Palvelusopimus Sopimusnumero xxxx
Palvelusopimus Sopimusnumero xxxx
Monetra Pohjois-Savo Oy – Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
1. Sopimuksen osapuolet
Toimittaja
Monetra Pohjois-Savo Oy (Y-tunnus 2054342-4)
(jäljempänä "Toimittaja") Asiakas
Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
(jäljempänä "Asiakas")
2. Määritelmät
”Palvelusopimus” tarkoittaa tätä sopimusta. Palvelusopimuksen liitteitä ovat Henkilötietojen käsittelyn ehdot ja sen liite Käsittelytoimien kuvaus, Palveluluettelo, Palvelukuvaukset, Hinnasto, Palvelutasosopimus, Vastuumatriisi sekä JYSE_2014_palvelut.
”Palveluluettelo” tarkoittaa tämän sopimuksen liitteenä 2 listattuja palveluita.
”Palvelukuvaukset” tarkoittavat tämän sopimuksen liitettä 3, jossa on kuvattu Toimittajan Asiakkaalle tuottaman palvelun tarkempi sisältö, palvelun suorittajat, tarvittaessa palvelun käyttäjät, palvelun suorittamisaikataulu, palvelun suorituspaikka sekä palvelun lopputulos.
”Hinnasto” tarkoittaa tämän sopimuksen liitettä 4, jossa on kuvattu palvelujen hinnat.
”Palvelutasosopimus” tarkoittaa tämän sopimuksen liitettä 5, joka antaa raamit palvelusopimukselle. Palvelutasosopimukseen on kirjattu palveluiden sovittu laatutaso, laatutason seuranta ja seurannan menetelmät sekä sanktiot laatutason mahdollisesta alittamisesta.
”Vastuumatriisi” tarkoittaa tämän sopimuksen liitettä 6 ja sisältää palvelukuvausta tarkentavan kuvauksen osapuolten välisistä tehtävistä ja vastuista palvelun käytännön järjestämisessä.
JYSE-ehdot tarkoittavat vuoden 2014 Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa.
”Asiakkuuden yhteistyöryhmä” seuraa ja arvioi palvelun laatua ja laskutusta sekä käsittelee asiakaspalautteet ja linjaa ja päättää kehittämisideoiden toteuttamisesta. Asiakkuuden yhteistyöryhmään kuuluvat asiakkuusjohtaja/päällikkö, asiakkaan palvelun ostajat, palvelupäälliköt sekä tarvittaessa muut asiantuntijat.
3. Sopimuksen tausta ja sovellettavat yleiset sopimusehdot
Monetra Pohjois-Savo Oy on osa Monetra-konsernia. Yhtiö tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja sekä muita asiantuntija- ja tukipalveluja.
Sopimuksen allekirjoittamishetkellä Toimittajan palveluvalikoimaan kuuluu talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut. Toimittaja toimii julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä (Inhouse).
Siltä osin, kuin tässä Sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, Sopimukseen sovelletaan liitteenä 7 olevia JYSE 2014 Palvelut – ehtoja.
4. Palvelun sisältö, laatu ja Palvelun aloittaminen
Asiakaskohtainen palvelun sisältö määritellään vastuumatriisissa, johon kirjataan sovittu palvelukokonaisuus. Vastuumatriisia päivitetään palvelutuotannon aikana Asiakkaan kanssa sovitun palvelusisällön mukaisesti.
Palveluiden sovittu laatutaso, laatutason seuranta ja seurannan menetelmät sekä sanktiot laatutason mahdollisesta alittamisesta kuvataan Palvelutasosopimuksessa.
Toimittaja järjestää töiden eriyttämisen ja palvelutuotannon kontrollit niin, että ne ovat riittäviä ja vastaavat asiakkaan sisäisen valvonnan vaatimuksia. Asiakkaalla ja asiakkaan tarkastajilla on oikeus valvoa ja tarkastaa sopimuksen mukaisen palvelun toteutumista.
Asiakkaalla ja asiakkaan tilintarkastajalla on oikeus pyydettäessä saada informaatiota prosessien valvontakäytännöistä sekä yleiseen tietoturvaan ja tietojärjestelmiin liittyvistä kontrolleista.
Toimittaja seuraa Palveluiden laatutasoa säännöllisesti laaturaportoinnin ja Asiakkaalle tehtävien tyytyväisyyskyselyjen avulla. Asiakkuuden yhteistyöryhmä vahvistaa laatumittarit, käsittelee laatuasiat ja siihen liittyen laadittavaksi sovitut raportit vähintään kaksi (2) kertaa vuodessa.
Osapuolten Sopimuksen liitteitä koskevat muutosehdotukset seuraavan vuoden osalta tulee tehdä lokakuun loppuun mennessä ja neuvottelut käydään marraskuun loppuun mennessä. Mahdollisten muutosten myötä päivitetyt liitteet allekirjoitetaan ja otetaan Sopimuksen liitteiksi.
Palvelutuotannossa toimintamalli on seuraava:
- kumpikin osapuoli nimeää kullekin palvelulle yhteys- ja vastuuhenkilöt
- kumpikin osapuoli nimeää Asiakkuuden yhteistyöryhmän toimivaltaiset edustajat
- muutokset prosesseissa ja tietojärjestelmissä vaativat kummankin sopijapuolen suostumuksen, mikäli muutoksilla on vaikutusta toisen sopijapuolen toimintaan tai kustannuksiin
Mikäli Palvelussa on virhe, JYSE-ehtojen kohdassa 13.1 tarkoitettu kohtuullinen aika Asiakkaan reklamaation tekemiselle on seuraava:
Asiakkaan tulee ilmoittaa Toimittajalle Palvelussa havaitsemastaan virheestä neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun se olisi tullut havaita.
Reklamaatiot tulee toimittaa kirjallisesti Toimittajalle. Reklamaatioihin on vastattava 3 arkipäivän kuluessa.
5. Palveluiden hinnat ja hinnan muuttaminen
Palvelut laskutetaan ajalla 1.3.2020 – 31.12.2020 kiinteähintaisella kokonaisveloituksella, joka on 51.700 euroa / kuukausi, jolleivat sopimuksen osapuolet kesken em. sopimuskauden muuta päätä. Kiinteähintainen kokonaisveloitus koostuu henkilöstön palkkakuluista sivukuineen ja muista liiketoimintaan liittyvistä kuluista, siltä osin, kun eivät ole asiakkaan itse maksamia.
Lisätyöt, jotka eivät sisälly kiinteähintaiseen veloitukseen, laskutetaan Toimittajan hinnaston mukaisella tuntihinnalla.
Kiinteähintaisen sopimuskauden päätyttyä siirrytään tuotekohtaiseen hinnoitteluun (kpl, h). Tuotteistuksen ja hinnoittelun periaatteista neuvotellaan Asiakkuuden yhteistyöryhmässä.
Ohjelmistojen käyttöönottoprojektien kustannuksista sovitaan tapauskohtaisesti.
Sopimuksen liitteenä 4 on kulloinkin voimassa oleva hinnasto. Hintoihin lisätään voimassa olevan lainsäädännön mukainen arvonlisävero.
Jatkuvien palvelujen hinnanmuutoksista neuvotellaan Asiakkuuden yhteistyöryhmässä vuosittain syyskuun loppuun mennessä. Hinnanmuutosten osalta sovelletaan muutoin JYSE- ehtojen 9.7 – 9.9 kohtia.
Toimittajalla oikeus tilata Sopimuksen mukaisen palvelun toteuttamiseksi välttämätön lisätyö kolmannelta osapuolelta, mikäli lisätyön tarve perustuu Asiakkaan puolella olevaan seikkaan, puutteellisuuteen tai laiminlyöntiin. Tällaisen työn aiheuttamasta mahdollisesta lisäkorvauksesta sovitaan osapuolten kesken aina erikseen.
6. Maksuehdot
Toimittaja laskuttaa tämän Sopimuksen mukaan tuottamansa Palvelut kuukausittain Asiakkaalle lähetettävällä laskulla. Lasku voidaan osapuolten sopimuksen ja mahdollisuuksien mukaan hajauttaa Asiakkaan pääkustannuspaikoittain tai laskuttaa yhtenä kokonaisuutena.
Maksuehto on neljätoista (14) päivää netto. Mahdolliselle myöhästyneelle maksulle tulee suorittaa viivästyskorkoa eräpäivästä maksupäivään saakka kulloinkin voimassa olevan korkolain mukaisesti. Laskuun kohdistuvat huomautukset on tehtävä neljäntoista (14) päivän kuluessa laskun päiväyksestä.
7. Vahingonkorvaus ja vastuunrajoitus
Vahingonkorvauksen osalta sovelletaan JYSE 2014 ehtoja.
Välitöntä vahinkoa ovat vahingosta aiheutuneet suorat kulut, kuten reklamaatio- ja korjauskustannukset sekä hinnanero.
Välillistä vahinkoa on vahinko, joka johtuu tuotannon tai liikevaihdon vähentymisestä tai keskeytymisestä, muu vahinko, joka johtuu siitä, ettei palveluntuotanto toimi tarkoitetulla
tavalla, voitto, joka on jäänyt saamatta sen vuoksi, että sopimus sivullisen kanssa on rauennut tai jäänyt täyttämättä oikein, sekä muu samankaltainen, vaikeasti ennakoitava vahinko.
Toimittaja ei ole korvausvelvollinen, jos vahinko on aiheutunut Asiakkaan antamien tietojen puutteellisuudesta tai virheellisyydestä sekä asiakkaan vastuulla olevista järjestelmistä tai ohjelmistoista tai muista Asiakkaasta johtuvista syistä.
Asiakkaan ja Toimittajan tulee viipymättä ilmoittaa vahinkotapauksesta ja ryhtyä heti vahinkoa rajoittaviin toimenpiteisiin.
8. Yhteyshenkilöt
Kumpikin osapuoli nimeää yhteyshenkilön koordinoimaan Sopimuksen noudattamista, laskutusta ja muita Sopimukseen liittyviä asioita. Yhteyshenkilö on ensisijainen kontaktihenkilö, johon otetaan yhteyttä edellä mainituissa asioissa, ellei nimenomaisesti ole toisin sovittu.
Osapuolen on ilmoitettava yhteyshenkilönsä vaihtumisesta toiselle osapuolelle kirjallisesti ilman aiheetonta viivytystä. Sopimuksen edellyttämät tiedonannot voidaan toimittaa postitse tai sähköpostilla.
Toimittajan yhteyshenkilö Sopimukseen liittyvissä asioissa:
Talousjohtaja Xxxxx Xxxxxx Xxx: 040 -7579 374
Sähköposti: xxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx
Asiakkaan yhteyshenkilö sopimukseen liittyvissä asioissa: Henkilöstöpäällikkö Xxxxx Xxxxxxxxxxx
Puh. 000-0000 0000
Sähköposti: xxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
9. Sopimuskausi
Tämä Sopimus astuu voimaan 1.3.2020 ja on voimassa toistaiseksi. Tämän jälkeen Sopimuksen irtisanomisaika on molemmin puolin 12 kk ellei yhteisesti toisin sovita. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti.
10. Sopimusmuutokset
JYSE-ehtojen kohdassa 22 tarkoitettuja sopimusmuutoksia voivat tehdä ainoastaan sellaiset henkilöt, joilla on Asiakkaan ja Toimittajan organisaatiossa allekirjoitusoikeus.
Tätä Sopimusta voidaan muuttaa tai täydentää vain, mikäli Osapuolet siitä kirjallisesti sopivat.
11. Erimielisyydet ja sovellettava laki
Sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat tai siihen liittyvät riidat ja erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan osapuolten välisissä neuvotteluissa. Mikäli neuvotteluissa ei päästä ratkaisuun, ratkaistaan asia Asiakkaan kotipaikan käräjäoikeudessa.
Tähän Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
12. Xxxxxxxxxxx ja henkilötietojen käsittely
Palvelun toimittamiseen sisältyy henkilötietojen käsittelyä. JYSE –ehtojen kohdassa 21 ”Salassapito ja henkilötietojen käsittely” henkilötietojen käsittelystä sanotun sijaan Palveluntuottaja sitoutuu seuraavaan:
Palveluntuottaja noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja Sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.
Tilaaja on rekisterinpitäjä. Palveluntuottaja noudattaa henkilötietojen käsittelijänä tämän Sopimuksen liitteenä olevia ehtoja henkilötietojen käsittelystä ( liite 1 ”Henkilötietojen käsittelyn ehdot”).
13. Asiakkaan lakisääteisiin ja niihin rinnastettaviin tehtäviin liittyvien velvoitteiden huomiointi palvelutuotannossa
JYSE-ehtojen kohdassa 21 ”Salassapito ja henkilötietojen käsittely” sanotun lisäksi todetaan, että Toimittajan tuottaessa Asiakkaan lakisääteisiä ja niihin rinnastettavia tehtäviä, Toimittajan on noudatettava näitä tehtäviä koskevia Asiakkaan antamia määräyksiä ja ohjeita.
Asiakkaan omistaman asiakirjallisen tiedon ja rekisteritiedon käsittelyn ja säilyttämisen osalta todetaan, että Toimittajan on noudatettava Asiakkaan antamia ohjeita asiakirjojen laatimisesta, säilytyksestä, arkistointitavasta, hävittämisestä ja tietopalvelusta. Toimittajan on varmistettava, että sähköisessä muodossa olevan Asiakkaan omistaman asiakirjallisen tiedon ja rekisteritiedon muoto sekä eheys säilyvät muuttumattomina tiedon säilyttämisen ajan sekä tilanteissa, joissa sähköisessä muodossa oleva asiakirjallinen tieto tai rekisteritieto siirretään tallennusvälineeltä tai tietojärjestelmästä toiseen. Palvelun tuloksena syntyvät asiakirjat ja tiedot ovat Asiakkaan omaisuutta ja Toimittaja on velvollinen siirtämään Asiakkaan omistamat tiedot ja asiakirjat Asiakkaan pyytämässä muodossa ilman erillistä korvausta Asiakkaalle.
Arkistolaki (831/1994) koskee Toimittajan tällä Sopimuksella hoitamien julkisoikeudellisten tehtävien yhteydessä kertyviä asiakirjoja, joilta edellytetään Asiakkaan organisaatiossa virallisesti vahvistettua arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta arkistokelpoisuutta. Arkistokelpoisuutta edellytetään asiakirjojen säilytysmateriaaleilta ja - menetelmiltä sekä arkistotiloilta. Tilavaatimusten osalta noudatetaan arkistolaitoksen määräyksiä ja ohjeita arkistotiloista.
14. Sopimuksen siirtäminen
Toimittaja ei saa siirtää sopimusta kokonaan tai osittain tai siihen perustuvia oikeuksiaan tai velvoitteitaan kolmannelle osapuolelle ilman Asiakkaan suostumusta.
15. Sopimuksen liitteet ja soveltamisjärjestys
Tämä Sopimus liitteineen muodostaa yhden kokonaisuuden. Mikäli Sopimuksen ja liitteiden välillä on ristiriitaa, ratkaisee Sopimuksen sanamuoto. Liitteitä noudatetaan seuraavassa järjestyksessä:
Liite 1: Henkilötietojen käsittelyn ehdot Liite 2: Palveluluettelo
Liite 3: Palvelukuvaukset
Liite 4: Hinnasto
Liite 5: Palvelutasosopimus (SLA) Liite 6: Vastuumatriisit
Liite 7: JYSE 2014 Palvelut
Allekirjoitukset
Savonlinna , /
Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
Xxxx Xxxxxxxx kuntayhtymän johtaja
Kuopio, /
Monetra Pohjois-Savo Oy
Xxxx Xxxxxxxxx-Xxxxxxxx toimitusjohtaja