Tekninen lautakunta § 4 19.01.2021 Tekninen lautakunta § 24 16.02.2021
Tekninen lautakunta | § 4 | 19.01.2021 |
Tekninen lautakunta | § 24 | 16.02.2021 |
Seudullinen konsulttipalvelujen puitesopimus 2021 - 2022 + mahdolliset optiot v. 2023 - 2024, liikenneväylä- ja aluesuunnittelu sekä niihin liittyvä vesihuollon suunnittelu, hankintaoikaisu
578/02.06.00/2020
Tekninen lautakunta 19.01.2021 § 4
Asikkalan, Hartolan, Hollolan, Iitin, Kärkölän, Padasjoen ja Sysmän kuntien sekä Heinolan ja Orimattilan kaupunkien sekä niiden konserniyhtiöiden (Asikkalan Vesi ja satama Oy, Asikkalan Elinkeino Oy, Orimattilan Vesi Oy) suunnittelun ja rakennuttamisen yksilöimättömät konsultointipalvelut puitesopimuksena on kilpailutettu Hilmassa ja Cloudia Tarjouspalvelussa
7.11. - 11.12.2020 avoimella menettelyllä. Kilpailutuksen hoiti yhdyskuntasuunnittelutoimisto Navico Oy.
Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi
Xxxxxxxxx kohteena oli yhdeksän kunnan seudullinen konsulttipalveluiden, suunnittelu- ja rakennuttamispalveluiden puitesopimus, joka oli EU-hankintakynnysrajan ylittävä. Hankinta sisälsi seuraavat tehtäväalueet:
1. Liikenneväylä- ja aluesuunnittelu sekä niihin liittyvä vesihuollon suunnittelu
2. Vesihuollon erillinen suunnittelu
3. Geotekninen suunnittelu (erikseen tilattavat)
4. Maisema- ja kulttuuriympäristöselvitykset
5. Ympäristöselvitykset (sisältää vesistöselvitykset)
6. Rakennuttaminen ja valvonta
7. Maankäytön suunnittelu
8. Sillat
9. Maastomittaukset ja maaperätutkimukset (erikseen tilattavat)
Tarjoajat pystyivät tarjoamaan joko yhdestä tai useammasta tehtäväalueesta. Hankinnan ennakoitu arvo kaikkine kuluineen kaikkien kilpailutettujen tehtäväalueiden osalta ilman arvonlisäveroa oli 300 000–500 000 euroa/vuosi.
Tehtäväalueitten puitesopimuskausi alkaa sopimusten allekirjoittamisesta ja päättyy 31.12.2022. Lisäksi pyydettiin tarjousta optiosta vuosille 2023 ja 2024. Sopimusaikaa jatkettaessa noudatetaan voimassa olevan sopimuksen ehtoja.
Hankinta koskee toimeksiantoja, joita ei kilpailuteta erikseen. Tilaajilla on oikeus kilpailuttaa tai tehdä suorahankintana yksittäisiä suunnittelukohteita ja maastotöitä sopimuksen voimassaoloaikanakin. Tämä puitesopimus ei koske talonrakentamista koskevia töitä.
Tämä hankintapäätös koskee hankinnan tehtäväaluetta 1.
Hankintamenettely
Hankintamenettelynä oli avoin menettely, joka toteutettiin neljän usean toimittajan puitejärjestelynä, jossa ehdoista oli tarjouspyynnössä kuvattu näin:
Toimeksiannot voidaan tilata puitesopimustoimijoilta suoraan puitesopimuksen puitteissa. Tilaajat voivat järjestää myös minikilpailutuksen puitesopimustoimijoiden kesken. Minikilpailutuksessa voidaan käyttää valintaperusteena hintaa, laatua tai molempia. Kuhunkin kohteeseen käytetään työhön parhaiten sopivaa konsulttia.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin Hilma-ilmoituskanavassa 07.11.2020.
Tarjousten määräaika
Tarjouspyynnössä tarjousten toimittamiselle asetettiin määräajaksi 11.12.2020 klo 12:00.
Saadut tarjoukset
Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen [tehtäväaluetta 1 koskien] jättivät seuraavat tarjoajat:
− AFRY Finland Oy
− A-Insinöörit Civil Oy
− Destia Oy Asiantuntijapalvelut
− FCG Finnish Consulting Group Oy
− Infrasuunnittelu Oy
− Ramboll Finland Oy
− Sitowise Oy
− Sweco Infra and Rail Oy
− WSP Finland Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin hankintailmoituksessa.
Tarjousten tarkastamisessa todettiin, että Destia Oy Asiantuntijapalvelut, Ramboll Finland Oy, Sitowise Oy, Sweco Infra and Rail Oy ja WSP Finland Oy eivät tarjousasiakirjojen perusteella täyttäneet tarjoajille asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Kuitenkin, koska kysymys oli soveltuvuusvaatimuksia koskevista epäolennaisista puutteista, hankintayksikkö päätyi pyytämään em. tarjoajilta näitä koskevat täsmennykset. Hankintayksikkö pyysi täsmennyksiä 23.12.2020 asettaen täsmennysten toimittamisen määräajaksi 07.01.2021. Hankintayksikkö pyrki täsmennyspyynnöllään toteuttamaan tarjoajien yhdenvertaisen kohtelun periaatetta, jonka mukaisesti täsmentämismahdollisuus annettiin samalla tavalla kaikille samassa asemassa oleville tarjoajille.
Täsmennysten toimittamisen määräajan jälkeen todettiin, että Destia Oy ei toimittanut pyydettyjä täsmennyksiä annettuun määräaikaan mennessä, minkä vuoksi se suljettiin soveltuvuusvaatimusten täyttymättä jäämisen vuoksi tarjouskilpailun ulkopuolelle.
Muut tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjottavaa tehtäväaluetta 1 ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä 2–4. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat tarjouksensa liitteeksi.
Täsmennysten antamisen jälkeen kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
Tarjousten vertailu
Hankinnan valintaperusteena oli hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Laatutekijöiden painoarvo oli 60% ja hinnan painoarvo 40%. Tarkemmin nämä vertailuperusteet oli kuvattu tarjouspyynnön yleisessä kuvauksessa kohdassa 4.6.
Hintavertailu 40 %
Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että hintavertailu suoritetaan seuraavasti:
Hintavertailussa huomioidaan annetut tuntiveloitushinnat henkilöryhmittäin, hinta neuvottelukäynnille, maastotöiden hinnat, kalustonhinnat, vesi- ja maanäytteiden analysoinnin hinnasto. Tarjoajien antamat tuntihinnat kerrotaan ryhmän painokertoimella. Painotetut ryhmäkohtaiset hinnat lasketaan yhteen. Näin saadaan kunkin tarjoajan painotettu vertailuhinta. Seuraavaksi lasketaan kaikkien tarjoajien vertailuhintojen keskiarvo, johon verrataan kunkin tarjoajan omaa painotettua vertailuhintaa.
Vertailuhintojen keskiarvo saa 80 % (32 pistettä) maksimipisteistä. Kunkin tarjoajan hintapisteet lasketaan siten, että keskiarvoa alhaisempi saa keskiarvoa suuremmat pisteet ja korkeampi alhaisemmat pisteet esitettyjen vaihtoehtoisten kaavojen mukaisesti. Hintapisteiden tarjoajakohtainen maksimi on 40 ja hyväksyttävä minimipistemäärä on 22 pistettä.
Hintavertailu ilmenee liitteestä 1, Hinta- ja laatuvertailutaulukko TA1.
Laatuvertailu 60 %
Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu kunkin vertailtavan laatutekijän painoarvot ja pisteytykset.
Laatuvertailussa tarjoaja antoi omat laatupisteensä laatulupauksen muodossa. Tässä menettelyssä tarjoaja antaa laatulupauksen oman laaduntuottokykynsä mukaisesti ennalta annettujen kriteerien pohjalta. Laadun painoarvo vertailussa oli yhteensä 60 %, joka jakaantui yrityksen, henkilöstön ja toimeksiantojen toteutuksen osalle seuraavasti:
• Yrityksen referenssit, painoarvo kokopisteistä 10 %
• Avainhenkilöiden referenssit, painoarvo kokopisteistä 24 %
• Työn toteuttaminen, painoarvo kokopisteistä 26 %
Laatutekijöiden vertailu ilmenee liitteestä 1, Hinta- ja laatuvertailutaulukko TA1.
Lisätietoja antaa tekninen johtaja Xxxxx Xxxxxxx, puh. 040 485 4037.
Ehdotus Tekninen johtaja:
Hankintapäätös
Edellä kuvatun tarjousvertailun perusteella tarjoajat pisteytettiin vertailutaulukkoon. Koska kokonaispistemäärä oli sama kahdella toimittajalla eikä tarjouspyynnössä ollut kuvattu valintamekanismia tasapeliin, valittiin viisi eniten vertailupisteitä saanutta tarjoajaa. Näin ollen valitaan tehtäväalueen 1 varsinaisiksi palveluntuottajiksi:
1. AFRY Finland Oy
2. Sitowise Oy
3. Ramboll Finland Oy
4. FCG Finnish Consulting Group Oy ja WSP Finland Oy
Tarjousten kokonaispisteet ilmenevät liitteestä 1, Hinta- ja laatuvertailutaulukko TA1.
Hankintasopimus
Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Option käyttäminen
Option käytöstä tehdään päätös ennen sopimuskauden päättymistä. Päätöksen tekee tekninen johtaja.
Päätös Tekninen lautakunta:
Merkittiin, että Xxxx Xxxxxxx oli esteellisenä (peruste: työsuhde tarjoajayrityksessä) poissa kokouksesta tämän asian ja kaikkien ko. puitekilpailutusasioiden (§:t 4 - 12) käsittelyn ja päätöksenteon ajan klo 19.46 - 20.21.
Tekninen lautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.
Tekninen lautakunta 16.02.2021 § 24
Viikolla 5 tuli esille, että hankinnan pisteytyksissä on ollut virheitä. Pistevirheet ovat merkityksellisiä ja niiden takia on tarpeen tehdä uudet hankintapäätökset hankintaoikaisuina oikeiden pisteytysten mukaisesti kahta tehtäväaluetta lukuun ottamatta.
Pisteytyskerrointen muututtua tuli minimipistemääräalituksia ja näin ollen tarjouspyynnön vastaisuutta (eli hylkäämisiä) tehtäväalueisiin 1, 2, 4, 5, 6, 7 ja 8. Pisteytysten korjaamiset/hylkäämiset eivät aiheuttaneet muutoksia etusijajärjestykseen ja valittaviin toimittajiin kaikkien tehtäväalueiden osalta. Etusijajärjestykseen ja valittaviin toimittajiin tuli muutoksia tehtäväalueissa 4, 6 ja 7.
Muutoksia ei tullut tehtäväalueisiin 3 ja 9, joiden osalta hankintaoikaisuja ei ole tarpeen tehdä.
Tarjouksen jättäneille ilmoitettiin 8.2.2021 hankintalain 133.1 §:n mukaisesti hankintayksikön aloitteesta vireille tulleesta hankintaoikaisusta ja samalla varattiin asianosaisille, tarjouksen jättäneille, mahdollisuus jättää asiassa kannanottonsa 15.2.2021 klo 12.00 mennessä.
Korjattu hinta- ja laatuvertailutaulukko TA1 jaetaan esityslistan oheismateriaalina.
Lisätietoja antaa tekninen johtaja Xxxxx Xxxxxxx, puh. 040 485 4037.
Ehdotus Tekninen johtaja:
Päätösehdotus tehdään kokouksessa.
Esittelijä totesi kokouksessa, että tarjouksen jättäneille varatussa kuulemisessa ei jätetty kannanottoja asiassa, hankintayksikön aloitteesta vireille tulleesta hankintaoikaisusta.
Esittelijä esitti kokouksessa, että tekninen lautakunta päättää muuttaa 19.1.2021 tekemäänsä hankintapäätöstä selostusosassa mainituin perustein tämän tehtäväalueen osalta siten, että Infrasuunnittelu Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena, koska se todettiin tarjousten vertailussa tarjouspyynnön vastaiseksi hinnan alitettua asetetun minimipistemäärän.
Muilta osin 19.1.2021 tehty hankintapäätös pysyy voimassa.
Tarjoajalla, jonka asemaan tehty hankintaoikaisupäätös vaikuttaa, on mahdollisuus hakea muutosta (hankintaoikaisuvaatimus, valitus markkinaoikeuteen), muilla ei. Päätökseen liitetään muutoksenhakuohjeet.
Päätös Tekninen lautakunta:
Merkittiin, että Xxxx Xxxxxxx oli esteellisenä (peruste: työsuhde
tarjoajayrityksessä) poissa kokouksesta tämän asian ja kaikkien ko. puitekilpailutusasioiden (§:t 24 - 30) käsittelyn ja päätöksenteon ajan klo 19.11 - 19.35.
Tekninen lautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.