HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA REKISTERINPITOA KOSKEVA SOPIMUS

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA REKISTERINPITOA KOSKEVA SOPIMUS

1. Sopimusosapuolet

1.1. Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä (jäljempänä Kuntayhtymä) Y-tunnus 2844969-4

PL 46, 05801 Hyvinkää

Sopimuksen yhteyshenkilö:

Tietosuojavastaava Xxxx Xxxxxxxxx xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx

p. 040-3145955

1.2. Tuusulan kunta (jäljempänä Kunta)

Y-tunnus 0131661-3

PL 43, 00430 Tuusula

Sopimuksen yhteyshenkilö:

Tietosuojavastaava Xxxxx Xxxxxxxxxxx xxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx

p. 040-3182753

2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus

Kuntayhtymä tuottaa kuuden kunnan (Hyvinkää, Järvenpää, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Tuu- sula) sosiaali- ja terveyspalvelut 1.1.2019 alkaen. Kuntayhtymän järjestämisvastuulla on ollut sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestäminen 1.1.2018 alkaen.

Sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottamiseen liittyvä henkilöstö siirtyi Kuntayhtymän organisaatioon 1.1.2019 alkaen.

Tällä sopimuksella sopimusosapuolet sopivat Xxxxxx ja Kuntayhtymän kesken EU:n yleiseen tieto- suoja-asetukseen (2016/679) perustuvista vastuista ja velvoitteista. Molemmat sopimusosapuolet toimivat sekä rekisterinpitäjänä että henkilötietojen käsittelijänä tässä sopimuksessa jäljempänä il- menevin tavoin.

3. Sopimuksen kohteena olevat rekisteritiedot ja arkistot

Tällä sopimuksella osapuolet sopivat rekisterinpidosta, rekisterinpitäjän vastuista ja velvoitteista, henkilötietojen käsittelystä sekä arkistoinnin järjestämisestä seuraaviin eri rekistereihin kirjattujen tietojen osalta:

- Sosiaalihuollon asiakasrekisteritiedot (tietojärjestelmä: Pro Consona, Rondo)

- Potilastiedon rekisteritiedot (tietojärjestelmä: Graafinen Finstar, jäljempänä GFS)

- Ns. vanhan työterveyshuollon rekisteritiedot (tietojärjestelmät: Acute, GFS)

- Työterveyshuollon rekisteritiedot 1.1.2018 alkaen (tietojärjestelmä: Acute)

- Suun terveydenhuollon rekisteritiedot (tietojärjestelmä: Lifecare)

Kunta on solminut yllä mainittuja rekistereitä koskevat sopimukset järjestelmätoimittajien kanssa.

4. Hallinnolliset asiakirjat

Sopimusosapuolet toteavat, että hallinnolliset asiakirjat ovat sen organisaation asiakirjoja, jonka toi- minnassa ne ovat syntyneet.

5. Henkilötietojen käsittelyä ja rekisterinpitoa koskevat ohjeet

Henkilötietojen käsittelijä ja rekisterinpitäjä sitoutuvat noudattamaan voimassa olevan tietosuojalain- säädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia sään- nöksiä. Sopimusosapuolet vastaavat siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsää- dännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty. Lisäksi sopimusosapuolet sitoutuvat noudattamaan toi- minnassaan organisaatioidensa omia sisäisiä ohjeita henkilötietojen käsittelystä.

6. Sosiaalihuollon asiakasrekisteri ja arkisto

Sosiaalihuoltoon kuuluu sosiaalihuoltolain (2014/1301) mukaiset sosiaalipalvelut ja niihin sisältyvät tu- kipalvelut sekä toimet, joilla sosiaalihuollon ammattihenkilöt ja muu asiakastyöhön osallistuva henki- löstö edistää ja ylläpitää yksilön, perheen ja yhteisön toimintakykyä, sosiaalista hyvinvointia, turvalli- suutta ja osallisuutta. Sosiaalipalveluita ovat mm. lastensuojelun, aikuissosiaalityön, perheiden ja vam- maisten erityislainsäädännön mukaiset palvelut.

Kuntayhtymälle on siirtynyt 1.1.2018 järjestämisvastuun siirtymisen myötä rekisterinpitovastuu sosi- aalihuollon asiakasrekisteristä. Rekisterinpitäjänä 31.12.2017 saakka on toiminut Kunta.

Sopimusosapuolet sopivat tällä sopimuksella, että Kunta valtuuttaa Kuntayhtymän toimimaan tekni- senä rekisterinpitäjänä ajalta ennen 1.1.2018. Näin ollen Kuntayhtymä on henkilötietojen käsittelijä ja tekninen rekisterinpitäjä sosiaalihuollon rekisteritietojen osalta.

Sopimusosapuolet sopivat tällä sopimuksella, että sosiaalihuollon arkistoasiakirjat sijaitsevat jatkos- sakin Tuusulan Hyrylässä sosiaalitoimiston ja kirjaston alakerrassa keskusarkiston tiloissa osoitteessa Xxxxxxxxxxxxxxx 0, Xxxxxxx. Sopimusosapuolet sopivat, että mahdollisista tilavuokrista sovitaan sopimusosapuolten kesken tarvittaessa myöhemmin.

Sopimusosapuolet toteavat, että sekä Pro Consona- että Rondo -tietojärjestelmissä on sosiaalihuol- lon rekisteritietoja. Rondo -tietojärjestelmä sisältää muun muassa lastensuojelun rekisteritietoja.

Kuntayhtymä rekisterinpitäjänä vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä EU:n tietosuoja-ase- tuksen edellyttämällä tavalla (mm. vastaa asiakkaiden tietopyyntöihin, huolehtii arkistoinnista ja sii- hen liittyvistä velvoitteista). Kunta ohjaa tarvittaessa sille tulevat sosiaalihuollon rekisteritietoja kos- kevat tietopyynnöt Kuntayhtymän kirjaamoon.

7. Maahanmuuttaja- ja työllisyyspalveluiden rekisteritiedot ja arkisto

Kunnan maahanmuuttajapalveluissa käsitellään kansainvälistä suojelua saavien henkilöiden kotoutta- mistoimiin liittyviä tietoja. Maahanmuuttajapalvelut käyttävät ELY-keskuksen tarjoamaa Alpo -tieto- järjestelmää, jonka rekisterinpitovastuu on Kunnalla.

Kunnan työllisyyspalveluissa käsitellään kuntalaisten työnhakijoiden työnhakuun ja elämäntilantee- seen liittyviä tietoja. Työllisyyspalveluiden asiakastiedot on kirjattu 1.1.2018 alkaen ProConsona -tie- tojärjestelmään työllisyyspalveluiden osioon, jonka rekisterinpitovastuu on Kunnalla.

Todettakoon, että Xxxxxx työllisyyspalvelut tulevat jatkossa siirtämään asiakastiedot uuteen tietojär- jestelmään, joka on tarkoitus ottaa käyttöön vuoden 2019 kuluessa.

Maahanmuuttaja- ja työllisyyspalveluiden arkistoasiakirjat sijaitsevat Tuusulan Hyrylässä. Rekisteritie- doista ja arkistoista vastaa Kunta rekisterinpitäjänä.

8. Potilastiedon rekisteri ja arkisto

Terveydenhuollon toiminnassa syntyneet potilasasiakirjat on kirjattu potilastietojärjestelmään. Poti- lastiedon rekisteristä vastaa se toimintayksikkö, jonka toiminnassa asiakirjat ovat syntyneet. Tuusu- lan potilastietojärjestelmän tiedot ovat syntyneet Xxxxxxxx terveyskeskuksen toiminnassa, joten ter- veyskeskuksen siirryttyä Kuntayhtymälle myös potilastietorekisteri on siirtynyt Kuntayhtymään.

Potilastietorekisterin rekisterinpitäjänä on Kuntayhtymä. Kuntayhtymä toimii rekisterinpitäjänä myös ennen 1.1.2019 muodostuneista potilastiedoista.

Todettakoon, että tässä sopimuksessa potilastiedoilla tarkoitetaan myös suun terveydenhuollon re- kisteritietoja, jotka on kirjattu Lifecare -tietojärjestelmään.

Potilastietojen arkistoasiakirjat sijaitsevat Tuusulassa Jokelan ja Kellokosken sosiaali- ja terveysase- milla ja Hyrylässä terveyskeskuksen potilasarkistossa, väliarkistossa sekä kirjaston alakerran keskusar- kistossa. Sopimusosapuolet sopivat, että mahdollisista tilavuokrista sovitaan sopimusosapuolten kes- ken tarvittaessa myöhemmin.

Kuntayhtymä rekisterinpitäjänä vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä EU:n tietosuoja-ase- tuksen edellyttämällä tavalla (mm. vastaa asiakkaiden tietopyyntöihin, huolehtii arkistoinnista ja sii- hen liittyvistä velvoitteista). Kunta ohjaa tarvittaessa sille tulevat potilastietoja koskevat tietopyynnöt Kuntayhtymän kirjaamoon.

9. Työterveyshuollon rekisteri ja arkisto

Kunnan työterveyshuollon palvelut ovat siirtyneet 1.1.2018 Keski-Uudenmaan Työterveys Oy:n tuot- tamisvastuulle.

Ennen tuottamisvastuun siirtoa työterveyshuollon tiedot kirjattiin Kunnan Acute -potilastietojärjes- telmässä olevaan työterveyshuollon rekisteriin sekä GFS -potilastietojärjestelmässä olevaan työter- veyshuollon rekisteriin.

Rekisterinpidosta vastasi tuottamisvastuun siirtoon saakka Kunnan terveyskeskus. Kunnan terveys- keskuksen siirryttyä Kuntayhtymälle työterveyshuollon rekisterien rekisterinpitovastuu tuottamisvas- tuun siirtoa edeltäneeltä ajalta on Kuntayhtymällä.

Kuntayhtymän terveyskeskus toimii edellä mainittujen Acute -potilastietojärjestelmään ja GFS -poti- lastietojärjestelmään kirjattujen työterveyshuollon potilastietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekiste- rinpitäjä 1.1.2018 alkaen kirjattujen työterveyshuollon potilastietojen osalta on Keski-Uudenmaan Työterveys Oy.

Työterveyshuollon potilastietojärjestelmään kirjatut potilastiedot ajalta ennen 1.1.2018 sijaitsevat Tuusulan Hyrylässä Kunnan keskusarkistossa. Sopimusosapuolet sopivat, että mahdollisista tilavuok- rista sovitaan sopimusosapuolten kesken tarvittaessa myöhemmin.

Kuntayhtymä rekisterinpitäjänä vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä EU:n tietosuoja-ase- tuksen edellyttämällä tavalla (mm. vastaa asiakkaiden tietopyyntöihin, huolehtii arkistoinnista ja sii- hen liittyvistä velvoitteista). Kunta ohjaa tarvittaessa sille tulevat työterveyshuollon potilastietoja koskevat tietopyynnöt joko Kuntayhtymän kirjaamoon tai Keski-Uudenmaan Työterveys Oy:lle.

Työterveyshuollon potilastietojärjestelmään kirjatut potilastiedot 1.1.2018 alkaen ovat Keski-Uuden- maan Työterveys Oy:n Acute-potilastietojärjestelmässä. Keski-Uudenmaan Työterveys Oy rekisterin- pitäjänä vastaa myös arkistointiin liittyvistä tehtävistä 1.1.2018 alkaen.

10. Oppilashuollon rekisteri ja arkisto

Kunta tuottaa alueellaan sijaitsevien esi- ja perusopetusta, lukiokoulutusta ja ammatillista peruskou- lutusta antavien oppilaitosten opiskelijoiden oppilas- ja opiskelijahuollon psykologi- ja kuraattoripal- velut heidän kotipaikastaan riippumatta.

Koulupsykologit eivät siirtyneet Kuntayhtymän palvelukseen vaan jäivät Xxxxxx organisaatioon. Kou- lupsykologit terveydenhuollon ammattihenkilöinä ovat kirjanneet vuoteen 2018 saakka asiakastiedot GFS -potilastietojärjestelmään. Vuoden 2018 aikana psykologit ovat ryhtyneet kirjaamaan asiakastie- dot Kunnan Aura -tietojärjestelmään.

Koulukuraattorit ovat osa Kunnan organisaatiota. Koulukuraattorit sosiaalihuollon ammattihenkilöinä ovat kirjanneet asiakastiedot Aura -tietojärjestelmään, joka on osa oppilashuollon rekisteriä.

Oppilashuollon rekisteritietojen osalta rekisterinpitäjänä on Kunta. Edellä mainittu koskee sekä kou- lupsykologien että koulukuraattorien tekemiä oppilashuollon kirjauksia riippumatta siitä, mihin tieto- järjestelmään tietoja on kirjattu. Todettakoon, että oppilashuollon kirjauksia on tehty GFS- ja Aura - tietojärjestelmiin.

Oppilashuollon arkistoasiakirjat säilytetään Kunnan tiloissa.

Kunta rekisterinpitäjänä vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla (mm. vastaa asiakkaiden tietopyyntöihin, huolehtii arkistoinnista ja siihen liitty- vistä velvoitteista).

Kuntayhtymä toimii henkilötietojen käsittelijänä niiden oppilashuollon tietojen osalta, jotka koskevat GFS-tietojärjestelmään tehtyjä kirjauksia.

11. Koululaisten perheohjaajien asiakasrekisteritiedot

Tuusulan kunnassa sivistyksen toimialueella työskentelee perheohjaajan nimikkeellä työskenteleviä henkilöitä. Perheohjaajien toiminta ei perustu sosiaalihuolto- (2014/1301) tai oppilas- ja opiskelija- huoltolakiin (2013/1287). Kyse ei ole kunnan lakisääteisistä tehtävistä vaan vapaaehtoisesta toimin- nasta.

Perheohjaajat ovat kirjanneet asiakastiedot Kunnan Pro Consona-tietojärjestelmään ja vuoden 2019 alusta alkaen perheohjaajat ovat ryhtyneet kirjaamaan asiakastiedot Kunnan Aura-tietojärjestel- mään.

Kunta toimii rekisterinpitäjänä perheohjaajien asiakasrekisteritietojen osalta ja vastaa rekisterinpitä- jälle kuuluvista tehtävistä EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla (mm. vastaa asiakkaiden tietopyyntöihin, huolehtii arkistoinnista ja siihen liittyvistä velvoitteista).

Kuntayhtymä toimii henkilötietojen käsittelijänä perheohjaajien asiakasrekisteritietojen osalta.

12. Sopimuksen voimassaoloaika

Tämä sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimus voidaan irtisanoa molempien sopimusosapuolien toimesta kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa käyttämällä. Irtisanomisesta on ilmoitettava kirjalli- sesti toiselle sopimusosapuolelle. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomisilmoituksen tiedoksiannosta toiselle sopijaosapuolelle.

13. Sopimuksen siirtäminen ja muutokset

Sopimusosapuolilla ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopi- musosapuolen antamaa kirjallista lupaa.

Sopimukseen tehtävät muutokset on tehtävä kirjallisesti ja vahvistettava molempien sopimusosapuo- lien allekirjoituksin. Yhteyshenkilöiden muutos ei ole sopimuksen muuttamista.

14. Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia lukuun ottamatta lainvalintasäännöksiä. Tästä sopi- muksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvot- teluin. Mikäli sopijapuolet eivät pääse sovinnolliseen ratkaisuun, erimielisyydet jätetään ratkaista- vaksi Itä-Uudenmaan käräjäoikeuteen.

15. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset

Tämä tietosuojaliite on laadittu kahtena (2) samasanaisena kappaleena, yksi (1) kummallekin sopija- puolelle.

Hyvinkää       /      2019 Tuusula      /      2019

Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä Tuusulan kunta

Xxxxx Xxxxxxxx-Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx

Kuntayhtymänjohtaja Kansliapäällikkö