KONTTORIN STARAT OY:N SOPIMUSEHDOT 1.1.2019

KONTTORIN STARAT OY:N SOPIMUSEHDOT 1.1.2019

SOPIMUKSEN OSAPUOLET

Palvelun Tarjoajana toimii Konttorin Starat Oy (jäljempänä ”Palvelun Tarjoaja” ja ”Tietojen Käsittelijä”) ja Toimeksiantajana on Ilona Works Finland Oy:n xxx.xxxxx.xxxxx -palveluportaalin kautta palvelun tilannut asiakasyritys (jäljempänä ”Toimeksiantaja” ja ”Rekisterinpitäjä”).

YLEISTÄ

Konttorin Starat Oy (Y-tunnus: 2734522-8) on virtuaaliassistenttipalveluja tarjoava yritys, joka myy muun muassa Xxxxxxxxxxxxxxx.xx –sivuston kautta assistenttipalveluitaan yrityksille. Palvelun Tarjoajalla on oikeus tehdä samanaikaisesti toimeksiantoja myös muille yhteistyökumppaneille ja asiakkaille. Palvelun Tarjoaja voi työskennellä halutessaan omissa tiloissaan tai hyödyntää Toimeksiantajan tiloja, jos niin on sovittu.

1.1 Yleiset ehdot

Näitä sopimusehtoja sovelletaan Palvelun Tarjoajan ja sen Toimeksiantajien välisissä sopimuksissa. Palvelun Tarjoajan myymien kolmannen osapuolen tuotteiden ja palveluiden kohdalla sovelletaan lain lisäksi kyseisen palveluntarjoajan määrittelemiä sopimusehtoja.

1.2 Muutokset sopimusehtoihin

Toimeksiantoihin sovelletaan sopimushetkellä voimassa olevia sopimusehtoja, jotka ilmenevät asiakkaalle lähetetyssä toimeksiantosopimuksesta. Lakimuutoksista johtuvat pakottavat sopimusaseman muutokset astuvat voimaan heti sellaisenaan.

1.3 Ylivoimainen este

Palvelun Tarjoaja ei vastaa vahingosta, joka aiheutuu ylivoimaisesta esteestä. Ylivoimaisena esteenä pidetään sellaista ennalta arvaamatonta seikkaa tai olosuhteiden muutosta, joka on Palvelun Tarjoajan vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jota Palvelun Tarjoaja ei kohtuudella voi voittaa. Ylivoimaisen esteen (esimerkiksi vakava sairastapaus) sattuessa, jos tehtävien hoito estyy, ei Palvelun Tarjoaja vastaa vahingoista eikä ole korvausvelvollinen Toimeksiantajalle mahdollisista kuluista, jotka aiheutuvat ylivoimaisesta esteestä. Ylivoimaisen esteen keston ajalta ei koidu Toimeksiantajalle laskutusta siltä osin, kuin tehtäviä ei voida suorittaa. Palvelun Tarjoaja on velvollinen ilmoittamaan Toimeksiantajalle niin pian kuin se on mahdollista sitä kohdanneesta ylivoimaisesta esteestä ja pyrkiä minimoimaan sen vaikutukset.

TOIMEKSIANTAJA

2.1 Yleistä

Palvelun Tarjoaja myy palveluita yritys-, julkishallinto- ja yhteisöasiakkaille (jäljempänä Toimeksiantaja).

2.2 Toimeksiantajan tiedot

Toimeksiantaja on velvoitettu luovuttamaan tilausta tehdessään täydelliset yhteystietonsa, jotka sisältävät seuraavat tiedot: yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti sekä y-tunnus, postiosoite, puhelinnumero tai – numerot ja laskutusosoite.

Toimeksiantajan on viipymättä kirjallisesti ilmoitettava Palvelun Tarjoajalle nimensä ja/tai laskutusosoitteensa tai muiden sopimuksen täyttämisessä tarvittavien tietojen muutoksista.

2.3 Asiakastietojen käyttö

Toimeksiantajien tiedot on tallennettu Palvelun Tarjoajan asiakasrekisteriin, jossa olevia tietoja käytetään asiakassuhteen ylläpitämiseen ja hoitoon.

PALVELUSOPIMUS

3.1 Sopimuksen voimaantulo

Tämän sopimuksen hyväksymisen yhteydessä Toimeksiantaja tekee toistaiseksi voimassa olevan toimeksiantosopimuksen.

3.2 Toimeksiantajan velvollisuudet

Toimeksiantaja on vastuussa kaikista sopimuksen mukaisista maksuista ja hänen on maksettava ne laskun eräpäivään mennessä.

Mikäli Toimeksiantaja pyytää Palvelun Tarjoajaa tekemään hankintoja puolestaan, vastaa Toimeksiantaja kaikkien materiaalihankintojen, pääsylippujen, kopiointi- ja tulostuskulujen, postituskulujen ynnä muiden Toimeksiantajan pyytämien tuotteiden ja palveluiden ja niiden hankkimisen aiheuttamista kustannuksista.

Toimeksiantajan tulee myötävaikuttaa parhaan kykynsä mukaan palvelun toimittamiseen sovitussa aikataulussa. Palvelun maksut voidaan periä myös ajalta, kun palvelua ei ole voitu toimittaa tai sovittuja tehtäviä suorittaa Toimeksiantajasta johtuvasta syystä.

3.3 Palvelun Tarjoajan oikeudet ja vastuut

Palvelun Tarjoajalla on oikeus keskeyttää palvelun toimitus, mikäli Toimeksiantaja maksukehotuksesta huolimatta ei maksa sopimusmaksuja sopimuksen mukaisesti tai riidattomilta osin.

Palvelun Tarjoaja vastaa sopimuksessa mainittujen toimeksiantojen toteuttamisesta ja sillä on oikeus tuottaa sopimuksen mukainen palvelu parhaaksi katsomallaan tavalla.

Palvelun Tarjoaja ei vastaa Toimeksiantajalle aiheutuneista välillisistä vahingoista. Palvelun Tarjoajan vastuun enimmäismäärä kaikissa tapauksissa on saman suuruinen kuin Palveluntarjoajan Toimeksiantajalta tekemä laskutus

viimeksi kuluneelta kuudelta kuukaudelta.

3.4 Sopimuksen päättäminen

Toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen Toimeksiantaja tai Palvelun Tarjoaja voi irtisanoa noudattaen kahden (2) kuukauden irtisanomisaikaa. Toimeksiantaja saa tästä kirjallisen vahvistuksen Palvelun Tarjoajalta. Irtisanomisajan aikana laskutus tapahtuu sopimuksessa mainittujen tuntien mukaan, mutta Toimeksiantajan päättäessä vähentää palvelutunteja Palvelun Tarjoajalla on oikeus laskuttaa vähintään 80% edellisen kuuden (6) kuukauden kuukausittaisen tuntilaskutuksen keskiarvosta per laskutuskausi.

3.5 Sopimuksen purkaminen

Mikäli jompikumpi Osapuolista rikkoo olennaisesti tätä sopimusta, toisella Osapuolella on oikeus purkaa tämä sopimus päättymään välittömästi. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan muun muassa sovittujen töiden tekemättä jättäminen, vähäistä suuremmat laatuvirheet, merkittävä Toimeksiantajan maksuviivästys (kestänyt kirjallisesta huomautuksesta huolimatta yli 30 päivää alkuperäisen laskun erääntymisestä) tai muu sellainen seikka,

jota arvioitaessa ei sopimuksen jatkamista kohtuudella voida pitää mahdollisena.

Toimeksiantaja vastaa kuluista ja tuntiperusteisista palkkioista, jotka ovat kertyneet sopimuksen päättymiseen mennessä.

Toimeksiantajalla on velvollisuus suorittaa loppulasku eräpäivään mennessä.

3.6 Reklamaatiot ja riitojen ratkaisu

Osapuolen tulee välittömästi ilmoittaa kirjallisesti toimeksiantosopimuksessa määriteltyyn toimintaan liittyvistä reklamaatioista toiselle osapuolelle. Toisen Osapuolen tulee käsitellä ilmoitus viivytyksettä.

Toimeksiantosuhteeseen sovelletaan Suomen lakia. Jos tästä sopimuksesta syntyy riitoja tai erimielisyyksiä, pyritään erimielisyydet ratkaisemaan aina neuvotteluteitse sopimalla. Jos sovintoneuvotteluissa ei päästä vähintään kuukauden pituisen aktiivisen neuvotteluvelvollisuuden puitteissa ratkaisuun, ratkaistaan sopijapuolten väliset erimielisyydet lopullisesti välimiesmenettelyssä Keskuskauppakamarin nopeutettua välimiesmenettelyä koskevien sääntöjen mukaisesti. Välimiesmenettelyn paikka on Helsinki ja välimiesmenettelyn kieli on suomi. Mikäli osapuolet eivät pääse keskenään sopuun välimiesoikeuden perustamisesta ja välimiehen valinnasta, voivat osapuolet yhdessä tai kumpi tahansa osapuolista pyytää Keskuskauppakamaria asettamaan välimiehen.

Edellä olevan välityslausekkeen estämättä kummallakin osapuolella on oikeus pyytää Helsingin käräjäoikeudelta riita-asioiden sovittelusta ja sovinnon vahvistamisesta yleisissä tuomioistuimissa annetun lain (394/2011) mukaisen tuomioistuinsovittelun aloittamista ja Helsingin käräjäoikeus on toimivaltainen vahvistamaan sanotun lain tarkoittamin tavoin sovinnon täytäntöönpanokelpoiseksi. Kummankin osapuolen katsotaan tämän sopimuksen allekirjoituksin antaneen suostumuksen sovittelun aloittamiseen.

Mikäli riitaisuus koskee sopimukseen perustuvaa Toimeksiantajan maksuvelvollisuutta, on Palvelun Tarjoaja oikeutettu saattamaan velkomusasian edellä olevan välityslausekkeen estämättä Helsingin käräjäoikeuden ratkaistavaksi.

Jos tähän sopimukseen sisältyvän lausekkeen katsotaan olevan täytäntöönpanokelvoton, ei se vaikuta tämän sopimuksen tai sen muiden lausekkeiden voimassaoloon.

Muutokset tähän sopimukseen tulee tehdä kirjallisesti ja vahvistaa molempien osapuolten allekirjoituksella.

3.7 Lomasijaisuuksien hoitaminen ja tekijän vaihto Palvelun Tarjoajalla on oikeus vaihtaa palvelun konkreettisesti tarjoavaa työntekijää (edempänä ”Tekijä”) kesken sopimuskauden joko hetkellisesti tai kokonaan, kuitenkin niin ettei se merkittävästi huononna palvelun laatua. Uuden Tekijän perehdytyksestä vastaa Palvelun Tarjoaja. Tekijän vaihtoa voidaan hyödyntää esimerkiksi lomasijaisuuksien hoitamisessa. Toimeksiantajalle ilmoitetaan mahdollisesta Tekijän vaihdosta aina viipymättä.

3.8 Alihankinta

Palvelun Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita palvelun suorittamiseen liittyen ilman Toimeksiantajan etukäteistä hyväksyntää. Palvelun Tarjoaja huolehtii aina, että sen käyttämät alihankkijat ovat ammattimaisia ja luotettavia palveluntuottajia. Palvelun Tarjoaja on vastuussa alihankkijoidensa toimista ja suorituksista kuten omistaan.

MAKSUT JA LASKUTUS

4.1 Laskutus

Palvelun Tarjoaja laskuttaa tekemänsä työn kuukausittain jälkikäteen joko kaksi (2) kertaa kuukaudessa (kiinteät laskutuspäivät kuun ensimmäinen ja 16. päivä) tai seuraavan kalenterikuukauden alussa koko edellisen kuukauden osalta. Maksuehto on 14pv netto. Laskun maksamatta jättäminen oikeuttaa Palvelun Tarjoajan keskeyttämään toimeksiannon kohteena olevat työt.

Palvelun Tarjoaja on velvollinen pitämään kirjaa tekemistään työtunneista laskutuksen perusteeksi. Pienin laskutettava yksikkö on ¼ tuntia. Laskutus perustuu aina tehtyihin tunteihin, eikä siten ole kiinteämääräinen. Sopimuksessa mainittu kokonaistuntimäärä viittaa arvioituun tuntimäärään. Mikäli Toimeksiantajalla ei ole antaa tehtäviä koko kuukauden aikana, on Palvelun Tarjoajalla oikeus laskuttaa 25% sopimuksessa mainituista tunneista resurssikorvauksena.

Sovittujen tuntien määrä voi Toimeksiantajan päätöksellä vähentyä tai lisääntyä, mikäli Toimeksiantajan antamat tehtävät vähentyvät tai lisääntyvät. Näissä tapauksissa asiasta sovitaan aina erikseen ja yhdessä osapuolten kesken mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Palvelun Tarjoaja sitoutuu myös ilmoittamaan ajoissa ennen kuukauden päättymistä, mikäli laskutettava tuntimäärä näyttää poikkeavan sovitusta enemmän kuin +/-4h / kk. Tuntihinta ylimenevältä osuudelta noudattaa sopimuksenmukaista hinnoittelua.

Toimeksiantaja korvaa Palvelun Tarjoajalle matkakorvaukset, silloin kun Palvelun tarjoaja tekee työtä Osapuolten yhteisestä sopimuksesta jossain muualla kuin omassa toimipisteessään.

Matkakorvaus pääkaupunkiseudulla (Helsinki, Espoo, Kauniainen, Vantaa) on 30 min /suunta ja muualla kuin pääkaupunkiseudulla toteutuneen mukaan. Veloituksessa noudatetaan sopimuksenmukaista hinnoittelua. Mahdollisista matkoista pääkaupunkiseudun ulkopuolelle laskutetaan lisäksi kilometrikorvaukset verottajan kulloinkin ilmoittamien enimmäismäärien mukaan + alv.

Sovitun tuntihinnan lisäksi Toimeksiantajalta veloitetaan tehtävän hoidosta aiheutuvat ja siihen liittyvät kulut.

Kopioinnista veloitetaan 25snt/sivu. Toimeksiantajan nimenomaisesta toiveesta iltaan tai viikonloppuun ajoittuvasta työstä tai erittäin kiireellisenä hoidettavasta työstä veloitetaan tuntihinta kaksinkertaisena.

4.2 Maksupalautukset sopimuksen päättyessä Toimeksiantajan purkaessa tai irtisanoessa sopimuksen, saamatta jääneestä ennakkoon maksetusta palvelusta suoritettua maksua ei palauteta ilman eritystä syytä.

4.3 Laskun maksaminen

Lasku on maksettava viimeistään laskun eräpäivänä, ellei toisin ole etukäteen nimenomaisesti kutakin yksittäistapausta koskien sovittu. Palvelun Tarjoajalla on oikeus periä viivästyneistä maksuista korkolain 4 §:n 1 momentin mukaista viivästyskorkoa eräpäivästä lukien ja laskun maksukehotuksesta saatavien perinnästä annetun lain mukainen 40 euron vakiokorvaus perintäkuluista.

4.4 Perehdytys

Toimeksiantajan sovelluksiin, työkaluihin sekä toimintatapojen ja annettujen työtehtävien tutustumiseen varattu aika. Laskutus toteutuneen mukaan, mutta maksimissaan 6 tuntia. Tuntihinta sopimuksen tuntihinnan mukainen.

IMMATERIAALIOIKEUDET

Immateriaalioikeuksilla tarkoitetaan Osapuolten tekijänoikeuksia, tavaramerkkejä, patentteja, toiminimiä ja liikesalaisuuksia. Tämä sopimus ei anna Osapuolille minkäänlaista käyttö- tai jälleenmyyntioikeutta toistensa immateriaalioikeuksiin.

Toimeksiannon aikana ja siihen liittyen tehtyjen sekä luotujen teosten ja muiden tekijänoikeuslaissa tarkoitettujen suojan kohteiden kaikki taloudelliset oikeudet, mukaan lukien muunteluoikeus ja luovutusoikeus toiselle, siirtyvät yksinoikeudella ilman eri toimenpiteitä Toimeksiantajalle ja säilyvät tällä toimeksiannon päätyttyä ilman eri korvausta.

SALASSAPITO

Osapuolet sitoutuvat pitämään kaikki toiselta Osapuolelta saamansa Palvelun Tarjoajaa, asiakasta tai Toimeksiantajaa koskevan luottamuksellisen tiedon salassa ja olemaan ilmaisematta tai luovuttamatta sitä kolmannelle osapuolelle. Salassapitovelvollisuus on ajallisesti rajoittamaton.

REKRYTOINTIKIELTO

Toimeksiantaja sitoutuu olemaan palkkaamatta ketään Palvelun Tarjoajan työntekijää tai alihankkijaa tai Palvelun tarjoajan välityksellä palvelukseensa tullutta henkilöä omaan

palvelukseensa työntekijänä tai konsulttina tai muuten suoraan tai välillisesti sinä aikana, kun tämä sopimus on voimassa eikä vuoden kuluessa sopimuksen päättymisestä. Mikäli Toimeksiantaja rikkoo tätä kieltoa, tulee hänen maksaa sopimussakkona Palvelun Tarjoajalle 50.000€.

SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN KOLMANNELLE OSAPUOLELLE

Osapuolilla on oikeus siirtää tämän sopimuksen mukaiset oikeudet ja velvoitteet kolmannelle osapuolelle ainoastaan molempien Osapuolten kirjallisella etukäteisellä suostumuksella. Palvelun Tarjoajalla on kuitenkin oikeus siirtää Toimeksiantajan maksettavaksi osoitetut saatavat kolmannelle ilman erillistä suostumusta.

REFERENSSIOIKEUS

Palvelun Tarjoajalla on oikeus mainita Toimeksiantaja asiakasreferenssinä sekä käyttää toimeksiannon julkisia tuotoksia (eli sellaisia elementtejä, jotka kuka tahansa voi nähdä internetin kautta) referensseinään esim. omalla sivustollaan, sosiaalisessa mediassa, asiakaskäynneillä tai muissa tilaisuuksissa.

SELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMISTA (GDPR) - REKISTERINPITÄJÄN OHJEISTUS HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄLLE

Alihankkijan yhteystiedot

Alihankkijaa ei käytetä

Tietosuojavastaavan yhteystiedot Rekisterin nimi	Tietosuojavastaavaa ei ole valittu / on valittu: - Rekisterinpitäjän asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus	Rekisterinpitäjän Virtuaaliassari -palvelusopimuksessa kuvatut tehtävät alihankintana Palvelun Tarjoaja:lle
Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät	Tietoja ei luovuteta eteenpäin eikä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille tietojen käsittelijän toimesta
Tekniset ja organisatoriset turvatoimet	Tietojen käsittelijä on kouluttanut henkilöstönsä tietosuoja-asetuksen sisällöstä. Henkilöstö on tehnyt salassapitosopimuksen
Tietoryhmien suunnitellut poistamisajat	Rekisterinpitäjä on velvollinen määrittelemään ja ilmoittamaan poistamisajat
Rekisteröidyn oikeudet	Rekisterinpitäjä on tehnyt erillisen kuvauksen tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidylle tiedotettavista asioista
Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen ilmoituksissa kerrotaan tietoturvaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty	Rekisterinpitäjälle Ilmoitus tehdään rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä tietoturvaloukkauksen ilmitulosta. Rekisteröidylle Ilmoitus tehdään rekisteröidylle, jos tietoturvaloukkauksesta aiheutuu todennäköisesti korkea riski tämän oikeuksille ja vapauksille. Valvontaviranomaisille Ilmoitus tehdään tietoturvaviranomaiselle 72 h kuluessa ilmitulosta, mikäli tietoturvaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

TAUSTA JA DOKUMENTIN TARKOITUS

Ohjeistuksella varmistetaan, että Tietosuoja-asetuksen velvoite henkilötietojen käsittelyn suojaustoimista toteutetaan huomioiden tietojen riskiperusteisuus. Artiklan 1 mukaisesti ”Tällä asetuksella suojellaan luonnollisten henkilöiden perusoikeuksia ja -vapauksia ja erityisesti heidän oikeuttaan henkilötietojen suojaan.”

Rekisterinpitäjän on ohjeistettava henkilötietojen käsittelijää siitä, kuinka henkilötietoja on käsiteltävä. Tietosuoja-asetus (29 artikla) määrää, että ”Henkilötietojen käsittelijä tai kukaan rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän alaisuudessa toimiva henkilö, jolla on pääsy henkilötietoihin, ei saa käsitellä niitä muuten kuin rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti, ellei unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä niin vaadita.”

KÄYTÄNNÖN TOIMENPITEET OHJEISTETAAN REKISTERINPITÄJÄLTÄ TIETOJEN KÄSITTELIJÄLLE:

KIRJALLINEN TOIMEKSIANTOSOPIMUS

Rekisterinpitäjä on tehnyt kirjallisen sopimuksen (artikla 28) ulkoistaessaan henkilötietojensa käsittelyn. Sopimuksen mukaisesti käsittelijä huolehtii siinä sovituista tehtävistä.

Tarkempi kuvaus tehtävistä on määritelty sopimuksen palveluerittelyllä. Sopimus määrittelee vastuunjaon osapuolten välillä. Sopimusta päivitetään tarvittaessa.

SALASSAPITOSOPIMUS

Rekisterinpitäjä on varmistanut, että henkilötietojen käsittelijän henkilöstö on sitoutunut noudattamaan salassapitovelvollisuutta (artikla 28). Käytännössä käsittelijä on tehnyt salassapitosopimuksen jokaisen kanssa, joka käsittelee näitä tietoja työssään. Muulla käsittelijän henkilöstöllä ei saa olla pääsyä henkilötietoihin.

ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÄMINEN

Rekisterinpitäjä antaa ennakkoluvan, että henkilötietojen käsittelijä voi käyttää alihankkijoita toiminnassaan (artikla 28). Asetuksen edellyttämällä tavalla käsittelijän on ilmoitettava suunnitelluista muutoksista rekisterinpitäjälle.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS - MENETELMÄKUVAUKSET

Rekisterinpitäjä on tehnyt henkilötietojen käsittelijän kanssa kuvauksen henkilötietojen toimittamisesta, käsittelystä, säilyttämisestä, säilytysajoista sekä tietojen luovuttamisesta, palauttamisesta ja poistamisesta. Kuvauksessa on huomioitu tietojen käsittelyn riskit ja suojaustoimenpiteet sekä lain mukainen velvoite aineiston säilyttämisestä (mm. Kirjanpitolain mukainen säilytysaika).

Kuvauksen ajantasaisuus käydään yhdessä käsittelijän kanssa läpi määräajoin, vähintään kerran vuodessa, ja aina kun prosesseissa tai käytettävissä järjestelmissä tapahtuu muutoksia.

Menetelmäkuvauksessa on huomioitu asetuksen vaatimus (artikla 24) ”Ottaen huomioon käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset sekä luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat, todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan vaihtelevat riskit rekisterinpitäjän on toteutettava tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla voidaan varmistaa ja osoittaa, että käsittelyssä noudatetaan tätä asetusta. Näitä toimenpiteitä on tarkistettava ja päivitettävä tarvittaessa.”

Rekisterinpitäjä noudattaa huolellisuutta henkilöiden tietojen säilyttämisestä ja vastaa siitä, että tietoihin pääsy on rajattu käsittelijöille, joiden tehtävien hoitaminen sitä edellyttää.

Rekisterinpitäjä on toimeksiantosopimusta tehtäessä varmistanut, että myös tietojen käsittelijän henkilöstön keskuudessa toimitaan asetuksen mukaisesti ja sillä on asiantuntemus, luotettavuus ja resurssit asetuksen noudattamiseksi. Ns. arkaluonteiset (artikla 9: muun muassa terveystiedot ja ay-jäsenyys) mukaiset tiedot on suojattava erityisellä huolellisuudella ja säilytettävä erillään muusta aineistosta.

Rekisterinpitäjä ohjeistaa tietojen käsittelijää käyttämään henkilötietojen välittämisessä suojattua sähköpostia tai vaihtoehtoisesti SaaS-järjestelmää, jossa tiedot toimitetaan salasanalla varmistetun palvelun kautta molemmin puolin, tai muuta suojattua tapaa, josta sovitaan erikseen.

Rekisterinpitäjä on varmistanut kirjallisesti järjestelmätoimittajilta, että heidän järjestelmissään noudatetaan tietosuojavelvoitteita teknisissä ratkaisuissa ja,

että järjestelmätoimittajien henkilökunta on koulutettu tietosuoja-asetuksen sisällöstä. Rekisterinpitäjä on varmistanut henkilötietojen käsittelijältä, että tämä on toiminut samoin omien järjestelmätoimittajiensa kanssa. Siltä osin kuin järjestelmistä siirretään tietoja toisiin järjestelmiin, on liittymien tietoturvan varmistettava toimivan asianmukaisesti.

SELOSTEET KÄSITTELYTOIMISTA

Rekisterinpitäjä on kuvannut henkilötietojen käsittelytoimet selosteessaan. Tietojen käsittelijä on tehnyt oman selosteen asiakkaan henkilötietojen käsittelystä. (artikla 30).

TIEDOTTAMINEN JA TIEDONANTO REKISTERÖIDYLLE

Rekisterinpitäjä on huolehtinut tiedottamisesta henkilöille, joiden henkilötietoja rekisterissä käsitellään. Tiedote on saatavilla yrityksen verkkosivuilla. Mikäli kyseessä on henkilöstöhallinnon rekisteri, on tiedote nähtävillä normaaleissa tiedotuskanavissa, joita ovat mm. sisäinen intranet, yrityksen ilmoitustaulu, jakelu sähköpostilla sekä uusien työntekijöiden perehdyttämisaineistossa.

Rekisterinpitäjä on sopimuksessa käsittelijän kanssa ulkoistanut rekisterin käsittelijälle rekisteröidyn omien tietojen toimittamisen tämän pyynnöstä. Tietopyynnöt käsittelijälle toimittaa sopimuksella ilmoitettu rekisterinpitäjän yhteyshenkilö. Tästä on ilmoitettu rekisteröidyille tehdyssä tiedotteessa.

KÄSITTELIJÄN VELVOLLISUUS OPASTAA REKISTERINPITÄJÄÄ

Rekisterinpitäjä ohjeistaa tietojen käsittelijää, että tämän velvollisuus on asetuksen mukaan (artikla 28) opastaa rekisterinpitäjää tietosuoja-asetuksen määräysten noudattamisessa.

Mikäli käsittelijä huomaa rekisterinpitäjän henkilöstön toimivan asetuksen vastaisesti, on käsittelijän ilmoitettava siitä rekisterinpitäjälle. Mikäli rekisterinpitäjä tarvitsee tietosuoja- asetuksen sisältöön ja noudattamiseen liittyen opastusta, se pyytää käsittelijältä ohjeistusta.

TIETOTURVALOUKKAUKSISTA ILMOITTAMINEN

Rekisterinpitäjä edellyttää tietojen käsittelijää tekemään ilmoitukset tietoturvaloukkausten ilmi tullessa asetuksen mukaisesti (artikla 33 ja 34).

OHJEISTUKSEN AJANTASAISUUS

Ohjeistuksen ajantasaisuutta tarkastellaan vähintään kerran vuodessa. Mikäli prosesseihin tai järjestelmiin tulee muutoksia, niiden tietoturvallisuus ja suojaustoimet varmistetaan ennen käyttöönottoa.