Rekisterin/palvelun nimi: Kiinteistöjen ylläpidon tietojärjestelmän (KOKI) rekisterit, toimitilojen vuokrasopimukset

Rekisterin/palvelun nimi: Kiinteistöjen ylläpidon tietojärjestelmän (KOKI) rekisterit, toimitilojen vuokrasopimukset

Tiedonanto laadittu (pvm): 1.10.2020 päivitys 25.5.2022

1. Rekisterinpitäjä	Joensuun kaupunki, Joensuun Tilakeskus Muuntamontie 6 80100 Joensuu
2. Rekisterinpitäjä edustaja(t)	Xxxxxx Xxxxxxxx, tilapäällikkö Muuntamontie 6 Joensuu Puhelinnumero 050 576 0253 xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
3. Tietosuojavastaava	Joensuun kaupungin tietosuojavastaava xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus	Tietojärjestelmään merkitään ne tiedot, joita kaupunki tarvitsee hoitaessaan vuokrasopimusasioita. Tietojen käyttöalueet ovat vuokrasopimuksien ylläpito sekä vuokrien laskutus.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste	- rekisteröidyn antama suostumus - sopimus - rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus - rekisteröidyn/toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaaminen - yleinen etu/rekisterinpitäjän julkinen valta - rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut
6. Rekisterin tietosisältö	Koki- kiinteistönpitojärjestelmä jakautuu osajärjestelmiin ja tietosisältöihin: - kiinteistönhallinta-, kannattavuuslaskenta-, pääomakustannuslaskentajärjestelmä sekä vuokrasopimusjärjestelmä Tietosisältö: - henkilön/yrityksen nimi- ja osoitetiedot - henkilötunnus/ly-tunnus - puhelinnumero, mahd. sähköpostiosoite - vuokrasopimuksen tiedot Rekisterin avulla suoritetaan ne tehtävät, jotka kuuluvat vuokranantajalle liikehuoneistojen huoneenvuokralain mukaan (vuokralaskutus, perintä, vuokrasopimusten ylläpito). Järjestelmään merkitään vain tehtävien kannalta tarpeelliset tiedot.
7. Säännönmukaiset tietolähteet	Rekisteriin päivitetään vuokralaiselta suostumuksensa mukaan tarvittavat tiedot vuokrasopimusta ja vuokrauspäätöstä laadittaessa. Tiedot päivitetään muutoksien tapahduttua.
8. Käsittelyssä käytettävät ylläpitojärjestelmät	A. Sähköiset tietojärjestelmät: - KOKI-järjestelmä B. Manuaalinen aineisto: - KOKI-ohjelmasta tulostetut paperiset ja allekirjoitetut sopimukset liitteineen

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet	A. Sähköiseen järjestelmään talletetut tiedot: Järjestelmän tietokanta ja ohjelmistot ovat Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy:n ylläpitämällä palvelimella. Rekisterinpitäjä myöntää käyttäjille oikeudet pääsyyn palvelimen ohjelmiin ja tietokantoihin. Vuokrasopimukset- ja kiinteistönhallinta-osajärjestelmät sisältävät vuokrasopimusten osapuolitiedot (vuokralaisen nimi, osoite, henkilötunnus tai ly-tunnus sekä mahdollisesti myös puhelinnumero, sähköpostiosoite). Näihin tietoihin pääsy on vain määritellyillä henkilöillä. Rekisterien käyttö edellyttää ohjelmakohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. B. Manuaalinen aineisto : Vuokrasopimusten paperikopiot (allekirjoitetut versiot) säilytetään kiinteistösihteerin lukittavassa työhuoneessa lukollisessa kaapissa. Toimitilassa on myös kulunvalvonta ja vartiointi.
10. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22)	Automatisoituja päätöksiä ei tehdä.
11. Tietojen säännönmukaiset luovutukset	Vuokralaiset saavat vuokrasopimuksen tiedot vuokralaiselle annettavasta allekirjoitetusta vuokrasopimuksesta. Vuokralaisen tiedot siirretään reskontrajärjestelmään vuokranmaksun seurantaa varten. Vuokrauspäätös tarvittavine vuokralaisen tietoineen siirretään yleisesti nähtäväksi Joensuun kaupungin tietoverkossa.
12. Tietojen siirto EU:n tai ETA- alueen ulkopuolelle	Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
13. Henkilötietojen säilytysaika	Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikojen määräysten ja suositusten mukaisesti. - voimassaoloaika / 5 vuotta
14. Rekisteröidyn oikeudet	Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen/rekisterinpitäjältä toiselle. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuu- tetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä

koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.