KLUBIN YHTEISTYÖSOPIMUS ROTARYSÄÄTIÖN APURAHOJEN KÄYTÖSTÄ Club Qualification Memorandum of Understanding

KLUBIN YHTEISTYÖSOPIMUS ROTARYSÄÄTIÖN APURAHOJEN KÄYTÖSTÄ

Club Qualification Memorandum of Understanding

1. Klubin kelpoisuus (kvalifiointi)

Voidakseen käyttää Rotarysäätiön apurahoja klubin pitää sitoutua Rotarysäätiön edellyttämiin

taloutta ja hallintoa koskeviin menettelyihin, jotka esitetään tässä yhteistyösopimuksessa,

sekä lähettämään (tai netin kautta osallistumaan) ainakin yhden klubin jäsenen vuosittain piirin

järjestämään hankehallinnon seminaariin (säätiö seminaari). Piiri voi asettaa lisävaatimuksia klubin kelpoisuudelle

Täyttämällä nämä vaatimukset klubi tulee kelpoiseksi osallistumaan Rotarysäätiön apurahaohjelmaan.

A. Kun kelpoisuusehdot on täytetty, klubi on hyväksytty yhden rotaryvuoden toimikaudeksi.

B. Kelpoisuuden ylläpitäminen edellyttää, että klubi noudattaa tätä yhteistyösopimusta,

mahdollisia piirin asettamia lisävaatimuksia ja Rotarysäätiön menettelytapasääntöjä kaikin

soveltuvin osin.

C. Klubi on vastuussa apurahavarojen käytöstä riippumatta siitä, kuka tai ketkä henkilöt tai

ryhmät valvovat varoja.

D. Kelpoisuus voidaan peruuttaa määräajaksi tai kokonaan apurahavaroihin liittyvän

väärinkäytöksen tai epäsäännöllisyyden takia, mihin sisältyvät mm. petos, väärennys,

jäsenyyden väärentäminen, karkea laiminlyönti, avustettavien terveyden, hyvinvoinnin tai

turvallisuuden vaarantaminen, suoritukset kohteisiin, jotka eivät ole säätiön hyväksymiä,

varojen käyttö henkilökohtaiseksi voitoksi, paljastamaton intressiristiriita, apurahavarojen

jättäminen yksilön hallittaviksi, raportin väärennys, ylihinnoittelu, maksujen ottaminen

avustettavilta, laittomat toiminnat, apurahavarojen käyttö tarkoituksiin, jotka eivät ole

säätiön hyväksymiä.

E. Klubin tulee kaikissa talouteen, apurahoihin tai toimintaan liittyvissä tarkastuksissa tehdä

yhteistyötä piirin ja Rotarysäätiön kanssa.

2. Klubin johdon vastuu

Klubin virkailijoilla on ensisijainen vastuu klubin kelpoisuudesta ja Rotarysäätiön apurahojen

asianmukaisesta käytöstä.

Klubin johdon tulee

A. nimittää ainakin yksi henkilö toteuttamaan, hallinnoimaan ja ylläpitämään klubin

kelpoisuutta.

B. varmistaa, että valvontatoimenpiteet ja asianmukainen hallintomenettely otetaan käyttöön

kaikissa klubille tulevissa Rotarysäätiön apurahoissa

C. varmistaa, että kaikki apurahan käsittelyyn osallistuvat henkilöt toimivat niin, että todellista

tai koettua intressiristiriitaa ei synny.

3. Taloushallinto

Klubilla on oltava kirjallinen taloushallinnon suunnitelma, joka varmistaa apurahojen

johdonmukaisen käsittelyn.

Xxxxxxxxxxxxxxx suunnitelmaan on sisällyttävä toimenpiteet siitä, miten

A. ylläpidetään hyvän hallinnon mukaista kirjanpitoa, mukaan luettuna täydellistä luetteloa kaikista

tuotoista ja suorituksista

B. apurahat tilitetään asianmukaisesti

C. varojen käsittelyyn sisältyvät velvoitteet jaetaan useamman henkilön kesken

D. laaditaan inventaarioluettelo apurahoilla ostettujen laitteiden ja muun omaisuuden valvomiseksi

ja säilytetään tietoja hankitusta, tuotetusta tai luovutetusta omaisuudesta

E. varmistamaan, että apurahatoiminnot, mukaan luettuna varojen valuutanvaihto, tapahtuvat

Suomen lain mukaisesti.

4. Pankkitilin vaatimukset

Klubilla on oltava vain tähän tarkoitukseen käytettävä pankkitili, jotta se voi ottaa vastaan

Rotarysäätiön globaaleja apurahoja ja paketoituja apurahoja. Tälle tilille otetaan apurahat vastaan ja

siltä ne käytetään.

Piiriapurahoja klubi voi kuitenkin ottaa vastaan muulle, klubin nimissä olevalle

pankkitilille.

A. Klubin pankkitilin pitää olla

1. sellainen, että siltä tehtäviä maksuja varten tarvitaan ainakin kahden rotarin allekirjoitukset

2. riskitön matalakorkoinen tili

B. Kaikki kertyneet korot pitää osoittaa tosittein ja käyttää sopiviin, ennalta hyväksyttyihin

apurahatarkoituksiin tai palauttaa Rotarysäätiölle (piiriapurahojen osalta piirille).

C. Jokaista klubin rahoittamaa (globaalia tai paketoitua) apurahaa varten on avattava erillinen

pankkitili, jonka nimestä käy selvästi ilmi sen käyttö apurahatarkoituksiin.

D. Apurahavaroja ei saa sijoittaa sijoitusinstrumentteihin, joiksi katsotaan mm. riskiä sisältävät

talletustodistukset, joukkolainat (obligaatiot) ja pörssiosakkeet.

E. Pankin tiliotteiden avulla on pystyttävä osoittamaan Rotarysäätiön apurahavarojen saaminen ja

käyttö.

F. Klubin on laadittava kirjallinen suunnitelma siitä, miten pankkitilien käyttöoikeus siirretään,

kun klubin johdossa tapahtuu muutos.

5. Raportointi apurahojen käytöstä

Klubin pitää noudattaa kaikkia Rotarysäätiön raportointivelvoitteita. Apurahojen raportointi on

apurahojen hallinnan ja valvonnan avainaspekti, sillä sen kautta Rotarysäätiötä informoidaan

hankkeen etenemisestä ja siitä, miten rahat käytetään.

6. Asiakirjojen säilyttäminen

Klubin pitää laatia asianmukainen asiakirjojen säilytysjärjestelmä tai arkistointi, jonka avulla

säilytetään klubin kelpoisuuteen ja Rotarysäätiön apurahoihin liittyvät tärkeät asiakirjat. Näiden

asiakirjojen säilyttäminen vahvistaa hankehallinnon läpinäkyvyyttä ja auttaa tilintarkastuksiin ja

taloustarkastuksiin valmistautumista.

A. Säilytettäviin alkuperäisiin asiakirjoihin sisältyvät ainakin, mutta eivät pelkästään, seuraavat:

1. pankkitiedot, ml. kopiot aikaisemmista tiliotteista

2. klubin kelpoisuuteen liittyvät asiakirjat, ml. kopio allekirjoitetusta klubin

yhteistyösopimuksesta

3. kirjalliset suunnitelmat ja toimintatapojen kuvaukset, ml.

a. taloushallinnon suunnitelma

b. arkistointisuunnitelma

c. suunnitelma pankkitilin käyttöoikeuksien siirrosta

4. apurahoihin liittyvä tieto, ml. kuitit ja laskut kaikista hankinnoista

B. Klubin asiakirjat pitää säilyttää paikassa, joka on klubin rotarien ja pyydettäessä rotarypiirin

saavutettavissa.

C. Alkuperäiset asiakirjat on säilytettävä ainakin Suomen lain vaatimat kuusi vuotta.

7. Apurahojen väärinkäytön raportointi

Klubin pitää ilmoittaa rotarypiirille kaikesta epäillyistä ja todetuista apurahojen väärinkäytöstä tai

epäsäännöllisyydestä. Tällainen raportointi edistää klubissa ilmapiiriä, jossa apurahojen

väärinkäyttöä ei siedetä.

Hyväksyminen ja sopimus

Tämä yhteistyösopimus on tehty klubin ja rotarypiirin välillä ja se vahvistaa, että klubi ryhtyy toimiin

varmistaakseen apurahatoimintojen asianmukaisuuden ja säätiön apurahojen asianmukaisen

hallinnoinnin. Hyväksymällä tämän asiakirjan klubi sitoutuu noudattamaan kaikkia

yhteistyösopimuksen vaatimuksia.

Me allekirjoittaneet, jotka olemme n rotaryklubissa vastuussa apurahatoimintojen

hallinnoimisesta, vahvistamme, että klubi noudattaa tässä yhteistyösopimuksessa selostettuja

vaatimuksia ja tulee ilmoittamaan Rotary Internationalin rotarypiirille 1430 kaikista muutoksista tai

tarkistuksista, jotka koskevat klubin toiminta- tai menettelytapoja edellä mainittujen vaatimusten

suhteen.

Pvm Pvm

Klubin presidentti Klubin tuleva presidentti

Toimikausi Toimikausi

Nimi Nimi

Allekirjoitus Allekirjoitus

Pvm Pvm