Ylivieskan kaupungin etätyöohje

Ylivieskan kaupungin etätyöohje

1. Etätyön määrittely

Etätyöllä tarkoitetaan sellaista työtä, jota tehdään tietotekniikan avulla esimerkiksi työn- tekijän kotoa käsin. Etätyöksi soveltuu sellainen työ, joka ei ole työpaikkaan sidottua ja jossa tarve henkilökohtaiseen kanssakäymiseen tai työn välittömään valvontaan on vä- häinen. Etätyö sopii itsenäisiin asiantuntija- ja suunnittelutehtäviin, raporttien ja muisti- oiden laatimiseen, laajojen tekstien kirjoittamiseen ja muuhun keskittymistä vaativien itsenäisesti hoidettavien töiden suorittamiseen. Etätyön tavoite on lisätä työn tuotta- vuutta, työjärjestelyjen joustavuutta sekä parantaa työhyvinvointia.

Etätyön piiriin kuuluvat koko kaupungin henkilöstö, joiden työtehtäviä voidaan työnan- tajan mielestä tehdä etätyönä. Henkilön jatkuvaa työpanosta ja läsnäoloa edellyttävät työtehtävät estävät etätyön tekemisen. Etätyön tekeminen on aina esimiehen harkin- nassa ja luvan varassa. Etätyönteosta ei saa aiheutua sijaistarvetta eikä ylimääräistä kuormitusta muulle työyhteisölle. Sen tulee perustua vapaaehtoisuuteen, luottamuk- seen ja avoimuuteen. Etätyön valvonnassa painopiste on työntuloksissa.

2. Etätyön määrä

Ylivieskan kaupungin organisaatiossa etätyötä voidaan tehdä satunnaisesti yksittäisinä työpäi- vinä tai säännöllisesti siten, että etätyötä on enintään yksi (1) työpäivä/ viikko. Joissakin projek- titehtävissä etätyötä voi olla 2 työpäivää/viikko. Ensisijaisesti etätyöpäivät ovat kokonaisia etä- työpäiviä.

Toistaiseksi voimassa olevaa etätyötä (eli työntekijän työajasta yli puolet 50 % tehdään etätyönä) voidaan käyttää vain erikoistapauksissa hallintojohtajan luvalla. Tällaisia eri- koistapauksia ovat lähinnä ne tilanteet, jolloin työntekijän työkyky on heikentynyt työ- paikalla.

3. Etätyösopimus

Etätyön tekemisestä tehdään työntekijän ja työnantajan välinen kirjallinen etätyösopimus.

Sopimuksessa määritellään mm. seuraavat asiat:

• Etätyöpäivät ja työtehtävät

• Aika, jolloin työntekijän on etätyöpäivinä oltava tavoitettavissa (puhelin, sähkö- posti tai tekstiviestit). Lähtökohtaisesti on oltava tavoitettavissa klo 9-15 välisenä aikana.

• Työtulosten seuranta ja raportointi lähiesimiehelle. Mikäli sovitaan käytettäväksi etätyöpäiväkirjaa, on siitä oltava maininta etätyösopimuksessa.

• Työvälineiden käyttö

• Etätyösopimuksen voimassaoloaika (ei toistaiseksi voimassa oleva, vaan määrä- aikainen)

Etätyösopimuksen allekirjoittaa työntekijä ja hänen esimiehensä. Esimiehen tulee kes- kustella ennen etätyösopimusta toimialajohtajan kanssa. Allekirjoitettu sopimus toimi- tetaan hallintojohtajalle.

Etätyösopimuksen tekemisen jälkeen tarkat etätyöpäivät sekä suunnitellut työtehtävät sovitaan esimiehen kanssa etukäteen ennen jokaista etätyöpäivää. Etätyöntekijän tulee merkitä etätyöpäivät sähköiseen kalenteriinsa, jotta tieto on myös työyhteisöllä.

Etätyötä ei voi tehdä niinä päivinä, joina työyhteisössä on esim. kokouksia, joihin henki- lön tulee osallistua.

4. Etätyössä sovellettavat säännökset ja palvelussuhteen ehdot

Työaikamuoto ja muut palvelussuhteen ehdot säilyvät samana etätyötä tehtäessä. Xxx- xxxxx työajan tai työaikapankin piirissä olevien työaikasaldo ei muutu etätyöpäivinä. Lähtökohtana on, että etätyössä tehtävät määritellään siten, ettei ylityötä etätyöpäivänä synny. Etätyöpäivältä ei makseta tai korvata vapaa-aikana lisä-, yli-, lauantai- ja sunnun- taityökorvauksia.

Vuosilomat, sairauspoissaolot, perhevapaat ja muut virka- ja työvapaat ja niiden myön- täminen toimii etätyössä virka- ja työehtosopimusmääräysten sekä noudatettavien me- nettelytapojen mukaisesti. Esim. sairastumisesta tai tilapäisestä hoitovapaasta etätyö- päivänä ilmoitetaan esimiehelle normaalisti.

Etätyöpäivänä työtehtäviä hoidettaessa sattunut tapaturma on lakisääteisen tapaturma- vakuutuksen piirissä. Koska työn ja vapaa-ajan rajaa voi etätyössä joskus olla vaikea erot- taa, suositellaan, että työntekijä kustantaa itselleen vapaaehtoisen vapaa-ajan tapatur- mavakuutuksen. Etätyöntekijällä on selvitysvelvollisuus niistä olosuhteista, joissa tapa- turma sattui. Jos tapaturma sattuu esim. etätyöpäivään vain löyhästi liittyvissä kotiaska- reissa (esim. lounaan valmistus, postin nouto), kysymyksessä ei välttämättä ole työtapa- turma. Viime kädessä ratkaisun tekee vakuutusyhtiö.

Virka-/työmatkat eivät ole etätyöpäiviä. Tavanomaisia kodin tai muun etätyöpisteen ja varsinaisen työpaikan välisiä matkoja ei korvata. Mikäli ennalta sovittu etätyöpäivä jou- dutaan työnantajan tarpeista johtuen muuttamaan varsinaisella työpaikalla tehtäväksi työpäiväksi osittain tai kokonaan, ei etätyöpisteen ja varsinaisen työpaikan välisiä mat- kakuluja korvata vaan ne kuuluvat työntekijän omakustanteisiin työmatkoihin. Mikäli etätyöpäivä joudutaan äkillisesti keskeyttämään ja siirtymään varsinaiselle työpaikalle kesken työpäivän esimiehen määräyksestä, voidaan matka työpaikalle tehdä työaikaan lukeutuvana aikana.

Etätyöhön ei ole subjektiivista oikeutta, vaan esimies voi tarvittaessa päättää etätyöso- pimuksen. Myös työntekijällä on oikeus lopettaa etätyön tekeminen.

Työvälineet, tietoturvallisuus ja salassapito

Etätyöstä sovittaessa selvitetään mitä työvälineitä ja muita työtarvikkeita etätyö edellyt- tää. Kaupunki ei maksa työntekijälle erikseen mitään etätyöhön liittyviä välineitä tai ku- luja (esim. internet-yhteyttä, ergonomiakalusteita tms.)

Työntekijän on sitouduttava noudattamaan etätyötä tehtäessä työnantajan tietoturva- ohjeita ja samaa salassapitovelvollisuutta, jota häneltä työssä ollessa normaalistikin edellytetään. Luottamuksellista materiaalia ei saa säilyttää kotona, ellei sille ole lukitta- vaa, luotettavaa sijoituspaikkaa. Perusperiaatteena on, ettei kotona tulosteta materiaa- lia ja kotiin viety materiaali tuodaan takaisin työpaikalle. Tämä koskee myös hävitettävää materiaalia.

Työntekijän on huolehdittava siitä, etteivät kaupungin ulkopuoliset tahot pääse käyttä- mään työnantajan tietokonetta tai lukemaan etätyöpisteeseen mukaan otettuja muita materiaaleja.

5. Etätyöjärjestelyn päättämismenettely

Etätyöstä sovittaessa sovitaan myös etätyöjärjestelyn päättämismenettelystä. Kumpikin osapuoli voi irtisanoa etätyösopimuksen yhden (1) kuukauden ilmoitusajalla. Työnantaja voi lopettaa etätyösopimuksen ilmoitusaikaa noudattamatta, jos edellytykset etätyön te- kemiselle lakkaavat.