Henkilötietojen käsittely Suikkilan Lämpö Oy:n ja Asunto Osakeyhtiön välillä

Henkilötietojen käsittely Suikkilan Lämpö Oy:n ja Asunto Osakeyhtiön välillä

Tarkoitus

Sopimusliitteen tarkoituksena on sopia soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla henkilötietojen käsittelystä isännöintisopimuksessa sovittujen palveluiden tuottamiseksi. Sopimusliite täydentää isännöintisopimusta, ja se tulee voimaan 25.5.2018. Xxxxxx isännöintisopimuksen sopimusehdot ovat ristiriidassa tämän sopimusliitteen kanssa, sovelletaan tässä sopimusliitteessä sovittua.

Tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjällä tarkoitetaan taloyhtiötä ja käsittelijällä

isännöintiyritystä.

Isännöintiyritys huolehtii rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisesta taloyhtiön henkilötietojen käsittelyssä siinä määrin kuin sovittujen palveluiden laatu ja laajuus edellyttävät. Isännöintiyritys huolehtii suorittamaansa henkilötietojen käsittelyyn liittyvän, käsittelytoimia koskevan tietosuojaselosteen laatimisesta ja ylläpidosta.

Taloyhtiön hallitus vastaa siitä, että taloyhtiöllä olevien henkilötietojen käsittely on lainmukaista. Taloyhtiön hallitus myötävaikuttaa isännöintiyrityksen käsittelijätehtävien hoitamiseen (esimerkiksi rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen) ja saattaa havaitsemansa käsittelyn riskit viipymättä isännöintiyrityksen tietoon.

Käsiteltävät henkilötiedot

Isännöintiyrityksessä käsitellään seuraavia taloyhtiön keräämiä henkilötietoja ja rekisteröityjen ryhmiä:

Osakeluettelo: omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus).

Remonttirekisteri: osakkaan nimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Asukasluettelo: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot

Mahdollinen sähköinen kulunvalvonta (sähkölukot). Palvelu on hankittu ulkopuoliselta palveluntarjoajalta (lukkoliike).

Henkilötietojen käsittely ja palauttaminen

Isännöintiyritys käsittelee henkilötietoja vain isännöintisopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi ja sovittujen palveluiden tuottamiseksi huomioiden tämä sopimusliite sekä muut taloyhtiön hallituksen mahdolliset kirjallisesti toimittamat ohjeet. Isännöintiyritys käsittelee henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön ja tämän sopimusliitteen mukaisesti. Isännöintiyrityksellä oikeus mukauttaa henkilötietojen käsittely myöhemmin syntyvää vakiintunutta tietosuojalainsäädännön tulkintaa vastaavaksi kohtuullisen ajan kuluessa.

Isännöintipalvelun laadun, luotettavuuden ja jatkuvan kehittämisen varmistamiseksi henkilötietoja saatetaan käsitellä ISA tai muun vastaavan auditoinnin yhteydessä.

Palvelun päättyessä isännöintiyritys luovuttaa kaikki edellä mainitut henkilötiedot taloyhtiölle sekä poistaa tiedot huomioiden laista mahdollisesti seuraavat säilyttämisvelvoitteet. Isännöintiyritys voi kuitenkin omien oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi (esimerkiksi huolellisuusvelvoitteensa toteennäyttämiseksi) säilyttää henkilötietoja tämän jälkeenkin tarpeellisin osin.

Salassapito ja tietoturva

Isännöintiyritys varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt ja niitä luovutetaan vain henkilöille, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Isännöintiyritys toteuttaa henkilötietojen käsittelyssä tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, kuten ohjeistaa henkilöstönsä ja huolehtii käyttämiensä järjestelmien tietoturvasta.

Alihankkijat ja henkilötietojen siirto Euroopan Unionin ulkopuolelle

Isännöintiyrityksellä on oikeus käyttää alihankkijoita (alikäsittelijä) henkilötietojen käsittelyssä. Isännöintiyritys ei siirrä käsittelemiään henkilötietoja Euroopan Unionin ulkopuolelle.

Tarkastusoikeus

Taloyhtiöllä on oikeus kustannuksellaan suorittaa auditointi arvioidakseen tämän liitteen mukaisten tietosuojavelvoitteiden täyttäminen ja henkilötietojen käsittelyssä noudatettava tietoturvan taso.

Rekisterinpitäjän avustaminen

Isännöintiyritys auttaa taloyhtiötä rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa.

Vastuu

Kumpikin osapuoli vastaa kaikilta osin omista, mukaan lukien alihankkijoidensa, toimista ja laiminlyönneistä.

Sopimusliitteen voimassaolo

Tämä sopimusliite on voimassa isännöintisopimuksen mahdollisen päättymisen jälkeen niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyyn liittyvän toiminnan loppuunsaattamiseksi, kuten sen ajan, joka on tarpeen henkilötietojen palauttamiseksi taloyhtiölle ja henkilötietojen poistamiseksi, tai kauemmin, mikäli soveltuva lainsäädäntö niin määrää.