Uimahallin kassa- ja kulunvalvontajärjestelmä

Uimahallin kassa- ja kulunvalvontajärjestelmä

Mänttä-Vilppulan kaupunki (jäljempänä̈ ”tilaaja”) pyytää̈ tarjousta uudesta uimahallin kassa- ja kulunvalvontajärjestelmästä̈, asiakaspukukaappien lu- kitusjärjestelmästä asennettuna ja käyttöönotettuina, sekä niiden ylläpito- ja huoltosopimuksesta tämän tarjouspyynnön ja liitteenä olevien asiakirjo- jen mukaisesti.

1 Tilaaja

2 Kuvaus uimahallista

3 Hankinnan kohde

Mänttä-Vilppulan kaupunki Tekniset palvelut / Liikuntapalvelut PL 69, 35801 Mänttä

kirjaamon sähköpostiosoite: xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx

Yhteyshenkilöt:

- tekninen johtaja Xxxxx Xxxxxxxxxx, puh. 044 728 8789

- liikuntasihteeri Xxxx Xxxxxxxxxx, puh. 050 328 7326 Sähköpostiosoitteet ovat muotoa xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.

Osoite: Mäntän uimahalli, Miinanpellonkatu 4, 35800 Mänttä.

Uimahallin kävijämäärä on noin 45 000 käyntikertaa vuodessa. Uimahalli ja sen kahviotila kassapalveluineen sijaitsevat 1. kerroksessa. Pukuhuoneet ja pesutilat sijaitsevat kellarikerroksessa. Kulku pukutiloihin (2 tilaa) tapahtuu kulunvalvontapisteiden kautta. Pukutilojen kaapit ovat lukittavia. Lukitus toimii samalla rannekkeella, jolla kirjataan sisäänkäynti kulunvalvontapis- teellä.

Tilaajalla on omistuksessaan järjestelmä, rannekkeet, asiakaspukukaapit lukkoineen ja kulkuportteja kaksi (2) kappaletta. Ko. järjestelmään sekä va- rusteisiin ja kalustoon voi tutustua paikan päällä järjestettävässä esittelyti- laisuudessa 23.4.2018 klo 12.00. Tilaisuuteen tulee ilmoittautua etukäteen sähköpostilla liikuntasihteeri Xxxx Xxxxxxxxxxxxx.

Hankinnan kohteena ovat uimahallin kassa- ja kulunvalvontajärjestelmä̈ sekä asiakaspukukaappien lukitusjärjestelmä paikalleen asennettuina ja käyttöönotettuina sisältäen käyttö̈koulutuksen.

Lisäksi hankinnan kohteena ovat seuraavat optiot:

4 Hankintamenettely

5 Tuotteiden toimitusehto

6 Toimitusaika

1) uudet asiakaspukukaapit sisältäen lukitusjärjestelmän

2) sähköinen tiedonsiirto tilaajan taloushallintaohjelmaan

3) asiakkaan itsepalvelulaitteisto

4) hankinnan rahoitus viiden (5) vuoden ajalle

Tarjottavien tuotteiden ja palveluiden vaaditut ominaisuudet on eritelty tarjouspyynnön liitteessä̈ 1.

Hankintamenettelynä̈ käytetään avointa menettelyä̈. Hankinta on kansalli- sen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016).

Xxxxxxx pidättää oikeuden siirtyä avoimesta menettelystä neuvottelumenet- telyyn hankinnan aikana. Tilaaja pidättää oikeuden jakaa hankinta osiin.

Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaa- mattomat tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tilaaja voi määrä- ajassa pyytää tarjoajaa toimittamaan, lisäämään selventämään tai täyden- tämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja tai asiakirjoja.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx -net- tisivustolla 18.4.2018. Tarjouspyyntö̈ on julkaistu myös Mänttä-Vilppulan kaupungin nettisivuilla osoitteessa xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx- kipalvelut/hankinnat/.

Tarjouksen tekemisestä̈, esittelystä̈ tai muusta menettelyyn osallistumi- sesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä̈.

TOP (toimitettuna perille, FIN 01) sekä̈ asennettuna osoitteessa: Mäntän ui- mahalli, Xxxxxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Mänttä.

Järjestelmä tulee toimittaa ja asentaa 2.6.2018-3.8.2018 siten, että̈ järjes- telmä, laitteet, varusteet ja kalusto ovat käyttökunnossa ja testattuina sekä käytönopastus annettuna 3.8.2015 klo 14.00 mennessä̈.

Toimittaja vastaa kaikista suunnittelutöistä sekä rakennusteknisistä ja talo- teknisistä töistä, mitä valmis toimitus edellyttää.

Toimittaja huolehtii töistä̈ aiheutuneen pölyn ja jätteen siivoamisesta, sekä̈ jätteiden poisviennistä̈ ilman eri veloitusta. Toimittajan tulee noudattaa jätteiden poisviennissä̈ ja käsittelyssä̈ kaikkia voimassa olevia lakeja, ase- tuksia ja määräyksiä. Vastuu jätehuollon osalta on toimittajalla itsellään.

Rakennuskohde on puhtaustasoltaan P1-luokkaa.

7 Toimituksen viivästyminen ja viivästyssakko

Xxxxxx toimitus viivästyy sovitusta toimitusajasta toimittajasta tai toimitta- jan vastuulla olevista syistä̈, toimittaja on velvollinen suorittamaan viivästyssakkoa 5 % viivästyneen kokonaishankinnan hinnasta kultakin al- kavalta viivästysviikolta kuitenkin enintään 20 % kokonaishankinnan hin-

nasta. Mikäli toimitus viivästyy yli 6 viikkoa, tilaaja pidättää oikeuden pur- kaa sopimus toimittajan kanssa.

8 Takuu

Takuuaika on vähintään viisi (5) vuotta, joka lasketaan alkavaksi siitä päi- västä̈, kun toimitus on tilaajan puolelta hyväksytysti vastaanotettu.

9 Huolto- ja ylläpitopalvelut

Järjestelmävikojen korjausten vasteaika saa olla korkeintaan kaksi (2) tun- tia. Käyttäjätuki tulee olla saavutettavissa arkisin klo 6.00 – 22.00 ja lauan- taisin klo 7.00-19.00, sekä muina aikoina 8.00 – 18.00.

Tarjouksessa on oltava nimettynä̈ yhteystietoineen vastuuhenkilö̈, joka vas- taa huolto- ja korjaustoiminnan käytännön järjestelyistä̈. Toimittajan tulee taata alkuperäisvaraosien saatavuus tilaajalle vähintään takuuajan kes- tolle.

Huolto- ja ylläpitosopimuskausi on 5 vuotta hyväksytystä̈ toimituksesta. Huolto- ja ylläpitosopimus koskee järjestelmiä laitteineen ja ohjelmistoi- neen.

10 Alihankinta

11 Tiedot tarjoajasta

Toimittaja voi käyttää̈ alihankkijoita. Toimittaja on vastuussa alihankkijoi- den toiminnasta kuin omastaan. Tilaaja voi perustellusta syystä̈ kieltää̈ toi- mittajaa käyttämästä tiettyä̈ alihankkijaa.

Tarjouksessa tulee esittää seuraavat tiedot ja selvitykset tarjoajasta:

12 Tarjouksen sisältö

13 Tarjoushinta

1) tarjoajan nimi, y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelin- numero sekä yhteyshenkilön yhteystiedot

2) toimittajan referenssit tätä toimitusta vastaavista toimituksista vii- meisen 3 vuoden ajalta

Edellä mainittuja ja tarjouslomakkeessa pyydettyjä tietoja käytetään tarjo- ajan soveltuvuuden arvioinnissa.

Tilaaja voi pyytää toimittajan referenssiksi ilmoittamista kohteista tietoja mm. toimittajan toimituksen laadusta referenssikohteen tilaajalta. Tilaa- jalla on oikeus käyttää saamaansa tietoa tarjoajan soveltuvuuden arvioin- nissa ja jättää toimittaja valitsematta.

Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarjouspyynnössä vaaditut tiedot ja selvi- tykset. Tarjous tulee tehdä suomenkielisenä ja kirjallisena. Tarjousta ei saa sitoa minkään muun tarjouskilpailun ratkaisemiseen. Vaihtoehtoisia tar- jouksia ei hyväksytä. Tarjouksen tulee olla voimassa 30.6.2018 asti.

Tarjouksen tulee sisältää optioista numerot 1 uudet asiakaspukukaapit si- sältäen lukitusjärjestelmän ja 2 sähköinen tiedonsiirto tilaajan taloushal- lintaohjelmaan. Optioiden osalta tarjouksen tulee olla voimassa 31.12.2018 asti.

Tarjouksessa tulee esittää pyydetyt tiedot tarjouslomakkeella. Tarjous on laadittava kokonaisuudessaan tarjouspyynnön liitteenä olevalla tarjouslo- makkeella. Muita asiakirjoja ei tule liittää tarjoukseen. Ne on kuitenkin toi- mitettava tilaajalle pyydettäessä.

Tilaaja toimittaa kassa- ja kulunvalvontajärjestelmään internetyhteyden.

Tarjoajan tulee antaa kassa- ja kulunvalvontajärjestelmän ja asiakaspuku- kaappien lukitusjärjestelmän hankintahinta (alv 0%) sisältäen kaikki tarvit- tavat liitteen 1 mukaiset ohjelmistot, laitteet, varusteet, kaluston, järjestel- mäliittymät, asennukset ja käyttökoulutuksen.

Hintaan tulee sisältyä myös 1 000 kappaletta kassa- ja kulunvalvontajärjes- telmän kulkutunnisteita, jotka toimivat myös asiakaspukukaappien lukitus- järjestelmän avaimina.

Lisäksi tarjoajan tulee antaa kuukausihinta koko sopimuskaudelle (5 vuotta) järjestelmän huolto- ja ylläpitosopimuksen kustannuksista. Huolto-

14 Tarjousten käsittely

ja ylläpitosopimus sisältää kaikki kustannukset ohjelmistojen ja laitteiden huollosta ja ohjelmistojen ylläpidosta.

Maksuehto on 21 pv netto.

Kustakin optiona hankittavasta tuotteesta tulee olla erikseen hinta. Hinnan tulee olla voimassa kiinteänä 31.12.2018 asti.

Kaikki hintatiedot tulee täyttää tarjouslomakkeeseen. Toimitusmaksuja, laskutuslisiä, matkakorvauksia tai mitään muitakaan erillisiä korvauksia ei hyväksytä.

Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:

1) Tarjousten avaaminen.

2) Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen.

3) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen.

4) Tarjousten hintavertailu.

5) Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen

Valinta suoritetaan niistä tarjouksista, jotka vastaavat tarjouspyyntöasiakir- joja ja täyttävät niissä asetetut ehdot ja vaatimukset

15 Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, joka on syyllistynyt vakaviin taloudellisiin rikoksiin ja sellaiset yritykset, joilla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaali- maksujen suorittamisen.

Tarjoajan on oltava merkitty sijoittumismaassaan kaupparekisteriin, ennak- koperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työantajarekisteriin sekä arvonlisäverolainmukaiseen arvonlisäverorekisteriin, mikäli lainsää- däntö edellyttää rekisteröitymistä.

Tarjoajan on oltava suorittanut sijoittumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut, jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja.

Tarjoajan tulee ilmoittaa, mitä työehtosopimusta se noudattaa.

Tarjoajalla tulee olla kokemusta laajuudeltaan vastaavista toimituksista viimeisen kolmen vuoden ajalta 3 kpl, sisältäen kassa- ja kulunvalvontajär- jestelmä kulkuportteineen integroituna uimahallin pukukaappeihin. Kävijä- määrät vuodessa on oltava vähintään 40 000 yksittäiskäyntiä.

16 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Tässä kolmannessa vaiheessa tarjousten vertailussa suljetaan pois tarjous, jossa tarjotut tuotteet eivät vastaa sille asetettuja vaatimuksia.

17 Tarjousten hintavertailu

Neljännessä vaiheessa tarjouksista, jotka täyttävät tarjoajalle ja tarjouk- selle asetetut vaatimukset, tehdään hintavertailu. Tarjouksen valintaperus- teena on tarjousten halvin vertailuhinta niiden tarjousten joukossa, jossa täyttyvät tarjouspyynnön kaikki vaatimukset sekä tarjoajan soveltuvuuteen että tarjouspyynnön vähimmäissisältövaatimuksiin liittyen.

Tarjouksia vertaillaan käyttäen vertailuhintaa, joka lasketaan seuraavasti:

Vertailuhinta = tarjouksessa annettu kassa- ja kulunvalvontajärjestelmän ja asiakaspukukaappien lukitusjärjestelmän hankintahinta + kassa- ja kulun- valvontajärjestelmän, sekä asiakaspukukaappien lukitusjärjestelmän huolto- ja ylläpitosopimuksen hinta viiden (5) seuraavan vuoden ajalta (il- moitettu kuukausihinta x 60).

18 Hankintapäätös ja päätöksestä ilmoittaminen

Hankintapäätöksen tekee tekninen johtaja tai tekninen lautakunta hankin- nan arvon suuruudesta riippuen. Päätöksestä lähetetään tieto sähköpos- tilla kaikille tarjouksen antaneille toimittajille. Tilaaja voi keskeyttää han- kinnan perustellusta syystä.

Hankinnan toteuttamisen ehtona on, että Mänttä-Vilppulan kaupunginval- tuusto päättää myöntää hankinnan arvoa vastaavan lisämäärärahan.

Tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan sähköpostiosoite han- kintapäätöksen toimittamista varten. Päätös perusteluineen voidaan antaa tiedoksi myös tavallisena kirjeenä siten kuin hallintolaissa säädetään.

19 Hankintasopimuksen solmiminen

Hankintapäätös on lainvoimainen sen jälkeen, kun muutoksenhakuaika on päättynyt.

Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta toimeksiantajan ja toimittajan vä- lille. Sitova sopimus syntyy molemminpuolisella allekirjoituksella. Sopi- muksessa noudatetaan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä todettuja ehtoja ja muilta osin yleisiä JYSE 2014 tavarat -sopimusehtoja (kts. xxxx://xxx.xx.xx).

20 Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys

Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Mikäli sopimusasiakirjat ovat kes- kenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa pätevyysjärjestyksessä:

1) Sopimus

2) Tarjouspyyntö

3) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 tavarat)

4) Tarjous

Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jä- tetään asia Pirkanmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi.

21 Asiakirjojen julkisuus

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistu- neet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen heti päätöksenteon jäl- keen. Tarjous tulee pyrkiä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammat- tisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kui- tenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai am- mattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, joka on oltava selkeästi merkitty. Tuotteen hinta ja alennusprosentti eivät ole liike- salaisuuksia.

22 Lisätiedot ja kysymykset

Tarjouspyynnön sisältöön liittyvät kysymykset on toimitettava 23.4.2018 klo

12.00 mennessä sähköpostilla osoitteella: xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx. Sähköpostin otsikkona on käytettävä: ”Uimahallin kassa- ja kulunvalvonta- järjestelmä”. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä ja niihin on liitet- tävä lähettäjän yhteystiedot.

Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteen- veto, joka julkaistaan viimeistään 25.4.2018 sähköisesti nettisivulla xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/. Xxxxxxxxx on itse huolehdittava, että käy lukemassa mahdolliset vastaukset ennen tar- jouksen antamista. Ennen tarjouksen jättämistä suullisesti annetut selvityk- set ja ilmoitukset eivät sido tilaajaa eivätkä tarjoajaa.

23 Tarjouksen jättäminen

Tarjoukset liitteineen tulee toimittaa allekirjoitettuna sähköpostilla vii- meistään 2.5.2015 klo 14.00 sähköpostiosoitteeseen kaupunki@manttavilp- xxxx.xx.

Tarjous tulee osoittaa seuraavasti:

Mänttä-Vilppulan kaupunki Tekniset palvelut / Liikuntapalvelut PL 69

35801 Mänttä

Sähköpostin aiheeksi tulee merkitä ”Uimahalli/Tarjous”. Lähettäjä on vas- tuussa lähetyksen perille saapumisesta määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.

Mänttä-Vilppulassa 17.4.2018 Mänttä-Vilppulan kaupunki

Xxxxx Xxxxxxxxxx tekninen johtaja

Liitteet 1 Tarjottavien tuotteiden ja palveluiden vaaditut ominaisuudet 2 Tarjouslomake