Pravilnik o radu s volonterima

Temeljem članka 37. Statuta Volonterskog centra Istra te sukladno Zakonu o volonterstvu (NN 58/07, 22/13) i Etičkom kodeksu volontera (NN 55/08), Upravni odbor Volonterskog centra Istra (u daljnjem tekstu VCI ili organizacija) donosi

Pravilnik o radu s volonterima

I. UVODNE ODREDBE Svrha i sadržaj Pravilnika

Članak 1.

(1) Pravilnik o radu s volonterima nudi zaposlenicima i volonterima smjernice za uključivanje volontera u rad organizacije te osnovu za učinkovito upravljanje volonterskim programom organizacije.

(2) Ovim Pravilnikom o radu s volonterima utvrđuju se ključni pojmovi i standardi volontiranja u VCI-ju, pravila u radu s volonterima koja se odnose na početak, tijek i završetak volonterskog angažmana te pravila za upravljanje volonterskim programom.

(3) Izrazi koji se koriste u Pravilniku, a koji imaju rodni izričaj, odnose se na jednak način na muški i ženski rod.

II. OPĆI DIO

Svrha i načela uključivanja volontera

Članak 2.

(1) VCI u svoj rad uključuje volontere u svrhu unaprjeđenja djelovanja na ostvarivanju misije i vizije organizacije.

(2) VCI neće uključivati volontere kako bi njihovim radom zamijenio rad kojeg obavljaju zaposlenici u skladu sa Zakonom o radu.

(3) VCI prihvaća i potiče uključivanje volontera na svim razinama rada, sukladno osiguranim resursima te unaprijed definiranim projektnim aktivnostima.

(4) VCI podržava uključivanje volontera iz svih dobnih i društvenih skupina, sukladno odredbama Zakona o volonterstvu.

(5) U svim fazama rada s volonterima VCI poštuje zakonske odredbe i Etički kodeks volontera.

Volonterski program

Članak 3.

(1) VCI izrađuje i prema potrebi ažurira volonterski program organizacije radi kvalitetnog i održivog uključivanja volontera i rada s volonterima.

(2) VCI na godišnjoj razini izrađuje planove provedbe volonterskog programa (akcijski planovi), koji uključuju popis planiranih volonterskih mjesta i potreban broj volontera.

(3) Volonterski program VCI-ja, osobito u dijelu kreiranja volonterskih pozicija i akcijskih planova, uzima u obzir aktualne potrebe organizacije, moguće dobrobiti od volontiranja za volontere te rezultate praćenja i evaluacije volonterskog programa.

Koordinator volontera

Članak 4.

(1) Uloga koordinatora volontera je upravljanje volonterskim programom organizacije sukladno akcijskom planu i ovom Pravilniku.

(2) VCI može imati više od jednog koordinatora volontera kada su takve potrebe volonterskog programa i drugih poslova. U xxx se slučaju jedan koordinator imenuje voditeljem volonterskog programa i zadužuje se, osim za provedbu pojedinačnih segmenata volonterskog programa, za nadzor nad provedbom cjelokupnog volonterskog programa, dok su ostali koordinatori zaduženi za provedbu pojedinačnih segmenata volonterskog programa.

(3) Koordinator volontera, odnosno voditelj volonterskog programa ima pravo za pojedine segmente upravljanja volonterskim programom, odnosno izravnog rada s volonterima oformiti privremeni provedbeni xxx sastavljen od raspoloživih zaposlenika, vanjskih suradnika ili volontera.

(4) Koordinatora volontera, odnosno voditelja volonterskog programa imenuje predsjednica organizacije uz obvezne konzultacije sa zaposlenicima.

III. VOLONTERI VCI-JA Definicija volontera

Članak 5.

(1) Volonter VCI-ja je fizička osoba koja volontira u aktivnostima koje u skladu sa Zakonom o volonterstvu organizira VCI, a prije početka volonterskog angažmana je službeno prihvaćena i uključena u rad VCI-xx xxxx sudjelovanje u procesima odabira i orijentacije, a prema potrebi i edukacije.

(2) Maloljetni volonter xx xxxxx iz stavka (1) xxxx xx navršila 15, a nije navršila 18 xxxxxx xxxxxx.

(3) VCI može organizirati i volontiranje osoba mlađih od 15 xxxxxx u odgojno-obrazovne svrhe (odgoj za volontiranje), na način definiran Zakonom o volonterstvu.

Kratkoročni i dugoročni volonteri

Članak 6.

(1) Kratkoročni volonteri su volonteri angažirani na kratkotrajnim aktivnostima VCI-ja, u trajanju od nekoliko sati do najduže tri mjeseca. Kratkoročni volonteri mogu, u ukupnom trajanju do tri mjeseca, volontirati jednokratno, povremeno ili redovito.

(2) Dugoročni volonteri su volonteri angažirani redovito i kontinuirano na tjednoj osnovi u razdoblju od najmanje 3 mjeseca bez prekida (dugotrajno volontiranje).

(3) VCI dugoročnim volonterima smatra i one osobe koje volontiraju na većem broju kratkotrajnih aktivnosti VCI- ja tijekom 12 mjeseci.

Standardi volontiranja i rada s volonterima

Članak 7.

(1) Organizacija je dužna prije početka ili na početku angažmana upoznati volontera s pravima i obvezama organizatora volontiranja i volontera utvrđenima Zakonom o volonterstvu, Etičkim kodeksom volontera i ovim Pravilnikom.

(2) VCI ulaže napore u osiguravanje jednakih mogućnosti za uključivanje volontera odnosno u uklanjanje fizičkih, psiholoških, ekonomskih, socijalnih i kulturoloških prepreka pri uključivanju volontera koji su pripadnici različitih društvenih skupina.

(3) VCI skrbi o sigurnosti svojih volontera i korisnika. U tu svrhu organizacija može napraviti procjenu rizika obavljanja određenog posla ili aktivnosti prije nego u njih uključi volontere, a kada utvrdi određene rizike xxxxx xx poduzeti odgovarajuće mjere za njihovo ublažavanje.

(4) VCI vodi posebnu brigu o povjerljivosti osobnih podataka i drugih informacija o volonterima i korisnicima. Volonteri su dužni poštovati povjerljivost podataka i informacija o korisnicima i o radu organizacije, a za svako ciljano prikupljanje podataka korisnika dobiti suglasnost organizacije i korisnika volontiranja.

(5) VCI svim svojim volonterima nastoji pružiti odgovarajuću pripremu (izobrazbu), nadzor i podršku u skladu s potrebama volonterskih aktivnosti i individualnim karakteristikama volontera. VCI vodi osobitu brigu o kvalitetnom uključivanju maloljetnih volontera.

(6) Volonter je ravnopravan član tima i sudjeluje u planiranju i provedbi aktivnosti vezanih uz konkretni volonterski angažman. VCI potiče volontere na iznošenje mišljenja i o drugim aktivnostima organizacije te na predlaganje novih inicijativa.

(7) Volonteri mogu davati izjave i predstavljati rad organizacije u javnosti jedino ako su prethodno dobili suglasnost zaposlenika ili predsjednice organizacije.

(8) Uključivanjem u aktivnosti VCI-ja, volonter prihvaća standarde volontiranja koji postoje u organizaciji, kao i odredbe Zakona o volonterstvu i Etičkog kodeksa volontera.

Povjerljivost i zaštita osobnih podataka volontera

Članak 8.

(1) Način prikupljanja, obrade te svrhe upotrebe osobnih podataka volontera, kao i prava volontera povezana s xxx podacima usklađeni su s Općom uredbom i zaštiti podataka 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća te Zakonu o provedbi opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/18).

(2) Volonterski centar Istra, u svrhu sklapanja ugovora o volontiranju, provedbe aktivnosti ili izvještavanja, može od volontera prikupljati sljedeće osobne podatke: ime i prezime, adresa prebivališta, OIB, državljanstvo, datum rođenja, spol, podaci za kontakt.

(3) VCI od volontera može tražiti broj bankovnog računa radi refundacije putnih troškova, a xxxx xx to opravdano legitimnim interesom ili u statističke svrhe i podatke o stažu, stručnoj spremi, zvanju, zanimanju, radnom statusu xx xxxxx odgovarajuće podatke.

(4) Radi zaštite korisnika volontiranja ili radi kvalitetnijeg odabira i pozicioniranja volontera VCI od potencijalnih i angažiranih volontera može zatražiti dostavu osobnih radova, preporuka ili dokumentacije s osobnim podacima odnosno suglasnost za pribavljanje takve dokumentacije xx xxxxxx VCI-ja, u situacijama i na način određen Zakonom o volonterstvu i drugim propisima.

(5) Sve vrste osobnih podataka i dokumentacije prikupljaju se i obrađuju na temelju izričite i nedvosmislene privole volontera odnosno njegovog zakonskog zastupnika.

(6) Volonter ili njegov zakonski zastupnik prije početka ili na početku volontiranja organizaciji daju privolu za objavljivanje fotografija i video zapisa nastalih tijekom volontiranja.

(7) Pristup osobnim podacima i drugim informacijama o volonteru imaju isključivo koordinator volontera i osoba iz organizacije zadužena za zaštitu osobnih podataka.

Članovi Upravnog odbora kao volonteri

Članak 9.

(1) Članovi Upravnog odbora VCI-ja svoju funkciju obavljaju volonterski na aktivnostima određenima Statutom. Na članove Upravnog odbora se ne odnose članci ovog Pravilnika koji nisu primjenjivi s obzirom na specifičnost njihove uloge.

(2) Članovi Upravnog odbora mogu se uključiti i u druge volonterske aktivnosti VCI-ja.

(3) Članovi Upravnog odbora kao volonteri mogu samostalno predstavljati rad organizacije u javnosti na način utvrđen Statutom organizacije.

Volontiranje zaposlenika Volonterskog centra Istra

Članak 10.

(1) Zaposlenici Volonterskog centra Istra mogu se volonterski uključivati u aktivnosti drugih neprofitnih organizacija i u aktivnosti VCI-ja.

(2) Kod volonterskog uključivanja zaposlenika VCI-ja u aktivnosti drugih neprofitnih organizacija, zaposlenici i predsjednica organizacije vode računa da zaposlenici svojim volonterskim angažmanom ne dođu u sukob interesa ili uloga u odnosu na aktivnosti ili korisnike VCI-ja.

(3) Volonterskim angažmanom zaposlenika unutar VCI-ja smatra se dobrovoljno uključivanje zaposlenika u aktivnosti i poslove koji nisu dio njegovog redovnog opisa posla definiranog ugovorom o radu, a koje provodi izvan radnog vremena i bez naknade za obavljene aktivnosti i poslove.

(4) Volontiranje ili nevolontiranje zaposlenika u aktivnostima VCI-ja ni na xxxx xxxxx ne utječe na njihova prava iz radnog odnosa.

(5) Volonterski angažman zaposlenika evidentira se na jednak xxxxx xxx i angažman ostalih volontera te se na kraju godine upisuje u volonterske knjižice.

Članovi obitelji zaposlenika, korisnici i njihovi srodnici kao volonteri

Članak 11.

(1) Članovi obitelji zaposlenika organizacije mogu se volonterski uključiti u rad organizacije. Tijekom takvog volonterskog angažmana nužno je osigurati da volonteri nisu pod direktnom supervizijom članova obitelji koji su zaposlenici organizacije.

(2) Korisnici aktivnosti/usluga organizacije mogu biti volonteri u organizaciji, kao i članovi njihovih obitelji.

IV. UKLJUČIVANJE VOLONTERA Opis volonterskog mjesta

Članak 12.

(1) Opis volonterskog mjesta xxxx sadržavati: naziv volonterskog mjesta, mjesto rada, opće ciljeve i svrhu volonterskog mjesta (učinak volontera), opis aktivnosti, potrebna znanja i vještine, trajanje volontiranja, popis edukacija koje osigurava organizacija potrebnih za obavljanje aktivnosti, očekivane dobrobiti za volontere, način praćenja, podrške i procjene ostvarenih rezultata, ime i kontakt koordinatora volontera ili supervizora, datum izrade opisa volonterskog mjesta.

(2) Opis volonterskog mjesta izrađuje koordinator volontera na temelju prepoznatih potreba u organizaciji i u suradnji s drugim osobama povezanima s volonterskim mjestom za koje se izrađuje opis.

(3) Xxxxxx opis posla predaje se ili dostavlja volonteru prije početka ili na početku volonterskog angažmana.

Pronalaženje volontera

Članak 13.

(1) Nakon što koordinator volontera, u suradnji sa zaposlenicima organizacije i na temelju akcijskog plana volonterskog programa, utvrdi potrebu za volontiranjem i izradi opis volonterskog mjesta, koordinator volontera upućuje javni poziv za popunjavanje otvorenih volonterskih mjesta.

(2) Iznimno se volonteri mogu pozivati u volonterske aktivnosti VCI-ja na druge načine, xxxx xx organizaciji potreban mali broj volontera za određeno volontersko mjesto i xxxx xx to opravdano specifičnostima volonterskog mjesta.

(3) Osobe zainteresirane za volontiranje u VCI-ju, svoj interes iskazuju ispunjavanjem prijavnice za volontere.

Prijavnica za volontere

Članak 14.

(1) Prijavnica za volontere minimalno sadrži:

a. osnovne informacije o volonterskoj poziciji

b. osnovne podatke o potencijalnom volonteru (ime i prezime, podatke za kontakt)

c. lokacijskoj i vremenskoj raspoloživosti volontera

x. xxxxx informaciju volonterima o svrsi prikupljanja i obrade podataka i

e. privolu volontera na prikupljanje i obradu podataka.

(2) Prijavnicom za volontere VCI može prikupljati i druge podatke relevantne za specifičnosti otvorenog volonterskog mjesta ili za kvalitetan rad s volonterima.

(3) Prijavnica xx xxx glavna metoda odabira volontera može primijeniti samo u situacijama odabira volontera za provedbu jednokratnih i drugih kratkotrajnih aktivnosti koje je moguće uspješno obavljati uz osnovni stupanj određenih znanja i vještina.

(4) Na temelju privole zainteresiranih volontera prijavnice se arhiviraju, a volonteri se uvrštavaju u bazu potencijalnih volontera i kontaktiraju prilikom raspisivanja novih javnih poziva za volontiranje.

Intervju

Članak 15.

(1) Svrha intervjua je pobliže upoznavanje motivacije, iskustava i sposobnosti volontera značajnih za određeno volontersko mjesto, kao i detaljnije upoznavanje volontera s opisom volonterskog mjesta i usklađivanje očekivanja organizacije i volontera.

(2) Intervju se u pravilu provodi na polustrukturirani način, prema planu intervjua pripremljenom za određeno volontersko mjesto i usklađenom sa saznanjima o volonteru iz prethodne komunikacije.

(3) Intervju xx xxx glavna metoda primjenjuje pri odabiru volontera za pozicije dugotrajnog volontiranja, pozicije za koje su potrebna specifična znanja i vještine i za volontiranje sa skupinama za koje Zakon o volonterstvu propisuje posebne mjere zaštite korisnika volontiranja.

(4) Intervju se može primijeniti i u drugim slučajevima kada koordinator volontera intervju ocijeni potrebnim.

(5) Intervju s volonterom provodi koordinator volontera ili druga osoba iz organizacije upoznata sa zahtjevima određenog volonterskog mjesta, a mogu ga provesti i obje osobe, pojedinačno ili zajedno.

Odabir volontera

Članak 16.

(1) Odluku o odabiru volontera donosi koordinator volontera na temelju saznanja o zainteresiranom volonteru iz prijavnice odnosno intervjua.

(2) VCI od zainteresiranih volontera može, radi ispunjavanja zakonskih obveza i etičkih standarda ili kvalitetnijeg pozicioniranja volontera, zatražiti:

a. životopis, potvrde o završenom redovnom ili dodatnom obrazovanju, motivacijsko pismo, preporuke organizatora volontiranja iz ranijih volonterskih angažmana

b. dokumente koji dokazuju nepostojanje okolnosti na strani volontera u kojima prema Zakonu o volonterstvu nije dopušteno volontiranje s određenim skupinama korisnika, odnosno suglasnost za pribavljanje takvih dokumenata xx xxxxxx VCI-ja (uvjerenje da se ne vodi kazneni postupak, posebno uvjerenje iz kaznene evidencije i sl.)

c. pisanu suglasnost zakonskog zastupnika za maloljetne volontere ili volontere djelomično lišene poslovne sposobnosti u opsegu koji se odnosi i na odlučivanje o volontiranju.

(3) VCI zadržava mogućnost odbiti volontera:

a. čija znanja, vještine i iskustva ne zadovoljavaju kriterije za obavljanje volonterskih aktivnosti za koje je izrazio interes, a koje su iskazane u opisu volonterskog mjesta

b. mlađeg od 18 xxxxxx ili djelomično lišenog poslovne sposobnosti za kojeg koordinator volontera individualno procijeni da volonterske aktivnosti za koje je izrazio interes nisu primjerene njegovoj dobi, razvojnim potrebama i individualnim karakteristikama

c. koji ne dostavi dokumente iz st. 2. ovog članka, a osobito dokumente iz točke b. i točke c., propisane Zakonom o volonterstvu

d. koji je u sukobu interesa ili uloga u odnosu na aktivnosti ili korisnike organizacije.

(4) U slučaju većeg broja prijavljenih volontera koji zadovoljavaju osnovne kriterije određeno volontersko mjesto, organizacija zadržava pravo odabrati volontere temeljem diskrecijske ocjene koordinatora volontera i ostalih zaposlenika te preostale volontere uputiti na otvorena volonterska mjesta u organizaciji ili kod drugih organizatora volontiranja.

(5) U slučaju iz st. 3. ili st. 4. ovog članka, VCI će uložiti napore u informiranje i usmjeravanje potencijalnog volontera na volonterske pozicije koje odgovaraju mogućnostima volontera, a koje su dostupne u bazi organizatora volontiranja i volontera ili putem drugih kanala.

Orijentacija

Članak 17.

(1) Orijentacija je početno upoznavanje volontera s organizacijom, Zakonom o volonterstvu, Etičkim kodeksom volontera i Pravilnikom o radu s volonterima. Upoznavanje volontera s organizacijom uključuje viziju i misiju, ključne programe i projekte, xxxxx xxxx, uloge i komunikaciju u organizaciji.

(2) Orijentacija volontera xxxx uključiti jasno definiranje odnosa volontera i organizacije, odnosno razjašnjavanje eventualnih nedoumica u vezi opisa volonterskog mjesta i usklađivanje očekivanja volontera i organizacije.

(3) Orijentacija se može provesti individualno ili sa skupinom volontera, kao zasebna aktivnost ili kao sastavni dio intervjua ili izobrazbe volontera.

(4) Svaki dugoročni volonter na početku volonterskog angažmana dobiva orijentacijski paket koji obavezno sadrži Zakon o volonterstvu, Etički kodeks volontera, VCI-jev Pravilnik o radu s volonterima, Opis volonterskog mjesta

i upute za daljnji rad te volontersku knjižicu, a može sadržavati i informativne materijale o organizaciji, obrasce za izvještavanje volontera o provedenim aktivnostima i druge materijale značajne za volontiranje ili određeno volontersko mjesto.

Ugovor o volontiranju

Članak 18.

(1) Ugovorom o volontiranju volonter i VCI ugovaraju međusobna prava i obveze te specifičnosti potrebne za pojedinačnu volontersku aktivnost ili uslugu.

(2) Ugovor o volontiranju može biti sklopljen usmeno ili u pisanom obliku. Slučajevi u xxxxxx xx obvezno sklapanje ugovora u pisanom obliku uređeni su Zakonom o volonterstvu.

(3) Obvezan sadržaj ugovora o volontiranju definiran je Zakonom o volonterstvu. Uz obvezan sadržaj, Ugovor o volontiranju sadrži odredbe o zaštiti osobnih podataka, vezano uz svrhu, pravnu osnovu obrade podataka te prava pojedinaca u procesu obrade osobnih podataka i kontakte voditelja obrade.

(4) U situacijama uključivanja volontera mlađih od 18 xxxxxx ili xxxxx djelomično lišenih poslovne sposobnosti u opsegu koji se odnosi i na odlučivanje o volontiranju, ugovor o volontiranju obavezno potpisuju zakonski zastupnik volontera i xxx volonter.

V. TIJEK VOLONTIRANJA Izobrazba volontera

Članak 19.

(1) VCI osigurava opću, specifičnu i kontinuiranu izobrazbu svojih volontera, sukladno zahtjevima volonterskih pozicija.

a. Opća izobrazba osigurava se svim volonterima i obuhvaća osnovna znanja o civilnom društvu, volontiranju i zakonskom uređenju volonterstva u RH.

b. Specifična izobrazba osigurava se volonterima uključenima u aktivnosti sa skupinama korisnika za koje je Zakonom o volonterstvu propisana posebna zaštita i volonterima na složenijim volonterskim poslovima za čije je kvalitetno obavljanje nužno usvajanje određenih znanja i vještina.

c. Kontinuirana izobrazba je izobrazba iz st. 1., točke x. xxxx se osigurava volonterima na pozicijama dugotrajnog volontiranja, sa svrhom kontinuiranog razvoja i praćenja razvoja znanja, vještina i stavova.

(2) Izobrazba se može provoditi u različitim oblicima i korištenjem različitih metoda, s naglaskom na iskustveno učenje.

(3) Iznimno se, u slučajevima jednokratnog volontiranja, umjesto izobrazbe iz st. 1. može organizirati priprema volontera koja minimalno uključuje osnovne informacije o organizaciji i aktivnosti na kojoj se angažira volonter, opis volonterskog mjesta i praktične upute za rad te informacije o ulogama i komunikaciji volontera i koordinatora volontera tijekom aktivnosti.

(4) Za organiziranje izobrazbe volontera zadužen je koordinator volontera.

(5) Koordinator volontera može, xxxx xx to potrebno, u provedbu specifične i kontinuirane izobrazbe uključiti zaposlenike ili volontere VCI-ja sa specifičnim kompetencijama ili vanjske stručnjake.

Odsustvo s volontiranja

Članak 20.

O namjeri jednokratnog ili kontinuiranog odsustva s dogovorenog volontiranja volonter ima obvezu obavijestiti koordinatora volontera što je ranije moguće, kako bi se mogla organizirati odgovarajuća zamjena.

Supervizija

Članak 21.

(1) VCI organizira superviziju volontera.

(2) Supervizija se provodi u cilju praćenja i unaprjeđenja kvalitete rada i održavanja motivacije volontera te pružanja podrške i povratnih informacija o obavljenim volonterskim zadacima i razvoju kompetencija volontera.

(3) Superviziju u smislu kontinuiranog praćenja volontera obavlja koordinator volontera i zadužen je za održavanje redovite komunikacije s volonterima. VCI za ulogu supervizora volontera može angažirati dodatne, nepristrane osobe.

(4) Ovisno o mogućnostima i potrebama volontera i organizacije, supervizija volontera se može organizirati individualno ili grupno.

(5) Supervizija dugoročnih volontera provodi se u pravilu najmanje jednom mjesečno.

(6) Supervizor ili koordinator volontera o učestalosti i obliku supervizije informira volontera prije početka ili na početku angažmana i s volonterom dogovara konkretno vrijeme održavanja supervizije.

(7) VCI maloljetnim volonterima osigurava obvezni nadzor i podršku koordinatora volontera, a prema potrebi i drugih osoba iz organizacije, kroz redovite telefonske kontakte i mentorske odnosno supervizijske susrete. VCI potiče uspostavu i održavanje suradnje sa zakonskim zastupnicima uključenih maloljetnih volontera radi razmjene informacija o tijeku i završetku te vrsti i intenzitetu volonterskog angažmana.

(8) U slučaju xxxx xx supervizor osoba koja nije zaposlena u organizaciji ili zaposlenik koji nije izravno uključen u koordinaciju rada volontera, obvezna je suradnja i razmjena informacija između supervizora i koordinatora volontera.

Naknada troškova volonterima

Članak 22.

(1) Volonterima se za volonterski angažman u organizaciji mogu nadoknaditi troškovi nastali volontiranjem navedeni u Zakonu o volonterstvu. Naknada troškova nastalih volontiranjem ne smatra se novčanom nagradom ili imovinskom koristi za volontere.

(2) VCI volonterima nadoknađuje troškove nastale volontiranjem ovisno o mogućnostima organizacije i uz prethodni dogovor.

(3) Troškove je moguće nadoknaditi isključivo na osnovu priloženih putnih i izdanih računa.

Dokumentacija o volonterima

Članak 23.

(1) Dokumentacija o volonterima dio je kadrovske dokumentacije i može, ovisno o osobitostima volonterskog mjesta, uključiti prijavnicu za volontiranje, dokumente značajne za volonterski angažman koje je volonter dostavio u izvorniku ili preslici prilikom uključivanja ili tijekom volontiranja, naziv ili opis volonterskog mjesta, bilješke s intervjua, ugovor o volontiranju, evidencije volonterskih sati, evaluaciju volonterskog angažmana itd.

(2) Vođenje dokumentacije za svakog pojedinačnog volontera odgovornost je koordinatora volontera.

(3) Dokumenti i podaci povezani s volonterom se obrađuju i čuvaju sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća, Zakonu o provedbi opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/18) i čl.

8. ovog Pravilnika.

Evidencija volonterskog rada

Članak 24.

(1) Podaci o angažmanu volontera prikupljaju se u posebnom obrascu koji, ovisno o potrebama volonterskog programa, može biti pojedinačni obrazac za svakog volontera ili zajednički obrazac za više volontera.

(2) Obrazac uključuje podatke o volonteru nužne za podnošenje obveznog izvješća organizatora volontiranja, naziv volonterskog mjesta, vrstu aktivnosti xxxx xx volonter proveo, uložene volonterskim xxxxxx x xxxxxxx troškove, a može uključiti i prigovore i preporuke za daljnje volontiranje.

(3) Evidencija volontera i volonterskih sati obveza je koordinatora volontera. Volonter se može, uz njegov pristanak, zadužiti za evidentiranje svojih volonterskih sati uz nadzor i podršku koordinatora volontera.

Procjena volonterskog angažmana

Članak 25.

(1) Procjena angažmana volontera provodi se kontinuirano, kroz redovitu komunikaciju koordinatora s volonterom i superviziju. VCI potiče volontere na aktivno sudjelovanje u procjeni svoga angažmana odnosno na samoprocjenu.

(2) Procjena se dodatno provodi:

a. na kraju angažmana kratkoročnih volontera i dugoročnih volontera angažiranih kraće od 6 mjeseci

b. dvaput godišnje s dugoročnim volonterima angažiranima duže od 6 mjeseci.

(3) Postavljanje i održavanje sustava procjene volonterskog angažmana i iniciranje tog procesa obveza je koordinatora volontera, odnosno voditelja volonterskog programa.

Nagrađivanje volontera

Članak 26.

(1) VCI redovito nagrađuje volontere, sukladno mogućnostima i prilikama organizacije.

(2) Sustav nagrađivanja je usklađen s opisima posla volontera, trajanjem angažmana i izvršenim zadacima kako bi se osigurala ujednačenost.

VI. ZAVRŠETAK VOLONTIRANJA Prestanak Ugovora o volontiranju

Članak 27.

Ugovor o volontiranju prestaje iz razloga navedenih u Zakonu o volonterstvu ili iz drugih razloga navedenih u ugovoru o volontiranju sklopljenom između volontera i VCI-ja.

Raskid ugovora o volontiranju

Članak 28.

(1) Ugovor o volontiranju može raskinuti volonter ili organizacija, sukladno uvjetima iz Zakona o volonterstvu.

(2) Ako volonter iz bilo kojih razloga namjerava završiti angažman prije roka utvrđenog ugovorom o volontiranju, xxxxx xx obavijestiti koordinatora volontera što je prije moguće, a najkasnije 14 xxxx prije završetka.

(3) U slučaju prestanka volontiranja, odnosno iskazane namjere o jednostranom raskidu ugovora o volontiranju xx xxxxxx maloljetnog volontera ili osobe djelomično lišene poslovne sposobnosti, koordinator volontera o istom obavještava zakonskog zastupnika volontera ili osobu koja skrbi o volonteru u okviru svoje profesionalne uloge.

(4) U slučajevima jednostranog raskida ugovora o volontiranju xx xxxxxx organizacije, konačnu odluku o raskidu ugovora donosi predsjednica organizacije.

(5) Prije odluke o jednostranom raskidu ugovora o volontiranju xx xxxxxx organizacije ili na iskazanu namjeru jednostranog raskida ugovora xx xxxxxx volontera, koordinator volontera xx xxxxx, kad god je to moguće, s volonterom provesti razgovor s ciljem otklanjanja nesporazuma i poteškoća, pružanja podrške volonteru i informiranja o daljnjim koracima i mogućnostima.

Povratna informacija volontera

Članak 29.

Koordinator volontera xxxxx xx svim angažiranim volonterima tijekom volontiranja i prije odlaska iz organizacije na prikladan način osigurati mogućnost davanja povratnih informacija i mišljenja o volonterskom programu i radu organizacije s volonterima.

Potvrda o volontiranju

Članak 30.

(1) VCI je obvezan svakom volonteru nakon završetka volontiranja izdati Potvrdu o volontiranju.

(2) Potvrdu o volontiranju sastavlja koordinator volontera na temelju evidencije volonterskih sati, a ovjerava osoba ovlaštena za zastupanje organizacije.

Potvrda o kompetencijama stečenim kroz volontiranje

Članak 31.

(1) VCI potiče sve svoje volontere na osobni razvoj i praćenje razvoja kompetencija koje stječu kroz volontiranje.

(2) VCI će svakom volonteru uključenom u dugotrajno volontiranje, s xxxxx xx to dogovoreno prije početka ili na početku volontiranja, izdati Potvrdu o kompetencijama stečenim kroz volontiranje, sukladno važećim propisima i smjernicama ministarstva nadležnog za volonterstvo.

VII. UPRAVLJANJE VOLONTERSKIM PROGRAMOM

Izrada akcijskog plana

Članak 32.

(1) Akcijski plan volonterskog programa izrađuje koordinator volontera, odnosno voditelj volonterskog programa u suradnji sa zaposlenicima i predsjednicom organizacije.

(2) Akcijski plan se u pravilu izrađuje za razdoblje od 12 mjeseci, a ovisno o opsegu aktivnosti i drugim činiteljima može se izraditi za razdoblje kraće ili duže od 12 mjeseci.

Praćenje provedbe volonterskog programa

Članak 33.

(1) Provedbu volonterskog programa odnosno usklađenost provedenih aktivnosti s akcijskim planom sustavno prati koordinator volontera, odnosno voditelj volonterskog programa i o tome periodično usmeno izvještava provedbeni xxx i Upravni odbor organizacije.

(2) Saznanja iz praćenja provedbe volonterskog programa koriste se za eventualne izmjene i dopune akcijskog plana xx xxx doprinos evaluaciji.

Rješavanje poteškoća i prigovora

Članak 34.

(1) Koordinator volontera je zadužen za prepoznavanje mogućih poteškoća u komunikaciji među volonterima i između volontera i zaposlenika te za brzo pokretanje mehanizama za rješavanje poteškoća.

(2) U slučaju prigovora na angažman volontera xx xxxxxx korisnika ili drugih osoba izvan organizacije, postupat će se na način da se sve strane uključe u rješavanje problema zajednički i dogovorno. Postupak provodi koordinator volontera koji xx xxxxx o problemu i načinima rješavanja obavijestiti predsjednicu organizacije.

(3) U slučaju prigovora volontera na rad koordinatora volontera, odnosno sukoba između volontera i koordinatora volontera, volonter xx xxxxx prigovor ili sukob prijaviti voditelju volonterskog programa ili predsjednici organizacije.

Evaluacija volonterskog programa

Članak 35.

(1) Svrha evaluacije je procjena uspješnosti i učinkovitosti provedbe volonterskog programa odnosno unaprjeđenja i razvoja volonterskog programa i aktivnosti značajnih za njegovu provedbu.

(2) Evaluacija volonterskog programa može se provoditi kombiniranjem različitih metoda kao što su posebno pripremljeni obrasci, upitnici, individualni i grupni razgovori s volonterima i drugim dionicima, analiza podataka o broju volontera, volonterskih sati i rezultatima volonterskih aktivnosti, analiza izvješća volontera, popisivanje objava u medijima itd.

(3) Sveobuhvatnu evaluaciju volonterskog programa organizira koordinator volontera, odnosno voditelj volonterskog programa pred kraj razdoblja na koje se odnosi akcijski plan.

Izvještavanje o provedbi volonterskog programa

Članak 36.

(1) Izvještaj o provedbi volonterskog programa VCI-ja temelji se na evidenciji volonterskih sati i rezultatima evaluacije volonterskog programa te minimalno uključuje zaključak o stupnju ostvarenosti akcijskog plana i preporuke za poboljšanje volonterskog programa ili njegove provedbe.

(2) Izvještaj iz st. 1. može biti izrađen kao samostalni dokument ili se izravno uključiti u periodični programski izvještaj organizacije.

(3) Izvještaj o provedbi volonterskog programa sastavlja koordinator volontera, odnosno voditelj volonterskog programa te ga dostavlja predsjednici VCI-ja ili ga u suradnji s drugim zaposlenicima i predsjednicom izravno ugrađuje u programski izvještaj organizacije.

(4) Izvještaji o pojedinačnim aktivnostima volontera su javni i redovito se objavljuju na službenoj web stranici VCI- ja i društvenim mrežama, a mogu se dostaviti svim zainteresiranim dionicima ili donatorima na njihov zahtjev.