HANKINTA- JA SOPIMUSOHJE

Hämeenlinnan kaupungin hankintatoimi on organisoitu siten, että muun muassa hankintojen koor- dinoinnista, ohjeistuksesta ja kehittämisestä vastaa kaupungin konsernipalveluiden hankintapalve- lut-yksikkö. Toimialat (kaupunkirakennetoimiala, sivistys- ja hyvinvointitoimiala sekä sosiaali- ja ter- veystoimiala) ja konsernipalvelut vastaavat omien hankintojensa kilpailuttamisesta kaupungin hal- lintosäännön mukaisesti. Kanta-Hämeen pelastuslaitos vastaa omien hankintojensa kilpailuttami- sesta kaupungin hallintosäännön ja Kanta-Hämeen pelastuslaitoksen toimintasäännön mukaisesti.

Kaupungin hankintatoimen ohjausryhmän tehtävänä on muun muassa johtaa hankintatoimea ja sii- hen liittyvää kehitystyötä, tukea hankintapalvelut-yksikköä sen toiminnassa, edistää hyviä käytän- töjä hankinnoissa sekä toimia hankintoihin liittyvän informaation välittäjänä. Ohjausryhmän pu- heenjohtajana toimii hankintapäällikkö ja sihteerinä hankintasihteeri. Ohjausryhmässä on edustus jokaiselta toimialalta, Kanta-Hämeen pelastuslaitoksesta ja konsernipalveluista.

Hankintoja koskevat päätökset toimitetaan tiedoksi hankintapalvelut-yksikköön. Tytäryhteisöjen osalta tämä tapahtuu erikseen pyydettäessä.

Kaupungin hankinnoissa käytetään soveltuvin osin yhteishankintayksiköiden hankintasopimuksia tai muuta hankintayhteistyötä. Yhteishankinnoista päättäminen tapahtuu kaupungin hallintosäännön mukaisesti.

Yhteishankinnoista päättäminen hallintosäännön mukaan:

Hallintosäännön 1.1.2021 mukaan sitoutumisesta yhteishankintaan ei välttämättä päätä hankinta- päällikkö silloin kun on kyse muun yhteistyökumppanin kuin yhteishankintayksikön yhteishankin- nasta ja kun yhteishankinnan arvo on alle 20 000 euroa/vuosi (kaupungin arvioidut ostot yhteensä).

2. Yleiset periaatteet

Hämeenlinnan kaupungin hankinnat toteutetaan ja hankintasopimukset laaditaan tämän ohjeen mukaisesti. EU-kynnysarvon ylittävissä ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tulee noudattaa hankintalainsäädäntöä.

Keskeistä hankintalainsäädäntöä ovat Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 (hankintalaki) sekä Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimi- vien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1398/2016 (erityisalojen hankintalaki).

Hankintalaki: xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000 Erityisalojen hankintalaki: xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000

Hankinta- ja sopimusprosessikuvaus on tämän ohjeen liitteessä 1.

Hankinnat jakaantuvat seuraaviin luokkiin:

• EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat (EU-hankinnat)

• Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat (kansalliset hankinnat)

• Pienhankinnat

Xxxxxxxxx luokka määräytyy hankinnan ennakoidun arvon perusteella. Xxxxxxxxx ennakoidun ar- von laskemisesta on kerrottu hankintalain 27-31 §:ssä ja erityisalojen hankintalain 14-18 §:ssä.

Xxxxxxxxx ennakoidun arvon laskennan pääsäännöt:

• Suurin maksettava kokonaiskorvaus ilman arvonlisäveroa

o Jos hankinnassa optioita, niin niiden ennakoitu kokonaisarvo laskettava mukaan

▪ Optioita ovat esimerkiksi erilaiset lisätilaus- ja laajentamismahdollisuudet

• Koko hankintayksikkö eli koko Hämeenlinnan kaupunki

o Jos tytäryhteisöt voivat käyttää sopimusta, niin koko kaupunkikonserni

o Jos yhteishankinta, niin kaikki hankintayksiköt yhteensä

• Jos hankinta on jaettu osiin, niin kaikki osat yhteensä

• Määräaikaisessa sopimuksessa koko sopimuskausi ja mahdolliset optiokaudet

o Aina vähintään 12 kuukautta

• Toistaiseksi voimassa olevassa sopimuksessa 48 kuukautta

• Rakennusurakoissa urakan arvo sekä jos hankintayksikkö antaa urakoitsijan käyttöön urakan toteuttamisessa välttämättömiä tavaroita, niin lisäksi niiden ennakoitu kokonaisarvo

Esimerkkejä hankinnan ennakoidun arvon laskemisesta on tämän ohjeen liitteessä 2.

Kaikista hankinnoista (pois lukien tässä ohjeessa mainitut poikkeukset) tulee tehdä kirjallinen pe- rusteltu hankintapäätös. Myös ehdokkaiden valinnasta ja hankinnan keskeyttämisestä sekä muista tarjoajien ja ehdokkaiden asemaan vaikuttavista ratkaisuista tulee tehdä kirjallinen perusteltu pää- tös. Hankintapäätös on kuntalaissa määritelty viranomaispäätös, jolla päätösvaltuuden omaava toi- mielin tai viranhaltija tekee ratkaisun hankinnasta ja määrää sen täytäntöönpanosta. Päätösvalta hankinnoissa on säännelty Hämeenlinnan kaupungin hallintosäännössä.

Toimielinten hankintatoimivalta hallintosäännön 1.1.2021 mukaan:

Hämeenlinnan kaupungin hallintosääntö 1.1.2021 3 luku 23 § (HUOM! Toimivalta tarkistettava voi- massa olevasta hallintosäännöstä)	KAUPUNGINHALLITUS (KH)	LAUTAKUNNAT
Hankintatoimen periaatteista sekä han- kinta- ja sopimusohjeesta päättäminen	Kaikki hankinnat	-
Hankintasuunnitelman hyväksyminen HUOM! Puuttuvat hankinnat hyväksytettävä ennen toteutusta	Useamman toimialan ja KH:n toimialan hankinnat EU- ja kansalliset hankinnat	Oman toimialan hankinnat EU- ja kansalliset hankinnat
Hankintojen kilpailutus- periaatteiden hyväksyminen HUOM! Yli 1 milj. € / vuosi	Useamman toimialan ja KH:n toimialan hankinnat	Oman toimialan hankinnat (joukkoliikennejaosto päättää han- kintojen järjestämistavasta ja hy- väksyy hankintojen kilpailutusperi- aatteet koskien jaoston toimivalta- alueen joukkoliikenteen ja henkilö- kuljetusten hankintoja)
Palvelujen järjestämistavasta päättäminen	Useampaa toimialaa ja KH:n toi- mialaa koskevat palvelut	Omaa toimialaa koskevat palvelut (ks. edellä joukkoliikenne- jaosto)
Asianosaisen vaatimuksesta käsiteltävästä hankintaoikaisusta päät- täminen	Päätöksentekijä KH:n alainen vi- ranhaltija	Päätöksentekijä muu kuin KH:n alainen viranhaltija
Päättäminen tuoteryhmistä, joissa ol- laan mukana useamman hankintayksikön muodostamissa yh- teishankinnoissa	Kaikki tuoteryhmät (tavarat ja palvelut)	-

Viranhaltijoiden hankintatoimivalta hallintosäännön 1.1.2021 mukaan:

Hämeenlinnan kaupungin hallintosääntö 1.1.2021 3 luku 23 § (HUOM! Toimivalta tarkis- tettava voimassa olevasta hallintosäännöstä)	Tarjous-/osallistumispyynnön allekirjoitta- minen, hankintapäätöksen ja muiden mah- dollisten hankintaa koskevien päätösten tekeminen, hankintasopimuksen allekir- joittaminen, omasta aloitteestaan käsitel- tävästä hankintaoikaisusta päättäminen sekä sopimusten ja hankintakategorioiden vastuuhenkilöiden määrääminen Määrärahojen puitteissa	Päättäminen siitä, minkä yhteis- hankintayksikön yhteishankinta- sopimuksessa ollaan mukana, ja päättäminen siitä, minkä muun yh- teistyökumppanin kuin yhteishan- kintayksikön yhteishankintasopi- muksessa ollaan mukana pois lu- kien alle 20 000 €/vuosi (kaupun- gin arvioidut ostot yhteensä) ar- voiset yhteishankinnat
Kaupunginjohtajat	Xxxxx vastuualueiden ja useamman konsernipalveluiden vastuualueen hankinnat	-
Hankintapäällikkö	Xxxxxxxx toimialan alaista toimintaa koskevat hankinnat, muut yhteishankinta- yksiköiden kautta toteutettavat yhteis- hankinnat ja hankinnat, joille ei ole hallinto- säännössä määritelty hankintatoimivaltaa. Useamman hankintayksikön muodostamat tietojärjestelmien ja ICT-hankintojen yhteis- hankinnat ja useamman toimialan alaista toi- mintaa koskevat ICT-hankinnat.	Yhteishankintayksikkö esimerkiksi Sarastia Oy, Hansel Oy tai Kuntien Tiera Oy. Muu yhteistyökumppani esimerkiksi maakunnallinen yhteis- hankinta tai Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan yhteishankinta.
Konsernipalveluiden johtajat	Oman vastuualueen hankinnat	-
Tietohallintojohtaja	Tietojärjestelmiä ja ICT-hankintoja koskevat hankinnat, pois lukien useamman hankintayksikön muodostamat yhteis- hankinnat ja useamman toimialan alaista toimintaa koskevat ICT-hankinnat	-
Toimialajohtajat, pelastusjohtaja ja jätehuoltokoordinaattori	Oman toimialan hankinnat	-
Asiakasohjaus- ja ostopalvelujohtaja	Sosiaali- ja terveyspalveluita, joiden hankintavastuu on asiakasohjaus ja hankinnat -tulosalueella, koskevat hankinnat	-

Kaupungin hallintosäännössä hankintojen kilpailutusperiaatteilla tarkoitetaan hankinnan tavoit- teita, hankintamenettelyä, keskeisiä soveltuvuusvaatimuksia (ennakkoarvio), valinta- ja vertailupe- rusteita (ennakkoarvio), sopimuskautta sekä hankinnan vaikuttavuutta. Hankinnan vaikuttavuudella tarkoitetaan, että hankinnalla tavoitellaan myönteisiä vaikutuksia, erityisesti kuntalaisille, ja talou- dellisia säästöjä kaupungille. Myönteisiä vaikutuksia voivat olla esimerkiksi sosiaaliset vaikutukset (mukaan lukien työllisyysvaikutukset), terveydelliset vaikutukset, ympäristövaikutukset (esimerkiksi Hiilineutraali Hämeenlinna) tai taloudelliset vaikutukset (tuottavuus- ja säästövaikutukset).

Kirjallinen perusteltu viranhaltijapäätös hankinnasta tai tilauksesta on tehtävä, jos hankinnan tai ti- lauksen ennakoitu arvo on vähintään 5 000 euroa (arvonlisäveroton arvo). Viranhaltijapäätöstä ei kuitenkaan tarvitse tehdä kilpailutetun, voimassa olevan sopimuksen (hankintasopimukset, puite- järjestelyt, yhteishankintasopimukset yms. sopimukset) alaisista tilauksista silloin kun saman sopi- muksen kautta tilauksia tehdään toistuvasti eli vähintään kerran kuukaudessa. Tilausta koskevaan päätökseen ja ostolaskulle kommenttina laskujen käsittelyjärjestelmään on merkittävä tieto siitä, mihin sopimukseen tai päätökseen tilaus perustuu.

Hankinta ja tilaus ovat eri asioita. Hankinta on toimenpide, jolla tehdään sopimus jonkin tavaran tai palvelun taikka urakan hankkimisesta tiettynä ajanjaksona tai kertahankintana. Tilaus on tiettyyn sopimukseen liittyvä rahan lopullisen käytön määräävä toimenpide. Tilausoikeus kilpailutetuista ta- varoista tai palveluista on kustannuspaikasta vastaavalla viranhaltijalla voimassa olevan hankinta- sopimuksen tai puitejärjestelyn mukaisesti. Hankintasopimuksiin tai puitejärjestelyihin voi liittyä alasopimuksia, kuten toimeksiantosopimuksia tai esimerkiksi yhteishankinnoissa asiakaskohtaisia sopimuksia. Sopimuksen luonteesta riippuu, onko se hankinta vai tilaus. Esimerkiksi asiakaskohtai- nen sopimus on hankinta, kun taas toimeksiantosopimus on tyypillisesti tilaus. Mikäli hankinnan ja tilauksen välisestä erosta on epäselvyyttä, tulee asiassa kääntyä hankintapäällikön puoleen.

Tätä ohjetta noudatetaan soveltuvin osin niissä kaupungin tytäryhteisöissä, jotka ovat hankintalain- säädännössä tarkoitettuja hankintayksiköitä, ja niissä erillisissä hankkeissa, joissa tilaajana on kau- punki ja joissa tulee noudattaa hankintalainsäädäntöä. Erillisissä hankkeissa on huomioitava lisäksi rahoittajatahon ohjeet.

Tätä ohjetta tulee noudattaa riippumatta siitä, onko tarjoaja tai ehdokas taikka sopimuskumppani kaupungin tytäryhteisö, kaupungin sidosyksikkö (In House -yhteisö) vai muu toimija.

Kun Hämeenlinnan kaupungilla on In House -yhteisössä enemmistöomistus tai merkittävä taloudel- linen vastuu, tulee palvelut ensisijaisesti ostaa kyseessä olevalta In House -tuottajalta, tuottajan ka- pasiteetin mahdollistamissa rajoissa. In House -tuottajan tulee kuitenkin huolehtia siitä, että palvelu laadultaan ja kustannuksiltaan vastaa ostajan tarpeita ja tarvittaessa purkaa kysyntään nähden liial- lista kapasiteettiaan. Selkeää ylihintaa ei In House -tuottajan palveluista tule maksaa. Mikäli kau- pungin In House -yhteisöjen tuottamia palveluja vastaavia palveluja ostetaan muilta kuin kaupungin In House -toimijalta, ostopäätöstä tehtäessä tulee arvioida päätöksen vaikutukset In House -yhtei- sön talouteen ja toimintaan. Palvelun hankkiminen ulkopuoliselta toimijalta voi olla perusteltua esi- merkiksi kustannusvertailun toteuttamiseksi.

Myös kaupunkikonsernin sisäisissä sidosyksikkö-sidosyksikkö -hankinnoissa on ensisijaisesti mini- moitava konsernin käyttämättömän kapasiteetin kustannus. Tämä tarkoittaa sitä, että konserniyh- teisöjen tulee aina ensin selvittää, pystyykö oman konsernin yhteisö tuottamaan tarvittavan palve- lun. Mikäli tämä on mahdollista, voi konserniyhteisö poiketa konsernin kapasiteetin käyttövelvoit- teesta vain perustellusta syystä. Perusteltu syy voi olla esimerkiksi aiemmin todettu toistuva heikko laatu tai korkea hinta taikka osakkeenomistajien yhdenvertainen kohtelu. Kantaa tulee tarvittaessa tiedustella kaupungin konsernipalveluiden omistajaohjaus-yksiköstä.

Sidosyksikkö-sidosyksikkö -hankintoja tai kaupunki-sidosyksikkö -hankintoja ei tarvitse tehdä kon- serniyhteisöltä, mikäli kyseisen yhteisön nykyinen kapasiteetti ei tätä mahdollista. Tältä osin ei edel- lytetä, että tilaaja odottaa konserniyhteisön hankkivan lisää kapasiteettia tuottaakseen kyseisen palvelun.

Ennen hankinnan valmistelun käynnistämistä on selvitettävä, onko kaupungilla olemassa tavarasta tai palvelusta voimassa oleva sopimus. Sopimus voi esimerkiksi olla toisen toimialan tekemä han- kintasopimus taikka Sarastia Oy:n tai Hansel Oy:n yhteishankintasopimus, johon kaupunki on sitou- tunut. Jos tavarasta tai palvelusta on voimassa oleva sopimus, joka sitoo kaupunkia, on tällöin nou- datettava kyseistä sopimusta.

Vähintään EU- ja kansallisissa hankinnoissa on hankinnan päätyttyä selvitettävä, mikä onnistui hyvin ja mikä ei onnistunut niin hyvin, jotta seuraavassa tarjouskilpailussa osataan tehdä asiat paremmin ja jotta prosessia saadaan jatkuvasti kehitettyä. Selvittämiseen käytetään sähköistä tarjouskilpailu- tyytyväisyyskyselyä.

Hankinta- ja sopimusohjeen noudattamisen valvonta kuuluu normaaliin esimiestyöhön. Tämän oh- jeen lisäksi tulee noudattaa kaupungin hallintosäännössä sekä mahdollisesti muissa kaupungin säännöissä olevia hankintoja ja hankintasopimuksia koskevia velvoitteita. Ohjeistusta tulee epäsel- vissä tilanteissa kysyä kaupungin konsernipalveluiden hankintapalvelut-yksiköstä.

Hämeenlinnan kaupungin hankintatoimen periaatteet määritellään erillisessä asiakirjassa. Tähän ohjeeseen liittyviä keskeisiä määritelmiä on tämän ohjeen liitteessä 3.

2.1. Kynnysarvot ja suorahankintarajat

Xxxxxxxxx ennakoitu arvo ratkaisee sen, onko hankinta EU-kynnysarvon ylittävä, kansallisen kyn- nysarvon ylittävä vai pienhankinta. Pienhankinnoissa on suorahankintaraja, jonka alle jäävät han- kinnat voi tehdä suorahankintana (niiden osalta suositellaan kuitenkin kilpailutusta, jos se on kau- pungin tai sen tytäryhteisön kokonaisedun mukaista). Erillisissä hankkeissa rahoittajataho voi vel- voittaa kilpailuttamaan myös suorahankintarajan alle jäävät hankinnat. Suorahankintaraja on eri asia kuin päätösraja.

Pienhankintojen osalta tulee huomioida se, että niitäkään ei voi tehdä perustelematta ja että niis- säkin suorahankinta on poikkeus. Myös pienhankinnassa suorahankinta on perusteltava päätök- sessä ja jos päätöstä ei tarvitse tehdä, on laskun hyväksymisen yhteydessä lisättävä kommentteihin perustelu suorahankinnalle ja sille, miksi päädyttiin tekemään suorahankinta juuri kyseiseltä toimi- jalta.

Tasan EU-kynnysarvon suuruinen hankinta tulkitaan EU-kynnysarvon ylittäväksi hankinnaksi. Tasan kansallisen kynnysarvon suuruinen hankinta tulkitaan kansallisen kynnysarvon ylittäväksi hankin- naksi. EU-kynnysarvot ovat 1.1.2020 mukaiset ja ne voivat muuttua kahden vuoden välein. Hämeen- linnan kaupungin hankinnoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevia EU-kynnysarvoja ja kansalli- sia kynnysarvoja.

Yleensä kaupungin ja sen tytäryhteisöjen hankinnoissa noudatetaan hankintalakia. Erityisalojen hankintalain noudattaminen tulee kyseeseen lähinnä kaupungin joukkoliikennepalvelujen hankin- tojen kohdalla ja Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy:n hankintojen kohdalla.

2.1.1. Hankintalain alaiset hankinnat

EU- ja kansalliset kynnysarvot sekä suorahankintarajat ovat seuraavat (alv 0 %):

HANKINTALAKI Hankintalaji	EU-kynnysarvo	Kansallinen kynnysarvo	Suorahankinta- raja
Tavarahankinnat	214 000 €	60 000 €	10 000 €
Palveluhankinnat	214 000 €	60 000 €	20 000 €
Käyttöoikeussopimukset	-	500 000 €	50 000 €
Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut	-	400 000 €	20 000 €
Muut erityiset palvelut	-	300 000 €	20 000 €
Rakennusurakat	5 350 000 €	150 000 €	50 000 €
Suunnittelukilpailut	214 000 €	60 000 €	-

Havainnollistava kuva hankintojen jakaantumisesta eri luokkiin:

2.1.2. Erityisalojen hankintalain alaiset hankinnat

EU-kynnysarvot ja suorahankintarajat ovat seuraavat (alv 0 %):

ERITYISALOJEN HANKINTALAKI Hankintalaji	EU-kynnysarvo	Kansallinen kynnysarvo	Suorahankinta- raja
Tavarahankinnat	428 000 €	-	10 000 €
Palveluhankinnat	428 000 €	-	20 000 €
Käyttöoikeussopimukset	5 350 000 €	-	50 000 €
Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut	1 000 000 €	-	20 000 €
Muut erityiset palvelut	1 000 000 €	-	20 000 €
Rakennusurakat	5 350 000 €	-	50 000 €
Suunnittelukilpailut	428 000 €	-	-

Havainnollistava kuva hankintojen jakaantumisesta eri luokkiin:

2.2. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat

Hankintaa valmisteltaessa hankinnalle asetetaan tavoitteet, joita käytetään valinta- ja vertailupe- rusteiden määrittelyssä. Hankinnan tavoitteet tulee kertoa hankinta-asiakirjoissa, jotta tarjoajat ja ehdokkaat tietävät, minkälaista ratkaisua tai lopputulosta hankinnalla tavoitellaan. Hankintatarve on kartoitettava koko kaupungin osalta.

Hankintaprosessissa hankinta-asiakirjat, kuten tarjouspyyntö ja sen liitteeksi tuleva sopimus- pohja tai -luonnos, ovat erittäin keskeiset hankinnan onnistumisen kannalta. Hankintasopimus tehdään hankinta-asiakirjojen ja tarjousasiakirjojen perusteella eli kaikkien keskeisten sopimus- ehtojen tulee olla jo hankinta-asiakirjoissa.

Kilpailuttaminen toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti. Kilpailutuksista tehdään hankin- tailmoitus HILMA-ilmoituskanavaan. Hankintamenettelyistä on kerrottu hankintalain 32-55 §:ssä ja erityisalojen hankintalain 36-59 §:ssä.

Kilpailutukset tulee toteuttaa kaupungin käytössä olevalla sähköisellä kilpailutusjärjestelmällä.

Kaupungin hankinnoissa voidaan käyttää käänteistä kilpailutusta eli ns. ranskalaista urakkaa, jossa asetetaan kiinteä hinta ja jossa vertaillaan vain laatua. Myös sähköisen huutokaupan tai dynaamisen hankintajärjestelmän käyttäminen on mahdollista.

EU-kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista tehdään suorahankintaa koskeva ilmoitus HILMA-il- moituskanavaan hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Suorahankinta on aina äärimmäinen poik- keus ja edellytykset suorahankinnalle ovat hankintalain 40-41 §:ssä ja erityisalojen hankintalain 43- 44 §:ssä. Suorahankinnasta ilmoittamisesta on kerrottu hankintalain 131 §:ssä.

EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tulee tehdä kirjallinen hankintasopimus hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja odotusajan päätyttyä. Kaupungin puolesta hankintasopimuksen allekirjoittaa kaupungin hallintosäännössä määritelty viranhaltija tai se, jolle päätösvaltaa on edelleen siirretty, eli käytännössä hän, joka on tehnyt päätöksen hankinnasta. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen on tehtävä jälki-ilmoitus HILMA-ilmoituskanavaan, myös hankinnan keskeyttämisestä on tehtävä jälki-ilmoitus.

Hankintapäätöksen taikka muun tarjoajien tai ehdokkaiden asemaan vaikuttavan päätöksen liit- teenä on asianosaisille toimitettava muutoksenhakuohjeet (ohje hankintaoikaisuvaatimuksen teke- misestä ja ohje valituksen tekemisestä markkinaoikeuteen). Hankintalain 163 §:n mukaan markki- naoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttö- lain nojalla.

EU-hankintojen kilpailuttamisesta saa tarkempaa tietoa muun muassa Hämeenlinnan kaupungin hankintapalveluista ja Julkisten hankintojen neuvontayksikön verkkosivuilta osoitteesta www.han- xxxxxx.xx/xx-xxxxxxxx . Erityisalojen hankintojen kilpailuttamisesta on tietoa lisäksi Julkisten hankin- tojen neuvontayksikön verkkosivuilla osoitteessa xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx .

2.3. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat

Kilpailuttaminen toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti. Kilpailutuksista tehdään hankin- tailmoitus HILMA-ilmoituskanavaan.

Kilpailutukset tulee toteuttaa kaupungin käytössä olevalla sähköisellä kilpailutusjärjestelmällä.

Hankintalain mukaan kansallisissa menettelyissä on noudatettava hankinnan kilpailuttamisessa sel- laista menettelyä, joka on julkisten hankintojen yleisten periaatteiden (hankintalain 3 §) mukainen.

Hämeenlinnan kaupungilla on käytössä esimerkiksi seuraavat menettelyt:

• Avoin menettely

o Julkaistaan hankintailmoitus ja tarjouspyyntö. Kaikki halukkaat voivat jättää tarjouk- sen.

• Rajoitettu menettely

o Julkaistaan hankintailmoitus ja osallistumispyyntö. Tarjouspyynnön saavat valitut eh- dokkaat ja ehdokkaiden karsiminen tapahtuu soveltuvuusvaatimusten perusteella. Ehdokkaita valitaan vähintään kolme. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme, voidaan valita vähemmän kuin kolme ehdokasta. Valittavien ehdokkaiden vä- himmäismäärä ja mahdollinen enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituk- sessa tai osallistumispyynnössä. Tarvittaessa menettely voidaan toteuttaa vaiheittain siten, että valittujen ehdokkaiden määrää rajoitetaan menettelyn edetessä.

• Neuvottelumenettely

o Julkaistaan hankintailmoitus ja osallistumispyyntö. Neuvotteluihin kutsutaan valitut ehdokkaat ja ehdokkaiden karsiminen tapahtuu soveltuvuusvaatimusten perus- teella. Ehdokkaita valitaan vähintään kolme. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme, voidaan valita vähemmän kuin kolme ehdokasta. Valittavien ehdokkai- den vähimmäismäärä ja mahdollinen enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoi- tuksessa tai osallistumispyynnössä. Neuvottelu tai neuvottelut käydään jokaisen eh- dokkaan kanssa erikseen ja jokaisesta neuvottelusta laaditaan muistio. Neuvottelu- jen päätyttyä valitut ehdokkaat saavat tarjouspyynnön. Tarvittaessa menettely voi- daan toteuttaa vaiheittain siten, että valittujen ehdokkaiden määrää rajoitetaan me- nettelyn edetessä.

• Puitejärjestely

o Puitejärjestely kilpailutetaan avoimella tai rajoitetulla menettelyllä. Puitejärjestelyyn voi käyttää samoja periaatteita kuin EU-hankinnoissa (hankintalain 42-43 §).

Käytettävä menettely tulee kuvata hankintailmoituksessa taikka tarjous- tai osallistumispyynnössä.

Kaupungin kansallisissa hankinnoissa voidaan käyttää myös muita menettelyitä, kunhan käytettävä hankintamenettely on kuvattu hankintailmoituksessa taikka tarjous- tai osallistumispyynnössä. Kau- pungin hankinnoissa voidaan käyttää käänteistä kilpailutusta eli ns. ranskalaista urakkaa, jossa ase- tetaan kiinteä hinta ja jossa vertaillaan vain laatua.

Kansallisen kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista tehdään suorahankintaa koskeva ilmoitus HILMA-ilmoituskanavaan hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Suorahankintailmoitus voidaan tarvittaessa jättää tekemättä suorahankinnoissa, jotka tehdään hankintayksiköstä riippumattoman äärimmäisen kiireen vuoksi (ei kuitenkaan sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palve- lujen kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa sekä kansallisen kynnysarvon ylittävissä käyt- töoikeussopimuksissa). Suorahankinta on aina äärimmäinen poikkeus ja edellytykset suorahankin- nalle ovat hankintalain 40-41 §:ssä ja erityisalojen hankintalain 43-44 §:ssä. Suorahankinnasta il- moittamisesta on kerrottu hankintalain 131 §:ssä.

Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tulee tehdä kirjallinen hankintasopimus hankinta- päätöksen saatua lainvoiman. Sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palvelujen kansal- lisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa sekä kansallisen kynnysarvon ylittävissä käyttöoikeusso- pimuksissa hankintasopimuksen saa tehdä aikaisintaan odotusajan päätyttyä. Kaupungin puolesta hankintasopimuksen allekirjoittaa kaupungin hallintosäännössä määritelty viranhaltija tai se, jolle päätösvaltaa on edelleen siirretty, eli käytännössä hän, joka on tehnyt päätöksen hankinnasta.

Sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa sekä kansallisen kynnysarvon ylittävissä käyttöoikeussopimuksissa on sopimuksen al- lekirjoittamisen jälkeen tehtävä jälki-ilmoitus HILMA-ilmoituskanavaan, myös hankinnan keskeyttä- misestä on tehtävä jälki-ilmoitus.

Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankintoja ovat hankintalain liitteen E kohtien 1-4 mukaiset palvelut. Muiden erityisten palvelujen hankintoja ovat hankintalain liitteen E kohtien 5-15 mukaiset palvelut.

Kansallisten hankintojen kilpailuttamisesta saa tarkempaa tietoa muun muassa Hämeenlinnan kau- pungin hankintapalveluista ja Julkisten hankintojen neuvontayksikön verkkosivuilta osoitteesta xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxx . Sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palvelu- jen hankintojen kilpailuttamisesta on tietoa lisäksi Julkisten hankintojen neuvontayksikön verkkosi- vuilla osoitteessa xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxx-xxxxxxxx. Käyttöoikeussopimusten kilpailuttamisesta on tietoa lisäksi Julkisten hankintojen neuvontayksikön verkkosivuilla osoitteessa www.hankin- xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

2.4. Pienhankinnat

Pienhankintoihin ei sovelleta hankintalainsäädäntöä. Hankintalain mukaisilla hankintayksiköillä pienhankintoja ovat kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat. Erityisalojen hankintalain mukai- silla hankintayksiköillä pienhankintoja ovat EU-kynnysarvon alittavat hankinnat.

Kilpailutukset tulee toteuttaa kaupungin käytössä olevalla sähköisellä kilpailutusjärjestelmällä. Pien- hankinnoista julkaistaan aina ilmoitus kaupunkikonsernin pienhankintaportaalissa. Muissa menet- telyissä kuin avoimessa pienhankintamenettelyssä ilmoitus näkyy vain etukäteen valituille potenti- aalisille tarjoajille.

Pienhankintojen toteuttamisessa noudatetaan tätä ohjetta ja hankintalainsäädännön mukaisia jul- kisten hankintojen yleisiä periaatteita. Yleisten periaatteiden mukaan hankintayksikön on kohdel- tava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toi- mittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Lisäksi on noudatettava hyvän hallinnon periaatteita. Pienhankinnat on toteutettava mahdollisimman taloudellisesti ja tehok- kaasti.

Hämeenlinnan kaupungilla on käytössä seuraavat menettelyt:

• Avoin pienhankintamenettely

o Julkaistaan tarjouspyyntö. Kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen.

• Rajoitettu pienhankintamenettely

o Tarjouspyyntö lähetetään vähintään kolmelle potentiaaliselle tarjoajalle. Jos poten- tiaalisia tarjoajia on vähemmän kuin kolme, voidaan tarjouspyyntö lähettää kahdelle tarjoajalle.

• Dynaaminen pienhankintamenettely

o Julkaistaan osallistumispyyntö, johon tarjoajat voivat jättää osallistumishakemuksia niin kauan kuin menettely on auki. Menettelyn aukioloajan määrittelee hankintayk- sikkö. Kaikki osallistumispyynnössä asetetut vaatimukset täyttävät tarjoajat hyväksy- tään menettelyyn. Varsinaiset tilaukset tehdään hyväksytyiltä tarjoajilta menettelyn asiakirjoissa määritellyillä periaatteilla. Sopimus hyväksytyn tarjoajan kanssa voidaan tehdä menettelyyn hyväksymisen ja muutoksenhakuajan jälkeen tai jokaisesta tilauk- sesta voidaan tehdä erillinen sopimus.

• Pienhankinnan neuvottelumenettely

o Neuvottelukutsu lähetetään vähintään kolmelle potentiaaliselle tarjoajalle. Jos po- tentiaalisia tarjoajia on vähemmän kuin kolme, voidaan neuvottelukutsu lähettää kahdelle tarjoajalle. Neuvottelu tai neuvottelut käydään jokaisen tarjoajan kanssa erikseen ja jokaisesta neuvottelusta laaditaan muistio. Neuvottelujen päätyttyä tar- joajat saavat tarjouspyynnön.

Pienhankintojen osalta tulee erityisesti huolehtia siitä, että alan paikalliset yritykset ja muut paikal- liset yhteisöt voivat osallistua tarjouskilpailuun. Tästä voidaan poiketa vain jos kaupungilla tai muulla hankintayksiköllä on jostain paikallisesta toimijasta huonoja aiempia kokemuksia viimeisten kahden vuoden ajalta.

Pienhankinnoissa suositellaan käytettävän joko avointa pienhankintamenettelyä tai rajoitettua pienhankintamenettelyä. Avoimessa pienhankintamenettelyssä mahdollisimman monella paikalli- sella pk-yrityksellä ja muilla paikallisilla yhteisöillä on mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun, mutta tarjouskilpailun voi voittaa muu kuin paikallinen yhteisö. Rajoitetussa pienhankintamenette- lyssä tarjouspyyntö voidaan osoittaa vain paikallisille yhteisöille, jolloin tarjouskilpailun voittaa pai- kallinen yhteisö. Se, kumpaa menettelyä kannattaa käyttää, riippuu hankinnan kohteesta ja paikal- lisesta tarjonnasta.

Työllisyyspalveluiden hankinnoissa suositellaan käytettävän dynaamista pienhankintamenettelyä. Työllisyyspalveluiden hankintojen dynaamiselle pienhankintamenettelylle on erillinen sähköinen kilpailutusjärjestelmä, jossa on oma portaalinsa osallistumispyyntöjen julkaisemista varten.

Pienhankinnoissa tarjouspyynnön vähimmäissisältö on seuraava:

• Hankinnan kohde eli tavaran, palvelun tai urakan yksilöinti

• Hankinnan tavoitteet

• Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet

o Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisesti edulli- sin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras.

o Jos valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous, niin vertailuperusteina ovat hinta ja laatukriteerit

▪ Laatukriteerit yksilöitävä

▪ Hinnalle ja laatukriteereille ilmoitettava joko tärkeysjärjestys tai painoarvot

• Toimitusaika ja toimitusehto tai hankintasopimuksen alkaminen ja kesto

• Tarjousten jättämisen määräaika ja tapa

Kaupungin hankinnoissa voidaan käyttää käänteistä kilpailutusta eli ns. ranskalaista urakkaa, jossa asetetaan kiinteä hinta ja jossa vertaillaan vain laatua. Pienhankinnoissa tätä voidaan käyttää esi- merkiksi asiantuntijapalvelun hankinnassa, jolloin laadun mittarina voi olla asiantuntijan osaaminen.

Pienhankinnoista tulee lähtökohtaisesti tehdä kirjallinen hankintasopimus. Sopimuksen voi korvata kirjallisella tilauksella ja kirjallisella tilausvahvistuksella pienhankinnassa, johon ei sisälly palvelua. Kaupungin puolesta hankintasopimuksen allekirjoittaa kaupungin hallintosäännössä määritelty vi- ranhaltija tai se, jolle päätösvaltaa on edelleen siirretty, eli käytännössä hän, joka on tehnyt päätök- sen hankinnasta.

Pienhankinnoissa hankintapäätöksen tai muun tarjoajien asemaan vaikuttavan päätöksen liitteenä on asianosaisille toimitettava muutoksenhakuohjeet (ohje hankintaoikaisuvaatimuksen tekemi- sestä ja ohje kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen tekemisestä). Ohje kuntalain mukaisen oikai- suvaatimuksen tekemisestä koskee vain kunnan viranomaisen tekemää päätöstä.

Kaupungin viran- ja toimenhaltijat sekä tytäryhteisöt voivat toteuttaa pienhankintoja suorahankin- tana, jos hankinnan ennakoitu arvo alittaa tämän ohjeen mukaisen suorahankintarajan. Suorahan- kinta on lisäksi mahdollinen hankintalain tai erityisalojen hankintalain mukaisten suorahankinnan edellytysten täyttyessä taikka muusta erityisen painavasta syystä, kuten ennakoimaton kiire, joka ei mahdollista tarjouskilpailun järjestämistä esimerkiksi terveyttä tai omaisuuden arvoa vaaranta- matta, tai muu hankintayksiköstä riippumaton kiire, joka ei mahdollista tarjouskilpailun järjestä- mistä ajoissa. Suorahankintojen osalta on konsultoitava kaupungin konsernipalveluiden hankinta- palvelut-yksikköä.

2.5. Tilaukset ja ostaminen ulkomailta

Tilaamista ja ostamista EU:n ulkopuolelta tulee välttää ja EU:n ulkopuolelta voi tilata ja ostaa vain pakollista. Pakollista ei ole, jos samaa tavaraa myydään Suomessa tai EU:ssa. Pakollista ei myöskään ole, jos kyseessä on tavara, jota ilmankin pärjätään. Voimassa olevia hankintasopimuksia tulee aina noudattaa eli myöskään ohiostot ulkomailta eivät ole hyväksyttäviä.

Kuitenkin jos (ei-kilpailutettu, välttämätön) hyödyke on EU:n ulkopuolelta edullisempi kuin muualta hankittuna, se voidaan hankkia. Edullisuutta vertailtaessa on otettava huomioon hankkimisen kaikki kustannukset, joihin EU:n ulkopuolelta hankittaessa kuuluvat tullimaksu ja rahti sekä maahantuon- nin arvonlisävero, jonka perusteena ovat yhteenlasketut tavaran hinta, tullimaksu ja rahti. EU:n ul- kopuolisen maahantuonnin arvonlisävero on vähennysrajoitteista (jää kustannukseksi), ellei hyö- dyke ole tullut vähennykseen oikeuttavaan tarkoitukseen (vähennyskelpoiseen liiketoimintaan).

Kannattaa huomioida, että oheiskulut (tulli, arvonlisävero ja mahdollisesti myös rahti) voivat nousta suuriksi ostettaessa EU:n ulkopuolelta. Maahantuontiin liittyviä kustannuksia voi aiheutua myös sel- laisista tuotteista, joista lähettäjä ei peri maksua, esimerkiksi tuotenäytteistä tai esittelymateriaa- leista. EU:n ulkopuolelta hankinnan tehneen yksikön on tulostettava dokumentit tilauksesta, maa- hantuonnista ja tullausilmoituksesta pdf-muotoon ja lähetettävä ne otsikolla ”EU:n ulkopuolinen osto” kaupungin talouspalvelut-yksikköön ja Sarastia Oy:n asiointiin. Viestiin tai selitteeseen on kir- joitettava, mitä tavaraa tilaus ja tulli-ilmoitus sisältävät sekä liitettävä viestiin muistiotosite vien- neistä tai vähintään tiliöinti, johon kustannukset kohdistuvat.

2.6. Investoinnit

Investointikohteiden suunnittelussa on erityisesti huomioitava kustannustehokkuus. Investointien osalta noudatetaan periaatetta, jonka mukaan kaupunkikonsernin palveluihin liittyvät tilat raken- netaan perustasoisiksi ja tilaratkaisut ovat yksinkertaisia. Rakennusten ei tarvitse olla yksilöllisiä, vaan niiden tulee olla turvallisia vakioratkaisuja. Investointeja suunniteltaessa panostetaan kustan- nusarvioiden laadintaan ja selvitetään edullisimmat toteutusvaihtoehdot sekä lasketaan ennakolta tulevat vuosittaiset käyttötalouden lisäkustannukset (poistot, rahoituskulut ja ylläpitokustannukset sekä mahdollisesti tyhjilleen jäävien tilojen kustannukset). Investoinneissa hyödynnetään esimer- kiksi talousohjattua rakentamista.

Kohteiden kalustaminen toteutetaan perustasoisena.

Investointeihin kohdistettavan omaisuuden hankinnassa on yksittäisen hyödykkeen ostohinnan raja 10 000 euroa (arvonlisäveroton arvo), kun se tulee olemaan käytössä useampana kuin kahtena tili- kautena. Halvemmat hankinnat kirjataan käyttötalousmenoksi. Tytäryhteisöillä euroraja on pie- nempi.

Ensikertainen kalustus muodostaa poikkeuksen edellä mainittua rajaa koskevaan määräykseen sil- loin kun ensikertaisen kalustuksen kokonaisuudesta muodostuu yhteensä yli 10 000 euron hankinta (arvonlisäveroton arvo). Ensikertaiseen kalustukseen ei kuitenkaan kirjata lyhytaikaisessa käytössä kuluvia hyödykkeitä, kuten esimerkiksi pientarvikkeita ja -laitteita, kirjallisuutta sekä tarveaineita. Tytäryhteisöillä euroraja on pienempi.

2.7. In House -hankinnat

In House -hankinnoista on kerrottu pääsääntöisesti hankintalain 15 §:ssä ja erityisalojen hankinta- lain 25 §:ssä.

Koska In House -hankintoihin ei sovelleta hankintalainsäädäntöä ja koska yhteisöt, joilta kyseisiä hankintoja tehdään, kuuluvat pääasiassa kaupungin omistajaohjauksen piiriin, on In House -hankin- noissa osittain toisenlaiset toimintatavat kuin muissa hankinnoissa.

In House -hankinnoissa tulee erityisesti huomioida seuraavat asiat:

• Hinnoista neuvotellaan palvelusopimuksessa sovitulla tavalla ja vuosittain asetettavien kau- pungin sopimusneuvottelutavoitteiden mukaisesti

• Tilaaja (sopimuksen omistaja) vastaa sopimusseurannasta ja tarvittaessa reklamoinnista

• Avustuksen myöntäjä (avustuksen vastuuhenkilö) huolehtii avustuksen kohdentumisen seu- rannasta ja dokumentoinnista

• Merkittävistä hintojen tai palvelujen ostojen määrän alentamisesta taikka muista yhteisön taloudelliseen toimintakykyyn olennaisesti vaikuttavista ratkaisuista on keskusteltava kon- sernipalveluiden omistajaohjaus-yksikön kanssa ennen yhteisön kanssa käytäviä neuvotte- luja

• In House -yhteisöltä ostettavien palveluiden kilpailuttamisesta tulee keskustella omistajaoh- jaus-yksikön kanssa ennen kilpailuttamisen valmistelun käynnistämistä

• Omistajaohjaus-yksikön edustaja voi tarvittaessa osallistua yhteisöjen kanssa käytäviin pal- velusopimusneuvotteluihin

2.8. Palveluseteli

Palveluseteli on yksi mahdollinen hankintatapa erityisesti sosiaali- ja terveyspalveluissa, mutta myös muissa Hämeenlinnan kaupungin järjestämisvastuulla olevissa palveluissa. Kaupunki päättää erik- seen siitä, missä palveluissa se mahdollisesti ottaa palvelusetelin käyttöön ja mitkä ovat palvelu- setelin myöntämisen kriteerit. Palvelusetelistä on tietoa esimerkiksi sosiaali- ja terveysministeriön verkkosivuilla osoitteessa xxxx://xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx .

Palvelusetelin arvon laskennassa on käytettävä ns. poistuvien kustannusten laskentaperiaatetta. Li- sätietoa laskennasta saa kaupungin talouspalvelut-yksiköstä.

3. Hankintojen ennakointi

Hankintasuunnitelmat laaditaan Hämeenlinnan kaupungin hallintosäännön mukaisesti. Hankinta- suunnitelmissa ilmoitetaan jokaisesta hankinnasta vähintään hankinnan kohde, hankinnan enna- koitu arvo, hankinnan vastuuhenkilö ja hankinnan aikataulu.

EU-kynnysarvon ylittävissä ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on suositeltavaa jär- jestää ennen hankinnan valmistelun käynnistämistä aloituspalaveri, johon osallistuvat merkittävim- mät substanssiosaajat ja hankintaprosessista vastaava henkilö sekä tarvittaessa konsernipalvelui- den hankintapalvelut-yksikkö.

Kaupungin viran- ja toimenhaltijoiden sekä tytäryhteisöjen tulee huomioida se, että EU-kynnysar- von ylittävissä ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintaprosessin läpivienti kes- tää tavallisesti vähintään 6-12 kuukautta. Silloin kun on esimerkiksi epävarmuus hankintaan tarvit- tavan määrärahan saamisesta, voidaan tarvittaessa tehdä ehdollinen kilpailutus (hankinta keskey- tetään, mikäli tarvittavaa määrärahaa ei saada) tai hankintasopimuksessa on määrärahan saami- seen sidotut optiokaudet. Lähtökohtaisesti ehdollisia kilpailutuksia ei tule kuitenkaan tehdä eli eh- dollisen kilpailutuksen tulee olla viimeinen mahdollinen keino ja aina äärimmäinen poikkeus.

EU-kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa on suositeltavaa tehdä hankintalainsäädännön mukainen ennakkoilmoitus (erityisalojen hankintalaissa kausi-ilmoitus) HILMA-ilmoituskanavaan. Ennakkoil- moitus toimitetaan julkaistavaksi vähintään 35 päivää ja korkeintaan 12 kuukautta ennen hankin- tailmoituksen lähettämistä.

3.1. Vuoropuhelu

EU-kynnysarvon ylittävissä ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tulee käydä vuoropu- helua potentiaalisten tarjoajien kanssa ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Vuoropuhelua tu- lee käydä vähintään kolmen toimijan kanssa, mikäli potentiaalisia tarjoajia on olemassa riittävästi. Vuoropuhelussa on huomioitava paikallinen tarjonta. Tarvittaessa tulee ensin kartoittaa markki- noilla olevat toimijat.

Vuoropuhelulla tarkoitetaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista potentiaalisten tarjoajien kanssa käytävää keskustelua, jonka tarkoituksena on saada hankinta-asiakirjoista sellaiset, että kil- pailutuksen lopputulos on mahdollisimman onnistunut. Ennen varsinaisia vuoropuheluita voidaan järjestää esimerkiksi kaikille toimijoille yhteinen infotilaisuus.

Onnistunut vuoropuhelu vaatii aktiivisuutta sekä hankintayksiköltä että xxxx toimijoilta. Vuoropu- helussa on tärkeää kuunnella aidosti alan toimijoita ja heidän näkemyksiään hankinnan kohteesta, kuitenkin siten, että tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu toteutuu ja siten, että kaupunkikonsernin kokonaisetua ei unohdeta. Tarjoajalla on oltava mahdollisimman hyvä käsitys siitä, mikä hankinnan todellinen volyymi tulee olemaan, joten hankinnan ennakoidun arvon määrittämistä kannattaa sel- keyttää vuoropuhelussa. Vuoropuhelussa on hyvä selkeyttää myös sitä, vaatiiko hankinta valitta- valta tarjoajalta lisäinvestointeja ja jos vaatii, niin miten niiden tarve kannattaisi ottaa hankinta- asiakirjoissa huomioon.

Suositeltavaa on käydä vuoropuhelua toimijakohtaisesti kasvokkain tai tarvittaessa etäyhteydellä siten, että hankinta-asiakirjaluonnokset lähetetään toimijalle tutustuttaviksi 1-2 viikkoa ennen ta- paamista. Tarvittaessa vuoropuhelua voidaan käydä puhelimella ja/tai sähköpostilla. Vähintään EU- kynnysarvon ylittävien hankintojen vuoropuheluista tehdään lyhyet muistiinpanot, joita ei tarvitse luovuttaa vuoropuheluihin osallistuneille toimijoille.

Kaupungin viran- ja toimenhaltijoiden sekä tytäryhteisöjen tulee huomioida se, että vuoropuhelu on nimenomaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista käytävää keskustelua.

Esimerkki vuoropuheluprosessista sekä sitä edeltävästä tietopyyntö ja infotilaisuus -vai- heesta:

4. Viestintä

Hankintojen onnistuminen vaatii ajantasaista ja ennakoivaa, aktiivista ja avointa sekä asiantuntevaa viestintää. Sisäistä viestintää on viestiminen kaupungin toimielimille, kaupungin viran- ja toimenhal- tijoille sekä kaupungin konserniyhteisöille. Ulkoista viestintää on viestiminen potentiaalisille tarjo- ajille, paikallisille yrittäjäjärjestöille ja muille sidosryhmille sekä kuntalaisille ja medialle.

Kaupungin konsernipalveluiden hankintapalvelut-yksikkö vastaa hankintoihin liittyvästä yleisestä viestinnästä, mutta esimerkiksi tarjouskilpailukohtainen viestintä on yleensä toimialojen ja vastuu- alueiden itse hoidettava. Kaupungin tytäryhteisöt huolehtivat omasta hankintoihin liittyvästä vies- tinnästään.

Xxxxxxxxxxx ja vastuualueiden viestintävastuulle kuuluu muun muassa tulevista hankinnoista tiedot- taminen, infotilaisuuksien järjestäminen sekä tehdyistä hankintapäätöksistä ja hankintasopimuk- sista informointi. Erityisen tärkeää on toimittaa ajantasaista ja ennakoivaa tietoa toimialojen ja vas- tuualueiden hankinnoista konsernipalveluiden hankintapalvelut-yksikölle.

Silloin kun viestitään henkilöille ja tahoille, jotka eivät ole päivittäin tekemisissä julkisten hankinto- jen kanssa, on äärimmäisen tärkeää kertoa asioista mahdollisimman ymmärrettävästi ja tarvittaessa esimerkkien kautta.

Hankintojen viestinnässä hyödynnetään erityisesti Hankinnat ja Hämeenlinna -blogia.

Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi: xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx

5. Esteellisyys

Hankinta-asian valmisteluun ja päätöksentekoon osallistuva henkilö ei saa olla esteellinen. Vastaa- vasti hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn taikka tavaran tai palvelun tai urakan tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä han- kinta-asioissa on voimassa mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa (410/2015) ja hallintolaissa (434/2003).

Kuntalaki: xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000 Hallintolaki: xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000

6. Ostokuri ja ohiostojen estäminen

Hämeenlinnan kaupungin viran- ja toimenhaltijoiden sekä tytäryhteisöjen tulee sitoutua ostokuriin ja välttää ohiostoja. Erityisesti johtavien viranhaltijoiden tulee valvoa, että heidän toimialallaan tai vastuualueellaan tehtävissä tilauksissa ja ostoissa noudatetaan voimassa olevia sopimuksia. Vastuu valvonnasta on kuitenkin myös muilla viran- ja toimenhaltijoilla.

Tilauksella tarkoitetaan sitä, kun kaupunki tai sen tytäryhteisö tekee konkreettisen tilauksen tava- rasta tai palvelusta. Tavallisesti tilaus tapahtuu voimassa olevan sopimuksen perusteella. Hankin- nalla sen sijaan tarkoitetaan prosessia, jonka lopputuloksena yleensä tehdään sopimus yhden tai useamman toimijan kanssa. Tilaukset tehdään sitten kyseisen sopimuksen tai kyseisten sopimusten perusteella.

Kaupungin tytäryhteisöjen tulee valvoa, että niiden omissa tilauksissa ja ostoissa noudatetaan niitä voimassa olevia sopimuksia, jotka tytäryhteisöjä velvoittavat. Vastuu valvonnasta on erityisesti ty- täryhteisöjen toimitusjohtajilla.

Kiertäviä kauppiaita ei tule ottaa vastaan. Tuote-esittelyihin ei tule suostua, elleivät ne ole järjes- tetty hankinnasta vastaavan tahon toimesta.

7. Korruption välttäminen

Korruptio on toimivallan väärinkäyttöä yksityisen edun tavoitteluun. Vieraanvaraisuuden vastaan- ottamisessa noudatetaan hyviä tapoja, kohteliasta käytöstä ja kohtuullisuutta. Osallistumisesta ul- kopuolisiin toimittajien tilaisuuksiin informoidaan esimiestä, joka ratkaisee, onko osallistumiseen tarkoituksenmukaiset ammatilliset perusteet ja kuinka osallistumisesta aiheutuvat kustannukset suoritetaan.

Jos hankinta on valmisteilla ja erityisesti, jos tarjouskilpailu on käynnissä, tulee vieraanvaraisuu- desta, lahjoista ja huomionosoituksista yms. pidättäytyä täysin. Kokouskahvit ja tavanomainen lou- nas ovat hyvien tapojen puitteissa sallittuja, ei kuitenkaan silloin kun tarjouskilpailu on käynnissä.

Jos viran- tai toimenhaltija taikka tytäryhteisön henkilökunnan jäsen on tarjoajaan tai ehdokkaaseen liike-, omistus- tai työsuhteessa taikka on olemassa perhe- tms. kytkös, ei henkilö saa osallistua han- kinnan valmisteluun eikä hankinnasta päättämiseen. Sama koskee hankintasopimuksen tai sen tul- kintaa koskevan asian käsittelyä sekä tavaran tai palvelun taikka urakan tarkistamista.

Vieraanvaraisuudessa pitää muistaa kohtuullisuus. Kaupunki, sen tytäryhteisöt, viran- ja toimenhal- tijat eivätkä tytäryhteisöjen henkilökunnan jäsenet xxx vastaan toimittajilta ilmaisia etuja (esimer- kiksi matkoja, pääsylippuja, lomaetuja, tms.), joiden arvo ei ole kohtuullisuuden rajoissa.

Viran- ja toimenhaltijoiden on syytä tutustua Hämeenlinnan kaupungin eettisiin ohjeisiin. Suomen Kuntaliitto on julkaissut oppaan Korruptio ja eettisyys kunnassa, johon viran- ja toimenhaltijoiden suositellaan tutustuvan.

8. Hankintasopimuksen tekeminen

EU-kynnysarvon ylittävissä ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tulee tehdä kirjallinen sopimus. Sopimuksen allekirjoittaminen on sopimuksen syntymisen edellytys. Ennen sopimuksen allekirjoittamista on varmistuttava siitä, ettei hankinnasta ole valitettu markkinaoikeuteen. EU-kyn- nysarvon ylittävissä hankinnoissa, sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä muiden erityisten palvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä käyttöoikeus- sopimuksissa on noudatettava hankintalainsäädännön mukaista odotusaikaa. Tarjouspyynnössä ja hankintapäätöksessä tulee ilmoittaa, että sopimus katsotaan syntyneeksi vasta kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen kirjallisen sopimuksen ja kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Toisin sanoen pelkkä hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta osapuolten välille. Käytännössä odo- tetaan, että hankintaa koskeva päätös on lainvoimainen.

Pienhankinnoissa tulee lähtökohtaisesti tehdä kirjallinen sopimus (pois lukien tässä ohjeessa mai- nittu poikkeus, jolloin sopimuksena voi toimia esimerkiksi sähköisesti hyväksytty tilaus ja siihen liit- tyvä tilausvahvistus, kunhan dokumentaatiosta selviää mitä on todellisuudessa sovittu). Tarjous- pyynnössä ja hankintapäätöksessä tulee ilmoittaa, että sopimus katsotaan syntyneeksi vasta kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen kirjallisen sopimuksen ja kun hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Hankintasopimukset tulee laatia kaupungin käytössä olevalla sähköisellä sopimushallintajärjestel- mällä silloin kun kaupunki on sopimuksen laatijana. Muun tahon laatima hankintasopimus tulee viedä kaupungin käytössä olevaan sähköiseen sopimushallintajärjestelmään viimeistään sopimuk- sen allekirjoittamisen jälkeen. Rakennusurakoita koskeviin sopimuksiin voidaan käyttää muuta jär- jestelmää, mikäli se on tarkoituksenmukaista.

Hämeenlinnan kaupungin viran- ja toimenhaltijoiden sekä tytäryhteisöjen tulee varmistua siitä, että toisen sopijapuolen nimissä hankintasopimuksen allekirjoittavalla henkilöllä on kaupparekisteritie- tojen (tai yhdistys- tai säätiörekisteritietojen) perusteella nimenkirjoitusoikeus tai hänellä on esittää nimenkirjoitusoikeuden omaavan henkilön allekirjoittama valtakirja.

Kaupungin puolesta hankintasopimuksen allekirjoittaa kaupungin hallintosäännössä määritelty vi- ranhaltija tai se, jolle päätösvaltaa on edelleen siirretty, eli käytännössä hän, joka on tehnyt päätök- sen hankinnasta.

Viranhaltija, jolla on oikeus allekirjoittaa hankintasopimus, päättää sopimusmuutoksista, kuten op- tiokausien käyttöönotoista ja hinnanmuutoksista, sekä allekirjoittaa niihin liittyvät neuvottelumuis- tiot ja muutossopimukset, ellei sopimusehdoissa toisin määrätä. Vähäisistä sopimusmuutoksista ei tarvitse tehdä viranhaltijapäätöstä, kunhan muutos on muuten dokumentoitu riittävällä tavalla.

Ainakaan EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa, sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä muiden eri- tyisten palvelujen kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa ja kansallisen kynnysarvon ylit- tävissä käyttöoikeussopimuksissa hankintasopimusta ei saa muuttaa olennaisesti sopimuskauden aikana ilman uutta hankintamenettelyä. Hankintasopimuksen muuttamisesta sopimuskauden ai- kana on kerrottu hankintalain 136 §:ssä ja erityisalojen hankintalain 124 §:ssä.

Ennen hankintasopimuksen tekemistä on varmistuttava siitä, että sopimuskumppani täyttää tilaa- javastuulain mukaiset vaatimukset. Osan vaatimuksista täyttyminen on varmistettava myös sopi- muskauden aikana 12 kuukauden välein. Vaikka kaikkiin hankintasopimuksiin ei suoraan sovelleta tilaajavastuulakia, vaaditaan sopimuskumppaneilta kuitenkin sen mukaisia selvityksiä, koska siten pystytään ehkäisemään harmaata taloutta.

Tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ovat tämän ohjeen liitteessä 4.

Vähintään EU- ja kansallisissa hankinnoissa on sopimuksen päätyttyä selvitettävä, mikä sopimuskau- della onnistui hyvin ja mikä ei sopimuskaudella onnistunut niin hyvin, jotta seuraavassa tarjouskil- pailussa ja sen perusteella tehtävässä sopimuksessa osataan tehdä asiat paremmin ja jotta prosessia saadaan jatkuvasti kehitettyä. Selvittämiseen käytetään sähköistä sopimustyytyväisyyskyselyä.

8.1. Hankintasopimusten valvonta

Kaupungin viran- ja toimenhaltijoiden sekä tytäryhteisöjen tulee valvoa hankintasopimuksia ja nii- den ehtojen toteutumista. Tämän ohjeen lisäksi tulee noudattaa kaupungin hallintosäännön mää- räyksiä. Jokaiseen hankintasopimukseen tulee nimetä kaupungin puolelta vähintään yksi yhteyshen- kilö ja hänelle vähintään yksi varahenkilö. Varahenkilö on yleensä hän, kuka muutenkin toimii yh- teyshenkilön sijaisena.

Kaupungin kannalta merkittäviin hankintasopimuksiin tulee kirjata seurantaryhmä, joka kokoontuu vähintään 1-2 kertaa kalenterivuodessa ja jossa ovat edustettuina molemmat sopijapuolet ja tarvit- taessa sopimuksen käyttäjät. Merkittäviä hankintasopimuksia ovat EU-kynnysarvon ylittäviä palve- luhankintoja koskevat sopimukset, sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palvelujen kan- sallisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevat sopimukset, kansallisen kynnysarvon ylittävät käyttöoikeussopimukset, maakunnalliset sopimukset sekä muutoin kaupungin kannalta merkittävät sopimukset. Minimissään seurantaryhmänä voi toimia kaupungin puolelta hankinnan yhteyshenkilö ja esimerkiksi hänen esimiehensä. Seurantaryhmän yksi tehtävä on toiminnan jatkuva parantami- nen.

Hankintasopimusten valvontaan kuuluvat ainakin seuraavat tehtävät:

• Laskun asiatarkastajan on tarkistettava, että lasku on sopimuksen mukainen

• Laskun hyväksyjän on huolehdittava siitä, että laskun asiatarkastaja tarkistaa laskun sopi- muksenmukaisuuden

o Kukaan ei saa hyväksyä omia laskujaan

• Virheistä huomautetaan tai reklamoidaan sopimustoimittajaa kirjallisesti kohtuullisen ajan kuluessa virheen havaitsemisesta

o Reklamaatiot toimitetaan tiedoksi kaupungin konsernipalveluiden hankintapalvelut- yksikköön

• Huolehditaan siitä, että ne tavarat ja/tai palvelut, joita käytännössä tilataan, on sopimushin- noiteltu (toisin sanoen niille on erilliset sopimushinnat, eikä esimerkiksi yleistä alennuspro- senttia)

• Perusteettomia hinnankorotuksia ei hyväksytä ja hinnankorotuksille on asetettu vuosittai- nen maksimihinnankorotusehto (ehto oltava jo tarjouspyynnössä)

o Seurataan sitä, että hinnankorotusmekanismi on sopimuksen mukainen

• Hinnanalennuksia esitetään markkinahintojen laskiessa ja tarvittaessa muutenkin

o Esimerkiksi jos palvelu ei vastaa sopimuksessa sovittua, voidaan vaatia hinnanalen- nusta

• Valvonta on vastuutettu nimetyille henkilöille

Jos sopimustoimittaja on kaupungin tytäryhteisö tai sidosyksikkö, tulee huomioida se, että hankin- tasopimusten valvonta on eri asia kuin omistajaohjaus. Hankintasopimusten valvonta on aina tilaa- jan (sopimuksen omistajan) vastuulla.

8.2. Hankintasopimusten sisältö

Hankintasopimus on tärkeä osa hankinta- ja sopimusprosessia, koska se on sopijapuolia sitova ja velvoittava asiakirja. Sopimuksen merkitys korostuu, jos sopijapuolilla tulee erimielisyyksiä. Hankin- tasopimukseen tulee ottaa vähintään kaikki keskeiset ehdot tarjouspyyntö- ja tarjousasiakirjoista; suositeltava tapa on käyttää sopimuspohjaa tai -luonnosta tarjouspyynnön liitteenä, jolloin lopulli- sen sopimuksen laatiminen nopeutuu.

Kaupunki käyttää sähköistä sopimushallintajärjestelmää, jolla laaditaan myös sopimuspohjat tai - luonnokset. Sopimushallintajärjestelmään tullaan tekemään valmiita sopimuspohjia tai -luonnoksia, joita tulee käyttää.

Hankintasopimuksia on muun muassa seuraavanlaisia:

• Kertahankintasopimus tarkoittaa sitä, että sopimuksen kohteena on esimerkiksi yksittäinen laite tai kone ja sopimus päättyy, kun laite tai kone on hyväksytysti ja toimitusehdon mukai- sesti toimitettu. Kuitenkin jos samaiselta toimittajalta ostetaan kyseiseen laitteeseen tai ko- neeseen liittyen huolto- tms. palvelua, ei pelkkä kertahankintasopimus riitä.

• Puitejärjestelyssä (puitesopimuksessa) on tavallisesti useampi sopimuskumppani, jolloin so- pimuksessa on määritelty periaatteet sille, millä perusteella tilauksia eri sopimuskumppa- neilta tehdään. Hankintalainsäädäntö asettaa tietyt rajoitteet kyseisille periaatteille. Puite- järjestely on yleensä useamman vuoden mittainen.

• Tavallisessa hankintasopimuksessa on yleensä yksi sopimuskumppani, jolta tilataan tavaraa tai palvelua tarpeen mukaan tai sopimuksessa muuten määritellyllä tavalla. Tavallisesti so- pimus on useamman vuoden mittainen.

Kaupungin sopimuksissa (pois lukien kertahankinnat) on huomioitava se, että kaupungin tytäryhtei- söillä tulee olla mahdollisuus käyttää niitä. Tämä tulee mainita jo tarjouspyynnössä.

8.2.1. Sopijapuolet

Sopimuksen osapuolet (sopijapuolet) on määriteltävä yksiselitteisesti. Sopimuksesta on käytävä ilmi sopimuskumppanin juridinen muoto: yksityinen henkilö, toiminimi, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osakeyhtiö, rekisteröity yhdistys, säätiö tai kuntayhtymä. Sopimuksessa on oltava sopijapuolten yh- teystiedot: postiosoite, yhteyshenkilö suorine yhteystietoineen, puhelinnumero ja sähköposti- osoite. Mikäli sopijapuolella on Y-tunnus, on se merkittävä sopimukseen.

Mikäli sopimus tehdään yksityisen elinkeinonharjoittajan (toiminimi) kanssa, sopimukseen on otet- tava seuraava ehto (erityisesti palveluhankinnoissa):

Sopijapuolet toteavat, että tämä sopimus ei ole työsopimus ja että palveluntuottaja ei ole tilaajan johdon ja valvonnan alainen, vaan itsenäinen yrittäjä. Mikäli toimivaltainen viranomainen tai tuo- mioistuin myöhemmin toteaa tässä sopimuksessa olevan kyse työsuhteesta, palveluntuottaja sitou- tuu palauttamaan tilaajalle saman summan, jonka tilaaja joutuu palvelusta maksetun summan pe- rusteella suorittamaan ennakonpidätyksenä sekä työnantajan maksettaviksi kuuluvina eläke- ja so- siaalivakuutusmaksuina.

Kaupungin sopimuskumppanilta tulee vaatia vähintään EU- ja kansallisissa hankinnoissa toiminnan vastuuvakuutusta, koska se on myös sopimuskumppanin itsensä turva.

8.2.2. Sopimuksen tavoitteet

Sopimuksessa tulee kertoa, mitkä ovat sopimuksen tavoitteet. Kilpailutetuissa sopimuksissa tavoit- teet pohjautuvat hankinta-asiakirjoissa olleisiin tavoitteisiin. Sopimuskauden aikana tulee tähdätä siihen, että sopimuksessa asetetut tavoitteet täyttyvät.

8.2.3. Sopimuksen kohde

Sopimuksessa kuvataan hankittava tavara tai palvelu taikka urakka sekä siitä suoritettava vastike. Sopimuksen kohde on kuvattava riittävän tarkasti. Sopimuksesta on käytävä ilmi, mihin velvoitteisiin kaupunki sitoutuu.

Mikäli sopimus perustuu kilpailutukseen, on sopimuksen perustuttava tarjouspyyntöön eli sopimuk- seen otetaan samat ehdot ja vaatimukset kuin mitkä on tarjouspyynnössä esitetty. Tämän vuoksi sopimuspohjan tai -luonnoksen kannattaa olla tarjouspyynnön liitteenä.

Sopimusvelvoitteiden rajat sopijapuolten välillä on määriteltävä yksiselitteisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kuvataan tarkoin, mistä kukin sopijapuoli asiassa vastaa. Tarvittaessa sopimuk- seen liitetään palvelukuvauksia, prosessikaavioita tai vastuunjakotaulukoita taikka muita asiaa ku- vaavia dokumentteja. Mikäli sopimuksen kohteeseen liittyy velvoittavaa lainsäädäntöä, tulee sen käydä ilmi sopimuksesta yksiselitteisesti.

Jos sopimuksen kohteena olevaan toimintaan liittyy viranomaissuosituksia, standardeja, kaupungin omia strategioita, tms., joita halutaan noudatettavan, tulee sopimuksessa olla näihin viittaus. Mikäli näiden noudattaminen on ehdoton vaatimus, tulee sopimuksessa sopia laadun valvonnasta, rapor- tointi- ja dokumentointikäytännöistä, kokouksista, asiakaspalautteista, jne.

Sopimus voidaan tehdä puitejärjestelynä, jolloin sopimuksessa (pääsopimus) sovitaan sopimuksen yleisistä periaatteista, sitovuudesta, yms., mutta yksittäiset tilaukset tehdään erikseen sopimusta noudattaen. Tällöin nämä puitejärjestelyyn perustuvat tilaukset dokumentoidaan aina erikseen. Puitejärjestely tehdään tavallisesti useamman tarjouskilpailuun osallistuneen tarjoajan kanssa. Täl- löin tarjouspyynnössä on kuitenkin jo oltava maininta siitä, että sopimus tehdään puitejärjestelyn muotoisena ja että sopimus voidaan tehdä useamman tarjouksen jättäneen kanssa.

8.2.4. Sopimuskausi

Sopimuskauden pituudesta ja mahdollisista optiokausista kannattaa keskustella hankinnan kohteen alan toimijoiden kanssa käytävässä vuoropuhelussa. Vuoropuhelusta on kerrottu tämän ohjeen lu- vussa 3.

Lainsäädäntö voi asettaa rajoitteita sopimuskauden pituudelle, esimerkiksi puitejärjestelyissä sopi- muskauden maksimikesto on määritelty hankintalainsäädännössä ja tilintarkastuspalveluissa sopi- muskauden maksimikesto on määritelty muussa lainsäädännössä.

Mikäli on kyse määräaikaisesta sopimuksesta, tulee sopimuksessa olla sen alkamisaika ja päättymis- aika. Siitä on huolehdittava, että sopimuskausi ei ala ennen kuin tiedetään sopimukseen johtaneen päätöksen saaneen lainvoiman. Muutoin sopimus on voimassa toistaiseksi. Määräaikainen sopimus on voimassa sopimuskauden, ellei ehtoihin ole otettu irtisanomis- ja/tai purkamisehtoa. Sopimuk- sen ennenaikaisesta päättämisestä ilman toisen sopijapuolen suostumusta voi seurata vahingon- korvausvastuu.

Esimerkki määräaikaisesta sopimuksesta:

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta + optio kaksi (2) vuotta. Xxxxxxx päättää optiokauden käyttämisestä tai käyttämättä jättämisestä ennen optiokauden alkua (ilman allekirjoitettua viranhaltijapäätöstä optiokausi ei tule käyttöön). Irtisanomisaika on tilaajan puolelta kuusi (6) kuukautta ja toimittajan puolelta kaksitoista (12) kuukautta. Irtisanomista ei tarvitse perustella. Irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomisilmoituksen lähettä- mispäivästä. Irtisanomisaikana tilaajalla ei ole velvollisuutta hankkia tavaroita ja niihin liittyviä pal- veluita toimittajalta, mikäli irtisanominen on johtunut tilaajan tyytymättömyydestä toimittajan toi- mintaan.

Jos sopimus on toistaiseksi voimassa oleva, tulee siinä olla aina irtisanomisehto. Esimerkiksi seuraa- vasti:

Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva tilaajan puolelta kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla ja toimittajan puolelta kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomista ei tarvitse perus- tella. Irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomisilmoituksen lähettämispäivästä. Irtisanomisaikana tilaajalla ei ole velvollisuutta hankkia tavaroita ja niihin liittyviä palveluita toimittajalta, mikäli irtisanominen on johtunut tilaajan tyyty- mättömyydestä toimittajan toimintaan.

Mikäli toimitusaika tai palvelun suoritusaika on sovittua pidempi kolme (3) kertaa peräkkäin tai kolme (3) kertaa kalenterivuoden aikana, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömästi eikä toi- mittajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvausta tilaajalta. Purkaminen tulee tehdä kirjallisesti alle- kirjoitetulla asiakirjalla. Sopimus katsotaan purkautuneeksi seuraavana päivänä purkamisilmoituk- sen vastaanottamisesta.

Mikäli sopimukseen halutaan lisätä optio sopimuksen jatkamisesta tai lisätilauksesta ilman uutta tarjouskilpailua, on näistä oltava maininta sopimuksessa. Optio ja lisätilausmahdollisuus on huomi- oitava jo tarjouspyynnössä.

Pienhankinnoissa pitkä sopimuskausi (esimerkiksi neljä vuotta) voi olla pienyrittäjän näkökulmasta haastava.

8.2.5. Irtisanominen ja purkaminen

Irtisanomisehdolla tarkoitetaan sopimussuhteen lopettamista yhteisesti sovitun irtisanomisajan ku- luttua. Toistaiseksi voimassa olevissa sopimuksissa on aina oltava irtisanomisaika ja selvitys siitä, miten irtisanomisajan kuluminen lasketaan.

Mikäli halutaan, että määräaikainen sopimus voidaan lopettaa sopimuskautena, on siitä oltava eri- tyisehto sopimuksessa. Muutoin sopimus on voimassa sovitun sopimuskauden.

Purkaminen tarkoittaa sopimuksen välitöntä lopettamista. Sopimuksessa tulee olla maininta siitä, minkä seikkojen täyttyessä sopimus voidaan purkaa. Yleensä mikäli jompikumpi sopijapuoli rikkoo olennaisesti sopimuksen ehtoja, on toisella sopijapuolella oikeus purkaa sopimus. Mikäli toiselle so- pijapuolelle halutaan antaa mahdollisuus huomautuksen jälkeen korjata tilanne, tulee sopimuk- sessa olla mainittuna aika, minkä aikana laiminlyönti tulee korjata uhalla, että toinen sopijapuoli voi purkaa sopimuksen. Sopimusta ei saa koskaan purkaa ilman asiallista syytä, sillä seurauksena voi olla vahingonkorvausvelvollisuus.

Sopimukseen on otettava myös maininta siitä, miten irtisanominen tai purkaminen tehdään. Sopi- mus irtisanotaan tai puretaan kirjallisesti ja sopimuksessa todetaan tähän liittyvät määräajat. Tällöin ei ole epäselvyyttä siitä, milloin irtisanominen tai purkaminen astuu voimaan.

8.2.6. Alihankinta

Mikäli sopimuksen kohde on sellainen, että alihankkijoita voidaan käyttää, tulee sopimuksessa olla ehdot alihankkijoiden käytölle: hyväksyttämismenettely, miten suuri osuus voidaan siirtää alihank- kijoille (kokonaan tai osittain) tai mitkä tehtävät voidaan siirtää alihankkijoille (esimerkiksi sosiaali- huollon palveluissa voitaisiin vain tukipalvelut siirtää alihankkijoille), alihankkijoiden oikeus siirtää omaa osuuttaan, alihankkijoiden vaihtuminen, jne.

Lähtökohtaisesti alihankinnan ketjutus tulee kieltää.

Mikäli alihankkijoiden käyttö sallitaan, on sopimuksessa todettava, että sopimuskumppani vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan ja tuloksista kuin omistaan. Sopimuskumppani ei voi myös- kään lisätä kaupungin vastuita ja velvoitteita siirtämällä omia velvoitteita alihankkijalle (esimerkiksi ilmoitusvelvollisuuksia).

Julkisissa hankinnoissa ei voida yleensä kokonaan kieltää alihankkijoiden käyttöä.

Lainsäädäntö voi asettaa rajoitteita alihankkijoiden käytölle, esimerkiksi joukkoliikenteessä alihan- kintaa määrittelee palvelusopimusasetus PSA (1370/2007).

8.2.7. Laadun hallinta

Palveluhankinnoissa on tarpeen mainita sopijapuolen henkilöstön ammattitaidon säilyttämisestä ja kehittämisestä. Tältä osin ehto voi liittyä sopimuksen irtisanomisehtoihin esimerkiksi siten, että mi- käli sopijapuolen henkilöstö määrällisesti vähenee tai ammattitaidollisesti heikkenee tarjouksessa ilmoitettuun verrattuna, kaupungilla on oikeus sopimuksen irtisanomiseen.

Sopimukseen otetaan kuvaus käytettävästä henkilöstöstä, tiloista, välineistä, koneista ja palveluva- rustuksesta, mikäli niillä on olennainen merkitys palvelun tuottamiselle.

Mikäli palvelu tuotetaan kokonaan tai osittain kaupungin tiloissa tai välineillä, tulee kustannusten jakautumisesta sopia.

8.2.8. Hinnanmuutosehdot

Sopimuksessa on todettava, onko hinta kiinteä koko sopimuskauden. Jos hintaa voidaan korottaa, sopimukseen on otettava hinnankorotuksen perusteet, ensimmäinen hinnantarkistusajankohta, vuosittaiset tarkistusajankohdat, maksimihinnankorotus sekä hinnantarkistusehdotuksen ilmoitus- ajankohta. Kaupungille on varattava mahdollisuus esittää hinnanalennuksia. Lainsäädännöstä ja vi- ranomaismääräyksistä sekä kilpailukykysopimuksen kaltaisista erityistoimenpiteistä aiheutuvat kus- tannusten alenemat huomioidaan automaattisesti täysimääräisesti hintoja alentavina tekijöinä, vaikka olisi sovittu kiinteistä hinnoista. Hinnat tulee ilmoittaa ilman arvonlisäveroa eli maininnalla alv 0 %.

Sopimuksessa on mainittava, mikäli sopimuksen mukaisen tavaran tai palvelun määrä voi vaihdella ja miten vaihteluihin suhtaudutaan. Tällöin voidaan sopia, että tarve tarkistetaan esimerkiksi puoli- vuosittain.

Paitsi että kaupungilla on oltava mahdollisuus esittää hinnanalennuksia, niin hintojen on voitava alentua myös lainsäädännöstä ja/tai viranomaismääräyksistä johtuen. Ehto voi olla esimerkiksi seu- raava:

Lainsäädännöstä ja viranomaismääräyksistä sekä kilpailukykysopimuksen kaltaisista erityistoimen- piteistä aiheutuvat kustannusten alenemat huomioidaan automaattisesti täysimääräisesti hintoja alentavina tekijöinä, vaikka olisi sovittu kiinteistä hinnoista.

8.2.9. Laskutus ja maksuehdot

Sopimuksessa sovitaan laskutusjaksot ja -käytäntö sekä maksuehdot ja viivästyskorko. Maksuehdon on oltava vähintään 21 vuorokautta hyväksyttävän laskun saapumisesta ja viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen.

Sopimuksessa tulee määritellä se, että mikäli laskutus tapahtuu ulkomaisen yhtiön toimesta, jolla ei ole Suomessa kotipaikkaa, tulee laskun olla EU-direktiivin mukainen veroton lasku.

Rakentamispalvelujen osalta tulee huomioida se, että kaupunki kuuluu rakentamispalvelujen kään- netyn arvonlisäveron piiriin, jolloin laskutuksen tulee olla sen mukainen.

Sopimukseen tulee lisätä maininta siitä, että jos laskutusta ei suoriteta tietyn ajan kuluessa (esimer- kiksi kuuden kuukauden kuluessa palvelun suorittamisesta), laskutusoikeus menetetään.

8.2.10. Sopimus- ja viivästyssakot

Sopimusehtojen täyttämistä voidaan varmentaa sopimus- ja viivästyssakkoehdoilla. Sakot soveltu- vat hyvin sopimuksiin, joissa palvelu on suoritettava tai tavara on toimitettava tiettyyn ajankohtaan mennessä. Mikäli ehtoa halutaan käyttää, tulee siitä olla maininta jo tarjouspyynnössä. Mikäli sopi- mus- tai viivästyssakon käytöstä ei ole mainittu tarjouspyynnössä, ehto voidaan lisätä sopimukseen vain sopijapuolten suostumuksella.

Mikäli ehto otetaan sopimukseen, tulee sopimuksessa olla mainittu yksiselitteisesti se, milloin sakko on oikeus laskuttaa. Sopimuksessa on myös todettava, että sakko ei korvaa mahdollista vahingon- korvausta eikä viivästyskorkoa.

8.2.11. Kannusteet

Sopimuksessa voidaan käyttää sopimus- ja viivästyssakkojen lisäksi kannusteita, joilla kannustetaan sopimuskumppania ylittämään sopimuksessa asetetut vähimmäistavoitteet tai kehittämään palve- luaan paremman vaikuttavuuden aikaansaamiseksi. Kannuste voi olla rahallinen bonus tai muu kan- nuste, esimerkiksi sopimuksen jatkaminen optiokaudelle. Mikäli kannuste-ehtoa halutaan käyttää, tulee siitä olla maininta jo tarjouspyynnössä.

Esimerkiksi sopimuskumppanilta olisi voitu vaatia hankinta-asiakirjoissa lupausta asiakastyytyväi- syyskyselyn keskiarvosta ja jos lupaus ylittyy, maksetaan sopimuskumppanille bonus, mutta jos lu- paus alittuu, maksaa sopimuskumppani tilaajalle sanktion.

8.2.12. Vakuudet

Sopimukseen voidaan sisällyttää ehdot vakuuksia koskien. Yleensä vakuudeksi hyväksytään ensisi- jaisesti tilaajan nimiin tehty pankkitalletus taikka vakavaraisen raha- tai vakuutuslaitoksen omavel- kainen takaus siten, että sopimuskumppani vastaa kaikista vakuuden hankkimisesta aiheutuvista kustannuksista.

Esimerkiksi jos tilaajan on sopimuksen mukaan maksettava ennakkoa, voidaan vaatia, että sopimus- kumppani jättää ennen ennakon suorittamista tilaajalle tilaajan hyväksymän vakuuden. Vakuuksista on valmiita ehtoja muun muassa yleisissä sopimusehdoissa.

8.2.13. Asiakirjojen pätevyysjärjestys

Sopimuksessa tulee mainita, mikä on asiakirjojen pätevyysjärjestys. Tämä on tärkeää erityisesti sil- loin, jos asiakirjoissa (sopimus, tarjouspyyntö, yleiset sopimusehdot, tarjous, jne.) on ristiriitaisuuk- sia esimerkiksi siitä syystä, että yleisistä sopimusehdoista poiketaan joiltain osin. Pätevyysjärjestyk- sellä ratkaistaan se, mikä sopimusehto on viime kädessä sopijapuolia sitova.

8.2.14. Arkistointi ja salassapito

Asiakirjojen arkistoinnissa, säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin säännöksiä ja ohjeita.

Mikäli kaupunki on luovuttanut toiselle sopijapuolelle asiakirjoja, ne ovat kaupungin omaisuutta. Asiakirjojen luonteesta ja sisällöstä riippuu, ovatko ne luottamuksellisia tai julkisuuslain mukaan sa- lassa pidettäviä. Sopimuksen päättyessä palveluntuottaja luovuttaa kaupungille sellaiset hallinnas- saan olevat asiakirjat, sekä sopimuksen alussa luovutetut että sopimuskauden aikana syntyneet, joilla on merkitystä asioiden hoitamiselle jatkossa. Sopimuskauden viimeinen maksuerä suoritetaan vasta, kun kaupunki on hyväksynyt asiakirjojen yms. siirtoon liittyvät asiat.

Sopimukseen on otettava maininta palvelun tuottamista koskevista salassapitomääräyksistä, esi- merkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon hankinnoissa.

Kaupungin viran- ja toimenhaltijoiden tulee erityisesti huolehtia siitä, että sopimuksia, joissa on yk- sittäisiä kuntalaisia koskevia tietoja (voivat olla hankintasopimuksia ja/tai niiden perusteella tehtyjä asiakaskohtaisia sopimuksia), säilytetään siten, että niihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden vi- ran tai toimen hoitamisen kannalta se on välttämätöntä ja perusteltua.

8.2.15. Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja

Sopimuksessa, johon liittyy henkilötietojen käsittelyä, tulee olla sopimusehdot henkilötietojen kä- sittelyä ja tietosuojaa koskien. Ehdoilla varmistetaan se, että henkilötietojen käsittely ja tietosuoja ovat tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisella vaa- timustasolla.

Käytännössä osana sopimusta on henkilötietojen käsittelyn ehdot tai sopijapuolet solmivat erillisen tietosuojasopimuksen. Kummastakin on laadittu kaupungille mallipohja. Lisäksi voi olla tarve muille sopimusehdoille tietosuojaa ja -turvaa koskien erityisesti järjestelmähankinnoissa.

Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, Xxxxxx Xx, KL-Kuntahankinnat Oy ja Kuntaliitto ovat laati- neet oppaan Tietosuoja-asetuksen huomioiminen kilpailutettaessa julkisia hankintoja, jota kannat- taa hyödyntää.

8.2.16. Saavutettavuus

Sopimuksissa tulee tarvittaessa huomioida saavutettavuus, jolla tarkoitetaan esteettömyyttä digi- taalisessa maailmassa eli sitä, että erilaisten ihmisten on helppoa käyttää verkkopalveluja ja niissä olevia sisältöjä. Saavutettavuudella, jota edellyttää laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019), parannetaan yhdenvertaisuutta digitaalisessa yhteiskunnassa.

Jos sopimuksen kohteena on edes välillisesti verkkopalvelu (verkko- tai intranet-sivusto taikka säh- köisen asioinnin palvelu) ja/tai mobiilisovellus, tulee sopimusehdoissa edellyttää siltä saavutetta- vuutta. Sama koskee esimerkiksi hankinnoissa tuotettavia sähköisiä materiaaleja, jotka tulevat saa- taville julkisesti tai kaupungin intranetiin. Saavutettavuudesta voi tarvittaessa kysyä kaupungin kon- sernipalveluiden viestintäyksiköstä.

8.2.17. Kartelliehto

Kaupungin sopimuksissa on oltava kartelliehto. Esimerkiksi tavarahankintojen sopimuksissa kartel- liehto voi olla seuraava:

Toimittaja vahvistaa tämän sopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tähän sopimukseen liittyen toiminut, eikä se tämän sopimuksen voimassa ollessa toimi, sellaisessa yhteistyössä tai yhteisym- märryksessä muiden tarjouskilpailun tarjoajien kanssa, jonka tarkoituksena on tarjouskilpailun hin- noitteluun, maksuihin tai niiden laskentaperusteisiin vaikuttaminen, markkinoiden tai hankintaläh- teiden jakaminen tai muu kilpailun rajoittaminen. Mikäli toimittaja on toiminut vastoin tätä velvoi- tetta, tulee toimittajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona kaksikymmentä (20) prosenttia toimit- tajan toimitusten yhteenlasketusta arvosta kartellin voimassaoloajalta sekä korvata täysimääräi- sesti sopimussakon ylittävä tilaajalle syntynyt vahinko, kustannus tai vastuu mukaan lukien oikeu- denkäyntikulut ja asian selvittämisestä johtuneet kustannukset. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä.

8.2.18. Kuntaliitokset ja rakennemuutokset

Sopimuksiin kannattaa lisätä ehto kuntaliitoksia ja rakennemuutoksia koskien. Esimerkiksi tavara- hankintojen sopimuksissa ehto voi olla seuraava:

Tämän sopimuksen yhtenä tavoitteena on turvata sopimuksen kohteen yhdenmukainen saatavuus koko kunnan alueella myös mahdollisen kuntaliitoksen tai rakennemuutoksen jälkeen. Näin ollen muun muassa sopimuksen volyymi voi muuttua mahdollisen kuntaliitoksen tai rakennemuutoksen seurauksena. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia vahingonkorvausta tai muita korvauksia muutosten johdosta. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia vahingonkorvausta tai muita korvauksia muuttuneen volyymin johdosta, vaikka volyymi pienenisi merkittävästi. Mikäli volyymi kasvaa merkittävästi, on Hämeenlinnan kaupungilla oikeus vaatia toimittajalta, että volyymin kasvu vaikuttaa laskevasti so- pimuksen hintoihin. Merkittävänä volyymin kasvuna pidetään volyymin kasvamista vähintään kym- menellä (10) prosentilla alkuperäisestä volyymistä. Volyymin kasvu tulkitaan laajasti eli volyymin kasvua voi olla esimerkiksi sopimuksen käyttäjä- tai asiakasmäärän kasvu taikka tilattujen tavaroi- den tai palvelujen määrän kasvu.

Hämeenlinnan kaupunki pidättää kuntaliitos- tai rakennemuutostilanteessa oikeuden irtisanoa tämä sopimus kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla tai laajentaa tämä sopimus koskemaan muita liittyviä kuntia. Irtisanomisesta tai laajentamisesta tehdään kunnassa erillinen kirjallinen päätös. Ir- tisanominen tulee tehdä kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisa- nomisilmoituksen lähettämispäivästä.

Tarvittaessa ehdosta kannattaa keskustella hankinnan kohteen alan toimijoiden kanssa käytävässä vuoropuhelussa. Vuoropuhelusta on kerrottu tämän ohjeen luvussa 3.

8.2.19. Sote- ja maakuntauudistus

Kaupungin sopimuksissa, joita mahdollinen sote- ja maakuntauudistus koskisi, on oltava ehto uudis- tusta koskien. Esimerkiksi tavarahankintojen sopimuksissa ehto voi olla seuraava:

Sote- ja maakuntauudistuksen seurauksena muun muassa tämän sopimuksen volyymi voi muuttua. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia vahingonkorvausta tai muita korvauksia muutosten johdosta. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia vahingonkorvausta tai muita korvauksia muuttuneen volyymin johdosta, vaikka volyymi pienenisi merkittävästi. Mikäli volyymi kasvaa merkittävästi, on Hämeen- linnan kaupungilla tai sillä, jolle sopimus mahdollisesti siirretään oikeus vaatia toimittajalta, että volyymin kasvu vaikuttaa laskevasti sopimuksen hintoihin. Merkittävänä volyymin kasvuna pidetään volyymin kasvamista vähintään kymmenellä (10) prosentilla alkuperäisestä volyymistä. Volyymin kasvu tulkitaan laajasti eli volyymin kasvua voi olla esimerkiksi sopimuksen käyttäjä- tai asiakas- määrän kasvu taikka tilattujen tavaroiden tai palvelujen määrän kasvu.

Hämeenlinnan kaupunki pidättää sote- ja maakuntauudistuksen toteutuessa oikeuden yksipuolisesti irtisanoa tämä sopimus kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisesta tehdään kunnassa erillinen kirjallinen päätös. Irtisanomista ei tarvitse perustella. Irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomisilmoituksen lähettämispäivästä. Oikeus irtisanomiseen on myös sillä, jolle sopimus mahdollisesti siirretään. Jos tätä sopimusta ei ir- tisanota, tämä sopimus siirtyy automaattisesti Kanta-Hämeen maakunnalle, mikäli maakuntahal- linto tai sitä vastaava sote-alue tulevaisuudessa muodostetaan eli mikäli sote- ja maakuntauudistus toteutuu.

Tarvittaessa ehdosta kannattaa keskustella hankinnan kohteen alan toimijoiden kanssa käytävässä vuoropuhelussa. Vuoropuhelusta on kerrottu tämän ohjeen luvussa 3.

8.2.20. Erimielisyyksien ratkaiseminen

Sopimusta koskevat riitaisuudet tulee pääsääntöisesti pyrkiä ratkaisemaan neuvottelemalla. Mikäli neuvottelutulokseen ei kuitenkaan päästä, ratkaistaan asia oikeudenkäyntimenettelyssä. Oikeuden- käymiskaari säätelee toimivaltaisen käräjäoikeuden. Sopimuksessa on kuitenkin tiettyjä poikkeuksia (kiinteistö, ym.) lukuun ottamatta mahdollista sopia oikeuspaikasta. Pääsääntöisesti pitäisi sopia asian käsittelypaikaksi kaupungin oikeuspiirissä sijaitseva käräjäoikeus eli Kanta-Hämeen käräjäoi- keus.

Välimiesmenettelystä riidan ratkaisukeinona sovitaan vain erityisin perustein, esimerkiksi jos sopi- muksen tulkinta vaatii sellaista erityisosaamista, että sitä voidaan olettaa olevan vain harvoilla alansa asiantuntijoilla.

8.2.21. Varautumisehdot

Hämeenlinnan kaupungin omissa yleisissä sopimusehdoissa on erikseen varautumisehdot, jotka tar- koittavat, että jos sopimuksen kohteen toimitusvarmuus on erittäin tärkeää (esimerkiksi ateriapal- velut), sitoutuu sopimuskumppani varmistamaan tavaran toimittamisen tai palvelun tuottamisen myös poikkeusoloissa ja sopimuskumppani vastaa siitä, että sillä on henkilö- eli VAP-varaukset ajan tasalla koko sopimuskauden ajan. VAP-varauksella tarkoitetaan, että työnantaja voi varata työnte- kijöitään kriittisiin töihin poikkeusoloissakin, jolloin työntekijän sodan ajan tehtävä on toimia työn- antajansa palveluksessa yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamiseksi.

Valmiuslain (1552/2011) 12 §:n mukaan kuntien, kuntayhtymien ja muiden kuntien yhteenliittymien tulee valmiussuunnitelmin ja poikkeusoloissa tapahtuvan toiminnan etukäteisvalmisteluin sekä muilla toimenpiteillä varmistaa tehtäviensä mahdollisimman hyvä hoitaminen myös poikkeus- oloissa.

8.2.22. Yleiset sopimusehdot

Yleiset sopimusehdot kannattaa ottaa osaksi sopimusta. Hämeenlinnan kaupungille on laadittu omat yleiset sopimusehdot tavara- ja palveluhankintoihin ja niitä tulee kaupungin tavara- ja palve- luhankinnoissa lähtökohtaisesti käyttää. Kaupungin omat sopimusehdot ovat paranneltu versio jul- kisten hankintojen yleisistä sopimusehdoista.

Muita yleisiä sopimusehtoja ovat esimerkiksi:

• Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 TAVARAT)

• Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT)

• Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015)

• Rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 1998)

• Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot (KSE 2013)

• Kone- ja kuljetuspalveluiden hankinnan yleiset ehdot (KE 2008)

Sopimuksessa tulee olla maininta sovellettavista yleisistä sopimusehdoista ja niiden tulee olla sopi- muksen liitteenä. Poikkeamat yleisistä sopimusehdoista on ilmoitettava varsinaisessa sopimuksessa yksiselitteisesti.

LIITE 1: Hankinta- ja sopimusprosessikuvaus

VALMISTELU JA VUOROPUHELU

• Hankinnan tavoitteiden määrittely

• Xxxxxxxxx ennakoidun arvon laskeminen

• Uusien innovatiivisten ratkaisujen kartoitus

• Tarvittaessa markkinakartoitus

• Tarvittaessa tietopyyntö tai ennakkoilmoitus HILMA-ilmoituskanavaan

• Vuoropuhelu potentiaalisten tarjoajien tai ehdokkaiden kanssa

o Ainakin EU- ja kansallisissa hankinnoissa

o Vähintään kolmen toimijan kanssa

• Hankinta-asiakirjaluonnosten luettaminen toisilla

• Valinta- ja vertailuperusteiden määrittely hankinnan tavoitteiden pohjalta

• Kaupungin hallintosäännön mukaisten hankintojen osalta hankinnan kilpailutusperiaattei- den, kuten hankinnan vaikuttavuuden, päättäminen kaupunginhallituksessa tai lautakun- nassa

TARJOUSKILPAILU

• Hankintalainsäädännön mukainen kilpailutus

o Pienhankinnoissa kaupungin hankinta- ja sopimusohjeen mukainen kilpailutus

• Sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttäminen

• Ilmoitus potentiaalisille tarjoajille erikseen, kun hankintailmoitus on julkaistu

• Muistettava liittää tarjouspyynnön liitteiksi sopimuspohja tai -luonnos ja sovellettavat ylei- set sopimusehdot sekä muut tarvittavat liitteet

o Sopimuspohja tai -luonnos laaditaan sähköisessä sopimushallintajärjestelmässä

HANKINTAPÄÄTÖS

• Hankintapäätöksen tekeminen kaupungin päätöksentekojärjestelmässä

o Päätös yleisöjulkisilta osin myös kaupungin verkkosivuille

• Huomioitava kaupungin hallintosäännön mukainen päätösvalta

• Hankintapäätökseen liitettävä oikeat muutoksenhakuohjeet riippuen siitä, onko hankinta EU- tai kansallinen hankinta vai pienhankinta

o Puitejärjestelyn sisäisissä kilpailutuksissa eli minikilpailutuksissa muutoksenhakuohje EU- ja kansallisten hankintojen mukainen riippumatta hankinnan arvosta

• Hankintapäätös perusteltava riittävästi ja konkreettisesti

• Päätös liitteineen ja muutoksenhakuohjeet toimitettava asianosaisille

• Jos kyseessä on hankinta, jonka osalta tiedetään kenen ja mistä rahoista hankinta makse- taan, se tulee kertoa hankintapäätöksessä

• Päätöksestä on käytävä ilmi, mihin päätöksen tekijän oikeus tehdä hankintapäätös perustuu

TILAAJAVASTUULAKI JA MUUT VELVOITTEET

• Tilaajavastuulain mukaisten ja muiden velvoitteiden (mm. rikosrekisteriotteiden) tarkistami- nen valitulta tarjoajalta, jos tarkistusta ei ole tehty ennen hankintapäätöksen tekemistä

HANKINTASOPIMUS

• Hankintasopimukseen tulee ottaa vähintään kaikki keskeiset ehdot tarjouspyyntö- ja tarjous- asiakirjoista

o Suositeltava tapa on käyttää sopimuspohjaa tai -luonnosta tarjouspyynnön liitteenä, jolloin lopullisen sopimuksen laatiminen nopeutuu

o Hankintasopimus laaditaan sähköisessä sopimushallintajärjestelmässä

• Omissa liitteissään kannattaa olla sopimushinnat, yhteyshenkilöt, palvelukuvaukset, vas- tuunjakotaulukot, yleiset sopimusehdot, jne.

• Huomioitava kaupungin hallintosääntö sopimuksen allekirjoittamisessa (käytännössä sopi- muksen allekirjoittaa hän, joka on tehnyt päätöksen hankinnasta, ellei hallintosäännössä ole toisin ilmaistu)

• Tarvittaessa sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen sopimuskumppanin kanssa aloituspala- veri, johon mukaan kaikki keskeiset tilaajat

• Allekirjoitettu hankintasopimus liitteineen skannattava pdf-muotoon ja tallennettava kau- pungin sähköiseen asianhallintajärjestelmään tai arkistoon

SOPIMUSKAUSI

• Sopimuskausi alkaa hankintasopimuksen mukaisesti

• Sopimuksesta ja sen keskeisistä ehdoista informoitava kaupungin sisällä ja tarvittaessa infor- moitava myös kaupungin tytäryhteisöjä

• Muistettava, ettei samasta asiasta saa olla päällekkäisiä sopimuksia

o Uuden sopimuksen sopimuskausi voi alkaa vasta, kun vanhan sopimuksen sopimus- kausi on päättynyt

• Sopimuskaudella optiokausien käyttöönotoista sekä hinnanmuutoksista ja muista merkittä- vistä muutoksista tehdään päätös kaupungin päätöksentekojärjestelmässä

o Päätös yleisöjulkisilta osin myös kaupungin verkkosivuille

o Lisäksi neuvottelumuistion tai muutossopimuksen laatiminen, jonka sopijapuolet al- lekirjoittavat; allekirjoitettu neuvottelumuistio tai muutossopimus liitteineen skan- nattava pdf-muotoon ja tallennettava kaupungin sähköiseen asianhallintajärjestel- mään tai arkistoon sekä sähköiseen sopimushallintajärjestelmään

o Tietyistä sopimusmuutoksista tulee tehdä ilmoitus HILMA-ilmoituskanavaan

SOPIMUKSEN VALVONTA JA SEURANTA

• Sopimuksen valvontaan ja seurantaan varattava riittävä resurssi

• Sopimuksen valvontaan ja seurantaan nimettävä vastuuhenkilö ja hänelle varahenkilö

• Merkittäviin hankintasopimuksiin seurantaryhmä, jonka kokoontumisesta huolehdittava

• Tärkeää huolehtia siitä, että sopimuskumppani toimii sopimuksen mukaisesti

o Tarvittaessa sopimuskumppanin huomauttaminen epäkohdista; jos merkittäviä epä- kohtia tai pelkkä huomauttaminen ei riittänyt, kirjallisen reklamaation tekeminen kohtuullisessa ajassa

• Laskun asiatarkastajan on tarkistettava, että lasku on sopimuksen mukainen

o Sopimushinnat ja/tai -alennusprosentit, maksuehto sekä viivästyskorkoprosentti

• Laskun hyväksyjän on huolehdittava siitä, että laskun asiatarkastaja tarkistaa laskun sopi- muksenmukaisuuden

• Perusteettomia hinnankorotuksia ei hyväksytä; hinnankorotuksille asetettu maksimihinnan- korotus

UUDEN HANKINNAN VALMISTELU

• Uuden hankinnan valmistelu (riippumatta siitä, tehdäänkö hankinta kilpailuttamalla vai muuten) on aloitettava hyvissä ajoin

o Yleensä 6-12 kuukautta ennen uuden hankinnan sopimuskauden alkua, monimutkai- sissa hankinnoissa mielellään 12-24 kuukautta ennen uuden hankinnan sopimuskau- den alkua

o Toisin sanoen hankinta- ja sopimusprosessikuvauksen mukainen valmistelu ja vuoro- puhelu on aloitettava hyvissä ajoin

SOPIMUSKAUDEN PÄÄTTYMINEN

• Jos sopimuskausi päättyy ilman irtisanomista tai purkamista, on sopimuskauden päättymi- seen varauduttava ajoissa

o Jos kyse muusta kuin tavarasta, niin pohdinta ja päätös siitä, tehdäänkö omana työnä vai ostetaanko sidosyksiköltä vai ostetaanko ulkoa

o Jos ostetaan sidosyksiköltä ilman kilpailutusta, niin tehtävä kuitenkin yksityiskohtai- nen sopimus, jonka toteutumista seurattava

o Jos kilpailutetaan, niin kilpailutuksen valmistelu aloitettava ajoissa

• Jos sopimus irtisanotaan, niin irtisanominen tehtävä sopimuksen mukaisesti

o Tarvittaessa irtisanominen perusteltava

o Irtisanomisesta tehtävä päätös kaupungin päätöksentekojärjestelmässä; päätöksen- tekijä kaupungin hallintosäännön mukainen viranhaltija

▪ Päätös yleisöjulkisilta osin myös kaupungin verkkosivuille

• Jos sopimus puretaan, niin purkaminen tehtävä sopimuksen mukaisesti

o Purkaminen on aina äärimmäinen keino sopimuksen päättämiseen ja vaatii erittäin painavat perusteet

o Purkaminen aina perusteltava

o Purkamisesta tehtävä päätös kaupungin päätöksentekojärjestelmässä; päätöksente- kijä kaupungin hallintosäännön mukainen viranhaltija

▪ Päätös yleisöjulkisilta osin myös kaupungin verkkosivuille

• Sopimuskauden päättymisestä informoitava kaupungin sisällä ja tarvittaessa informoitava myös kaupungin tytäryhteisöjä

LIITE 2: Esimerkkejä hankinnan ennakoidun arvon laskemisesta

Kaupunki kilpailuttaa puhtauspalvelut kolmeen eri kiinteistöön siten, että jokainen kiinteistö on oma osakokonaisuutensa. Kolmannessa osakokonaisuudessa on optiona yksi muu kiinteistö. Sopi- muskausi tulee olemaan yksi vuosi + optio kaksi vuotta + optio kaksi vuotta. Arvio osakokonaisuuk- sien vuosittaisesta arvosta (alv 0 %) on seuraava:

• Osa 1: 5 000 euroa, jolloin sopimuskauden aikana yhteensä 25 000 euroa

• Osa 2: 10 000 euroa, jolloin sopimuskauden aikana yhteensä 50 000 euroa

• Osa 3:

o Varsinainen kiinteistö 20 000 euroa, jolloin sopimuskauden aikana yhteensä 100 000 euroa

o Optiokiinteistö 10 000 euroa, jolloin sopimuskauden aikana yhteensä 50 000 euroa Näin ollen hankinnan vuosittainen arvo on 45 000 euroa. Hankinnan ennakoitu arvo on tällöin 225 000 euroa (= 5 x 45 000 euroa) eli hankinta ylittää EU-kynnysarvon. Toisin sanoen kaikkien osa- kokonaisuuksien arvot tulee laskea yhteen siten, että myös optiot huomioidaan. Koska sopimus- kausi on määräaikainen, tulee ennakoitu arvo laskea koko sopimuskaudelta eli myös optiokausilta.

Kaupunki kilpailuttaa muuttopalvelut siten, että myös kaupungin tytäryhteisöt voivat käyttää han- kintasopimusta, jos haluavat. Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva 12 kuukauden irtisano- misajalla. Arvio hankinnan vuosittaisesta arvosta (alv 0 %) on seuraava:

• Kaupunki: 40 000 euroa

• Kaupungin tytäryhteisöt: 20 000 euroa

Näin ollen hankinnan vuosittainen arvo on 60 000 euroa. Hankinnan ennakoitu arvo on tällöin 240 000 euroa (= 4 x 60 000 euroa) eli hankinta ylittää EU-kynnysarvon. Toisin sanoen myös kau- pungin tytäryhteisöt tulee huomioida ennakoidun arvon laskennassa, koska niillä on mahdollisuus käyttää hankintasopimusta. Koska sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva, tulee ennakoitu arvo laskea neljältä vuodelta.

Kaupunki kilpailuttaa rakennusurakan, jonka budjetti on 140 000 euroa (alv 0 %). Kaupunki antaa urakoitsijan käyttöön urakan toteuttamisessa tarpeellisia tavaroita 20 000 euron arvosta, jotka eivät ole mukana urakan budjetissa. Tavarat ovat välttämättömiä rakennusurakan toteuttamiseksi. Han- kinnan ennakoitu arvo on tällöin 160 000 euroa (= 140 000 euroa + 20 000 euroa) eli hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon. Toisin sanoen rakennusurakoissa tulee huomioida ennakoidun arvon las- kennassa myös urakoitsijalle annettavat tavarat, jotka ovat välttämättömiä rakennusurakan toteut- tamiseksi.

LIITE 3: Määritelmiä

ENNAKOITU ARVO

Arvo, jonka perusteella määräytyy se, onko hankinta EU-hankinta, kansallinen hankinta vai pienhan- kinta. Xxxxxxxxx ennakoidun arvon laskentaan on tarkat säännöt hankintalainsäädännössä. Enna- koitu arvo lasketaan tavallisesti useammalta vuodelta.

EU-KYNNYSARVON YLITTÄVÄ HANKINTA / EU-HANKINTA

Hankinta, jonka ennakoitu arvo on vähintään hankintalaissa tai erityisalojen hankintalaissa ilmoite- tun EU-kynnysarvon suuruinen. EU-kynnysarvot vahvistetaan kahden vuoden välein. Hankinta, josta julkaistaan ilmoitus HILMA-ilmoituskanavassa ja sieltä ilmoitus lähetetään julkaistavaksi Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL).

EUROOPAN UNIONIN VIRALLINEN LEHTI / EUVL

EU-hankinnat sekä sosiaali- ja terveyspalvelujen ja muiden erityisten palvelujen kansalliset hankin- nat ja kansalliset käyttöoikeussopimukset ilmoitetaan Euroopan unionin virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa. Täydennysosan verkkoversio on TED (Tenders Electronic Daily), joka on osoit- teessa xxxx://xxx.xxxxxx.xx .

HILMA-ILMOITUSKANAVA

Työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoista. HILMA on osoitteessa xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

KANSALLISEN KYNNYSARVON YLITTÄVÄ HANKINTA / KANSALLINEN HANKINTA

Hankinta, jonka ennakoitu arvo on vähintään hankintalaissa ilmoitetun kansallisen kynnysarvon suu- ruinen, mutta alhaisempi kuin mahdollinen EU-kynnysarvo. Hankinta, josta julkaistaan ilmoitus HILMA-ilmoituskanavassa. Sosiaali- ja terveyspalveluissa, muissa erityisissä palveluissa sekä käyttö- oikeussopimuksissa ilmoitus lähetetään HILMAsta julkaistavaksi Euroopan unionin virallisessa leh- dessä (EUVL).

KILPAILUTUSJÄRJESTELMÄ / SÄHKÖINEN KILPAILUTUSJÄRJESTELMÄ

Sähköinen järjestelmä, jonka avulla hankintaprosessi voidaan toteuttaa sähköisesti sekä hankintayk- sikön puolelta että tarjoajien puolelta. EU-hankinnoissa sähköisen kilpailutusjärjestelmän tai vas- taavan käyttö on ollut pakollista 18.10.2018 alkaen.

KÄYTTÖOIKEUSSOPIMUS

Käyttöoikeussopimus on joko käyttöoikeusurakka tai palveluja koskeva käyttöoikeussopimus. Käyt- töoikeusurakalla tarkoitetaan taloudellista vastiketta vastaan tehtyä kirjallista sopimusta, jolla han- kintayksikkö siirtää rakennusurakan toteuttamisen ja siihen liittyvän toiminnallisen riskin yhdelle tai usealle toimittajalle ja jossa siirtämisen vastikkeena on joko yksinomaan rakennettavan kohteen käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä. Palveluja koskevalla käyttöoikeussopimuksella tarkoitetaan taloudellista vastiketta vastaan tehtyä kirjallista sopimusta, jolla hankintayksikkö siir- tää muiden kuin käyttöoikeusurakkaa koskevien palvelujen tarjoamisen ja hallinnoimisen sekä sii- hen liittyvän toiminnallisen riskin yhdelle tai usealle toimittajalle ja jossa siirtämisen vastikkeena on joko yksinomaan palvelujen käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä.

MUIDEN ERITYISTEN PALVELUJEN HANKINTA

Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on hankintalain liitteen E kohtien 5-15 mukaista muuta erityistä palvelua. Muita erityisiä palveluja ovat esimerkiksi tietyt hotelli- ja ravintolapalvelut, tietyt oikeudelliset palvelut, tietyt tutkinta- ja turvallisuuspalvelut, tietyt postipalvelut sekä auton- renkaiden pinnoitus ja sepän palvelut.

PALVELUHANKINTA

Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on palvelua.

PIENHANKINTA

Hankinta, jonka ennakoitu arvo alittaa hankintalaissa ilmoitetun kansallisen kynnysarvon tai erityis- alojen hankintalaissa ilmoitetun EU-kynnysarvon. Hankinta, johon ei sovelleta hankintalainsäädän- töä. Hankinnassa noudatetaan hankintayksikön omaa hankintaohjetta ja julkisten hankintojen ylei- siä periaatteita.

RAKENNUSURAKKAHANKINTA

Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on rakennusurakkaa.

SIDOSYKSIKKÖ / IN HOUSE -YHTEISÖ

Yksikkö, jolta hankinta voidaan tehdä ilman kilpailutusta. Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksi- köstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä (esimerkiksi osakeyhtiö). Edellytyksenä on lisäksi, että hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa yksikköön samalla tavoin kuin omiin toimipaikkoihinsa ja että yksikkö toimii määräysvaltaa käyttävien hankintayksiköiden etujen mukaisesti. Hankintayksiköiden katsotaan yh- dessä käyttävän määräysvaltaa yksikköön, jos yksikön toimielimet koostuvat kaikkien hankintayksi- köiden edustajista ja hankintayksiköt voivat yhdessä käyttää ratkaisevaa päätösvaltaa yksikön stra- tegisiin tavoitteisiin ja tärkeisiin päätöksiin. Yksikössä ei saa olla muiden kuin hankintayksiköiden pääomaa. Lisäksi hankintalaissa on tarkat rajat sille, kuinka paljon yksikkö voi harjoittaa liiketoimin- nastaan muiden tahojen kuin niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on.

SOPIMUSHALLINTAJÄRJESTELMÄ / SÄHKÖINEN SOPIMUSHALLINTAJÄRJESTELMÄ

Sähköinen järjestelmä, jonka avulla hankintasopimuksia hallinnoidaan. Hankintasopimukset myös laaditaan järjestelmässä.

SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUJEN HANKINTA

Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on hankintalain liitteen E kohtien 1-4 mukaista so- siaali- ja/tai terveyspalvelua.

SOVELTUVUUSVAATIMUKSET

Soveltuvuusvaatimukset ovat vaatimuksia, jotka liittyvät tarjoajan yleiseen kelpoisuuteen, eli niistä käytetään myös nimitystä kelpoisuusvaatimukset. Soveltuvuusvaatimuksia ovat esimerkiksi tilaaja- vastuulain mukaiset vaatimukset, taloudellinen tilanne, vastuuvakuutus ja referenssit. Soveltuvuus- vaatimuksia ei saa sekoittaa valinta- ja vertailuperusteisiin.

SUORAHANKINTA / SUORAHANKINTARAJA

Hankinta, joka tehdään ilman kilpailutusta. EU- ja kansallisissa hankinnoissa edellytykset suorahan- kinnalle ovat hankintalainsäädännössä ja edellytyksiä tulkitaan tiukasti. Pienhankinnoissa edellytyk- set suorahankinnalle ovat hankintayksikön omassa hankintaohjeessa. Hankintayksiköllä voi olla oma suorahankintaraja, jonka alle jäävät hankinnat voi tehdä kilpailuttamatta ilman erillisiä perusteita.

SUUNNITTELUKILPAILU

Menettely, jossa tuomaristo valitsee kilpailulla suunnitelman tai hankkeen, jonka hankintayksikkö voi hankkia. Kilpailuehdotuksia arvioidaan nimettömästi. Kilpailussa voidaan antaa palkintoja. Tyy- pillisesti arkkitehtuurikilpailu.

TAVARAHANKINTA

Hankinta, jonka ennakoidusta arvosta yli puolet on tavaraa.

VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET

Valintaperuste on se, että tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudelli- sesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edul- lisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Vertailuperusteet ovat niitä tekijöitä, joiden perusteella rat- kaistaan se, mikä on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Vertailuperusteilla tarkoitetaan hintaa ja laatutekijöitä, joita voivat olla esimerkiksi asiantuntijan osaaminen, takuuaika, toimitusaika ja huollon vasteaika. Vertailuperusteet määritellään hankinnan tavoitteiden pohjalta. Valinta- ja ver- tailuperusteet liittyvät suoraan hankinnan kohteeseen. Valinta- ja vertailuperusteita ei saa sekoittaa soveltuvuusvaatimuksiin.

Määritelmiä on lisäksi hankintalain 4 §:ssä ja erityisalojen hankintalain 4 §:ssä.

LIITE 4: Tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset

Tilaajavastuulaki on Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käy- tettäessä 1233/2006.

Tilaajavastuulaki: xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxx/0000/00000000

Tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ovat seuraavat:

1. Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkope- rintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen ar- vonlisäverovelvollisten rekisteriin

2. Kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot

3. Selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 20 b §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä

4. Todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorit- tamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty

5. Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista

6. Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä

7. Rakentamistoiminnassa lisäksi todistus siitä, että sopimuskumppani on ottanut tapaturma- vakuutuslaissa (608/1948) tarkoitetun vakuutuksen

Selvitykset saavat olla korkeintaan kolme kuukautta vanhoja. Jos sopimus on voimassa yli 12 kuu- kautta, on sopimuskumppanilta vaadittava 12 kuukauden välein selvitykset 3 ja 4.

Aloittavien yritysten osalta kannattaa huomioida se, että ne eivät välttämättä pysty toimittamaan selvityksiä siinä ajassa kuin jo toiminnassa olevat yritykset. Näin ollen aloittaville yrityksille kannat- taa antaa pidempi aika selvitysten toimittamiseen. Selvitykset tulee kuitenkin tarkistaa aina ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Muita selvityksiä kuin selvitykset 3 ja 4 ei tarvitse tarkistaa, jos on perusteltu syy luottaa sopimus- kumppanin täyttävän lakisääteiset velvoitteensa (tämä ei kuitenkaan koske rakentamistoimintaa). Perusteltu syy on lähinnä se, että sopimuskumppani on esimerkiksi valtio, kunta, kuntayhtymä tai osakeyhtiölaissa tarkoitettu julkinen osakeyhtiö, että sopimuskumppanin toiminta on vakiintunutta, tai että tilaajan ja sopimuskumppanin sopimussuhdetta voidaan pitää vakiintuneena aikaisempien sopimussuhteiden johdosta.

Jos ulkomainen sopimuskumppani lähettää Suomeen työhön työntekijöiden lähettämisestä anne- tun lain 2 §:n 2 tai 4 kohdassa tarkoitettuja lähetettyjä työntekijöitä, tilaajan on selvitettävä työnte- kijöiden sosiaaliturvan määräytyminen ennen sopimuksen mukaisen työn aloittamista. Rakentamis- toiminnassa on lisäksi velvollisuus selvittää, että kaikilla lähetetyillä työntekijöillä on voimassa ole- vat todistukset työntekijöiden sosiaaliturvan määräytymisestä ennen kuin he aloittavat työnteon.

Hämeenlinnan kaupunki Wetterhoffinkatu 2

PL 84

13101 Hämeenlinna

Puh. 03 6211

xxx.xxxxxxxxxxx.xx

Document Metadata

Table of Contents

HANKINTA- JA SOPIMUSOHJE

Document Metadata