OPERATIIVINEN SOPIMUS 2016

OPERATIIVINEN SOPIMUS 2016

Vapaa-aikatoimiala Hallinto

1.1. Sopimuksen tarkoitus

Sopimus laaditaan hallinnon talous- ja henkilöstötiimien, asianhallinta ja lautakuntaprosessin, viestintä ja markkinointitiimin sekä kehittämisen ja toimialan kunkin palvelualueen kesken. Sopimuksessa kuvataan hallinnon sisäisten palvelujen sisältö ja työnjako.

Palvelusopimus hyväksytään kulttuurilautakunnassa sen alaisten palvelualueiden operatiivisten sopimusten yhteydessä ja viedään tiedoksi lii- kunta- ja nuorisolautakunnille.

1.2. Lähtökohdat

Sopimuksen lähtökohtana ovat Turun kaupungille hyväksytty strategia ja strategiset kehittämisohjelmat sekä Vapaa-aikatoimialan lautakuntien ja kau- punginhallituksen väliset Strategiset sopimukset sekä lautakuntien ja toimialajohtajan välille solmitut Operatiiviset sopimukset.

1.3. Kuvaus toiminnasta

Johto

Toimialaa johtaa toimialajohtaja, jonka tehtävänä on huolehtia toimialan toiminnan tuloksellisuudesta ja sovittaa toimialan toiminta ja palvelut yhteen kaupunginhallituksen, muiden kaupungin toimialojen ja viranomaisten kanssa (Hallintosääntö 24 §)

Hallinto

Toimialan hallinto huolehtii koko vapaa-aikatoimialan talous- ja henkilöstöhallinnosta, asiahallinnasta, viestinnästä, lakipalveluista, arkistoinnis- ta, tietojärjestelmistä sekä muista kaikkia palvelualueita ja lautakuntia koskevista tehtävistä. Toimialan hallintoa johtaa hallinto- ja henkilöstö- päällikkö (Johtosääntö 3 §).

Hallinnon sisäiset palvelut

Sisäiset palvelut varmistavat hyvän hallinnon toteutumisen ja toimintaedellytykset. Palveluilla varmistetaan ja tuetaan toimialan palvelutuotan- non sujuvuutta, laatua ja jatkuvaa kehittämistä asukkaiden hyvinvoinnin ja aktiivisuuden edistämiseksi. Hallinnon palvelujen tavoitteena on

- tukea toiminnan suunnittelua ja seurantaa

- vastata henkilöstö-, talous-, asianhallinta- ja päätöksentekoprosesseista

- ohjata viestintää ja markkinointia

- koordinoida kehittämistä

Tavoitteena on myös sopimuksen osapuolten sitoutuminen, toiminnan läpinäkyvyys ja palvelujen tasapuolisuus.

Talouspäällikkö, hallinto- ja henkilöstöpäällikkö, markkinointipäällikkö ja kehittämispäällikkö ovat Turun kaupungin toimintamalliuudistuksen mu- kaisesti jäseniä kaupunkitasoisten matriisien ohjausryhmissä. Talous-, henkilöstö-, asianhallinta-, kehittämisen- ja viestintä-markkinoinnin mat- riisien ohjausryhmien vetovastuussa on konsernihallinnon edustaja ja jäseninä kaikkien toimialojen edustajat. Vapaa-aikatoimialan edustajien tehtävä on välittää kaupunkitasoisen matriisin päätökset ja toimeksiannot toimialalle ja päinvastoin – toimialan palaute kaupunkitasoisiin ryh- miin. Matriisien ohjausryhmien jäseniä ohjaa yhtäältä toimialajohtaja ja toisaalta kaupunkitasoisen matriisin vetäjä.

Taloustiimi

Talouden keskitettyihin palveluihin toimialalla kuuluvat Taitoan ja toimialan tehtäväjaossa vahvistetuista kokonaisuuksista toimialan osuus seu- raavista kokonaisuuksista

- Sap-perustietojen ylläpito

- Muistiotositteiden laatiminen

- Tasetilien täsmäytys

- Käyttöomaisuuskirjanpito

- Reskontran ulkopuolisten maksujen/laskujen ja tiliotteiden käsittely

- Laskutus ja myyntireskontra palvelut

- Ostolaskujen tiliöinti, reititys ja haut laskuarkistosta

- Varastotilien täsmäytykset

- Jaksotukset ja vyörytykset

- Tilinpäätökseen liittyvät tehtävät

- Talouden tilastotiedot

Lisäksi taloustiimin ohjeistaa ja neuvoo palvelualueita talouden suunnittelussa ja seurannassa sekä tuottaa tietoa suunnittelun ja seurannan tueksi sekä kehittää taloudellisuutta ja tuottavuutta yhdessä palvelualueiden kanssa.

Henkilöstötiimi

Henkilöstöhallinnon tehtäviä ovat toimialan keskitetyn henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitoon liittyvät kokonaisuudet.

- Työsopimusten laatiminen, tarkistaminen ja tallentaminen järjestelmään; viedä työtodistukset ja päättymisilmoitukset sekä tutkinnot Per- sonec FK:hon; poissaolojen oikeellisuuden tarkistaminen ja tallentaminen.

- Palkanlaskennan tehtävät: työaikalisien käsittely, aineiston aikataulutettu toimittaminen Kunnan Taitoaan, vuosiloma-asiat, palvelussuhde- asiakirjojen arkistointi, muut palkkiot, ulkomaanmaksut: palkat/palkkiot, työllistettyjen palvelussuhdeasiat

- Toimialan sisäinen asiakaspalvelu sekä ohjeistukset henkilöstölle

- Matkalasku- ja koulutusasiat

- Henkilöstöön liittyvien selvitysten, raporttien ja tilastojen tekeminen esimiehille

- Palkkojen maksuvalmiuslaskelma laatiminen

- Siviilipalvelusmiesasiat

- Korjaukset kulunvalvontajärjestelmään.

Asiahallinta ja lautakuntaprosessi

Tehtävät ovat toimialan asianhallinnan hoitoon liittyvät kokonaisuudet.

- Toimialan kirjaamotoiminnan hoitaminen

- Päätöksenteon tuki

- lautakuntien esityslistojen ja pöytäkirjojen tekninen työstäminen ja päätösten jakelu

- päätöspöytäkirjojen tekninen laatiminen ja jakelu järjestelmässä

- päätöksen taustamateriaalin työstäminen

- Arkistointi

- Sopimushallinta

- Hallinnon päivittäistoimintojen organisointiin liittyvät toimistotehtävät.

Viestintä ja markkinointitiimi

Tehtävänä on vastata palvelujen ja toiminnan viestinnästä ja markkinoinnista yhteistyössä toimialan johdon ja palvelualueiden kanssa. Työ to- teutetaan tiiviissä yhteistyössä konsernihallinnon kanssa kaupunkitasoisia viestintälinjauksia noudattaen. Tiimi työstää tarvittavat markkinointi- ja viestintäsuunnitelmat. Viestinnän tehtävät jakaantuvat sisäiseen ja ulkoiseen viestintään ja markkinointiin.

Sisäisen viestinnän tehtäviä ovat:

- johdon tuki ja työyhteisöviestinnän koordinointi Ulkoisen viestinnän tehtäviä ovat:

- tiedottaminen ja kuntalaisten informointi

- muutos- ja kriisiviestintä

- lautakuntien ja johtavien viranhaltijoiden päätöksistä viestiminen

- toimintakertomusten työstäminen Markkinoinnin tehtäviä ovat:

- markkinointiviestinnän suunnittelu ja toteutus

- verkkoviestintä, sosiaalisen median hyödyntäminen ja erilaisten materiaalien työstö

- asiakkuuksien hoito sekä yritys- ja sidosryhmäyhteistyö

Kehittämistiimi

Tehtäviä ovat konsernihallinnon kehittämisen matriisin, sopimusohjaustyön, osallisuuden edistämisen, sisäisen valvonnan, turvallisuussuunnit- telun ja riskienhallinnan ohjeistuksen mukaisesti koordinoida, soveltaa ja toteuttaa toimialalla:

- kehittämisen koordinointi kaupunkitasoisen kehittämismallin mukaisesti

- toimialan kehittämissalkkujen valmistelu ja koordinaatio

- sopimusohjauksen koordinointi

- sisäinen valvonta ja riskienhallinta

- osallisuustoiminnan tukeminen

- turvallisuussuunnittelu

Lisäksi kehittämistiimi yhdessä muiden hallinnon tiimien kanssa koordinoi ja tukee toimialan sekä palvelualueiden yhtenäistymistä ja toiminta- malliuudistuksen muutostyön jatkumista

- projektimaisen työtavan edistäminen

- toiminnan seuranta/mittaaminen sekä vuosikellot.

Aktiivisuuden edistäminen sekä yhteistyö järjestöjen ja kansalaistoimijoiden kanssa

Alue – ja kohderyhmätyön sekä kansalaistoiminnan ja järjestökumppanuuden koordinointi toimialalla. Toiminnan jatkokehittäminen. Eviva – hankkeen aikana kehitettyjen toimintamuotojen juurruttaminen osaksi perustoimintaa.

Kulttuurilautakunnan avustukset ja apurahat

Kulttuurin vapaan kentän toimintaedellytyksiä edistetään avustuksilla. Yhteisöt ja ryhmät voivat hakea avustuksia viidestä eri kategoriasta:

1. Taide- ja kulttuurilaitosten toiminta-avustukset (sopimuksen tehneille) 1 a. Toiminta-avustus

1 b. Taiteen perusopetus

2. Kulttuuri- ja taideyhteisöjen toiminta-avustukset

3. Kulttuurin harrastustoiminta-avustukset

4. Projektiavustukset

5. Projektiavustukset sosiaalisen tasavertaisuuden, osallisuuden ja taiteen saavutettavuuden edistämiseen

Henkilökohtaisia apurahoja voi hakea kahdesta eri kategoriasta:

6. Taideapurahat

7. Aboa-apuraha

1.4. Toimintaympäristön muutostekijät

Ei oleellisia muutoksia.

2. Taloudelliset tavoitteet

2.2. Määrärahat

1.000 €	TP 2014	TAM 2015	TAE 2016
Tulot	93	0	0
Menot	5 234	9 542	9 313
Netto	-5 141	-9 542	-9 313
Muutos-%	%	85,6 %	-2,4 %

3. Resurssien käyttö

3.2. Työvoiman käyttö

	TP 2014	TAM 2015	TAE 2016
Htv	49,9	45	35
Lisätietoja:

3.3. Tilojen ja alueiden käyttö

	TP 2014	TAM 2015	TAE 2016
Tilat (m²)	370	370	370

4. Toiminnalliset tavoitteet

4.2. Operatiiviset tavoitteet Strategiasta johdetut tavoitteet

2016 Strategisen sopimuksen tavoite	Linjauksen tunnus/ alatavoite	Palvelualueen projekti tai toimenpide	Salkunhal- linnassa mukana (K/E)	Mittari/ seuranta-väli	Tavoite/mittarin arvo 2016	Vastuu (tulosalue/ yksikkö)
Aktiivisuus mahdollisimman monen	2.3.7/ Liik-	Aktiivisuuden edistämisen ohjaus		Käynnistysmitta-	Käynnissä/etenee	Kehittäminen
turkulaisen elämäntavaksi	kuminen			ri/osavuosikatsaus
	elämänta-
	vaksi, Kult-
	tuuri tekee
	hyvää ja
	lasten ja
	nuorten
	kasvu tasa-
	painoiseen
	elämään
Aktiivisuuden edistäminen alueelli-	2.3.4/ Va-	Aluetyö –työmallin muokkaaminen, vakiinnut-		Käynnistysmitte-	Käynnissä/etenee	Aktiivisuuden
sella yhteistyöllä	kiinnutetaan	taminen ja koordinointi		ri/osavuosikatsaus		edistäminen
	kaupungin
	eri alueilla
	työskentele-
	vien kau-
	pungin toimi-
	joiden yh-
	teistyö.
Aktiivisuuden edistäminen kohde-	2.3.3/ Koh-	Aluetyö- ja kohderyhmätiimien koordinointi ja		Käynnistysmitta-	Käynnissä/etenee	Aktiivisuuden
ryhmätyöllä	dennetaan	arviointi		ri/osavuosikatsaus		edistäminen
	vapaa-
	aikatoimialan
	palvelut
	asukas- ja
	asiakastietoa
	hyväksi
	käyttäen

Uudet yhteistyötavat kulttuuri-, liikunta ja nuorisojärjestöjen kanssa	2.3.2/ Tuote- taan vapaa- aikatoimialan palveluja lisääntyväs- sä aktiivi- sessa kumppanuu- dessa ja vuorovaiku- tuksessa kansalais- ja järjestötoimi- joiden kans- sa.	Kumppanuusmallien kehittäminen palvelu- tuotannossa		Käynnistysmitta- ri/osavuosikatsaus	Käynnissä/etenee	Kehittäminen
Uudet yhteistyötavat kulttuuri-, liikunta ja nuorisojärjestöjen kanssa	2.3.2. / Avustusten jakamiseen luodaan malli, jossa suuremmat, vakiintuneet toimijat kuu- luvat sopi- musten piiriin ja jossa pie- nemmät ja vaihtuvat avustusten saajat täy- dentävät ja monipuolis- tavat palve- lutarjontaa.	Kulta 2 – avustusjärjestelmän käyttöönotto, avustus- ja apurahaperiaatteiden ja ohjeis- tuksen kehittäminen, avustusten ja apuraho- jen käytön raportoinnin ja sen valvonnan kehittäminen sekä prosessin kehittäminen kaupungin/toimialan yhteisten periaatteiden mukaisesti		Käynnistysmitta- ri/osavuosikatsaus	Käynnissä/etenee	Kulttuurilauta- kunnan avus- tukset ja apura- hat

Uudet yhteistyötavat kulttuuri-, liikunta ja nuorisojärjestöjen kanssa 2.3.2/ Avus- tusjärjestel- mä uudiste- taan ja yhte- näistetään tukemaan kaupun strategisia tavoitteita Hyvinvointia, osallisuutta ja sosiaalista tasa- vertaisuutta sekä kulttuurin saavutettavuutta edistävien hankkeiden mahdollistaminen uuden avustuskategorian (kategoria 5) myö- tä Käynnistysmitta- ri/osavuosikatsaus Käynnissä/etenee Kulttuurilauta- kunnan avus- tukset ja apura- hat

Muut tavoitteet

Tavoitteen peruste (uudistamisohjelma, muu)	Palvelualueen tavoite (=toimenpide, projekti, muu)	Salkunhal- linnassa mukana (K/E)	Mittari/ seuranta- väli	Tavoite/mittarin arvo 2016	Vastuu (tulosalue/ yk- sikkö)
Uudistamistoimenpiteet	Talous- ja hallintopalvelujen toimintaprosessien arviointi ja muuttaminen	E	Käynnistysmitta- ri/osavuosikatsaus	Edennyt	Taloustiimi ja henkilöstötiimi
Uudistamistoimenpiteet	Ulkoisen rahoituksen toteutumisen seuranta	E	Käynnistysmitta- ri/osavuosikatsaus	Toteutunut	Taloustiimi
Kaupunkitasoinen tavoite	Hankintaprosessin kehittäminen	E	Tilauksellisten hankin- tojen osuus, % /vuosi	Tilauksellisia hankintoja 50 %:ia hankinnoista	Taloustiimi
Kaupunkitasoinen tavoite	Maksutapahtumien digitalisoinnin edistäminen	E	Käynnistysmitta- ri/osavuosikatsaus	Edennyt	Taloustiimi
Kh päätös	Kehittämismallin käyttöönoton vakiinnuttaminen	E	Käynnistysmitta- ri/osavuosikatsaus	Edennyt	Kehittäminen
Kh päätös	Kehittämissalkunhallinnan vakiinnuttaminen	K	Käynnistysmitta- ri/osavuosikatsaus	Toteutunut	Kehittäminen
Kaupunkitasoinen tavoite	Projektimaisen työskentelytavan käyttöönotto	K	Käynnistysmitta- ri/osavuosikatsaus	Toteutunut	Kehittäminen
Kaupunkitasoinen tavoite	Verkkouudistuksen jatkotyöskentely	E	Käynnistysmitta- ri/osavuosikatsaus	Edennyt	Viestintä- ja markkinointitiimi
Sisäinen päätös	Alueellisen- ja kohderyhmätyön viestinnän tuen sisällyttäminen tiimin tehtäviin	E	Kuvaus toteutumises- ta/osavuosikatsaus	Käynnissä/etenee	Viestintä- ja markkinointitiimi
Sisäinen päätös	Toimintatapojen uudistaminen esim. uutiskirjeiden yhtenäistäminen ja yhtenäinen näkyminen ulos- päin	E	Arvio toteutumises- ta/osavuosikatsaus	Käynnissä/etenee	Viestintä- ja markkinointitiimi
Sisäinen päätös	Toimialan kärkituotteiden esille nostaminen kau- punkimarkkinoinnissa	E	Arvio toteutumises- ta/osavuosikatsaus	Edennyt	Viestintä- ja markkinointitiimi

5. Henkilöstön hyvinvointi ja työelämän laatu

5.1. Kaupungin yhteiset tavoitteet

Henkilöstöohjelman painopistealue	Kaupungin tavoite 2016
Turussa jokaisen tulee voida kokea, että työ lisää hyvinvointia	Kunta10: resurssit työhön riittävät, mittariarvo pienempi kuin 0. Työpaikalla tehty riskien ja vaarojen analyysi, tehty vähintään 95 % työpaikoista.
Aktiivinen osaamisen ennakointi	Osaamiskartoitus laadittu SAP-järjestelmään, vakansseista 60 % tehty
Turku on vetovoimainen työnantaja	Kunta10: esimiestuki, kohtelun oikeudenmukaisuus,: tulokset parantuneet edellisestä mittauksesta (2014)

5.2. Hallinnon henkilöstön osalta seurattavat ( Kunta 10 –tulokset )

Kunta 10- mittarit, tulokset joka toinen vuosi	Toteutuminen 2012	Toteutuminen 2014	Palvelualueen tavoite 2016
Työn epävarmuus	2,13	2,88	2,13
Työpaikan ilmapiiri	3,19	3,16	3,30
Työyhteisötaidot: auttaminen ja huomaavai- suus	3,40	3,04	3,40

6. Tunnusluvut

6.1. Tavoitteelliset tunnusluvut (toimilalalla tarpeettomat sarakkeet poistetaan täyttämisen yhteydessä)

Tunnusluvun tyyppi:

V= Volyymi

K/T= Kysyntä/tarve L/V=Laatu/vaikuttavuus S/P=Saatavuus/peittävyys T/T=Tuottavuus/taloudellisuus

11