LUONNOS
LUONNOS
LUOTTAMUKSELLINEN
Liite 1 Hankintamenettelyn kuvaus
(versio 25.5.2021)
Sisällys
1. Avoimen sopimusjärjestelyn tarkoitus ja kohde 3
2. Avoimen sopimusjärjestelyn rakenne 3
3. Avoimen sopimusjärjestelyn perustaminen 3
3.2.Tarjousten käsittely ja hankintapäätös 5
3.4.Asiakaskohtainen palvelusopimus 6
4. Avoimen sopimusjärjestelyn avaaminen 6
4.1.Uudet palveluntarjoajat avaamisvaiheessa 7
4.2.Avoimessa sopimusjärjestelyssä mukana olevan palveluntuottajan uusi tarjous 7
4.3.Avaamisen jälkeen tehtävät toimenpiteet 8
1.Avoimen sopimusjärjestelyn tarkoitus ja kohde
Tämä hankintailmoitus koskee avointa sopimusjärjestelyä. Avoimella sopimusjärjestelyllä hankitaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jatkossa hankintalaki) 12 luvun mukaisesti tilaajan itse määrittämällä menettelyllä [xxx] palvelut
[OHJE: Kirjaa tähän kohtaan hankinnan kohteena olevat palvelut. Xxxxxxxxx kohteena olevat palvelut on kuvattava tarjouspyynnön liitteeksi tulevissa palvelunkuvauksissa. Tässä kohdassa on hyvä viitata asiakirjoihin, joissa hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu.]
Avoimella sopimusjärjestelyllä pyritään toteuttamaan joustavat ja asiakkaan tarpeet tehokkaasti huomioivat palvelut sekä parantamaan palvelun kohteena olevan sosiaalihuollon asiakkaan (jäljempänä asiakas), tämän omaisen tai edunvalvojan mahdollisuuksia vaikuttaa asiakkaan saaman palvelun laatuun ja sisältöön. Avoimen sopimusjärjestelyn tavoitteena on rakentaa palveluntuottajien ja tilaajan välille palveluiden kehittämistä tukeva yhteistoimintamalli, jolla voidaan parantaa palveluiden laatua ja sisältöä sopimuskauden aikana sekä palveluntuottajien toimintamalleja tulevissa palveluhankinnoissa.
2.Avoimen sopimusjärjestelyn rakenne
Avoin sopimusjärjestely on vaiheittainen sopimusjärjestely, joka koostuu perustamisesta ja avaamisesta/avaamisista. Perustamisvaiheessa ja avaamisvaiheen/-issa kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen tarjouskilpailuun. Ensimmäisellä hankintailmoituksella perustetaan avoin sopimusjärjestely. Perustamisvaiheen hankintamenettelyn lainvoimaisen hankintapäätöksen pohjalta tehdään hankintasopimukset valittujen palveluntuottajien kanssa ja perustetaan palveluntuottajarekisteri valituista palveluntuottajista. Perustamisvaiheen jälkeen avoin sopimusjärjestely avataan ja kustakin avaamisesta julkaistaan oma hankintailmoituksensa. Avaaminen tehdään teknisesti samalla tavoin omilla hankintailmoituksillaan, kuten avoimen sopimusjärjestelyn perustaminen.
[OHJE: Muokkaa kohtaa sen mukaan avataanko avoin sopimusjärjestely yhden kerran vai useammin sen voimassaolon aikana.]
3.Avoimen sopimusjärjestelyn perustaminen
Avoin sopimusjärjestely perustetaan julkaisemalla sosiaalipalveluita ja muita erityispalveluita koskeva hankintailmoitus ja tarjouspyyntö liitteineen HILMA-ilmoituskanavassa.
[OHJE: Mainitse tässä kappaleessa koskeeko perustettava avoin sopimusjärjestely vain uusia asiakkaita vai voiko perustettavan avoimen sopimusjärjestelyn piiriin tulla myös vanhoja asiakkaita, jotka on sijoitettu jo palveluiden piiriin.
Jo sijoitettujen asiakkaiden siirtämistä avoimen sopimusjärjestelyn hankintasopimusten alaisuuteen voi rajoittaa aiemmin solmitut hankintasopimukset, joiden piirissä vanhat asiakkaat ovat. Lisäksi tilaajan tulee huomioida soveltamisalaa harkitessaan, että palveluiden piiriin jo sijoitettujen asiakkaiden jättäminen uuden avoimen sopimusjärjestelyn ulkopuolelle ei saa johtaa epätasa-arvoiseen kohteluun uusien ja vanhojen asiakkaiden välillä.
Tilaajalla on muun muassa seuraavat vaihtoehdot: Tilaaja voi määrittää, että perustettava avoin sopimusjärjestely koskee 1) vain uusia asiakkaita, 2) uusia ja palveluiden piiriin jo sijoitettuja asiakkaita tai 3) uusia ja palveluiden piiriin jo sijoitettuja asiakkaita, mutta siten, että tilaaja ja palveluntuottaja sopivat erikseen asiakas- tai yksikkökohtaisesti sopimuskaudella, keitä vanhoja asiakkaita siirretään avoimen sopimusjärjestelyn piiriin.
Huomioi, että vastaava ehto tulee olla samansisältöisenä myös hankintasopimuksessa ja ehdot on huomioitava myös asiakaskohtaisissa palvelusopimuksissa.
Avoimessa sopimusjärjestelyssä ei ole tarpeen hyväksyä perustettavia yksiköitä, jotka perustettaisiin ja joiden toiminta alkaisi vasta sopimuskauden jo alettua. Sopimuskauden aikana mahdollisesti perustettavat yksiköt tulee sen sijaan tarjota avaamisvaiheessa sitten, kun toiminta voidaan aloittaa kyseisessä yksikössä. Tällä tavoin palveluntuottajarekisterin ylläpito on helpompaa, eikä palveluntuottajarekisterissä ole ”potentiaalisia” yksiköitä, vaan tosiasiallisesti ne yksiköt, joiden palvelut ovat jo käytettävissä.]
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.
[OHJE: Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on tilaajan kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan (esimerkiksi elinkaarikustannuksiltaan) edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Jos tilaaja käyttää kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa, tilaajan on esitettävä tätä koskevat perustelut hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä taikka hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa.
Määritä tässä, mitä kolmesta yllä mainituista kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperustetta käytetään avoimessa sopimusjärjestelyssä. Vertailuperuste on sama koko avoimen sopimusjärjestelyn keston ajan. Mikäli valitset vertailuperusteeksi parhaan hinta-laatusuhteen, avoimen sopimusjärjestelyn aikana sovellettavan hinnan ja laadun välinen painotus voidaan ilmoittaa perustamisvaiheessa esimerkiksi vaihteluvälinä, jolla painoarvojen suhde liikkua perustamis- ja avaamisvaiheissa.
Mikäli valitset vertailuperusteeksi parhaan hinta-laatusuhteen, perustamisvaiheessa voidaan ilmoittaa koko avoimen sopimusjärjestelyn aikana sovellettavat laatuvertailtavat ominaisuudet otsikkotasolla ja niitä voidaan ilmoitetuissa rajoissa tarkentaa avaamisvaiheissa.
Kussakin kilpailutuksessa tulee kuitenkin määrittää kyseisessä kilpailutuksessa sovellettavat tarkat hinnan ja laadun painoarvot sekä tarkat laatuvertailtavat tekijät niissä rajoissa, mitkä on ilmoitettu perustamisvaiheessa.
Esimerkki:
Vertailuperusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta. Perustamisvaiheessa ilmoitetaan, että avoimen sopimusjärjestelyn perustamis- ja avaamisvaiheissa kullekin palveluluokalle voidaan valita hinnan lisäksi yksi tai useampi seuraavista vertailutekijöistä, määrittää vertailutekijöiden painoarvot alla esitetyissä vaihteluväleissä ja vertailutekijöille voidaan määrittää tarkempia alatekijöitä sekä niille painoarvot tai vaihteluvälit, jotka ovat alla esitettyjen painoarvojen sisällä. Painoarvojen summa on yhteensä 100 %. Avointa sopimusjärjestelyä koskevissa kilpailutuksissa käytetään alla mainittuja tarjousten vertailutekijöitä:
Henkilökunnan osaaminen ja kokemus, 20 % - 60 %
Hinta, 30 % - 70 %
Tarjotun palveluyksikön erikoisosaaminen 10 % - 30 %]
Tarjoajien tulee jättää tarjouksensa tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan mennessä ja toimittaa tarjouksen yhteydessä tarjouksensa liitteineen.
[OHJE: Sosiaalipalveluiden tuottaminen edellyttää viranomaisen myöntämää lupaa. Tarjoajia voi pyytää liittämään yksiköiden toimiluvat tarjoukseensa tai ne voi pyytää tarkastettavaksi myöhemmin ennen hankintapäätöksen tai hankintasopimuksen tekemistä tai ennen asiakkaan sijoittamista palvelun piiriin. Jos tarjouspyynnössä on asetettu vaatimuksia esimerkiksi hoitajamitoitukselle ja tarjoaja haluaisi sopimuskaudella ottaa yksikköön nykyistä vaativampia asiakkaita, yksiköllä ei välttämättä ole vielä vaativampien asiakkaiden hoitamiseen oikeuttavaa toimilupaa tarjousten jättöhetkellä, mikäli yksikössä on hoidettu kevyempää hoitoa tarvitsevia asiakkaita.]
Tilaaja tarkastaa tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden ja vertailee tarjouspyynnön ehdot täyttävät tarjoukset. Tilaaja tekee hankintapäätöksen, jonka liitteeksi tulee tarjousten vertailusta muodostunut vertailujärjestys.
[OHJE: Määritä tässä kohdassa hyväksytäänkö kaikki tarjouspyynnön vaatimukset ja muut ehdot täyttävät palveluntuottajat avoimeen sopimusjärjestelyyn vai hyväksytäänkö palveluntuottajiksi vain tietty määrä eniten vertailupisteitä saaneista tarjoajista.
Jo hankintailmoituksen laadintavaiheessa kannattaa pohtia se, miten jaoteltuna tarjoukset pyydetään (osa-alueittain, palveluluokittain, yksiköittäin vain muutoin) ja miten tarjoukset vertaillaan keskenään. Voiko esimerkiksi yhdellä tarjouksella tarjota useampaa yksikköä tai useampaa palvelua tai palveluluokkaa, vai pitääkö kaikista tehdä omat tarjouksensa?
Kannattaa pohtia valmiiksi se tehdäänkö yksi vai useampia hankintapäätöksiä ja mikäli tehdään useita hankintapäätöksiä, miten hankintapäätökset jaotellaan (esimerkiksi osa-alueittain, palveluluokittain tms.). Tarjousten vertailu ja hankintapäätökset on helpointa muodostaa samalla jaottelulla kuin millä tarjoukset on pyydetty.]
Hankintapäätöksen saatua lainvoiman hyväksytyt palveluntuottajat ja tilaaja allekirjoittavat hankintasopimukset. Hankintasopimuksen luonnos on tarjouspyynnön liitteenä [Liite x]. Hankintasopimuksen allekirjoittaneista palveluntuottajista muodostetaan palveluntuottajarekisteri.
Hankintasopimuksen tekemisen jälkeen tilaaja tekee palveluntuottajan kanssa jokaisesta hankintasopimuksen palveluiden piiriin sijoitettavasta asiakkaasta asiakaskohtaisen palvelusopimuksen. Asiakaskohtaisen palvelusopimuksen luonnos on tarjouspyynnön liitteenä [Liite x].
4.Avoimen sopimusjärjestelyn avaaminen
Avoin sopimusjärjestely avataan määräajoin.
Avaaminen tehdään teknisesti samalla tavoin, kuin avoimen sopimusjärjestelyn perustaminen eli julkaisemalla HILMA-ilmoituskanavassa sosiaalipalveluita ja muita erityisiä palveluita koskeva hankintailmoitus.
[OHJE: Määritä tässä kohdassa miten usein avoin sopimusjärjestely avataan. Avoin sopimusjärjestely olisi hyvä avata vähintään kerran kahdessatoista (12) kuukaudessa, jotta sopimusjärjestelyyn mukaan valitut palveluntuottajat voivat avaamisen yhteydessä päivittää hintojaan.
Avaamisaikatauluun vaikuttaa tilaajan resurssit, asiakastarpeiden muuttuminen, markkinatilanne ja markkinoiden kehittyminen.
Tilaaja voi esimerkiksi määrittää, että avoimen sopimusjärjestelyn avaamisen yhteydessä Tilaajalla on oikeus lisätä tarjottavaksi uudensisältöisiä palveluluokkia tai palveluita avoimen sopimusjärjestelyn aikana toteutetun palvelun laadun kehittämistyön tulosten perusteella. Mikäli tilaaja julkaisee avaamisvaiheessa uusia tai päivitettyjä palveluita tarjoajien tarjottavaksi, on huomioitava, että kyseisiin uusiin palveluluokkiin tai palveluihin valitaan tarjoajat, kuten muihinkin palveluihin ja vain uusiin palveluihin tai palveluluokkiin valitut palveluntuottajat voivat tuottaa uusia palveluita.
Sopimuskaudella kehitettävät uudet palvelut ja palveluluokat määritellään tarjouspyynnössä (palvelukuvauksissa) ja tarjoajat tarjoavat niitä halutessaan. Asiakkaat eivät siirry automaattisesti uuden – päivitetyn – palvelun piiriin, vaan jos tulee tarve siirtää asiakas uuden palvelun piiriin, asiakkaasta tehdään uusi asiakaskohtainen palvelusopimus.]
Kun avoin sopimusjärjestely avataan, palveluntuottajarekisteriin kuulumattomat uudet tarjoajat voivat jättää tarjouksensa tullakseen hyväksytyksi avoimen sopimusjärjestelyn palveluntuottajarekisteriin.
Tarjoukset jätetään samalla tavoin kuin avoimen sopimusjärjestelyn perustamisvaiheessa. Ks. tarkemmin tarjousten jättämisestä yllä oleva kappale 3.1. Tarjouksen jättäminen.
Palveluntuottajarekisteriin jo hyväksytty palveluntuottaja voi jättää uuden tarjouksen avoimen sopimusjärjestelyn avautuessa tarjotakseen uusia yksiköitä, uusia palveluita tai uusia palveluluokkia, joita tämä ei ole perustamisen tai aiemman avaamisen yhteydessä tarjonnut. Palveluntuottajarekisteriin jo hyväksytty palveluntuottaja voi jättää uuden tarjouksen myös muuttaakseen jo aiemmin tarjottujen palveluiden hintoja.
[OHJE: Jos avoimessa sopimusjärjestelyssä mukana olevien palveluntuottajien sallitaan muuttaa hintojaan, voidaan sopimusehdoissa silti asettaa hinnankorotuksille prosentuaalinen yläraja tai voidaan määrittää, että hintoja voi muuttaa enintään jonkin indeksin pisteluvun mukaan.]
Mikäli palveluntuottaja muuttaa avaamisvaiheessa jätetyllä tarjouksellaan aiempia hintojaan tai tarjoaa uusia palveluita, aiemmin tehdyn hankintasopimuksen liitteitä päivitetään vastaavasti.
[OHJE: Tilaaja voi olla hyväksymättä palveluntuottajan uutta tarjousta, jos palveluntuottajan kanssa tehty hankintasopimus on irtisanottu tai purettu sopimusrikkomuksen takia, tarjoajaan kohdistuu jokin poissulkemisperuste, tarjoaja ei täytä soveltuvuusehtoja tai tarjous ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia (Hankintalain 114 §). Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikkö voi soveltaa 81 §:ssä säädettyjä poissulkemisperusteita ja ehdokkaiden ja tarjoajien korjaaviin toimenpiteisiin ja soveltuvuutta koskevien vaatimusten asettamiseen voidaan soveltaa, mitä 82–86 §:ssä säädetään. Mikäli hankintayksikkö soveltaa hankinnassaan 81 §:ää tai 82–86 §:iä, tästä on hyvä mainita nimenomaisesti tarjouspyynnössä.]
Avoimessa sopimusjärjestelyssä jo mukana olevalla palveluntuottajalla ei ole velvollisuutta jättää uutta tarjousta avoimen sopimusjärjestelyn avaamisen yhteydessä pysyäkseen mukana avoimessa sopimusjärjestelyssä. Mikäli palveluntuottaja ei jätä uutta tarjousta avaamisvaiheessa, palveluntuottaja jatkaa avoimessa sopimusjärjestelyssä tämän kanssa aiemmin tehdyn hankintasopimuksen ehtojen mukaisesti.
Avoimen sopimusjärjestelyn avaamisen yhteydessä tarjousten käsittely tehdään samoin kuin avoimen sopimusjärjestelyn perustamisen yhteydessä.
Avoimen sopimusjärjestelyn avaamisen jälkeen tilaaja tekee hankintapäätöksen avoimen sopimusjärjestelyn avaamiseksi järjestetystä kilpailutuksesta (uusien palveluntuottajien tarjoukset ja avoimessa sopimusjärjestelyssä jo mukana olevien palveluntuottajien uudet tarjoukset).
Avaamisesta tehtävä hankintapäätös sisältää päivitetyn vertailujärjestyksen, jossa on mukana kaikki avaamisessa tarjouksensa jättäneet tarjoajat, ja myös ne palveluntuottajarekisterissä olevat palveluntuottajat, jotka eivät ole jättäneet tarjousta avaamisvaiheessa. Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille avaamisvaiheessa tarjouksen jättäneille ja myös niille palveluntuottajarekisterissä oleville palveluntuottajille, jotka eivät ole jättäneet tarjousta avaamisvaiheessa.
[OHJE: Avaamisvaiheen hankintapäätöksen vertailujärjestyksen tulee sisältää kaikki palveluntuottajat ja avaamisen hankintapäätös on annettava tiedoksi kaikille palveluntuottajille, koska avaamisen myötä jo palveluntuottajarekisteriin merkittyjen palveluntuottajien sijoitus vertailujärjestyksessä voi muuttua.
Jos vertailuperusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta, vertailujärjestys päivitetään yhteisten hinta- ja laatupisteiden perusteella, ei vain pelkän hinnan perusteella.]
Avaamisvaiheen hankintapäätöksen saatua lainvoiman tilaaja tekee uusien palveluntuottajien kanssa hankintasopimukset ja avoimessa sopimusjärjestelyssä jo mukana olevien palveluntuottajien osalta tehdään voimassa olevien hankintasopimusten liitteisiin uusia tarjouksia vastaavat päivitykset.
Hankintapäätöksen saatua lainvoiman palveluntuottajarekisteri päivitetään vastaamaan avaamisesta tehdyn hankintapäätöksen päivitettyä vertailujärjestystä. Palveluntuottajiksi hyväksytyt uudet tarjoajat liitetään avoimen sopimusjärjestelyn palveluntuottajarekisteriin. Aiempien palveluntuottajien päivittämät aiempien palveluiden hinnat päivitetään palveluntuottajarekisteriin ja aiempien palveluntuottajien tarjoamat uudet palvelut ja yksiköt päivitetään palveluntuottajarekisteriin uuden tarjouksen perusteella.
Avaamista koskevan uuden hankintapäätöksen lainvoimaisuuteen saakka noudatetaan ennen avaamista sovellettuja ehtoja. Mikäli avointa sopimusjärjestelyä koskevan edellisen kilpailutuksen hankintapäätös ei ole lainvoimainen vielä avoimen sopimusjärjestelyn tarjouspyynnössä ilmoitettuna avaamisajankohtana, sopimusjärjestelyä ei avata ennalta suunnitellussa aikataulussa. Tällöin avoin sopimusjärjestely avataan seuraavan kerran vasta sellaisena seuraavana tarjouspyynnössä määritettynä avaamisajankohtana, jona edellisen kilpailutuksen hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Mikäli avointa sopimusjärjestelyä ei voida avata tarjouspyynnössä ilmoitetussa suunnitellussa aikataulussa aiempaan hankintapäätökseen kohdistuvan valituksen ollessa vireillä, avoimessa sopimusjärjestelyssä mukana olevien palveluntuottajien hinnanmuutoksiin sovelletaan hankintasopimuksessa määriteltyä hinnanmuutosmekanismia.
[OHJE: Hankintalain 150 §:n 1 momentin mukaan hankinnassa, jossa on noudatettava odotusaikaa tai 131 §:n 1 momentissa tarkoitettua määräaikaa, hankintayksikkö ei saa tehdä hankintasopimusta, jos asia on saatettu valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Tämän vuoksi avointa sopimusjärjestelyä ei voida avata uudelleen, mikäli edellistä avaamista koskevasta hankintapäätöksestä on vireillä valitus markkinaoikeudessa.]
1