Contract
TYÖPAIKKAJAKSON OSA-AIKAISUUDEN TALLENNUS eHOKSIIN, KUN TUTKINNON OSAKOHTAISEN OSAAMISEN HANKKIMISEN TAPANA ON KOULUTUSSOPIMUS TAI OPPISOPIMUS
Työpaikkajakson kesto
Työpaikkajakson kestotietoa käytetään koulutuksen järjestäjän työelämäpalautteeseen perustuvan vaikuttavuusrahoituksen laskennassa. Työpaikalla hankittavan osaamisen osuutta määriteltäessä säännönmukaiseen opiskeluviikkoon katsotaan kuuluvaksi viisi opiskelupäivää. Jos opiskelijan HOKSissa on sovittu, että opiskelija ei ole hankkimassa osaamista työpaikalla kaikkina osaamisen hankkimisjaksoon kuuluvina säännönmukaisina opiskelupäivinä, otetaan huomioon vain työpaikalla hankittavan osaamisen osuus säännönmukaisista opiskelupäivistä. Tämä on määritelty OKM:n asetuksessa ammatillisen koulutuksen rahoituksen laskentaperusteista (1244/2020, 23 §).
Päivien sijoittumista viikkoon ei ole määritelty. Arkipyhiä ei huomioida, mutta koulutuksen järjestäjän päättämä lomajakson kesto huomioidaan siten, kuin se on merkitty Koskeen (opiskeluoikeuden tilatieto). Opiskelupäivään sisältyvää tuntimäärää ei ole määritelty, vaan päivän täyttymisen arvioi koulutuksen järjestäjä opiskelijan tilanteen perusteella.
Valtakunnalliset tietovarannot eivät sisällä oppisopimusten ja koulutussopimusten voimassaolotietoja, mutta sisältävät tietoja näiden sopimusten liitteenä oleviin HOKSeihin suunnitelluista osaamisen hankkimisista ja opiskelijan läsnäolosta työpaikalla. eHOKS sisältää HOKSiin suunnitellun osaamisen hankkimisen tutkinnon osittain. Kun osaamista hankitaan työpaikalla, eHOKSiin tallennetaan tutkinnon osittain työpaikkajaksot ja niiden alku- ja loppupäivämäärät. Koski sisältää toteutuneet oppisopimus- ja koulutussopimusjaksot ja niiden alku– ja loppupäivämäärät, joiden aikana opiskelija on ollut tosiasiallisesti läsnä oppisopimus- tai koulutussopimustyöpaikalla. Koskeen tietoja ei tallenneta tutkinnon osittain.
Oppisopimuksen liitteenä oleva HOKS voi sisältää tutkinnon osittain yhden tai useamman työpaikkajakson sen perusteella, mitä osaamisen hankkimista opiskelijalle suunnitellaan. Koulutussopimus tehdään lähtökohtaisesti tutkinnon osa kerrallaan.
Osaamisen hankkiminen suunnitellaan HOKSiin tutkinnon osittain
Ammattitaidon tai osaamisen hankkiminen suunnitellaan yksilöllisesti tutkinnon tai koulutuksen osittain (Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, 48 §). Suunnitelma kirjataan tutkinnon osittain henkilökohtaiseen osaamisen kehittämissuunnitelmaan (HOKS), johon merkittävät tiedot on määritelty valtioneuvoston asetuksella ammatillisesta koulutuksesta (673/2017, 9 §).
HOKS tallennetaan eHOKSiin tutkinnon osittain
HOKSin sisällöstä valtakunnalliseen opetuksen ja koulutuksen -tietovarantoon tallennetaan ne tiedot, jotka on määritelty eHOKS-tietoluettelossa Opetushallituksen määräyksellä (päivitetty 19.7.2021, OPH-2626-2021).
Osaamisen hankkiminen tallennetaan eHOKSiin tutkinnon osittain, joille jokaiselle tallennetaan suunnitellut osaamisen hankkimistavat, joita eHOKSissa voi olla kolmenlaisia: oppilaitosmuotoinen (koulutuksen järjestäjän oppimisympäristöt), koulutussopimus, oppisopimus. Jos tutkinnon osaan sisältyy osaamisen hankkimista useammalla tavalla, osaamisen hankkimistapoja tallennetaan useampia.
Esimerkki osaamisen hankkimistapojen tallentamisesta eHOKSin tietomallissa:
Kun tutkinnon osaan X sisältyy osaamisen hankkimista työpaikalla ja oppilaitoksessa, eHOKSiin tallennetaan kaksi osaamisen hankkimistapaa:
(1) Osaamisen hankkimistapa: oppisopimus tai koulutussopimus; työpaikkajaksolle tallennetaan alkamis- ja päättymispäivämäärä ja muut eHOKSissa tähän liittyvät tiedot
(2) Osaamisen hankkimistapa: oppilaitosmuotoinen (koulutuksen järjestäjän oppimisympäristöt);
jaksolle tallennetaan alkamis- ja päättymispäivämäärä ja muut eHOKSissa tähän liittyvät tiedot
Jos tutkinnon osaan hankitaan osaamista eri työpaikoilla, niistä tallennetaan erilliset, työpaikkakohtaiset työpaikkajaksot.
Esimerkki kahdessa työpaikassa hankittavasta osaamisesta eHOKSin tietomallissa:
Tutkinnon osa X, johon sisältyy osaamisen hankkimista koulutussopimuksella kahdessa eri työpaikassa A ja B
(1) Osaamisen hankkimistapa: koulutussopimus;
työpaikkajaksolle tallennetaan alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä työpaikan A tiedot: nimi, Y-tunnus, vastuullinen työpaikkaohjaaja
(2) Osaamisen hankkimistapa: koulutussopimus;
työpaikkajaksolle tallennetaan alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä työpaikan B tiedot: nimi, Y-tunnus, vastuullinen työpaikkaohjaaja
Työpaikkajakson osa-aikaisuustiedon merkintä eHOKSiin
Työpaikkajaksolla tarkoitetaan tutkinnon osaan liittyvää osaamisen hankkimista työpaikalla. Työpaikkajakso tallennetaan eHOKSissa osaamisen hankkimistapana. Kun osaamisen hankkimistavaksi ilmoitetaan koulutussopimus tai oppisopimus ja sille merkitään aikajakso eli alku- ja loppupäivämäärät, tämä tieto on käsitteenä työpaikkajakso.
Työpaikkajaksolle tallennettavia tietoja ovat
− osaamisen hankkimistapa: oppisopimus tai koulutussopimus *
− aikajakso: alkupäivämäärä – päättymispäivämäärä *
− osa-aikaisuus, % *
− työpaikan tiedot: nimi, Y-tunnus *
− vastuullinen työpaikkaohjaaja, sähköposti, puhelin *
− keskeiset työtehtävät
− oppisopimuksen perusta: 1) työ-, virka- tai palvelussuhde tai 2) yrittäjä
*) tähdellä merkittyjä tietoja hyödynnetään työelämäpalautteen vastauslinkkien muodostamisessa
Työpaikkajaksoksi tallennetaan vain työpaikalla tapahtuva osaamisen hankkiminen. Jos HOKSissa on sovittu työpaikalla hankittavan osaamisen täydentämisestä muissa oppimisympäristöissä, esimerkiksi oppilaitoksessa, nämä molemmat osaamisen hankkimisen tavat tallennetaan erillisinä. Erillinen tallennus tehdään riippumatta siitä, mitä oppisopimustyönantajan kanssa on sovittu palkanmaksusta siltä ajalta, kun opiskelija on hankkimassa osaamista oppilaitoksen oppimisympäristöissä.
Osa-aikaisuustieto tallennetaan eHOKSiin vain työpaikkajaksoille, ei muissa oppimisympäristöissä hankittavalle osaamiselle. Osa-aikaisuus tallennetaan vain, kun työpaikalla hankittavaan osaamiseen ei sisälly säännönmukaisesti viittä opiskelupäivää opiskeluviikon aikana.
Työpaikkajakson osa-aikaisuusprosentiksi tallennetaan todellisen osa-aikaisuuden mukainen osuus riippumatta opiskeluoikeuden osa-aikaisuusprosentista.
eHOKS-järjestelmää kehitetään siten, että järjestelmän kautta tuotetaan tieto työpaikkajaksojen kestosta huomioiden yhtäaikaiset työpaikkajaksot ja mahdolliset muut oppimisympäristöt. Koulutuksen järjestäjä tallentaa eHOKSiin työpaikkajaksolle vain ko. jaksoa koskevan poikkeaman säännönmukaisuudesta.
Esimerkkejä osa-aikaisuustiedon merkinnästä
1. Xxx opiskelija on työpaikalla kaikkina säännönmukaisina opiskelupäivinä
Kun osaamista hankitaan työpaikalla opiskeluviikkoon kuuluvana viitenä säännönmukaisena opiskelupäivänä, osa-aikaisuustietoa ei tallenneta eHOKSiin. Kun tietokenttä on tyhjä, osaamisen hankkimisen oletetaan olevan kokoaikaista eli 100 %.
2. Xxx opiskelija on työpaikalla vain osan viikosta
Kun opiskelija on työpaikalla oppimassa esimerkiksi neljänä säännönmukaisena päivänä viikossa ja yhden päivän oppilaitoksessa, työpaikkajaksolle tallennetaan osa-aikaisuustieto 80 %, joka lasketaan säännönmukaisesta 5 pv/vko = 100 %-luvusta.
Esimerkki työpaikalla hankittavan osaamisen täydentämisestä oppilaitoksessa eHOKSin tietomallissa:
Tutkinnon X osa y
(1) osaamisen hankkimistapa: koulutussopimus tai oppisopimus aikajakso 1.3.–31.3. (työpaikkajakso)
osa-aikaisuus 80 % (vastaa 4 pv/vko)
(2) osaamisen hankkimistapa: oppilaitosmuotoinen (koulutuksen järjestäjän oppimisympäristöt),
aikajakso 1.3.–31.3.
(esimerkissä oppilaitoksessa ollaan 1 pv/vko; tätä osa-aikaisuutta ei tallenneta %-lukuna eHOKSiin, mutta suunnitelmassa asia huomioidaan)
Jos em. esimerkissä työpaikalla ollaan kolme päivää viikossa ja koulutuksen järjestäjän oppimisympäristöissä kaksi päivää viikossa, tallennetaan työpaikkajakson osa-aikaisuudeksi 60 %.
3. Kun opiskelija opiskelee työpaikalla yhtäaikaisesti kahta tai useampaa tutkinnon osaa
Kun opiskelija on työpaikalla oppimassa kaikkina säännönmukaisina opiskelupäivinä yhtäaikaisesti kahta tutkinnon osaa, jotka voivat olla samasta tai eri tutkinnoista; esimerkiksi ajalla 1.3.–31.3.
eHOKSin tietomallissa:
Tutkinnon X osa y
(1) osaamisen hankkimistapa: koulutussopimus tai oppisopimus aikajakso 1.3.–31.3. (työpaikkajakso)
osa-aikaisuus (100 %, tällöin prosenttilukua ei tarvitse tallentaa erikseen)
Tutkinnon X osa z
(1) osaamisen hankkimistapa: koulutussopimus tai oppisopimus aikajakso 1.3.–31.3. (työpaikkajakso)
osa-aikaisuus (100 %, tällöin prosenttilukua ei tarvitse tallentaa erikseen)
Jos tutkinnon osien työpaikkajaksoissa poiketaan säännönmukaisuudesta, tieto tallennetaan eHOKSin osa-aikaisuuskenttään erikseen kummallekin työpaikkajaksolle sen mukaisesti, miten kyseisen työpaikkajakson osalta on HOKSiin suunniteltu ja työpaikan kanssa sovittu. Samaan oppi- tai koulutussopimukseen sisältyvillä työpaikkajaksoilla voi olla erilaisia osa-aikaisuustietoja.
Esimerkiksi jos molempia tutkinnon osia y ja z koskien osaamista hankitaan yhtenä päivänä viikossa oppilaitoksessa, molemmille työpaikkajaksoille merkitään osa- aikaisuus 80 %. Vastaavasti menetellään, jos työpaikkajaksot ajoittuvat esimerkiksi peräkkäin tai osittain yhtäaikaisesti.
Esimerkki eHOKSin tietomallissa yhtäaikaisesti suoritettavien työpaikkajaksojen aikajaksojen limittymisestä, esimerkiksi siten, että tutkinnon osan y kesto on 1.3.–
15.3. ja tutkinnon osan z kesto on 1.3–31.3., ja kun opiskelu on säännönmukaista:
Tutkinnon X osa y
(1) osaamisen hankkimistapa: koulutussopimus tai oppisopimus aikajakso: 1.3.–15.3. (työpaikkajakso 5pv/vko)
osa-aikaisuus (100 %, tällöin prosenttilukua ei tarvitse tallentaa erikseen)
Tutkinnon X osa z
(1) osaamisen hankkimistapa: koulutussopimus tai oppisopimus aikajakso: 1.3.–31.3. (työpaikkajakso 5 pv/vko)
osa-aikaisuus (100 %, tällöin prosenttilukua ei tarvitse tallentaa erikseen)
Virheelliseksi huomatun osa-aikaisuustiedon korjaus eHOKSiin
Työpaikkajaksoja koskevat tiedot tulee olla korjattuna eHOKSiin työpaikkajakson päättymispäivämäärään mennessä, jolloin vastauslinkki muodostetaan. Muodostetut linkit niputetaan lähettämistä varten työpaikkaohjaajakyselyssä kaksi kertaa kuukaudessa: jokaisen kuukauden 1. ja 16. päivä, ja työpaikkakyselyssä kaksi kertaa vuodessa: tammikuussa ja heinäkuussa.
Kaikki opiskelijan tiedoissa havaitut virheet ovat aina tärkeää korjata eHOKSiin, myös työpaikkajakson päättymisen jälkeen huomatut virheet. Nämä myöhemmin muutetut tiedot eivät takautuvasti siirry vastauslinkin muodostamisen yhteydessä jo siirtyneisiin tietoihin, joita käytetään palautteiden vaikuttavuusrahoituslaskennan tietopohjana.