VANTAAN JA KERAVAN HYVINVOINTIALUE SOPIMUSHALLINNAN PERIAATTEET
VANTAAN JA KERAVAN HYVINVOINTIALUE SOPIMUSHALLINNAN PERIAATTEET
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue Vandas och Kervo välfärdsområde
Sisällys
1.1 Sopimushallinnan periaatteiden hyväksyminen 2
1.2 Strategia ja hallintosääntö ohjaamaan hyvinvointialueiden sopimushallintaa 2
1.3 Periaatteiden soveltamisala 3
2 Sopimushallinnan periaatteet 4
2.1 Sopimustoiminta toteuttaa hyvinvointialueen strategiaa 5
2.2 Sopimushallinnan vastuut on määritetty 6
2.2.1 Strateginen taso sopimushallinnassa 6
2.2.2 Taktinen taso sopimushallinnassa 6
2.2.3 Operatiivinen taso sopimushallinnassa 6
2.3 Hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon sopimustoiminta huomioi sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämislainvastuut 7
2.4 Sopimusprosessit ovat yhtenäiset 7
2.5 Hyvinvointialueella on hyvät sopimuskäytännöt 8
2.6 Hyvinvointialueen sopimusosaaminen on kyvykkyystekijä 8
2.7 Hyvinvointialue on tavoiteltu sopimuskumppani 9
2.8 Hyvinvointialue tuntee sopimuskumppaninsa 9
2.9 Hyvinvointialue hallitsee sopimusten elinkaaren 10
2.10 Hyvinvointialue ennakoi ja hallitsee sopimusriskejään 10
2.11 Sopimushallinnan periaatteiden toteutumista valvotaan raportoimalla 10
1.1 Sopimushallinnan periaatteiden hyväksyminen
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen aluehallitus on hyväksynyt sopimushallinnan periaatteet PP.KK.VVVV.
Sopimushallinnan periaatteet ovat osa hyvinvointialueen ohjausinstrumentteja. Sopimushallinta on yksi keskeinen johtamisen väline. Sopimus on työkalu, jolla hyvinvointialueen ja hyvinvointialuekonsernin toimintaa järjestetään, ohjataan ja toimintaan liittyviä riskejä hallitaan.
Sopimustarve ja sopimushallinnan periaatteet, toimintasuunnitelma ja talousarvio ohjaavat hyvinvointialueen sopimusohjausta.
1.2 Strategia ja hallintosääntö ohjaamaan hyvinvointialueen sopimushallintaa
Hyvinvointialuestrategia ja palvelustrategia ohjaavat hyvinvointialueen sopimustoimintaa ja sopimushallinnan periaatteita. Sopimushallinnan periaatteiden mukaisesti toteutetaan sopimushallinnan toiminnallistamista ja käytännön operatiivista toimintaa.
Hyvinvointialuelain 95 §:n mukaan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset ainakin hallinnon ja toiminnan järjestämiseen liittyvistä asioista, kuten sisäisestä valvonnasta, riskienhallinnasta ja sopimusten hallinnasta.
Sopimustenhallinta tarkoittaa johtamisen keinoja, joilla luodaan tavoitteet, toteutetaan ohjausta ja seurataan hyvinvointialueen sopimuksiin liittyvää kokonaisuutta. Hyvinvointialue johtaa sopimushallintaansa strategisella, taktisella ja operatiivisella tasolla. Sopimusten hallintaa koskevat määräykset koskevat esimerkiksi sopimuksiin liittyvää toimivaltaa, ohjeiden antamista ja sopimusten seurantaa ja valvontaa sekä riskien hallintaa.
Sopimuksiin liittyvästä toimivallasta määrätään hallintosäännössä. Alla on hallintosäännössä olevat määräykset ja perustelut sopimusten hallinnasta.
38 § Sopimusohjauksen tehtävät ja vastuunjako
Aluehallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä ja antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnan järjestämisestä ja hankintojen toteuttamisesta.
39 § Sopimusmääräykset
Aluehallitus hyväksyy linjaukset järjestämisvastuun toteuttamiseksi hyvinvointialueen omassa tuotannossa, ja niitä vastaavat sopimusmääräykset yksityisiltä palveluntuottajilta hankituissa palvelusopimuksissa huomioiden yhdenmukaiset palveluketjut, niiden yhteensovittamisen ja yhdenvertaisuuden sekä laadun.
Aluehallitus hyväksyy sopimusohjauksen vastuut ja roolituksen sisäisessä ja ulkoisessa sopimushallinnassa. Aluehallitus hyväksyy sopimusprosessit.
1.3 Periaatteiden soveltamisala
Näitä sopimushallinnan periaatteita sovelletaan hyvinvointialueella kaikissa sen toiminnoissa.
Sopimushallinnan periaatteet sekä muu hyväksytty ja voimassa oleva ohjeistus on tarkoitettu kaikille hyvinvointialueen viranhaltijoille ja työntekijöille, jotka osallistuvat sopimushallintaan eri rooleissaan, kuten sopimusten sisällön valmistelijana, sopimusyhteishenkilönä, allekirjoittajana, tallentajana tai käyttäjänä. Sopimuksiin liittyvästä toimivallasta määrätään hallintosäännössä, henkilöstön ohjeissa sekä työsopimuksen tehtävänkuvauksissa.
Sopimushallinnan periaatteita sovelletaan myös omistajaohjauksen ja konserniohjauksen kautta hyvinvointialuekonsernissa sen kaikissa yhtiöissä ja yhtymissä.
Sopimus on kahden tai useamman osapuolen välinen oikeustoimi, jolla luodaan tai muutetaan oikeuksia ja velvollisuuksia. Siihen kirjataan osapuolten oikeudet ja velvollisuudet sekä yhteisesti sovitut toimintatavat. Hyvinvointialueella voi olla sopimuksia oikeushenkilöiden, kuten yritykset ja yhteisöt, sekä luonnollisten henkilöiden eli yksityishenkilöiden kanssa. Sopimus syntyy tyypillisimmin kirjallisella sopimusasiakirjalla, jonka osapuolet allekirjoittavat tai tarjous-vastaus-mallilla.
Hyvinvointialue laatii sopimukset kirjallisesti. Erityislainsäädännössä voidaan asettaa erityisiä edellytyksiä sopimusten tekemiselle, sopimusehdoille, muotomääräyksille tai allekirjoittamiselle.
Sopimuksia tehtäessä toimitaan hyvinvointialueen puolesta ja hyvinvointialueen edun mukaisesti. Sopimuksessa tulee tunnistaa ja kirjata sovitut asiat. Kirjallisella, molempien osapuolten kannalta selkeällä sopimuksella ja ammattitaitoisella sopimusosaamisella, hyvinvointialue voi merkittävästi rajata omaa sopimusriskiään ja varmistaa molempien osapuolten kannalta selkeän, onnistuneen ja laadukkaan sopimusyhteistyön toteutumisen.
Sopimushallinnan periaatteet koskevat kaikkia sopimuksia riippumatta niiden tyypistä, hyvinvointialueen asemasta sopijaosapuolena tai velvoitteen luonteesta. Sopimushallinta koskee taloudellisia sopimuksia ja sopimuksia, joissa on sovittu muista ei-taloudellisista velvoitteista.
Sopimushallinta sisältää kokonaisuudessaan sopimusosaamisen, sopimusprosessit, riskienhallinnan, sopimukseen liittyvien toimijoiden roolit sekä sopimukseen liittyvät työvälineet ja ohjeistuksen.
Hyvinvointialueella pääasiallisena sopimushallinnan seurannan kohteena ovat hyvinvointialueen tekemät sopimukset eri oikeushenkilöiden kanssa.
Sopimusprosessi on sarja toimenpiteitä, joka noudattaa sopimuksen elinkaarta. Tyypillisesti sopimusprosessi alkaa sopimustarpeesta ja päättyy, kun sopimus on päättynyt ja sen velvoitteet ja jälkitoimet on suoritettu loppuun. Sopimusprosessi ja sen sisältämät toimenpiteet ja vaiheet vaihtelevat sopimustyyppikohtaisesti.
Sopimushallinnan ohje on periaatteita konkretisoiva toiminnallistamisen ohje. Siinä määritellään sopimusprosessien kulku ja erilaisten sopimushallinnan tilanteiden kuvaus ja käytännön ohjeet operatiiviseen toimintaan.
Sopimuksen elinkaari kattaa sopimuksen kaikki vaiheet mukaan lukien
• tarpeen havaitsemisen
• riskikartoituksen
• suunnittelun
• sopimusneuvottelut
• päätöksenteon
• sopimuksen tekemisen
• allekirjoittamisen
• sopimuskauden aikaisen toteuttamisen
muutosten ja voimassaolon seurannan
• sopimuksen päättämisen sekä
• päättämisen jälkeisen arvioinnin ja jatkokehittämisen.
Sopimusriskillä tarkoitetaan sopimukseen, sopimuskumppaneihin, omaan toimintaan, sopimussuhteeseen tai ulkoisiin odottamattomiin tilainteisiin liittyviä riskejä. Riskit voivat liittyä esimerkiksi kustannuksiin, toiminnallisuuteen, laatuun ja maineeseen sekä muuttuneista olosuhteista johtuviin syihin. Ne voivat liittyä myös täysin ulkopuolisiin syihin.
Sopimusriskejä ovat sopimuskumppanin kyky suoriutua sopimusvelvoitteistaan sovitulla tavalla ja sovitussa ajassa, tulkinnanvaraiset tai puutteelliset sopimusehdot sekä sopimukseen epäselvästi kirjattu sopimuksen tarkoitus ja sisältö. Sopimusriskin voivat muodostaa myös ennalta arvaamattomat tilanteet, jotka vaikuttavat tai voivat vaikuttaa sopimukseen. Sopimustoimintaan liittyy aina joko ennakolta tiedossa olevia tai myöhemmin esiin tulevia riskejä.
Kun arvioidaan oikeudellisia riskejä, tulee huomioida lainsäädäntö sekä siihen liittyvä oikeuskäytäntö. Kussakin sopimuksessa tulee tunnistaa toiminnan kannalta nimenomaisesti sopimukseen tai sopimustyyppiin liittyvät sopimusriskit. Hyvinvointialueen tulee ennakoida riskejä sopimushallinnan eri vaiheissa. Osapuolten myötävaikutusvelvollisuus tulee huomioida sopimusten päättymistilanteissa.
2 Sopimushallinnan periaatteet
Tässä hyväksytyssä periaateasiakirjassa on koottu sopimushallinnan periaatteet, joita hyvinvointialue noudattaa sopimushallinnassaan, sopimustoiminnassaan ja niiden suunnittelussa. Sopimushallinnan periaatteet otetaan osaksi hyvinvointialueen toimintaa ja kyvykkyyksiä. Sopimushallinnan kyvykkyys tarkoittaa hyvinvointialueen organisaatioiden ja ihmisten resursseja, taitoa, tietoa, osaamista ja sopimushallinnan toimintaa tukevien järjestelmien hyödyntämistä.
Sopimushallinnan periaatteet:
1) Sopimustoiminta toteuttaa hyvinvointialuestrategiaa ja palvelustrategiaa.
2) Sopimushallinnan vastuut on määritetty.
3) Hyvinvointialueella sotesopimustoiminta on ennakoivaa ja tuottaa johdon käyttöön ajantasaisen tilannekuvan.
4) Sopimusprosessit ovat yhtenäiset.
5) Hyvinvointialueella on hyvät sopimuskäytännöt.
6) Hyvinvointialueen sopimusosaaminen on kyvykkyystekijä.
7) Hyvinvointialue on tavoiteltu sopimuskumppani.
8) Hyvinvointialue tuntee sopimuskumppaninsa.
9) Hyvinvointialue hallitsee sopimustensa elinkaaren.
10) Hyvinvointialue ennakoi ja hallitsee sopimusriskejään.
11) Sopimushallinnan periaatteiden toteutumista valvotaan sopimusraportoinnilla.
Sopimushallinta on jatkuvaa säännöllistä seurantaa ja jatkuvaa toiminnan prosessin, osaamisen ja työkalujen kehittämistä.
Tarkempia käytäntöjä sopimushallinnan ohjeista on kuvattu Kuntaliiton kunnille ja hyvinvointialueille laatimissa Sopimushallinnan ohjeissa ja hyvinvointialueen omassa hankintaohjeessa.
2.1 Sopimustoiminta toteuttaa hyvinvointialueen strategiaa
Hyvinvointialueen strategiasta johdetaan päämäärät, joita eri sopimuksilla tavoitellaan.
Hyvinvointialuestrategiaa ja palvelustrategiaa toteutetaan sopimustoiminnassa ja ne ohjaavat, mitä taktisella ja operatiivisella sopimushallinnan tasolla tehdään.
Strateginen, taktinen ja operatiivinen taso tekevät saumatonta yhteistyötä keskenään. Tavoitteena on, että oikea taso tekee päätökset ja tieto päätöksistä ja sopimuksen seurantaan liittyvistä asioista tavoittaa muut tasot. Tällöin päätöksenteko on läpinäkyvää, ja oikea tieto tavoittaa eri tasojen toimijat.
Sopimushallinnan vastuut on määritetty päätöksenteon eri tasoilla.
2.2.1 Strateginen taso sopimushallinnassa
Aluehallitus hyväksyy sopimushallinnan periaatteet ja vastaa sopimushallinnan ohjeistuksesta. Aluehallitus vastaa sopimusohjauksen toimeenpanosta muun muassa sopimushallinnan ohjeella ja hankintaohjeella.
Sopimushallinnan periaatteet ja muu sopimusohjaus sekä vastuiden määrittäminen varmistavat ja luovat edellytykset sopimusten operatiiviselle johtamiselle.
Hyvinvointialuejohtaja vastaa strategisesta sopimustoiminnasta. Hän valvoo ja johtaa hyvinvointialueen sopimushallintaa ja sopimusprosesseja. Hyvinvointialuejohtaja varmistaa, että nämä periaatteet toteutuvat käytännössä hyvinvointialueen toiminnassa, ja vastaa siitä, että periaatteet otetaan käyttöön myös operatiivisessa toiminnassa.
2.2.2 Taktinen taso sopimushallinnassa
Hyvinvointialuejohtaja nimittää vastaavan viranhaltijan ja muut sopimushallintaa hoitavat viranhaltijat. Vastaavan viranhaltijan tehtävänä on arvioida, kehittää sekä valvoa yksiköissä sopimushallintaa tarkemmin osana strategista ja operatiivista toimintaa.
Vastaava viranhaltija vastaa sopimushallintaan liittyvästä riskienhallinnasta ja sen johtamisesta yhdessä muiden sopimushallinnasta vastaavien viranhaltijoiden kanssa.
Vastaava viranhaltija ohjaa ja ohjeistaa hyvinvointialueen toimintaa sopimusprosessin eri vaiheissa luoden neuvonnallaan parhaita sopimuskäytäntöjä, lainsäädännön ja oikeuskäytännön neuvontaa, sopimusmalleja sekä -ehtoja ja yhdenmukaisia ohjeistettuja sopimushallinnan toimintatapoja.
Viranhaltija vastaa hyvinvointialuekonsernin sisäisistä sopimuksista. Nimetyt viranhaltijat vastaavat yksikkönsä sopimushallinnan toteutumisesta.
Taktinen taso vastaa sopimushallinnasta ja raportoi siitä strategiselle tasolle.
2.2.3 Operatiivinen taso sopimushallinnassa
Operatiiviset toimijat toteuttavat sopimushallintaa käytännössä. Toteuttamiseen liittyviin vaiheisiin kuuluvat muun muassa:
• uuden sopimustarpeen havainnointi
• tarjousprosessin hoitaminen
• sopimuksen laadinta ja neuvottelut
• sopimuksiin liittyvien päätösten valmistelu
• allekirjoitustoimenpiteiden hoitaminen
• sopimuksen elinkaaren ja muutosten seuraaminen ja niihin reagointi
• sopimusten uudistaminen ja
• sopimuksen päättämiseen liittyvät toimenpiteet.
Hallintoyksikkö/yksikkö/tehtävänhaltija vastaa hallintosopimuksista, hallintopäätöksistä osaltaan ja kaikista siviilioikeudellisista sopimuksista.
Vastuu sopimushallinnan toteutumisesta kuuluu jokaiselle, jonka toimintaa sopimus hyvinvointialueella määrittää. Toimialan, palvelualueen tai toimintayksikön johtaja vastaa sopimushallinnasta alaisessaan toiminnassa. Hänen vastuullaan on järjestää riittävä osaaminen, henkilöstö ja sopimushallinnan työvälineiden tehokas käyttö vastuualueellaan sekä toimintatavat sopimuksiin ja niiden toteutumiseen liittyvien reklamaatioiden ja laatuongelmien kirjaaminen ja raportointi. Hyvinvointialueen sopimushallinnan prosessimäärittelyissä ja ohjeissa määritetään nämä henkilöt ja heidän vastuunsa.
Sopimusvastuista on määräyksiä myös hyvinvointialueen hallintosäännössä, sopimushallinnan ohjeissa, toimivaltaohjeessa ja muissa asiakirjoissa.
Hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon sopimustoiminta on ennakoivaa ja tuottaa johdon käyttöön ajantasaisen tilannekuvan.
Sosiaali- ja terveydenhuollon sopimuksien hallinta ja johtaminen edellyttää ajantasaista ja riittävää kokonaiskuvaa hyvinvointialueen sotesopimuskannasta, jotta hyvinvointialue voi toteuttaa järjestämisvastuunsa. Järjestämisvastuun toteuttamisen edellyttämä riittävä oma tuotanto ja riittävä oma osaaminen tulee toteutua toiminnassa ja sopimusten riskienhallinnassa.
Hyvinvointialueen toiminnan tulee mahdollistaa järjestämisvastuuseen kuuluva tarkoituksenmukainen tuotantorakenne. Riittävä oma palvelutuotanto edellyttää myös riittävää omaa sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöä, hallinnollista ja muuta henkilöstöä sekä asianmukaisia toimitiloja, toimintavälineitä ja muita tarvittavia toimintaedellytyksiä. Ajantasainen tilannekuva tukee osaltaan päätöksentekoa.
2.4 Sopimusprosessit ovat yhtenäiset
Sopimuksia johdetaan yhtenäisin sopimusprosessein elinkaari huomioiden.
Sopimusprosessi on sarja toimenpiteitä, jotka noudattavat sopimuksen elinkaarta. Sopimusprosessi alkaa siitä, kun sopimustarve tunnistetaan. Sopimusprosessi päättyy siihen, kun sopimuksen toteuttamiseen liittyvät toimet on suoritettu ja sopimus on päätetty hallitusti.
Sopimusprosessiin liittyviä toimenpiteitä voi tapahtua vielä sopimuksen päättymisen jälkeenkin. Päättynytkin sopimus saattaa sisältää osapuolien kannalta vielä sitovia sopimusvelvoitteita.
Hyvinvointialueen sopimushallinta kattaa kaikki sopimusprosessin vaiheet. Tärkein osa sopimusprosessia on sopimuksen voimassaolokauden aikaiset toimet, jolloin hyvinvointialue ja toinen sopijaosapuoli toteuttavat sovittuja sopimusvelvoitteitaan.
On olennaista, että hyvinvointialueen sopimusprosessit ja niiden menettelyvaiheet ovat tarkoituksenmukaiset sopimusten suuruuteen, merkittävyyteen ja riskienhallintaan nähden.
2.5 Hyvinvointialueella on hyvät sopimuskäytännöt
Hyvillä sopimuskäytännöillä turvataan molempien sopimusosapuolten keskeiset oikeudet, velvollisuudet ja niiden toteutuminen.
Sopimus on taloudellinen ja oikeuksia sekä velvoitteita sisältävä asiakirja. Sillä turvataan ja ennustetaan toiminnan taloudellisuutta. Sopimuksiin sisältyy molempia osapuolia koskevia oikeuksia ja velvollisuuksia. Sopimuksella turvataan toiminnan ja palvelutuotannon onnistuminen, häiriöttömyys sekä jatkuvuus. Sopimuksella varmistetaan hyvinvointialueen varautuminen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin. Sopimusten seurannalla ja voimassaolon valvonnalla turvataan sopimustenhallinnan keinoin sopimuskumppanien kanssa sopimuksen mahdollisimman hyvä toteutuminen.
Riittävillä sopimuskäytännöillä vältetään kohtuuttomat riskit. Selkeillä sopimusehdoilla ehkäistään tehokkaasti sopimuskauden aikana mahdolliset sopimuksen epäselvyyksistä johtuvat sopimuskonfliktit jo etukäteen. Mikäli asia on silti riitainen, sopimuksissa sovitaan ja rajataan korvauskysymykset ja määritetään riidanratkaisuun liittyvät seikat.
2.6 Hyvinvointialueen sopimusosaaminen on kyvykkyystekijä
Hyvinvointialue resursoi jatkuvaan ja syventävään sopimusosaamiseen sekä sopimushallintaa tukeviin työkaluihin ja menetelmiin.
Hyvinvointialueen sopimuskyvykkyyttä vahvistaa sopimusosaamisen ottaminen näkyväksi osaksi hyvinvointialueen prosesseja. Sopimusosaamisen parantuminen varmistaa sopimushallinnan toteutumisen ja tämä auttaa toteuttamaan hyvinvointialueen strategisia tavoitteita.
Sopimusosaamisella ja laadukkaalla sopimushallinnalla kustakin sopimuksesta muodostuu tehokas toiminnan ja riskienhallinnan väline. Sopimushallintajärjestelmien tehokkaalla ja ammattimaisella käytöllä varmistetaan hyvän hallinnan ja hallinnon toteutuminen organisaation eri tasoilla ja tehtävissä.
Sopimusosaamisella hyvinvointialue varmistuu, että sopimuksia laaditaan, seurataan ja johdetaan ammattimaisesti. Hyvinvointialue varmistaa toiminnassaan riittävät sopimusresurssit ja henkilökuntansa osaamisen kehittämisen. Sopimushallinnan tukena käytettävien järjestelmien, yhteisesti sovittuja prosessien ja työtapojen käyttöönotto hyvinvointialueella kehittää sopimus- hallintaa osana organisaation yleistä toimintaa.
2.7 Hyvinvointialue on tavoiteltu sopimuskumppani
Sopimushallinnalla hyvinvointialue varmistaa asemansa tavoiteltuna sopimuskumppanina.
Koko hyvinvointialueen sopimustoiminta herättää osapuolissa luottamusta. Tärkeisiin asioihin sopimuksissa on kiinnitetty huomiota: ne ovat hyvin tehtyjä, laadittu osapuolten kannalta tasapuolisesti sekä sopimuksen tarkoitus ja kohde selkeästi kuvattuna. Hyvinvointialueen sopimustoiminta on täsmällistä, ennakoitavaa, luotettavaa ja johdonmukaista.
Sopimushallinnan keinoin toteutetaan hyvinvointialueen sopimustoiminnan ennakoitavuus, ohjattavuus ja ennustettavuus. Hyvä hallinto toteutuu myös sopimusten kautta. Sopimushallinnan periaatteiden avulla muodostetaan yhteinen näkemys ja yhteiset standardit toiminnan ja sopimusten suunta- viivoista. Hyvinvointialueen hyvillä sopimuskäytännöillä saavutetaan markkinoilla toimivien organisaatioiden luottamus.
2.8 Hyvinvointialue tuntee sopimuskumppaninsa
Hyvinvointialueen tulee arvioida sopimuskumppaninsa ennen sopimuksen tekemistä. Hyvinvointialue toimii yhteistyössä sopimuskumppaneidensa kanssa. Hyvinvointialue seuraa sopimuskumppaneitaan sopimuskauden aikana.
Hyvinvointialueella voi olla useita erilaisia sopimuskumppaneita: asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja toimittajia. Hyvinvointialue voi olla erilaisissa rooleissa sopimussuhteissaan: ostaja, myyjä, vuokranantaja, vuokralainen, rakennuttaja, lisenssinhaltija, yhteistyökumppani, yhteisomistaja, salassapitovelvollinen, investoinnin osapuoli tai yritysjärjestelyn osapuoli.
Kokonaissopimushallinnan kannalta on tärkeää, ettei hyvinvointialue joudu sopimuksettomaan tilaan sopimuksen päätyttyä, sopimuksen epäonnistuttua tai katkettua ennenaikaisesti esimerkiksi toimittajasta johtuvasta syystä. Myös toimittajan jälkiarvioinnin myötä voi tulla esiin riskejä, jotka oikeuttavat esimerkiksi mahdollisuuteen toimittajan hylkäämiseksi seuraavilla kilpailutuskierroksilla.
Hyvinvointialue arvioi ja seuraa tulevia ja olemassa olevia sopimuskumppaneitaan. Tätä tehdään koko sopimuskauden ajan sopimukseen ja sopimus- kumppaneihin liittyvissä muutostilanteissa.
Hyvinvointialue seuraa sopimuskumppanien kyvykkyyttä suoriutua sopimusvelvoitteistaan. Jos sopimussuoritus ei ole hyvinvointialueen kannalta sopimuksen mukaista, suoritusta/sopimuksen kohdetta ei ole tehty sovitulla tavalla tai sovitussa ajassa, tai se ei täytä sovittua laatua, hyvinvointialue reagoi asiaan viipymättä ja sopimuksen ehtojen mukaisesti. Hyvinvointialue reagoi sopimuskumppanin kyvyttömyyteen tai haluttomuuteen korjata sopimuskauden aikana esiin tulleita ongelmatilanteita hyvinvointialueen etu huomioon ottaen.
Tietyissä tilanteissa hyvinvointialueella on sopimuspakko. Tietyssä asemassa oleva hyvinvointialueen toimiala tai yritys ei voi vapaasti valita asiakkaitaan, vaan valintavapauden asemesta vallitsee sopimuspakko, esimerkiksi hyvinvointialueen asukkaiden subjektiiviset oikeudet palveluihin, kuten eräät sosiaalipalvelut.
2.9 Hyvinvointialue hallitsee sopimusten elinkaaren
Hyvinvointialue hallitsee kaikki sopimuksen elinkaaren vaiheet ja neuvottelee sopimuksensa toteutukseen parhaiten sopivan voimassaoloehdon. Hyvinvointialue seuraa sopimustensa voimassaoloa ja elinkaaren tarkastelupisteitä.
Elinkaaren hallintaan kuuluu alkuvaiheessa sopimusten voimassaolon suunnittelu. Tarjouspyyntö- ja neuvotteluvaiheessa hyvinvointialue voi suunnitella sopimuksen tarkoituksen, toteutuksen ja markkinatilanteen ohjaamana itselleen parhaan ja joustavimman sopimuksen voimassaoloehdon.
Hyvinvointialue varautuu sopimuksissaan tilanteisiin, jos se haluaa päättää sopimuksen ennenaikaisesti. Hyvinvointialue seuraa sopimustensa voimassaoloa ja elinkaarta sekä sopimukseen liittyviä tarkastelupisteitä. Sopimusten päättymisten ennakointi erityisesti hankintasopimuksissa tulee toteutua suunnitelmallisesti.
2.10 Hyvinvointialue ennakoi ja hallitsee sopimusriskejään
Hyvinvointialueen kaikilla toiminnan tasoilla on riittävä ja säännöllinen tilannekuvatieto sopimuksista ja niihin liittyvistä riskeistä. Hyvinvointialue varautuu sopimusriskeihin järjestelmällisesti ja ammattitaitoisesti. Riskien arviointi toteutetaan vähintään hyvinvointialueen sisäisen valvonnan vuosikellon mukaisesti. Tilannekohtaisesti riskeihin reagoidaan nopeasti.
Sopimushallintaan liittyvä riskienhallinta on tietoon pohjautuvaa jatkuvaa toimintaa. Riskienhallintaa toteutetaan myös osana sisäistä valvontaa. Riskienhallintaan kuuluu riskianalyysi, riskien käsittely ja riskien seuranta, johtopäätökset ja toiminnan muutos. Hyvinvointialue voi määrittää sisäisesti sopimusraportoinnin ja riskienhallinnan seurattavista tekijöistä ja rajoista.
Sopimusriskit voivat ilmetä monin tavoin myös sopimuskauden aikana. Sopimuskauden aikainen sopimusriskien hallinta ja valitut toimenpiteet hyvinvointialueella ovat avainasemassa.
Sopimusriski on määritelty kohdassa 1.4.
2.11 Sopimushallinnan periaatteiden toteutumista valvotaan raportoimalla
Hyvinvointialueella on kattava ja riittävä seuranta ja raportointi hallinnon eri tasoille osana sopimushallintaansa. Oikea-aikainen ja riittävä raportointi on säännöllistä sekä tilannekuva on jaettu.
Hyvinvointialue päättää, mitä sen sopimushallinnan tilannekuvaan kuuluu. Sopimushallinnan raportointia toteutetaan sovittujen menettelytapojen ja ajantasaisen tilannekuvan avulla.
Hyvinvointialue nimeää organisaatiostaan viranhaltijat/toimielimet, joiden tehtävänä on valmistella sopimushallinnan raportointia tehtävänhaltijalle. Hän kokoaa yhtenäisen raportin, joka toimitetaan aluehallitukselle sopimushallinnan tilasta.
Hyvinvointialue päättää sopimushallinnan raportoinnin laadun, laadinnan vastuut, syklit ja käsittelytavat.
Häiriö- ja poikkeustilanteisiin liittyvät asiat raportoidaan välittömästi, kun merkittäviä sopimuksiin liittyviä tilanteita ilmenee. Näitä välittömästi raportoitavia sopimustilanteita ovat muun muassa force majeure -tilanteet, oikeudenkäynnit, reklamaatioista johtuvat välittömät sopimuspurut taikka toimittajan konkurssi tai kyvyttömyys toimia sopimuksen mukaisesti.
Hyvinvointialuekonserniin kuuluvat yhtiöt ja yhteisöt tekevät omasta sopimushallinnastaan vastaavaa säännöllistä raportointia yhtiöiden ja yhteisöjen hallituksille. Yhtiöiden hallituksen tulee raportoida vähintään vuosittain sopimushallinnan, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asioista alue hallitukselle.
Sopimushallinnan raportointi on itsenäinen raportointikokonaisuus ja se toteutetaan osana sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vuosittaista raporttia