kaiden henkilötietoja, joiden kotikunta on muu kuin Lappeenranta.
5. Henkilötietojen käsittelyn kesto
Palveluntuottaja käsittelee tässä liitteessä yksilöityjä henkilötietoja sopimuksen voimassaoloajan. Sopimuksen lakatessa kukin kunta vastaa itse tietojen säilytyksestä tai tuhoamisesta, jollei xxxx- seen muuta sovita.