Sopimus 1 (6)

Sopimus 1 (6)

1. Yleistä

Vuoden 2023 alusta vastuu sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisestä siirtyy Pirkanmaan kunnilta ja kuntayhtymiltä kokonaisuudessaan Pirkanmaan hyvinvointialueelle. Hyvinvointialueelle siirretään sosiaali- ja terveydenhuollon tietoaineistoja toimintansa lopettavalta sairaanhoitopiiriltä ja Pirkanmaan kunnilta sekä pelastustoimen tietoaineistoja Pirkanmaan pelastuslaitokselta.

Hyvinvointialueen omistukseen siirtyvistä tietoaineistoista on säädetty laissa Sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (616/2021, 64 §).

Lain alkuperäisenä tarkoituksena oli, että siirto koskee kaikkia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakirjoja. Lakia muutettiin toukokuussa 2022 (Laki sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetun lain muuttamisesta 20.5.2022/349) siten, että siirto koskee vain sosiaali- ja terveydenhuollon tehtäviin liittyviä asiakirjoja, joita ei ole arkistoitu.

Kuntien arkistoja ja tietojärjestelmiä ei käytännössä ole jaettu niin, että säilytysvaiheessa ja

arkistointivaiheessa olevia asiakirjoja säilytettäisiin toisistaan erillään. Lakimuutos tarkoittaa sitä, että osa kunnan omistukseen jäävistä arkistoiduista asiakirjoista siirtyy joko fyysisesti tai

siirtyvän tietojärjestelmän osana hyvinvointialueen hallintaan. Myös kunnan tietojärjestelmiin ja keskusarkistoon jää sellaisia säilytysvaiheessa olevia asiakirjoja, jotka lain mukaan siirtyvät hyvinvointialueelle. Koska asiakirjojen omistajuus ja hallinta eivät kaikilta osin jatkossa vastaa toisiaan, eikä esimerkiksi provenienssiperiaate tue sitä, että asiakirjoja lähdettäisiin laajamittaisesti erottelemaan, sovitaan tällä sopimuksella tarkemmin osapuolten välisestä yhteistyöstä.

Kunnanvaltuuston päätöksellä 21.2.2022 § 4 Kihniön kunta on antanut kyseisen lain 26 §:n mukaisen selvityksen hyvinvointialueelle siirtyvästä omaisuudesta, sopimuksista ja vastuista sekä sosiaali-, terveydenhuollon ja pelastustoimen käytössä olevista toimitiloista. Selvitystä on täydennetty 3.10.2022 tilatietojen osalta.

Hyvinvointialueista annetun järjestämislain (612/2021, 58 §) mukaisesti hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisestä vastaava toimivaltainen viranomainen on rekisterinpitäjä sen järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneille sekä sille kuntien ja kuntayhtymien hallinnasta siirtyneille sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille.

Kihniön kunta pysyy rekisterinpitäjänä niiden henkilötietoja sisältävien tietoaineistojen osalta, jotka eivät siirry sote-uudistuksessa sovellettavan lainsäädännön ja kansallisen ohjeistuksen nojalla hyvinvointialueelle. Osapuolten yhteishallinnassa on siten tietoaineistoja, joiden rekisterinpitäjä on joko hyvinvointialue tai Kihniön kunta.

Sopimuksen puitteissa kumpikaan osapuoli ei suorita toiselle osapuolelle maksuja tai korvausta aineiston jatkuvasta, tavanomaisesta säilytyksestä tai aineistoon liittyvästä tietopalvelusta. Mahdollisista aineistojen siirrosta tai vastaavista muutoksista aiheutuvista kustannuksista sovitaan erikseen. Pääsääntöisesti osapuoli vastaa kustannuksista, jotka syntyvät tämän osapuolen omistukseen kuuluvan aineiston siirrosta tai vastaavista muutoksista.

2. Sopimusosapuolet

Sopimuksen osapuolet ovat:

Pirkanmaan hyvinvointialue

Y-tunnus 3221308-6

Postiosoite: PL 272, 33101 TAMPERE

Sähköpostiosoite: xxxxxxxx@xxxxx.xx

ja

Kihniön kunta Y-tunnus 0133862-8

Postiosoite: Xxxxxxxxxx 00, 00000 XXXXXX

Sähköposti: xxxxxx@xxxxxx.xx

Sopimuksessa tarkoitettu yhteyshenkilö on Pirkanmaan hyvinvointialueella arkistopäällikkö.

Sopimuksessa tarkoitettu yhteyshenkilö on Kihniön kunnalla talous- ja hallintojohtaja.

3. Siirrettävät tietoaineistot

Tietoaineistojen siirto toteutetaan Sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetun lain (616/2021) 64 § perusteella ja lisäksi noudatetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen Hyvinvointialueiden tietoaineistojen siirto-ohjeita.

Siirtyvät analogiset, kunnalle jäävät sekä yhteishallinnan piiriin kuuluvat tietoaineistot sekä niiden sijainti luetellaan liitteissä 1-2. Kunnalla ei ole digitaalista aineistoa.

Kummankin osapuolen hallintaan jäävät sekä yhteishallintaan jäävät tietoaineistot ovat sellaisia, joita ei voi lähtökohtaisesti jakaa kokonaisuutta rikkomatta. Aineistonhaltija vastaa hallinnassaan olevasta aineistosta aiheutuvista tavanomaisista kustannuksista.

Osapuolet sitoutuvat tarkentamaan omistuksen siirtorajauksia ja harkitsemaan myös aineiston fyysistä jakamista tai siirtämistä, mikäli se osoittautuu lainsäädännön, ohjeiden tai aineiston läpikäymisen perusteella tarpeelliseksi tai tarkoituksenmukaiseksi. Aineiston siirtämisestä aiheutuvista kustannuksista sovitaan erikseen.

4. Arkistotilat

Pirkanmaan hyvinvointialue ja Kihniön kunta sopivat toimitilojen hallinnasta (ml. arkistotilat) ja vuokrasopimusten voimassaolosta erillisissä vuokrasopimuksissa. Perusturvapalvelujen arkistotilat, joita on eri rakennuksissa, siirtyvät hyvinvointialueen vuokraukseen vuokrasopimusten mukaisesti. Kunnan päätearkistossa säilytetään myös sosiaali- ja terveystoimen arkistomateriaalia.

5 Asianhallinta- ja tietojärjestelmät

Kihniön kunnalla ei ole siirtyviä tietojärjestelmiä. Potilas- ja asiakastietojen tietojärjestelmien yhteiskäytöstä Parkanona kaupungin kanssa on sovittu sote-ulkoistussopimuksen yhteydessä 1.5.2015. Kihniön kunta luovutti rekisterinpitäjän tehtävät Parkanon kaupungille. Palveluntuottajalla ja Parkanon kaupungilla on ollut käyttöoikeus tietoihin toiminnan edellyttämässä laajuudessa. Kihniöläisten asiakkaiden tiedot on tallennettu Parkanon kaupungin ja palveluntuottajan toimesta käytössä oleviin järjestelmiin 1.5.2015 alkaen.

Parkanon kaupunki on sopinut siirtyvistä tietojärjestelmistä Pirkanmaan hyvinvointialueen kanssa.

6. Käyttöoikeudet toisen viranomaisen järjestelmiin

Sosiaali- ja terveyspalvelujen toiminnan jatkuvuuden turvaamisen sekä muutostilanteen hallitsemiseksi, voidaan Pirkanmaan hyvinvointialueelle siirtyneille henkilöille myöntää käyttöoikeuksia Kihniön kunnan järjestelmiin (oppilashuolto) määräajaksi.

Käyttöoikeuksien antamisesta päättää ja niitä hallinnoi Kihniön kunta. Kun käyttöoikeuksia ei enää tarvita edellä mainittuihin tarkoituksiin, käyttöoikeudet poistetaan ja tietopalvelu toteutetaan tämän sopimuksen kohdan 7 mukaisesti. Mikäli osapuolilla on erimielisyyttä käyttöoikeuksien kestosta, tulee asiasta neuvotella Kihniön kunnan kanssa. Käyttöoikeuden saajilla on oikeus käyttää järjestelmiä vain yllä mainittuihin tarkoituksiin. Käyttöoikeuden saajilla ei ole oikeutta luovuttaa Kihniön kunnan järjestelmistä tietoa ulkopuolisille ilman Kihniön kunnan suostumusta.

7 Tietopalvelu

Pirkanmaan hyvinvointialueen työntekijä(t) tai sen lukuun toimivan palveluntuottajan työntekijä(t) huolehtivat hyvinvointialueen hallinnassa olevissa arkistotiloissa ja Pirkanmaan hyvinvointialueelle siirtyvissä sähköisissä tietojärjestelmissä olevien tietoaineistojen tietopalvelusta myös siltä osin, kun kyse on asiakirjoista, jotka lain mukaan ovat Kihniön kunnan omistuksessa. Vastaavasti Kihniön kunnan viranhaltija(t) tai työntekijä(t) huolehtivat Kihniön kunnan hallinnassa olevien tietoaineistojen tietopalvelusta siltäkin osin kuin ne ovat siirtyneet hyvinvointialueen omistukseen. Sopimusosapuolet hoitavat tietopalvelun vastikkeetta suhteessa toisiinsa. Tietopalvelulla tarkoitetaan tässä sopimuksessa laajasti sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999),

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) että erityislainsäädännön, esimerkiksi potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) sekä sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000), mukaisten tietopyyntöjen käsittelyä ja toteuttamista. Hyvinvointialueen nimeämillä tietopalvelusta vastaavilla työntekijöillä on oikeus luovuttaa tietoja Kihniön kunnan omistajuuteen kuuluvista aineistoista, mikäli tiedonpyytäjällä on lain mukainen oikeus saada pyytämänsä tiedot. Tietopyyntö tulee käsitellä lain edellyttämien määräaikojen mukaisesti. Hyvinvointialue sitoutuu pyynnöstä ilmoittamaan Kihniön kunnalle tietopyyntöjä käsittelevät työntekijät. Mikäli tietopyyntö tai lain tulkinta on asiassa epäselvä, tai on muuten syytä epäillä, että pyyntöön ei voida suostua, tulee tietopyyntö ohjata viipymättä Kihniön kunnan omistuksessa olevien asiakirjojen osalta Khniön kunnan viraston/arkiston yhteyshenkilölle päätöksentekoa varten. Hyvinvointialue vastaa siitä, että sen tietopalvelusta vastaavat työntekijät tuntevat tietojen käsittelyä, henkilö-, potilas- ja asiakastietojen suojaa sekä tietojen luovuttamista koskevan lainsäädännön, ja ovat sitoutuneet tietojen salassapitoon joko erillisellä sitoumuksella tai virkansa puolesta.

8. Tietoaineistojen säilyvyys, käytettävyys ja tuhoaminen

Pirkanmaan hyvinvointialueen työntekijä(t) tai sen lukuun toimivan palveluntuottajan työntekijä(t) huolehtivat aineiston tietoturvallisesta tuhoamisesta säilytysajan päättymisen jälkeen. Hyvinvointialue vastaa tuhoamisen toteuttamisesta aiheutuvista kustannuksista sen hallinnassa olevien aineistojen osalta. Kunnan aineiston hävittämisestä tehtävät hävitysluettelot toimitetaan kunnan arkistoon arkistoitavaksi.

Tietoaineistojen säilytysaikaan vaikuttaa voimassa oleva lainsäädäntö, hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelma ja kaupungin tiedonohjaussuunnitelma. Säilytysaika voi muuttua esimerkiksi lainsäädäntömuutoksella. Tietoaineistoa hallinnoiva rekisterinpitäjä on aina vastuullinen varmistamaan tietoaineiston säilytysajan. Mikäli yhteishallinnan piiriin kuuluvan aineiston säilytysajasta on epäselvyyttä, sitoutuvat osapuolet sopimaan tästä yhteisesti. Hyvinvointialue voi yksipuolisesti poistaa tietoja sekä lyhentää säilytysaikaa niiden tietojen osalta, jotka siirtyvät yksinomaan sen vastuulle. Sama koskee vastaavasti Kihniön kuntaa niiden tietojen osalta, jotka lain tai THL:n ohjeen mukaan jäävät Kihniön kunnan omistukseen. Mikäli aineiston omistuksesta on epäselvyyttä lain tai ohjeen perusteella, sitoutuvat osapuolet sopimaan tästä yhteisesti.

8. Tietosuoja

Kihniön kunta ja Pirkanmaan hyvinvointialue toteavat noudattavansa kaikkien tämän sopimuksen alaan kuuluvien asiakirjojen ja tietoaineistojen osalta voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä, ja edellyttävänsä tätä sopimusteitse myös alihankkijoiltaan. Sopijaosapuolten käyttämät järjestelmät ja toimintatavat ovat kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja tämän sopimuksen vaatimusten mukaisia, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.

Tietojen käsittelyssä noudatetaan Kihniön kunnan ja Pirkanmaan hyvinvointialueen välistä kahdensuuntaista tietosuojasopimusta ja sen henkilötietojen käsittelyn ehtoja koskevaa liitettä. Mikäli Pirkanmaan hyvinvointialue käyttää Kihniön kunnan omistuksessa olevien tietojen käsittelyssä alihankkijaa, vastaa hyvinvointialue siitä, että myös alihankkija sitoutuu noudattamaan samoja ehtoja. Osa tietoaineistosta on Kihniön kunnan ja Pirkanmaan hyvinvointialueen yhteishallinnassa.

8. Sopimuksen voimassaoloaika

Sopimus on voimassa niin kauan kuin toisella osapuolella on hallinnassaan toisen osapuolen omistamia asiakirjoja.

Sopimus todetaan yhteisymmärryksessä päättyneeksi, kun kummankaan osapuolen hallinnassa ei ole toisen osapuolen omistamia asiakirjoja. Kummallakaan osapuolella ei ole oikeutta irtisanoa sopimusta yksipuolisesti.

Sopimusosapuolet sitoutuvat päivittämään ja muuttamaan sopimusta yhteisymmärryksessä esimerkiksi lainsäädännön tai THL:n ohjeiden muuttuessa. Sopimukseen, sen liitteisiin tai sen täytäntöönpanoon liittyvät erimielisyydet ratkaistaan neuvotteluteitse.

11 Allekirjoittajat

Xxxxxx Xxxxxx hyvinvointialueen johtaja Pirkanmaan hyvinvointialue

Xxxxxxxxx Xxxxxx talous- ja hallintojohtaja Kihniön kunta

12 Liitteet

Analogiset arkistot (Salassa pidettävä JulkL 24.1 § 7)

Pirkanmaan hyvinvointialue | PL 272, 33101 Tampere
xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx | xxxxx.xx