Hallinnon palvelusopimus vuodelle 2015

Hallinnon palvelusopimus vuodelle 2015

1. Sopimuksen tarkoitus

Sopimus laaditaan hallinnon talous- ja henkilöstötiimien, asianhallinta ja lautakuntaprosessin, viestin- tä ja markkinointitiimin sekä kehittämisen ja toimialan kunkin palvelualueen kesken. Sopimuksessa kuvataan hallinnon sisäisten palvelujen sisältö ja työnjako.

Palvelusopimus hyväksytään kulttuurilautakunnassa sen alaisten palvelualueiden operatiivisten so- pimusten yhteydessä ja viedään tiedoksi liikunta- ja nuorisolautakunnille.

2. Sopimuksen lähtökohdat

Sopimuksen lähtökohtana ovat Turun kaupungille hyväksytty strategia ja strategiset kehittämisohjel- mat sekä Vapaa-aikatoimialan lautakuntien ja kaupunginhallituksen väliset Strategiset sopimukset sekä lautakuntien ja toimialajohtajan välille solmitut Operatiiviset sopimukset.

2.1. Vapaa-aikatoimiala

• perustehtävä: Tarjoamme turkulaisten arkeen ja juhlaan iloa, elämyksiä, liikettä, tietoa ja taitoa.

• tahtotila 2020: Hyvän elämän Turku.

• toimintaa ohjaavat arvot:

- toimintamme edistää kestävää kehitystä,

- olemme rohkeita ja luovia,

- arvostamme toisiamme ja kumppaneitamme,

- toimimme yhdessä asukkaiden ja asiakkaiden kanssa.

3. Johto

Toimialaa johtaa toimialajohtaja, jonka tehtävänä on huolehtia toimialan toiminnan tuloksellisuudesta ja sovittaa toimialan toiminta ja palvelut yhteen kaupunginhallituksen, muiden kaupungin toimialojen ja viranomaisten kanssa (Hallintosääntö 24 §)

4. Hallinto

Toimialan hallinto huolehtii koko vapaa-aikatoimialan talous- ja henkilöstöhallinnosta, asiahallinnasta, viestinnästä, lakipalveluista, arkistoinnista, tietojärjestelmistä sekä muista kaikkia palvelualueita ja lautakuntia koskevista tehtävistä. Toimialan hallintoa johtaa hallinto- ja henkilöstöpäällikkö (Johto- sääntö 3 §).

5. Hallinnon sisäisten palvelujen tavoitteet, kuvaukset, työt ja työnjako

Sisäiset palvelut varmistavat hyvän hallinnon toteutumisen ja toimintaedellytykset. Palveluilla varmis- tetaan ja tuetaan toimialan palvelutuotannon sujuvuutta, laatua ja jatkuvaa kehittämistä asukkaiden hyvinvoinnin ja aktiivisuuden edistämiseksi. Hallinnon palvelujen tavoitteena on

- tukea toiminnan suunnittelua ja seurantaa

- vastata henkilöstö-, talous-, asianhallinta- ja päätöksentekoprosesseista

- ohjata viestintää ja markkinointia

- koordinoida kehittämistä

Tavoitteena on myös sopimuksen osapuolten sitoutuminen, toiminnan läpinäkyvyys ja palvelujen ta- sapuolisuus.

Talouspäällikkö, hallinto- ja henkilöstöpäällikkö, markkinointipäällikkö ja kehittämispäällikkö ovat Tu- run kaupungin toimintamalliuudistuksen mukaisesti jäseniä kaupunkitasoisten matriisien ohjausryh- missä. Talous-, henkilöstö-, asianhallinta-, kehittämisen- ja viestintä-markkinoinnin matriisien ohjaus- ryhmien vetovastuussa on konsernihallinnon edustaja ja jäseninä kaikkien toimialojen edustajat. Va- paa-aikatoimialan edustajien tehtävä on välittää kaupunkitasoisen matriisin päätökset ja toimeksian- not toimialalle ja päinvastoin – toimialan palaute kaupunkitasoisiin ryhmiin. Matriisien ohjausryhmien jäseniä ohjaa yhtäältä toimialajohtaja ja toisaalta kaupunkitasoisen matriisin vetäjä.

5.1 Talous Tehtävät

Talouden keskitettyihin palveluihin toimialalla kuuluvat Taitoan ja toimialan tehtäväjaossa vahviste- tuista kokonaisuuksista toimialan osuus seuraavista kokonaisuuksista

- Sap-perustietojen ylläpito

- Muistiotositteiden laatiminen

- Tasetilien täsmäytys

- Käyttöomaisuuskirjanpito

- Reskontran ulkopuolisten maksujen/laskujen ja tiliotteiden käsittely

- Laskutus ja myyntireskontra palvelut

- Ostolaskujen tiliöinti, reititys ja haut laskuarkistosta

- Varastotilien täsmäytykset

- Jaksotukset ja vyörytykset

- Tilinpäätökseen liittyvät tehtävät

Lisäksi taloustiimin ohjeistaa ja neuvoo palvelualueita talouden suunnittelussa ja seurannassa sekä tuottaa tietoa suunnittelun ja seurannan tueksi sekä kehittää taloudellisuutta ja tuottavuutta yhdessä palvelualueiden kanssa.

Henkilöstö

Taloustiimissä työskentelee kahdeksan henkilöä: talouspäällikkö (esimies), taloussihteerit (2), toimis- tonhoitaja (1) sekä kanslistit (4).

Vuoden 2015 keskeiset kehittämistoimenpiteet, tehtävät ja vastuut

Kehittämiskohde	Tiimin vastuu	Palvelualueen vastuu
Hankintaprosessin kehittämi- nen	Kehittämisen organisointi ja hankintaprosessin tuki ja neu- vonta sekä toimiminen järjes- telmän vastuukäyttäjänä	Yhteisen hankintamenettelyn käyttöönotto
Talousprosessien yhtenäistä- minen palvelualueiden välillä	Kuvata ja ohjeistaa prosessit	Uusien toimintatapojen ideointi yhdessä matriisin kanssa ja käyttöönotto
Maksutapahtumien digita- lisoinnin edistäminen	Kehittämisen organisointi	Uusien toimintatapojen ideointi yhdessä matriisin kanssa ja käyttöönotto

5.2 Henkilöstö Tehtävät

Pysyviä tehtäviä ovat toimialan keskitetyn henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitoon liitty- vät tehtävät.

- Työsopimusten laatiminen, tarkistaminen ja tallentaminen järjestelmään; viedä työtodistukset ja päättymisilmoitukset sekä tutkinnot Personec FK:hon; poissaolojen oikeellisuuden tarkistaminen ja tallentaminen.

- Palkanlaskennan tehtävät: työaikalisien käsittely, aineiston aikataulutettu toimittaminen Kunnan Taitoaan, vuosiloma-asiat, palvelussuhdeasiakirjojen arkistointi, muut palkkiot, ulkomaanmaksut: palkat/palkkiot, työllistettyjen palvelussuhdeasiat

- Toimialan sisäinen asiakaspalvelu sekä ohjeistukset henkilöstölle

- Matkalasku- ja koulutusasiat

- Henkilöstöön liittyvien selvitysten, raporttien ja tilastojen tekeminen esimiehille

- Palkkojen maksuvalmiuslaskelma laatiminen

- Siviilipalvelusmiesasiat

- Korjaukset kulunvalvontajärjestelmään

Henkilöstö

Henkilöstötiimissä toimii kuusi henkilöä: hallinto- ja henkilöstöpäällikkö (esimies, sama henkilö sekä henkilöstö- että asianhallintatiimissä), kehittämissuunnittelija (1), henkilöstöasiainhoitajat (3) sekä kanslisti (1). Lisäksi kaksi henkilöä (toimistonhoitaja, kanslisti) hoitavat 50 %:ia tehtävistä henkilöstö- asioita.

Vuoden 2015 keskeiset kehittämistoimenpiteet, tehtävät ja vastuut

Kehittämiskohde	Tiimin tehtävät ja vastuu	Palvelualueen tehtävät ja vas- tuu
Prosessien yksinkertaistami- nen ja IT:n parempi hyödyntä- minen	Palvelussuhdeasioiden pro- sessin yhdenmukaistaminen	Uusien toimintatapojen ideointi yhdessä matriisin kanssa ja käyttöönotto
Sap Hr:n käyttöönotto	Ohjaus ja neuvonta	Käyttöönotto

5.3 Asianhallinta ja lautakuntaprosessi Tehtävät

Pysyviä tehtäviä ovat toimialan asianhallinnan hoitoon liittyvät tehtävät.

- Toimialan kirjaamotoiminnan hoitaminen

- Päätöksenteon tuki

o lautakuntien esityslistojen ja pöytäkirjojen tekninen työstäminen ja päätösten jakelu

o päätöspöytäkirjojen tekninen laatiminen ja jakelu järjestelmässä

o päätöksen taustamateriaalin työstäminen

- Arkistointi

- Sopimushallinta

- Hallinnon päivittäistoimintojen organisointiin liittyvät toimistotehtävät

Henkilöstö

Asianhallinnassa ja lautakuntaprosessissa toimii seitsemän henkilöä: hallinto- ja henkilöstöpäällikkö (esimies, sama henkilö sekä henkilöstö- että asianhallintatiimissä), toimistosihteerit (4) ja kanslistit (2). Lisäksi kaksi henkilöä (toimistonhoitaja, kanslisti) hoitavat 50 %:ia tehtävistä hallintoasioita.

Vuoden 2015 keskeiset kehittämistoimenpiteet, tehtävät ja vastuut

Kehittämiskohde	Tiimin tehtävät ja vastuu	Palvelualueen tehtävät ja vas- tuu
Prosessien yksinkertaistami- nen	Lautakuntaprosessien yhden- mukaistaminen	Palvelualueen osuuden sisäl- lön tuottaminen aikataulujen mukaisesti, asian valmistelut ohjeiden ja sääntöjen mukai- sesti
IT:n parempi hyödyntäminen	Dotkun käyttöönoton opasta- minen	Käyttöönotto

5.4 Viestintä ja markkinointi

Tavoitteet

Tukee toimialan johtoa ja henkilöstöä asetettujen sekä kaupunkitasoisten että toimialatasoisten ta- voitteiden saavuttamisessa toteuttaen tarvittavaa viestintää ja markkinointia. Viestintä- ja markkinoin- titiimin edustaja otetaan mukaan asioiden valmisteluun alusta alkaen. Toimialan markkinointia ja viestintää tehdään tiiviissä yhteistyössä sekä konsernihallinnon että muiden toimialojen kanssa.

Tehtävät

Viestintä- ja markkinointitiimin tehtävänä on yhdessä palvelualueiden kanssa saada mahdollisimman paljon asukkaita toimialan palvelujen pariin.

a) Viestintä

Toimialan sisäinen viestintä sisältää johdon ja työyhteisöviestinnän tuen. Ulkoinen viestintä sisältää tiedottamista ja kuntalaisten informointia, muutos- ja kriisiviestintä ja lautakuntien ja johtavien viran- haltijoiden päätöksistä viestimistä. Tiimi laatii tarvittavat viestintäohjelman/-suunnitelmat ja toiminta- kertomukset. Sekä sisäinen että ulkoinen viestintä painottuu verkkoviestintään.

b) Markkinointi

Tiimi toteuttaa toimialan markkinointiviestinnän suunnittelua ja toteutusta sekä laatii pitkän aikavälin markkinointisuunnitelman yhdessä palvelualueiden kanssa. Tuotteiden ja palveluluiden markkinointi sisältää verkkoviestintää, sosiaalisen median hyödyntämistä ja materiaalien työstämistä. Lisäksi teh- täviin kuuluu asiakkuuksien hoito sekä yritys- ja sidosryhmäyhteistyö.

Henkilöstö

Viestintä- ja markkinointitiimissä toimii yhteensä yksitoista henkilöä: markkinointipäällikkö (esimies) viestintäpäällikkö (1), viestintäsuunnittelijat (3), markkinoija-tiedottaja (1), viestintäsihteeri (2), tiedot-

taja (1), verkkosuunnittelija (1) ja kanslisti (1).

Vuoden 2015 keskeiset kehittämistoimenpiteet, tehtävät ja vastuut

Kehittämiskohde	Tiimin tehtävät ja vastuu	Palvelualueen tehtävät ja vas- tuu
Drive Turku -ohjelman, erityi- sesti verkkouudistuksen, toteu- tus toimialalla	DT osa-alueiden koordinointi ja verkkouudistuksen toteutus ja kehittäminen palvelualueiden kanssa.	Sisällön tuottaminen uusille verkkosivuille
Viestintä- ja markkinointitiimin uuden toimintamallin vakiinnut- taminen	Tehtäväsisältöjen ja painotus- ten / vastuualueiden tarkenta- minen huomioiden palvelualu- eiden tarpeet ja toimialan ke- hittämiskohteet	Sisällön tuottaminen viestin- tään ja markkinointiin
Painotuotteiden määrän rajoit- taminen ja yhteisten materiaa- lien käytön lisääminen	Materiaalien tarpeellisuuden varmistaminen, yhteisten ma- teriaalien kehittäminen	Sisällön tuottaminen

5.5 Kehittäminen

Tehtävät

Pysyviä tehtäviä ovat konsernihallinnon kehittämisen matriisin, sopimusohjaustyön, osallisuuden edistämisen, sisäisen valvonnan, turvallisuussuunnittelun ja riskienhallinnan ohjeistuksen mukaisesti koordinoida, soveltaa ja toteuttaa toimialalla:

- kehittämisen koordinointi kaupunkitasoisen kehittämismallin mukaisesti

- toimialan kehittämissalkkujen valmistelu ja koordinaatio

- sopimusohjauksen koordinointi

- sisäinen valvonta ja riskienhallinta

- osallisuustoiminnan tukeminen

- turvallisuussuunnittelu

Lisäksi kehittämistiimi yhdessä muiden hallinnon tiimien kanssa koordinoi ja tukee toimialan sekä palvelualueiden yhtenäistymistä ja toimintamalliuudistuksen muutostyön jatkumista

- aktivointityö ja sen rakenteet: edistäminen ja ohjaus

- laite-, kuljetuskalusto- ja kunnossapitotoiminnan kehittäminen

- tilavarausten kehittäminen

- yhteistyö ja kumppanuus järjestöjen ja kolmannen sektorin kanssa

- toiminnan seuranta/mittaaminen sekä vuosikellot

Henkilöstö

Kehittämistiimissä toimii kaksi henkilöä: kehittämispäällikkö ja osastopäällikkö

Vuoden 2015 keskeiset kehittämistoimenpiteet, tehtävät ja vastuut

Kehittämiskohde	Tiimin vastuu/tehtävät	Xxxxxxxxxxxxx vastuu/tehtävät
Kehittämismallin käyttöönotto	Kehittämismallin ohjeistuksen laadinta ja käyttöönoton tuki	Hankkeistus (erityisesti ulkoi- sen rahoituksen) kehittämis- mallin mukaisesti
Kehittämissalkunhallinnan käyttöönotto	Toimialan salkunhallinta: salk- kupäälliköt, -valmistelijat ja raportointi	Palvelualuekohtaisten salkku- jen määrittely
Sopimusohjauksen ja vuosikel- lon kehittäminen ja koordinaa- tio	Sopimusprosessin ja vuosikel- lojen koordinaatio, ohjeistus, yhdenmukaisuuden varmista- minen	Sisällön tuottaminen ja muok- kaaminen mm. tavoitteet, toi- menpiteet, mittarit ja tavoiteta- sot
Riskien tunnistaminen, analy- sointi, priorisointi, hallinnan toimenpiteiden määrittely ja valvonta sekä tuloksellisuuden arviointi	Riskienhallinnan muodon ja sisällön päivittäminen, valmis- telun ohjeistus ja tekstiosuuk- sien luonnostelu.	Riskienhallinta osana hallin- non, taloudenhoidon ja muun toiminnan johto- ja esimiesteh- täviä
Turvallisuussuunnittelun mm. valmiussuunnitelmien (varau- tumisen) päivittäminen	Toimialan suunnitelmat yhte- näiseen muotoon: ohjeistus ja kokoaminen sekä varautumi- sen hallinnointi	Palvelualueen osuuden sisäl- lön tuottaminen
Toimialan yhtenäisyys: -Aktivointirakenteen vakiinnut- taminen -Kunnossapidon yhteistyön kehittäminen -Tilavarausten kehittäminen -Järjestöyhteistyö	Kehittämistyöryhmien vetämi- nen, kehittämisen koordinointi. Suunnitelmien toteutuksen varmistaminen ja toimintatapo- jen vakinaistamiseen	Aktiivinen osallistuminen työ- ryhmätyöskentelyyn

5.6 Kulttuurilautakunnan avustukset

Tehtävät

Turun kulttuurilautakunnan avustukset ja apurahat ovat haussa vuosittain lokakuussa. Avustusmää- räraha jaetaan kokonaisuudessaan hakuajan aikana saapuneiden anomusten perusteella. Kulttuuri- lautakunnan avustusten ja apurahojen jakorakenteen ja -perusteiden (13.11.2013 § 179) mukaan pääpaino on ammattitaiteilijoiden tukemisessa. Kulttuurilautakunta myöntää avustuksia seuraavissa neljässä kategoriassa: 1) Taide- ja kulttuurilaitosten toiminta-avustukset (vain kulttuurilautakunnan sopimuskumppaneille), 2) Kulttuuri- ja taideyhteisöjen toiminta-avustukset, 3) Kulttuurin harrastus- toiminta-avustukset ja 4) Projektiavustukset.

Henkilöstö

Kulttuurilautakunnan avustusprosessia sekä vapaan kentän yhteistyötä hoitaa kulttuurisihteeri (1).

5.7 Kulttuuripalvelutiimi ja Eviva-toimintaohjelma

Tehtävät

Hallinnon kustannuspaikalla toimii kulttuuripalvelutiimi sekä Eviva-toimintaohjelma. Tiimin ja Evivan toiminta määritellään erikseen hyväksyttävässä vuosisuunnitelmassa.

Henkilöstö

Kulttuuripalvelut tiimissä toimii viisi henkilöä: lastenkulttuurin suunnittelija (1), kulttuuriohjaaja (1), kulttuurisihteeri (2) ja toiminnanjohtaja (1). Eviva- toimintaohjelmassa toimii neljä henkilöä: projekti- koordinaattori (2), hankekoordinaattori (1) ja vapaa-ajan ohjaaja (1).

6. Määrärahojen jakautuminen palvelukokonaisuuksiin vuonna 2015

Palvelukokonaisuus	Menot	Xxxxx	Xxxxx
Vapaa-aikatoimialan hallinto	4 030 346		-4 030 346
Kulttuuriavustukset	4 990 440		-4 990 440
Kaupunkikulttuuri	720 813		-720 813
Yhteensä	9 741 599	0	-9 741 599

7. Henkilöstötavoitteet

	Tot. 2013	Enn. 2014	Tavoite 2015
Henkilötyövuodet	41,5	50 (*)	45

(*) Vuonna 2014 hallintoon siirtyi 9 henkilöä toimialan muilta palvelualueilta