WANHAN HOLVISTON JOULU
XXXXXX XXXXXXXXX JOULU
Xxxxxx Xxxxxxxxxxx La–su 10.-11.12.2022
Aukioloajat la ja su klo 10.00–16.00 SOPIMUSEHDOT
1. JÄRJESTÄJÄ
Haminan kaupunki, Tapahtumatuotanto Hamina Bastionin toimisto Raatihuoneentori 1
49400 HAMINA
2. TAPAHTUMA-ALUE
Hamina Bastioni tapahtuma-areenan osoite: Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, 00000 XXXXXX Xxxxxxxxxxx Hamina Bastionin ulkoareenan yllä ei ole telttakatetta.
3. PAIKKAVARAUKSET / PAIKKAMAKSUT
Wanhan Holviston Joulun myyntipaikkojen varaaminen päättyy ma 10.10.2022 klo 14.00. Paikkavaraus vaatii kirjallisen vahvistuksen. Varaus astuu voimaan, kun paperisena tai netissä täytetty ilmoittautumislomake on palautunut Hamina Bastionin toimistolle/ varausjärjestelmään määräaikaan mennessä. Vapaana oleville myyntipaikoille otetaan ilmoittautumisia vastaan vielä annetun ilmoittautumisajan jälkeen, jolloin vastaamiseen annettava määräaika sovitaan erikseen.
Myyntipaikkojen hinnat määräytyvät paikka / osastokohtaisesti:
Kenttä-alueella 4*4 m 30,00 € 1 pv, 50,00 € 2 pv Kenttä-alue 4*8 m
80,00 € 2 pv Myyntimökki 2*2 m 90,00 € 2 pv
Holvistossa 3*3 m yhdensuuntainen 60,00 € 1 pv, 100,00 € 2 pv Holvistossa 3*3 m kahdensuuntainen 70,00 € 1 pv, 120,00 € 2 pv
Hinnat sisältävät 24 % alv:n. Paikkamaksuun sisältyy erikseen pyydettäessä sähkö ja pöytä (1 kpl). Tapahtumajärjestäjä laskuttaa myyntipaikan vuokraajaa ilmoittautumisen jälkeen, ilmoittautumislomakkeessa annettujen tietojen perusteella. Tapahtumajärjestäjä laskuttaa myyntipaikan vuokraajalta vuokran yhdessä erässä siten, että myyntipaikan kokonaisvuokra on maksettava laskun eräpäivään mennessä (maksuehtona 14 pv päiväyksestä). Mikäli myyjä ei ole maksanut laskuaan eräpäivään mennessä, katsoo järjestäjä myyntipaikan vuokraajan peruuttaneen myyntipaikkansa. Tapahtuman järjestäjällä on oikeus vuokrata eräpäivään mennessä maksamatta jääneet myyntipaikat eteenpäin. Vain ennakkoon vuokran maksaneet myyntipaikan vuokraajat pääsevät alueelle, ellei toisin ole sovittu.
4. MYYNTIPAIKAT
Tapahtuman johtoajatuksena on käsityöläisyys ja myytävien tuotteiden pääpaino tulee olla käsityönä tehdyissä tuotteissa. Myyntipaikkojen varaamisessa etusijalla ovat tapahtumalle annetun teeman mukaista tuotetarjontaa myyvät myyjät. Järjestäjällä on oikeus tarkastaa paikat ja määrätä suoritettavaksi tarpeelliseksi katsomansa muutokset.
Jokainen tapahtumaan tulevan myyntipaikan vuokraaja vastaa itse omasta toiminnastaan, paikkansa pystytyksestä ja purkamisesta, myyntituotteista sekä niiden myynnistä, sisällöstä, turvallisuudesta, tuotteiden säilyvyydestä sekä itsensä ja toimintansa vakuutuksista.
Tapahtumajärjestäjän toimesta alueella on tapahtuma-aikana järjestyksen valvontaa sekä yövalvonta. Tapahtumajärjestäjä ei vastaa kuitenkaan myyntitavaroiden, rakenteiden tms. vioittumisesta ja/tai katoamisesta.
Edellisvuoden myyjällä on alustava oikeus samaan myyntipaikkaan vuonna 2022 kuin mikä hänellä oli viimeksi. Mahdollisia toiveita myyntipaikan vaihtamisesta toteutetaan mahdollisuuksien mukaan.
Ulkomyyntipaikan voi varata yhdeksi tai kahdeksi päiväksi, mutta keskeisimmältä paikalta myyntipaikat saavat kahdenpäivän myyjät. Myyntimökit ja sisämyyntipaikat on varattavissa pääasiassa vain kahdeksi päiväksi.
5. MYYNTIPAIKKAEHDOT
Tapahtuman myyntiaika on molempina päivinä klo 10.00–16.00. Myyntiajat ovat sitovia. Myyntipaikat on otettava käyttöön molempina tapahtumapäivinä klo 9.00 mennessä, ellei toisin ole sovittu. Myyntipaikkojen on oltava käytössä molempina tapahtumapäivinä klo 16.00 asti.
Tapahtumapäivänä klo 9.00 jälkeen on tapahtuman järjestäjällä oikeus vuokrata eteenpäin ne paikat, joita ei ole määräaikaan mennessä otettu vastaan. Tapahtuman järjestäjällä on myös oikeus vuokrata liian aikaisin luovutetut myyntipaikat eteenpäin. Tapahtuman järjestäjän vuokratessa myyntipaikat eteenpäin, alkuperäinen myyntipaikan vuokraaja menettää oikeutensa myyntipaikkaan. Myyntipaikan vuokraaminen tai luovuttaminen myyntipaikan varaajan toimesta kolmannelle osapuolelle on kielletty.
6. LUVAT (ELINTARVIKEILMOITUKSET JA ARPAJAISET)
Myyntipaikan varaaja vastaa ja hankkii tuotteiden esittelyyn sekä myymiseen ja muuhun omaan toimintaansa tarvittavat ilmoitukset ja luvat viranomaisilta sekä vastaa toimimisesta heiltä saatujen ohjeiden ja sääntöjen mukaisesti. Mikäli myyntiartikkeli/ toiminta liittyy arvontaan, vastaa myyntipaikan vuokraaja arpajaisiin liittyvistä mahdollisista lupatoimenpiteistä.
Mikäli myyntiartikkelina on elintarvikkeita, tulee myyntipaikan varaajan itse etukäteen antaa täydellinen luettelo myytävistä tuotteista Haminan kaupungin terveystarkastajalle os.
Puistokatu 2, 49400 Hamina. Puh. 0400 268 633 tai 040 199 1270 tai xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx. Päiväykseltään vanhentuneiden elintarvikkeiden myynti on kielletty!
7. AIKATAULU / ALUEELLA RAKENTAMINEN
Myyntipaikkoja voi halutessaan tulla rakentamaan perjantaina 9.12.2022 on klo 9.00–18.00. Autojen ajaminen Hamina Bastionin areenalle on tapahtumapäivinä sallittu seuraavasti:
la 10.12.2022 klo 7.00–9.00 ja 16.30–18.00 sekä su 11.12.2022 klo 7.00–9.00 ja
16.30–18.00. Hamina Bastionin kenttäalueelle ei saa pysäköidä autoja tapahtuma-aikana.
8. SIIVOUS
Myyntipaikan varaaja on velvollinen huolehtimaan myyntipaikkansa siivouksesta.
Mikäli paikka joudutaan siivoamaan Xxxxxx Xxxxxxxxx toimesta, veloitetaan siitä 50,00 € + alv. 24 %.
9. NIMIKYLTTI
Jokaisella paikan varanneella tulee olla pisteessään minimissään A4 -kokoinen kyltti, josta käy ilmi vähintään kauppiaan nimi ja kotipaikka.
10. YLEISET JA TURVALLISUUSMÄÄRÄYKSET
Tulenkäyttö, tupakointi ja myyntipaikan levittäminen kulkuväylälle on turvallisuussyistä kielletty. Tapahtumassa on erilliset tupakointialueet. Hamina Bastionin holvistoon ei saa kiinnittää tai tehdä kiinnitysjärjestelmiä ilman tapahtumajärjestäjän lupaa. Holvistotilojen ja kenttäalueen käytössä noudatetaan Hamina Bastionin henkilökunnan sekä pelastusviranomaisten antamia ohjeita.
Myyntipaikan vuokraaja sitoutuu omalta osaltaan noudattamaan hallituksen, THL:n, KymSote sekä AVI:n säädöksiä, ohjeistuksia ja linjauksia. Myyntipaikka vuokraajan tulee huolehtia hyvästä käsi- ja yskimishygieniasta sekä mahdollisuuksien mukaan turvavälin säilymisestä myyjän ja asiakkaan välillä. Kipeänä tai edes lieväoireisena tapahtumaan ei saa tulla myymään.
11. MAINONTA
Wanhan Holviston Joulu -tapahtumaa markkinoidaan osana Haminan kaupungin joulunajan tapahtumia mm. alueen lehdissä, nettisivuilla xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx ja xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx sekä Haminan kaupungin sosiaalisen median kanavissa. Tapahtuman järjestäjällä on oikeus käyttää ottamiaan kuvia sekä myyjien erikseen toimittamia kuvia ja lisätietoja tapahtuman markkinoinnissa edellä mainituissa kanavissa. Suostumus markkinointiyhteistyöhön kysytään ilmoittautumislomakkeessa.
12. TIETOSUOJA
Myyntipaikan varaaja on lukenut ja hyväksynyt Xxxxxx Xxxxxxxxx tietosuojaselosteen. Myyntipaikan varaajan antamia tietoja käsitellään tietosuojaselosteessa kerrotulla tavalla.
13. FORCE MAJEURE
Tämä sopimus katsotaan pätemättömäksi ja kumpikin osapuoli vapaaksi vastuusta, jos sopimus jää täyttämättä force majeure -esteen, kuten sodan, mellakan jne. vuoksi.
Täyttämällä myyntipaikkavarauslomakkeen myyntipaikan varaaja sitoutuu noudattamaan näitä ohjeita ja määräyksiä. Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden muutoksiin.