SOPIMUS YHTEISESTÄ TOIMIELIMESTÄ TE-TEHTÄVIEN HOITAMISEEN

SOPIMUS YHTEISESTÄ TOIMIELIMESTÄ TE-TEHTÄVIEN HOITAMISEEN

1. Sopimuksen osapuolet

Tämän sopimuksen osapuolena ovat

Vastuukunta Porvoon kaupunki Muut osapuolet

Askolan kunta Lapinjärven kunta

Loviisan kaupunki Myrskylän kunta

Pukkilan kunta Sipoon kunta

2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus

Tämä sopimus on kuntalain 52 §:n mukainen sopimus kuntien yhteisestä toimielimestä ja se koskee työvoimapalveluiden järjestämisestä annetussa laissa (380/2023) säädettyjen työvoimapalveluiden järjestämisvastuuta. Vastuu työnhakijoille ja yrityksille ja muille työnantajille tarjottavista työvoimapalveluista siirtyy kuntien vastuulle 1.1.2025. Työvoimapalveluiden järjestäminen ja muut työvoimapalveluihin liittyvät lakisääteiset tehtävät muodostavat kunnille uuden valtionosuustehtävän. Tällä sopimuksella osapuolet muodostavat työvoimapalveluiden järjestämisen yhteistoiminta-alueen (työllisyysalue). Sopimuksen mukaisia tehtäviä hoitaessaan Porvoon kaupunki toimii kuntalain (410/2015) 51 §:n mukaisena vastuukuntana. Kuntalain 8 §:n 2 momentin mukaan tehtävien hoidosta järjestämisvastuussa oleva kunta vastaa järjestettävien palvelujen ja muiden toimenpiteiden yhdenvertaisesta saatavuudesta, tarpeen, määrän ja laadun määrittelemisestä, tuottamistavasta, tuottamisen valvonnasta ja viranomaiselle kuuluvan toimivallan käyttämisestä.

3. Xxxxxxxx toimielin ja sen kokoonpano, kuntien edustus ja oikeus valita jäseniä

Porvoon kaupunginhallituksen alainen TE-lautakunta toimii työvoimapalveluiden lakisääteisten tehtävien järjestämisen osalta sopijakuntien yhteisenä monijäsenisenä toimielimenä ja työllisyysalueen työvoimaviranomaisena. TE-lautakunnassa on 11 jäsentä, joista Porvoolla on kolme (3) edustajaa, Sipoon kunnalla kaksi (2) edustajaa, Loviisan kaupungilla kaksi (2) sekä Askolan, Lapinjärven, Myrskylän ja Pukkilan kunnilla kullakin yksi (1) edustaja. Sopijakuntien valtuustot valitsevat kukin varsinaisen jäsenen sekä varajäsenen lautakuntaan. XX-xxxxxxxxxx nimittää keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Puheenjohtajana toimii vastuukunnan edustaja. Varapuheenjohtajana toimivat väestömäärältään alueen toisiksi suurimman ja kolmanneksi suurimman kunnan edustajat siten, että edustus vaihtuu kahden vuoden välein. Ensimmäisenä varapuheenjohtajana toimii toiseksi suurimman kunnan edustaja.

Lautakunnan toimikausi on valtuustokausittain.

4. Hallinto ja päätöksenteko

Tässä sopimuksessa mainittujen tehtävien (työvoimapalveluiden lakisääteiset tehtävät) hoitamisesta vastaa vastuukuntana Porvoon kaupunki. Hallinnossa ja päätöksenteossa noudatetaan vastuukunnan sääntöjä, määräyksiä ja ohjeita. Mikäli vastuukunnan hallintosääntöä muutetaan sopimuksen kohteena olevien viranomaistehtävien järjestämisen osalta, tiedottaa vastuukunta sopijakuntia, siltä osin, kuin muutokset

koskevat sopimuksen sisältöä. Mikäli hallintosääntöön tehtävät muutokset vaikuttavat sopimuksen sisältöön, neuvotellaan sopimus uudestaan sopijakuntien kesken.

Lautakunnan toimialaan kuuluvien asioiden valmistelusta ja toimeenpanosta huolehtii vastuukunta.

Äänivallan käyttö

TE-lautakunnan toimiessa kuntien yhteislautakuntana päätökset pyritään tekemään yksimielisesti. Mahdollisissa äänestystilanteissa kullakin lautakunnan jäsenellä on yksi ääni kerrottuna toimialueen kunnan väestöpohjaan perustuvalla kuntakohtaisella äänivaltakertoimella jaettuna kunnan edustajien lukumäärällä. Äänivaltakertoimet ovat kunnittain seuraavat:

Kunta	Edustajien määrä	Asukasluku 31.12.2021	% koko alueen asukasluvusta	Äänivalta- kerroin
Porvoo	3	51149	51,62 %	0,1721
Askola	1	4847	4,89 %	0,0489
Lapinjärvi	1	2580	2,60 %	0,0260
Loviisa	2	14643	14,78 %	0,0739
Myrskylä	1	1816	1,83 %	0,0183
Pukkila	1	1848	1,87 %	0,0187
Sipoo	2	22190	22,39 %	0,1119
	11	99073	100,00 %

5. Yhteisen toimielimen tehtävät

Työvoimapalveluiden järjestämisestä ja muista työvoimapalveluihin liittyvistä lakisääteisistä tehtävistä säädetään työvoimapalveluiden järjestämisestä annetussa laissa (380/2023). Alueellisen TE-lautakunnan tehtävänä on huolehtia, että edellä mainitun lain mukaisia työvoimapalveluiden järjestämiseen liittyviä velvoitteita noudatetaan. Mikäli työvoimapalveluiden järjestämisestä annetussa laissa määritetyt työvoimapalveluiden järjestämiseen liittyvät tehtävät lainsäädännössä muuttuvat, hoitaa alueellinen TE- lautakunnan kunnalle säädetyt tehtävät uusien säännösten mukaisesti.

TE-lautakunta käyttää toimivaltaa työvoimapalveluiden järjestämisestä annetussa laissa kunnan järjestämisvastuulle annetuissa tehtävissä. Nämä tehtävät on lueteltu mainitun lain 2 luvussa.

TE lautakunnan tehtäviin kuuluu Porvoon kaupungin hallintosäännön mukaan seuraavat lautakuntien yleiset tehtävät:

1. vastata toimialansa toiminnan, talouden ja organisaation kehittämisestä,

2. ohjata toimintaa tavoitteiden ja strategian mukaisesti,

3. valvoa, että toimintaa johdetaan tarkoituksenmukaisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti,

4. huolehtia yhteistyöstä palvelujen järjestämisessä ja kehittämisessä muiden kuntien, viranomaisten, koulutuksenjärjestäjien sekä yhteisöjen kanssa ja

5. seurata toiminnan tuloksellisuutta.

TE-lautakunta voi päättää sille vastuukunnan hallintosäännöllä siirretyn tai laissa säädetyn toimivallan siirtämisestä alaiselleen viranomaiselle, jos lainsäädännössä ei ole toisin määrätty.

6. Alueellinen kehittämisryhmä (myöh. Kehittämisryhmä)

Kehittämisryhmä seuraa tämän sopimuksen ja siihen liittyvien kustannusten toteutumista, käsittelee osapuolien esille tuomia asioita ja pyrkii muodostamaan sopijakuntien yhteisen näkemyksen valmistelun tueksi mm. talousarvion ja toimintasuunnitelman laadinnassa, toiminnan kehittämisessä, työllistämistoimenpiteiden seurannassa ja raportoinnissa sekä resurssien kohdentamisessa.

Kehittämisryhmä keskittyy erityisesti palveluiden tuottavuuden varmistamiseen ja kehittämiseen. Kehittämisryhmä koostuu viranhaltijoista ja toimihenkilöistä. Kehittämisryhmään kuuluu kaksi (2) viranhaltijaa tai toimihenkilöä Porvoosta ja yksi (1) viranhaltija tai toimihenkilö kustakin muusta sopijakunnasta. Kehittämisryhmän puheenjohtajana ja valmistelijana toimivat Porvoon kaupungin edustajat. Tarvittaessa kehittämisryhmä voi kutsua muita henkilöitä kokouksiin. Kehittämisryhmä kokoontuu säännöllisesti, mutta kuitenkin vähintään kaksi (2) kertaa vuodessa. Sopijakunnat vastaavat omien viranhaltijoidensa kehittämisryhmän työhön osallistumisesta aiheutuvista kuluista.

7. Henkilöstö

Julkisten työvoimapalveluiden ja niihin liittyvien tehtävien järjestämisvastuun siirtyessä valtiolta kunnille 1.1.2025 työ- ja elinkeinotoimistossa, ELY-keskuksessa ja KEHA-keskuksessa virkasuhteessa olevat, työvoimapalveluihin liittyvissä tehtävissä olevat viranhaltijat, siirtyvät vastuukunta Porvoon palvelukseen.

8. Kustannustenjaon periaatteet ja kunnan maksuosuuden suorittaminen

Kuntalain 8 §:n 3 momentin mukaan kunnalla on vastuu tehtäviensä rahoituksesta, vaikka järjestämisvastuu on siirretty toiselle kunnalle tai kuntayhtymälle. Sopimus koskee ainoastaan lakisääteisiä TE-palveluita.

Muiden paikallisten elinvoimapalveluiden osalta kunnat tekevät itsenäiset ratkaisunsa. Yhteistoiminnan talous järjestetään seuraavalla tavalla 1.1.2025 alkaen:

8.1 Porvoon kaupunki perustaa taseyksikön, joka vastaa yhteisesti tuotetuista TE-palveluista. Kaikki palveluiden välittömät ja välilliset järjestämiskustannukset kohdennetaan tälle taseyksikölle. Taseyksikön käyttötalouden kustannukset jaetaan kunnille vuosittain 2. kohdassa mainituin jakoperustein. Taseyksikön kirjanpidosta ja talouden hoidosta vastaa Porvoon kaupunki.

8.2 Kaikille kunnille tuotettujen TE-palveluiden nettokustannukset jaetaan kunnille seuraavasti:

• Kustannuksista 45 prosenttia jaetaan kuntien 18–64-vuotiaiden asukasmäärän suhteessa. Lukuna käytetään talousarviovuotta edeltävän vuoden (31.12) lopun työikäisten lukua.

• Kustannuksista 45 prosenttia jaetaan kunnittain työttömien ja palvelujen piirissä olevien suhteessa. Suhdeluku lasketaan talousarviovuoden kuukausien keskiarvona.

• Kustannuksista 10 prosenttia jaetaan kunnittain vieraskielisten lukumäärän suhteessa. Vieraskielisten määränä käytetään talousarviovuotta edeltävän vuoden (31.12) lopun vieraskielisten määrää.

8.3 Yhteistoiminnan tehtävissä ja niiden rahoituksessa noudatetaan talousarviota. Taseyksikön talousarvio laaditaan talousarviovuotta edeltävänä vuotena vastuukunnan talousarvion vuosikellon ja periaatteiden mukaisesti.

Talousarvion valmistelussa sopijakunnille tulee varata tilaisuus ehdotusten tekemiseen yhteistoiminnan tavoitteista ja rahoituksen kohdentamisesta.

Talousarvio lähetetään kaikille kunnille lausunnoille ennen talousarvion hyväksymistä.

8.4 Talousarvion laatimisen periaatteina toimivat alueen työllisyystilanne, arvioitu palvelutarve ja valtionosuudet. Palvelut pyritään tuottamaan mahdollisimman kustannustehokkaasti ja kunnille kokonaistaloudellisesti tarkoituksenmukaisella tavalla., kun huomioidaan tuottamiskustannusten lisäksi kuntien saamat työttömyysturvan rahoitusvastuu, valtionosuudet, verotulot ja muut rahavirrat.

8.5 Kunnat tilittävät talousarviovuoden aikana kuukausittain vastuukunnan taseyksikölle edellä 3. kohdan mukaisen maksuosuuden. Mikäli vuoden aikana taseyksikön talousarviomäärärahoja on tarve korottaa, korotetaan kuntien kuukausimaksuosuuksia vastaavasta. Talousarvion toteutumista seurataan Porvoon kaupungin osavuosiraportoinnin yhteydessä. Talouden seurannasta vastaa työllisyysasioista vastaava TE-lautakunta. Talouden toteumatiedot toimitetaan alueen kunnille neljännesvuosittain.

8.6 Vuoden lopussa tai viimeistään talousarviovuotta seuraavan vuoden alussa maksuosuudet tasataan vastaamaan toteutuneita kustannuksia. Taseyksikön yli- tai alijäämä voidaan kuntien yhteisellä päätöksellä siirtää seuraaville vuosille katettavaksi tai tulevien kehittämistoimenpiteiden rahoittamiseksi.

8.7 Investoinnit rahoitetaan samoilla periaatteilla kuin käyttötalouden menot. Investointimenot määritellään talousarviossa, ja talousarviovuoden aikana ne laskutetaan kuukausittain kunnilta. Vuoden lopussa tai talousarviovuotta seuraavan vuoden alussa toteutuneet investointimenot tasataan vastaamaan kuntien maksuosuuksia. Investointimenoista muodostuneita poistoja ei huomioida kohtien 1–5 kustannuksina, jotta niitä ei veloiteta kahteen kertaan kunnilta.

TE-palveluiden ja kokonaisuuden valmistelu aiheuttaa kustannuksia myös jo ennen vuotta 2025. Vuosina 2023–2024 aiheutuvat valmistelukustannukset jaetaan kunnille 18–64-vuotiaiden asukasmäärän suhteessa.

9. Toimitilat, kalusto ja varusteet

Porvoon kaupunki järjestää työvoimapalveluiden käyntiosoitteen toimitilat.

Vastuukunta vastaa henkilöstön työssä käytettävien kalusteiden sekä tietoteknistenlaitteiden leasing- sopimuksista sekä niiden hankintaan liittyvästä kilpailuttamisesta. Palveluiden järjestämiseen liittyvät kustannukset sisällytetään sopimuksen osapuolten kesken jaettaviin kustannuksiin.

Lähipalvelutoimipisteiden sijoittumisesta sekä niissä hyödynnettävistä digitaalisista palveluista sovitaan erikseen palvelutarvelähtöisesti kuntien itse osoittamiin sekä kustantamiin toimitiloihin.

10. Asiakkailta perittävä maksu

Henkilöasiakkaalle tarjottavat julkiset työvoimapalvelut ovat maksuttomia. Työnantajalle tarjottavat julkiset työvoimapalvelut ovat maksuttomia lukuun ottamatta työvoimapalveluiden järjestämisestä säädetyn lain 62 §:ssä tarkoitettua yhteishankintakoulutusta. Asiakkailta perittävät maksut määräytyvät Porvoon kaupungin vahvistamien periaatteiden mukaan. Porvoon kaupunki vastaa maksujen perimisestä ja rahat ohjautuvat TE-palveluiden järjestämistä varten perustettuun taseyksikköön.

11. Asiakastietojen käsittely, asiakirjahallinta ja tietoturva

Työhallinnon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 25 kohdan mukaan. Asiakastietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii vastuukunta.

Vastuukunta vastaa tämän sopimuksen mukaisen yhteistoiminta-alueen palvelujen tuottamisessa syntyvästä asiakastiedosta.

Vastuukunta vastaa tämän sopimuksen mukaisen yhteistoiminta-alueen palvelujen tuottamisessa ja toiminnasta kertyvien asiakirjojen ja tiedostojen arkistoinnista, salassapidosta, asiakirjapyyntöihin vastaamisesta ja tietojen antamisesta.

Toiminnassa noudatetaan Porvoon kaupungin voimassa olevia tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksia. Sopijakunnilla on oikeus tutustua yhteistoiminta-asioiden kirjanpitoon ja hallintoon.

12. Yhteistoimintasopimuksen muuttaminen, siirtäminen ja erimielisyyksien ratkaiseminen

Sopimusta voidaan muuttaa ainoastaan kirjallisella muutossopimuksella. Jos yhteistoiminta-alue muuttuu, sopimusperusteita tarkistetaan. Muutokset kirjataan ja liitetään sopimukseen.

Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopijapuolten välisissä neuvotteluissa. Ellei neuvotteluissa löydetä ratkaisua, erimielisyydet ratkaistaan hallintoriita-asiana Helsingin hallinto-oikeudessa tai jos asia ei kuulu hallinto-oikeuden toimivaltaan asia käsitellään Itä- Uudenmaan käräjäoikeudessa.

13. Vakuutus ja vahingonkorvausvastuu

Tämän sopimuksen mukaisten tehtävien hoitamisesta mahdollisesti aiheutuvien vahinkojen vastuut määräytyvät vahingonkorvauslain perusteella. Työnantajan (Porvoon kaupunki) vastuulla olevien vahinkojen kustannukset kirjataan yhteisiin kustannuksiin, jotka jaetaan kohdan 7 mukaisesti. Vastuukunta huolehtii siitä, että yhteistoiminta-alueen toimintaan liittyvä vastuu- ja muu vakuutusturva on voimassa yhtäläisesti koko yhteistoiminta-alueella.

14. Erityistoimivallan käyttöön ottaminen

Erityistoimivallan käyttöön ottamisesta ja sen edellytyksistä on säädetty vastuukunnan hallintosäännössä.

15. Sopimuksen voimassaoloaika ja irtisanominen

Tämä sopimus astuu voimaan, kun kaikki osapuolet ovat sen allekirjoittaneet ja valtioneuvosto sen hyväksynyt. Sopimus on voimassa toistaiseksi.

Sopimusosapuoli voi irtisanoa sopimuksen päättymään kalenterivuoden alussa ilmoittamalla irtisanomisesta kirjallisesti muille sopimuspuolille vähintään kaksitoista (12) kuukautta ennen sopimuksen päättymistä. Sopimus päättyy irtisanomisen perusteella ainoastaan irtisanoutuneen osapuolen osalta.

Vastuukunnalla on oikeus irtisanoa sopimus yksittäisen sopijakunnan kanssa, mikäli sopijakunta olennaisesti rikkoo sopimuksen ehtoja eikä kohtuullisen ajan jälkeen korjaa tilannetta. Mikäli vastuukunta itse irtisanoutuu sopimuksesta, päättyy sopimuksen voimassaolo tuolloin kaikkien muidenkin sopijakumppaneiden välillä.