Contract

8.2.2021

Palvelu- ja yhteistyösopimus

Sopimuksen osapuolet

Tilaaja/Asiakas Heinolan kaupunki Laskutus:

Yhteyshenkilö

Toimittaja Sarastia Rekry Oy

Xxxxxxxxxxxxxxx 0 X 0, 13100 Hämeenlinna xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx

Puh. (00) 000 0000

xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx

Yhteyshenkilö Xxxxx Xxxxxxx Toimitusjohtaja Puh. 050 408 1321

xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx

Sopimuksen tausta ja tarkoitus

Tilaaja solmii palvelu- ja yhteistyösopimuksen (jäljempänä sopimus) Toimittajan kanssa palvelujen tuottamisesta.

Toimittajan Tilaajalle tuottamista palveluista, niiden tuottamisessa noudatettavista ehdoista, menettelyistä, vastuista ja velvollisuuksista sovitaan Toimittajan ja Xxxxxxxx välillä tässä sopimuksessa ja sen liitteinä olevissa dokumenteissa.

-

Tämän sopimuksen tarkoituksena on tuottaa palveluja mahdollisimman tehokkaasti, laadukkaasti ja taloudellisesti. Tarkoituksena on lisäksi kehittää tuotettuja palveluja sekä laadun että tehokkuuden näkökulmasta.

Tämä sopimus ei poista, muuta tai vähennä sopijapuolten laista ja viranomaismääräyksistä johtuvia velvollisuuksia.

Sopimuksen ja siinä sovittavan palvelutuotannon sekä yhteistyön yleisiä tavoitteita ovat:

8.2.2021

 palvelujen kattavuus ja keskittäminen valituilla toimialoilla. Tilaaja sitoutuu käyttämään sovittuja palveluita määritellyillä palvelualoilla ja yksiköissä.

 esimiestyön tukeminen

 tietojärjestelmien tehokas hyödyntäminen.

Sopimuksen kohde

Tällä sopimuksella sopijapuolet sopivat palvelujen tuottamisessa noudatettavista ehdoista ja menettelyistä.

Sopimusasiakirjat

Sopimus muodostuu tämän palvelu- ja yhteistyösopimuksen sopimustekstistä ja sopimuksen liitteistä. Liitteenä olevia tuotekortteja voidaan päivittää yhteistyöryhmässä vuosittain. Toimittaja vastaa sopimuksen ja sen liitteiden ajantasaisuudesta. Sopimuksen liitteet ovat esim.

- sijaispalvelun tuotekortti

- käyttöönottoprojektin tuotekortti

Sopimuksen liitteet hyväksytään ja allekirjoitetaan erikseen sekä liitetään tähän sopimukseen.

Toimittaja ylläpitää ajantasaista sopimusta sähköisessä muodossa siten, että se on vaikeuksitta toimitettavissa Asiakkaalle.

Seuraavaa kalenterivuotta koskevat neuvottelut tuotekorttien kuvaamien asioiden osalta käydään asiakkaan kanssa vuoden loppuun mennessä.

Vastuut ja yhteistyö

a) Yleiset periaatteet ja ehdot

Toimittaja ja Tilaaja ohjaavat sopimuksen toteutumista.

Toimittajan ja Xxxxxxxx vastuut ja velvoitteet määritellään yksityiskohtaisesti tuotekorteissa ja niihin sisältyvissä vastuunjakotaulukoissa.

b) Toimittajan vastuut ja tehtävät

Toimittaja tuottaa sopimuksen mukaisin ehdoin Asiakkaalle sovitut palvelut. Toimittaja vastaa omalta osaltaan palvelun toteutuksesta sekä palveluprosessien ja yhteistyön edellyttämän resursoinnin ja asiantuntemuksen riittävyydestä.

Toimittajan edustaja kuuluu sopimuksen asiakasyhteistyöryhmään.

c) Xxxxxxxx vastuut ja tehtävät

Tilaaja vastaa omalta osaltaan palveluprosessien ja yhteistyön edellyttämän resursoinnin ja asiantuntemuksen riittävyydestä sekä tarvittavista palvelun sisältöön

8.2.2021

ja toteutukseen vaikuttavista päätöksistä ja ohjauksesta. Tilaajan edustaja kuuluu asiakasyhteistyöryhmään.

d) Sopimuksen yhteistyöryhmä

Yhteistyöryhmän tehtävänä on valvoa sopimuksen toteutumista. Yhteistyöryhmä käsittelee palvelutason seurannan raportit ja ratkaisee ensisijaisena tahona palvelujen tuottamiseen liittyvät erimielisyydet. Yhteistyöryhmä vastaa lisäksi sopimuksen toteuttamisesta käytännössä. Se kehittää toimintaa ja palveluprosesseja sekä käsittelee reklamaatioita.

Asiakasyhteistyöryhmässä on kaikkien asiakkaiden edustajat (2 edustajaa/asiakas). Kukin asiakas vastaa edustajansa yhteistyöryhmään osallistumisesta aiheutuvista kustannuksista. Yhteistyöryhmän toimintaa voidaan verrata ohjausryhmän toimintatapaan.

Lisäksi perustetaan tarvittaessa eri toimialojen tai asiakaskohtaisia kehittämisryhmiä, joissa on edustaja tilaajan vastaavalta toimialalta sekä toimittajan palveluvastaava.

e) Reklamaatioiden käsittely

Kaikki palveluiden käytännön toimintaan liittyvät reklamaatiot ja niiden käsittely kirjataan ja käsitellään mahdollisimman nopeasti Sarastia Rekryn toimesta.

Reklamaatioyhteenvedot käsitellään tarvittaessa yhteistyöryhmässä.

Alihankkijoiden käyttäminen

Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita silloin, kun sen vastuulla olevien tehtävien siirtäminen ulkopuoliselle tuottajalle on lain mukaan mahdollista.

Toimittaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Toimittaja on velvollinen tiedottamaan viivytyksettä Asiakkaalle palvelutuotannon siirtämisestä alihankkijalle.

Kun alihankinnasta syntyvät kustannukset laskutetaan asiakkaalta, käytetään alihankkijoita vain asiakkaan luvalla.

Toimittaja vastaa siitä, että mahdollisessa alihankinnassa huomioidaan palvelutuotantoon liittyvät hankintalain säännökset ja rajoitukset.

Palvelujen hinnoittelu ja laskutus

Hinnoitteluperusteet käsitellään vuosittain sopimuksen yhteistyöryhmässä, asiakaskohtaisissa neuvotteluissa ja Sarastia Rekryn hallituksessa.

Toimittaja veloittaa Asiakasta vuoden aikana kaksi kertaa kuukaudessa toteutuneiden volyymien ja niihin perustuvien yksikköhintojen perusteella.

8.2.2021

Kaikkiin sopimuksessa ilmoitettuihin hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.

Mahdollisten sopimuksessa mainitsemattomien lisätöiden tekemisestä sovitaan aina kirjallisesti etukäteen.

Sopimuksen muuttaminen

Kaikki muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoituksillaan hyväksyneet muutokset. Allekirjoitetut pöytäkirjat tai muut asiakirjat, joissa muutoksista on sovittu, otetaan tämän sopimuksen liitteeksi.

Sopimuksen liitteitä ja niiden sisältöä voidaan yhteisin neuvotteluin muuttaa ja päivittää ilman, että varsinaista sopimusta on muutettava. Kaikki muutokset on kuitenkin toteutettava kirjallisesti.

Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen

Tämä sopimus on voimassa 31.12.2022 saakka.

Sopimus jatkuu tämän jälkeen toistaiseksi voimassa olevana, ellei kumpikaan osapuoli sitä kirjallisesti irtisano. Irtisanomisaika 12 kk. Sopimus on irtisanottavissa (548/2016) mukaisesti.

Sarastia Rekry Oy voi siirtää sopimuksen tarvittaessa edelleen yksityisten palveluntarjoajien sopimuksista vastaavalle yhtiölleen.

Palvelutason seuranta ja palvelujen kehittäminen

Palvelutasoa seurataan seuraavilla tavoilla:

a) Toimittaja toteuttaa vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyn.

b) Toimittajalla on systemaattinen menettely, jolla se vastaanottaa palveluistaan jatkuvaa palautetta. Toimittaja käsittelee ja dokumentoi saamansa palautteen.

c) Palvelutason kuvaamista ja mittaamista varten voidaan määritellä yhteistyössä tämän sopimuksen liitteeksi ns. SLA (Service Level Agreement). SLA- dokumentin tarkoituksena on varmistaa palvelujen kuvaustenmukaisuus. Lisäksi dokumentista ilmenevät toimittajan mahdollisista palvelutasopoikkeamista johtuvat tilaajan lisäveloitusperusteet.

Toimittaja vastaa palveluprosessien kehittämisestä. Asiakas osallistuu kehittämistoimintaan yhteistyöryhmässä. Lisäksi yhteistyöryhmä käsittelee palvelutason raportit vähintään vuosittain.

8.2.2021

Tietoturvallisuus

Toimittaja sitoutuu pitämään salassa Asiakkaan toimintaan ja henkilöstöön liittyvät tiedot, jotka ovat lain mukaan salassa pidettäviä. Toimittaja vastaa siitä, että sen palveluksessa olevat henkilöt ovat tietoisia ja noudattavat salassa pitoa koskevia säännöksiä.

Toimittajalla ei ole oikeutta käyttää Asiakkaan tietoja omassa toiminnassaan eikä luovuttaa tietoja sivulliselle, ellei tästä ole erikseen kirjallisesti sovittu. Palveluihin liittyvä tietojen luovuttaminen on kuvattu palvelukuvauksissa ja vastuunjakotaulukoissa.

Rekisteriselosteista vastaa toimittaja.

Tiedottaminen

Osapuolet tiedottavat toisilleen sopimuksen mukaisiin tehtäviin vaikuttavista muutoksista ja muista seikoista, jotka voivat vaikuttaa sopimukseen. Ensisijainen tiedottamiskanava on sähköposti.

Vahingonkorvaus

Sopijapuolet vastaavat siitä vahingosta, jonka he aiheuttavat toisilleen huolimattomuudellaan ja laiminlyönnillään. Sopijapuolet eivät kuitenkaan vastaa toiselle aiheutuneista välillisistä vahingoista, jollei kyseessä ole tahallisuus tai törkeä tuottamuksellisuus.

Sopijapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun, yleisen liikenteen, tietoliikenteen pysähtymisen tai muun sen kaltaisen sopijapuolesta riippumattoman syyn takia (force majeure). Se sopijapuoli, jota ylivoimainen este koskee, on velvollinen ilmoittamaan tästä sekä sen arvioidusta kestosta heti toiselle sopijapuolelle.

Vahingonkorvausasiat ratkaistaan sopimuksen yhteistyöryhmässä.

Jos ristiriitatilannetta ei voida ratkaista yhteistyöryhmässä, käsitellään tästä sopimuksesta johtuvat erimielisyydet välimiesmenettelyllä tai toimittajan kotikunnan käräjäoikeudessa.

Palvelutuotteita koskevat erityiset vastuut on kirjattu tuotekortteihin.

Sopimuksen voimaantulo

Tämä sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen asianmukaisesti allekirjoittaneet.

Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) yhdenmukaista kappaletta, yksi (1) kummallekin sopijapuolelle.

8.2.2021

Tilaaja vastaa sopimusjäljennösten toimittamisesta Asiakkaalle.

Hämeenlinna

Aika _ /    _

/ _   _

Sarastia Rekry Oy

Toimitusjohtaja Xxxxx Xxxxxxx

Liitteet

Sopimus henkilötietojen käsittelystä