Sopimus lainausdatan hyödyntämisestä Kirjastot.fi- Raportointipalvelussa

Helsingin kaupunginkirjasto – Yleisten kirjastojen keskuskirjasto Valtakunnallinen kehittämisyksikkö

Sopimus lainausdatan hyödyntämisestä Kirjastot.fi- Raportointipalvelussa

Kirjastojen lainausdatan käytöstä Kirjastot.fi-Raportointipalvelussa on Helsingin kaupunginkirjaston ja kirjastojen välillä tehty seuraava sopimus.

Sopimuksen tausta

Kirjastot.fi-palvelukokonaisuuteen kuuluva Raportointipalvelu tuottaa lainausdatan ja maantieteellis-sosioekonomisen (Tilastokeskuksen ruututietokannan) datan pohjalta kirjastopalveluiden vaikuttavuuden analyysiä. Palveluun kerätään lainausdataa eri kirjastojärjestelmistä, data anonymisoidaan Helsingin kaupunginkirjaston palvelinympäristössä sijaitsevassa palvelussa ja tallennetaan anonymisoituna varantoon, jota graafinen käyttöliittymä hyödyntää.

Toimintaympäristön paikallisista eroista huolimatta kirjastopalveluiden tuotanto on perusteiltaan kaikkialla samanlaista. Myös toimintaympäristöissä on yhteneväisiä piirteitä. Näiden piirteiden avulla saadaan kerättyä automaattisesti tietoa asiakkaiden tavoista käyttää kirjastopalveluita. Asiointitottumusten kautta voidaan luoda kuva siitä, miten toimipisteet ovat vuorovaikutuksessa ympäristönsä kanssa ja mitä aluetta kunkin toimipisteen tulisi ensisijaisesti palvella. Lainausdatan mallintaminen alueelliseksi antaa paikallista tietoa väestön rakenteesta, väestöryhmien tavoittamisesta sekä kokoelman vastaavuudesta kysyntään.

Palvelussa näytetään ensi vaiheessa perustiedot:

- toimipisteen ensisijainen vaikutusalue perustuen todelliseen asiointiin

- toimipisteen ensisijaisen vaikutusalueen sosiodemografinen rakenne

- toimipisteen lainaajien sosiodemografinen rakenne

- toimipisteen markkinaosuudet väestöryhmittäin

- toimipisteen tarjonnan ja kysynnän kohtaaminen.

Lisäksi raportteihin lisätään Ruututietokannan tietoja, kuten asukkaiden koulutus-, ammatti- ja varallisuustietoja.

Raportointipalvelun toteutuksesta vastaa Gispositio Oy (päätös HEL 2014-008455 T 02 08 02 01). Palvelu perustuu tutkija Xxxxx Xxxxxxxx monivuotiseen tutkimustyöhön Helmet- , Vaski- ja Vanamo-kirjastojen kanssa. Tutkimusmenetelmä ja sen tulokset on kuvattu tarkemmin julkaisussa xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx/

Xxxxxxxxx.xx on opetus- ja kulttuuriministeriön tilaama ja rahoittama, Helsingin kaupunginkirjaston – Yleisten kirjastojen keskuskirjaston tuottama kaikille avoin kirjastoverkkopalveluiden kokonaisuus, joka on suunnattu kaikille kirjastosektoreille ja niiden asiakkaille.

Sopimuksen kohde

Lainausdatan käyttötarkoitus ja hallinta

1. Kirjastojärjestelmistä lähetään rajapintojen kautta (4 kertaa vuodessa) lainausdataa, joka sisältää nimekkeiden ja niteiden lisäksi tietoa lainaajista. Data sisältää koko tarjolla olevan valikoiman sijainti- ja luokitustietoineen, kaikki aineiston otantahetkellä ulkona olevat lainat ja niiden osoitetiedot. Tiedot ovat osa kokoelma-aineistoa ja tulevat samassa tiedostossa.

2. Data otetaan vastaan suojatun ftp-yhteyden kautta Helsingin kaupunginkirjaston palvelinympäristöön.

3. Data anonymisoidaan ja tallennetaan validoinnin jälkeen anonymisoidun datan datavarantoon Helsingin kaupunginkirjaston palvelinympäristössä. Alkuperäinen data hävitetään sen jälkeen automaattisesti. Anonymisoinnissa (Henkilötietolain 15 § ja 16 § määrittämän tilastotarkoituksen ja viranomaisselvityksen suorittaminen) datasta hävitetään osoitetiedot ja niille annetaan Tilastokeskuksen aineistoihin soveltuva ruututunnus ja ruudun koordinaatit. Myös tarkka syntymäaika hävitetään ja aineistoon jätetään jäljelle

syntymävuosi, sukupuoli, ruututason sijaintitiedot sekä lainan kohteena olevaa nimekettä kuvailevat tiedot. Aineistoa täydennetään myös asiointivirroista johdetuilla dominanssialuetiedoilla.

4. Anonymisoitu data tallennettaan kumuloituvasti omana datavarantona. Sitä tarvitaan myöhemmin mm. trendianalyysiin ja kansalliseen vertailuun.

5. Valmis tietokantarakenne haetaan datavarannosta graafiseen käyttöliittymään.

Anonymisoitu data voidaan myöhempää tutkimustyötä varten tallentaa lisäksi suljettuun varantoon, joka ei ole kytketty tietoverkkoihin.

Ainakin aluksi kukin kirjasto pääsee vain omaan ja alueensa yhteiseen näkymään. Graafisessa käyttöliittymässä (karttanäkymässä) data on anonyymia tilastollista aineistoa, jonka avulla ei ole mahdollista tunnistaa yksittäistä lainaajaa. Sijainti on keskitetty korttelitasolle.

Kirjastot saavat tarvittaessa käyttöönsä oman anonymisoidun lainausdatansa. Kirjastot ja muut lainausdataa hyödyntävät tahot vastaavat lainausdatan jatkokäytön ja muuhun dataan yhdistämisen tietosuojasta sekä lainaajien informoinnista, kun lainausdatan alkuperäinen keräily- ja käyttötarkoitus muuttuu. Koska lainausdatassa hyödynnetään Tilastokeskuksen lisensoitua Ruututietokantaa, jossa tietoja ei näytetä, jos asukkaita on alle 10 ruudulla, sama periaate pätee siihen dataan, jota kirjastot voivat hyödyntää. Dataan sisältyy ruutujen xy-koordinaatit, mutta ei Tilastokeskuksen ruutu-id-numeroa.

Raportointipalvelun datavarantoon tallennettua anonymisoitua lainadataa ei tulla jakamaan sellaisenaan avoimena datana.

Kustannukset

Tässä sopimuksessa määritellyt Kirjastot.fi-palvelut ovat maksuttomia kirjastoille.

Kirjastot.fi-Raportointipalvelun kehittäminen, ylläpito ja tuki sekä palvelinympäristön ylläpitoon liittyvät kustannukset katetaan opetus- ja kulttuuriministeriön rahoituksella.

Helsingin kaupunginkirjasto on tilannut Axiell Finland Oy:ltä lainausdatan oton Aurora- kirjastojärjestelmistä kolmen vuoden ajaksi (2016-2018) ja vastaa lainausdatan automaattisen oton perustamisen ja neljä kertaa vuodessa tapahtuvan datanoton kustannuksista sopimuskauden ajan. Aurora-kirjastojen mukaantulo tapahtuu vaiheittain, joten kaikista Aurora-järjestelmistä ei ehditä ottamaan lainausdataa neljä kertaa vuodessa kolmen vuoden sopimuskauden aikana. Sopimuskauden jälkeen lainausdatan otosta voi kirjastoille tulla kustannuksia kirjastojärjestelmän toimittajan taholta.

Helsingin kaupunginkirjaston velvoitteet

Helsingin kaupunginkirjasto vastaa Raportointipalvelun toiminnasta ja ylläpidosta, kehittämisestä, tietosuojasta, käyttäjähallinnasta ja opastuksesta sekä anonymisoidun datan mahdollisesta pitkäaikaissäilytyksestä.

Kirjastojen velvoitteet

Kirjastojärjestelmien toimittajat pääsääntöisesti vastaavat siitä, että lainausdataa saadaan Raportointipalvelua varten sovitun aikataulun mukaisesti. Kirjastojen tehtävänä on osaltaan edesauttaa lainausdatan ottoa.

Kirjastot huolehtivat saamistaan käyttäjätunnuksista ja varmistavat, että ne eivät joudu sellaisten tahojen haltuun, joilla ei ole oikeutta niiden käyttöön.

Kirjastot (taustaorganisaation tietohallinto) suorittavat toimenpiteet, jotka voivat vaikuttaa tietoturvaan, parhaan taitonsa ja kykynsä mukaan palvelun turvallisuudesta huolehtien ja noudattaen hyvän tietoturvan edellyttämiä käytäntöjä. Mikäli Helsingin kaupunginkirjasto on antanut ohjeen jonkin toimenpiteen suorittamisesta, se tulee suorittaa annetun ohjeistuksen mukaisesti.

Tietojen luottamuksellisuus

Sopijapuolet vastaavat siitä, että toisen sopijapuolen luottamukselliseksi merkittyjä tietoja käsitellään luottamuksellisina. Sopijapuolen luottamuksellisia tietoja ei luovuteta, käytetä

tai julkaista tämän sopimuksen voimassaoloaikana tai sen jälkeen muuten kuin sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaatimiin tarkoituksiin ja sen vaatimassa laajuudessa.

Sopimusrikkomus ja sen seuraukset

Mikäli sopijapuoli syyllistyy olennaiseen sopimusrikkomukseen, toisella sopijapuolella on oikeus purkaa tämä sopimus 90 päivän kuluttua siitä, kun rikkomuksesta on huomautettu kirjallisesti toiselle sopijapuolelle, eikä tämä ole korjannut rikkomustaan. Mikäli rikkomusta ei ole mahdollista korjata, on toisella sopijapuolella oikeus purkaa sopimus välittömästi.

Kirjastot eivät kuitenkaan vastaa kirjastojärjestelmäntoimittajista johtuvista virheistä, laiminlyönneistä tai muista seikoista, jotka johtavat sopimusrikkomukseen.

Vahinkojen korvaaminen

Sopijapuolet rajoittavat tämän sopimuksen rikkomisesta mahdollisesti aiheutuvien vahingonkorvausten määrän toiselle osapuolelle aiheutuneeseen välittömään vahinkoon. Näin ollen vahingonkorvauksen ulkopuolelle jäävät kaikki välilliset ja epäsuorat vahingot.

Edellä mainittuja vahingonkorvausvastuun rajoituksia ei sovelleta tapauksiin, joissa sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, rikkonut mainittua tietojen luottamuksellisuutta, loukannut tekijänoikeuslain mukaisia oikeuksia, rikkonut mainittuja velvoitteita tai käyttänyt Kirjastot.fi-Raportointipalvelua lain tai tämän sopimuksen vastaisesti.

Vastuuvapaus

Helsingin kaupunginkirjasto vastaa Raportointipalvelun toimivuudesta ja palvelun toimittajan osuudesta. Helsingin kaupunginkirjasto ei takaa Raportointipalvelun virheetöntä toimintaa. Helsingin kaupunginkirjasto sitoutuu noudattamaan vain tämän sopimuksen ja liitteiden mukaisia sopimusvelvoitteita.

Ylivoimainen este

Sopijapuoli vapautuu velvoitteistaan sellaisten seikkojen vuoksi, joiden se osoittaa aiheutuneen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevasta esteestä, jota sen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksen tekohetkellä ja jonka seurauksia sopijapuoli ei myöskään ole kohtuudella voinut estää. Sopijapuoli vapautuu velvoitteistaan myös silloin, kun sen sopimuksen täyttämiseen käyttämää alihankkijaa kohtaa ylivoimainen este.

Jos sopimusvelvoitteen viivästyminen johtuu yllämainitusta ylivoimaisesta esteestä, sopimusvelvoitteen täyttämisaikaa jatketaan niin paljon, kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.

Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä kirjallisesti toiselle sopijapuolelle, samoin kuin esteen lakkaamisesta.

Sopimuksen voimassaolo

Tämä sopimus tulee voimaan, kun se on allekirjoitettu. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sekä Helsingin kaupunginkirjastolla että kirjastoilla on oikeus irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.

Sopimuksen muuttaminen

Tätä sopimusta voidaan muuttaa vain molempien sopijapuolten asianmukaisesti allekirjoittamalla asiakirjalla

Sopimuksen siirtäminen

Sopijapuolella ei ole oikeutta ilman toisen sopijapuolen suostumusta osaksikaan siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle. Helsingin kaupunginkirjastolla on kuitenkin oikeus siirtää sopimukseen liittyvät oikeutensa ja velvollisuutensa yksikölle tai organisaatiolle, jolle Helsingin kaupunginkirjastolta tämän sopimuksen aihealueeseen liittyvät tehtävät siirtyvät.

Tilanteissa, joissa organisaatiot tai niiden osat yhdistyvät, voidaan tehdä uusi sopimus tai Helsingin kaupunginkirjastolla suostumuksella siirtää sopimus. Kirjastokimpan

yhteistoimintasopimuksessa sovittavat kimppamuutokset eivät vaikuta tähän sopimukseen, ellei erikseen sovita.

Yhteyshenkilöt

Kumpikin sopijapuoli nimeää yhteyshenkilön (ja halutessaan tälle varahenkilön) tähän sopimukseen liittyvien asioiden hoitamista varten. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on ilmoitettava välittömästi toiselle sopijapuolelle.

Sopimuskappaleet

Tätä sopimusta on laadittu kaksi samasanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle.

Liitteet

Tähän sopimukseen kuuluvat sen erottamattomana osana liitteet.

Allekirjoitukset

Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle.

Helsingissä päivänä kesäkuuta 2017 Xxxxx Xxxxxxxx

Kirjastopalveluiden johtaja

Helsingin kaupunginkirjasto – Yleisten kirjastojen keskuskirjasto

Xxxxx Xxxxxxx Päällikkö

Valtakunnallinen kehittämisyksikkö

Helsingin kaupunginkirjasto – Yleisten kirjastojen keskuskirjasto

    päivänä      Kirjaston / kirjastotokimpan valtuuttama edustaja

LIITE

Rekisteriseloste

kuuta 2017