SOPIMUSHALLINNOINNIN KULMAKIVET
Opinnäytetyö (AMK) Liiketalouden koulutusohjelma Juridiikka
2015
Xxxx Xxxxxx
SOPIMUSHALLINNOINNIN KULMAKIVET
TURUN AMMATTIKORKEAKOULU
Liiketalouden koulutusohjelma | Juridiikka 2015 | Sivumäärä: 38+2
Ohjaaja: Xxxxx Xxxxxx
Xxxx Xxxxxx
SOPIMUSHALLINNOINNIN KULMAKIVET
Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, miten yritykset voivat hoitaa sopimushallinnointinsa tehokkaasti. Yritysten liiketoiminta voi nykyään rakentua pitkälti yrityksen solmimien sopimusten ympärille. Mitä enemmän yritystoiminta perustuu erilaisten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen, sitä enemmän kasvaa myös sopimusten hallinnoinnin tärkeys. Työssä käydään läpi sopimusten perusteita, mitä etuja hyvällä sopimushallinnoinnilla voidaan saavuttaa ja mitä riskejä huonoon sopimustenhallintaan liittyy. Työn tavoitteena on toimia apuna yrityksille, jotka ovat aikeissa parantaa omaa sopimusten hallinnointiaan.
Opinnäytetyössä perehdytään sopimusten hallinnoinnin yleistilaan suomalaisissa ja kansainvä- lisissä yrityksissä. Opinnäytetyössä on myös haastattelulla kerätyn aineiston pohjalta tutkittu, miten sopimustenhallinta on järjestetty ruotsalaislähtöisen teollisuusyritys Boliden AB:n, Harja- vallan toimiyksikössä.
Opinnäytetyössä tutkitaan mitä yritysten olisi hyvä huomioida omaa sopimustenhallintaa järjes- täessään. Työ perehtyy sopimushallinnoinnin merkitykseen yrityksille ja miten sopimusten hal- linnointi sekä riskienhallinta ovat kytkeytyneet toisiinsa. Työssä selvitetään millaisia riskejä yritys voi kohdata, jos sopimusten sisällöstä ei ole tarkkaa tietoa. On mahdollista, että sopimuksen tuomia etuja ei osata hyödyntää, tai niissä piileviä riskejä osata ennustaa. Opinnäytetyön selvi- tetään, mitkä ovat hyvän sopimushallinnoinnin osatekijöitä, ja miten ne ovat saavutettavissa.
Luettuaan opinnäytetyön voidaan ymmärtää mitä toimiva sopimustenhallinta pitää sisällään, mitkä ovat yleisimpiä sopimustenhallinnassa ilmeneviä puutteita ja niistä mahdollisesti koituvia seurauksia, sekä miten yritys voi kehittää omaa sopimustenhallintaansa.
ASIASANAT:
Sopimusten hallinta, sopimustenhallintajärjestelmä, sopimusten sähköinen hallinta, riskien hallinta, sopimusten elinkaaren hallinta
TURKU UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES
Degree Programme in Business | Jurisprudence 2015 | Total number of pages: 38+2
Instructor: Xxxxx Xxxxxx
Xxxx Xxxxxx
CORNERSTONES OF CONTRACT MANAGEMENT
The objective of this thesis is to find out how companies can handle their contract management in an efficient way. Nowadays companies’ business activities may be built around their contracts to a large extent. The more companies are built around contracts, the more important becomes managing the contracts. This paper goes through the basis of contracts, which benefits can be achieved with proper contract management and which risks are involved in contract management. This thesis aims to help companies that are eager to improve their contract management.
The thesis takes a look at how Finnish and international companies usually handle their contract management. A special emphasis has been laid on the Swedish industrial company Boliden AB’s branch in Harjavalta. Their contract management has been studied with an interview.
This thesis examines what companies should take into account in their contract management systems. It analyses the importance of contract management and how contract management is linked with risk management. It finds out what kind of risks companies may face if they are not aware of their contracts’ contents. It is possible that companies may not be able to fully utilize their contracts or detect all the risks they presume. This paper finds out how proper contract management is conducted and is possible to achieve.
After reading this thesis one is able to understand what good contract management is made of, what the most commonly lacking parts of contract management are and what this negligence can cost. This thesis also helps companies to evolve their contract management.
KEYWORDS:
Contract management, contract management system, electrical contract management, risk management, contract lifecycle management
SISÄLTÖ
6
8
2.1 Sopimustenhallinta suomalaisissa yrityksissä tällä hetkellä 10
2.2 Sopimustenhallinnan merkitys yritykselle 11
2.3 Tärkeä osa riskienhallintaa 14
2.3.1 Henkilöstöstä koituvat riskit 15
2.3.2 Päällekkäiset sopimukset 16
3 KOHTI JÄRJESTETTYÄ SOPIMUSTENHALLINTAA
18
3.1 Mistä lähteä liikkeelle 18
3.1.1 Sopimuspolitiikan määrittäminen 18
3.1.2 Tarpeiden kartoitus ja sopimusstrategian luominen 19
3.1.3 Sopimussuunnittelu ja ennakoiva sopiminen 20
3.1.4 Sopimusten ja asiakirjojen kokoaminen yhteen 21
3.1.5 Sopimusten arkistointi 21
3.1.6 Henkilöstön kouluttaminen 22
3.2 Kuka vastaa sopimustenhallinnoinnista 23
4 SÄHKÖINEN SOPIMUSTENHALLINTAJÄRJESTELMÄ
25
4.1 Toimivan järjestelmän vaatimukset 27
5 SOPIMUSTENHALLINTA BOLIDEN HARJAVALLASSA
31
5.2 Sopimustenhallinnointi ja sopimuspankki Boliden Harjavallassa 31
35
37
LIITTEET | |
Liite 1. Haastattelukysymykset | |
KUVAT | |
Kuva 2 Sopimustenhallinnan vaiheet yrityksissä (Jones & Xxxxxxxxxxx 2011, 4.) | |
KUVIOT | |
Kuvio 2 Sopimusvastuiden jakautuminen yrityksissä (Sopima Oy 2011) |
1 JOHDANTO
Yritykset tekevät keskenään useita sopimuksia ja suuremmissa yrityksissä so- pimuksia saattaa olla tehtynä jopa useita tuhansia. Kun sopimuksia on määrälli- sesti paljon ja ne ovat hajanaisesti ympäri yritystä ilman yhtenäistä tietokantaa, on vaarana, ettei niitä hyödynnetä täysin. Voi olla, ettei sopimuksen tuomia etu- ja osata hyödyntää tai niissä piileviä riskejä osata ennustaa ja välttää, sillä so- pimus hukkuu paperimereen. Taloudelliselta merkitykseltään suuremmista so- pimuksista voi koitua yritykselle huomattavia kustannuksia, mikäli esimerkiksi sopimus ehtii päättyä ennen kuin uutta sopimusta on ehditty solmia. Jos sopi- mukset vietäisiin yhtenäiseen arkistoon tai esimerkiksi sähköiseen sopimustie- tokantaan, voitaisiin näiltä vaaroilta välttyä huomattavasti tehokkaammin ja ai- kaa säästävämmin.
Vaikka sopimustenhallinnointi on tärkeä osa yrityksen operatiivista toimintaa, on se tänä päivänä useassa yrityksessä huonosti hoidettua. Työssä esitellään so- pimusten hallinnoinnin tasoa suomalaisissa yrityksissä. Opinnäytetyön tavoit- teena on selvittää, mitkä ovat hyvän sopimushallinnoinnin osatekijöitä ja miten ne ovat saavutettavissa. Työssä käydään läpi sopimustenhallinnoinnin merkitys- tä yritykselle sekä miten sopimusten hallinnointi ja riskienhallinta ovat kytköksis- sä toisiinsa. Työstä selviää millaisia riskejä yritys voi kohdata, jos sopimusten sisällöstä ja olinpaikasta ei ole tarkkaa tietoa.
Opinnäytetyö selvittää, mitä yrityksen tulisi ottaa huomioon sopimustenhallin- taansa järjestäessään ja mistä olisi hyvä lähteä liikkeelle. Työssä pohditaan so- pimuspolitiikan ja -strategian määrittämisen lisäksi myös henkilöstön jatkuvan kouluttamisen ja sovittujen ohjeiden noudattamiseen sitouttamisen merkitystä. Työ selventää myös sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän käsitettä ja ker- too mitä kyseisen järjestelmän tulisi sisältää ollakseen toimiva ja ehyt koko- naisuus.
Opinnäytetyön lopussa esimerkkiyrityksenä käytetään Boliden AB:n Harjavallan toimiyksikköä, josta saatu aineisto on kerätty haastattelun avulla. Harjavallan
toimiyksikkö on hyvin perehtynyt sopimusten hallinnointiin ja sillä on ollut useita vuosia käytössään niin sanottu sopimuspankki. Yrityksen merkityksellisimmät sopimukset koostuvat pitkäaikaisista kumppanuussopimuksista, joiden solmimi- sessa ja hallinnassa yrityksellä on käytössä kehittyneitä toimintatapoja. Kysei- sen yrityksen valitsin työhöni, sillä sen käyttämä sopimuspankki on toimiva ko- konaisuus ja osoittaa, ettei sopimustenhallinta ole niin vaikeaa tai aikaavievää kuin useat luulevat.
2 SOPIMUSTENHALLINTA
Voidaan sanoa, että liiketoiminta rakentuu pääasiassa sopimuksille ja ne ovat osa yritysten aineetonta pääomaa. Sopimusten ollessa merkittävä osa yritysten liiketoiminnan kokonaisuutta ja aineettoman pääoman merkityksen kasvamisen myötä, kasvaa myös sopimusten hallinnoinnin tärkeys. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 338.)
Sopimustenhallinta on aihealueena hyvin laaja, aivan kuten siitä käytettävien nimitystenkin määrä. Sopimushallinta, sopimustenhallinta, sopimushallinnointi, sopimusten hallinnointi ja niin edelleen, kaikki edeltävät ilmaisut voidaan ym- märtää tarkoittamaan samaa. Sopimustenhallinta kattaa koko sopimusten elin- kaaren alkaen neuvottelu- ja laadintavaiheesta sopimuksen solmimiseen ja jat- kuen aina sopimuksen seurantaan ja arkistointiin sen päätyttyä. Suppeimmil- laan sopimustenhallinnan voi ymmärtää koskevan vain sopimusarkistointia tai - dokumenttien ylläpitoa vaikka se todellisuudessa on paljon enemmän, kuten alla olevasta kuvasta käy ilmi. Kuvassa 1 esitellään sopimusten elinkaarta.
Kuva 1. Sopimusten elinkaari (Sopima 2015)
Sopimustenhallinnointiin sisältyy myös sopimusten tarkoituksen ja hyödyn (=velvoitteiden) hallinta, sopimuksiin tehtävien mahdollisten muutosten seuranta sopimuskauden aikana, sopimuksista kerättävä dokumentaatio sekä asiakirjo- jen fyysinen ja sähköinen, keskitetty arkistointi. Tärkeää on, että sopimustenhal- linnointi vastaa nykypäivää ja kaikki sopimuksiin tehdyt muutokset on dokumen- toitu ja helposti löydettävissä. (Lapin Yliopisto 2015.)
Lyhyesti sopimustenhallinta voidaan määritellä tarkoittamaan kaiken sopimuk- siin liittyvät toiminnan kokonaisvaltaista järjestämistä sekä sen hallitsemista ja johtamista yrityskohtaisella tasolla. Yleensä sopimustoiminnan järjestäminen voidaan lukea pääosin kuuluvaksi yrityksen sisäiseen toimintapolitiikkaan, sillä sopimustenhallintaa käyttöönotettaessa vaaditaan aina yrityksen johdon päätös asiasta sekä useimmiten taloudellista panostusta. Sopimushallinnan tärkeys kasvaa, mitä enemmän pitkäkestoisempia sopimuksia yrityksellä on. Yrityksen on syytä kiinnittää huomiota esimerkiksi sopimusriskien tunnistamiseen ja nii-
den käsittelyyn sekä sopimuksista saatavan hyödyn maksimoimiseen. Nämä ovat kaksi asiaa, joita jokaisen yrityksen tulisi havitella myös kustannustehok- kaista syistä. Sopimustenhallinnan osa-alueisiin voidaan lukea kuuluviksi enna- koiva oikeus, tarjouskilpailu, sopimusneuvottelut, sopimuksellinen riskienhallin- ta, olosuhteiden muutokset sekä vaihtoehtoinen riidanratkaisu. (Tieva, 2009 s.1- 3/112-114.)
2.1 Sopimustenhallinta suomalaisissa yrityksissä tällä hetkellä
Vasta viime vuosina yritykset ovat alkaneet ymmärtää sähköisen sopimusten- hallinnan tärkeyttä. Syynä tähän ovat yritysten kansainvälistyminen ja asiakas- kunnan maailmanlaajuistuminen sekä sopimusten määrän kasvu. Nykyään yri- tykset ulkoistavat toimiaan yhä enemmän, minkä seurauksena sopimussuhteen seuraaminen on ainoa keino hallita aikaisemmin yrityksen sisällä hoidettuja asi- oita. Tämä on myös auttanut yrityksiä ymmärtämään tietojärjestelmien merkittä- vyyden liiketoimintoja sekä hallintoa ajatellen. (Lapin Yliopisto 2015.) Sopiman vuonna 2011 toteuttaman sopimusbarometrin mukaan yritykset ovat ymmärtä- neet sopimustenhallinnan tärkeyden, mutta suurin osa yrityksistä silti arkistoi sopimuksensa paperisina. Vain reilulla viidellä prosentilla on käytössään varsi- nainen tietojärjestelmä, kuten kuviossa 1 on esitetty. (Sopima Oy 2011, 7.)
Osaistoittain/toimipisteittäin hoidetaan paikallisesti ja tavat vaihtelevat
5,5 %
4,0 %
Osaistoittain/toimipisteittäin hoidetaan paikallisesti yhtenäisellä tavalla
17,3 %
21,9 %
8,5 %
Keskitetysti, paperiarkistossa
42,8 %
Keskitetysti, sähköinen arkisto (skannatut sopimukset)
Tietojärjestelmässä
Muu tapa
Kuvio 1 Sopimusten säilytystavat (Sopima Oy 2011)
Sopimustenhallinnan puutteellisuus ei ole vain suomalaisten yritysten huolenai- he. Krappe ja Kallayil (2003, 7) toteuttivat haastattelun, johon osallistui yli sata yritystä Amerikasta ja Euroopasta. Haastatteluin kerätty tieto oli varsin huoles- tuttavaa ja osoitti monia puutteita yritysten sopimusten hallinnoinnissa. Esimer- kiksi 81 prosenttia yrityksistä myönsivät, että pelkästään kaikkien sopimusten löytäminen tuotti vaikeuksia. 54 prosenttia yrityksistä taas koki vaikeana etsiä tiettyjä ehtoja ja sopimuslausekkeita käyttämättä huomattavasti aikaa sopimus- ten läpikäyntiin. Puolet yrityksistä ei kyennyt analysoimaan tai etsimään sopi- muksia toimittajan, asiakkaan tai tuotteen perusteella. Yrityksistä 75 prosenttia kertoivat sopimusriskien olevan suuri huolenaihe ja yli 50 prosentilla yrityksistä ei ollut luotettavaa systeemiä, joka hälyttäisi avainhenkilöitä toimimaan riskien uhatessa.
2.2 Sopimustenhallinnan merkitys yritykselle
Sopimustenhallinta voidaan lukea niin operatiivisena kuin strategisenakin osana yrityksen toimintaa. Vaikka sopimushallinta yleensä määritellään operatiiviseksi
toiminnaksi, on se pitkällä tähtäimellä arvioituna ja hyvin hoidettuna myös osa strategista eli tulevaisuuden huomioon ottavaa toimintaa, joka auttaa yritystä pärjäämään markkinoilla kilpailijoitaan paremmin. (Tieva 2009, s. 2/113)
Sopimustenhallinnalla voidaan sanoa olevan neljä päätavoitetta:
1. Kulujen vähentäminen
• Automaattiset muistutukset sekä helpompi ehtojen seuranta aut- tavat vähentämään tarpeettomista sopimuksista aiheutuvia kuluja
• Valmiit sopimuspohjat ja malliasiakirjat tehostavat ja helpottavat sopimusten laadintaa
2. Yhtenäisten normien ja ohjeiden luominen
• Sopimusprosessia koskevat yhtenäiset ohjeet takaavat sopimus- ten yhtenäisen linjan
• Keskitetty sopimusvarasto, johon kaikki sopimukset sekä niitä koskevat asiakirjat ja ohjeet kerätään, helpottaa tiedon löytymi- sessä
• Vastuuhenkilöiden nimittäminen auttaa määrittämään, kenen teh- tävänä on huolehtia sopimuksista
3. Läpinäkyvyys
• Kaikkien sopimusasiakirjojen ollessa yhdessä paikassa, on ne kaikkien löydettävissä
• Sopimuksiin liittyvä historia on niin ikään löydettävissä
4. Riskien minimoiminen
• Sopimusten valvonta ja sopimuskumppaneiden arviointi vähentä- vät riskien mahdollisuutta
• Riskien tiedostaminen ennen sopimusten sitomista vähentää ris- kien esiintymistä
(Bearing Point 2010, 12.)
Sopimushallinnan järjestämisestä on hyötyä koko yritykselle aina yrityksen joh- dosta IT- henkilöstöön ja järjestelmän käyttäjiin. Sopimustenhallintajärjestelmä mahdollistaa sopimuskumppaneiden kesken käytyjen keskusteluiden tallenta-
misen ja niihin liittyvien asiakirjojen helpon löydettävyyden. Kyseinen toiminta auttaa yrityksiä yhteistyön ylläpitämisessä ja kehittämisessä sekä perehtymi- sessä liikekumppaneiden liiketoimintaan. On esimerkiksi mahdollista luoda tie- tyn yrityksen kanssa käytettyjä, valmiita sopimuspohjia, jotka ovat helposti kaik- kien löydettävissä. Valmiit sopimuspohjat ja yhtenäinen linja sopimuksia tehtä- essä vähentävät epäselvien sopimusten syntyä huomattavasti ja nopeuttavat uusien sopimusten tekoa. (Hemmo 2009, 636–638.)
Monissa yrityksissä sopimusprosessi hoidetaan edelleen paperisesti ja tehotto- masti. Sopimuksen teko neuvotteluista sen solmimiseen voi kestää päiviä tai jopa viikkoja ja allekirjoitetut sopimukset jäävät valvomattomina paperiarkistoi- hin ympäri yrityksen eri osastoja. Kun ottaa huomioon, että 80 % yritysten väli- sestä vuorovaikutuksesta on sopimusten varassa, voisi luulla yritysjohdon ha- luavan sopimusprosessin olevan läpinäkyvää ja hyvin kontrolloitua. Kuitenkin, sopimusprosessin automatisoiminen teknologian avulla on yksi viimeisimmistä liiketoiminnan kannalta tärkeistä toiminnoista, joita useat yritykset hankkivat. (XxxxxxxxXxxxxxxxxx.xxxx 2014)
Yrityksissä, joissa sopimuksia on paljon, voivat sopimukset linkittyä tai ketjuutua toisiinsa. Tämä tarkoittaa, että toisen sopimuksen (esimerkiksi hankintasopi- muksen) elinkaaren päättyessä, voi toisen sopimuksen (esimerkiksi ylläpitoso- pimus) elinkaari alkaa. Tehdessä uutta sopimusta käynnissä olevaan hankkee- seen, on otettava huomioon kaikki samaan hankkeeseen aiemmin tehdyt sopi- mukset ja niiden on sovittava yhteen. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 66.) Jos sopi- mukset ovat ympäriinsä yrityksen eri osastoilla, on suurena vaarana, että sopi- mukset eivät ole sovussa keskenään. Tämän vuoksi olisi tärkeää, että sopimuk- set on kerätty yhteen paikkaan, jonne esimerkiksi kaikilla hankkeeseen osallis- tuvilla henkilöillä olisi pääsyoikeus. Sieltä olisi helpompi seurata sekä valvoa sopimusten toteutumista ja mahdollisia tarpeita uusien sopimusten tekemiselle, sekä asetettujen tavoitteiden toteutumista. Myös yritysten kansainvälistyminen vaikuttaa siihen, että henkilöstöllä tulisi olla pääsy sopimuksiin sekä niitä koske- viin asiakirjoihin ajasta ja paikasta riippumatta. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 282– 283.)
Automaattisten hälytysten myötä sopimusten seuranta helpottuu, jolloin esimer- kiksi keskeiset päivämäärät, kuten maksujen eräpäivät tai sopimusten päätty- minen, eivät mene ohi sopimuksen vastuuhenkilöltä. Järjestelmien tuottamien raporttien avulla yrityksen eri osastot ja toimialueet pystyvät seuraamaan muun muassa milloin tulisi aloittaa tiettyjen sopimusten kilpailuttaminen tai jatkoneu- vottelut. (Lapin Yliopisto 2015.)
2.3 Tärkeä osa riskienhallintaa
Sopimusten teko koostuu monesta vaiheesta. Alussa käydään sopimusneuvot- teluja ja asioista saatetaan sopia väljästi. Sopimusosapuolten yhteiset toiminta- tavat kehittyvät vähitellen ajan kuluessa, jolloin olosuhteetkin usein muuttuvat. Sopimussuhteelle luonteenomainen piirre on sen muuttuvuus ja usein sopimus- toiminta nähdään jatkuvan muutoksen prosessina. Varsinkin pitkäaikaiset yh- teistyösopimukset muuttuvat ajan kuluessa ja yhteistyötä koskevia sopimuksia saatetaan tehdä useita koko yhteistyöajanjakson aikana. Tähän on syynä esi- merkiksi se, ettei yhteystyösopimuksia tehdessä välttämättä ole tarkkaa tietoa siitä, miten yhteistyö tullaan toteuttamaan ja ajatus siitä selkiytyy vasta ajan ku- luessa. Lisäksi yksittäiset sopimukset voivat olla osa suurempaa sopimuskoko- naisuutta. Vaikka riskinotto on osa liiketoimintaa, tulisi riskien olla tiedostettuja ja mahdollisen taloudellisen menetyksen kannalta vähäisiä. Myös mahdollisten erimielisyyksien varalta on tärkeää, että yritys hallinnoi tätä suurempaa sopi- muskokonaisuutta jollakin tavoin. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 282–283.)
Kun puhutaan sopimusriskien hallinnasta, edellytetään tehokasta sopimuspro- sessiin liittyvien riski- ja häiriötekijöiden tunnistamista ja ennakointia. Puhutta- essa taas laadukkaasta ja yrityksen strategiaa tukevasta sopimusriskien hallin- nasta, edellytetään toimivaa sopimusprosessia, selkeää sopimustenhallintajär- jestelmää sekä yrityksen sisäistä seurantaa. Ilman edellä mainittuja ei voida saavuttaa sopimuksia, jotka toimivat yrityksen voimavarana ja jotka palvelevat yrityksen strategiaa. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 345.) Hyvin hoidetulla sopimus- tenhallinnalla voidaan estää sopimuskumppaneiden väliset väärinkäsitykset
sekä edistää yhteistyötä ja yritysten välistä kommunikaatiota (Hemmo 2009, 636). Lisäksi nykypäivän globaaleilla markkinoilla hyvä maine, ja sen ylläpito on erittäin tärkeää yritykselle. Hyvää mainetta ylläpidetään olemalla vastuullinen ja hyvin hallinnoitu yritys, sekä pitämällä annetut lupaukset. Annetut lupaukset sisältyvät usein sopimuksiin, jonka vuoksi niitä tulee hallinnoida hyvin. Seuraa- vat riskit voivat olla seurausta huonosti hoidetusta sopimusten hallinnasta:
• Sopimuksista puuttuu olennaisia sopimusehtoja
• Sopimusten ja niihin liittyvien asiakirjojen häviäminen
• Sopimuksiin liittyvien aikamääreiden ja sitoumuksien tietojen puuttumi- nen
• Asiakkaiden vääränlainen laskutus
• Ostetuista palveluista liikaa maksaminen
• Ajan tehoton käyttö ja heikko tuottavuuden
• Ulkoisten tapahtumien kontrolloimaton vaikutus yritykseen
• Kilpailukyvyn heikkeneminen
• Asiakasuskollisuuden vaarantuminen
• Avaintiedon häviäminen yrityksestä henkilön vaihtuvuuden seurauksena (PricewaterhouseCoopers LLP 2003, 5)
Sopimustenhallinnalla helpotetaan sopimusten seurantaa niin niiden voimassa- oloaikana, kuin voimassaolon päättymisen jälkeenkin eli koko sopimusprosessin aikana. Aina sopimuksia ei välttämättä noudateta täsmällisesti ja pienet horju- vuudet yksityiskohtien noudattamisessa ovat yleisiä. Riitatilanteissa voi kuiten- kin tulla erimielisyyksiä siitä, onko sopimus saanut alkuperäisestä muodostaan poikkeavan sisällön osapuolten käyttäytymisen perusteella. Helpointa tietenkin olisi noudattaa sopimusta yksityiskohtaisesti, mutta tämä ei aina ole mahdollis- ta. Myös sopimusasiakirjat ja sopimusehdot auttavat riitatilanteissa määrittele- mään kenellä on vastuu. (Hemmo 2009, 637–640.)
2.3.1 Henkilöstöstä koituvat riskit
Sekä sopimuksissa että yrityksen henkilöstön toiminnassa, koskien yrityksen sopimuksia, piilee riskejä. Jos riskienhallinta on systemaattista ja kontrolloitua toimintaa, vähentää se riskien uhkakuvia ja lisää mahdollisuuksia. Usein riskejä pelätään, mikä on ymmärrettävää, sillä riskeistä voi seurata suurtakin taloudel-
lista epävarmuutta tai menetystä. Yleensä sopimuksen juridiset ja taloudelliset riskit kulkevat käsi kädessä, eivätkä ne esiinny ilman toisiaan. Riskeihin voidaan kuitenkin varautua ja ne voidaan ottaa hallintaan. Sopimusriskit ja niiden hallin- ta, kuten muu riskienhallintakin ovat osa yrityksen hyvää hallintotapaa. Yhdessä ne muodostavat epävarmuuden yrityksen toiminnalle niin positiivisessa kuin negatiivisessakin merkityksessä. Näin niistä saadaan uhan sijasta mahdollisuus toteutettaessa yrityksen strategiaa. Jotta riskit hallitaan mahdollisimman tehok- kaasti, on tärkeää, että henkilöstö sitoutetaan yrityksen strategiaan, sopimusten hallintaan ja riskeihin. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 345.)
2.3.2 Päällekkäiset sopimukset
Turun Ammattikorkeakoulu muuttui osakeyhtiöksi 1.1.2014 alkaen. Yhtiöittämi- sen yhteydessä siirrettiin myös kaikki sopimukset osakeyhtiölle Due Diligence - projektin voimin. Ollessani mukana Turun Ammattikorkeakoulun Due Diligence - projektissa, törmäsimme pariin otteeseen päällekkäisiin sopimuksiin. Nämä päällekkäiset sopimukset vaativat usein paljon selvitystyötä esimerkiksi siitä, kumpi sopimus on voimassaoleva, onko sopimusosapuolilla ollut tiedossa toi- senkin sopimuksen olemassaolo ja niin edelleen. Sen lisäksi että päällekkäiset sopimukset vievät ylimääräisiä työtunteja, ne voivat luoda myös kuvan epäam- mattimaisesta sopimusten hallinnoimisesta sekä huonosta tiedonkulusta yrityk- sen sisällä.
Kun pohditaan kahden sopimuksen yhteensopivuutta, voidaan päätyä useaan vaihtoehtoon. Päätettäessä kumpi sopimuksista on voimassaoleva ja noudatet- tava, voidaan ratkaisussa ottaa huomioon: aikaisemmin ilmaistut ehdot, vii- meiseksi ilmaistut ehdot, aiemmat sopimukset jäävät huomiotta ja tehdään ko- konaan uusi sopimus tai vakioehdoissa esiintyviä eroja sovitellaan. On myös mahdollista, että osapuoli, joka ei ole reklamoinut ehdoista, tulee sidotuksi sol- mittuun sopimukseen. Jos sopimukset ja niihin liittyvät asiakirjat ovat helposti löydettävissä yhdestä tietojärjestelmästä, vähenee sopimusten yhteensopivuus-
riskin esiintyminen, sillä dokumentoiduista asiakirjoista käy ilmi kumpi sopimus on tullut ensin voimaan. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 346.)
Hajanaisessa sopimusjärjestelmässä on myös omat piiloriskinsä. Tiedostamat- taankin yritysten eri osastot saattavat käyttää sopiessaan eri sopimus- ja mak- suehtoja, maksuajat saattavat vaihdella ja yhtenäiset tiedot esimerkiksi asia- kasyritysten maksukyvystä, luottorajoista tai toimituskielloista ovat puutteellisia tai puuttuvat kokonaan. Piiloriskien taloudellisia vaikutuksia on vaikea arvioida, mutta vaikeimmissa tapauksissa taloudellisen menetyksen riski on suuri. Keski- tetyt sopimusjärjestelmät tarjoavat parannusmahdollisuuksia näihin riskeihin. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 73.)
Sähköinen sopimustenhallintajärjestelmä turvaa yritystä myös mahdollisilta luontaisilta riskeiltä, kuten tulipalolta, tulvalta ja katoamiselta. Jos tehty sopimus katoaa, voi olla mahdotonta hyödyntää sopimusta täysin tai noudattaa sopimus- velvoitteita. Noudattamatta jätetty sopimus taas voi aiheuttaa esimerkiksi sopi- musriitoja sekä sopimusrikkomuksia ja -sakkoja, joista voi seurata yritykselle suurtakin taloudellista menetystä. Usein sopimusriidat vaikuttavat myös yritys- ten yhteistyön jatkumiseen, jotka voivat olla taloudellisesti hyvinkin merkittäviä. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 351/71–72.)
3 KOHTI JÄRJESTETTYÄ SOPIMUSTENHALLINTAA
3.1.1 Sopimuspolitiikan määrittäminen
Sopimustenhallinta voidaan lukea osaksi yrityksen sopimuspolitiikkaa. Ennen sopimustenhallintajärjestelmän käyttöönottoa yrityksellä tulee olla yhtenäinen käsitys yrityksen sopimuspolitiikasta eli tavoista, joilla valmistellaan, tehdään ja hallitaan sopimuksia. Yhtenäinen linja sopimussuunnittelussa ja -prosessissa, vakioehtojen valinnassa ja vastuiden määrittelyssä varmistaa, etteivät sopimuk- set poikkea toisistaan keskeisillä tavoilla. Erilaiset ohjeet ja linjaukset voivat si- sältää tarjousten ja sopimusten allekirjoitus- ja hyväksymisoikeuksia. Yrityksen johdon tekemät linjaukset tärkeissä sopimuksiin liittyvissä asioissa helpottavat henkilöstön työtä ja ehkäisevät riskien syntymistä. Ilman johdon tekemiä pää- töksiä ja tukea, on sopimustenhallintaa mahdotonta järjestää. Vaikka yrityksellä olisi tarvittavat työkalut hyvän sopimustenhallintajärjestelmän luomiseen, ei niis- tä ole hyötyä ellei yrityksen johdolla ole visiota, joka innostaa koko yritystä ja sen henkilöstöä muutokseen. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 69, 71.)
Kun yrityksen sopimuspolitiikka ja -periaatteet ovat selvillä, voi yritys helpottaa tarjous- ja sopimusvaiheen hoitamista luomalla malliasiakirjoja, tarkistuslistoja sekä tekstipohjia. Näiden avulla yrityksen näkökulmasta tärkeät asiat tulevat asianmukaisesti hoidettua. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 69, 71.) Erilaisia toiminta- periaatteita ja menettelyohjeita voidaan pitää yrityksen sisäisinä sopimuksina ja pelisääntöinä, joiden avulla yritys pääsee asettamiinsa tavoitteisiin ja joita jokai- nen yrityksessä työskentelevä sitoutuu noudattamaan sekä toiminnallaan edis- tämään. (Xxxxxxxx 2003, kirjassa Haapio & Xxxxxxxx 2014, s.356)
Sopimustenhallintaa kehitettäessä, kiinnitetään huomiota usein viiteen osa- alueeseen:
1. Sopimusperiaatteet ja – politiikka
• yhteinen näkemys ja yhteiset standardit toiminnan ja sopimusten suuntaviivoista
2. Prosessit ja osaaminen
• prosessien vastuuhenkilöiden ja eri prosessiroolien määrittäminen ja osaamisen varmistaminen sekä seuranta
3. Sopimukset ja muut asiakirjat
• erilaisen sopimusten, asiakirjamallien, lomakkeiden ja tarkistuslistojen kartoittaminen ja luominen
4. Perinteiset ja sähköiset arkistot ja rekisterit
• alkuperäisten asiakirjojen arkistointi, tietojen tallennus ja haku, rapor- tit, ilmoitukset
5. Sopimushallinta- ja muut järjestelmät
• järjestelmien hankinta ja käyttöönotto, liittymät muihin järjestelmiin, automatisoidut toiminnot
(Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 72.)
3.1.2 Tarpeiden kartoitus ja sopimusstrategian luominen
Jotta yritykset pystyvät selvittämään minkälainen sopimustenhallintajärjestelmä on sopiva juuri kyseiselle yritykselle, on yrityksen hyvä pohtia ja luoda oma so- pimusstrategiansa. Sopimusstrategia voidaan määritellä tarkoittamaan keinoja, joilla yritys sopimusten avulla edistää, valvoo ja ohjaa toteutettavaa yrityksen kokonaisstrategiaa. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 351.) On aiheellista todeta, että käytännössä yrityksen johto toteuttaa yrityksen kokonaisstrategiaa sopimusten avulla. Näin ollen, jos sopimustoiminnan halutaan olevan menestyksekästä ja riskeiltään vähäistä pidemmällä aikavälillä, tulee yrityksen sopimusstrategian ja kokonaisstrategian mukautua toisiinsa. (Pohjonen 2002, 110–111.)
Kiinnittämällä huomiota kolmeen ydinalueeseen, päästään alkuun sopimusstra- tegian ja sitä kautta sopimustenhallinnan suunnittelussa:
1. Vallitsevat sopimuskäytännöt: millaisista sopimuksista yrityksen sopi- muskanta koostuu, onko tiettyjä vakioehtoja joita yleisesti käytetään, ku-
ka tai ketkä ovat vastuussa sopimusten solmimisesta, miten yritys toimii muutostilanteissa?
2. Itse sitoumukset ja sopimukset: minkä muotoisia ja sisältöisiä solmitut sopimukset ovat, ovatko sopimukset kielellisesti selkeitä ja yksiselitteisiä sekä rakenteeltaan loogisia, mitä on sovittu mahdollisista häiriötilanteista, mitkä ovat yrityksen toimintatavat, sisältääkö sopimus kaikki oleelliset oi- keudet ja velvollisuudet, ovatko sopimusten ehdot keskenään sopusoin- nussa?
3. Taloudellinen tarkoituksenmukaisuus: ovatko sopimukset taloudellisesti kannattavia, saadaanko niistä voittoa, millaisia riskejä ja hyötyjä niistä voi aiheutua, miten paljon resursseja niihin kuluu? (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 352.)
Näin voidaan saada henkilöstö sitoutumaan yrityksen päätökseen sopimusten- hallintajärjestelmän hankkimisesta ja tekemään töitä sen hyväksi. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 351–352.)
3.1.3 Sopimussuunnittelu ja ennakoiva sopiminen
Sopimusten tekemisessä piilee aina omat riskinsä. Sopimuskumppani saattaa havitella vain omaa etuaan, joten mahdollisiin hyväksikäyttöyrityksiin on syytä varautua. Näin yritys pystyy varmistamaan paremmin oman etunsa. Panostami- nen ennakointiin ja joustavuuteen sopimuksia tehtäessä voivat myös auttaa vä- hentämään riitatilanteita. Sopimussuunnittelu on tärkeä osa yrityksen toiminta- tapoja ja sopimusprosessia. Suunnittelun tavoitteena on edistää sopimusten tuottamista suunnitelmallisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti mahdollisimman edullisesti. Yritysten tulisi tarkistuttaa sopimuskantansa sisältö sekä päivittää se tasaisin väliajoin. Mitä enemmän taloudellista voittoa sopimus tuo onnistues- saan yritykselle, sitä enemmän yrityksen on syytä panostaa sopimussuunnitte- luun sekä käyttää siihen aikaa ja vaivaa. Keskeinen ajatus ennakoivassa sopi- misessa on sellaisten menettelytapojen kehittäminen ja vakiinnuttaminen, jotka
tukevat tavoitteiden toteutumista kyseisissä olosuhteissa. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 282–285. Röytiö 2009, 5.)
3.1.4 Sopimusten ja asiakirjojen kokoaminen yhteen
Useimmilla yrityksillä sopimuksia tehdään usealla osastolla, eivätkä osastot usein ole tietoisia toisten osastojen tekemistä sopimuksista. Sopimustenhallinta- järjestelmää käyttöönotettaessa on kuitenkin ensiarvoisen tärkeää, että kaikki sopimukset ja niihin liittyvä dokumentaatio olisivat löydettävissä ja ne pystyttäi- siin kokoamaan yhteen. Tämä dokumentaatio sisältää niin varsinaiset sopimus- asiakirjat kuin sopimuksen teon aikana käydyt keskustelut sekä kirjeenvaihdon ja mahdollisesti neuvottelujen alussa tehdyt tarjoukset sekä aie-, puite- ja kumppanuussopimukset. Dokumentointi on tärkeää niin oikeudellisen näytön vuoksi kuin myös tiedonkulun kannalta, sillä tiettyyn sopimusprosessiin saattaa osallistua moniakin eri ihmisiä, jotka myös saattavat vaihtua prosessin aikana. Lisäksi sopimusten kokoaminen yhteen auttaa yritystä kartoittamaan sopimus- tensa kokonaismäärän. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 73, 282–285.)
Jos yritys päättää luoda paperisen arkiston, riittää että kaikki paperinen doku- mentaatio kerätään yhteen. Jos yritys taas haluaa ottaa käyttöön sähköisen so- pimustenhallintajärjestelmän, tulee sopimukset skannata sähköiseen muotoon ennen järjestelmän käyttöönottoa. Sähköiseen muotoon sopimuksia viedessä yritys voi sopia myös metatiedoista, jotka jokaisesta sopimuksesta kirjataan jär- jestelmään. Näin sopimusten haku ja etsintä helpottuvat huomattavasti. Kum- paan vaihtoehtoon tahansa yritys päätyykään, on tärkeää, että sopimuksista on olemassa kirjalliset versiot ja niin sanottujen ”näkymättömien” sopimusten mää- rä pidetään minimissään. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 73.)
Sopimustenhallintaa määriteltäessä tulee yrityksen päättää sopimusten arkis- toinnista ja määrittää niiden arkistointiajat. Arkistointiaikoja päätettäessä tulee
ottaa huomioon yrityksen oma säilytystarve sekä lainsäädäntö. Lainsäädännös- sä, eri laeissa on mainittu vähimmäissäilytysaikoja. Esimerkiksi vuokrasopimuk- set tai ostoihin perustuvat sopimukset voivat olla osia tositteista, jotka kuvaavat liiketapahtumia. Kirjanpitolain mukaan näiden tositteiden säilytysaika on kuusi vuotta. (Kirjanpitolaki 10§). Usein sopimuksien sisältämää tietoa tarvitaan myös niiden päättymisen jälkeen esimerkiksi uusia sopimuksia solmittaessa, jolloin jo päättyneiden sopimusten arkistoinnista huolehtiminen on hyvin tärkeää.
3.1.6 Henkilöstön kouluttaminen
Koulutus on yksi tärkeimmistä toiminnoista sopimusten ja riskienhallinnan kan- nalta. Aina kun yrityksessä tehdään uudistuksia, jotka tulevat henkilöstön käyt- töön on tärkeää, että henkilöstö koulutetaan ymmärtämään uutta tilannetta ja sisäistämään sen tarkoitus. Vaikka yrityksessä olisi yhtenäisesti koottuja ohjeita, ei niiden merkitys välttämättä avaudu, jos henkilöstön käsitykset sopimuksista ovat vääriä tai henkilöstöllä ei sopimusten ymmärtämisen kannalta tarpeellista sopimuslukutaitoa. Malliasiakirjoista, tekstipohjista eikä tarkistuslistoista ole apua, ellei henkilöstö ole koulutettu ja perehdytetty ymmärtämään niitä. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 71, 73, 351–352.)
Kun sopimustenhallintajärjestelmästä ja sen käytöstä luodaan yhtenäiset ohjeet ja henkilöstö saa tarpeellisen koulutuksen niitä koskien, on huomattavasti var- mempaa, että järjestelmän käyttö luonnistuu ja henkilöstön luomat riskitekijät vähentyvät. Säännöllinen seuranta sekä koulutuksen ylläpito, esimerkiksi pala- verit, auttavat havaitsemaan mahdollisia puutteita henkilöstön toiminnassa ja näin niihin pystytään puuttumaan ajoissa. Sopimusten kuitenkin tulisi olla työvä- lineinä helppokäyttöisiä ja henkilöstön ymmärrettävissä. (Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 71, 73, 351–352.)
3.2 Kuka vastaa sopimustenhallinnoinnista
Jotta sopimustenhallinta olisi mahdollisimman kustannustehokasta ja sen riskit mahdollisimman vähäisiä, on toiminnan oltava ohjattua ja selvästi valtuutettua. Sopimuksia yhteen paikkaan kerättäessä on tärkeää, että henkilöstöllä on tie- dossa kenen tai keiden vastuulla sopimusten tekeminen ja arkistointi ovat. Yri- tyksen olisi hyvä nimetä vastuuhenkilö tai -henkilöt, joiden vastuulla ja tehtävä- nä on varmistaa ajantasaisten tekstipohjien, ehtojen ja viittausten saatavuus niin paperi- kuin sähköisessäkin muodossa. Riippumatta siitä, onko vastuu teh- tävästä yhdellä ihmisellä tai esimerkiksi osastolla, on tärkeää, että henkilöstö on saanut tarpeellisen koulutuksen ja ohjeistuksen sopimuksentekokäytännöistä. Sopimuksentekokäytännöt sisältävät muun muassa vakiintuneet käytänteet so- pimusehtojen laadinnassa, mitä tietoja asiakkaalle sopimuksentekotilanteessa annetaan tai jätetään antamatta sekä poikkeamismahdollisuudet kaikissa edellä mainituissa tilanteissa. Lisäksi on tärkeää, että sopimuksia tekevät henkilöt tie- tävät mitä asioita tehtävien sopimusten tulee sisältää ja mitä asioita niissä ei sallita yrityksen linjauksen mukaisesti. Vastuuhenkilöiden tulee kyetä ohjeista- maan sekä muita että pitämään oma koulutustasonsa ajantasaisena. (Hemmo 2009, 638. Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 74–75.)
Koulutetun henkilöstön tulisi tietää tarkoin määritelty toimivaltansa, joka voi olla rajattu esimerkiksi sopimustyypeittäin tai sopimusten rahamääräisen arvon pe- rusteella. Yritys voi päättää, että usealla eri osastolla on omat vastuualueensa, joista tulee pitää kiinni. Seuranta onkin tärkeä osa luotujen toimivaltojen työn edistämistä, jottei sopimuksentekokäytännöistä poikkeamiseen suhtauduta vä- linpitämättömästi. (Hemmo 2009, 638. Xxxxxx & Xxxxxxxx 2014, 75.) Kuviossa 2 näkyy miten Sopima Oy:n vuonna 2011 toteuttaman sopimusbarometrin perus- teella sopimusvastuut yrityksissä jakautuvat.
14,3 %
32,3 %
Talousjohto
Liiketoimintajohto
4,0 %
49,4 %
Lakiosasto
Vaihtelee tilanteen ja tarpeen mukaan
Kuvio 2 Sopimusvastuiden jakautuminen yrityksissä (Sopima Oy 2011)
Yrityksen on myös otettava huomioon henkilöstön vaihtuvuus sekä eläkkeelle jäänti ja pitää huoli sopimustiedon ja -vastuiden siirtämisestä edelleen. Sopi- musbarometrin mukaan 63,1 prosenttia yrityksistä ei tiennyt miten vastuiden siirrossa toimitaan tai koko prosessia ei ollut määritelty. Näissä tilanteissa sopi- musriskien todennäköisyys voi kasvaa huomattavasti ja yritykselle voi koitua suuriakin taloudellisia menetyksiä. Jos vastuiden siirtoa ei ole määritelty, on avainhenkilön vaihtuessa hänen koulutukseensa käytetyt resurssit valuneet hukkaan. Xxxxxx nimeääkin tämän yhdeksi huolestuttavimmista sopimusbaro- metrin tuloksista.
4 SÄHKÖINEN SOPIMUSTENHALLINTAJÄRJESTELMÄ
Sopimustenhallintajärjestelmän tarkoituksena on koota kaikki oleellinen ja so- pimuksen kannalta tärkeä tieto yhteen, keskitettyyn paikkaan, josta se on saa- tavilla käyttöoikeuden omaavalle hakijalle tätä päivää vastaavana. Näitä tietoja ovat muun muassa sopimukset osapuolet, minkä tyyppisestä sopimuksesta on kyse (esimerkiksi vuokrasopimus), milloin sopimus on tullut voimaan ja milloin se päättyy sekä mikä on sopimuksen luonne. Myös muut sopimukseen liittyvät asiakirjat on hyvä viedä sopimustenhallintajärjestelmään, josta ne on tarpeen tullen helppo löytää. Sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän avulla yritys pystyy hallitsemaan koko sopimuksen ja siihen liittyvien asiakirjojen elinkaarta alusta loppuun. (Lapin Yliopisto 2015.)
Tehokas sopimusten hallinta yleensä vaatii hallintajärjestelmän, mutta silti useil- la yrityksillä ei sitä käytössään ole. Pohdittaessa miksi järjestelmiä ei ole, vaikka yritykset saattavatkin tiedostaa järjestelmän tarpeen, löytyy siihen useita syitä. Yksi selitys tälle tietenkin on, ettei koko ongelmaa tai puutetta havaita yritysta- solla. Lisäksi järjestelmien hinta, käyttöönottokynnys, työntekijöiden lyhytnäköi- syys ja väärät mielikuvat järjestelmistä selittävät yritysten alhaista tasoa järjes- telmien hankinnassa. (Anttila 2001, 5)
Pitkälle kehitetyt sopimustenhallintajärjestelmät tuottavat myös informatiivisia raportteja ja lähettävät hälytyksiä, kun esimerkiksi sopimus on päättymässä. Sopimustenhallintajärjestelmää valittaessa tuleekin yrityksen pohtia, mitä omi- naisuuksia järjestelmän olisi hyvä sisältää, jotta se olisi toimiva ja sopiva juuri kyseiselle yritykselle. (Lapin Yliopisto 2015.) Yrityksen tulee selvittää muun mu- assa minkä tyyppisistä sopimuksista yrityksen sopimuskanta koostuu, ovatko ne pitkäaikaisia vai onko suurin osa sopimuksista esimerkiksi tilauksia. Yrityksellä tulisi olla tiedossaan myös sopimusten suurpiirteinen kokonaismäärä. Sähköi- seen sopimustenhallintajärjestelmään siirtyminen voi viedä yritykseltä pitkänkin aikaa ja tapahtua vaiheittain. Tällöin järjestelmää kehitetään sen mukaan kun siinä havaitaan puutteita ja aukkoja. Kuvassa 2 esitetään sopimustenhallinnan eri vaiheita.
Kuva 2 Sopimustenhallinnan vaiheet yrityksissä (Jones & Xxxxxxxxxxx 2011, 4.)
PricewaterhouseCoopersin julkaisussa (2003) on lueteltu kymmenen kysymys- tä, joiden on tarkoitus auttaa yritystä selvittämään, onko yrityksellä tarve hank- kia sopimustenhallintaprosessia tukeva sopimustenhallintajärjestelmä. Mikäli yritys ei kykene vastaamaan johonkin alla olevaan kysymyksen, kehottaa julkai- su hankkimaan sopimustenhallintajärjestelmän:
1. Tiedättekö kuinka monta sopimusta yrityksellänne on?
2. Onko joku vastuussa sopimustenhallintaprosessista yrityksessänne?
3. Tiedättekö kuinka moni sopimuksistanne on aiheuttanut ylimääräisiä kus- tannuksia tai altistanut teidät lailliseen vastuuseen, ja mikä on näiden mahdollisten vastuiden kokonaissumma?
4. Neuvotellaanko kaikki sopimuksenne uudelleen ennen niiden automaat- tista uusintaa? Xxxxxxxx varmoja, että maksatte vain lisensseistä ja yllä- pidosta, jotka ovat teille tarpeellisia?
5. Xxxxxxxx varmoja, että laskutatte kaikkia asiakkaitanne oikein?
6. Pystyttekö takaamaan, että kaikkia yrityksenne sopimusehtoja noudate- taan? Onko lakiosastollanne mahdollisuus nähdä kaikki sopimuksenne, ja onko teillä tiedossanne kaikki riskit joille altistutte?
7. Mikäli avaintyöntekijä lähtee yrityksestänne, pystyttekö takaamaan, ettei sopimustietoa häviä avainhenkilön mukana? Pysyykö kyseisessä tilan- teessa tiedon jäljitysketju koskemattomana?
8. Voitteko tutkimaan sopimuksiin liittyvää tietoa tietynlaisina kokonaisuuk- sina, esimerkiksi tietyn maan mukaan? Pystyttekö ennustamaan tietyn kuukauden sopimuksiin liittyvän, ennakoidun liikevaihdon/tuoton?
9. Tiedättekö kuinka paljon aikaa työntekijänne käyttävät sopimusten etsin- tään, sopimuksista tietävien henkilöiden kiinnisaamiseen ja sopimusten lähettelyyn eri toimipisteiden välillä? Onko tämä hyväksyttävää?
10. Onko sopimustenhallinta yrityksessänne yhtä tehokasta kuin muut pää- toimintonne, kuten laskutus?
4.1 Toimivan järjestelmän vaatimukset
Yrityksen hankkiessa sopimusten koko elinkaaren kattavaa hallintajärjestelmää, olisi siihen tärkeää sisällyttää ainakin viisi seuraavaa ominaisuutta:
1. Automaattinen sopimusten luominen
2. Turvattu sopimusneuvottelu
3. Sähköinen sopimusarkisto
4. Sopimustiedon automaattinen varmuuskopiointi
5. Automatisoitu raporttien tuottaminen ja erilaiset hälytykset auttavat nou- dattamaan sovittuja sopimusehtoja
(Open Text 2010, 16.) Automaattinen sopimusten luominen
Valmiit sopimuspohjat nopeuttavat sopimusten solmimista ja vähentävät näin sopimusprosessista koituvia kustannuksia. Sähköinen hallintajärjestelmä mah- dollistaa valmiiden sopimuspohjien tallentamisen ja helpon löydettävyyden. (Open Text 2010, 16.)
Turvattu sopimusneuvottelu
Sopimusneuvottelut ulkopuolisten sopimuskumppanien kesken käydään usein sähköpostitse, joka voi muodostaa useita ongelmia neuvottelijoille. Sähköpostin lähettäminen esimerkiksi neljälle vastaanottajalle, luo neljä kopiota sopimukses- ta. Jos vastaanottajat haluavat kommentoida sopimuksia tai tehdä muutoksia, useita versioita sopimuksesta kiertää ympäri sähköposteja ja on vaikeaa tietää mikä niistä on viimeisin. Tästä seuraa enemmän työtä sopimuksia hallinnoivalle henkilölle sekä mahdollisuus unohtaa sopimuksesta jokin tärkeä tieto. Sähköi- nen sopimustenhallintajärjestelmä mahdollistaa sopimuksen viennin sähköiseen työtilaan kaikkien sopimusosapuolten nähtäväksi ja kommentoitavaksi. Osapuo- let voivat esittää haluamansa muutokset työtilassa, jolloin sopimuksen muok- kaaminen saatujen ehdotusten perusteella on helpompaa ja turvallisempaa. Työtilassa on mahdollista sopia myös mahdollisista tapaamisista sekä kunkin osapuolen tehtävistä ja valmis sopimus on helppo lähettää johdolle hyväksyttä- väksi. (Open Text 2010, 16.)
Sähköinen sopimusarkisto
Yrityksen sopimusstrategian tulisi sisältää sähköinen, keskitetty arkisto, jonne sopimuksen ja niihin liittyvät asiakirjat voisi viedä. Paperiarkistot tai jaetut kansi- ot yritykset intranetissä eivät ole tarpeeksi tehokkaita arkaluonteisille tiedoille, kuten sopimuksille. Sopimusten sähköinen työtila ei ainoastaan auta noudatta- maan yrityksen toimintaohjeita vaan mahdollistaa myös työntekijöiden pääsyn muokkaamaan sopimuksia sekä etsimään jo arkistoituja sopimuksia. Paperises- ti arkistoitujen sopimusten etsintä voi lisätä yrityksen kuluja, kun taas sähköinen arkistointi mahdollistaa tiettyjen henkilöiden pääsyn arkistoon kuluttomasti. (Open Text 2010, 17.)
Sopimustiedon automaattinen varmuuskopiointi
Useat yritykset varmuuskopioivat sopimustiedot manuaalisesti, joka on usein sekä aikaa että kustannuksia vievää. Tästä syystä yrityksen sopimusstrategian tulisi sisältää sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän tärkeän sopimustiedon automaattinen varmuuskopiointi. (Open Text 2010, 17.)
Automatisoitu raporttien tuottaminen ja hälytykset
Sähköisten hallintajärjestelmien pääasiallinen kaupallinen hyöty on niiden mah- dollisuus tuottaa raportteja. Raportit mahdollistavat hälytysten luomisen ja ne tukevat henkilöstön toiminnan tehokkuutta. Sopimuksen ehdot vaikuttavat usein yrityksen useaan osastoon, esimerkiksi myyntipäälliköt haluavat tietää sopimus- ten tarkimmatkin yksityiskohdat, jotka vaikuttavat liiketoimintaan, kun taas ta- lousosastolle riittää tieto, että sopimuksista on saatu suunniteltu tuotto. (Open Text 2010, 17.)
Aiemmin lueteltujen ominaisuuksien lisäksi, tulisi toimivan hallintajärjestelmän sisältää sopimusten metatietojen riittävän hallinnan. Metatietojen avulla on mahdollista löytää esimerkiksi tiettyjen sopimuskumppaneiden kanssa solmitut sopimukset tai ryhmitellä sopimukset niiden päättymispäivän mukaan. Metatie- dot helpottavat ja nopeuttavat sopimusten etsintää, ryhmittelyä ja estävät tärke- än tiedon hukkumisen. Xxxxxxx sanoa, että metatiedoilla hallitaan ja ohjataan sopimuksen elinkaarta kokonaisuudessaan aina sen solmimisesta julkaisuun sekä arkistointiin ja hävittämiseen. (Xxxxxx & Xxxxxxx 2008, 25.) Yleensä meta- tiedot kirjataan järjestelmään sopimuksen synnyttyä. Uutta sopimusta järjestel- mään viedessä, voi järjestelmässä olla kaavake, jonka työntekijä joutuu täyttä- mään. Täytettäviä tietoja voivat muun muassa olla sopimuskumppani, sopimus- kausi, sopimuksen tyyppi, vastuuhenkilöt ja sopimuksen taloudellinen arvo.
Xxxxxx ja Mawjin (2002, 24) mielestä sopimustenhallinnan ohjelmistoratkaisuis- ta saatavia päähyötyjä ovat:
• Ne vähentävät yksinäisiä sopimuksia ja näin myös oikeudellisia mur- heita
• Tehostavat yrityksen toimintaa ja vähentävät manuaalisia prosesseja
- mahdollistavat henkilöstön keskittymisen muihin tärkeisiin osa- alueisiin ja heidän aikansa tehokkaan käytön
• Mahdollistavat nopeamman ja tarkemman kommunikaation eri sidos- ryhmien kanssa
• Yhdistävät taloudelliset prosessit ja järjestelmät, jotta tulevien ja läh- tevien laskujen seuraaminen on mahdollista
• Valvovat ja hallinnoivat toimintaa tehokkaammin
• Automatisoivat sopimusprosessia henkilöstön työn helpottamiseksi
• Sääntelevät sopimusmalleja ja valvovat standardisointia
• Parantavat eri lainsäädäntöjen ja sääntöjen noudattamista
• Mahdollistavat sopimusten läpinäkyvyyden ja helpon löydettävyyden
• Vähentävät tavaroiden ja palveluiden hankinnoista syntyviä kustan- nuksia (pitävät huolen oikeinlaskutuksesta ja strategisista hankinnois- ta, asianmukaisista alennuksista)
Yritysten on myös mahdollista yrittää sisäisesti rakentaa toimivaa sopimusten- hallintaratkaisua taulukkolaskentaohjelmia ja tietokantoja hyväksikäyttäen, joihin sopimustiedot talletetaan. Kyseiset ratkaisut ovat erittäin edullisia, mutta ne kui- tenkin usein sisältävät monia isoja puutteita. Ne ovat kömpelöjä käyttää, melko joustamattomia ja niillä on heikot toiminnallisuudet ja rajalliset käyttömahdolli- suudet. (PricewaterhouseCoopers LLP 2003.) Sopimusten hallinnan voi sisällyt- tää myös esimerkiksi yrityksen käyttämään toiminnanohjausjärjestelmään kuten SAPiin. Sopimusten määrän ollessa suuri, ovat toiminnanohjausjärjestelmät usein toimimattomia ja hitaita. Markkinoilla on useiden toimittajien sopimusten- hallintajärjestelmä -palveluita, jotka luodaan yrityksen tarpeisiin sopivaksi. Yri- tys kartoittaa tarpeensa joiden mukaan palvelun toimittaja luo tarpeisiin sopivan kokonaisuuden.
5 SOPIMUSTENHALLINTA BOLIDEN HARJAVALLASSA
Boliden AB on ruotsalainen metallialan yritys, jonka historia ulottuu vuoteen 1924 saakka, jolloin Pohjois-Ruotsista löydettiin Euroopan rikkain kultamalmio, Boliden. Yritys on keskittynyt kaivostuotantoon, malminetsintään, sulattotoimin- taan ja metallien uusiokäyttöön. Yritys tuottaa kuparia, sinkkiä, lyijyä, kultaa ja hopeaa. (Boliden AB 2015)
Yrityksellä on tuotannollista toimintaa Ruotsissa, Suomessa, Norjassa ja Irlan- nissa. Suomessa Bolidenillä on kolme tuotantolaitosta: kuparisulatto Harjaval- lassa, kaivos Kylylahdella sekä sinkkitehdas Kokkolassa. Kokkolassa sijaitseva sinkkitehdas on Euroopan toiseksi suurin 315 000 tonnin tuotantokapasiteetil- laan. (Boliden AB 2015)
5.2 Sopimustenhallinnointi ja sopimuspankki Boliden Harjavallassa
Toteutin teemahaastattelun, jossa haastattelin Boliden Harjavallan henkilöstö- päällikkö Xxxxx Xxxxxxxx. Vaikka haastattelukysymyksiä oli valmiiksi mietitty (Lii- te 1), eteni haastattelu keskustelun lomassa omalla painollaan.
Yrityksen tärkeimpiä sopimuksia ovat kumppanuussopimukset eri yritysten kanssa, joissa liikkuu vuosittain jopa kymmeniä miljoonia euroja. Nämä kump- panuussopimukset ovat useimmiten hyvin pitkäaikaisia sekä kummankin sopi- musosapuolen etuja edesauttavia. Kumppanuussopimukset sisältävät laajasti tarkoin määriteltyjä ehtoja ja kohtia, jotka muun muassa antavat sopimuskump- panille mahdollisuuden solmia kolmansien osapuolien kanssa sopimuksia, jotka koskettavat myös Boliden Harjavaltaa. Kolmansia osapuolia voivat olla esimer- kiksi kunnossapitoon tai ravintolatoimintaan liittyvät alihankkijat. Kumppanuus- sopimuksien solmiminen on alkanut vuonna 1999 ja lähes kaikki kumppanit ovat pysyneet muuttumattomina. Tärkeimpien sopimusten ollessa kumppanuusso-
pimuksia, perustuvat ne luottamukseen. Jos lakimiestä tarvitaan sopimusten selvittelyssä, on usein sopimuskumppaneiden välinen luottamus loppunut ja kumppanuus raukeaa.
Boliden Harjavallalla on käytössään yrityksen itse luoma, niin sanottu sopimus- pankki, johon sopimuksia on alettu sähköisesti keräämään vuonna 2003. Sopi- muspankkiin kootaan varsinaisten sopimusten lisäksi myös kaikki muut niihin liittyvät asiakirjat ja dokumentaatio. Yritys kokoaa ja tallettaa kaikki kumppa- nuussopimuksensa sopimuspankkiin, jossa ne ovat tarkoin määriteltyjen henki- löiden luettavissa. Lukuoikeus määräytyy sopimuksessa mainittujen yhteys- ja vastuuhenkilöiden mukaan. Vastuuhenkilöt ovat yleensä johtokunnan jäseniä ja yhteyshenkilöinä toimii muun muassa operointivastaavia. Operointivastaava työskentelee osastolla, jonka piiriin tietty sopimus kuuluu ja vastaa pääasialli- sesti sopimuksen alaisista tehtävistä. Sopimuksen avainhenkilöt määräytyvät sen mukaan, kenellä on paras asiantuntemus kyseisestä asiasta. Sopimuksiin liittyvien liitteiden, kuten hintatietojen lukuoikeus on laajempi, sillä ne ovat yleis- tä tietoa ja niitä päivitetään vuosittain. Sopimusten viennistä sopimuspankkiin vastaa talousjohtaja.
Kumppanuussopimusten ollessa pitkäaikaisia ja Harjavallan toimiyksikön ta- pauksessa toimivia, ei tarvetta sopimusten tarkastelulle usein tule. Silloin tällöin sopimuksista voidaan tarkistaa esimerkiksi mitä kunnossapitokumppanin tehtä- viin kuuluu ja voiko kumppani lisälaskuttaa heitä. Sopimuksiin joudutaan yleen- sä palaamaan sopimuskauden päättyessä, kun uudet sopimusneuvottelut aloi- tetaan. Sopimusneuvottelut kumppanien kanssa on yleensä pitkä prosessi ja neuvottelut aloitetaan noin vuosi ennen sopimuksen päättymistä. Tällöin tarkas- tetaan muun muassa onko sopimus ollut tarpeiden mukainen vai tuleeko siihen tehdä muutoksia.
Yrityksellä on käytössään tarkistuslistoja, joiden avulla voidaan tarkistaa sopi- muksen sisältävän kaikki tarvittava. Sopimuksia solmittaessa, ennen allekirjoi- tusta sopimus kiertää monen johtajatason henkilön kautta, jotta sopimus vastaa tarkoitustaan ja ettei siinä esiinny minkäänlaisia virheitä. Isoimmissa sopimuk- sissa toimitusjohtajalla on allekirjoitusoikeus, mutta usein päälliköt ja johtajat
joutuvat nimikirjaimin kuittaamaan jokaisen sopimuksen sivun luetuksi ja hyväk- sytyksi.
Taloudelliset vaikutukset ja riskienhallinta
Yritys on huomannut käytössään olevan sopimuspankin tuoneen mukanaan säästöjä kustannuksissa. Esimerkiksi henkilöstön vaihtuessa, on uusilla työnte- kijöillä mahdollisuus tutustua sopimuksiin ja pohtia tulisiko seuraavissa sopi- musneuvotteluissa tehdä sopimukseen muutoksia. Tämä nopeuttaa ja tehostaa sopimusneuvotteluja, jolloin kustannustehokkuus lisääntyy.
Kumppanuussopimuksilla pyritään minimoimaan kummankin sopimusosapuolen riskejä. Tähän liittyy bonus/sanktio -mekanismi, jolla pidetään huoli, ettei kumpi- kaan osapuoli hyödy sopimuksesta rahallisesti liikaa, eikä vastaavasti joudu taloudellisiin vaikeuksiin sopimuksen seurauksena. Varsinkin pienempien kumppanuusyritysten riskit ovat tämän mekanismin avulla vähäiset.
Henkilöstön koulutus
Muutama vuosi sitten yritys huomasi henkilöstön koulutuksessa puutteita. Työn- tekijöillä, jotka teettivät kumppanuussopimusten perusteella töitä, ei ollut tiedos- sa kaikkia sopimusten pääkohtia. Esimerkiksi laskuja tehneet työntekijät eivät tienneet miten laskutus tulee hoitaa. Tällöin yritys suunnitteli ja toteutti koulu- tusohjelman kumppanuussopimusten sisällöstä kaikille päälliköille ja työnjohta- jille. Koulutuksessa painotettiin varsinkin rahaliikennettä, sillä kumppanikustan- nukset ovat kymmeniä miljoonia euroja. Näin ollen on tärkeää, ettei esimerkiksi yhdelle yritykselle makseta kahdesti samasta asiasta. Yrityksen järjestämä kou- lutus ei ole vuosittaista, sillä henkilöstön vaihtuvuus ei ole suurta. Uudelle koulu- tukselle olisi kuitenkin selvä tilaus ja ehkä sellainen olisi syytä toteuttaa.
Tulevaisuuden näkymät
Yritys on pohtinut tulevaisuudessa hankkivansa varsinaisen sähköisen sopi- mustenhallintajärjestelmän, asiasta on keskusteltu jo ostopäällikönkin kanssa. Varsinaiselle järjestelmälle olisi nykyään jo tarvettakin sopimuskannan kasva- essa määrällisesti. Tällöin sopimusten hakeminen vaikeutuu huomattavasti ja
tarve tunnistetietojen lisäämiselle kasvaa. Yrityksen ollessa konsernimuotoinen, tulee mahdollinen järjestelmä luultavasti konsernin kautta. Paperisopimus on alalla kuitenkin vielä kunniassaan ja yrityksessä tehdään edelleen päivittäin pa- perisia sopimuksia.
6 YHTEENVETO
Opinnäytetyössäni selvitin sopimusten ja sopimusten hallinnan tärkeyttä yrityk- sen liiketoiminnan kannalta. Selvitin onko hyvin hallitusta ja tehokkaasta sopi- mustoiminnasta hyötyä niin taloudellisella tasolla kuin riskienhallinnassakin. Tarkastelin sopimusten sisällään pitämiä riskejä ja niiden minimoimista sopi- mushallinnan avulla. Työn tekeminen antoi vahvan käsityksen siitä kuinka suu- ressa roolissa yrityksen sopimukset ovat ja miten ne vaikuttavat yrityksen toi- mintaan. Yritysten tulisi kiinnittää enemmän huomiota sopimuksiin ja niiden solmimiseen. Koko sopimusprosessi tulisi nähdä laajemmin ja ottaa osaksi yri- tyksen kokonaisstrategiaa, sillä strategialla on suuri vaikutus yrityksen tapoihin toimia ja tehokas strateginen johtaminen vahvistaa yhteistä ajattelutapaa.
Nykyään yritykset verkostoituvat nopeasti ja niiden liiketoiminta laajenee. Tällöin myös sopimustoiminta laajenee ja uusien sopimusten kokonaismäärä kasvaa huomattavasti. Tällöin eteen tulee uusia riskejä, joihin ei ennen ole tarvinnut varautua. Työssäni tarkastelin sopimusten mukanaan tuomia ja sisältämiä riske- jä sekä kerroin miten niitä voisi vähentää ja estää. Hyvin hoidetun sopimusten hallinnan avulla sopimustoiminta on sujuvaa ja riskien esiintyminen on vähäistä.
Henkilöt, jotka työskentelevät sopimusten parissa ja solmivat niitä päivittäin, ovat suuria riskitekijöitä sopimusprosessissa. Vaikka sopimukset ja sopimuseh- dot olisi tarkoin laaditut, ajautuvat yritykset joskus riitoihin ja konflikteihin sopi- muksiin liittyvissä asioissa. Esimerkiksi sopimusosapuolten välillä saattaa esiin- tyä sopimuksiin liittyviä tulkintaeroja, jotka saattavat johtua muun muassa epä- selvistä sanamuodoista. Tämän vuoksi on tärkeää, että henkilöt, jotka ovat yri- tyksessä sopimusten kanssa tekemisissä, ovat hyvin selvillä sopimuksiin ja so- pimusten solmimiseen liittyvistä asioista. Kun työntekijät ovat saaneet riittävät koulutuksen ja heillä on omat vastuunsa ja velvollisuutensa tiedossa toiminta sujuu varmemmin eikä epäselviä tilanteita pitäisi syntyä.
Vaikka useilla yrityksillä on sopimusten hallinnointi rempallaan ja töitä toimivan sopimusten hallinnoinnin saavuttamiksi riittää, on yrityksillä vähintään jonkinlai-
nen käsitys sopimusten tärkeydestä osana yrityksen toimintaa. Suurimman eron sopimusten hallintatavoissa määrää se, onko yrityksellä käytössään jokin sopi- mustenhallintajärjestelmä vai ei. Yrityksillä joilla tuote on käytössä, sopimuksia hallinnoidaan pääasiassa sähköisesti, muussa tapauksessa niitä hallitaan pape- risena, manuaalisena käsityönä. Yritysten ottaessa käyttöön sopimustenhallin- tajärjestelmiä tai –työkaluja, joutuvat ne käymään läpi omia prosessejaan ja ke- hittämään niitä. Sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän tarkoituksena on te- hostaa yrityksen koko sopimusprosessia ja tehdä siitä riskittömämpää. Järjes- telmän automaattiset hälytykset varmistavat etteivät tärkeät päivämäärät mene ohi ja valmiit sopimuspohjat nopeuttavat sopimusten tekoa. Uskon, että tulevai- suudessa sopimustenhallintajärjestelmät yrityksissä yleistyvät sekä sopimusten kokonaisvaltainen hyödyntäminen lisääntyvät. Markkinoille tulee jatkuvasti lisää sopimustenhallintaratkaisujen palveluita tarjoavia yrityksiä ja kun kilpailu tällä alalla kasvaa, myös palveluiden hinnat laskevat.
Sopimukset ovat tärkeä osa yrityksen liiketoimintaa, kilpailukykyä sekä riskien- hallintaa. Jokaisessa näistä osa-alueista sopimuksilla on suuri rooli, sillä hyvin hoidettu sopimustenhallinta antaa yrityksestä ammattimaisen ja asiantuntevan kuvan. Sopimusten tärkeyttä liiketoiminnalle ja niiden roolia yritysten liiketoimin- nan mahdollistajina ei tule väheksyä.
LÄHTEET
Xxxxxxx, X. 2001. Dokumenttienhallinta. Helsinki: Oy Edita Ab.
Bearing Point. Contract Management 2010 – How Excellent Contract Management Can Im- prove Your Business Success. 2010. Viitattu 22.01.2015 xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xx- uk/download/0553_WP_EN_Vertragsmgt_final_web.pdf.
Contract Xxxxxxxxxx.xxxx. 2014. Contract Management in Business – Why is Contract Man- agement important? Viitattu 03.02.2015 xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx/xxxxxxxx- management/contract_management_why.
Xxxxxx, X., Lintumaa, S., Xxxxxxxx, M., af Xxxxxxxxx, X., Taivalmaa, P., Xxxxx, J. Nystén- Haarala, S., Xxxxxxxx, S., Xxxxx-Xxxxxxx, T., Xxxxx, S,. Xxxxxxxx, X. 2014. Yritysten sopimus- ja vastuuketjut. Sopimusten hallinta käytännössä. Helsinki: Tietosanoma Oy.
Xxxxx, X. 2006. Sopimusoikeuden oppikirja. 2. painos. Helsinki: Talentum.
Xxxxx, X. & Xxxxxxxxxxx, P. 2011. The Forrester Wave™: Contract Life-Cycle Management, Q2 2011. Viitattu 25.02.2015 xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxxxx-xxxx/Xxxxxxxxx-Xxxx- 2011.pdf.
Kaario, K. & Peltola, T. 2008. Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen. Porvoo: Docendo. Kirjanpitolaki 30.12.1997/1336
Xxxxxx, X. & Xxxxxxxx, X. 2003. Contract Management Is More out of Control Than You Think. Journal of Contract Management. pp. 3-8. Viitattu 22.02.2015
xxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/Xxxxxxxx/00000_Xxxxxx.xxx.
Lapin Yliopisto. 2015. Etusivu / Palvelut / Alumni / Uratarinat / Oikeustieteiden tiedekunta / Xxxx- xx Xxxxxxx. Viitattu 20.01.2015
xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/Xxxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxxx/Xxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx/Xxxxxx- Willman.
%20A%20Strategic%20Asset%20Whitepaper.pdf.
Xxxxxxxx, X (toim.). 2002. Ennakoiva sopiminen: Liiketoimien suunnittelu, toteuttaminen ja ris- kien hallinta. Helsinki: WSOY lakitieto.
Xxxxxxxx, X. 2015. Henkilöstöpäällikkö. Boliden AB Harjavalta. Haastattelu 17.02.2015.
Sopima Oy. 2011. Sopimusbarometri 2011 – Kartoitus sopimusten hoidosta ja hallinnasta suo- malaisissa organisaatiossa. Saatu Xxxxx Xxxxxxxxxxx 23.1 2015. Viitattu 25.1.2015.
Xxxxxx, X.X. & Xxxxx, X. 2002. DELIVERABLES: On-Track, On-Budget, and As-Promised. Con- tract Management. pp. 16-24. Viitattu 21.02.2015
xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/Xxxxxxxx/000X0_00_00_x00.xxx.
Haastattelukysymykset
- Ketä olette, minkälaisissa tehtävissä toimitte, kauanko olette olleet yrityksen palveluksessa?
- Montako sopimusta teillä on? Montako solmitte vuosittain?
- Minkälaisia sopimuksia teillä on eniten?
- Millä tasolla yrityksenne sopimustenhallinta on?
- Millainen käytössänne oleva sopimuspankki on?
- Kerätäänkö sopimuksista jonkinlaisia metatietoja yms.?
- Milloin olette alkaneet noudattaa kyseistä tapaa hallinnoida sopimuksia?
- Miten ja koska olette aloittaneet sopimustenne hallinnoinnin yleisesti?
- Onko se osa strategiaanne?
- Millä perusteella sopimustenhallintajärjestelmän käyttöoikeudet on määritetty?
- Kuka vastaa sopimuspankin ylläpidosta?
- Oletteko havainneet puutteita nykyisessä tavassanne hallinnoida sopimuksia?
- Miten sopimusten allekirjoitusoikeus määräytyy?
- Oletteko kouluttaneet henkilöstöä tai järjestäneet koulutuksia?
- Oletteko huomanneet sopimuspankkinne tuoneen huomattavia hyötyjä muka- naan?
- Onko siitä ollut hyötyä riskienhallinnassa? Käytännön esimerkkejä?
- Onko teillä käytössänne valmiita sopimuspohjia tai tarkastuslistoja?
- Onko käytössänne hälytysjärjestelmää joka muistuttaa sopimusten päättymi- sestä tai muista tärkeistä päivämääristä?
- Onko yrityksenne pohtinut jonkin varsinaisen järjestelmän käyttöönottoa? Mik- si/Miksi ei?
- Millaiset tulevaisuudennäkymät sopimustenhallinnallanne on? Uudistuk- sia/kehityksiä?
- Miten bonus/sanktio-mekanisminne toimii?