SOPIMUSEHDOT
SOPIMUSEHDOT
1. TOIMEENPANO
Järjestäjä: Kouvola Events / Myrskytuuli Oy
Paikka: Woikoski Feeling alue, Nurmaa / Mäntyharju Aika: 26.-28.5.2023
Aukioloajat : pe – la 10:00–18:00, su 10:00–17:00 Sisäänpääsy: Asiakaskutsukortilla tai pääsylipulla
2. MESSUJEN SISÄLTÖ
Messut ovat erä- ja outdoor elämyksellinen erikoisnäyttely siihen liittyvine tuotteineen ja palveluineen. Messut toteutetaan teemoilla retkeily, vaeltaminen, metsästys, kalastus, muut luontoharrastukset sekä hyvinvointi. Messuohjelma ja havaintoesitykset täydentävät tarjontaa.
3. NÄYTTEILLEASETTAJAT JA TUOTTEET
Messuosaston varaaminen edellyttää tapahtumalle annettujen teemojen mukaista tuotetarjontaa. Näytteilleasettajina voivat olla:
a) Näyttelysopimuksessa mainittujen tuotteiden valmistajat, tuottajat tai heidän valtuuttamansa edustajat.
b) Edellä mainittujen toiminimien yhteisosastot ja alan tiedotusosastot.
c) Julkisen hallinnon laitokset, kaupungit, kunnat, järjestöt sekä seurat ja heidän tuotteensa.
Ainoastaan ne tuotteet, jotka on mainittu ilmoittauduttaessa, ja jotka järjestäjä on hyväksynyt, saadaan asettaa näytille. Mikäli näytteilleasettajan osastolla on esillä muita, kuin ilmoitettuja tuotteita, peritään tästä 250 € + alv 24 %:n suuruinen maksu.
4. ILMOITTAUTUMINEN
Ilmoittautuminen tehdään sähköisellä ilmoittautumislomakkeella. Sopimus messujärjestäjän ja näytteilleasettajan välille tehdään sen sisältöisenä, kun näytteilleasettajan ja messujärjestäjän välillä on sovittu. Ilmoittautumisesta peritään 200 € + alv 24 % suuruinen maksu jokaista näyttelypaikkaa käyttävää yritystä kohden.
Ilmoittautumismaksua ei hyvitetä messupakan hinnasta. Ilmoittautumismaksu sisältää myyntiluvan sekä näkyvyyden messumarkkinoinnissa. Messuosastopaikat jaetaan ilmoittautumisjärjestyksessä.
5. ILMOITTAUTUMISEN SITOVUUS
Ilmoittautuminen on sitova silloin, kun näytteilleasettaja on allekirjoittanut sähköisen ilmoittautumislomakkeen. Kopio ilmoittautumislomakkeesta toimitetaan sähköpostilla ilmoittautujalle.
6. SOPIMUKSEN PURKAMINEN
Näytteilleasettajalla on oikeus ilman, että paikkavuokraa peritään kirjallisesti perua osallistumisensa 14 päivän kuluessa sopimuslomakkeen päiväyksestä, ei kuitenkaan myöhemmin, kuin 30 vrk ennen tilaisuuden alkamista. Alle 30 vrk ennen tilaisuutta tehtyjen ilmoittautumisien osalta ei ole peruuttamisoikeutta ilman, että paikkavuokraa peritään.
Osaston käyttöoikeus palautuu järjestäjälle:
6.1 mikäli näytteilleasettaja peruuttaa osallistumisensa kirjallisesti 14 vuorokauden kuluessa ilmoittautumissopimuksen päiväyksestä
6.2 mikäli paikkavuokraa ei ole eräpäivään mennessä maksettu
6.3 mikäli osastoa ei ole otettu käyttöön viimeistään 26.5.2023 klo 10:00 mennessä
Sopimuksen näin tai muulla tavoin purkautuessa näytteilleasettajan syystä, tämä suorittaa jo erääntyneet maksut ja varaamansa paikkavuokran, joka samoin kuin aikaisemmin suoritetut maksut jäävät järjestäjälle.
7. NÄYTTELYTILAN VUOKRAT
Ilmoittautumismaksu 200 € / yritys
A: Telttapaikka 4 m x 4 m, sorakentällä, 640 € B: Telttapaikka 4 m x 4 m, asfaltilla, 720 €
C: Telttapaikka 4 m x 4 m, asfaltilla, 720 €
D: Telttapaikka 4 m x 4 m, sorakentällä, 640 €
A-D paikkojen lisäneliöt + 20 € / m²
T: Paikka isossa teltassa asfaltilla, 75 € / m²
Kulmapaikasta korotus + 10 % Kaikkiin hintoihin lisätään alv 24 %.
Osaston rakenteet ja kalusteet eivät kuulu paikkavuokraan. Ilmoittautumismaksu sisältää myyntiluvan sekä näkyvyyden messumarkkinoinnissa. Ilmoittautumismaksua ei palauteta tai hyvitetä osastohinnassa. Messujärjestäjällä on oikeus muuttaa osaston kokoa ja muotoa 10 % tai siirtää paikka alkuperäistä varausta vastaavalle paikalle. Mahdollisista muutoksista ilmoitetaan näytteilleasettajalle heti, kun se on mahdollista.
8. MAKSUEHDOT
Ilmoittautumismaksu maksetaan heti (14 pv netto), kun sähköinen sopimuslomake on allekirjoitettu. Näytteilleasettaja maksaa 50 % paikkavuokrasta kuukauden kuluessa paikan varauksesta. Loppuosa näyttelytilanvuokrasta erääntyy viimeistään 25.4.2023. Alle 30 vrk ennen tapahtumaa tehdyt ilmoittautumiset maksetaan kokonaisuudessaan heti. Kaikki suoritukset on oltava maksettuina ennen osaston luovuttamista näytteilleasettajan käyttöön.
Viivästyskorko 8 %, laskutuslisä paperilaskulle 5 € / lasku.
Maksukehotus erääntyneestä maksusta on 10 €.
9. OSASTOJEN RAKENTAMINEN, PURKAMINEN JA RAKENTEET Pystyttämisen ja tavaroiden kuljetuksen aikataulu ilmoitetaan näytteilleasettajille erikseen noin kahta kuukautta ennen messuja. Näytteilleasettaja huolehtii osastonsa rakentamisesta, somistamisesta ja siivouksesta sekä siitä, että rakenteet ovat riittävän lujia, siistejä ja turvallisia. Näytteilleasettaja ei saa ilman sopimusta käyttää hyväkseen toisen näytteilleasettajan rakenteita. Näyttelyteltan osastot tulee rajata asianmukaisin rakentein. Osaston rakenteet tai kalusteet eivät saa häiritä viereisiä osastoja, eikä ylittää osastolle varattua aluetta. Näytteilleasettajat eivät saa rakentaa tai esitellä tuotteitaan siten, että se aiheuttaa ruuhkautumista käytävällä tai häiriötä naapuriosastoille tai yleisölle. Messujohdolla on oikeus tarkistaa ja tarvittaessa hylätä osaston rakentamista koskevat piirustukset. Kooltaan suurista näyttelyesineistä on sovittava messujärjestäjän kanssa.
10. SÄHKÖ
Näytteilleasettaja tilaa järjestäjältä ilmoittautumislomaketta käyttäen osastollaan tarvitsemansa sähkövirran, samoin kuin tarpeelliset asennustyöt, jotka näytteilleasettaja kustantaa itse. Sähköasennuksista vastaa järjestäjän nimeämä sähköasennusliike. Sähkötilaukset on tehtävä ilmoittautumisen yhteydessä tai viimeistään 25.4.2023 mennessä. Tämän jälkeen tehtävien tilausten hintaan lisätään 20 %. Järjestäjä ei vastaa mahdollisista sähkökatkoksen aiheuttamista vahingoista. Jatkuvan sähkönsyötön tarpeesta on ilmoitettava messutoimistoon. Sähkön tilaaja sitoutuu noudattamaan sähköurakoitsijan sähkön käytöstä antamia ohjeita. Sähkölaitteet eivät saa ylittää tehoiltaan tilattua määrää.
Voimavirtaliittymä tarvitsee aina sulakkeellisen alakeskuksen, poikkeuksena suora kytkentä koneisiin, kontteihin tms. Laitteet kytketään vikavirtasuojattuun verkkoon. Näytteilleasettajan on huolehdittava, että osaston sisäiset asennukset ovat vikavirtakestoisia ja viranomaismääräyksien mukaisia. Tilaaja vastaa myös laitteiden kunnosta. Korjauksista laskutetaan tilaajaa.
Osastoilta kadonneet liitosjohdot / alakeskukset laskutetaan tilaajalta. Osastojen välinen sähkön jakaminen näytteilleasettajalta toiselle on kielletty. Sähköä saa käyttää vain sähkötilauksen tehnyt
messuosasto. Omien aggregaattien, akkujen tai muiden virtalähteiden käyttö on kielletty.
11. INTERNET
Näytteilleasettaja voi käyttää messujärjestäjän julkista verkkoyhteyttä ilman erillistä veloitusta. Järjestäjä ei vastaa sähkö- tai yhteyskatkosten aiheutumista haitoista ja vahingoista.
12. MUUT PALVELUT
Näytteilleasettajan tarvitsemat siivouspalvelut, vesi-, ja viemäriliittymät sekä muut mahdolliset palvelut on tilattava ilmoittautumislomakkeella ilmoittautumisen yhteydessä. Messujärjestäjä välittää palvelutilaukset urakoinneista vastaaville yrityksille.
13. VAKUUTUKSET
Järjestäjän vastuuvakuutus korvaa järjestäjän oman henkilökunnan toimenpiteistä, laitteista tai rakenteista kolmannelle henkilölle aiheuttamat vahingot. Järjestäjät eivät vastaa näytteilleasettajan tavaroiden, rakenteiden eikä näytteilleasettajan mahdollisesti kiinteistölle tai kolmannelle henkilölle aiheuttamasta vahingosta. Tästä syystä näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeelliseksi katsomistaan vastuu-, palo-, varkaus- ja muista vakuutuksista.
14. JÄRJESTYKSENVALVONTA
Järjestäjä huolehtii yleisestä järjestyksestä näyttelyalueella. Järjestäjä ei kuitenkaan vastaa tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta, tai katoamisesta.
15. PALO- JA MUU TURVALLISUUS
Paloturvallisuuden suhteen on noudatettava yleisiä voimassa olevia paloturvallisuusohjeita. Paloturvallisuutta vaarantavien laitteiden esittelyyn on saatava paloviranomaisten ja järjestäjän ennakkolupa. Koneita ja muita välineitä esiteltäessä on noudatettava työturvallisuuslain ja -asetusten
vaatimuksia. Telttojen ja vastaavien katosten kiinnityksessä huomioitava uudet ja tarkemmat kiinnitysohjeistukset:
2 x 2 m väh. 15 kg / tolppa
4 x 4 m väh. 62 kg / tolppa
16. MESSUMARKKINOINTI
Näytteilleasettajien maininta messusivustolla sisältyy ilmoittautumismaksuun. Tiedot julkaistaan ilmoittautumislomakkeella annettujen tietojen perusteella. Järjestäjä ei vastaa annetuissa tiedoissa olevien mahdollisten virheiden aiheuttamista vahingoista.
17. ASIAKASKUTSUKORTIT
Näytteilleasettajat voivat tilata asiakkaitaan varten kertakäyntiin oikeuttavia asiakaskutsukortteja. Asiakaskutsukorteista veloitetaan 11 € / kpl (+ alv 10 %), minimi veloitus on 10 kpl.
18. HENKILÖ- JA PYSÄKÖINTIKORTIT
Rakentamis- ja purkamistöiden sekä messujen aikana messualueella saavat oleskella vain ne henkilöt, joilla on järjestäjän antama henkilökortti. Henkilökortti on pidettävä näkyvästi esillä.
Rakentajakortteja näytteilleasettajat saavat tarvitsemansa määrän. Näytteilleasettaja- ja pysäköintikorttien lukumäärä määräytyy osaston pinta-alan mukaan, 3 kpl / 9-16 m² kohden. Messujen ajaksi on saatavana lisää maksullisia henkilö- ja pysäköintikortteja.
Näytteilleasettajan on noudettava henkilökortit messutoimistosta heti messuille saavuttuaan.
19. HAVAINTOESITYKSET
Näytteilleasettaja vastaa musiikin, elokuvien ja video-ohjelmien ennakkotarkastuksesta ennen niiden esittämistä julkisesti, sekä tekijänoikeuslain edellyttämistä maksuista esittämänsä musiikin osalta. Havaintoesitykset eivät saa häiritä naapuriosastoja. Äänen voimakkuutta osastolla valvotaan ja häiriötä aiheuttavat esitykset keskeytetään. Paljon yleisöä kerääville havaintoesityksille ja niiden yleisölle on varattava oma tila. Järjestäjä vastaa messujen yleisestä Teosto- ja Gramex- maksuista.
20. FORCE MAJEURE
Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden messujen peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajan kohtaan tai paikkaan ellei niitä voida voittamattomien esteiden tai viranomaismääräysten vuoksi toimeenpanna ilmoitettuna aikana. Järjestäjä ei vastaa viivästyksistä, haitasta ja vahingosta, jotka johtuvat messutapahtuman peruuttamisesta tai siirtämisestä toiseen ajankohtaan ylivoimaisen esteen vuoksi. Näytteilleasettaja ei vapaudu velvoitteistaan eikä sillä ole oikeutta saada suorittamiaan maksuja takaisin, mikäli Järjestäjä siirtää tapahtuman uuteen ajankohtaan ylivoimaisen esteen vuoksi. Vielä suorittamatta olevien maksujen ajankohta siirtyy messutapahtuman siirtymistä vastaavalle ajalle. Ylivoimaisena esteenä pidetään Järjestäjän vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevaa tapahtumaa, jota Järjestäjä ei ole voinut kohtuudella ottaa huomioon sopimuksentekohetkellä ja jonka seurauksia Järjestäjä ei myöskään kohtuudella olisi voinut välttää tai voittaa. Ylivoimaisena esteenä pidetään mm. yleisen energiantuotannon keskeytystä, tulipaloa tai muuta vastaavaa messutilojen käyttöä estävää tapahtumaa, luonnonmullistusta, maanjäristystä, sotaa, kapinaa, pandemiaa tai poikkeustilaa tai muuta syytä, jonka vuoksi messutapahtuman osallistujien ja/tai näytteilleasettajien turvallisuus saattaa vaarantua. Lakko, sulku, boikotti tai muu työtaistelutoimenpide katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi myös silloin, kun Järjestäjä on itse sen kohteena tai osallisena. Järjestäjän alihankkijaa kohdannut ylivoimainen este katsotaan myös vapauttamisperusteeksi.
21. YLEISET MÄÄRÄYKSET
Messuilla on sallittu viranomaisten antaman luvan mukaista alan tavaroiden ja palveluiden vähittäismyyntiä. Osasto lunastaa myyntioikeuden suorittamalla ilmoittautumismaksun.
Allekirjoittamalla ilmoittautumis- ja sopimuslomakkeen näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan näitä osallistumisehtoja sekä näiden täydennykseksi annettavia tapahtumakohtaisia lisäohjeita. Kaikenlainen kiinnittäminen messualueen rakennuksiin ja rakenteisiin on kielletty. Näytteilleasettaja on vastuussa messurakennuksille tai messualueelle aiheuttamastaan vahingosta. Näistä ehdoista poikkeaminen ilman järjestäjän suostumusta voi aiheuttaa messuosaston sulkemisen. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan yhden miehen välimiesoikeudessa, jonka osapuolet sopivat. Elleivät sovi, sopimus- ja lainkäyttöpaikkana pidetään molemminpuolisesti Kouvolan kaupunkia.
23. YHTEYSTIEDOT Kouvola Events Myrskytuuli Oy Puh. 0440 862 862
Email: xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx Internet: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx Y-tunnus: 1736443-3 Kotipaikka: Kouvola