PALVELUKUVAUKSET

PALVELUKUVAUKSET

Kirjanpito Palveluntarjoaja muodostaa tiekunnan juoksevan kirjanpidon yksityistielain säännösten mukaisesti ja hyvää kirjanpitokäytäntöä noudattaen. Tiekunnan vastuuhenkilöiden tulee huolehtia siitä, että tarvittavat tietoliikenneyhteydet kirjanpidon tekemiseen (esim. pankkipalveluyhteys) ovat avattuna Suomen Tieverkko Oy:n tietojärjestelmiin.

Tilinpäätös Palveluntarjoaja muodostaa tiekunnan tilinpäätöksen yksityistielain säännösten mukaisesti ja hyvää kirjanpitokäytäntöä noudattaen. Tilinpäätös tehdään kirjanpidon pohjalta.

Maksuunpanoluettelon laatiminen

Palveluntarjoaja muodostaa tiekunnan kokoukseen maksuunpanoluettelon tie- ja käyttömaksuja varten.

Tiemaksujen laskutus Palveluntarjoaja laskuttaa tiekunnan tiemaksut maksuunpanoluettelon mukaisesti. Tiekunnan vastuuhenkilö vastaa osoite- ja osakastietojen oikeellisuudesta. Palveluntarjoaja hoitaa laskujen lähetyksen kirjeitse ja tarvittaessa myös sähköpostitse. Postitus- ja muista lähettämiseen liittyvistä lisäkuluista vastaa aina tiekunta.

Kiinteistö- ja osakastietojen ylläpito

Palveluntarjoaja ylläpitää tiekunnan kiinteistö- ja osakastietoja ajan tasalla. Päivitystarpeet tulevat lähtökohtaisesti tiekunnan vastuuhenkilöiltä tai osakkailta joko suoraan tai palveluntarjoajan määrittämien tietoliikenneyhteyksien avulla, jolloin palveluntarjoajan tehtävä on ylläpitää kiinteistö- ja osakastietoja järjestelmissään ja tarvittaessa auttaa selvittämään osakastietoja viranomaisilta. Mahdollisista viranomaismaksuista ja muista aiheutuvista lisäkuluista vastaa aina tiekunta.

Kokouskutsujen laadinta ja lähetys

Palveluntarjoaja laatii tiekunnan kokouskutsun. Asialistasta sovitaan yhdessä tiekunnan ja sen vastuuhenkilöiden kanssa. Palveluntarjoaja suorittaa kokouksen koolle kutsumisen kirjeitse ja tarvittaessa myös sähköpostitse.

Postitus- ja muista lähettämiseen liittyvistä lisäkuluista vastaa aina tiekunta.

Talousarvion laadinta Palveluntarjoaja muodostaa tiekunnan kokoukseen tiekunnan tilinpäätöksen, toteutuneiden kustannusten sekä ennakoitavan taloustilanteen perusteella talousarvioehdotuksen. Palveluntarjoajalla on oltava tiekunnan vastuuhenkilöiden toimesta riittävät tiedot talousarvion tekemiseen.

Kunnossapitoavustuksen hakeminen

Palveluntarjoaja hakee tiekunnan valtuuttamana kunnossapitoavustusta kunnalta/kaupungilta mahdollisuuksien mukaan. Tiekunnan vastuuhenkilöiden tulee huolehtia, että avustuksien mahdollisuus ja

ajankohta on ilmoitettu palveluntarjoajalle. Avustuspäätös on aina palveluntarjoajasta riippumaton, eikä se näin ollen ole vastuussa sen saamisesta. Hakemuksen tekemiseen ja lähettämiseen liittyvistä kuluista vastaa aina tiekunta.

Tiemaksujen seuranta ja muistuttaminen

Palveluntarjoaja hoitaa tiekunnan valtuuttamana tiemaksujen seurantaa ja muistuttaa maksamattomista laskuista. Mahdollisista muistuttamisesta ja perinnästä aiheutuvista lisäkuluista vastaa aina tiekunta.

Vuosikokouksen valmistelu ja pitäminen

Palveluntarjoaja valmistelee kokousaikataulun ja -järjestelyt. Palveluntarjoaja pyrkii mahdollisuuksien salliessa myös huomioimaan tiekunnan toiveet kokousajan ja -paikan suhteen. Palveluntarjoaja toimii tiekunnan kokouksessa asiantuntijan roolissa. Palveluntarjoajan edustaja voi toimia myös puheenjohtajana tai sihteerinä kokouksen niin päättäessä.

Asiantuntijan osallistumistapa kokoukseen on sovitusti asiakkaan valinnan mukaan tai erikseen paikan päällä kokouksen sijainniksi määritetyssä paikassa tai etänä palveluntarjoajan tietoliikenneyhteyksiä hyödyntäen.

Perintä ja ulosottohakemuksien laadinta

Palveluntarjoaja hoitaa tiekunnan valtuuttamana tiemaksujen perintää ja laatii ulosottohakemukset maksamattomista laskuista. Mahdollisista viranomaismaksuista ja muista perintätoiminnasta aiheutuvista lisäkuluista vastaa aina tiekunta.

Yksityistierekisteri- ilmoitukset

Palveluntarjoaja hoitaa tiekunnan puolesta lakisääteiset velvoitteet Maanmittauslaitoksen yksityistierekisteriin. Nämä velvoitteet ovat myös kunnossapitoavustusten haun edellytys. Mahdollisista viranomaismaksuista ja muista aiheutuvista lisäkuluista vastaa aina tiekunta.

Digiroad-ilmoitukset Palveluntarjoaja hoitaa tiekunnan puolesta lakisääteiset velvoitteet Väyläviraston Digiroad-palveluun. Nämä velvoitteet ovat myös kunnossapitoavustusten haun edellytys. Mahdollisista viranomaismaksuista ja muista aiheutuvista lisäkuluista vastaa aina tiekunta.

Tiekunnan maksuliikenteen hoito

Palveluntarjoaja suorittaa tiekunnan laskujen maksamisen ja muun maksuliikenteen hoidon tiekunnan puolesta. Tiekunnan vastuuhenkilöiden tulee huolehtia, että tiekunnan laskut tulevat toimitetuiksi palveluntarjoajalle ja että palveluntarjoajalla on valtuudet ja mahdollisuudet laskujen maksuun (esim. tilinkäyttöoikeudet).

Neuvontapalvelu Palveluntarjoaja antaa tiekunnalle yksityisteihin, niiden hallintoon ja hoitamiseen liittyvää neuvontaa. Neuvonta liittyy aina lähtökohtaisesti sopimuksessa määritettyihin palveluihin. Mikäli neuvontaa annetaan muihin

kuin sopimuksessa määritettyihin tehtäviin liittyen, veloitetaan tästä erikseen voimassa olevan erillishinnaston mukaisesti.

Toimitsijamiespalvelu Palveluntarjoaja toimii tiekunnan toimielimenä ja tarjoaa tiekunnalle valmiuden toimitsijamiestöiden hoitamiseksi tiekunnan puolesta.

Palveluntarjoaja hoitaa tien kunnossapidon järjestämisen ja ylläpitää rekisteriä kunnossapitoa toteuttavista urakoitsijoista. Lisäksi palveluntarjoaja vastaa tiekunnan jokapäiväisten asioiden hoitamisesta kokonaisvaltaisesti ja voi toimia tarvittaessa tiekunnan puolesta erilaisissa edustustehtävissä.

Toimitsijamiespalvelun alaisista tehtävistä veloitetaan aina erillishinnaston mukaisesti tuntiveloitus ja tehtävien hoitamiseen liittyvistä lisäkuluista vastaa aina tiekunta.

Palvelun käyttöönotto Palvelun käyttöönotto sisältää tiekunnan vanhan aineiston päivittämisen ajan tasalle ja sen siirtämisen palveluntarjoajan tietojärjestelmiin. Tiekunta on velvollinen toimittamaan palveluntarjoajalle mahdolliset puuttuvat tiedot niiltä osin, kun palvelun toteuttaminen edellyttää. Muu palvelun aloittamiseksi tehtävä aineiston selvitys ja käsittely veloitetaan erillishinnaston mukaisesti.

SOPIMUSEHDOT

Sopimuksen allekirjoittaminen ja voimaantulo

Sopimuksen hyväksyy tiekunnan toimielin, nimenkirjoitusoikeutettu taho, muu vastuuhenkilö tai tiekunnan kokous. Sopimuksen hyväksyjä vastaa siitä, että hänellä on riittävät oikeudet tehdä sopimuksia tiekunnan puolesta. Muussa tapauksessa hän vastaa henkilökohtaisesti hyväksytyn tarjouksen velvoitteiden täyttämisestä.

Laskutus ja maksuehto Palveluntarjoaja laskuttaa tiekunnalta sopimuksen mukaisen hinnan vuoden erissä alkaen sopimuksen hyväksymisestä. Hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero. Mahdolliset lisätyöt ja erillishinnaston mukaiset veloitukset laskutetaan työn suorittamisen yhteydessä tai muun sopimuksen mukaan, viimeistään kuitenkin seuraavassa vuosilaskutuksessa. Sopimuksen ulkopuoliseen laskutukseen, viranomaiskuluihin ja postitukseen sovelletaan palveluntarjoajan kulloinkin voimassa olevaa erillishinnastoa, joka voi poiketa tämän sopimuksen yhteydessä esitetyn ajankohdan hinnastosta. Maksuaika on 14 vrk netto, viivästyskorko 8 %.

Laajuusarvio ja poikkeustilanteet

Jos sopimus hyväksytään, ja myöhemmin käy ilmi, että sen todellinen laajuus poikkeaa palveluntarjoajalle annetuista tiedoista, palveluntarjoajalla on oikeus suorittaa tarpeelliset hintoihin liittyvät tarkistukset.

Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx voi käyttää alihankkijoita, mutta sen on varmistettava, että alihankkijat noudattavat sovittuja ehtoja ja täyttävät lainsäädännölliset vaatimukset.

Tiekunnan vastuuhenkilö Tiekunnan vastuuhenkilönä palveluntarjoajan tukena toimii lähtökohtaisesti tiekunnan toimielin, nimenkirjoitusoikeutettu taho, muu vastuuhenkilö tai tiekunnan kokous. Mikäli tiekunta ei erikseen ilmoita vastuuhenkilöä palveluntarjoajalle, toimii vastuuhenkilönä se taho, joka sopimuksen on hyväksynyt tiekunnan puolesta tai viime kädessä tiekunnan kokous.

Tienpitäjän vastuu Sopimuksen piiriin kuuluvien palveluiden toteuttaminen palveluntarjoajan toimesta ei aiheuta muutosta tienpitäjän velvollisuuksiin ja vastuisiin, jotka säännösten mukaisesti kuuluvat tiekunnalle.

Sopimuksen voimassaoloaika ja sopimushinnan tarkastaminen

Sopimus on voimassa sopimuksessa määritellyn ajan ja pidentyy automaattisesti vuoden jaksoissa, mikäli tiekunta ei ole irtisanonut tätä sopimusta päättymään vähintään kuusi kuukautta ennen kulloinkin kulumassa olevan sopimusajanjakson päättymistä. Palveluntarjoajalla on oikeus tarkastaa hintaa sopimuksessa määritellyn sopimuskauden päätyttyä, mikäli automaattisesti jatkuvan sopimuksen hinnasta ei ole muutoin erikseen sovittu. Mikäli elinkustannusindeksi nousee, on palveluntarjoaja oikeutettu muuttamaan palvelun hintaa myös sopimuksessa määritellyn sopimuskauden aikana. Sopimuksen osapuolilla on oikeus purkaa sopimus välittömästi, jos toinen osapuoli ei täytä sopimuksen mukaisia velvoitteitaan.

Vastuunrajoitus Xxxxxxxxxxxxxxxx ei ole vastuussa vahingoista, jotka aiheutuvat

palveluntarjoajasta riippumattomista syistä, Force majeure -tilanteista tai muista odottamattomista tapahtumista tai muutoksista olosuhteissa.

REKISTERISELOSTE

Rekisterin nimi, pitäjä ja yhteyshenkilö

Sopimustarjouksessa mainitun tiekunnan osakas- ja tienkäyttörekisteri. Sopimustarjouksessa mainittu tiekunnan edustaja toimii yhteyshenkilönä.

Rekisterin käyttäjä Suomen Tieverkko Oy (3191214–1), Xxxxxxxxx 0 00000 Xxxxxxxxxxxx.

Rekisteröidyt Rekisterissä käsitellään tiekunnan osakkaiden henkilö- ja kiinteistötietoja sekä tien käyttöluvan saaneiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterin tarkoituksena on kerätä tiekunnan osakkaiden tietoja yksityistielain mukaisen maksuunpanoluettelon muodostamiseksi, tiemaksujen perimiseksi, tiekunnan päätöksentekoa varten sekä tiekunnan ulkopuolisten, tienkäyttöluvan saaneiden tietoja yksityistielain mukaisen maksuunpanoluettelon muodostamiseksi, käyttömaksujen perimiseksi ja tiekunnan kokouksiin mahdollista kutsumista varten. Tiekunnan osakkaina voi olla kiinteistöjen omistajia, elinkeinonharjoittajia, valtio tai kunta.

Henkilötiedoista kootaan osakasluettelo, yksikkölaskelma, maksuunpanoluettelo ja käyttömaksujen maksajaluettelo sekä voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä osakasta ei ole mahdollista tunnistaa. Osakkaista rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yksityistielain (560/2018) mm. 41 §:n edellyttämät tiedot, eli osakkaan nimi, tieyksikkömäärä, osuus tieyksiköistä, yksikkömaksun määrä, perusmaksun määrä ja tiemaksu yhteensä. Lisäksi osakkaista kerätään seuraavat tiedot:

- Osakkaan yhteystiedot (lähiosoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelin, sähköposti ja muu sähköinen osoite).

- Osakaskiinteistön nimi, kiinteistötunnus, pinta-alat, tyyppi ja käyttötapa ja käyttömäärä, tienkäyttömatka, käytössä olevien ajoneuvojen määrä.

- Tieosakkuuden (tieoikeuden) peruste.

- Tiemaksutiedot (laskutus ja maksusuoritukset) taloushallintojärjestelmään.

- Tien käyttöluvan saaneiden osalta rekisteriin kerätään henkilön tai käyttäjän nimi sekä seuraavat tiedot.

- Yhteystiedot (lähiosoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelin, sähköposti ja muu sähköinen osoite), tien käyttömäärä ja -tapa sekä käyttömaksun suuruus.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan osakkaan omalla ilmoituksella osakkaaksi ottamisen yhteydessä. Osakas päivittää tietojansa tiekunnalle ja tiekunta kerää tietoja sekä päivittää niitä osakkailta tiedustelemalla. Tietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Posti Oy:n kohderyhmä- ja rekisteripalvelut/tiedotuspalveluraportin tiedoista, Maanmittauslaitokselta ja kunnasta.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne pääsy on vain asianmukaisilla, tiekunnan nimeämillä henkilöillä. Tietojenkäsittelyn mahdolliset tulosteet tuhotaan niiden käsittelyn jälkeen.

Sähköinen rekisteri sijaitsee rekisteritiedon käsittelijän palvelimella käyttäjätunnuksen takana. Palvelinta säilytetään lukitussa tilassa. Rekisterin käyttöoikeus on vain rekisterinpitäjällä tai tiekunnan nimeämällä toimijalla,

joka osaltaan vastaa tietojen säilytyksen suojauksesta. Tiekunta huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

Maksuunpanoluettelo ja sen osana yksikkölaskelma voidaan pitää yksityistielain 61 § mukaisesti vain asianosaisten eli tiekunnan osakkaiden ja käyttömaksun maksajien nähtävänä neljäntoista päivän ajan ennen sitä tiekunnan kokousta, jossa luettelo tulee vahvistettavaksi, sekä mainitussa kokouksessa. Luettelo voidaan myös lähettää kokouskutsun liitteenä.

Maksuunpanoluettelo osoittaa tieyksikköä vastaavan tiemaksun suuruuden, osakkaan nimen, tieosakkaan tieyksiköt ja osakkaan suoritettavaksi tieyksikköjen perusteella lasketun tiemaksun määrän, mahdollisen perusmaksun määrän, koottavien maksujen yhteismäärän ja niiden suorittamisajan sekä käyttömaksujen perusteet ja tienkäyttöluvan saaneen nimen ja käyttömaksun. Yksikkölaskelma sisältää kunkin osakkaan osalta yksiköiden laskemiseen yksityistielain ja Maanmittauslaitoksen suosituksen edellyttämät seuraavat tiedot; nimi, kiinteistötunnus, tienkäyttömatka, kiinteistölajitien käytön suhteen, laskennan painoluvun korjauskertoimet, yksiköiden kokonaismäärä. Osakkaalla on oikeus tarkastaa yksikkölaskelman tiedot.

Tiekunnan pöytäkirjasta liitteineen on yksityistielain mukaisesti asianosaisella oikeus saada jäljennös.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisterinpitäjän eli tiekunnan valtuutusta, paitsi Verohallinnolle ja muille viranomaisille tarpeen mukaan. Rekisterin tietoja voidaan siirtää tiekunnan nimenomaisesti valitsemalle, tieisännöintiä tarjoavalle palveluntarjoajalle rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Palveluntarjoajana on Suomen Tieverkko Oy ja sen omistusyhteysyritykset.

Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin osakas on tiekunnan osakkaana tai tiekunnan tien käyttäjänä. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan tiekunnan oikeutetun edun perusteella, toisin sanoen mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia.

Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterissä olevat tiedot ja saada jäljennös häntä koskevista tiedoista. Tarkastuspyyntö tulee esittää

rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tiekunta voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Tiekunta voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

- saada tieto henkilötietojen käsittelystä.

- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa ne.

- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä.

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista lakiin perustuvalla perusteella.

Tarkastuspyyntöihin vastataan viivytyksettä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos pyyntöön ei voida perustellusta syystä vastata tässä ajassa, kysyjälle ilmoitetaan, milloin hän saa vastauksen ja perustelut viivytykselle. Kuukauden määräaikaa voidaan jatkaa perustellusti, kuitenkin korkeintaan kahdella kuukaudella.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön tai yhteisön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut rekisteritieto.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esim. lainsäädännön muuttuessa. Tämä seloste on päivitetty viimeksi 25.1.2024.