Sopimus EXAM-tenttivierailuista korkeakouluissa
Sopimus EXAM-tenttivierailuista korkeakouluissa
Allekirjoittaneet korkeakoulut sopivat EXAM-tenttitilojen yhteiskäytöstä seuraavaa.
EXAM-järjestelmään on kehitetty tenttivierailuominaisuudet, joita hyödyntäen opiskelijoiden on mahdollista suorittaa opintoihinsa kuuluvia tenttejä myös muiden kuin oman korkeakoulunsa tenttitiloissa. Edellytyksenä on se, että korkeakoulu on ottanut käyttöönsä EXAM-version, jossa tenttivierailuominaisuudet ovat mukana, ja avannut tenttitilojen ja -koneiden varausmahdollisuuden myös muiden korkeakoulujen opiskelijoille. Korkeakoulu ilmoittaa CSC:lle, kun sillä on valmius tenttivierailuverkostoon liittymiseen, ja CSC liittää korkeakoulun tämän jälkeen yhteiskäyttöpalveluun.
Korkeakoulut ylläpitävät suosituksia ja ohjeita tenttikoneita ja niiden varustusta ja ohjelmistoja koskien, tavoitteenaan mahdollistaa tenttivierailun mahdollisimman laaja hyödynnettävyys.
1 Ilmoittautuminen
Korkeakoulut, joissa tenttivierailuominaisuudet on otettu käyttöön, mahdollistavat kaikille yhteistyökorkeakoulujen opiskelijoille tenttikoneen varaamisen tenttitiloistaan. Lähtökohta on, että tilan ja tenttikoneen ollessa yhteiskäytössä, tulee se olla kenen tahansa opiskelijan varattavissa, ja varauksen myötä opiskelija saa käyttöoikeuden tenttitilaan. Kohdekorkeakoulu vastaa siitä, että ilmoittautuneella opiskelijalla on kulunvalvonnallisesti mahdollisuus päästä tenttitilaan tenttivierailulle määriteltyinä aikoina.
Kun kotikorkeakoulu on liittynyt yhteiskäyttöpalveluun, opiskelijan on teknisesti mahdollista varata tenttivierailu mihin tahansa oman korkeakoulunsa EXAM-tenttiin, jota hänen opiskeluoikeutensa koskee. Opiskelijan vastuulla on kuitenkin selvittää ennen varauksen tekemistä soveltuvatko vieraskorkeakoulun tenttitilan ohjelmistoresurssit tentin suorittamiseen. Tentin laatijan vastuulla on kirjata tentin tietoihin mahdolliset tentin suorittamiseen liittyvät ohjelmistovaatimukset tai -rajoitteet.
Ilmoittautumisen yhteydessä opiskelijaa informoidaan tenttitilaisuuden valvontakäytännöistä. Ilmoittautuminen edellyttää opiskelijalta valvontakäytäntöjen hyväksymistä.
Tenttitilojen varauskäytännöt päätetään korkeakoulukohtaisesti.
Tenttitilaisuudessa on varmistettava, että vierasopiskelija pääsee tenttikoneelle esimerkiksi yleistunnuksella tai automaattikirjautumisella.
2 Henkilötietojen käsittely
Ilmoittautumisen yhteydessä opiskelijasta tallennetaan kohdekorkeakoulun tenttikoneen ja tenttitilan varaamista käsitteleviin järjestelmiin kirjautumisessa välitettävät tiedot. Opiskelijaa informoidaan henkilötietojen käsittelystä ennen tietojen siirtämistä.
Näiden lisäksi opiskelijan tenttitilaisuuteen liittyen tallennetaan tenttitilaisuuden ajankohta sekä tenttisuorituksen aika.
Tällä sopimuksella korkeakoulu valtuuttaa tenttivalvonnan järjestävän korkeakoulun käsittelemään opiskelijoiden henkilötietoja valvonnan toteuttamiseksi. Käsiteltävät tiedot on kuvattu tämän
sopimuksen liitteessä. Kohdekorkeakoulujen tietosuojailmoituksissa tulee huomioida tenttivierailujen yhteydessä tapahtuva henkilötietojen käsittely.
3 Tenttivalvonnan periaatteet
Korkeakoulut järjestävät tenttitilaisuuden valvonnan vastaavalla tavalla kuin omien opiskelijoidensa valvonnan. Valvonta voi sisältää esimerkiksi reaaliaikaista valvontaa, pistokokein suoritettavia henkilöllisyyden tarkistuksia sekä tallenteiden jälkikäteistä tarkastelua.
Tenttitilaisuudet tallennetaan videotaltioinnilla, suositeltavaa on käyttää äänellistä tallennusta. Käyttöoikeus valvontamateriaaliin on ainoastaan kohdekorkeakoulun määrittelemillä henkilöillä työtehtäviensä perusteella. Lisäksi kotikorkeakoulun määräämille henkilöille voidaan pyynnöstä järjestää vilppiepäilyn selvittämiseksi mahdollisuus saada käyttöönsä kyseisen tentin tallenteen vilppiepäilyä koskeva osuus.
Tenttitilaisuuden tallenteita säilytetään korkeakouluissa kaikkien opiskelijoiden osalta samojen sääntöjen mukaisesti. Vilppiepäilyissä tallenteet säilytetään kohdekorkeakoulussa kuitenkin vähintään niin pitkään, kunnes tarvittavat tallenteet on toimitettu kotikorkeakoulun käyttöön. Kotikorkeakoulussa tallenteet säilytetään niin pitkään, kunnes vilppiepäilyn hallinnollinen käsittely on kokonaisuudessaan päättynyt. Tallenteita ja niiden käyttöä valvotaan tietoturvallisella tavalla.
4 Vilppitapausten käsittelyn periaatteet
Mikäli tenttitilaisuuden valvonnan yhteydessä epäillään vilppiä, kohdekorkeakoulun nimeämä tenttitilaisuuden valvoja kirjaa vilppiepäilyn ja informoi siitä kirjallisesti opiskelijan kotikorkeakoulun yhdyshenkilöä. Kotikorkeakoulun yhdyshenkilö vie vilppiepäilyn kotikorkeakoulun hallinnolliseen käsittelyyn, jonka yhteydessä opiskelijaa informoidaan epäilystä.
Mikäli vilppiepäily syntyy tenttisuoritusta arvioitaessa, arvioija ottaa yhteyttä kotikorkeakoulun yhdyshenkilöön. Kotikorkeakoulun yhdyshenkilö ottaa edelleen yhteyttä kohdekorkeakoulun yhdyshenkilöön, jonka jälkeen valvoja tarkastaa valvontamateriaalin epäilyn osalta, mikäli vilppiepäily on esitetty tallenteiden säilytysajan puitteissa.
Kotikorkeakoulu vastaa vilppiepäilyn hallinnollisesta käsittelystä. Vilppitapauksissa kotikorkeakoululle toimitetaan hallinnollista käsittelyä varten tarpeellinen dokumentoitu näyttö vilpistä.
5 Kustannusten hyvittäminen korkeakoulujen kesken
Yhteiskäyttöisten tenttitilojen käyttäminen on opiskelijoille maksutonta 31.7.2021 saakka. Yhteiskäyttöisten tenttitilojen käytöstä ei peritä maksuja korkeakoulujen välillä 31.7.2021 saakka.
Allekirjoittaneet korkeakoulut arvioivat ennen aikajakson päättymistä, siirrytäänkö yhteiskäyttöisten tenttitilojen käytössä opiskelijoilta perittäviin maksuihin ja / tai kustannusten hyvittämiseen korkeakoulujen välillä.
6 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen
Tämä sopimus tulee voimaan dd.mm.yyyy.
Kullakin sopijapuolella on oikeus irtisanoutua sopimuksesta kirjallisesti viimeistään heinäkuun 31. päivänä, jolloin irtisanoutuminen tulee voimaan seuraavan lukuvuoden päättyessä heinäkuun 31. päivänä. Sopimuksesta irtisanoutuneen korkeakoulun opiskelijoilla ei ole irtisanoutumisen
voimaantulopäivästä lähtien mahdollisuutta suorittaa tenttejä muissa korkeakouluissa, sillä irtisanoutunut korkeakoulu poistetaan yhteiskäyttöpalvelusta.
7 Allekirjoitukset
Helsingissä dd.mm.yyyy sopimuksen allekirjoittajat