LIITE 5 - ERITYISET SÄÄNNÖT

LIITE 5 - ERITYISET SÄÄNNÖT

1. AVUSTUKSEN ENIMMÄISMÄÄRÄ (– 5.2 ARTIKLA)

1.1 Avustuksen lisääminen varojen uudelleenjaon vuoksi

Ei sovelleta.

1.2. Avustuksen vähentäminen toteutettujen liikkuvuustoimintojen vähäisen määrän vuoksi

Ei sovelleta.

1.3. Avustuksen korottaminen osallisuustuen ja poikkeuksellisten kulujen vuoksi

Ei sovelleta.

2. TALOUSARVION JOUSTAVUUS (– 5.5 ARTIKLA)

5 artiklan 5 kohdan osalta varojen siirtäminen kululuokkaan Organisointituki ei ole sallittua muutosta pyytämättä.

5 artiklan 5 kohdan osalta on tarpeen tehdä muutos, jos Poikkeuksellisten kulujen ja Osallistujien osallistamistuen kululuokista siirretyt määrärahat ylittävät 15 prosenttia kunkin luokan kokonaismäärärahoista.

3. KOLMANSILLE OSAPUOLILLE MYÖNNETTÄVÄN TALOUDELLISEN TUEN VASTAANOTTAJAT (– 9.4. ARTIKLA)

Jos hankkeen toteutuksen aikana edunsaajan on tuettava osallistujia, edunsaajan on annettava tällaista tukea liitteessä 1, liitteessä 2 ja liitteessä 3 esitettyjen ehtojen mukaisesti.

Edunsaajan on joko

a) maksettava matkatuki ja yksilötuki kokonaisuudessaan hanketoimintaan osallistujille soveltaen liitteessä 3 määritettyjä yksikkökorvaustasoja

tai

b) tarjottava tuki edellä mainittujen kululuokkien osalta hanketoimintaan osallistujille tarvittavien tavaroiden ja palvelujen tarjoamisen muodossa. Tällaisessa tapauksessa edunsaajan on varmistettava, että näiden tavaroiden ja palvelujen tarjoaminen täyttää tarvittavat laatu- ja turvallisuusstandardit.

Edunsaaja voi yhdistää edellisessä kohdassa esitetyt kaksi vaihtoehtoa edellyttäen, että varmistetaan kaikkien osallistujien oikeudenmukainen ja tasapuolinen kohtelu. Tällaisessa tapauksessa kutakin vaihtoehtoa koskevia edellytyksiä on sovellettava niiden kululuokkien osalta, joihin kyseistä vaihtoehtoa sovelletaan.

4. OSALLISUUSTUKI OSALLISTUJILLE

Niiden osallistujien osalta, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia, edunsaaja varmistaa mahdollisuuksien mukaan, että osallisuustuesta myönnetään ennakkorahoitusta, jotta voidaan helpottaa osallistumista toimintaan.

5. TIETOSUOJA (– 15 ARTIKLA)

5.1 Raportointi tietosuojasäännösten noudattamisesta

Edunsaajat raportoivat loppuraportissa toimenpiteistä, jotka on toteutettu sen varmistamiseksi, että niiden tietojenkäsittelytoimissa noudatetaan asetusta (EU) 2018/1725, sen 15 artiklassa vahvistettujen velvoitteiden mukaisesti vähintään seuraavien aiheiden osalta: käsittelyn turvallisuus, käsittelyn luottamuksellisuus, rekisterinpitäjän avustaminen, tietojen säilyttäminen, osallistuminen auditointeihin, kuten tarkastuksiin, henkilötietoja koskevan selosteen laatiminen kaikista rekisterinpitäjän lukuun suoritettavista käsittelytoimista.

5.2 Tiedottaminen osallistujille heidän henkilötietojensa käsittelystä

Edunsaajien on annettava osallistujille asiaankuuluva tietosuojaseloste heidän henkilötietojensa käsittelystä ennen näiden tietojen koodaamista sähköisiin järjestelmiin Erasmus+ - liikkuvuustoimintojen hallinnointia varten.

6. TEOLLIS- JA TEKIJÄNOIKEUDET – TAUSTA-AINEISTO JA TULOKSET – KÄYTTÖOIKEUDET (– 16 ARTIKLA)

6.1 Tausta-aineistoluettelo

Jos teollis- ja tekijänoikeudet (kolmannen osapuolen oikeudet mukaan luettuina) ovat olemassa jo ennen sopimuksen tekemistä, edunsaajien on laadittava luettelo, jossa eritellään kaikki olemassa olevat teollis- ja tekijänoikeudet ja niiden omistusoikeudet.

Koordinaattorin on – ennen toimen aloittamista – toimitettava tämä luettelo avustuksen myöntävälle viranomaiselle.

6.2 Opetusmateriaalit

Jos edunsaajat tuottavat hankkeen soveltamisalaan kuuluvaa opetusmateriaalia, tämä materiaali on asetettava saataville internetin välityksellä veloituksetta ja avointen lisenssien mukaisesti1. Edunsaajien on varmistettava, että käytetty verkkosivuston osoite on voimassa ja ajantasainen. Jos verkkosivuston isännöintiä ei jatketa, edunsaajien on poistettava verkkosivusto organisaatioiden rekisteröintijärjestelmästä, jotta vältetään riski siitä, että muu osapuoli ottaa verkko-osoitteen haltuunsa ja sen käyttäjät ohjataan muille verkkosivustoille.

1 Avoimen lisenssin kautta teoksen omistaja sallii resurssin käytön muille. Kullakin resurssilla on lisenssi. Avoimia lisenssejä on erilaisia sen mukaan, miten laaja se on tai miten sitä rajoitetaan, ja edunsaaja voi itse valita, mitä lisenssiä sen tuotoksiin sovelletaan. Kullakin tuotetulla resurssilla on oltava avoin lisenssi. Avoin lisenssi ei merkitse teollis- ja tekijänoikeuksien siirtoa.

7. VIESTINTÄ, LEVITYS JA NÄKYVYYS (– 17.4 ARTIKLA)

Edunsaajien on ilmoitettava kaikissa viestintä- ja mainosaineistoissaan, myös verkkosivustollaan ja sosiaalisessa mediassa, vastaanottaneensa tukea Erasmus+ -ohjelman puitteissa.

Visuaalista ilmettä koskevat ohjeet edunsaajille ja muille kolmansille osapuolille ovat saatavilla osoitteessa

xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxx- raising-eu-visibility_fi

7.1 Erasmus+ -hanketietokanta

Jos hanke on tuottanut tuloksia, jotka voidaan jakaa, edunsaaja asettaa ne Erasmus+ - hanketietokantaan saataville (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxx)

8. TOIMEN TOTEUTUSTA KOSKEVAT ERITYISET SÄÄNNÖT (– 18 ARTIKLA)

8.1 EU:n rajoittavat toimenpiteet

Edunsaajien on varmistettava, ettei EU:n avustus hyödytä sellaisia liitännäiskumppaneita, alihankkijoita tai taloudellista tukea saavia kolmansia osapuolia, joihin sovelletaan Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 29 artiklan tai Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 215 artiklan nojalla hyväksyttyjä rajoittavia toimenpiteitä.

8.2 Pakolliset tiedotustilaisuudet ja koulutus

Edunsaajan on osallistuttava kansallisen toimiston pakollisiksi määrittelemiin tiedotus- ja koulutustilaisuuksiin.

9. RAPORTOINTI (– 21 ARTIKLA)

9.1 Erasmus+ -raportointi- ja hallinnointiväline

Koordinaattorin on hyödynnettävä Euroopan komission tarjoamaa verkkopohjaista raportointi- ja hallinnointivälinettä kaikkeen hankkeessa toteutettuun toimintaan (myös toimintaan, jota ei tuettu suoraan EU:n varoista myönnetyllä avustuksella) liittyvän tiedon kirjaamiseen sekä väliraportin ja edistymiskertomusten (jos ne ovat saatavilla Erasmus+ -raportointi- ja hallinnointivälineessä ja 21 artiklan 2 kohdassa esitetyissä tapauksissa) ja loppuraportin laatimiseen ja toimittamiseen. Edunsaaja ei saa ulkoistaa raportointitehtävää eikä antaa raportointi- ja hallinnointivälineen käyttöoikeutta edunsaajan ulkopuolisille henkilöille.

Toiminta on kirjattava Erasmus+ -raportointi- ja hallinnointivälineeseen ennen sen alkamispäivää, ja se on tarkistettava sen jälkeen, kun se on saatu päätökseen.

9.2 Väliraportti ja edistymiskertomus

Väliraportit ja edistymiskertomukset sisältävät teknisen osan.

Teknisessä osassa esitetään yleiskatsaus toimen toteuttamisesta. Se on laadittava käyttäen kansallisen toimiston mahdollisesti toimittamaa mallia.

Allekirjoittamalla teknisen raportin edunsaajat vahvistavat, että toimitetut tiedot ovat täydellisiä, luotettavia ja totuudenmukaisia.

Väliraportissa on annettava teknisen osan lisäksi kustannusselvitys.

9.3 Loppuraportti

Loppuraportissa on esitettävä seuraavat tiedot:

1. Seuraavista kululuokista käytetyt yksikkökorvaukset:

- Organisointituki

- Yksilötuki

- Matkatuki

- Osallisuustuki organisaatioille

2. Todelliset kustannukset kululuokissa:

- Poikkeukselliset kustannukset

- Osallisuustuki osallistujille

Kansallinen toimisto voi loppuraportin tarkastuksen yhteydessä pyytää tositteita mistä tahansa kustannuksista, jotka edunsaaja ilmoittaa loppuraportissaan.

9.4 Loppuraportin arviointi

Edunsaajan on toimitettava loppuraportti hankkeen päättymispäivän jälkeen. Edunsaaja voi toimittaa loppuraportin ennen hankkeen päättymispäivää, jos suunniteltu toiminta on saatu päätökseen ja jos ohjelmaoppaassa asetettua vähimmäiskestoa noudatetaan.

Loppuraportti arvioidaan yhdessä osallistujaraporttien sekä muiden tässä avustussopimuksessa edellytettyjen ja Xxxxxxxx -laatustandardien mukaisten hankeasiakirjojen kanssa. Arvioinnin tulos on pistemäärä, joka on enintään 100 pistettä. Yhteisiä arviointikriteerejä käytetään mitattaessa, missä määrin hanke toteutettiin hyväksytyn avustushakemuksen ja Erasmus+ - laatustandardien mukaisesti.

10. MAKSETTAVA MÄÄRÄ (– 22 ARTIKLAN 3 KOHTA)

Jos selvityksessä ei esitetä muita ennakkomaksuja, edunsaaja voi kuitenkin pyytää sitä pyytämättä avustussopimuksen muuttamista. Pyyntö on perusteltava asianmukaisesti, ja siihen on liitettävä väliraportti. Pyyntö voi olla enintään [80] prosenttia teknisen selvityksen 4.2 kohdassa määritellystä avustuksen enimmäismäärästä, ja se voidaan esittää vasta kun vähintään 70 prosenttia edellisistä ennakkomaksuista on suoritettu.

Edunsaajan on varmistettava, että hanketoiminta, jolle avustus myönnettiin, on avustuskelpoista Erasmus+ -ohjelmaoppaassa ja tässä sopimuksessa vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.

Kansallisen toimiston on katsottava, että toiminta, joka ei ole Erasmus+ -ohjelmaoppaassa vahvistettujen sääntöjen mukaista, sellaisina kuin säännöt ovat täydennettyinä tässä liitteessä vahvistetuilla säännöillä, ei ole tukikelpoista.

Tätä toimintaa vastaavat avustusmäärät peritään kokonaisuudessaan takaisin. Perintä kattaa kaikki kululuokat, joihin kelpoisuusehdot täyttämättömälle toiminnalle myönnettiin avustusta.

11. TARKASTUKSET, ARVIOINNIT, AUDITOINNIT JA TUTKIMUKSET (– 25 ARTIKLA)

Koordinaattorin tai asianomaisten edunsaajien on 21 ja 25 artiklan soveltamiseksi toimitettava kansalliselle toimistolle liitteessä 2 määritettyjen tositteiden fyysiset tai sähköiset kopiot, ellei kansallinen toimisto vaadi toimittamaan alkuperäisiä tositteita. Kansallisen toimiston on palautettava alkuperäiset tositteet edunsaajalle käytyään ne läpi. Jos edunsaajalla ei ole laillisia valtuuksia lähettää alkuperäisiä tositteita, niiden sijasta lähetetään tositteiden kopio.

Hankkeelle voidaan tehdä asiakirjatarkastus, paikalla tehtävä tarkastus ja järjestelmätarkastus. Tässä yhteydessä kansallinen toimisto voi pyytää edunsaajaa toimittamaan muita kuin liitteessä 2 lueteltuja lisätositteita tai näyttöä, joita tavallisesti tarvitaan kyseistä tarkastustyyppiä varten.

11.1 Asiakirjatarkastus

Asiakirjatarkastus on tositteiden perusteellinen tarkastus, joka suoritetaan kansallisen toimiston tiloissa joko loppuraporttivaiheessa tai sen jälkeen. Edunsaajan on pyydettäessä toimitettava kansalliselle toimistolle tositteet kaikista kululuokista.

11.2 Paikalla tehtävät tarkastukset

Kansallinen toimisto tekee tarkastukset paikalla edunsaajan tiloissa tai muissa hankkeen toteuttamisen kannalta olennaisissa tiloissa. Paikalla tehtävien tarkastusten aikana edunsaajan on annettava kansallisen toimiston tarkasteltavaksi alkuperäiset tositteet kaikista kululuokista ja annettava kansalliselle toimistolle pääsy hankkeen kustannuksia koskeviin kirjauksiin edunsaajan kirjanpidossa.

Paikalla tehtävät tarkastukset voidaan toteuttaa seuraavissa muodoissa:

a) Paikalla tehtävä tarkastus hankkeen toteutuksen aikana: tämä tarkastus tehdään hankkeen toteutuksen aikana, jotta kansallinen toimisto voi varmentaa suoraan hankkeen kaiken toiminnan ja osallistujien todenmukaisuuden ja avustuskelpoisuuden;

b) Paikalla tehtävä tarkastus hankkeen päättymisen jälkeen: tämä tarkastus tehdään hankkeen päättymisen jälkeen ja yleensä loppuraportin varmennuksen jälkeen.

11.3 Järjestelmätarkastus

Ei sovelleta.

12. AVUSTUKSEN VÄHENTÄMINEN (– 28 ARTIKLA)

Kansallinen toimisto voi todeta, että hanke on toteutettu puutteellisesti, osittaisesti tai viivästyneesti, edunsaajan toimittaman loppuraportin tai minkä tahansa muun asiaankuuluvan lähteen perusteella, mukaan lukien osallistujaraportit, seurantakäynnit, akkreditointiraportit, asiakirjatarkastukset tai kansallisen toimiston paikalla tekemät tarkastukset.

Liitteessä 5 olevassa 9 artiklan 4 kohdassa esitetyn loppuraportin pisteytysmenettelyn mukaisesti kansallinen toimisto voi vähentää organisointituen lopullista avustusmäärää seuraavasti:

- 10 prosenttia, jos loppuraportti saa vähintään 50 mutta alle 60 pistettä

- 25 prosenttia, jos loppuraportti saa vähintään 40 mutta alle 50 pistettä

- 50 prosenttia, jos loppuraportti saa vähintään 25 mutta alle 40 pistettä

- 75 prosenttia, jos loppuraportti saa alle 25 pistettä.

Lisäksi kansallinen toimisto voi vähentää organisointituen tai hankehallinnointikustannusten ja/tai kurssimaksujen lopullista määrää enintään 100 prosenttia, jos loppuraportin arviointi tai muu edellä mainittu lähde osoittaa, että Erasmus+ -laatuvaatimuksia tai ohjelmaoppaassa määriteltyjä laadullisia vaatimuksia ei ole noudatettu. Sovelletun vähennyksen on oltava oikeassa suhteessa havaittujen ongelmien vakavuuteen ja vaikutukseen.

13. SOPIMUSPUOLTEN VÄLINEN VIESTINTÄ (– 36 ARTIKLA)

Avustuksen myöntävälle viranomaiselle osoitetut paperille laaditut viralliset ilmoitukset on lähetettävä kansallisen toimiston osoitteeseen johdanto-osan mukaisesti.

Edunsaajille osoitetut, paperille laaditut muodolliset ilmoitukset on lähetettävä näiden viralliseen osoitteeseen johdanto-osan mukaisesti.

14. AKKREDITOINTIEN SEURANTA JA ARVIOINTI

Ei sovelleta.

15. KIELIVALMENNUS VERKOSSA (ONLINE LANGUAGE SUPPORT, OLS)

Ei sovelleta.

16. OSALLISTUJIEN SUOJELU JA TURVALLISUUS

Edunsaaja ottaa käyttöön tehokkaat menettelyt ja järjestelyt hankkeen osallistujien turvallisuudesta ja suojelusta huolehtimiseksi.

Edunsaajan on varmistettava, että vakuutusturva kattaa liikkuvuustoimintaan osallistuvat osallistujat.

Ennen alaikäisten osallistumista hankkeeseen edunsaajan on varmistettava alaikäisten suojelua ja turvallisuutta koskevien sovellettavien säännösten noudattaminen kaikilta osin siten kuin lähettävän ja vastaanottavan maan sovellettavassa lainsäädännössä määritellään, mukaan luettuna muun muassa seuraavat: vanhempien tai huoltajan suostumus, vakuutusjärjestelyt, ikärajat.

17. YOUTHPASS-TODISTUS

Edunsaajan on ilmoitettava hankkeen osallistujille näiden oikeudesta saada Youthpass-todistus.

Edunsaaja tukee hankkeessa mukana olevia osallistujia näiden hankkimien epävirallisen oppimisen kokemusten arvioinnissa, ja edunsaaja on velvollinen antamaan kullekin sitä pyytävälle osallistujalle Youthpass-todistuksen toiminnan päättyessä.

18. KAIKKI KANSALLISEN LAINSÄÄDÄNNÖN EDELLYTTÄMÄT MAHDOLLISET LISÄMÄÄRÄYKSET

Ei sovelleta.