ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ OY YRITYS AB
Liite A.
Hallitus 17.11.2022 LIITE 1a
PALVELUSOPIMUS
ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ OY YRITYS AB
Kokonaispalvelut Sopimus nro
1 SOPIJAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT
1.1 Sopijapuolet ovat:
1. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä (jäljempänä Tilaaja) osoite
y-tunnus
2. X Oy [ja Y Oy:n muodostama ryhmittymä] (jäljempänä Toimittaja) osoite
y-tunnus
1.2 Sopijapuolten yhteyshenkilöt vastuualueineen [sekä ryhmittymään kuuluvien yhtiöiden raportoinnin ja laskutuksen yhteyspiste] on nimetty liitteessä 7. Reklamaatioiden käsittelyyn tulee olla nimetty yhteyshenkilö. Sopijapuoli il- moittaa yhteyshenkilönsä vaihdoksesta toiselle sopijapuolelle kirjallisesti etu- käteen.
2 MÄÄRITELMÄT
2.1 Alihankkija tarkoittaa kaikkia sellaisia kolmansia tahoja, jotka osallistuvat tässä sopimuksessa tarkoitettujen sopimusvelvoitteiden täyttämiseen sopija- puolen puolesta.
3 SOPIMUKSEN KOHDE
3.1 Tämän sopimuksen kohteena on kokonaispalvelut sopimuksessa ja sen liit- teissä tarkemmin kuvatusti.
3.2 Palvelujen tulee täyttää liitteissä 1 sekä tässä sopimuksessa muutoin esitetyt palvelujen sisällölle asetetut vaatimukset. Sopimuksen liitteessä 2 olevassa hinnastossa on määritelty hinnoitteluperusteet.
3.3 Tilaaja hankkii sopimuksen kohteena olevat palvelut Toimittajalta. Erikseen tilattavat lisäpalvelut tilataan kuitenkin erillisin tilauksin eikä niiden osalta ole määräostovelvoitetta tai Toimittajalla yksinoikeutta toimittaa palveluita.
4 SOPIMUKSEN SOPIMUSKAUSI
4.1 Sopimus tulee voimaan xx.xx.202x [Täydennetään myöhemmin]. Sopimus on määräaikainen neljä vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voi- massa olevana. Sopimus voi olla kuitenkin voimassa enintään kymmenen vuotta.
4.2 Palveluita voidaan tilata vain sopimuksen voimassaoloaikana. Yksittäiseen ti- laukseen sovelletaan tämän sopimuksen ehtoja palveluiden toimittamisen päättymiseen saakka. Palvelut tulee toimittaa sopimuksen voimassaoloai- kana.
4.3 Sopimuksen irtisanomisesta on sovittu luvussa ”Sopimuksen irtisanominen”.
5 OSAPUOLTEN YLEISET VELVOITTEET Toimittaja
5.1 Toimittaja tuottaa palvelut laadukkaasti, ammattitaitoisesti, tietoturvallisesti
ja tässä sopimuksessa sovitun mukaisina Tilaajan tavoitteet ja Tilaajaa ja sen toimintaa koskevat säädökset huomioiden. Palvelut tulee tuottaa alalla ylei- sesti hyväksyttyjä ja asianmukaisia menetelmiä noudattaen sekä hyvän am- mattietiikan mukaisesti.
5.2 Toimittaja vastaa siitä, että toimitettavat palvelut ovat vaatimusten mukaisia. Vaatimuksia ovat:
1. Tämän sopimuksen mukaiset vaatimukset, toimeksiannon mukai- set vaatimukset ja sopijapuolten sopimien muutosten mukaiset vaatimukset.
2. Palvelun soveltuvuus Tilaajan ilmaisemaan palvelun aiottuun käyt- tötarkoitukseen ottaen huomioon, mitä alalla toimivalta huolelli- selta ja ammattitaitoiselta Toimittajalta voidaan edellyttää.
3. Kaikki lisävaatimukset, jotka Toimittaja on itse määrittänyt, edel- lyttäen että ne eivät heikennä edellä kuvattuja vaatimuksia 1-2 taikka ole ristiriidassa niiden kanssa.
5.3 Toimittaja vastaa siitä, että sillä on hyvin suunniteltu palveluiden tilauspro- sessi, laadunvarmistusjärjestelyt ja toimivat asiakaspalvelujärjestelyt.
5.4 Palvelun tulee aina täyttää palveluun liittyvät lakisääteiset velvoitteet kuten tietosuojalaissa (1050/2018), Euroopan Unionin yleisessä tietosuoja-asetuk- sessa (2016/679), viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) sekä muissa tämän sopimusten mukaisten palvelujen tuottami- seen liittyvissä säädöksissä asetetut velvoitteet.
5.5 Jos Tilaaja ei ole täysin tyytyväinen Toimittajan palveluun, Toimittaja pyrkii aina keskustelemaan asiasta Xxxxxxxx kanssa ja poistamaan syyt, jotka ovat johtaneet mahdolliseen epäonnistumiseen ja esittämään molemmille osapuo- lille kohtuullisen ratkaisun.
5.6 Toimittajan on huolehdittava siitä, että Suomessa toteutettavassa tämän so- pimuksen mukaisessa työssä noudatetaan vähintään niitä työsuhteen vähim- mäisehtoja, joita Suomen lain ja työehtosopimusmääräysten mukaan on nou- datettava samanlaatuisessa työssä.
5.7 Toimittajalla on koko sopimuskauden ajan voimassa olevat lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset.
5.8 Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alkaessa ja sopimuskaudella palvelun tuottamista koskeva toiminnan vastuuvakuutus, jonka vakuutussumman tu- lee olla vähintään 500 000 euroa.
5.9 Tilaaja ja Toimittaja ylläpitävät yhdessä palveludokumentaatiota, johon kuu- luu sopimuksen mukaiset palveluprosessin kuvaukset, käsikirjat ja ohjeet.
5.10 Sen lisäksi mitä tässä sopimuksessa on sovittu, Toimittajan velvoitteet mää- räytyvät JYSE 2014 Palvelut -ehtojen luvun 6 mukaisesti.
5.11 Toimittajan tulee olla ennakkoperintärekisterissä tai vastaavassa kansalli- sessa rekisterissä koko sopimuskauden ajan.
Tilaaja
5.12 Tilaaja
antaa Toimittajan käytettäväksi vaadittavat tiedot
vastaa Toimittajan tarkemmasta ohjeistamisesta palveluntuo- tannossa
6 TOIMITTAJAN KOKONAISVASTUU JA ALIHANKINNAT
6.1 Toimittajalla on oikeus käyttää sopimuksen liitteessä 5 (luettelo Toimittajan ali- hankkijoista) nimettyjä alihankkijoita tämän sopimuksen kohteena olevan pal- velun tuottamisessa. Muutokset alihankintasuhteissa eivät saa johtaa olennai- seen sopimusmuutokseen. Muutokset eivät ole mahdollisia muun muassa seu- raavissa tilanteissa:
muutos heikentää Toimittajan taloudellisia, teknisiä tai muita edel- lytyksiä palvelun tuottamisessa; tai
muutos heikentää tai muuttaa olennaisesti Toimittajan kapasiteet- tia tai heikentää palvelun tasoa.
6.2 Toimittaja voi esittää alihankkijaluetteloon muutoksia. Toimittajan on toimitet- tava Tilaajan pyynnöstä selvitys ehdottamistaan alihankkijoista sekä sellaisista alihankkijoidensa kanssa tekemistään sopimuksista taikka sitoumuksista, jotka vaikuttavat Toimittajan taloudellisiin, teknisiin ja muihin edellytyksiin sopimuk- sen mukaisten palvelujen tuottamisessa sekä Toimittajan ja alihankkijoiden vä- lisiin palvelun tuottamista ja vastuunjakoa koskeviin seikkoihin.
6.3 Sopimuksen alihankkijamuutokset tulevat voimaan vasta Tilaajan kirjallisen hy- väksymisen jälkeen.
6.4 Uuden alihankkijan hyväksyminen edellyttää muun ohella, että siihen ei koh- distu hankintalain 80 §:ssä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste. Lisäksi Tilaajalla on oikeus olla hyväksymättä ehdotettua alihankkijaa, jos siihen koh- distuu hankintalain 81 §:ssä tarkoitettu harkinnanvarainen poissulkemispe- ruste. Jos Toimittajan liitteessä 5 listattuun alihankkijaan kohdistuu edellä mai- nittu pakollinen poissulkemisperuste tai sen johto- tai hallintotehtävissä toimii tai siihen suoraan tai epäsuorasti käyttää määräysvaltaa henkilö, joka on liike- toimintakiellossa, Toimittajan tulee poistaa tai vaihtaa tämä alihankkija. Jos kyse on kuitenkin edellä mainitusta harkinnanvaraisesta poissulkemisperus- teesta, alihankkija tulee poistaa tai vaihtaa Tilaajan erillisestä pyynnöstä.
6.5 Tilaajalla on oikeus käyttää omia alihankkijoitaan tässä sopimuksessa tarkoi- tettujen sopimusvelvoitteidensa täyttämiseen ilman Toimittajan suostumusta.
6.6 Toimittaja ja Xxxxxxx vastaavat käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan, sekä vastaavat siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan so- pimuksen mukaisia velvoitteita.
6.7 Xxx Xxxxxxx perustellusti katsoo, että Toimittajan alihankkija ei täytä velvoittei- taan, Tilaajalla on oikeus vaatia Toimittajaa vaihtamaan alihankkijaa.
6.8 Lisäksi alihankintaan sovelletaan liitteessä 3 Henkilötietojen käsittelyn ehdot sovittua siltä osin, kun asettaa ankarammat ehdot Toimittajalle alihankinnan hyödyntämiseen.
7 RYHMITTYMÄN JA VOIMAVARAYKSIKÖN VASTUU
7.1 Kohtia 7.1-7.5 ei sovelleta, jos Toimittaja ei ole ryhmittymä.
7.2 Jos Toimittaja on ryhmittymä, ryhmittymän muodostavat yritykset vastaavat yhteisvastuullisesti sopimusvelvoitteiden täyttämisestä. Tämä tarkoittaa esi- merkiksi sitä, että mikäli yksi tai useampi ryhmittymään kuuluva yritys rikkoo sopimusta, on Tilaajalla oikeus vaatia sopimuksenmukaisen velvollisuuden täyttämistä tai sopimusrikkomuksesta johtuvaa vahingonkorvausta tai sopi- mussakkoa miltä tahansa ryhmittymään kuuluvalta yritykseltä ja ko. yritys on tällöin velvollinen vastaamaan sopimusvelvoitteista omalta ja muiden ryhmit- tymään kuuluvien yritysten osalta. Sopimusrikkomusten seurauksia lasketta- essa ryhmittymä katsotaan yhdeksi oikeushenkilöksi siten, että esim. sopi- muksenmukainen viivästyssakko peritään vain kertaalleen.
7.3 Reklamaatiot lähetetään ryhmittymän määrittämään yhteyspisteeseen.
7.4 Ryhmittymä laskuttaa Tilaajaa yhteyspisteensä kautta, eli ryhmittymään kuu- luvat yhtiöt eivät lähetä Tilaajalle erillisiä laskuja.
7.5 Mikäli yhtä ryhmittymään kuuluvaa yhtiötä koskee tämän sopimuksen mukai- nen irtisanomisperuste, Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus koko ryhmitty- män osalta.
Voimavarayksikkö
[kohtia 7.6-7.8 sovelletaan, jos Toimittaja on käyttänyt toisen yksikön voima- varoja täyttääkseen tarjoajan taloudelliselle ja rahoitukselliselle tilanteelle tarjouskilpailussa asetetut soveltuvuusvaatimukset]
7.6 Toimittaja on käyttänyt XXX Oy:n voimavaroja täyttääkseen tarjoajan talou- delliselle ja rahoitukselliselle tilanteelle tarjouskilpailussa asetetut soveltu- vuusvaatimukset.
7.7 XXX Oy sitoutuu yhteisvastuuseen Toimittajan kanssa tämän sopimuksen ja sen perusteella tehtyjen Tilaajakohtaisten sopimusten mukaisista velvoit- teista.
7.8 Sopimukseen ja Tilaajakohtaisiin sopimuksiin perustuva vaatimus esitetään ensisijaisesti Toimittajalle. Jos vaatimus ei johda sopimuksen mukaiseen toi- mintaan, vaatimus esitetään XX Oy:lle. Myös sopimusrikkomusten seuraa- muksiin liittyvät vaatimukset esitetään edellä esitetyllä tavalla. Sekä Xxxxxx että Xxxxxxx voivat esittää vaatimuksia voimavarayksikölle tässä luvussa ku- vatulla tavalla.
8 TILAAJAVASTUU
8.1 Toimittaja sitoutuu huolehtimaan siitä, että Toimittaja ja sen käyttämät
alihankkijat täyttävät sopimussuhteen alkaessa ja sopimuksen voimassaolo- aikana tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006, tilaajavastuulaki) tarkoittamat velvoit- teet.
8.2 Toimittaja esittää Xxxxxxxxxx selvityksen edellä tarkoitettujen ehtojen ja selvi- tysvelvollisuuden täyttämisestä omalta ja alihankkijoidensa osalta ennen so- pimuksen tekemistä ja alihankkijoiden hyväksymistä.
8.3 Toimittaja toimittaa Tilaajalle sopimuskauden aikana 12 kuukauden välein ti- laajavastuulaissa tarkoitetut selvitykset. Selvitykset on toimitettava myös Toi- mittajan käyttämän alihankkijan osalta. Selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden antopäivästä laskettuna.
8.4 Jos Toimittaja ja sen käyttämät alihankkijat ovat mukana Vastuu Group Oy:n Luotettava kumppani – palvelussa ja edellä tässä kohdassa tarkoitetut selvi- tykset ja niissä tapahtuvat muutokset ovat Tilaajan saatavilla ja tarkastetta- vissa ko. palvelusta, ei Toimittajan tarvitse toimittaa niitä sopimuskauden ai- kana Tilaajalle erikseen.
8.5 Mikäli Vastuu Group Oy:n Luotettava kumppani --palvelun tiedoissa on Toi- mittajaa tai sen alihankkijaa koskeva häiriömerkintä, tulee Toimittajan pyyn- nöstä esittää Tilaajalle häiriötä koskeva tarpeellinen lisäselvitys siten, että kohdassa 8.1. tarkoitettujen velvoitteiden täyttyminen voidaan asianmukai- sesti todeta.
8.6 Jos Toimittaja käyttää tämän sopimuksen mukaisen palvelun tuottamisessa ulkomaalaislain (301/2004) 3 §:n 2a kohdassa tarkoitettuja henkilöitä, Toi- mittaja vastaa siitä, että kyseessä olevilla henkilöillä on ulkomaalaislaissa tar- koitettu työntekijän oleskelulupa tai muu oleskeluoikeuden antava asiakirja.
9 PALVELUVALIKOIMA
9.1 Toimittaja takaa, että sopimuksen palveluvalikoiman piiriin kuuluvia sopimuk- sen mukaiset vähimmäisvaatimukset täyttäviä palveluja on saatavilla tämän sopimuksen liitteen 2 mukaisilla hinnoilla sopimuksen päättymiseen saakka.
10 HINNAT JA HINNANMUUTOKSET
10.1 Toimittajalla on oikeus veloittaa Xxxxxxxxxx tämän sopimuksen mukaisista pal- veluista liitteen 2 mukaiset hinnat. Toimittajalla ei ole oikeutta periä muita hintoja. Hinnaston mukaiset hinnat ovat enimmäishintoja, joita laskutuksessa ei voida ylittää.
10.2 Toimittajalla ei ole oikeutta periä muita pientoimitus- tai laskutuslisiä, kuin mistä tässä sopimuksessa on sovittu.
10.3 Tilauksiin sovelletaan aina sopimuksen mukaisia tilauksen vastaanottamisen hetkellä voimassa olevia hintoja.
Hinnanmuutokset
10.4 Liitteen 2 hinnat ovat kiinteät 31.12.202X asti [täydennetään lopulliseen so- pimukseen, 12 kuukautta sopimuksen allekirjoittamisesta].
10.5 Kohdassa 10.4 määritellyn kiinteän hinnoittelujakson jälkeen hintoja tarkas- tetaan Tilastokeskuksen palvelujen tuottajahintaindeksiä (82.1 Hallinto- ja tu- kipalvelut) vastaavin muutoksin kerran vuodessa. Hinnat sidotaan vuoden 2022 4. vuosineljänneksen pistelukuun. Indeksitarkastus tehdään vuoden alussa (ensimmäisen kerran 2024) edellisen vuoden 3. vuosineljänneksen in- deksin pistelukuun perustuen. Hinnat voivat indeksimuutoksista johtuen las- kea tai nousta.
10.6 Jos kuitenkin kohdassa 10.5. mainitusta huolimatta hankinnan kohteena ole- viin palveluihin kohdistuvan yleisen palkkakehityksen vaikutus on suurempi kuin indeksitarkastuksen mukaisen tarkistuksen vaikutus sovelletaan vuosit- taisessa tarkastuksessa palveluihin kohdistuvan palkkakehityksen mukaista hinnantarkistusta. Palkkakehityksen vaikutus on tullut muodostua sopimuk- sen allekirjoituksen jälkeen, muutoksen tulee perustua todelliseen yleiseen kustannuskehitykseen eikä hinnankorotus voi olla suurempi kuin viisi prosent- tia vuodessa.
10.7 Mikäli hintojen muutoksista ei päästä yksimielisyyteen, noudatetaan kohtaa 21.6.
11 LASKUTUS JA MAKSUEHTO
11.1 Ellei jäljempänä mainitusta muuta johdu, maksuehdot ovat JYSE 2014 Palve- lut ehtojen mukaiset.
11.2 Palvelumaksut laskutetaan kuukausittain jälkikäteen.
11.3 Laskutus tapahtuu verkkolaskulla. Laskutusosoite on seuraava: Operaattorin välittäjätunnus: XXX.
Rovaniemen koulutuskuntayhtymän Y-tunnus: XXX OVT-tunnus: XXX.
11.4 Laskuissa tulee olla seuraava erittely:
(a) erittely tehdystä työstä ja työmäärästä sekä henkilötyön yksikköhinta
(b) Tilaajan erikseen ilmoittama viite
12 VIRHE
12.1 Toimittajan palvelussa on virhe, jos se ei vastaa tässä sopimuksessa tai ti- lauksen yhteydessä sovittua. Todistustaakka siitä, että palvelu on suoritettu ammattitaitoisesti ja huolellisesti, on Toimittajalla.
12.2 Tilaajan tulee ilmoittaa virheestä Toimittajalle kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta.
12.3 Toimittajan tulee korjata virheet viivytyksettä oma-aloitteisesti taikka Tilaajan ilmoituksen perusteella omalla kustannuksellaan.
13 YLIVOIMAINEN ESTE
13.1 Selvyyden vuoksi todetaan, että ylivoimaiseen esteeseen sovelletaan JYSE 2014 Palvelut -ehtojen lukua 14.
14 OMISTUS- JA IMMATERIAALIOIKEUDET
14.1 Toimittajan aineiston sekä niihin tehtyjen muutosten omistusoikeus ja imma- teriaalioikeudet kuuluvat Toimittajalle tai kolmannelle osapuolelle.
14.2 Tilaajan aineiston omistusoikeus ja immateriaalioikeudet kuuluvat Tilaajalle tai kolmannelle osapuolelle.
14.3 Toimittajalla on oikeus käsitellä Tilaajan aineistoa vain sopimuksen täyttämi- sen mukaiseen tarkoitukseen.
14.4 Tilaaja vastaa Tilaajan aineistosta ja siitä, ettei Tilaajan aineisto loukkaa kol- mannen osapuolen oikeuksia tai kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.
14.5 Tällä sopimuksella ei siirretä olemassa olevia immateriaalioikeuksia sopimus- kumppanien kesken.
14.6 Tilaajalla ja Tilaajan lukuun toimivalla kolmannella osapuolella on oikeus käyt- tää ja muokata Toimittajan aineistoa ja yhdistettyä aineistoa sopimuksen voi- massaoloajan Tilaajan toimintaa varten.
15 TIETOTURVALLISUUS
15.1 Toimittaja huolehtii käsittelemiensä tietojen asianmukaisesta suojaamisesta laittoman tai tapaturmaisen häviämisen tai hävittämisen varalta sekä varmis- taakseen tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden.
15.2 Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan siitä, että tietosuojaa ja sa- lassapitoa koskevat säädökset ja viranomaisten määräykset otetaan huomi- oon.
15.3 Toimittaja sitoutuu noudattamaan Tilaajan antamia turvallisuusohjeita, tieto- jen käsittelyohjeita sekä tietoturvallisuusohjeita Tilaajan tietojen käsittelyssä sekä palvelujen toteuttamisessa.
15.4 Lisäksi Toimittaja sitoutuu siihen, että Tilaaja voi halutessaan teettää Toimit- tajasta erikseen sovittavia luotettavuus- ja muita vastaavia selvityksiä.
15.5 Toimittaja huolehtii siitä, että Tilaajaa koskevia tietoja ei säilytetä, luovuteta tai hyödynnetä palveluiden tuottamisen päättymisen jälkeen.
15.6 Tilaajalla on oikeus vaatia ja saada palvelua tuottavalta asiantuntijalta tai muulta Toimittajan edustajalta salassapitositoumus.
16 TIETOSUOJA
16.1 Sen lisäksi, mitä JYSE 2014 Palvelut -ehtojen luvussa 21, noudatetaan jäljem- pänä tässä luvussa sovittua.
16.2 Toimittaja ja Xxxxxxx noudattavat voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista kos- kevia säännöksiä.
16.3 Siltä osin kuin Toimittaja käsittelee Tilaajan henkilörekisterissä olevia tietoja tietosuojalainsäädännössä tarkoitettuna henkilötietojen käsittelijänä, sovelle- taan liitteen 3 ehtoja (Henkilötietojen käsittelyn ehdot). Käsiteltävät tiedot on yksilöity liitteellä 3.1 (Käsittelytoimien kuvaus), jota täydennetään tarvitta- essa.
16.4 Toimittajalla on oikeus käsitellä Tilaajan henkilörekisterissä olevia tietoja tie- tosuojalainsäädännössä tarkoitettuna käsittelijänä ainoastaan EU/ETA- alueella (sovittu palveluntuotantoalue).
16.5 Toimittaja on velvollinen ilmoittamaan kirjallisesti Tilaajalle Tilaajan erillisestä pyynnöstä kaikki ne valtiot, joista Toimittaja tuottaa sopimuksessa tarkoitet- tua palvelua ja/tai käsittelee henkilötietoja.
16.6 Toimittaja noudattaa rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä kul- loinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön edellyttämiä velvoitteita. Toimittaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan henkilötie- tolainsäädännön vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon tietojär- jestelmien oletusarvoisen ja sisäänrakennetun tietosuojan. Toimittaja huoleh- tii käsittelemiensä tietojen asianmukaisesta suojaamisesta varmistaakseen ai- neiston luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden.
17 LUOTTAMUKSELLISUUS JA SALASSAPITO
17.1 Salassapito ja luottamuksellisuus Tilaajan ja Toimittajan välillä määräytyy JYSE 2014 Palvelut luvun 21 mukaan.
17.2 Toimittaja ei käytä taikka muulla tavoin hyödynnä sopimuksen perusteella kä- sittelemiään tietoja muuhun kuin sopimuksen täyttämisen mukaiseen tarkoi- tukseen ja silloinkin ainoastaan tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa ja Tilaajan antaman ohjeistuksen mukaisesti.
18 AUDITOINTI
18.1 Tilaajalla on oikeus sopimuskaudella arvioida (auditoida) palvelua ja sen vas- taavuutta sopimuksessa edellytettyihin vaatimuksiin ja edellytyksiin halua- mallaan tavalla haluamanaan ajankohtana sen selvittämiseksi, onko palvelu näiden mukainen ja onko Toimittaja toiminut sopimuksen mukaisesti.
18.2 Tilaajalla tai Tilaajan edustajalla on oikeus haastatella palvelun tuottamiseen osallistuvia henkilöitä ja tutustua niihin Toimittajan asiakirjoihin ja tietojärjes- telmiin, joihin tutustuminen on tarpeen toiminnalle asetettujen vaatimusten ja palvelua koskevien sisältöjen laadun arvioimiseksi.
18.3 Tilaajalla on oikeus tarkastaa ainoastaan tietoja, jotka koskevat kyseessä ole- van sopimuksen sopimusvelvoitteiden täyttämistä.
18.4 Auditoinnista laaditaan raportti.
18.5 Tilaajan on ilmoitettava auditointikäynnistä etukäteen. Toimittajalla on perus- tellusta syystä oikeus siirtää tarkastuskäyntiä kerran enintään neljätoista (14) päivää Xxxxxxxx ehdottamasta päivästä eteenpäin.
19 VAHINGONKORVAUS
19.1 Tilaajan ja Toimittajan välisessä sopimussuhteessa vahingonkorvaukseen so- velletaan JYSE 2014 Palvelut -ehtojen lukua 16 jäljempänä tässä luvussa so- vituin tarkennuksin.
19.2 Jos Tilaaja tai Toimittaja on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä huo- limattomuudella tai salassapitovelvoitetta rikkomalla tai loukkaamalla imma- teriaalioikeuksia, vastaa rikkonut osapuoli myös välillisistä vahingoista eikä tämän sopimuksen vastuunrajoituksia sovelleta.
19.3 Jos sopijapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuojalainsäädän- nön rikkomisen johdosta aiheutuneesta vahingosta, on tällä osapuolella oikeus tämän sopimuksen ja palvelusopimuksen mukaisten vastuunrajoitusten ra- joittamatta periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toiselta osapuo- lelta sen vahingonkorvausvastuuta vastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta. Osapuolen vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta vahingosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan 4 kohdan tai muussa tietosuojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan.
19.4 Tilaajalla ei ole vahingonkorvausvelvollisuutta sopimuksen ennenaikaisesta päättymisestä, mikäli tuomioistuin määrää tämän sopimuksen tehottomaksi tai lyhentää sopimuskautta.
20 VAHINGOT KOLMANNELLE TAHOLLE
20.1 Xxx Xxxxxxx velvoitetaan korvaamaan kolmannelle henkilö-, esine- tai muita vahinkoja, joiden syynä on virheellinen palvelu, laiminlyönti Toimittajan suo- rituksessa tai muu Toimittajan syyksi luettava seikka, on Toimittaja velvolli- nen suorittamaan Tilaajalle hyvityksenä tämän maksamaa korvausta ja vaa- teesta aiheutuvia muita kustannuksia vastaavan määrän.
21 SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN
Yleinen irtisanomisperuste
21.1 Sopijapuolella on riippumatta kohdan 4.1 mukaisesta 48 kuukauden määräai- kaisesta sopimuskaudesta oikeus irtisanoa sopimus päättymään kahdentoista
(12) kuukauden irtisanomisajalla. 48 kuukauden määräajan jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, jolloin sopijapuoli voi irtisanoa sopimuk- sen päättymän yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla. Sopimus on voi- massa kuitenkin aina enintään kymmenen (10) vuotta.
21.2 Edellä mainittu ei rajoita sopijapuolen oikeutta irtisanoa sopimus kohtien eri- tyisen irtisanomisperusteen (kohdat 21.3-21.9) mukaisesti.
21.3 Jos sopimusta ei voida irtisanoa jäljempänä kohdissa 21.4-21.9 kuvatun eri- tyisen irtisanomisperusteen nojalla, sopijapuoli voi kuitenkin purkaa sopimuk- sen, jos toinen sopijapuoli on rikkonut sopimusta olennaisesti tai on ilmeistä että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan.
Erityinen irtisanomisperuste
21.4 Tilaajalla on oikeus irtisanoa tämä sopimus välittömästi päättymään osittain tai kokonaisuudessaan, jos Toimittajaa [tai ryhmittymän jäsentä] koskee han- kintalaissa tarkoitettu pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi, vaikka edellä mainitut perusteet olisivat syntyneet vasta sopimussuhteen alkamisen jäl- keen.
21.5 Sopijapuolella on oikeus irtisanoa tämä sopimus välittömästi päättymään, jos toinen sopijapuoli:
- joutuu sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimus- velvoitteiden täyttämisen vaarantuvan,
- ryhtyy toimenpiteeseen, joka voi vaikuttaa olennaisesti tuotteen tai pal- velun toimittamiseen ja tällä seikalla on sopimukselle tai sopimuksen toi- mivuudelle oleellinen merkitys ja sopijapuoli tämän tiesi tai hänen olisi tullut se tietää,
- ei kykene suorittamaan velvoitteitaan sovitun aikataulun puitteissa ja tällä on olennaista vaikutusta toiseen sopijapuoleen tai sopijapuolella on perusteltu syy uskoa näin tai jos toinen sopijapuoli on muutoin toistu- vasti viivästynyt suorituksessaan tai suoritus on ollut toistuvasti virheelli- nen muusta kuin sopimusrikkomuksen kohteena olevasta sopijapuolesta tai ylivoimaisesta esteestä johtuvasta syystä, tai
- tai sen johto- tai hallintotehtävissä toimii tai siihen suoraan tai epäsuo- rasti käyttää määräysvaltaa henkilö, joka on liiketoimintakiellossa.
21.6 Maksujen vähäistä myöhästymistä ei pidetä olennaisena sopimusrikkomuk- sena.
21.7 Sopijapuolilla on oikeus irtisanoa tämä sopimus päättymään yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla, jos hinnanmuutoksesta ei päästä yksimielisyy- teen. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ennen uusien hintojen aiottua voi- maantuloa. Irtisanomisaikana noudatetaan hintoja, jotka olivat voimassa en- nen hinnanmuutosehdotuksen tekemistä.
21.8 Jos tästä sopimuksesta, siihen tehdystä muutoksesta, sopimuksessa tarkoite- tusta hankinnasta tai hankintaan johtaneesta menettelystä valitetaan oikeu- teen kolmannen tahon toimesta tämän sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi.
21.9 Sopimuksen irtisanominen on tehtävä ilmoittamalla siitä kirjallisesti toiselle sopijapuolelle.
22 SOPIMUKSEN PÄÄTTYMISEN VAIKUTUKSET
22.1 Ennen sopimuksen päättymistä tehtyihin hankintoihin sovelletaan tämän so- pimuksen ehtoja palvelun tuottamisen päättymiseen saakka.
22.2 Jos tämä sopimus päätetään muusta kuin Xxxxxxxx toiminnasta johtuvasta syystä, on Tilaajalla oikeus irtisanoa tämä sopimus päättymään välittömästi ja lisäksi peruuttaa tekemänsä tilaukset niiltä osin kuin tuotteita tai palveluita ei ole vielä Tilaajan puolelta vastaanotettu.
23 SOPIMUKSEN SIIRTO
23.1 Toimittajalla ei ole oikeutta osaksikaan siirtää sopimusta tai sen mukaisia oi- keuksia tai velvoitteita kolmannelle osapuolelle ilman Tilaajan kirjallista hy- väksyntää.
23.2 Sopimuksen siirtoon liittyvistä käytännön toimenpiteistä sovitaan erikseen Toimittajan ja Xxxxxxxx kesken.
23.3 Tilaajalla on oikeus siirtää sopimus joko osittain tai kokonaisuudessaan kol- mannelle osapuolelle, jolle Tilaajan tehtävät joko kokonaan tai osittain ovat siirtyneet.
23.4 JYSE 2014 Palvelut kohtaa 22.1 ei sovelleta.
24 TUOTE JA PALVELUVALIKOIMAN PÄIVITYKSET
24.1 Toimittaja ja Tilaaja voivat sopimuskauden aikana esittää sopimuksen tuote- ja palveluvalikoimaan päivityksinä lisättäväksi hankinnan kohteeseen välittö- mästi liittyviä tuotteita ja lisäpalveluja, jotka johtuvat esimerkiksi teknologian taikka Toimittajan tuotteiden ja palveluiden kehityksestä ja tehdä muita päi- vityksiä tuote- ja palveluvalikoimaan.
24.2 Päivitykset eivät kuitenkaan voi johtaa olennaiseen sopimusmuutokseen. Päi- vitysten voimaantulo edellyttää Tilaajan hyväksymisen ja ne toteutetaan so- pimuksen kohdan 25 mukaisesti.
25 SOPIMUSMUUTOKSET
25.1 Muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti ja molempien sopija- puolten asianmukaisesti allekirjoitettava toimivaltaisten edustajien toimesta. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoituksil- laan hyväksyneet muutokset, ellei muutosasiakirjoissa ole toisin sovittu.
25.2 Sopimuksen kohdan 25.1 estämättä Tilaaja voi muuttaa yhteyshenkilöään il- moittamalla siitä Toimittajalle kirjallisesti (esim. sähköpostitse). Jos sopija- puolen kohdassa 1.1 mainittu osoite muuttuu, sopijapuoli ilmoittaa siitä kir- jallisesti (esim. sähköpostitse) toiselle sopijapuolelle.
26 YHTEISTYÖ SOPIMUSKAUDELLA
SOPIMUSKUMPPANUS
26.1 Tähän sopimukseen kuuluu, että osapuolet sitoutuvat palveluiden kehittämi- seen kumppanuusajattelun periaatteita noudattaen.
26.2 Toimittaja sitoutuu aktiiviseen vuoropuheluun Tilaajan kanssa ja sitoutuu ke- hittämään veloituksetta prosessejaan sopimuskauden aikana esimerkiksi ra- portointia koskien.
26.3 Toimittaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön Tilaajan kanssa palvelu- jen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Toimittajalta odotetaan aktii- vista otetta palvelujen ja toiminnan kehittämisessä yhteistyössä Tilaajan kanssa.
YHTEISTYÖPALAVERIT
26.4 Sopimusosapuolet sitoutuvat osallistumaan sopimuskauden aikana yhteistyö- palavereihin, joita pidetään tarpeen mukaan (vähintään 2 kertaa vuodessa) ellei toisin sovita. Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa näistä tapaamisista erikseen. On arvioitu, että etenkin alussa on tarve pitää tiheämmin seuranta- palavereita.
REKLAMAATIOT
26.5 Reklamointi on mahdollista vähintään sähköpostitse ja puhelimitse. Toimittaja ylläpitää tietoja Xxxxxxxx tekemistä sopimuksenaikaisista reklamaatioista ja niiden käsittelystä sekä raportoi niistä Tilaajalle. Reklamaatioihin on vastat- tava 7 vuorokauden kuluessa.
26.6 Kaikki reklamaatiot käydään kootusti Xxxxxxxx kanssa läpi viivytyksettä rekla- maation saatua.
SEURANTA JA RAPORTOINTI
26.7 Toimittaja on velvollinen antamaan pyydettäessä veloituksetta lisäselvityksiä toteutetusta palvelusta.
26.8 Tilaaja varaa itselleen mahdollisuuden tiedustella omilta asiakkailtaan palve- luiden toiminnasta ja toteutuksesta laatimallaan lomakkeella sopimuskauden aikana.
27 SOPIMUSSANKTIOT
27.1 Laiminlyönnistä tai teosta veloitetaan se sopimussanktio, joka on korkein. Sa- masta laiminlyönnistä tai teosta ei veloiteta monen erityyppistä sopimussak- koa.
27.2 Mikäli toteutetut palvelut ei toteudu sovitusti olennaisella tavalla, esimerkiksi
o Reklamaatioiden selvitykset kestävät enemmän kuin 7 päivää
o Asiakaspalvelu ei ole toistuvasti saatavilla tai merkittävä myöhäs- tyminen saatavuudessa
o Asiakaspalvelu on toistuvasti epäasiallista
Tilaaja on oikeutettu tilaushintojen kuukausiveloituksen hinnanalennukseen
10 %:lla per kuukausi edellä lueteltujen sopimusrikkeitten takia. Sopimus- sanktio ei siis kertaannu edellä lueteltujen sopimusrikkeitten määrän myötä. Sanktio lasketaan verottomasta hinnasta. Virheet voivat olla tyypiltään erilai- sia tai samanlaisia. Virheet todennetaan palautteiden, kirjallisten huomautus- ten, reklamaatioiden ja raporttien perusteella.
27.3 Toimittajalla on mahdollisuus antaa selvitys, miksi virhe on tapahtunut. Pal- velurikettä ei ole tapahtunut, jos Toimittaja voi todentaa Xxxxxxxx hyväksy- mällä tavalla, ettei virhe ole Toimittajasta johtuva.
Tietojen virheellisyys
27.4 Jos Toimittaja on tahallisesti tai törkeästä tuottamuksesta antanut Tilaajalle olennaisesti vääriä tietoja tai on laiminlyönyt olennaisesti tietojen jättämisen mm. palvelun tasosta tai palvelun laadusta tai muutoin sopimusehtojen täyt- tymisestä, Toimittaja on velvollinen maksamaan Tilaajalle sopimussakkona 10 000 euroa. Tilaajalla on oikeus periä sopimussakko ilman, että Toimittajalle on ensin annettu määräaika korjata menettelynsä.
28 PAKOTTEET
28.1 Euroopan unioni ja Yhdistyneet kansakunnat ovat asettaneet ja saattavat tulevaisuudessa asettaa pakotteita lainsäädännössään ja/tai toimielin- tensä päätöksillä. Toimittaja vakuuttaa, että edellä tarkoitettuja pakot- teita ei ole asetettu
(i)
Toimittajalle,
Toimittajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenille tai edus- tus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttäville henkilöille,
Toimittajan välittömille tai välillisille omistajille,
sellaisille alihankkijoille, jotka osallistuvat tämän sopimuksen mu- kaisten tuotteiden tai palvelujen toimittamiseen,
kyseisten alihankkijoiden hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäse- nille tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa kyseissä alihank- kijoissa käyttäville henkilöille eikä
kyseisten alihankkijoiden välittömille tai välillisille omistajille,
(ii) Toimittaja ilmoittaa välittömästi Tilaajalle, jos pakotteita ase- tetaan yhdellekään i) kohdassa tarkoitetulle taholle ja
(iii) tämän hankintasopimuksen mukainen toiminta tai Toimittajan ja sen alihankkijoiden tuottamien tuotteiden tai palvelujen käyttö ei riko edellä mainittuja pakotteita.
28.2 Toimittaja antaa pyynnöstä viipymättä Tilaajalle tiedot välittömistä tai vä- lillisistä omistajistaan, alihankkijoistaan ja muista edunsaajistaan.
28.3 Toimittaja vakuuttaa lisäksi, ettei sitä koske Rajoittavista toimenpiteistä Ukrainan tilannetta epävakauttavien Venäjän toimien johdosta annetussa asetuksessa (EU) 833/2014 tarkoitetut rajoitteet.
28.4 Lisäksi Toimittaja sitoutuu ilmoittamaan viipymättä Tilaajalle, jos hankin- taan liittyvät suoritukset voivat välillisesti tai välittömästi päätyä pakot- teiden kohteena olevalle taholle
28.5 Tilaaja voi irtisanoa tämän hankintasopimuksen päättymään välittömästi joko kokonaan tai niiden tuotteiden tai palvelujen osalta, joihin pakotteet liittyvät jos
i) Euroopan unioni tai Yhdistyneet kansakunnat asettavat Toimittajalle tai yllä kohdassa i) tarkoitetuille tahoille pakotteita tai
ii) hankintaan liittyvät suoritukset voivat välilli- sesti tai välittömästi päätyä taholle, jolle on asetettu tässä luvussa tar- koitettuja pakotteita tai
iii) Toimittajaa koskee Rajoittavista toimenpiteistä Ukrainan tilannetta epävakauttavien Venäjän toimien johdosta annetussa asetuksessa (EU) 833/2014 tarkoitetut rajoitteet
28.6 Jos tämän luvun mukaisia velvoitteita on rikottu, Toimittaja on velvollinen korvaamaan Tilaajalle kaikki sille tämän luvun mukaisten velvoitteiden rikkomisesta aiheutuneet vahingot, eikä vastuunrajoituksia sovelleta.
29 MUUT EHDOT
29.1 Toimittaja vahvistaa tämän sopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole sopi- mukseen liittyvän tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen tekohetkellä syyllis- tynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) kyseistä hankintaa kos- kevilla markkinoilla Tilaajan toiminta-alueella.
29.2 Mikäli Toimittaja todetaan lainvoimaisella päätöksellä syyllistyneen edellä mainittuun kilpailulain tarkoittamaan kilpailunrajoitukseen, Toimittaja on vel- vollinen suorittamaan Tilaajalle sopimussakkona 20 % toimitettujen ja mak- settujen palvelujen kokonaisarvosta korkoineen vaatimuspäivästä lukien sekä korvaamaan sopimussakon määrän ylittävät Tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi Toimittajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen.
29.3 Mikäli Toimittaja paljastaa kartellin ja vapautetaan kilpailulainsäädännön pe- rusteella kokonaan seuraamusmaksusta, Toimittaja vapautuu tämän ehdon mukaisen sopimussakon maksamisesta.
30 AVUSTAMISVELVOLLISUUS TOIMITTAJAN VAIHTUESSA
30.1 Sopimuksen päättyessä Toimittaja on velvollinen veloituksetta kaikin kohtuul- lisesti odottavissa olevin tavoin avustamaan Tilaajaa siirtymään uuden palve- lusopimuksen piiriin. Tavoitteena on tehdä hankinnan siirtäminen mahdolli- simman helpoksi ja joustavaksi.
30.2 Avustamisvelvollisuus alkaa jo ennen sopimuksen päättymistä, kun sopimus on irtisanottu tai purettu päättyväksi tai kun Xxxxxxx ilmoittaa käynnistävänsä hankinnan, joka koskee sopimuksen alaisia palveluja. Velvollisuus jatkuu kor- keintaan siihen asti, kun kolme (3) kuukautta on kulunut sopimuksen päätty- misestä.
30.3 Toimittajalla ei ole tässä luvussa tarkoitettua avustamisvelvollisuutta, jos so- pimus päättyy Tilaajan olennaisesta sopimusrikkomuksesta. Jos Toimittaja on purkanut sopimuksen siitä syystä, että Xxxxxxx on jättänyt maksamatta palve- lun käyttöön liittyviä maksuja, Toimittajalla on kuitenkin tässä luvussa tarkoi- tettu myötävaikutusvelvollisuus, mikäli Xxxxxxx suorittaa erääntyneet mak- sunsa Toimittajalle ja asettaa hyväksyttävän vakuuden tulevien maksujen suorittamisesta.
31 SOPIMUSASIAKIRJAT JA NIIDEN PÄTEMISJÄRJESTYS
31.1 Tämä sopimus muodostuu tästä sopimusasiakirjasta ja seuraavista liitteistä:
Liite 1 Hankinnan kohde Liite 2 Hinnat
Liite 3 Henkilötietojen käsittelyn ehdot Liite 3.1 Käsittelytoimien kuvaus
Liite 4 Tietoturvavaatimukset
Liite 5 Alihankkijat
Liite 6 Asiantuntijat
Liite 7 Yhteyshenkilöt
Liite 8 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut, 2022 päivitysversio)
31.2 Mikäli sopimusasiakirjan ja liitteiden välillä on ristiriitaa, ratkaisee sopimus- asiakirjan sanamuoto. Mikäli liitteiden välillä on ristiriitaa, noudatetaan päte- misjärjestyksenä niiden numerojärjestystä siten, että ristiriitatilanteessa so- velletaan sitä liitettä, jonka järjestysnumero on pienempi. JYSE 2014 Palvelut ehtojen lukua 25 ei sovelleta.
31.3 Selvyyden vuoksi todetaan, että tämän sopimuksen liitteenä olevia JYSE 2014 Palvelut ehtoja sovelletaan niiltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole kysei- sestä asiasta muuta taikka toisin sovittu.
32 SOVELLETTAVA LAKI JA ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN
32.1 Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, ei kuitenkaan sen kansainvä- listä lainvalintaa koskevia säännöksiä. JYSE 2014 Palvelut ehtojen kohtaa 24.3 ei sovelleta.
32.2 Sopimuksen tulkinnasta tai muista seikoista mahdollisesti johtuvat erimieli- syydet pyritään selvittämään sopijapuolten välisin neuvotteluin. Jos erimieli- syyksiä ei saada sopijapuolten välillä sovituiksi, ratkaistaan asia ensimmäi- senä asteena Lapin käräjäoikeudessa. JYSE 2014 Palvelut ehtojen kohtia 24.1 ja 24.2 ei sovelleta.
33 SOPIMUKSEN VOIMAANTULO JA SOPIMUSKAPPALEET
33.1 Tämä sopimus tulee voimaan kohdan 4.1 mukaisesti.