Sisällys

Mynämäen kunnan hankintaohjeet

Kh 11.6.2018 § 135

Kh 10.9.2018 § 193 lisäys

Sisällys

1. YLEISET OHJEET 4

1.1 Hankintaohjeiden soveltaminen 4

1.2 Yleiset hankintaperiaatteet 4

1.3 Esteellisyys 5

1.4 Päätös ja hankintasopimus 5

1.5 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito 5

1.6 Yhteishankinta ja kuntien välinen yhteistyö 5

1.7 Saatavuus ja varastointi 6

2. HANKINTAMENETTELYT 6

2.1 Hankinnan arvon laskeminen 6

2.2 Hankintamenettely kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa eli ns. pienhankinnoissa 6

2.2.1 Hankintamenettely 6

2.2.2 Kilpailullinen neuvottelumenettely 7

2.2.3 Puitejärjestelyt 8

2.2.4 Suorahankinta 8

2.3 Hankintamenettely kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa 8

2.4 Hankintamenettely EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa eli EU-hankinnoissa 9 3. TARJOUSTEN PYYTÄMINEN 9

3.1 Yleistä 9

3.2 Sähköinen tietojenvaihto hankintamenettelyssä 10

3.3 Laatuvaatimukset 10

3.4 Tarjouspyynnön sisältö 10

3.5 Tarjouksen tekemiselle varattava määräaika 11

3.6 Ehdokkaiden ja tarjoajien valinta 11

    Pakolliset poissulkemisperusteet 11

    Harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet 11

    Tarjoajan kelpoisuutta osoittavat asiakirjat 11

3.7 Tarjousasiakirjojen säilyttäminen 11

3.8 Tarjousten avaaminen 11

3.9 Tarjousten hylkääminen 12

3.10 Tarjousten arviointi ja toimittajan valinta 12

3.11 Hankintapäätös ja sen sisältö 13

3.12 Muutoksenhaku hankintapäätökseen 13

3.13 Hankintasopimuksen tekeminen 14

3.14 Ennakot 14

3.15 Vakuudet 14

3.16 Hankinnan vastaanotto ja hyväksyminen 15

4. PÄÄTÖSVALTA HANKINTA-ASIOISSA 15

4.1 Kunnanhallitus 15

4.2 Lautakunta 15

4.3 Osastopäällikkö 15

4.4 Tulosalueen päällikkö 15

4.5 Tulosyksikön päällikkö 15

1. YLEISET OHJEET

1.1 Hankintaohjeiden soveltaminen

Sen lisäksi, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (Hankintalaki 1397/2016 = HL) ja vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalveluiden alalla toimivien yksiköi- den hankinnoista annetussa laissa (Erityisalojen hankintalaki 1398/2016), kunta- laissa ja hallintolaissa säädetään sekä hallintosäännössä määrätään, kunnan ja kuntakonserniin kuuluvien hankintayksiköiden hankinnoissa noudatetaan näitä oh- jeita. Hankintaohjeet ovat toissijaiset voimassaolevaan lainsäädäntöön nähden.

Sähköistä huutokauppaa tai dynaamista hankintajärjestelmää koskevat säännökset on hankintalaissa.

Hankinnalla tarkoitetaan kunnan organisaation ulkopuolelta tapahtuvaa tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä ura- kalla teettämistä. Xxxxxxxxxxx ei kuitenkaan tarkoiteta esimerkiksi kiinteän omaisuu- den hankintaa ja vuokrausta.

Kunnan ja kuntakonsernin sisäisissä hankinnoissa ei ole kilpailuttamisvelvollisuutta. Kunnan sidosyksiköiltä tehtävien hankintojen osalta hankintalain soveltuminen arvi- oidaan hankintalain 15 §:n ja oikeuskäytännön perusteella.

Tässä ohjeessa hankintayksiköllä tarkoitetaan hankintapäätöksen tekijää.

1.2 Yleiset hankintaperiaatteet

Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet. Tarjouksista tulee hy- väksyä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin sen mu- kaan kuin tarjouspyynnössä on esitetty.

Hankinnoissa on hankinnan suuruudesta riippumatta noudatettava avoimuuden, tasa-puolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjoajaehdokkaita, tarjouksen- tekijöitä ja tarjouksia on käsiteltävä näiden periaatteiden mukaisesti hankintaproses- sin eri vaiheissa.

Hankintayksikön on pyrittävä järjestämään hankintatoimensa siten, että hankinnat voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Lisäksi hankinnat on pyrittävä järjestämään siten, että pienet ja keskisuuret yritykset ja muut yhteisöt pääsevät tasapuolisesti muiden tarjoajien kanssa osallistumaan tar- jouskilpailuun (HL 2 §).

Hankinnan pilkkominen on kielletty eli hankintaa ei saa jakaa eriin, osittaa tai laskea poikkeuksellisin menetelmin hankintalain kiertämiseksi (HL 31 §). Hankintayksikkö voi kuitenkin tehdä hankintasopimuksen erillisinä osina ja määritellä kyseisten osien koon ja kohteen. Jos hankintayksikkö ei jaa hankintasopimusta osiin, sen on esitet- tävä jakamatta jättämisen syyt hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä tai han- kintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa (HL 75 §).

1.3 Esteellisyys

Hankinta-asian valmisteluun ja päätöksentekoon osallistuva henkilö ei saa olla es- teellinen. Vastaavasti hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn tai tavaran tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erik- seen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa.

1.4 Päätös ja hankintasopimus

Hankintayksikön tulee päätöksen jälkeen antaa päätös valitusosoituksineen tiedoksi kilpailuun osallistuneille tarjoajille. Asianosaisille toimitettuun päätökseen on liitet- tävä kaikki päätöksentekoon liittyvät tiedot, jotta heillä on mahdollisuus arvioida päätöstä ja käyttää lakisääteisiä muutoksenhakukeinoja. Lopullisesti kaikki han- kinta-asiakirjat tulevat julkisiksi liikesalaisuuksia lukuun ottamatta, kun hankintasopi- mus on tehty.

Päätös ei ole sopimus vaan sopimus tehtävä erikseen (HL 128 §). Ennen sopimuk- sen tekemistä on huomioitava odotusaika (HL 129 ja 130 §) ja suorahankinnasta il- moittaminen (HL 131 §).

1.5 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito

Hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen noudatetaan Julkisuuslakia (621/1999), (HL 138 §).

Tarjouspyyntö on julkinen, kun se on allekirjoitettu tai muuten varmennettu.

Se, keneltä tarjouksia on pyydetty tai ketkä ovat jättäneet osallistumishakemuksen, on julkinen asia sen jälkeen, kun asia on päätetty tai kirjattu viranomaisessa.

Hankintayksikölle saapuneet hankinta-, urakka- ja muut tarjouskilpailun perusteella ratkaistavaa oikeustoiminta koskevat asiakirjat eivät ole vielä avaamisen jälkeen jul- kisia. Hankintapäätös on julkinen, kun pöytäkirja tai viranhaltijapäätös on allekirjoi- tettu ja pöytäkirja tarkastettu. Hankintasopimus on julkinen, kun sopimus on allekir- joitettu huomioiden julkisuuslain salassapitosäännökset (mm. liikesalaisuudet).

1.6 Yhteishankinta ja kuntien välinen yhteistyö

Kunta kuuluu Turun hankintarenkaaseen ja sen kautta hankitaan tapauskohtaisesti päätettävät hyödykkeet. Intrassa on voimassaoleva hankintakalenteri.

Kunnanhallitus on 26.3.2012 § 88 oikeuttanut viranhaltijat hankintavaltuuksiensa mukaisesti tuoteryhmittäin käyttämään KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamia pal- velun- ja tavarantoimittajia.

Kuntien, kuntayhtymien sekä julkisten hankintaorganisaatioiden kanssa on hankin- noissa ja niiden toteuttamisessa pyrittävä tarkoituksenmukaiseen yhteistyöhön.

Kunnan konserniohjeessa on todettu yhteistyöstä hankintoja tehtäessä.

1.7 Saatavuus ja varastointi

Jos tavaraa on jatkuvasti kohtuuhintaan saatavissa, oma varasto on rajoitettava niin pieneksi kuin se toiminnan kannalta on järkevää. Xxxxxxxxxxx ja varastoinnista poikkeusoloja varten on säädetty erikseen.

2. HANKINTAMENETTELYT

2.1 Hankinnan arvon laskeminen

Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta mah- dollista kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon myös optiovuodet. Mikäli hankinta toteutetaan useana osahankintana, pääsääntöisesti ilmoitusvelvollisuus ja kilpailutusmenettely riippuvat siitä, mikä on hankinnan kokonaisarvo. Tarkemmin ennakoidun arvon laskemisesta säädetään HL 27 §:ssä.

2.2 Hankintamenettely kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa eli ns. pienhankinnoissa

Kansalliset kynnysarvot ovat (alv 0 %), HL 25 §

- tavara- ja palveluhankinnat	60.000 €
- rakennusurakat	150.000 €
- sosiaali- ja terveyspalvelut	400.000 €	(liite E 1-4)
- muut erityiset hankinnat	300.000 €	(liite E 5-15)
- käyttöoikeussopimukset	500.000 €

Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat ovat pienhankintoja, joihin ei sovelleta hankintalain säännöksiä muutoin kuin hankintaoikaisua koskevan muutoksenhaku- säännöksen osalta (HL 135 §).

2.2.1 Hankintamenettely Tavara- ja palveluhankinnat

Pienhankinnat alle 5.000 €: varmistetaan hankinnan edullisuus ilman varsinaista kil- pailutusta. Viranhaltijapäätöstä ei tehdä.

Pienhankinnat 5.000 - 10.000 €: kilpailutettava aina kun mahdollista ja pääsääntöi- sesti avointa menettelyä käyttäen. Hankintamenettelyt on kuvattu alla. Hankinnasta tehdään aina viranhaltijapäätös sekä hankintasopimus.

Pienhankinnat 10.000 - 60.000 €: kilpailutettava aina pääsääntöisesti avointa me- nettelyä käyttäen. Hankintamenettelyt on kuvattu alla. Hankinnasta tehdään aina vi- ranhaltijapäätös tai kunnanhallituksen/lautakunnan päätös hankintarajojen mukai- sesti sekä hankintasopimus.

Avoin menettely

Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön par- haaksi katsomalla tavalla kuitenkin vähintään kunnan verkkosivuilla. Kaikki haluk- kaat voivat tehdä tarjouksen. Hankintapäätös tehdään saatujen tarjousten perus- teella. Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi mää- riteltäviä tuotteita tai palveluita ja kun kyseessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perusteella.

Rajoitettu menettely

Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi. Mahdollisimman tasapuolisen kilpailuti- lanteen luomiseksi tarjouspyyntö lähetetään riittävän monelle yritykselle. Tarjous- pyyntö on lähetettävä vähintään kolmelle toimittajalle, ellei erityisistä syistä muuta johdu. Myös sellaisilla toimittajilla, joilta ei ole pyydetty tarjousta, on oikeus saada tarjouspyyntöasiakirjat, mikäli pyyntö esitetään ennen tarjousajan päättymistä. Mää- räaikaa, johon mennessä tarjoukset on jätettävä, ei tämän vuoksi tarvitse muuttaa. Hankintapäätös tehdään saatujen tarjousten perusteella.

Neuvottelumenettely

Neuvottelumenettelyssä hankintapäätös tehdään ennakolta valituilta ehdokkailta saatujen tarjousten ja hankinnan ehdoista käytyjen neuvottelujen perusteella.

Siirtyminen neuvottelumenettelyyn

Mikäli avoimella tai rajoitetulla menettelyllä ei saada yhtään hyväksyttävää tarjousta tai jos tarjoukset ylittävät olennaisesti talousarviossa varatut määrärahat, voidaan siirtyä neuvottelumenettelyyn. Tällöin tarjouspyynnön mukaisia sopimusehtoja ei saa olennaisesti neuvottelussa muuttaa. Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse jul- kaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut kelpoisuusehdot ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.

Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona

Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona on hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon halukkaat toi- mittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee hankintasopi- muksen valitsemiensa toimittajien kanssa.

Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa ei noudateta HL:a, mutta sitä voi käyttää apuna hankintamenettelyn käytössä.

2.2.2 Kilpailullinen neuvottelumenettely

Hankintayksikkö voi käyttää kilpailullista neuvottelumenettelyä erityisen monimutkai- sessa hankinnassa. Menettely on kuvattu HL 36 - 37:ssä. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa ei noudateta HL:a, mutta sitä voi käyttää apuna hankinta- menettelyn käytössä.

2.2.3 Puitejärjestelyt

Puitejärjestelyllä tarkoitetaan hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot (mm. hinnat ja suunnitellut hankintamäärät). Puitejärjestely sopii hankintoihin, joissa tuotteet ja hinnat kehittyvät nopeasti eikä hankintayksikön kannata sitoutua kiinteisiin hintoihin ja tilausmääriin.

Menettely on kuvattu HL 42 - 43:ssä. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankin- noissa ei noudateta HL:a, mutta sitä voi käyttää apuna hankintamenettelyn käy- tössä.

2.2.4 Suorahankinta

Suora hankinta on sallittu vain hankintalain 67, 27 ja 28 §:stä ilmenevin erityisin pe- rustein, joita on tulkittava suppeasti

Suorahankinta on sallittu myös, jos hankinnan laatu ja hintataso on yleisesti tie- dossa, hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kun kyseessä on ennalta arvaamaton, poikkeuksellisen kiireinen hankinta.

2.3 Hankintamenettely kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa

Menettelyt kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on hankintalain 11. lu- vussa. Lisäksi kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa noudatetaan han- kintalain 1, 2, 3, 4, 14, 15, 16 ja 17 lukuja.

Kansalliset kynnysarvot ovat (alv 0 %):

- tavara- ja palveluhankinnat	60.000 €
- rakennusurakat	150.000 €
- sosiaali- ja terveyspalvelut	400.000 €	(liite E 1-4)
- muut erityiset hankinnat	300.000 €	(liite E 5-15)
- käyttöoikeussopimukset	500.000 €

Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat on kilpailutettava avoimesti ja hankin- noista on julkaistava HL:n mukainen hankintailmoitus. Menettelyssä noudatetaan aikaisemmassa hankintalaissa säädettyä hankintamenettelyä (kuvattu yllä kansalli- set kynnysarvot alittavien hankintojen kohdalla).

Hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen (HL 3 §).

Hankintamenettely on kuvattava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä (HL 100 §).

2.4 Hankintamenettely EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa eli EU- hankinnoissa

EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on noudatettava HL:n II osassa kuvattuja menettelyjä.

EU-kynnysarvot ovat 1.1.2018 alkaen (alv 0 %), HL 26 §

- tavara- ja palveluhankinnat	211.000 €
- erityisalojen tavara- ja palveluhankinnat	422.000 €
- rakennus- ja käyttöoikeusurakat	5.278.000 €

Euroopan komissio päättää kynnysarvot kahden vuoden välein. Hankintayksikön on tarkistettava voimassaolevat kynnysarvot ennen hankintamenettelyn valintaa.

3. TARJOUSTEN PYYTÄMINEN

3.1 Yleistä

Tarjouspyyntö on kilpailutuksen keskeisin asiakirja. Ennen tarjouspyynnön lähettä- mistä hankintayksikön on määriteltävä hankinnan sisältö oikein ja varmistettava, että kaikki hankinnan keskeiset osatekijät (hankintamenettely, sopimusehdot ja va- lintaperuste) on mietitty valmiiksi. Kilpailutuksen aikana hankinnan sisältöä ei voida muuttaa (pl. neuvottelumenettely).

Tarjouspyyntö tehdään kirjallisesti. Suullista tarjouspyyntöä voidaan käyttää ainoas- taan pienhankinnoissa, joiden arvo on hankintaohjeen kohdassa 2.2.1. määritellyllä tavalla vähäinen. Suullista tarjouspyyntöä käytettäessä sen sisältö pitää dokumen- toida riittävästi.

Mikäli tarjouspyyntöä ei julkaista HILMA-kanavalla tai pienhankinnoissa esim. sano- malehdessä, josta se on kaikkien halukkaiden tarjoajien saatavissa, tarjouspyyntö lähetetään samanaikaisesti ja samansisältöisenä kaikille ehdokkaille. Avoimessa menettelyssä kaikilla halukkailla on oikeus saada tarjouspyyntöasiakirjat, mikäli pyyntö esitetään ennen tarjousajan päättymistä. Tarjousaikana välttämättömiksi il- menneet lisäykset tai muutokset tarjouspyyntöasiakirjoihin tai tarjousajan pidentämi- nen ilmoitetaan kaikille, joilta tarjous on pyydetty. Mikäli tarjouspyyntö on julkaistu HILMA-kanavalla, muutoksista on ilmoitettava ainakin ko. kanavalla.

Tarjouspyyntöön sisällytettävät oikeudelliset, tekniset, laadulliset ym. vaatimukset on laadittava niin selviksi, että tarjouksentekijät voivat niiden perusteella tehdä mah- dollisimman yksiselitteisen tarjouksen ja että tarjoukset saadaan keskenään vertai- lukelpoisiksi. Valintaperuste (kokonaistaloudellisuus tai halvin hinta) on mainittava tarjouspyynnössä. Samoin toimittajan kelpoisuutta, tarjouksen ehdottomia vaati- muksia ym. tarjouspyynnön ehtoja koskevat arviointiperusteet on mainittava tarjous- pyynnössä. Hankintalain kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa on lisäksi otettava huomioon hankintalain asetetut vaatimukset tarjouspyynnölle (HL 9. luku).

3.2 Sähköinen tietojenvaihto hankintamenettelyssä

Hankintalain 62 § (sähköinen tietojenvaihto hankintamenettelyssä) tulee voimaan 18.10.2018. Tämän jälkeen hankintailmoitukset, tarjouspyynnöt ja muut hankinta- asiakirjat on asetettava sähköisesti saataville. Vastaavasti tarjoukset ja osallistumis- hakemukset on toimitettava sähköisesti. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava, mitä sähköinen viestintä edellyttää, esim. millä internet-selaimella sähköinen järjestelmä toimii.

Sähköinen hankintamenettely ei tarkoita sitä, että hankintaprosessin kaikki vaiheet olisi tehtävä sähköisesti. Tarjousten tarkastaminen, arviointi ja vertailu on siis mah- dollista edelleen tehdä muutenkin kuin sähköisesti.

3.3 Laatuvaatimukset

Hankinnoille on asettava riittävät laatuvaatimukset, mutta niitä ei saa asettaa korke- ammiksi kuin mitä kulloinkin on tarpeellista kyseisen hankinnan kannalta.

Xxxxxxxxx on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla oleviin tavaramalleihin ja - laatuihin sekä suorittamaan ne sellaisena ajankohtana ja sellaisissa erissä, että pakkaus-, kuljetus-, huolinta- ja muut hankintakustannukset ovat mahdollisimman alhaisia. Tavaroiden osalta käytetään yleisiä standardeja, ellei erityisistä syistä muuta johdu.

Hankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kestävä kehitys, tuotteiden ja niiden pakkausmateriaalien ympäristövaikutukset ja -kuormitukset sekä kierrätysmahdollisuudet elinkaaren aikana.

Tilaaja voi edellyttää, että tarjoaja noudattaa tuotteiden valmistuksessa tai palvelu- jen tuottamisessa yleisesti hyväksyttyä laatu- tai muuta järjestelmää. Tilaaja voi laa- tujärjestelmän sijasta edellyttää muuta dokumentoitua laadunvarmistusta.

3.4 Tarjouspyynnön sisältö

Tarjouspyynnön vähimmäissisältö on määritelty HL:n 68 §:ssä.

Jos tarjouspyyntöasiakirjat sisältävät tavaran ominaisuuksia koskevia vaatimuksia (teknisen eritelmän), sitä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen. Tiettyyn tavaramerkkiin viittaaminen on kielletty. Mikäli tuote- merkkiin viittaaminen on välttämätöntä, on mainintaan liitettävä ilmaisu ”tai vas- taava”.

Tekninen eritelmä määritellään ensisijaisesti viittaamalla joko eurooppalaisten stan- dardien mukaisiin kansallisiin standardeihin tai eurooppalaisiin teknisiin hyväksyn- töihin tai eritelmiin.

Milloin se on tarkoituksenmukaista, tarjouspyyntöön tulee sisällyttää myös vaati- mukset hankittavien tavaroiden tai palvelujen elinkaarenaikaisten tai muutoin olen- naisten ympäristövaikutusten ja -kuormitustekijäin sallituista enimmäismääristä tai tarjouspyynnössä tulee vaatia tarjoajilta selvitystä mainituista ympäristövaikutuk- sista ja -kuormitustekijöistä kulloinkin tarkoituksenmukaisessa laajuudessa.

Jos tarjouspyyntövaiheessa on huomioitava EU tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja

kansallisen lainsäädännön vaatimukset tietosuojasta. Tämä koskee erityisesti tieto- järjestelmien hankintaa, mutta tietosuoja on huomioitava kaikissa hankinnoissa.

3.5 Tarjouksen tekemiselle varattava määräaika

Osallistumishakemuksen ja tarjouksen jättämiselle varattavan määräajan vähim- mäisajasta on EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta säädetty hankintalaissa. Muissa hankinnoissa tarjouksen tekemiseen on varattava kohtuullinen aika. Mikäli tarjousten tekemiseksi on tilaajasta johtuvasta syystä aiheellista myöntää lisäaikaa, siitä on ilmoitettava kaikille, joilta tarjous on pyydetty. Mikäli tarjouspyyntö on jul- kaistu HILMA-kanavalla, lisäajasta on ilmoitettava ainakin ko. kanavalla.

3.6 Ehdokkaiden ja tarjoajien valinta

Pakolliset poissulkemisperusteet

Hankintamenettelystä on suljettava pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, jonka on lainvoimaisella tuomiolla todettu syyllistyneen HL 80 §:n mukaisiin rikoksiin.

Harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet

Hankintamenettelystä voidaan hankintayksikön harkinnan mukaan sulkea pois tarjo- ajan HL 81 §:ssä määritellyin perustein.

Harkinnanvaraisista poissulkemisperiaatteista tulee ilmoittaa EU-hankintojen osalta jo hankintailmoituksessa ja EU-kynnysarvon alittavien hankintojen osalta tarjous- pyynnössä.

Tarjoajan kelpoisuutta osoittavat asiakirjat

Ehdokkaiden tai tarjoajien kelpoisuuden selvittämiseksi tarjouspyynnössä voi pyy- tää tarjoajilta hankintalain 84 - 86 §:ssä määritellyt asiakirjat.

Ehdokkaan tai tarjoajan teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen pätevyyden osoi- tukseksi voidaan vaatia esimerkiksi luettelo tarjoajan aikaisemmista kyseisen hank- keen kannalta tärkeimmistä toimituksista (referenssiluettelo), selvitys tarjoajan laa- dunvalvonnasta tai hankittavaa tavaraa koskevia näytteitä tai selostuksia tai proses- sikuvaus tarjotusta palvelukokonaisuudesta. Selvityksistä, joita hankintayksikkö voi pyytää teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen pätevyyden osoittamiseksi, on EU- kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta säädetty tyhjentävästi hankintalain 86

§:ssä.

3.7 Tarjousasiakirjojen säilyttäminen

Kirjalliset tarjoukset säilytetään avaamattomina lukitussa paikassa niiden avaamisti- laisuuteen saakka. Myös avaamistilaisuuden jälkeen on huolehdittava siitä, että tar- joukset niihin kuuluvine hankintapäätöksen kannalta oleellisine liitteineen säilyte- tään huolellisesti.

3.8 Tarjousten avaaminen

Saapuneet tarjoukset kirjataan tai niiden päällykseen merkitään tarjouksen saapu- misaika ja vastaanottajan nimi. Tietoteknisin menetelmin tehdyt tarjoukset on heti niiden saavuttua suljettava kirjekuoreen, johon merkitään tarjouksen saapumisaika ja vastaanottajan nimi tai muutoin varmennettava tarjousehtojen salaisuus kesken

asian käsittelyn. Tarjoukset säilytetään avaamattomina niiden avaamistilaisuuteen saakka.

Tarjoukset avataan mahdollisimman pian tarjousajan päätyttyä ilman julkisuutta hankintayksikköä edustavien henkilöiden toimesta. Avaustilaisuuteen osallistuu vä- hintään kaksi henkilöä. Avaustilaisuudesta tulee laatia avauspöytäkirja, jonka liit- teenä on saadut tarjoukset. Avatut tarjoukset varmistetaan päivämäärällä ja läsnä olevien henkilöiden nimikirjoituksella.

Erillistä avaustilaisuutta, josta pidetään pöytäkirjaa, ei tarvitse pitää pienhankin- noissa, joiden arvo on kohdassa 2.2.1. määritellyllä tavalla vähäinen.

3.9 Tarjousten hylkääminen

Hankinnasta päättävällä on oikeus hylätä saadut tarjoukset hankintalain mukaisin perustein.

Tarjous on hylättävä, jos

1. se ei ole tarjouspyynnön mukainen,

2. tarjouksentekijä on tarjousmenettelyssä toiminut vilpillisesti taikka muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti,

3. tarjous on saapunut määräajan päättymisen jälkeen.

Lisäksi tarjous voidaan hylätä, jos

1. kaikki tarjoukset ylittävät tarkoitukseen varatut määrärahat tai hankinta osoit- tautuu tarpeettomaksi,

2. tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, ettei hankintaa myyjän talou- delliset edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää. Tarjouksen hylkääminen alhaisen hinnan perusteella edellyttää EU-kynnys- arvon ylittävissä hankinnoissa HL 96 §:n mukaista yksityiskohtaista selvitys- menettelyä.

3.10 Tarjousten arviointi ja toimittajan valinta

Tarjoukset on käsiteltävä niin hyvissä ajoin, että tarjouksen hyväksyminen voidaan saada tarjouksentekijän tietoon tarjouksen voimassaoloaikana. Tarjousten vertailun suorittaa hankintayksikkö.

Tarjoajalle voidaan myöntää tilaisuus oikaista ilmeinen tekninen kirjoitus- tai lasku- virhe, jos se ei vaaranna tarjoajien tasapuolista kohtelua. Xxxxxxx on tehtävä ennen hankintapäätöstä.

Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudelli- sesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kus- tannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Jos hankintayksikkö käyttää muissa kuin tavarahankinnoissa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ai- noastaan halvinta hintaa, sen on esitettävä tätä koskevat perustelut hankinta-asia- kirjoissa, hankintapäätöksessä taikka hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa (HL 93 §).

3.11 Hankintapäätös ja sen sisältö

Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan vaikuttavista väli- vaiheen ratkaisuista sekä tarjouskilpailun lopullisesta ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava (HL 123 §). Hankintapäätöstä koskeva pöytäkirja laaditaan noudattaen yleisiä hyvän hallinnon periaatteita.

Pöytäkirjasta tulisi hankinnan luonteesta ja laajuudesta riippuen ilmetä mm. seuraa- vat asiat tarvittavin perusteluin:

● hankinnan yleiskuvaus

● hankittava tavara, palvelu tai rakennustyö

● milloin hankintailmoitus on julkaistu HILMA-kanavalla

● käytetty hankintamenettely

● miltä yrityksiltä tarjouksia on pyydetty

● ketkä ovat antaneet tarjouksen

● tarjousten avaustilaisuuden luonne

● tarjoajien kelpoisuus

● tarjoajan mahdollinen sulkeminen kilpailusta

● tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus/mahdollinen hylkääminen

● tarjouksia koskeva tarkistusneuvottelu, jos sellainen on poikkeuksellisesti pi- detty

● tarjousten vertailu mahdollisine vertailutaulukoineen

● voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen tarjouspyynnössä esitetyin va- linta- ja arviointiperustein

● mahdolliset muut perustelut

● maininta sopimuksen syntymisajankohdasta

● muutoksenhakuohjeet (markkinaoikeus ja hankintaoikaisun käsittelevä toi- mielin)

Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä. Päätöksen jälkeen on tehtävä erilli- nen kirjallinen hankintasopimus (HL 128 §). Jäljempänä kohdassa Hankintasopi- muksen tekeminen on lisätietoa asiasta.

3.12 Muutoksenhaku hankintapäätökseen

Kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskeviin hankintapäätöksiin voidaan hakea muu- tosta valittamalla markkinaoikeudelle. Markkinaoikeudelle tehtävän valituksen rin- nalla tai sen sijasta asianosainen voi tehdä hankintalain tarkoittaman hankintaoikai- sun hankintayksilölle itselleen. Hankintayksikkö voi myös omatoimisesti korjata pää- töstään hankintaoikaisuin.

Asianosaisella on mahdollisuus hakea muutosta hankintalain mukaisella hankintaoi- kaisulla myös kansallisen kynnysarvon alittavissa pienhankinnoissa siitä huolimatta, että hankintalakia ei sovelleta näihin hankintoihin. Pienhankinnoissa asianosaisen käytettävissä on myös kuntalain mukainen oikaisuvaatimus.

Hankintayksikön on liitettävä tekemäänsä hankintapäätökseen valitusosoitus, jossa selostetaan, miten asia on mahdollista saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, hankintayksikön yhteystieto sekä ohjeet oikaisukeinon käyttämisestä (HL 126 §).

Dynastyssä on valmiit valitusosoituspohjat myös hankintapäätöksiä varten. Päätök- sentekijän on kuitenkin varmistettava, että valitusosoitus on oikein.

3.13 Hankintasopimuksen tekeminen

Hankintasopimukseen noudatetaan sopimuksen tekemistä koskevia voimassa ole- via yksityisoikeudellisia säännöksiä kuten oikeustoimilakia. Hankintalaki edellyttää, että kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintapäätöksen jälkeen laaditaan kirjal- linen sopimus. Sen vuoksi hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja tarjo- ajan välille, mikä on ilmoitettava hankintapäätöksessä. Sen sijaan muissa kuin han- kintalain tarkoittamissa hankintasopimuksissa sopimus syntyy oikeustoimilain mu- kaan tilaajan ja tarjoajan välille välittömästi sen jälkeen, kun tarjoaja on saanut tie- don tehdystä päätöksestä ja ottanut siitä selon.

Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset tulee aina hankkia ennen sopimuksen al- lekirjoittamista. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset eivät saa olla kolmea kuu- kautta vanhempia sopimuksen tekohetkellä. Mikäli hankintaprosessi kestää yli kolme kuukautta, selvitykset on pyydettävä uudelleen ennen sopimuksen allekirjoit- tamista.

Hankintasopimus voidaan tehdä vasta odotusajan jälkeen. Säännökset odotus- ajoista on HL 129 - 131 §:ssä.

Sopimusten laatimisen helpottamiseksi voidaan käyttää alan yleisiä sopimusehtoja:

• Julkisten hankintojen sopimusehdot/palveluhankinnat JYSE 2014, päivitys 2017

• Julkisten hankintojen sopimusehdot/tavarahankinnat JYSE 2014, päivitys 2017

• Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998

• Konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 1995

• Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot JIT 2015

• Kone- ja kuljetuspalveluiden yleiset sopimusehdot KE 2008

Yleisiä sopimusehtoja voidaan käyttää hankinnan laatuun soveltuvalla tavalla lyhen- nettyinä, muutettuina tai lisätiedoilla täydennettyinä.

Pienhankinta voidaan tehdä ilman hankintasopimusta, jos sopimuksen tekeminen on ilmeisen tarpeetonta.

3.14 Ennakot

Toimittajalle voidaan ainoastaan poikkeustapauksissa myöntää ennakkoa suoritet- tavasta maksusta. Xxxxxxx on sovittava hankinnan lopulliseksi osamaksuksi ja sille on vaadittava riittävä vakuus.

3.15 Vakuudet

Xxxxxxxxx sopimuksen mukaisen täyttämisen varalta voidaan tarvittaessa vaatia vakuus. Tästä pitää olla maininta jo tarjouspyyntöasiakirjoissa. Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus, pankin antama talletustodistus tai tilaajan hyväksymä muu luotettava vakuus.

3.16 Hankinnan vastaanotto ja hyväksyminen

Tavaraa vastaanotettaessa sen määrä ja kunto on tarkistettava viipymättä. Asen- nettavan laitteen saa hyväksyä vasta, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus, jossa on todettu, että laite on toimintakunnossa ja täyttää sille asetetut suoritusarvot sekä muut hankintasopimuksen ehdot. Toimituksen viivästyessä tai toimittajan syyl- listyessä virheelliseen tai sopimuksenvastaiseen toimitukseen taikka jos toimittaja muulla tavoin rikkoo sopimusta, asiasta on viipymättä reklamoitava. Reklamaatio on tehtävä kirjallisesti tai muutoin niin, että reklamaation tekeminen ja sen sisältö voi- daan jälkikäteen todistaa.

4. PÄÄTÖSVALTA HANKINTA-ASIOISSA

4.1 Kunnanhallitus

− ohjaa ja valvoo hankintojen suorittamista sekä kehittää hankintatointa

− antaa hankintaohjeet

− päättää kuntien väliseen hankintayhteistyöhön osallistumisesta hyväksymällä yhteishankintoja koskevat yleissopimukset,

− päättää niistä hankinnoista, jotka ovat konsernitasoisia tai useamman kuin yh- den lautakunnan kattavia,

− päättää kunnanhallituksen tulosalueiden yli 60.000 €:n tavara- ja palveluhankin- noista

− käsittelee hankintaoikaisut, jotka kohdistuvat hallituksen tai sen alaisen viranhal- tijan tekemään hankintapäätökseen.

4.2 Lautakunta

− päättää hankinnoista niiltä osin kun hankintoja ei ole keskitetty laaja-alaiselle hankintarenkaalle tai yksittäisen hankinnan arvo ylittää 60.000 €

− päättää investointihankkeista talousarvion sitovuustason ja vahvistettujen mää- rärahojen puitteissa

− käsittelee hankintaoikaisut, jotka kohdistuvat lautakunnan tai sen alaisen viran- haltijan tekemään hallintopäätökseen.

4.3 Osastopäällikkö

− päättää osastonsa alle 60.000 €:n tavara- ja palveluhankinnoista ja

− alle 100.000 € :n investointiosan tavarahankinnoista

4.4 Tulosalueen päällikkö

− päättää alle 20.000 €:n tavara- ja palveluhankinnoista

4.5 Tulosyksikön päällikkö

− päättää alle 5.000 €:n tavara- ja palveluhankinnoista