Kontiolahden koulumajoituksen käyttöehdot

Voimassa toistaiseksi

Kontiolahden koulumajoituksen käyttöehdot

1. Yleistä

Seurat yhdistykset ja yritykset voivat vuokrata Kontiolahden kunnan hallitsemia koulutiloja tilapäismajoituskäyttöön eli koulumajoituskäyttöön suurtapahtumien yhteydessä. Koulumajoituksissa voidaan käyttää tarkoitukseen soveltuvia Kon- tiolahden kunnan perusopetuksen koulurakennuksia. Tilapäismajoitus voidaan järjestää vain niissä kiinteistöissä ja tiloissa, joissa pelastusviranomainen on sen hyväksynyt. Koulumajoitukseen käytettävissä olevat koulut ja majoituskapasi- teetti on lueteltu näiden ehtojen lopussa. Tiloista peritään sivistyslautakunnan päättämää tilakohtaista vuokraa.

Kunta ja tapahtuman järjestäjä laativat koulujen käytöstä sopimuksen. Sopimus koulumajoituksen järjestämisestä velvoittaa järjestäjää sitoutumaan tässä asia- kirjassa mainittuihin käyttöehtoihin.

Järjestäjällä ei ole oikeutta vuokrata tai luovuttaa tilaa tai sen osaa kolmannen osapuolen käyttöön.

2. Tilat

Sopimuksessa määritellään koulut ja tilat, joissa koulumajoitusta voidaan järjes- tää. Sopimuksessa mainitut tilat ovat järjestäjän käytettävissä. Kunta luovuttaa järjestäjän käyttöön kouluihin liittyvät tiedot, joiden pohjalta järjestäjä vastaa koulumajoituksen suunnittelusta ja toteutuksesta.

Järjestäjä ottaa vastaan tilat siinä kunnossa kuin ne luovutushetkellä ovat ja si- toutuu palauttamaan tilat vastaavassa kunnossa takaisin kunnalle koulumajoi- tuksen järjestämisen jälkeen.

Majoitustilat on tarkoitettu ainoastaan majoittumista varten. Majoitustilojen tar- kemmista ennakko- ja jälkitoimista määritellään myöhemmin tässä asiakirjassa. Erillisestä kahvio- ja ravintolatoiminnasta täytyy sopia kunnan kanssa erikseen. Koulujen valmistus- ja jakelukeittiöt eivät ole käytettävissä majoituksen aikana. Osa kunnan kouluista on pintamateriaalien osalta hankalia puhdistaa. Järjestäjä sitoutuu tarkistamaan koulukohtaisesti syömis- ja juomismahdollisuudet koulun yleisten tilojen osalta.

Koulujen suihku- ja pukutilat ovat käytettävissä, jolloin niistä peritään myös tila- kohtainen vuokra.

3. Laitteet ja kalusteet

Järjestäjällä on lupa käyttää vain sopimuksessa mainittuja laitteita ja kalusteita. Laitteiden käytöstä voidaan sopia myös erikseen tarpeen vaatiessa koulukohtai- sesti.

Lähtökohtaisesti niissä seinissä, joissa on koulun omia julisteita, voi järjestäjä kevyesti teipillä kiinnittää omia julisteita. Kiinnittämiseen ei saa käyttää vahvoja teippauksia, joista voisi jäädä pysyvä jälki. Julisteet ja mahdolliset teippausjäljet on poistettava välittömästi koulumajoituksen päättyessä.

4. Katselmukset

Aina ennen majoituksen alkamista jokaisen suurtapahtuman osalta majoituskou- luissa järjestetään alkukatselmus, joihin osallistuu järjestäjän sekä Kontiolahden kunnan henkilöstöä. Koulun käytön jälkeen järjestetään myös loppukatselmus.

Katselmukset sovitaan etukäteen ennen tapahtuman ja majoituksen alkamista.

Alkukatselmuksissa kierretään majoituskoulun oleellisesti majoitukseen liittyvissä tiloissa, sovitaan käytännöistä ja turvallisuuteen liittyvistä asioista (esim. kulku- reitit majoituksen aikana) sekä käydään läpi majoituskoulun mahdolliset erityis- piirteet. Loppukatselmuksissa kierretään koulumajoituksessa käytetyissä tiloissa ja käydään läpi mahdolliset vahingot ja vahinkotilanteet. Katselmuksista laadi- taan muistio.

Alku- ja loppukatselmuksiin voidaan tarvittaessa kutsua mukaan viranomaisia tai mahdollisia muita toimijoita.

5. Ennakko- ja jälkitoimet

Järjestäjän on huolehdittava kaikkien käyttämiensä tilojen siistimisestä ja ennal- listamisesta sovitulla tavalla. Kunta toimittaa järjestäjälle muistilistan, joka hel- pottaa muistettavien tehtävien suorittamista.

Luokkatilojen ennallistamisohje järjestäjälle

Ennen majoittumista

- Tilan tunnuksen luokkakoodin valokuvaaminen.

- Tilan valokuvaaminen ennen mitään järjestelyitä.

- Xxxxx xxxxxxxxx tarvittaessa henkilölle, joka vastaa tilan ennallistamisesta majoituksen päätteeksi.

- Kalusteiden siirto tilan nurkkaan tai seinustoille turvallisesti suojaan.

- Majoittumisvälineiden tuominen tilaan.

- Majoittuminen voi alkaa.

Majoittumisen jälkeen

- Tilan tyhjentäminen majoittumisvälineistä.

- Vapaan lattiatilan siivoaminen.

- Tilan järjestäminen ja kalusteiden asettelu ennen majoittumista otetun valoku- van mukaiseksi.

- Tilan tarkistaminen: Onko tapahtunut vahinkoja (kalusteet, lattiat, seinät, ikku- nat, laitteet, tekstiilit).

- Ilmoita mahdollisista vahingoista sopimuksessa mainitulle yhteyshenkilölle vä- littömästi tapahtuman jälkeen.

- Roskien vieminen roska-astioihin.

- Tilojen valot on sammutettava, ikkunat ja ovet lukittava, vesihanat suljettava.

- Tilan huolellinen siivous.

6. Kengättömyys

Kaikki järjestäjän käyttöön luovutettavat tilat ovat kengättömiä, eli ulkokengissä liikkuminen koulutiloissa on ehdottomasti kielletty. Kengättömyys tarkoittaa, että tiloissa kuljetaan ilman kenkiä tai vaihtoehtoisesti sisätiloissa on käytettävä ken- käsuojia. Puhtaat sisätossut ja sisäkengät ovat sallittuja. Järjestäjän tulee huo- mioida kengättömyyteen liittyvät vastuut ja huolehtia tarvittavista järjestelyistä esimerkiksi turvallisesta kenkäparkista. Järjestäjä vastaa tapahtuman osallistu- jien kengättömyyden tiedottamisesta ja valvonnasta.

7. Päihteettömyys

Alkoholin ja muiden päihdyttävien aineiden käyttö ja hallussapito koulutiloissa ja sen välittömässä läheisyydessä on kaikilta tilojen käyttäjiltä ehdottomasti kiel- letty. Tupakointi ja tupakointituotteiden (mukaan lukien sähkötupakkatuotteet ja vastaavat) käyttö on kaikilta tilojen käyttäjiltä kielletty koulun sisä- ja ulkoti- loissa.

8. Turvallisemman tilan pelisäännöt

Kouluissa tapahtuvan toiminnan ja yleisen käyttäytymisen tulee olla asiallista ja kunnioittavaa. Toiminta ei saa loukata tai syrjiä ketään, ja erityisesti nuorille suunnatun toiminnan tulee tukea nuorisolain 1285/2016 mukaista toimintaa. Jär- jestäjä sitoutuu, että lasten ja nuorten toiminnassa noudatetaan YK:n lapsen oi- keuksien sopimuksen periaatteita sekä turvallisen tilan ohjeistuksia.

VERKKOLIITE-Sitoudun-yhdenvertaisuuteen-ja-turvallisen-tilan-ohjeistuk- seen.pdf (xxxxxxxx.xx)

9. Puhtaanapito ja jätehuolto

Järjestäjä vastaa koulun siivoamisesta majoitustoiminnan aikana ja loppusiivouk- sesta majoitustoiminnan jälkeen. Järjestäjä voi ostaa siivouksen palveluna halua- maltaan palveluntuottajalta. Kunta antaa ohjeet koulun siivoamisesta järjestä- jälle. Koulujen siivousvälineiden käytöstä sovitan alkukatselmuksen yhteydessä.

Mikäli siivoustaso ei kuntaa tyydytä tai tiloja ei ole majoituksen päätyttyä asia- mukaisesti siivottu, kunta siivoaa tilat ja järjestäjä vastaa siivouksesta aiheutu- neista kustannuksista.

Järjestäjän vastuulla on huolehtia majoituksen aikaisesta jätehuollosta. Jätteet tulee toimittaa säännöllisesti tapahtuman aikana majoituskoulun jätepisteelle. Jätepiste sijaitsee koulun pihapiirissä. Jätepisteen käytöstä sovitaan viimeistään alkukatselmuksen yhteydessä. Jätepisteiden mahdollisista lisätyhjennyksistä ai- heutuvista kustannuksista vastaa tapahtumajärjestäjä.

10. Turvallisuus

10.1 Viranomaisluvat ja ilmoitukset

Koulumajoituksen järjestäjän tulee noudattaa ajantasaista pelastusviranomaisten laatimaa ohjetta tilapäismajoituksissa. Majoituksen järjestäjä vastaa kaikista tila- päismajoittumiseen vaadittavista viranomaisluvista ja ilmoituksista. Majoituksen järjestäjä vastaa mahdollisista viranomaisten tekemien tarkistuskäyntien kustan- nuksista.

Lisätietoja tilapäismajoituksesta pelastustoimen verkkosivuilta: xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

10.2 Pelastussuunnitelma

Järjestäjän tulee käyttää ensisijaisesti kunnan/koulun laatimaa tilapäismajoituk- sen pelastussuunnitelmapohjaa, jonka kunta/koulu toimittaa hyvissä ajoin sovit- tuna ajankohtana järjestäjälle.

Pelastustoimen ohjeistuksen mukaan pelastussuunnitelma on toimitettava Poh- jois-Karjalan pelastuslaitokselle hyvissä ajoin ennen tilapäismajoituksen alka- mista. Suositeltavaa on toimittaa pelastussuunnitelma vähintään kahta (2) viik- koa ennen tilapäismajoituksen aloittamista, jotta pelastussuunnitelma ehditään käsitellä ja sitä ehditään tarvittaessa täydentämään. Selvyyden vuoksi todetaan, että viime kädessä koulumajoituksen pelastussuunnitelman järjestelyt hyväksyy pelastusviranomainen mahdollisen tarkastuksen yhteydessä. Pelastusviranomai- sen tarkastus voi olla tapahtumapäivänä.

Järjestäjän tulee toimittaa tilapäismajoituksen pelastussuunnitelma kunnalle vä- hintään kahta (2) viikkoa ennen tilapäismajoituksen aloittamista.

Pelastussuunnitelma toimitetaan sähköpostilla sopimuksessa mainitulle yhteys- henkilölle.

10.3 Majoitustilojen sallitut henkilökapasiteetit

Majoitustiloihin asetetut henkilökapasiteetit pohjautuvat turvallisen tilapäismajoi- tuksen ohjeistuksiin.

TILAPÄISMAJOITUKSEN TURVALLISUUSJÄRJESTELYT KOKOONTUMISTILOISSA.pdf (xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx)

Kontiolahden majoituskouluihin on tilapäismajoitukseen laskettu vähintään kolme neliömetriä per henkilö/majoituskoulu.

10.4 Valvonta

Järjestäjän tulee toteuttaa ympärivuorokautinen valvonta tapahtuman aikana majoituskoulussa. Järjestäjän on nimettävä täysi-ikäinen majoitusvastaava, joka edustaa järjestäjää ja vastaa järjestyksenpidosta koulussa majoituksen aikana yhdessä majoitusvalvojien kanssa. Järjestäjän tulee perehdyttää majoitusvas- taava ja majoitusvalvojat riittävällä tavalla ennen tapahtuman alkua.

Järjestäjän majoitusvastaavalla tai majoitusvalvojilla on velvollisuus estää ma- joittumaan pyrkivältä pääsy kouluun, kun se on muiden majoittujien turvallisuu- den ja yleisen järjestyksenpidon vuoksi perusteltua.

Mikäli on aihetta epäillä järjestäjän kykyä huolehtia järjestyksenpidosta, voi kunta edellyttää sopimuksessa ulkopuolisen, hyväksyttävän turvallisuushenkilös- tön palkkaamisen järjestäjän kustannuksella.

Majoituksen aikana järjestäjä varmistaa, että:

- Majoitusvalvojilla on käytössään puhelin ja majoitukseen laadittu pelastussuun- nitelma, jossa on hälytysohjeet ja hälytysnumerot hätätilanteiden varalle.

- Viranomaisten lisäksi kiinteistöpäivystäjä hälytetään paikalle kaikissa onnetto- muustilanteissa.

- Majoittujat sijoitetaan majoitustiloihin viranomaisten määräämien henkilömää- rien mukaisesti.

- Koulun sisä- ja ulkotilojen tupakointikieltoa ja päihteettömyyttä valvotaan ja noudatetaan.

- Koulun ympäristö sekä ajotiet koululle pidetään vapaina hälytysajoneuvoja var- ten.

- Majoitusvalvojilla on oltava käytössään luettelot majoittuvista henkilöistä huo- netilojen tarkkuudella.

10.5 Sisään- ja uloskäynti koulukiinteistössä

Järjestäjä ja kunta sopivat ennakkoon yhden (tai tarvittaessa kaksi) sisään- ja uloskäyntiin tarkoitetun ulko-oven, josta kulku tapahtuu koko tapahtuman ajan. Sisäänkäynnin yhteydessä on päivystyspiste, jossa on oltava riittävä määrä val- vojia valvomassa kulkemista. Muita ulko-ovia saa käyttää ainoastaan hätäpoistu- mistilanteissa.

Kunta suosittelee antamaan kaikille majoittujille (myös henkilöstölle) kulkutun- nisteet, jolla voi todistaa oikeuden kulkemiseen majoitustiloihin.

Mikäli osallistujat käyttävät sisään- ja uloskäynnin ulko-ovea yöaikaan, on valvo- jien aina varmistettava, että ovi lukitaan huolellisesti, jotta kouluun ei pääse ul- kopuolisia henkilöitä.

10.6 Paloturvallisuus

Majoitustiloissa ei saa tupakoida, polttaa kynttilöitä, valmistaa ruokaa tai keittää mitään (esim. vettä, kahvia) tai käyttää muita ylimääräisiä sähkölaitteita (esim. lisälämmittimet, televisiot).

Tiloissa, joissa on automaattinen paloilmoitin, tarvetta erillisille palovaroittimille ei ole. Seuraavissa majoituskouluissa on automaattinen paloilmoitinjärjestelmä: Kontioniemen koulu, Kylmäojan koulu, Lehmon koulu ja Onttolan koulu. Huomi- oitavaa on, että paloilmoitinjärjestelmä on herkkä esim. aerosol spray -deodo- ranteille, hiuslakoille ja sähkösavukkeille, jotka voivat laukaista hälytyksen. Ma- joituksen järjestäjälle voi muodostua korvausvelvollisuus erheellisestä hälytyk- sestä.

Kunta suosittelee järjestäjän hankkivan liikuteltavia varasammuttimia, joita voi- daan tarvittaessa sijoitella tiloihin esimerkiksi viranomaisen tekemän riskikartoi- tuksen perusteella.

10.7 Kulkureittien opastaminen

Järjestäjän tulee ohjeistaa majoittujat sallittuihin kulkureitteihin majoituskou- lussa. Kulkureitit voi ohjeistaa esimerkiksi kiinnittämällä lappuja oviin, joista il- menee, että kulku kyseisestä ovesta on sallittu vain hätätilanteessa.

10.8 Hätäpoistumistiet

Hätäpoistumisteitä ei saa tukkia tai kulkua estää millään tavalla eikä hätäpoistu- mistiekylttejä saa peittää.

11. Vahingonkorvausvelvollisuus

Riippumatta siitä, kuka vahingon on aiheuttanut, järjestäjä vastaa kuntaa koh- taan tiloille tai niihin kuuluville irtaimistoille aiheutuneiden vahinkojen korjaus- kustannuksista sekä käytön aikana kadonneen kunnan omaisuuden korvaami- sesta uushankintahinnan mukaisesti.

Jos vahingon on aiheuttanut muu kuin järjestäjä, järjestäjän tehtävä on vaatia kunnalle maksamansa korvaus vahingon aiheuttajalta. Vahingoista on ilmoitet- tava välittömästi majoituksen päätyttyä tai vahingon vakavuudesta johtuen jo majoituksen aikana. Välitöntä korjausta vaativat hätätapaukset on ilmoitettava aina kiinteistönhoitajalle.

Kunta ei vastaa käyttäjälle tai tilaisuuteen osallistuneille aiheutuneista vahin- goista, jotka johtuvat tilan tai sen välineistön puutteista tai vioista. Kunta ei myöskään vastaa käyttäjän tai tilaisuuden osallistujien omaisuuden katoamisesta tai vahingoittumisesta.

Mahdolliset huomautukset majoitustilojen kunnosta on tehtävä alkukatselmuksen yhteydessä. Majoituksen päättyessä järjestäjän majoitusvastaava ja kiinteistön- hoitaja tarkastavat majoitustilat uudestaan ja allekirjoittavat muistion lopputar- kastuksesta.

Mikäli lopputarkastuksessa havaitaan majoittumisesta aiheutuneita vahinkoja, on järjestäjä velvollinen korvaamaan ne.

12. Vakuutukset

Tapahtuman järjestäjällä on oltava todistettavasti voimassa oleva vastuuvakuu- tus. Järjestäjä toimittaa kunnalle kopion vastuuvakuutustodistuksesta. Kunta suosittelee, että järjestäjä ottaa mahdollisille vapaaehtoisille vakuutuksen.

13. Avaimet ja kulkutunnisteet

Majoituskoulujen avaimet ja muut mahdolliset kulkutunnisteet luovutetaan vain järjestäjälle tai vastuuhenkilölle kuittausta vastaan. Järjestäjä tai vastuuhenkilö vastaa avaimen ja kulkutunnisteiden turvallisesta säilytyksestä. Järjestäjä vastaa mahdollisesta avainten tai kulkutunnisteiden hävittämisestä aiheutuvista kustan- nuksista (esimerkiksi lukkojen sarjoitukset, uusien avainten ja kulkutunnisteiden hankinta).

14. Pysäköinti ja liikennöinti

Koulun alueella oleva ja koulun hallinnassa oleva pysäköintialue on järjestäjän käytettävissä majoituksen aikana. Järjestäjän vastuulla on selvittää pysäköintiin liittyvät yksityiskohdat koulukohtaisesti. Katualueilla tapahtuva toiminta tai liik- kumisen rajoittaminen edellyttää katutyöluvan. Mikäli tapahtuma vaatii liikenne- suunnitelman tai liikenteeseen liittyviä erityisjärjestelyitä, suunnitelmat täytyy esittää kunnalle hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

Koulumajoitukseen hyväksytyt koulut Kontiolahdella

Kontioniemen koulu Xxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxxxxx Koulunjohtaja Xxxx Xxxxxxxx 050 591 8635

xxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxx.xx

Majoitusluokkien kapasiteetti 168 henkilöä erilliseen pohjakarttaan merkittyjen tilo- jen mukaisesti

Kylmäojan koulu Pohjatuulentie 6, 80710 Lehmo Rehtori Xxxxx Xxxxx

050 428 5078

xxxxx.xxxxx@xxx.xxxxxxxxxxx.xx

Majoitusluokkien kapasiteetti 230 henkilöä erilliseen pohjakarttaan merkittyjen tilo- jen mukaisesti

Lehmon koulu

Xxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxx Rehtori Xxxx Xxxxxx

0400 267 404

xxxx.xxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxx.xx Apulaisrehtori Xxxxx Xxxxxxxxxx 050 428 5091

xxxxx.xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxx.xx

Majoitusluokkien kapasiteetti 652 henkilöä erilliseen pohjakarttaan merkittyjen tilo- jen mukaisesti

A-osa 1.kerros: 239 henkilöä A-osa 2.kerros: 209 henkilöä E-osa: 204 henkilöä

Onttolan koulu

Xxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx 040 178 5082

xxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxxx.xx

Majoitusluokkien kapasiteetti 179 henkilöä erilliseen pohjakarttaan merkittyjen tilo- jen mukaisesti