HANKINTAOHJE
Mustasaaren kunta Hankintaohje
Konsernihallinto
Xxxx XXXX/1739/00.00.00.00/0000
Teksti: Hankintatiimi
Käännös: Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx
Hyväksytty Kunnanhallituksessa 24.4.2023
Ohje tulee voimaan 1.6.2023.
Saatavana kunnan verkkosivuilta ja intrasta.
SISÄLTÖ
1.5 Hankintojen ympäristövaatimukset 2
1.7 Hankinta-asiakirjojen säilyttäminen 3
2 Yleiset hankintaperiaatteet 4
2.1 Toimivalta hankinta-asioissa 4
2.3 Hankinta sidosyksiköltä (in house -yksikkö) 5
3.3.1 Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat (pienhankinnat) 7
3.3.2 Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat 7
3.3.3 EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat 8
3.3.4 Vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alojen hankinnat 8
3.5 Hankintojen jakaminen osiin 9
3.7.1 Vaatimukset tavaralle tai palvelulle 12
3.7.2 Toimittajaa koskevat vaatimukset 12
3.9 Tarjousten jättäminen ja niiden avaaminen 13
3.10 Tarjouksen täydentäminen 14
3.11 Hankinnan keskeyttäminen 14
3.13 Päätöksen tiedoksianto 14
4 Ohjeistus pienhankintojen toteuttamiseen 16
4.2 Pienhankintojen suorahankinta 17
5.1 Muutoksenhaku päätökseen, kansallisen kynnysarvon alittava hankinta 18
5.2 Muutoksenhaku päätökseen, kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta 18
5.4 Markkinaoikeuden määräämät seuraamukset 19
Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan sellaisia tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja, joita valtio, kunnat, hyvinvointialueet, kuntayhtymät, valtion liikelaitokset sekä muut hankintalainsäädännössä määritellyt hankintayksiköt tekevät oman organisaationsa ulkopuolelta.
Julkista hankintaa ei ole omana työnä tekeminen, palkkaaminen työsuhteeseen, maan, olemassa olevien rakennusten tai muun kiinteän omaisuuden hankinta tai vuokraus tai näihin liittyvät oikeudet.
Julkisesta hankinnasta ei liioin ole kyse kunnan myydessä tai vuokratessa kiinteää tai irtainta omaisuutta taikka palveluja ulkopuolisille.
Tätä hankintaohjetta noudatetaan Mustasaaren kunnan hankintayksiköiden ja kuntakonsernin hankintayksiköiden tekemissä hankinnoissa.
Mustasaaren kuntakonserniin kuuluvat Fastighets Ab Korsholms Bostäder ja Kiinteistö Oy Merten Talo.
Kunnanhallitus hyväksyy ohjeen, ja sitä tarkistetaan tarvittaessa, viimeistään silloin kun lainsäädännössä tai organisaatiossa tapahtuu merkittäviä muutoksia.
Hankintaohjeen sisältö kytkeytyy kunnan hallintosäännön 2021–2025, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeen 2022, kuntastrategian 2030 ja ilmasto- ja energiastrategian 2021–2030 määräyksiin. Se myös täydentää lain ja asetusten, muiden päätösten, ohjeiden ja ohjeistusten määräyksiä. Ohje korvaa kunnan hankintaohjeen vuodelta 2015.
Kunta pyrkii hankinnoilla käyttämään kunnan varoja mahdollisimman tehokkaasti.
Aina kun mahdollista ja perusteltua, kunta pyrkii toteuttamaan hankinnan niin, että pk-yrityksillä ja uusilla yrityksillä on mahdollisuus osallistua hankinnan kilpailutukseen. Kunta pyrkii lisäksi hankkimaan elintarvikehankinnoissa kotimaisia tuotteita ja mahdollisuuksien mukaan luomua.
1.3 Hankintalainsäädäntö
Kunnan julkisia hankintoja säätelevät EU:n hankintadirektiivit, kansallinen lainsäädäntö ja tämä ohje. Julkiset hankinnat jaetaan kolmeen luokkaan hankinnan arvon mukaan.
1. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat (pienhankinnat)
2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat (kansalliset HILMA-hankinnat)
3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat (EU-hankinnat).
Suomen hankinta- ja käyttöoikeussopimuslainsäädäntö perustuu EU:n perustamissopimukseen, hankintadirektiiviin (2014/24/EU) ja huoltodirektiiviin (2004/17/EY). Hankintatoimintaa säätelevät kansalliset lait ovat
− laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) (jäljempänä hankintalaki)
− laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016) (jäljempänä erityisalojen hankintalaki).
Vaikka hankintalakia ei sovelleta kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin, myös pienemmät hankinnat on toteutettava siten, että asioiden ja päätöksenteon valmistelussa noudatetaan yleisiä oikeusperiaatteita avoimuus, tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä suhteellisuus. Hyvän hankinnan periaatteita noudatettaessa eri kokoisten hankintojen toteutustavoissa ei käytännössä ole isoja eroja.
Suomessa noudatetaan julkisissa hankinnoissa seuraavia yleisiä sopimusehtoja:
– julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2022 PALVELUT
– julkisten tavarahankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2022 TAVARAT.
Hankinnan laadun mukaan voidaan tarvittaessa käyttää seuraavia yleisiä sopimusehtoja:
– rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998
– konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot (KSE 2013)
– kone- ja kuljetuspalveluiden hankinnan yleiset sopimusehdot KE 2008
– Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015).
Suomen Kuntaliiton ja työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä ja rahoittama julkisten hankintojen neuvontayksikkö palvelee hankintayksiköitä julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä osoitteessa xxxxxxxxx.xx.
1.5 Hankintojen ympäristövaatimukset
Hankintayksikön on hankinnoissaan huomioitava ympäristö- ja kestävyysnäkökohdat sekä mahdollisuuksien mukaan kunnan ilmasto- ja energiastrategia 2021–2030.
Hankintayksikön on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti, laadukkaasti ja suunnitelmallisesti olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen ja ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen (hankintalaki 2. §).
Huomioon on otettava kestävä kehitys ja tuotteiden ja niiden pakkausmateriaalien aiheuttamat ympäristövaikutukset ja ympäristökuormitus. Lisäksi on otettava huomioon tuotteen tai palvelun elinkaaren aikaiset uudelleenkäyttömahdollisuudet sekä mahdollisuus käytettyjen tuotteiden ostamiseen ja olemassa olevien tuotteiden korjaamiseen.
Julkisissa hankinnoissa on huomioitava EU:n yleinen tietosuoja-asetus (95/46/EY).
Asetusta sovelletaan automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn ja muussa kuin automaattisessa muodossa tapahtuvaan käsittelyyn silloin, kun käsiteltävät henkilötiedot muodostavat rekisterin tai sen osan.
Rekisterin pitäjän eli tilaajan velvollisuuksiin kuuluu hankinnassa varmistaa, että palveluntuottaja toteuttaa periaatteet käytännössä rekisterinpitäjän ohjeistuksen ja vaatimusten mukaisesti.
Kun henkilötietojen käsittelyä koskevia tehtäviä annetaan sopimusperusteisesti palvelutuottajalle eli henkilötietojen käsittelijälle, on välttämätöntä huolehtia siitä, että henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot on sopimusvelvoittein saatettu käsittelijän tietoisuuteen. Jos käsittelijä ryhtyisi esimerkiksi käsittelemään henkilötietoja muussa kuin sovitussa käyttötarkoituksessa, käsittely olisi lainsäädännön vastaista.
Rekisterinpitäjän on siis ennen hankintamenettelyn aloittamista tapauskohtaisesti arvioitava, missä roolissa palvelutuottaja tulee hankinnassa olemaan.
Suomen Kuntaliitto on yhteistyössä Hansel Oy:n ja Julkisten hankintojen neuvontayksikön kanssa tehnyt ohjeistuksen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen huomioimiseen julkisissa hankinnoissa. Ohjeistus on saatavilla Kuntaliiton verkkosivuilla.
1.7 Hankinta-asiakirjojen säilyttäminen
Hankinta-asiakirjat rekisteröidään, niitä käsitellään ja ne arkistoidaan kunnan tukevien toimintaprosessien tiedonhallintasuunnitelman määräysten mukaan.
Asiakirjat, jotka koskevat yli 10 000 euron tavara- ja palveluhankintoja sekä yli 15 000 euron rakennusurakoita, käsitellään asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä Smedenissä.
Hankinta-asiakirjoja ovat:
− Tarjouspyyntö
− Hankintailmoitus
− Mahdolliset kysymykset ja vastaukset
− Tarjoukset
− Täydennyspyyntö ja täydennykset
− Tarjousten avauspöytäkirja
− Muistio tarjousten arvioinnista
− Hankintapäätös
− Jälki-ilmoitus
− Sopimus ja/tai tilaus.
Julkisissa hankinnoissa noudatetaan hankinnan arvosta riippumatta seuraavia perusperiaatteita:
Syrjimätön kohtelu
toimittajien on voitava antaa tarjous maasta tai maantieteellisestä sijainnista riippumatta
Tasapuolinen kohtelu
toimittajia on kohdeltava tasapuolisesti ja heidän tulee saada sama informaatio samanaikaisesti
Läpinäkyvyys
hankintayksikön tulee antaa tietoja avoimesti, tarjouspyynnön kaikki vaatimukset on esitettävä selkeästi
Suhteellisuus
hankintamenettelyn vaatimusten tulee olla sopivia suhteessa tavoitteeseen ja tarpeellisia ja välttämättömiä sekä oikeasuhtaisia tavoitteen saavuttamiseksi.
Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet. Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras.
Jos hankintayksikkö käyttää muissa kuin tavarahankinnoissa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa, sen on esitettävä tätä koskevat perustelut hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä taikka hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa.
Hankintojen laatuvaatimuksia ei saa asettaa korkeammiksi kuin mitä hankintayksikön tarpeiden perusteella on tarpeellista. Hankintayksikkö ei myöskään saa vaatia enempää dokumentaatiota kuin mitä on tarpeen.
Hankinnan valmisteluun ja päätöksentekoon osallistuva henkilö ei saa olla esteellinen.
Vastaavasti hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn taikka tavaran, palvelun tai urakan tarkastamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön.
Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa (410/2015) ja hallintolaissa (434/2003).
2.1 Toimivalta hankinta-asioissa
Kunkin valiokunnan ja lautakunnan tulee tehtäväalueillaan päättää irtaimen omaisuuden hankinnasta sekä sopimusten tekemisestä (hallintosääntö 40. §).
Kunnanhallituksen konsernijaosto tai kunnan toimivaltainen viranomainen tekee erillisen päätöksen TeeSe Botnia Oy Ab:n tai Hansel Oy:n kilpailutuksissa saatujen tarjousten hyväksymisestä, jos puitesopimuksen arvo ylittää viranhaltijan toimivallan.
Hankintamenettelyllä toteutettujen puitejärjestelyjen niin sanotuissa minikilpailutuksissa1 tarjouksen hyväksymisestä päättää toimivaltainen viranhaltija/toimielin.
Rajoitetussa menettelyssä talousarviovastaava viranhaltija päättää, mitkä tarjoajat saavat jättää tarjouksen.
Viranhaltijan toimivallasta hankinta-asiassa määrätään tehtävänkuvauksessa tai toimivallan siirtämistä koskevassa erillisessä päätöksessä.
1 Minikilpailutus: Jos kaikkia puitejärjestelyn ehtoja ei ole usean toimittajan kanssa tehdyssä järjestelyssä vahvistettu, kilpailutetaan hankinnat puitejärjestelyyn otettujen toimittajien kesken puitejärjestelyn ja tarvittaessa tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti.
Mustasaaren kunta osallistuu Vaasan seudun hankintarenkaaseen, jota hallinnoi kuntien omistama yhtiö TeeSe Botnia Oy Ab. Vastuualueet ja hallintokunnat ovat valinneet yhteyshenkilöt, jotka vastaavat siitä, että kunta mahdollisuuksien mukaan ja kunnan edun mukaisesti osallistuu hankintarenkaan kautta tapahtuvaan hankintayhteistyöhön.
Valtion omistama Hansel Oy ja Kuntaliitto ovat hankintalain 20. §:n tarkoittama hankintayksikkö, joka kilpailuttaa ja neuvottelee kunta-asiakkaidensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia. Kunta osallistuu tarvittaessa Vaasan seudun hankintarenkaan kautta Hansel Oy:n toimeenpanemaan hankintatoimintaan.
Lisäksi kunta on osakkaana kuntatoimijoiden omistamassa Kuntien Tiera Oy:ssä, joka kehittää kuntasektorin ICT-palveluja. Osakeyhtiön osakkaana olevat kunnat voivat ostaa yhtiön tarjoamia palveluja suoraan ilman kilpailutusta.
2.3 Hankinta sidosyksiköltä (in house -yksikkö)
Hankintalakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee siitä muodollisesti erilliseltä ja päätöksenteon kannalta itsenäiseltä yksiköltä, jos hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa yksikköön samalla tavoin kuin omiin toimipaikkoihinsa ja jos yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on (hankintalaki 15. §).
Hankinnan tekemiselle on aina oltava tosiasiallinen tarve hankintayksikössä. Hankintaan tulee myös olla olemassa tarvittavat määrärahat talousarviossa. Ilman niitä hankintaa ei voi tehdä.
Kunnan kaikki hankinnat toteutetaan tämän hankintaprosessin mukaan:
1. Hankintatarpeen syntyminen
2. Tarkistetaan, onko kunta jo sopinut hankintaa koskevasta puitejärjestelystä
- Puitejärjestely on olemassa: Tilaus/minikilpailutus puitejärjestelyn perusteella.
- Puitejärjestelyä ei ole: Toteutetaan hankinta.
3. Lasketaan hankinnan arvo.
4. Kartoitetaan markkinat (voidaan tehdä myös ennen hankinnan arvon laskemista).
5. Laaditaan tarjouspyyntö ja hankintailmoitus.
6. Toimivaltainen viranomainen hyväksyy tarjouspyynnön.
7. Ilmoitetaan hankinnasta.
8. Tarjouspyynnön tarkentamiseksi saadaan mahdollisesti kysymyksiä, julkaistaan vastaukset niihin.
9. Tarjoukset vastaanotetaan ja rekisteröidään.
10. Avataan tarjoukset, kun tarjousten jättämisen määräaika on umpeutunut, ja laaditaan avauspöytäkirja.
11. Tarjoukset käydään läpi ja arvioidaan.
12. Toimivaltainen viranomainen antaa hankintapäätöksen.
13. Päätöksestä tiedotetaan.
14. Kun päätös on tullut lainvoimaiseksi, tehdään sopimus tai tilaus.
15. Sopimuksen tai tilauksen seuranta.
3.1 Markkinakartoitus
Hankintayksikön tulee ennen hankintamenettelyn aloittamista tehdä markkinakartoitus hankinnan valmistelua varten ja antaa potentiaalisille toimittajille tietoa tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan.
Markkinakartoituksen tarkoituksena on yleensä lisätä hankintayksikön markkinatuntemusta, kartoittaa markkinoilla olevia eri vaihtoehtoja ja saada parempi käsitys siitä, miten hankintayksikkö parhaalla tavalla määrittää hankinnan kohteen tarjouspyynnössä.
Markkinakartoituksen voi toteuttaa eri tavoin. Hankintayksikkö voi kartoittaa markkinoita hakemalla oleellista informaatiota internetistä tai osallistumalla messuille tai muihin tapahtumiin.
Markkinakartoituksen voi tehdä myös niin, että hankintayksikkö kutsuu potentiaalisia toimittajia esittelemään tuotteitaan tai palveluitaan. Toinen tapa on, että hankintayksikkö ilmoittaa HILMAssa halukkuudestaan markkinakartoituksen tekemiseen ja että osallistumisesta kiinnostuneet toimittajat voivat ilmoittaa siitä hankintayksikölle.
Potentiaalisten toimittajien kanssa voi myös käydä teknisen vuoropuhelun. Teknisessä vuoropuhelussa hankintayksikkö voi esimerkiksi lähettää tarjouspyyntöluonnoksen potentiaalisille toimittajille kommentteja varten.
Hankintayksikkö voi myös järjestää toimittajille infotilaisuuksia, joissa toimittajat ja hankintayksikkö vaihtavat informaatiota.
Hankintayksikkö saa hyödyntää markkinakartoituksessa riippumattomia asiantuntijoita, muita viranomaisia ja potentiaalisia toimittajia. Jos ulkopuolista asiantuntemusta käytetään, hankintayksikön tulee varmistaa,
että mikään mukana oleva taho ei pääse vaikuttamaan suhteettomassa määrin siihen, miten hankinnan kohde kuvataan tarjouspyynnössä tai miten hankinta toteutetaan.
Markkinakartoituksen perusteella laaditaan tarjouspyyntö. Markkinakartoituksessa saadun informaation käyttäminen ei saa johtaa kilpailun vääristymiseen eikä syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn.
Xxxxxxxxx ennakoitu kokonaisarvo lasketaan ilman arvonlisäveroa. Xxxxxxxxx arvo on koko hankintasopimuksen voimassaoloaikana tehtävien hankintojen kokonaisarvo, mukaan luettuna mahdollinen optio lisätilauksista. Toistaiseksi tai määrittelemättömän ajan voimassa olevien hankintojen osalta sopimuksen ennakoidun arvon laskennassa käytetään sopimuksen kuukausikustannusta kerrottuna luvulla 48.
Kansalliset kynnysarvot päätetään kansallisen lainsäädännön perusteella. EU-kynnysarvot perustuvat GPA- sopimukseen ja komission asetukseen. EU-kynnysarvoja tarkistetaan kahden vuoden välein. Voimassa olevat kynnysarvot on tarkistettava Julkisten hankintojen neuvontayksikön verkkosivulta xxxxxxxxx.xx.
Hankinnan laji | Kansallinen kynnysarvo (1.1.2022 alkaen) | EU-kynnysarvo (1.1.2022 alkaen) |
Tavarat, palvelut ja suunnittelukilpailut | 60 000 euroa | 215 000 euroa |
Rakennusurakat | 150 000 euroa | 5 382 000 euroa |
Sosiaali- ja terveyspalvelut (Liite E kohdat 1–4) | 400 000 euroa | |
Muut erityiset palvelut (Liite E kohdat 5–15) | 300 000 euroa | |
Käyttöoikeussopimukset | 500 000 euroa |
3.3.1 Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat (pienhankinnat)
Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan tätä hankintaohjetta.
Hankintalakia ei sovelleta kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin. Ohjeistus pienhankintojen toteuttamiseen on luvussa 4. Luvussa 5.1. on määräykset muutoksenhausta päätökseen silloin kun hankinta alittaa kansallisen kynnysarvon.
3.3.2 Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat
Hankintalakia noudatetaan, kun hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon.
Tarjouspyyntö laaditaan valitun hankintamenettelyn mukaan ja hankinnasta ilmoitetaan HILMAssa xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Tarjouspyyntöä ei saa antaa tiedoksi millekään mahdolliselle tarjoajalle ennen ilmoituksen julkaisemista (tasapuolisen kohtelun vaatimus).
Hankintapäätöksestä voi valittaa markkinaoikeuteen ja/tai vaatia hankintaoikaisua hankintayksiköltä.
3.3.3 EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat
Kaikissa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalakia ja EU:n hankintadirektiiviä. Hankintayksikkö on velvollinen julkaisemaan ennakkoilmoituksen, hankintailmoituksen ja jälki- ilmoituksen.
Hankinnoissa on käytettävä yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa (ESPD, European Single Procure Document). Hankinnasta ilmoitetaan HILMA-järjestelmässä ja TED-tietokantaa (Tenders Electronic Daily) käyttäen koko EU-alueella. Tarjouspyyntöä ei saa antaa tiedoksi millekään mahdolliselle tarjoajalle ennen ilmoituksen julkaisemista TED-tietokannassa (tasapuolisen kohtelun vaatimus).
Hankintapäätöksestä voi valittaa markkinaoikeuteen ja/tai vaatia hankintaoikaisua hankintayksiköltä.
3.3.4 Vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alojen hankinnat
Kynnysarvot 1.1.2022 alkaen (erityisalojen hankintalaki 13. §):
− 431 000 euroa tavaroita ja palveluja koskevissa hankinnoissa sekä suunnittelukilpailuissa
− 5 382 000 euroa rakennusurakoita koskevissa hankinnoissa ja käyttöoikeussopimuksissa
Kun hankinnan arvo ylittää nämä kynnysrajat, sovelletaan erityisalojen hankintalakia ja erityisalojen hankintadirektiiviä. Hankintayksikkö on velvollinen julkaisemaan ennakkoilmoituksen, hankintailmoituksen ja jälki-ilmoituksen. Hankinnassa on käytettävä yhteistä eurooppalaista hankinta- asiakirjaa (ESPD, European Single Procure Document). Hankinnasta ilmoitetaan HILMA-järjestelmässä ja TED-tietokantaa (Tenders Electronic Daily) käyttäen koko EU-alueella.
Hankintapäätöksestä voi valittaa markkinaoikeuteen ja/tai vaatia hankintaoikaisua hankintayksiköltä.
Kynnysarvot alittaviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia, hankintaoikaisua lukuun ottamatta. Kaikissa hankinnoissa on kuitenkin otettava huomioon EU:n perustamissopimuksen mukaiset laillisuuden, avoimuuden, tarkoituksenmukaisuuden, verovarojen tehokkaan käytön, tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun sekä suhteellisuuden periaatteet. Kaikissa hankinnoissa on myös noudatettava tätä hankintaohjetta.
Erityisalojen hankintalaki koskee Vesihuoltolaitos-hankintayksikön tekemiä hankintoja.
3.4 Suorahankinta
Suorahankintaa voidaan soveltaa hankintaan, jonka tavaroiden tai palvelujen arvo ylittää 10 000 euroa tai rakennusurakoissa 15 000 euroa, seuraavin edellytyksin:
Avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan tarjouksia tai osallistumishakemuksia taikka soveltuvia tarjouksia tai osallistumishakemuksia. Lisäedellytyksenä on, että alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta.
Teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesti kaventamisesta.
Xxxxxxxxx tarkoituksena on ainutkertaisen taideteoksen tai taiteellisen esityksen luominen tai hankkiminen.
Sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.
Hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä kyseessä ole massatuotanto tavaran valmistamisen taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi tai tutkimus- ja kehityskustannusten kattamiseksi.
Hankinta koskee perushyödykemarkkinoilla noteerattuja ja sieltä hankittavia tavaroita.
Tavarat hankitaan erityisen edullisesti liiketoimintansa lopettavalta toimittajalta, pesänhoitajalta tai selvittäjältä maksukyvyttömyysmenettelyn, akordin tai vastaavan menettelyn seurauksena.
Kyseessä on palveluhankinta, joka tehdään suunnittelukilpailun perusteella ja joka on suunnittelukilpailun sääntöjen mukaan tehtävä kilpailun voittajan kanssa, tai jos voittajia on useita, näistä jonkun kanssa; tällöin kaikki voittajat on kutsuttava osallistumaan neuvotteluihin.
Suorahankintaa voidaan käyttää myös lisätilauksissa, jos tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen. Edellytyksenä on, että toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen tavaran hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnossapidossa. Tällaisten sopimusten ja uudistettavien sopimusten voimassaoloaika saa ainoastaan poikkeuksellisesti ylittää kolme vuotta.
Hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan myös silloin kun kyseessä on alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä uusi rakennusurakkasopimus tai palveluhankinta, joka vastaa aikaisemmin tehtyä rakennusurakkaa tai palveluhankintaa. Edellytyksenä on, että alkuperäistä hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa on mainittu mahdollisesta myöhemmästä suorahankinnasta ja että lisäpalvelun tai uuden rakennusurakan ennakoitu arvo on otettu huomioon laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Suorahankinta voidaan tehdä enintään kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä.
Hankintayksikön on pystyttävä perustelemaan suorahankinnan syy hyväksyttävällä tavalla. Hankintayksikön hankintapäätös dokumentoidaan asianmukaisesti ja voimassa olevan toimivallan puitteissa. Päätös tehdään toimielimen tai viranhaltijan hankintapäätöksenä, johon liitetään muutoksenhakuohje, tai hankintasopimuksena hankintayksikön omien ohjeiden ja arvioinnin mukaisesti.
3.5 Hankintojen jakaminen osiin
Hankinnat on toteutettava tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina niin, että tarjouskilpailuihin voivat osallistua myös pk-yritykset. Tämä tarkoittaa, että hankinta voidaan jakaa pienempiin kokonaisuuksiin silloin kun se on tarkoituksenmukaista, jotta osatarjouksia voidaan hyväksyä. (Hankintalaki 75. §) Hankintaa ei saa pilkkoa eriin keinotekoisesti hankintalain soveltamisen välttämisen tarkoituksessa (hankintalaki 31. §).
Hankintalaissa kuvataan ne hankintamenettelyt, joita on käytettävä kaikissa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Hankintamenettelyjä voidaan käyttää myös EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa.
Menettely | Kuvaus |
Avoin menettely | Kaikilla halukkailla toimittajilla on mahdollisuus pyytää tarjouspyyntöasiakirjat ja tehdä tarjous. Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluja. |
Rajoitettu menettely | Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. |
Neuvottelumenettely | Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää joissakin hankintalain 34. §:ssä tarkoitetuissa tilanteissa. Hankintayksikkö voi käyttää neuvottelumenettelyä myös silloin jos avoimessa menettelyssä tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu tarjouspyyntöä vastaavia tarjouksia tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä. |
Suorahankinta | Suorahankinnassa hankintayksikkö julkaisematta hankintailmoitusta valitsee yhden tai usean toimittajan, joiden kanssa neuvottelee sopimuksen ehdoista. Hankintayksikkö tekee siis hankinnan järjestämättä tarjouskilpailua. Lue lisää luvusta 3.4. |
Kilpailullinen neuvottelumenettely | Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Sen jälkeen hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa kartoittaakseen ja määritelläkseen keinot, joilla sen tarpeet voidaan parhaiten täyttää. Hankintalain 36. §:ssä lueteltujen edellytysten on täytyttävä. |
Innovaatiokumppanuus | Innovaatiokumppanuudessa hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Innovaatiokumppanuuden tavoitteena on innovatiivisen tavaran, palvelun tai rakennusurakan kehittäminen ja tämän tuloksena tuotettavien tavaroiden, palvelujen tai rakennusurakoiden hankkiminen. Innovaatiokumppanuudessa yhdistetään samaan hankintamenettelyyn tutkimus- ja kehittämispalvelu sekä tästä lopputuloksena syntyneen idean tai prototyypin toteuttamista koskeva hankinta. Hankintayksikkö voi siis hankkia innovaatiokumppanuuden tuloksena syntyneen tavaran tai palvelun suoraan tuotekehittäjäkumppanilta ilman uutta kilpailutusta. |
Dynaaminen hankintajärjestelmä | Dynaamisella hankintajärjestelmällä tarkoitetaan täysin sähköistä hankintamenettelyä tavanomaisille |
ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille. Hankintamenettely on kestonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville toimittajille. Dynaamisessa hankintajärjestelmässä kaikki kiinnostuneet toimittajat voivat pyytää saada osallistua järjestelmään sen keston ajan. | |
Suunnittelukilpailu | Suunnittelukilpailun osallistujien määrää voidaan rajoittaa noudattamalla ennalta ilmoitettuja perusteita. Suunnittelukilpailuun on kuitenkin aina kutsuttava riittävä määrä osallistujia todellisen kilpailun varmistamiseksi. Suunnittelukilpailuun osallistumista ei saa rajoittaa alueellisella perusteella tai sillä perusteella, että osallistujien on oltava joko luonnollisia henkilöitä tai oikeushenkilöitä. |
Hankinta perustuu kirjalliseen tarjouspyyntöön, jossa määritellään hankinnan kaikki ehdot ja hankintapäätöksen pohjana olevat vertailuperusteet. Tarjouspyynnön on oltava niin selvä, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.
Tarjouspyynnössä on hankintalain 68. §:n mukaan oltava:
1. hankinnan kohteen määrittely sekä hankinnan kohteeseen liittyvät muut laatuvaatimukset
2. viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen ja mahdolliseen ennakkoilmoitukseen
3. määräaika tarjousten tekemiselle (päivämäärä, kellonaika)
4. osoite, johon tarjoukset on toimitettava
5. kieli tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava, ja kieli/kielet, jota sopimusta sovellettaessa käytetään
6. tarjousasiakirjojen esittämistä ja muotoa koskevat muut vaatimukset
7. kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä neuvottelujen alkamispäivä sekä neuvotteluissa käytettävä kieli tai kielet
8. ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä soveltuvuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat ja muut vaatimukset sekä pyyntö täydentää yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja ja luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan sekä tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on soveltuvuuden arviointia varten toimitettava
9. kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet (hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta- laatusuhteeltaan paras) ja niiden suhteellinen painotus, kohtuullinen vaihteluväli tai poikkeuksellisissa tapauksissa vertailuperusteiden tärkeysjärjestys
10. tarjousten voimassaoloaika
11. keskeiset sopimusehdot
12. muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä.
Tarjouspyynnössä on mainittava myös,
13. edellytetäänkö tarjoukselta kiinteää hintaa vai hyväksyykö hankintayksikkö myös hinnanmuutosperusteeseen sidotun hinnan
14. hankittavien tavaroiden ja palvelujen määrä ja erityisominaisuudet
15. vaatimus huolto- ja käyttöohjeista sekä koulutuksesta, joiden tulee sisältyä tarjoukseen
16. varaosien saantimahdollisuudet sekä tuotteen huolto- ja korjausmahdollisuudet
17. voidaanko tehdä osatarjouksia ja jos ei voi, mikä siihen on syynä
18. toimitusaika ja -paikka
19. xxxxxxxxxx ja vakuudet
20. vakuuttamisvelvollisuus
21. luettelo asiakirjoista, jotka tarjoajan on esitettävä taloudellisten edellytystensä ja teknisen osaamisensa todentamiseksi
22. määräaika tarjouspyyntöä koskevien kysymysten esittämiselle ja mihin kysymykset lähetetään, sekä paikka ja päivämäärä, jolloin kysymyksiin viimeistään vastataan
23. onko tarjousten avaustilaisuus xxxxxxxx
24. sovellettavat yleiset sopimusehdot.
25. että osapuolten välille syntyy sopimus vasta kun hankintasopimus on allekirjoitettu.
Tarjoukset on toimitettava kirjallisina, määräaikaan mennessä ja hankintayksikön tarjouspyynnössä ilmoittamalla tavalla. Tarjouspyynnössä on varattava tarjousten tekemiselle riittävä aika, joka määräytyy hankinnan luonteen ja laajuuden mukaan.
Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on esitettävä kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostitse. Kysymyksiin vastataan kirjallisesti ja samanaikaisesti kaikille tarjoajille.
Jos tarjouspyyntöön on tehtävä lisäyksiä tai muutoksia, hankintayksikön on varmistettava, että kaikki tarjoajat saavat samat tiedot samanaikaisesti. Lisätiedot, esimerkiksi kysymykset ja vastaukset on julkaistava kunnan verkkosivuilla vähintään kuusi päivää ennen tarjousajan päättymistä. Nopeutetussa menettelyssä lisätiedot on toimitettava viimeistään neljä päivää ennen tarjousajan päättymistä.
Hankintayksikön on pidennettävä tarjousten jättämisen määräaikoja, jos vastauksia kysymyksiin ei toimiteta ajoissa tai jos tarjouspyyntöön ja muihin hankinta-asiakirjoihin tehdään merkittäviä muutoksia.
Määräajan pidentämisen on oltava oikeassa suhteessa tietojen tai muutosten merkittävyyteen. Hankintayksikön ei tarvitse pidentää määräaikoja, jos lisätietoja ei ole pyydetty hyvissä ajoin tai jos lisätiedoilla ei ole merkitystä tarjouksen valmistelun kannalta.
3.7.1 Vaatimukset tavaralle tai palvelulle
Asettamalla hankittavalle tavaralle tai palvelulle vaatimuksia hankintayksikkö varmistaa, että hankittava tavara tai palvelu täyttää hankinnan tarpeet. Kaikkien vaatimusten on oltava mukana tarjouspyynnössä. Vaatimusten on oltava mitattavia ja niitä on voitava seurata.
Hankinnat on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla oleviin tavaramalleihin ja -laatuihin. Tiettyyn tavaramerkkiin viittaaminen on sallittu ainoastaan siinä tapauksessa, että mainintaan liitetään merkintä ”tai vastaava”.
Jos tarjouspyyntöön sisältyy tavaran ominaisuuksia koskevia vaatimuksia, kuten tekninen erittely, sitä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen. Tekninen erittely määritellään ensisijaisesti viittaamalla joko eurooppalaisten standardien mukaisiin kansallisiin standardeihin tai eurooppalaisiin teknisiin hyväksyntöihin tai eritelmiin.
Hankintayksikkö voi pyytää ehdokkaalta tai tarjoajalta selvityksen ympäristöasioiden hallinta- ja laadunvarmistustoimenpiteistä. Hankintayksikkö voi edellyttää, että tavaran tai palvelun toimittaja noudattaa tuotteen valmistuksessa tai palvelutuotannossa yleisesti hyväksyttyä laatu- tai muuta järjestelmää. Hankintayksikkö voi laatujärjestelmän sijasta edellyttää toimittajalta muuta dokumentoitua laadunvarmistusta.
3.7.2 Toimittajaa koskevat vaatimukset
Tarjouspyynnössä on esitettävä tavaran tai palvelun toimittajalle asetettavat vaatimukset. Myös alihankkijoille voidaan asettaa vaatimuksia. Tavanomaiset vaatimukset koskevat esimerkiksi koulutusta,
kelpoisuutta, kielitaitoa ja taloudellisia edellytyksiä. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen.
Tarjoaja on suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle hankintalain 80. §:n perusteiden mukaan. Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle hankintalain 81. §:n perusteiden mukaan.
Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta
− hinnaltaan halvin
− kustannuksiltaan edullisin tai
− hinta-laatusuhteeltaan paras.
Jos hankintayksikkö käyttää muissa kuin tavarahankinnoissa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa, sen on esitettävä tätä koskevat perustelut hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä taikka hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa.
Hankintayksikkö voi asettaa hinta-laatusuhteen vertailuperusteita, jotka liittyvät laadullisiin, yhteiskunnallisiin, ympäristö- tai sosiaalisiin näkökohtiin tai innovatiivisiin ominaisuuksiin.
Laatuun liittyviä perusteita voivat olla tekniset ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet, esteettömyys, kaikkien käyttäjien vaatimukset täyttävä suunnittelu, käyttökustannukset, energiatehokkuus, uusiutuvien materiaalien käyttö, päästövähenemät, kustannustehokkuus, myynnin jälkeinen palvelu ja tekninen tuki, huolto ja toimituspäivä tai toimitus- tai toteutusaika sekä muut toimitusehdot.
Hankintayksikkö voi ottaa huomioon myös hankintasopimuksen toteutukseen osoitetun henkilöstön pätevyyden ja kokemuksen, jos osoitetun henkilöstön laadulla voi olla merkittävä vaikutus hankintasopimuksen toteuttamisessa.
Vertailuperusteiden on kuitenkin liityttävä hankinnan kohteeseen. Ne eivät saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta ja niiden on oltava syrjimättömiä ja varmistettava todellisen kilpailun mahdollisuus.
On myös mahdollista toteuttaa käänteinen kilpailutus. Käänteisessä kilpailutuksessa hankintayksikkö antaa hankinnalle kiinteän hinnan/kustannuksen, ja tarjoajat kilpailevat ainoastaan laatuun liittyvillä perusteilla. (Hankintalaki 93. §.)
3.9 Tarjousten jättäminen ja niiden avaaminen
Tarjoukset on toimitettava kirjallisina, määräaikaan mennessä ja hankintayksikön tarjouspyynnössä ilmoittamalla tavalla. Hankintayksikkö voi hyväksyä tarjousten jättämisen sähköpostitse.
Xxxxxxxxxx saapumisaika ja vastaanottajan nimi kirjataan tarjouksen päällykseen ja asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä Smedeniin. Tarjoukset säilytetään avaamattomina tarjousten avaustilaisuuteen saakka.
Tarjousten avaamiseen osallistuu vähintään kaksi kunnan palveluksessa olevaa henkilöä. Tarjoukset kirjataan avaamisen yhteydessä diaariin ja varustetaan päivämäärällä ja tiedoilla läsnä olevista henkilöistä. Avaustilaisuudesta laaditaan pöytäkirja, johon tulee tiedot saaduista tarjouksista sekä merkintä, jos tarjous on saapunut liian myöhään. Avauspöytäkirja allekirjoitetaan sähköisesti asian- ja asiakirjahallintajärjestelmä Smedenissä tai Visma Signilla; vaihtoehtoisesti se tulostetaan, allekirjoitetaan, skannataan ja tallennetaan Smedeniin.
Tarjoukset ja liitteet on avaamisen jälkeen säilytettävä huolellisesti ja tukevien toimintaprosessien tiedonhallintasuunnitelman määräysten mukaan.
Jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa.
Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan hankintalain 3. §:ssä säädettyjä periaatteita kuten syrjimättömyys- ja suhteellisuusperiaatetta.
Tarjouksen täydentäminen on näin ollen mahdollista, kun kyseessä on epäolennaiset puutteet, ristiriidat tai virheet. Hankintayksikkö ei saa sallia osallistumishakemusten taikka tarjousten olennaista muuttamista.
3.11 Hankinnan keskeyttäminen
Hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Xxxxxxxxx keskeyttämisestä on tehtävä toimielimen tai viranhaltijan hankintapäätös. (Hankintalaki 125. §)
Hankintapäätöksen tulee perustua tarjouspyyntöön (ehdot ja vertailuperusteet) ja tarjousten arviointiin. Päätös tehdään asia- ja asiankirjanhallintajärjestelmä Smedeniin.
Päätös on perusteltava, ja tarjousten numeeriset vertailut on kuvattava myös sanallisesti. Hankintapäätöksestä tulee ilmetä, miten hankintayksikkö on soveltanut vertailuperusteita ja millä perusteilla tietty tarjous on valittu.
Hankintapäätöksessä on myös annettava tarjoajan/ehdokkaan poissulkemisen tai tarjouksen hylkäämisen syy. Poissulkemisperuste on ilmoitettava päätöksessä. Poissulkemisperusteista määrätään hankintalain 80.–
81. §:ssä.
3.13 Päätöksen tiedoksianto
Kaikille tarjoajille lähetetään kirjallinen päätös muutoksenhakuohjeineen. Päätöksestä tiedotetaan sähköpostitse tarjoajan ilmoittamaan osoitteeseen.
Kansallisen kynnysarvon ylittävän päätöksen sähköinen tiedoksianto: Tarjoajan katsotaan saaneen päätös tiedoksi viestin lähettämispäivänä.
Kansallisen kynnysarvon alittavan päätöksen sähköinen tiedoksianto: Vastaanottajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon kolmantena päivänä viestin lähettämisestä.
Päätös voidaan poikkeuksellisesti antaa tiedoksi kirjeitse tai henkilökohtaisesti. Kun tiedoksianto tapahtuu kirjeitse, tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä viestin lähettämisestä.
Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) velvoittaa hankintayksikön tilaajana tarkistamaan toimittajan tiedot ennen sopimuksen tekemistä.
Hankintayksikön on tarkistettava, mitä työehtosopimusta työssä sovelletaan, että eläkevakuutusmaksut on suoritettu ja että yritys on merkitty ennakkoperintärekisteriin.
Kun hankintapäätös on tehty ja muutoksenhaun määräaika on umpeutunut, hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus tai tilaus. Hankintasopimuksen tulee sopimuskaudella vastata kilpailutuksen ehtoja. Jos hankinnan arvo on vähäinen tai hankinta on kiireellinen, tilaus voidaan tehdä suullisesti.
Sopimus allekirjoitetaan Visma Signilla ja kirjataan diaariin asia- ja asiankirjanhallintajärjestelmä Smedeniin.
Xxxxxxxxx sopimuksenmukaisen täyttämisen varalta on vaadittava vakuus, mikäli kysymyksessä on rahallisesti merkittävä hanke tai toimitus on kriittinen yksikön toiminnalle. Hankintayksikkö päättää, minkälainen vakuus hyväksytään. Yleisissä sopimusehdoista (katso 1.4) on usein määräyksiä vakuuksien ehdoista ja enimmäismäärästä. Vakuuden hyväksymisestä hankintayksikön on tarvittaessa konsultoitava talousjohtajaa. Vakuudet säilytetään tarkoitukseen nähden riittävän varmalla tavalla.
Tavaraa vastaanotettaessa sen määrä, laatu ja kunto on tarkistettava viipymättä. Asennettavan laitteen saa hyväksyä vasta, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus.
Palvelutehtävän tai rakennustyön vastaanotto toteutetaan sopimuksen liitteenä olevien yleisten sopimusehtojen mukaisesti.
Toimituksen viivästyessä tai myyjän syyllistyessä virheelliseen tai sopimuksenvastaiseen toimitukseen taikka muulla tavoin rikkoessa sopimusta asiasta on viipymättä reklamoitava myyjälle todisteellisesti. Kunta voi ostajana vaatia vian korjaamista, uuden tavaran toimittamista viallisen sijaan, hinnanalennusta tai kaupan purkamista. Ostajalla on oikeus saada korvausta syntyneestä vahingosta.
Kaikki reklamaatiot kirjataan diaariin asia- ja asiakirjanhallintaohjelma Smedeniin.
4 Ohjeistus pienhankintojen toteuttamiseen
Pienhankinnoilla tarkoitetaan sellaisten tavaroiden ja palvelujen hankintoja, jotka alittavat kansallisen kynnysarvon.
Pienhankinnoilla pyritään yksinkertaisiin ja kustannustehokkaisiin menettelyihin, minkä vuoksi laatutekijöiden vähimmäisvaatimukset on määriteltävä tarkasti hankinnan kohteen kuvauksessa ja teknisissä erittelyissä. Tällöin hinta voi olla ainoa valintaperuste.
Hankintayksikkö edistää elinkeinoelämää mahdollistamalla pk-yritysten osallistumisen kunnan kilpailutuksiin. Kun huomioidaan paikallisten toimittajien mahdollisuudet tarjouksen jättämiseen, voidaan vahvistaa paikallista taloutta ja tukea uusien työpaikkojen syntymistä ja hankintayksikkö voi vaikuttaa paikallisen palvelutarjonnan lisääntymiseen. Hankintayksikön on myös pienhankinnoissa huomioitava kunnan ilmasto- ja energiastrategia.
Hankintalakia ei sovelleta kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin. Poikkeuksena on hankintalain
135. §, joka koskee tarjoajan mahdollisuutta hakea hankintaoikaisua ja hankintayksikön mahdollisuutta tehdä itseoikaisu.
Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on pyrittävä huomioimaan hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys (hankintalaki 2. §:n 3. mom.). Tämä tarkoittaa, että pienhankinnat voivat usein vaatia kilpailutuksen.
Pienhankinnoissa on huomioitava hyvä hallintatapa ja hallintolain mukaiset hallinnon oikeusperiaatteet:
Yhdenvertaisuus – velvoittaa tasapuoliseen kohteluun, johdonmukaisuuteen ja syrjimättömyyteen
Tarkoitussidonnaisuus – viranomaisella ei saa olla toiminnassaan vääriä vaikuttimia eikä harkintavaltaa saa käyttää väärin
Objektiviteetti – edellyttää viranomaisilta asiallista ja puolueetonta toimintaa
Suhteellisuus – toimenpiteet on mitoitettava tarkoituksensa mukaisesti
Luottamuksensuoja – antaa yksityiselle oikeuden luottaa viranomaisen toiminnan oikeellisuuteen ja virheettömyyteen.
Lisäksi pienhankinnoissa voi tulla huomioitavaksi rajat ylittävä intressi ja sen hankinnalle asettamat avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden vaateet (SEUT-sopimus).
Hankintayksikkö saa pienhankinnoissa valita hankintamenettelyn itse. Valittavina ovat hankintalaissa mainitut menettelyt.
Arvo euroina, alv 0 % | Tavarat ja palvelut | Rakennusurakat |
Suorahankinta | Alle 9 999 Vähintään 10 000 ja enintään 29 999 Vähintään 30 000 ja enintään 59 999 | Alle 14 999 Vähintään 15 000 ja enintään 49 999 Vähintään 50 000 ja enintään 149 999 |
Hintatiedustelu | ||
Kilpailuttaminen |
Suorahankintaa ja hintatiedustelua voidaan käyttää, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hintaehdot tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia.
Suorahankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa taikka kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta. Lue lisää kansallisen kynnysarvon ylittävästä suorahankinnasta luvusta 3.4. Kilpailutettujen sopimusten (puitejärjestelyjen) puitteissa tehtävät tilaukset eivät ole suorahankintoja.
4.2 Pienhankintojen suorahankinta
Jos tavaroita tai palvelua koskevan hankinnan arvo alittaa 9 999 euroa tai rakennusurakkaa koskeva hankinta alittaa 14 999 euroa, hankintasopimus voidaan tehdä suoraan sopivan toimittajan kanssa. Hankintayksikkö voi tehdä tilauksen ilman tarjouspyyntöä eikä hankintapäätöstä tehdä. Oston oikeellisuus todennetaan hyväksymällä lasku. Hankintayksikön on varmistettava, että kustannukset ovat kohtuullisia.
Ennen tällaista tilausta on kuitenkin tehtävä markkinakartoitus, joka dokumentoidaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Myös tilaus ja tilausehdot on dokumentoitava. Dokumentoinnissa tulee ottaa huomioon, että siinä on osoitettava, ettei hankintaa ole jaettu osiin keinotekoisesti tai toteutettu suorahankintana kilpailuttamisvelvollisuuden välttämiseksi.
Jos hankinnan arvioitu yhteenlaskettu arvo on seuraavassa esitetyissä hintarajoissa, se toteutetaan hintatiedusteluna:
− tavara- ja palveluhankinnat, vähintään 10 000 ja enintään 29 999 euroa
− rakennusurakat, vähintään 15 000 ja enintään 49 999 euroa.
Hintatietojen luotettavuus varmistetaan pyytämällä hintatiedot vähintään kolmelta toimittajalta sähköpostitse. Hintavertailuja voidaan tehdä myös verkossa.
Hankintayksikkö voi hintatiedusteluissa huomioida harkintansa mukaan laatunäkökohdat. Menettely dokumentoidaan kokonaisuudessaan asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä Smedeniin. Hankinta perustuu kirjalliseen hintatiedusteluun, tarjoajien kelpoisuuden arviointiin sekä tarjousten vertailuun.
4.4 Kilpailuttaminen
Kaikki hankinnat, joiden arvioitu yhteenlaskettu arvo ylittää seuraavassa esitetyt summat, on kilpailutettava hankintamenettelyn perusteella:
− tavara- ja palveluhankinnat, vähintään 30 000 ja enintään 59 999 euroa
− rakennusurakat, vähintään 50 000 ja enintään 149 000 euroa.
Kilpailuttaminen toteutetaan esimerkiksi avoimena tai rajoitettuna menettelynä. Hankinta perustuu kirjalliseen tarjouspyyntöön. Tarjouspyynnöstä ilmoitetaan hankintayksikön päättämällä tavalla.
Hankintailmoitus julkaistaan myös kunnan verkkosivuilla ja hankinnasta voidaan myös ilmoittaa HILMAssa, jos hankintayksikkö katsoo sen tarkoituksenmukaiseksi. Hankinnasta ilmoitetaan, jos mahdollista, myös kunnassa toimiville yrittäjille lähetettävässä uutiskirjeessä sekä sosiaalisessa mediassa.
Menettely dokumentoidaan kokonaisuudessaan asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä Smedeniin. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi ja tarjousten vertailu dokumentoidaan kirjallisesti. Hankintapäätöksen tekee toimivaltainen viranomainen. Päätökseen liitetään muutoksenhaku- ja hankintaoikaisuohje.
5.1 Muutoksenhaku päätökseen, kansallisen kynnysarvon alittava hankinta
Kun hankinnan arvo alittaa kansalliset kynnysarvot, hankintapäätökseen ei voi hakea muutosta markkinaoikeudesta. Sen sijaan päätöksestä voi tehdä hankintalain mukaisen hankintaoikaisun tai kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen.
Hankintapäätöksestä tehdään oikaisuvaatimus hankintayksikölle, eli asiasta päättäneelle kunnan viranomaiselle. Oikaisupyyntö on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxx johdosta annettuun päätökseen voi hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen. Valitus on jätettävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
5.2 Muutoksenhaku päätökseen, kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta
Asianosaisella on oikeus hakea muutosta hankintapäätökseen valittamalla markkinaoikeuteen ja/tai tekemällä hankintaoikaisupyyntö hankintayksikölle. Valitus markkinaoikeuteen on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Jos hankintayksikkö on toimittanut julkaistavaksi kansallisen tai EU-tasoisen suorahankintailmoituksen tai sopimusmuutosta koskevan ilmoituksen, valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta.
Jollei edellä tarkoitettua ilmoitusta suorahankinnasta tai sopimusmuutoksesta ole julkaistu, suorahankintaa koskeva valitus on tehtävä
1. 30 päivän kuluessa siitä, kun suorahankinnasta on julkaistu jälki-ilmoitus Euroopan unionin virallisessa lehdessä; tai
2. kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun hankintasopimus on tehty.
Jos hankintayksikkö on tehnyt sopimuksen poiketen valitusajan noudattamisesta, valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Jos hankintapäätös tai muutoksenhakuohje on ollut olennaisesti puutteellinen, valitus on tehtävä markkinaoikeuteen viimeistään kuuden kuukauden kuluttua hankintapäätöksen tekemisestä.
Hankintalakiin sisältyviä määräyksiä hankintaoikaisusta sovelletaan kaikkiin hankintayksiköihin ja kaikkiin hankintoihin riippumatta hankinnan arvosta.
Hankintaoikaisua voi vaatia asianosainen tai hankintayksikkö voi tehdä hankintaoikaisun omasta aloitteestaan.
Asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta 14 päivän kuluessa ja kansallisen kynnysarvon alittavasta hankinnasta 14+3 päivän kuluessa.
Hankintayksikkö voi hankintaoikaisulla itse poistaa virheellisen päätöksen tai peruuttaa tehdyn ratkaisun ja ratkaista asian uudelleen, jos päätös tai ratkaisu perustuu hankintalain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen. Hankintaoikaisupäätös ei edellytä asianosaisen suostumusta.
Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen korjattavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös on tehty. Hankintapäätöstä ei voi korjata hankintaoikaisuna, jos hankintasopimus on jo tehty.
Hankintaoikaisu käsitellään viipymättä. Hankintaoikaisun johdosta tehtävä päätös annetaan asianosaisille tiedoksi. Hankintaoikaisun johdosta tehtävään päätökseen ei saa hakea valittamalla
5.4 Markkinaoikeuden määräämät seuraamukset
Jos hankinnassa on menetelty virheellisesti, markkinaoikeus voi
1. kumota hankintayksikön päätöksen osaksi tai kokonaan
2. kieltää hankintayksikköä soveltamasta hankintaa koskevassa asiakirjassa olevaa virheellistä kohtaa tai muuten noudattamasta virheellistä menettelyä
3. velvoittaa hankintayksikön korjaamaan virheellisen menettelynsä
4. määrätä hankintayksikön maksamaan hyvitysmaksun asianosaiselle, jolla olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä
5. määrätä hankintayksikölle tehottomuusseuraamuksen
6. määrätä hankintayksikön maksamaan valtiolle seuraamusmaksun
7. lyhentää hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen sopimuskauden päättymään määräämänsä ajan kuluttua.
Virheelliseen hankintamenettelyyn tulisi ensisijaisesti puuttua edellä kohdissa 1–3 luetelluilla nk. ensisijaisilla seuraamuksilla eli reaalikeinoilla.
Tehottomuusseuraamus, seuraamusmaksu ja sopimuskauden lyhentäminen voidaan määrätä vain kansallisen kynnysarvon ylittävässä liitteen E mukaisia sote- tai muita erityisiä palveluja koskevassa hankinnassa ja käyttöoikeussopimuksessa sekä EU-kynnysarvon ylittävässä muussa hankinnassa.
5.5 Hankintojen valvonta
Hankintojen valvonnasta vastaa Kilpailu- ja kuluttajavirasto (jäljempänä (KKV).
Jokainen (esimerkiksi kansalainen, asianosainen), joka katsoo hankintayksikön menetelleen hankintalain vastaisesti, voi tehdä KKV:lle toimenpidepyynnön menettelyn lainmukaisuuden tutkimiseksi.
KKV voi ottaa hankinta-asian tutkittavakseen myös omasta aloitteestaan.
KKV voi kieltää päätöksellään hankintayksikköä panemasta hankintapäätöstä täytäntöön kokonaan tai osittain, jos se katsoo hankintayksikön tehneen laittoman suorahankinnan. Jos hankintayksikkö on jo tehnyt hankintasopimuksen, kieltoa ei voida määrätä.
Silloin kun hankintasopimus on jo tehty, KKV voi kuuden kuukauden kuluessa hankintasopimuksen tekemisestä esittää markkinaoikeudelle
1. tehottomuusseuraamuksen määräämistä
2. seuraamusmaksun määräämistä
3. sopimuskauden lyhentämistä
4. hankintapäätöksen kumoamista, sillä edellytyksellä, että KKV on esittänyt kohdassa 1 tarkoitettua seuraamusta.
Hankintoja koskevien asiakirjojen julkisuudesta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999.) Kunnan toimielinten on hankinta-asioiden valmistelussa huomioitava voimassa olevat salassapitomääräykset.
Kaikki hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille, kun lopullinen hankintapäätös on tehty. Poikkeuksen muodostavat liikesalaisuuksia sisältävät asiakirjat, jotka ovat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla salassa pidettäviä.
Tarjouskilpailuun osallistuneilla tarjoajilla on oikeus saada tieto myös muista tarjousten vertailuun vaikuttavissa keskeisistä seikoista. Tarjoajan antama tarjoushinta on julkinen, samoin yleensä yksikköhinnat ja hintaerittelyt.
Lopullisesta päätöksestä tulee käydä ilmi valitun toimittajan nimi ja päätöksen perustelut. Sopimus voidaan tehdä vasta valitusajan päätyttyä. Kaikki asiakirjat, lukuun ottamatta lain nojalla salassa pidettäviä asiakirjoja, tulevat yleisesti julkisiksi, kun sopimus on tehty.
Yhteenveto hankinta-asiakirjojen julkisuudesta:
Asiakirja | Asianosaiselle julkiseksi | Yleisesti julkiseksi |
Tarjouspyyntö | Kun ilmoitus on julkaistu HILMAssa | Kun hankintasopimus on tehty |
Keiltä tarjousta on pyydetty Saapuneet tarjoukset Tarjousten avauspöytäkirja Tarjousten harkinta | Kun viranhaltijan päätös on allekirjoitettu Kun toimielimen pöytäkirja on tarkastettu | Kun hankintasopimus on tehty |
Verovelkatodistus | Xxxxxxx pidettävä (julkisuuslaki 24. § 20. kohta) | Xxxxxxx pidettävä (julkisuuslaki 24. § 20. kohta) |
Tarjoukseen sisältyvät liikesalaisuudet | Salassa pidettävä (julkisuuslaki 24. § 20. kohta) | Xxxxxxx pidettävä (julkisuuslaki 24. § 20. kohta) |
Tarjouksen täydennyspyyntö, selvitykset ym. | Kun viranhaltijapäätös on allekirjoitettu Kun toimielimen pöytäkirja on tarkastettu | Kun hankintasopimus on tehty |
Hankintapäätös | Kun viranhaltijapäätös on allekirjoitettu Kun toimielimen pöytäkirja on tarkistettu | Kun viranhaltijapäätös on allekirjoitettu Kun toimielimen pöytäkirja on tarkistettu |
Hankintasopimus | Kun hankintasopimus on tehty | Kun hankintasopimus on tehty |
Mustasaaren kunta 2023