PERUSTIETOTEKNIIKAN ICT-TUKIPALVELUT
TARJOUSPYYNTÖ 30.11.2022
PERUSTIETOTEKNIIKAN ICT-TUKIPALVELUT
Hartolan kunta (jäljempänä ”tilaaja” tai ”hankintayksikkö”) pyytää tarjouksia HILMA- hankintailmoituskanavassa (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) 30.11.2022 julkaistavaksi lähetetyn tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti ICT-tukipalvelun hankinnasta (jäljempänä yhdessä ”palvelu”).
1. HANKINNAN KOHDE
Hankinnan kohteena ovat tilaajan tarvitsemat ICT-tukipalvelut ja niihin kuuluvat asiantuntijapalvelut. Xxxxxxxxx kohteena olevan palvelu on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteenä olevassa Palvelukuvauksessa (Liite 2 Palvelukuvaus).
Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa tekee sopimuksen.
Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle velvollisuuttaa hankkia kyseistä määrää palveluita.
Xxxxxxxxx ennakoitu arvo on noin 180 000 € (alv 0 %). Hankintamäärät eivät ole hankintayksikköä sitovia, palvelua voidaan tilata hankintayksikön tarpeeseen vähemmän kuin on arvioitu.
2. SOPIMUSKAUSI
Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta. Sopimusta voidaan pidentää optiona yhdellä yhden (1) vuoden pituisella optiovuodella. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään tarjoamaan palvelua myös mahdollisilla optiokausilla. Option käyttöön ottaminen on hankintayksikön oikeus, mutta ei velvollisuus.
3. HANKINTAMENETTELY
Tässä hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, ”hankintalaki”).
Hankinta on hankintalain 25 §:n mukaisen kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinta toteutetaan avoimena menettelynä.
4. TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJAT
Xxxxxxx tulee laatia tämän tarjouspyynnön sekä sen liitteiden mukaiseksi.
Tarjouspyynnön liitteenä on myös sopimusluonnos, josta ilmenee sopimusta koskevat ehdot (Liite 3 Sopimusluonnos). Tarjouspyynnön liitteenä ovat myös julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot, (JIT 2015 – Yleiset ehdot, Liite 5) sekä julkisen hallinnon IT-hankintojen erityisehdot (JIT 2015 – Konsultointi, Liite 6). Tarjouksen jättämällä tarjoaja sitoutuu sopimuksen ehtoihin ja edellä mainittuihin yleisiin sopimusehtoihin.
Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä
5. LISÄKYSYMYKSET
Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee lähettää sähköpostitse 14.12.2022 klo 12.00 mennessä osoitteeseen xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Viestin otsikkokenttään tulee kirjoittaa: ”Lisätietokysymykset Hartolan ICT-tukipalveluiden hankinta”.
Hankintayksikkö vastaa kysymyksiin kysyjän nimeä paljastamatta. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin, esimerkiksi puhelintiedusteluihin, ei voida vastata. Esitetyt lisäkysymykset vastauksineen sekä mahdolliset muutokset tarjouspyynnön sisältöön toimitetaan sähköpostitse samanaikaisesti kaikille tarjoajille. Tarjoajan tulee huomioida, että lisäkysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat osa tarjouspyyntömateriaalia.
6. TARJOUKSEN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET VÄHIMMÄISVAATIMUKSET
Tarjoajan tulee täyttää tarjouslomake (Liite 1) jossa on asetettu soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Tarjouksista tarkastetaan ensin vähimmäisvaatimusten täyttyminen sekä tarjouspyynnön mukaisuus. Mikäli yksikin vähimmäisvaatimuksista ei täyty, tarjous voidaan hylätä.
VERTAILUPERUSTEET
Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin hinta-laatusuhde. Tarjouksista valitaan hinta- laatusuhteeltaan paras tarjous, jonka vertailuperusteet ovat: Hinta 50 % ja laatu 50 %.
HINTA 50 %
Tarjoaja täyttää hintatietolomakkeeseen (Liite 1a) palveluiden hinnat. Hinnat tulee antaa hintalomakkeella pyydetyn hinnoitteluyksikön mukaisesti (kuukausi=kk ja tunti=h). Vertailuhintarivit, jotka koostuvat palvelun kiinteästä kuukausihinnasta (€/kk) sekä lisätyötuntihinta * 20 (€/h) lasketaan yhteen, josta muodostuu tarjoajan kokonaisvertailuhinta. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa (alv % 0).
Kokonaisvertailuhinnaltaan edullisin (pienin arvo) tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet
(50) ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan kaavalla: (edullisimman tarjoajan kokonaisvertailuhinta
/ tarjoajan kokonaisvertailuhinta) x 50.
LAATU 50 %
Tarjoaja täyttää laatuvertailulomakkeen (Liite 1b). Laatupisteet muodostuvat vähimmäisvaatimukset ylittävistä referensseistä (max. 20 p.) sekä asiantuntijoiden työkokemuksesta ja osaamisesta (max. 30 p.). Laatupisteet lasketaan yhteen ja tästä muodostuu tarjoajan kokonaislaatuvertailupisteet.
Laatupisteet lasketaan yhteen ja tästä muodostuu tarjoajan laatupisteet. Pisteitä voi saada enintään 50.
Lopuksi laatu- ja hintapisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi.
7. HANKINTAMENETTELYN VAIHEET SEKÄ HANKINTASOPIMUKSEN SOLMIMINEN
Hankintamenettely etenee seuraavasti. Hankintayksikkö:
1. Julkaisee tarjouspyynnön HILMA-palvelussa.
2. Vastaa tarjoajien määräaikaan mennessä tekemiin lisätietokysymyksiin ja julkaisee mahdolliset muokkaukset tarjouspyyntöön.
3. Avaa tarjoukset tarjousajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen.
4. Tarkastaa tarjoajien soveltuvuutta koskevien vaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä ja siitä, että tarjous täyttää kaikki tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset. Tarjoajien tulee täyttää tarjouspyynnössä asetetut vähimmäis- ja soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajat, jotka eivät täytä asetettuja vaatimuksia, tai joiden tarjous on tarjouspyynnön vastainen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta.
5. Vertailee tarjoukset. Soveltuvien ja vähimmäisvaatimukset täyttävien tarjoajien tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset otetaan mukaan tarjousten vertailuun.
6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa sen tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen noudattaen ennalta ilmoitettuja tarjouksen valintaperusteita. Hankintayksikkö antaa päätöksen tiedoksi sähköisesti tarjoajan tarjouslomakkeellaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.
7. Tekee hankintasopimuksen valituksi tulleen tarjoajan kanssa. Hankintasopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan se syntyy vasta kun Hankintayksikkö ja valittu toimittaja ovat molemmat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen.
8. XXXXXXXXXX TEKEMINEN JA LÄHETTÄMINEN
Tarjous on tehtävä sähköisesti HILMA-palvelussa. Tarjous on tehtävä kokonaisuudessaan Suomen kielellä. Tarjoukset on jätettävä viimeistään 30.12.2022 klo 12.00 sähköisesti HILMA-palvelussa.
Hinnat annetaan ilman arvonlisäveroa (alv 0 %).
Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa tarjouspyynnön ohjeistuksen mukaisesti täytettynä seuraavat liitteet:
Liite 1 Tarjouslomake Liite 1a Hintalomake
Liite 1b Laatuvertailulomake Nimetyn asiantuntijan CV Nimetyn varahenkilön CV
Tarjouksen saapuminen määräaikaan mennessä on tarjoajan omalla vastuulla. Myöhästyneitä tarjouksia ei voida huomioida.
9. TARJOUKSEN HYLKÄÄMINEN
Hankintayksikkö soveltaa tässä kilpailutuksessa hankintalain 80 §:n mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita. Tarjoaja sitoutuu toimittamaan pyydettäessä rikosrekisteriotteet yritystä (yhteisösakkokysely) sekä sen johtoa (rikosrekisteriotteet) koskien, jos se näyttää olevan voittamassa tarjouskilpailun. Toimitettavien otteiden tulee olla enintään 12 kuukautta vanhoja.
Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos tarjoajaa tai tarjoajan alihankkijaa koskee jokin hankintalain harkinnanvarainen hankintalain 81 §:n mukainen poissulkemisperuste.
10. HANKINTAPÄÄTÖKSEN TIEDOKSI ANTAMINEN JA HANKINTASOPIMUS
Hankintalain 127 §:n 1 momentin mukaan hankintapäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisesti. Hankintayksikkö lähettää hankintapäätöksen tarjouskilpailun tuloksesta kaikille tarjoajille samanaikaisesti. Päätös toimitetaan sähköpostitse tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.
11. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Hankinta-asiakirjojen julkisuudesta säädetään laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, ’’julkisuuslaki’’). Asiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi hankintapäätöksen tekemisen jälkeen.
Tarjous tulee pyrkiä laatimaan niin, ettei tarjoajan tarvitse paljastaa salassa pidettäviä liikesalaisuuksiaan. Mikäli tällaisten tietojen toimittaminen on välttämätöntä tarjouksen tekemiseksi, tarjoajan on toimittava tarjouslomakkeessa (Tarjouslomake Liite 1) ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti ja erotettava liikesalaisuudet omaksi liitteekseen sekä merkittävä liite ”Salassa pidettäväksi”.
12. ALIHANKINTA JA TILAAJAVASTUU
Tarjoaja sitoutuu vastaamaan käyttämiensä alihankkijoiden työstä kuin omastaan. Tarjoaja voi käyttää ainoastaan sellaisia alihankkijoita, joiden käytön hankintayksikkö on etukäteen hyväksynyt.
Ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista tilaaja tulee tarkastamaan tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2016 , ”tilaajavastuulaki”) mukaiset todistukset. Tarkastettavat selvitykset ja todistukset eivät saa olla yli kolme (3) kuukautta vanhoja niiden esittämispäivästä lukien.