Contract
PROJEKTNI ZADATAK –SPECIFIKACIJA USLUGA |
Ugovor za tehničku pomoć te informiranje i vidljivost u okviru sustava upravljanja strukturnim instrumentima EU |
SADRŽAJ
1. UVOD 3
2. Uloga FZOEU POSREDNIČKOG TIJELA RAZINE 2 U SUSTAVU 3
3. CILJEVI UGOVORA I OČEKIVANI REZULTATI 5
3.1. CILJEVI I SVRHA UGOVORA 5
3.2. OČEKIVANI REZULTATI UGOVORA 9
4. PREGLED AKTIVNOSTI 8
5. EU VIDLJIVOST I INFORMIRANJE 9
6. DOKUMENTACIJA 10
7 .OPĆE ODGOVORNOSTI… 10
8. UPRAVLJANJA PROJEKTOM 10
9. IZVIJEŠĆA I ROKOVI 11
10.PLAĆANJA 12
11. METODOLOGIJA I ORGANIZACIJA RADA 13
11.1. PROJEKTNI TIM NARUČITELJA 13
11.2. PROJEKTNI TIM PONUDITELJA 13
11.3. SASTANCI 15
11.4. OSTALE RELEVANTNE INFORMACIJE 15
KRATICE / SKRAĆENICE:
FZOEU – Fond za zaštitu okoliša i energetsku učinkovitost EU – Europska unija
EK – Europska Komisija
ESI fondovi – Europski strukturni i investicijski fondovi RH – Republika Hrvatska
MZOIP – Ministarstvo zaštite okoliša i prirode UT – Upravljačko tijelo
PT1 – Posredničko tijelo razine 1 PT2 – Posredničko tijelo razine 2
NSRO - Nacionalni strateški referentni okvir CGO - Centar za gospodarenje otpadom PDV – porez na dodanu vrijednost
SUO – Studija utjecaja na okoliš PGO – Plan gospodarenja otpadom
MGIPU - Ministarstvo graditeljstva i prostornog uređenja MINGO – Ministarstvo gospodarstva
NBSAP – National Biodiversity Strategies and Action Plans MSFD - The European Marine Strategy Framework Directive OPZO – Operativni program Zaštita okoliša
OPKK – Operativni program Konkurentnost i kohezija NN – Narodne novine
1. UVOD
Republici Hrvatskoj kao članici Europske Unije na raspolaganju su Strukturni instrumenti - Europski fond za regionalni razvoj, Europski socijalni fond i Kohezijski fond. Osnovna namjena EU sredstava je osigurati financijsku pomoć u ispunjavanju zahtjeva koje proizlaze iz zakonodavstva Europske unije koje Hrvatska preuzima u svoje nacionalno zakonodavstvo, sukladno Ugovoru o pristupanju Republike Hrvatske Europskoj uniji („Narodne novine“,, Međunarodni sporazumi, br. 2/2012).
Od dana pristupanja u članstvo Europske unije 1. srpnja 2013. godine, Republici Hrvatskoj na raspolaganju su sredstva strukturnih instrumenata EU-a za razdoblje 2007.-2013. u vrijednosti 449.4 milijuna eura. Navedena sredstva RH koristi za nastavak provedbe operativnih programa čija je provedba započela 2007. godine te su do dana pristupanja u članstvo Europske unije financirani sredstvima pretpristupnog programa IPA: Operativni program ''Promet 2007.-2013.'' (IPA komponenta IIIa), Operativni program ''Zaštita okoliša 2007.-2013.'' (IPA komponenta IIIb), Operativni program ''Regionalna konkurentnost 2007.-2013.'' (IPA komponenta IIIc) te Operativni program ''Razvoj ljudskih potencijala 2007.-2013.'' (IPA komponenta IV). Sukladno pravilu N+3 prema kojem je sredstva alocirana za pojedinu kalendarsku godinu financijskog razdoblja potrebno iskoristiti unutar tri sljedeće kalendarske godine, RH navedene operativne programe provodi te navedena sredstva koristi do 31. prosinca 2016. godine.
U cilju provedbe kohezijske politike EU uspostavljen je institucionalni okvir kojim su definirana tijela u sustavu te nadležnosti pojedinih tijela.
Zakonodavni okvir:
Financijsko razdoblje od 2007. do 2013. godine: Zakon o uspostavi institucionalnog okvira za provedbu europskih strukturnih i investicijskih fondova u Republici Hrvatskoj u financijskom razdoblju 2007.-2013. (NN 78/12) te Uredba o tijelima u sustavima upravljanja i kontrole korištenja Europskog socijalnog fonda, Europskog fonda za regionalni razvoj i Kohezijskog fonda(NN 97/12);
Financijsko razdoblje od 2014. do 2020. godine:Zakon o uspostavi institucionalnog okvira za provedbu europskih strukturnih i investicijskih fondova u Republici Hrvatskoj u financijskom razdoblju 2014 . -2020. (NN 92/14) kao i Uredbu o tijelima u sustavima upravljanja i kontrole korištenja Europskog socijalnog fonda, Europskog fonda za regionalni razvoj I Kohezijskog fonda, u vezi s ciljem “Ulaganje za rast i radna mjesta” (NN 107/14) s kojim je uspostavljen sustav za upravljanje Operativnim programom „Konkurentnost i kohezija“ 2014. - 2020. čija realizacija traje do 31. prosinca 2023. godine.
2. Uloga FZOEU - Posredničkog tijela razine 2 u sustavu upravljanja i kontrole korištenja strukturnih instrumenata EU u RH s pregledom prioritetnih ulaganja
Navedenim zakonima o uspostavi institucionalnog okvira Fondu je dodjeljena uloga Posredničkog tijela razine
2. , kako slijedi:
✓ OP Zaštita okoliša za programsko razdoblje (2007. – 2013.)
Cilj Operativnog programa Zaštite okoliša je ulaganje u projekte s ciljem očuvanja okoliša kroz projekte razvoja infrastrukture za gospodarenje otpadom te poboljšanja sustava vodoopskrbe i upravljanja otpadnim vodama.
Time se pruža pomoć Republici Hrvatskoj pri ispunjavanju obveza u provedbi pravne stečevine EU iz područja zaštite okoliša koja uređuje obradu i odlaganje otpada, opskrbu vodom za piće, skupljanje, pročišćavanje i ispuštanje otpadnih voda, kao i razvijanje administrativnih i upravljačkih sposobnosti ustanova koje provode Operativni program Zaštita okoliša.
Prioritetna os 1 - Razvoj infrastrukture za gospodarenje otpadom radi uspostave cjelovitog sustava gospodarenja otpadom u Republici Hrvatskoj
• Mjera 1.1. Uspostava novih centara za gospodarenje otpadom na županijskoj/regionalnoj razini
• Mjera 1.2. Sanacija lokacija visoko onečišćenih otpadom (crne točke)
✓ OP Kohezija i konkurentnost za programsko razdoblje (2014. – 2020.)
U Operativnom programu „Konkurentnost i kohezija“ opisani su nacionalni ciljevi koji su u velikoj mjeri komplementarni s ciljevima Europa 2020 strategije te se unutar programa određuju prioriteti za sufinanciranje iz fondova EU. Kohezijska politika trenutačno je glavni investicijski instrument Europske unije s pomoću kojega se žele smanjiti gospodarske i socijalne nejednakosti među europskim regijama, potaknuti njihova konkurentnost te postići širi ciljevi strategije Europa 2020. Europska komisija predložila je pet mjerivih EU ciljeva za 2020. koji će usmjeriti proces održivog razvoja te su transponirani u nacionalne ciljeve: za zapošljavanje; za istraživanje i inovacije; za klimatske promjene i energetiku; za obrazovanje; i za borbu protiv siromaštva.
Prioritetna os 4 – Promicanje energetske učinkovitosti i obnovljivih izvora energije;
• Specifični cilj 4b1 – Povećanje energetske učinkovitosti i korištenja OIE u proizvodnim industrijama
• Specifični cilj 4b2 - Povećanje energetske učinkovitosti i korištenja OIE u privatnom uslužnom sektoru (turizam i trgovina)
• Specifični cilj 4c1 – Smanjenje potrošnje energije u zgradama javnog sektora
• Specifični cilj 4c2 - Smanjenje potrošnje energije u stambenim zgradama (u višestambenim zgradama i obiteljskim kućama)
• Specifični cilj 4c3 – Povećanje učinkovitosti sustava toplinarstva
• Specifični cilj 4c4 – Povećanje učinkovitosti javne rasvjete
• Specifični cilj 4d1 – Pilot projekt uvođenja naprednih mreža
Prioritetna os 5 – Klimatske promjene i upravljanje rizicima
• Specifični cilj 5a1 – Poboljšanje praćenja, predviđanja i planiranja mjera prilagodbe klimatskim promjenama
Prioritetna os 6 – Zaštita okoliša i održivost resursa
• Specifični cilj 6e1 – Poboljšanje sustava upravljanja i praćenja kvalitete zraka sukladno Uredbi 2008/50/EZ
• Specifični cilj 6i1 – Smanjena količina otpada koji se odlaže na odlagališta
• Specifični cilj 6iii1 – Poboljšano znanje o stanju bioraznolikosti kao temelja za učinkovito praćenje i upravljanje bioraznolikošću
• Specifični cilj 6iii2 – Uspostava okvira za održivo upravljanje bioraznolikošću (primarno Natura 2000)
• Specifični cilj 6iii3 – Razminiranje, obnova i zaštita šuma i šumskog zemljišta u zaštićenim i Natura 2000 područjima
Poslovi Posredničkog tijela – Samostalne službe
Posredničko tijelo razine 2 je nacionalno tijelo koje, u okviru odgovornosti Upravljačkog tijela, a sukladno članku 11. Zakona o uspostavi institucionalnog okvira za korištenje strukturnih instrumenata Europske unije u Republici Hrvatskoj obavlja delegirane funkcije koje se odnose na provjeru jesu li financirani proizvodi i usluge isporučeni, jesu li izdaci koje je korisnik prikazao za projekt stvarno nastali te udovoljavaju li nacionalnim i pravilima Europske unije tijekom cijelog razdoblja provedbe i trajanja projekta; pomaže Posredničkom tijelu razine 1 u pripremi smjernica za korisnike, a posebno onih dijelova u kojima se utvrđuju specifični zahtjevi za preliminarnu procjenu sukladnosti projekata s primjenjivim pravilima o prihvatljivosti; obavlja preliminarnu procjenu sukladnosti projekata s primjenjivim pravilima o prihvatljivosti te dostavlja nalaze i mišljenja o istome Posredničkom tijelu razine 1; pruža administrativnu pomoć Posredničkom tijelu razine 1 za ocjenjivanje projekata u slučaju otvorenog poziva za dostavu prijedloga projekata; zaključuje ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava s korisnicima i Posredničkim tijelom razine 1; provjerava isporuke i prihvatljivost izdataka projekata, te obavlja administrativne i provjere na terenu; dostavlja informacije o provjerenim izdacima resornom ministarstvu/instituciji koja je izvršila financiranje kao i Upravljačkom tijelu; nadzire napredak projekata te izvještava o tome Posredničko tijelo razine 1; ispituje sumnje na nepravilnosti te izvještava o tome Posredničko tijelo razine 1; osigurava da korisnici upotrebljavaju poseban računovodstveni sustav za projekte; priprema interne pisane procedure za provedbu svojih funkcija, sukladno pravilnicima koje je odobrilo Koordinacijsko tijelo; unosi odgovarajuće podatke u MIS; čuva dokumente i evidencije o provedbi funkcija radi osiguravanja odgovarajućeg revizijskog traga te provodi mjere informiranja i vidljivosti.
3. CILJEVI UGOVORA I OČEKIVANI REZULTATI
Uzevši u obzir opsežnost postojećih aktivnosti u sklopu OPZO-a 2007 - 2013 i očekivano povećanje broja aktivnosti, a time i broja projekata prema prioritetnim ulaganjima u OPKK 2014 – 2020, predloženi projekt Ugovor za tehničku pomoć te informiranje i vidljivost u okviru sustava upravljanja strukturnim instrumentima je neophodan kako bi se u FZOEU unaprijedio postojeći sustav upravljanja i kontrole te osigurala adekvatna procedura odabira, provjere, praćenja, plaćanja i izvješćivanja, na način da se optimizira radno opterećenje djelatnika, standardizira način postupanja i poveća kvaliteta upravljanja.
1.1. CILJEVI I SVRHA UGOVORA
Cilj ovog ugovora je sveukupno jačanje administrativnih kapaciteta Posredničkog tijela – Samostalne službe zaduženog za upravljanje i kontrolu korištenja EU fondova u sklopu provedbe kohezijske politike u Hrvatskoj.
Cilj projekta čiji će ovaj ugovor biti sastavni dio ujedno je i povećati sposobnost FZOEU-a u ulozi PT 2 za provedu OPZO-a i OPKK-a, stvoriti preduvjete za učinkovitiju provedbu svih funkcija dodijeljenih FZOEU kao PT 2 u sklopu sustava za upravljanje i kontrolu OPZO-a i OPKK-a, poboljšati preduvjete za učinkovitu, pravodobnu i transparentnu provedbu projekata iz prioritetnih osi iz nadležnosti FZOEU kao PT2 u sklopu OPZO-a i OPKK-a te indirektno povećati sposobnost cjelokupnog sustava za učinkovito upravljanje i korištenje ESI sredstava Europske unije.
Sustav upravljanja projektima, iako uspostavljen i funkcionalan, svakako je potrebno kontinuirano poboljšavati i unaprjeđivati prvenstveno u smislu rješavanja pojedinih horizontalnih pitanja koja se mogu pojaviti u bilo kojoj fazi procesa, a koja traže određena usko specijalizirana znanja za koja nije svrhovito da ih se uspostavlja u PT-u 2. Isto tako, i u slučajevima da se potrebna znanja nalaze unutar PT-a 2, zbog moguće veće radne opterećenosti pojedini se radni zadaci mogu optimalno odraditi isključivo uz dodatnu vanjsku pomoć. Ove horizontalne aktivnosti odnose se prije svega na planiranje, pripremu i provedbu delegiranih funkcija te kontinuiranog unaprjeđenja pravila i procedura kao i analizu radnog opterećenja i rizika, a posljedično i prijedlog razvoja i optimizacije sustava. Ponuditelj će u svom radu usko surađivati s djelatnicima FZOEU - PT-a 2, koji će davati svoje prijedloge, primjedbe i pitanja Ponuditelju, koji će na njih dati svoje komentare i prijedloge te u konačnici uobličiti u smislenu cjelinu u obliku priručnika/smjernica/uputa o postupanju, te na taj način pomoći pri rješavanju horizontalnih pitanja.
U obavljanju gore navedenih poslova, FZOEU - PT-u 2 potrebna je stručna i tehnička pomoć. Korištenjem vanjske stručne i tehničke pomoći FZOEU –PT2 će unaprijediti kvalitetu izvršavanja propisanih funkcija PT-a 2, a sve u cilju najboljeg mogućeg ispunjavanja ciljeva OPZO-a i OPKK-a.
3.2. OČEKIVANI REZULTATI UGOVORA
Ponuditelj treba ostvariti sljedeće opće rezultate:
· Učinkovitija provedba svih funkcija dodijeljenih FZOEU - PT 2 u sustava upravljanja i kontrole sukladno Zakonima o uspostavi institucionalnog okvira za provedbu europskih strukturnih i investicijskih fondova u Republici Hrvatskoj u financijskom razdoblju 2007-2013 te u financijskom razdoblju 2014-2020..
· Ojačane sposobnosti nacionalnih tijela i krajnjih korisnika/krajnjih primatelja za pripremu, ocjenu i vođenje projekata sufinanciranih sredstvima Europske unije.
· Aktivno sudjelovanje u ispunjavanju zadanih ciljeva u svim fazama svakog projekta
· Pružena pomoć operativnoj strukturi u upravljanju višegodišnjim programom s osiguranim kontinuiranim procesom učenja i unaprijeđenja sustava.
· Kvalitetno rješavanje horizontalnih pitanja unutar sustava.
Angažiranjem stručnjaka po pojedinim područjima (gospodarenje otpadom, energetska učinkovitost, zaštita prirode te zaštita zraka i prilagodba klimatskim promjenama) potrebno je unaprijediti postojeće procedure postupaka unutar Službe.
Očekivane isporuke angažiranih stručnjaka su sljedeći :
✓ predloženi kriteriji prihvatljivosti izdataka, metodologije provjere prihvatljivosti te unificirane prihvatljive troškovničke stavke za pojedina područja (gospodarenje otpadom, energetska učinkovitost, zaštita prirode te zaštita zraka i prilagodba klimatskim promjenama). Predloženim rješenjima treba obuhvatiti cjelokupni proces odabira projekata i ugovaranja, od pripreme poziva za objavu korisnicima do samog postupka ugovaranja. Također, po potrebi će angažirani stručnjaci pomagati povjerenstvu za provjeru prihvatljivosti izdataka u postupku odabira;
✓ definirani uvjeti, specifikacija obveznih dokumenata, zahtjeva vezanih uz spremnost projekta, zahtjeva vezanih uz dostavu projektnih prijedloga, specifična ograničenja i uvjeti;
✓ izrađene tipske upute za prijavitelje i dokumenati poziva na dostavu prijedloga za dodjelu pomoći iz Strukturnih fondova, u cijelosti usklađenih s kontekstom upravljanja Strukturnim fondovima u RH i svim važećim pravilima;
✓ predložena i definirana metodologija kontrole i provjere zahtjeva za nadoknadom sredstava s obzirom na vrstu projekata i pojedinih ugovora unutar svakog pojedinog projekta;
✓ definirana metodologija uzorkovanja u svrhu planiranja provjera na licu mjesta u koliko broj ugovora premašuje mogućnosti PT2;
✓ napravljena analiza i definirani zadaci i aktivnosti prilikom administrativne provjere Zahtjeva za nadoknadu sredstava dostavljenu od strane korisnika s obzirom na specifičnosti pojedinih područja (gospodarenje otpadom, energetska učinkovitost, zaštita prirode te zaštita zraka i prilagodba klimatskim promjenama);
✓ izrađena detaljna analiza postupka provjere na licu mjesta te definirane aktivnosti i zadaci prilikom provjere s obzirom na specifičnosti pojedinih projekata;
✓ izrađen plan za postupanje u slučaju financijskih korekcija;
✓ izrađen korisnički priručnik s popratnim dokumentima i predlošcima vezanim uz projektno specifična pitanja (standardizirani sadržaj studija izvodljivosti, vodič za provjeru analiza troškova i koristi, vodič za provjeru studija utjecaja na okoliša, vodič za provjeru projekata u kontekstu pravila o državnoj potpori, vodiča za provođenje postupaka javne nabave, itd.);
✓ unaprjeđenje postojećih i izrada ostalih potrebnih nedostajućih predložaka za provođenje postupaka javne nabave od strane korisničkih institucija za projekte sufinancirane iz Strukturnih fondova;
✓ izrađen plan prevencije od prijevara i nepravilnosti.
Ciljane skupine:
Izravna ciljana skupina: Zaposlenici PT2 FZOEU
Neizravna ciljana skupina: Svi korisnici koji apliciraju projekte iz gore navedenih prioritetnih osi.
4. PREGLED AKTIVNOSTI KOJE PRETHODE ISPORUCI
A. Analiza potencijalnih projekata i prijavitelja te razrada selekcijskih kriterija prihvatljivosti prema područjima i prioritetnim mjerama:
⮚ Gospodarenje otpadom
⮚ Energetska učinkovitost
⮚ Zaštita prirode
⮚ Zaštita zraka i prilagodba klimatskim promjenama
B. Pomoć u pripremi poziva za dostavu projektnih prijedloga za navedena područja:
⮚ Definiranje prihvatljivih troškovničkih stavki
⮚ Xxxxxx obrazaca s prihvatljivim troškovničkim stavkama
⮚ Definiranje metodologije za ocjenu kriterija prihvatljivosti izdataka
⮚ Razrada bodovanja
⮚ Izrada preporuka za način objave poziva (otvoreni/ograničeni)
⮚ Izrada preporuka za izbjegavanje „uskih grla“
C. Pregled projektnih prijedloga i ocjena kriterija prihvatljivosti:
⮚ Xxxxxx preporuka za unaprjeđenje metodologija rada povjerenstva
⮚ Identifikacija glavnih rizika u radu povjerenstva te preporuke za njihovo minimiziranje
⮚ Optimizacija rada povjerenstva
⮚ Xxxxxx obrazaca kontrolne liste za ocjenu projektnih prijava
⮚ Izrada preporuka za unaprjeđenje Izvješća povjerenstva
D. Ugovaranje:
⮚ Izrada preporuka za unaprjeđenje pripreme ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
⮚ Izrada preporuka za pripremu posebnih uvjeta ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
E. Kontrola javne nabave:
⮚ Izrada završnih izvješća za projekte vezane uz zaštitu okoliša i prirode, energetiku, te razminiravanje u zaštićenim područjima
⮚ Dorada postojećih kontrolnih lista
⮚ Izrada analize rizika po projektima i dorada postojeće liste
⮚ Izrada preporuka za unaprjeđenje i poboljšanje Izvješća
⮚ Izrada prijedloga za unaprjeđenje i poboljšanje postojećih smjernica
⮚ Izrada preporuka za informiranje i edukaciju potencijalnih korisnika
⮚ Xxxxxx prijedloga metodologije uzorkovanja za javno nadmetanje koji ne podliježu ZJN
F. Prognoziranje i praćenje plaćanja
⮚ Izrada prijedloga za praćenje provedbe godišnjeg financijskog plana, praćenja odstupanja i rizika neostvarenja ciljeva iz godišnjeg financijskog plana i upravljanja pravilom N+3
G. Provjera projekata
⮚ Izrada prijedloga i naputka o upotrebi korektivnih mjera u slučaju neispravnosti potraživanih izdataka
⮚ Izrada prijedloga i naputka o financijskim korekcijama u slučaju da je naknadnom provjerom utvrđeno kako određeni prethodno odobreni izdaci nisu prihvatljivi
⮚ Izrada preporuka za promjenu ili poboljšanje kontrolnih lista za provjeru Zahtjeva za nadoknadom sredstava dostavljenu od strane korisnika
H. Provjera na licu mjesta
⮚ Izrada prijedloga metodologije uzorkovanja za planirane provjere na licu mjesta za projekte energetske učinkovitosti, projekte zaštite prirode i zraka
⮚ Izrada preporuka za unaprjeđenje i poboljšanje Izvještaja o provedenoj provjeri na licu mjesta
Izrada preporuka za promjenu i unaprjeđenje kontrolnih lista o provedenoj provjeri na licu mjesta ovisno o vrsti projekta (gospodarenje otpadom, energetska učinkovitost, zaštita zraka, zaštita prirode i sl.)
I. Kontrola sustava
⮚ Unaprjeđenje sustava izvješćivanja
⮚ Analiza radnog opterećenja te prijedlog razvoja sustava vrednovanja i ocjenjivanja djelatnika
⮚ Upravljanje rizicima, nepravilnostima i prijevarama
⮚ Zatvaranje Operativog programa.
J. Studijska putovanja
Organiziranje i financiranje dva (2) studijska putovanja: a) Prvo putovanje početkom provedbe projekta; b) drugo pred kraj provedbe s ciljem učenja dobre prakse u pripremi i upravljanju programima i projektima u sklopu Strukturnih fondova.
⮚ Ova studijska putovanja uključuju posjet u dvije zemlje članice EU (s članstvom dužim od 10 godina) sa sličnim ustrojstvom i nadležnostima tijela u sustavu upravljanja i kontrole korištenja EU sredstava. Teme koje će obuhvatiti studijska putovanja su sljedeće: iskustva vezana uz planiranje i programiranje, izradu kriterija prihvatljivosti kao i selekcijskih kriterija, objavu poziva, postupak odabira i ugovaranja, postupak kontrole nabave, postupak praćenja napretka provedbe projekata, planiranje proračuna i plaćanja, upravljanje nepravilnostima i rizicima, aktivnostima informiranja i vidljivosti, izvješćivanje.
⮚ Svrha ovakvih studijskih putovanja je omogućiti zaposlenicima Posredničkog tijela razine 2 učenje na primjeru drugih zemalja članica EU te uspostava suradnje s ciljem razmjene iskustva i znanja u obavljanju poslova koji proizlaze iz njihovih funkcija.
⮚ Svako pojedino studijsko putovanje organizirati će se za deset (10) zaposlenika Posredničkog tijela razine 2. i jednog (1) predstavnika konzultanata, te će trajati maksimalno pet (5) dana uključujući dane provedene na putovanju. Detaljan program studijskog putovanja treba biti dogovoren s Posredničkim tijelom razine 2 minimalno četiri tjedna prije studijskog putovanja.
⮚ Trošak smještaja na bazi noćenja s doručkom i trošak prijevoza snosi ponuditelj a troškove dnevnica za svoje zaposlenike snosi naručitelj.
K. Otvorena vrata
Podrška u provedbi strategije informiranja, komunikacije i edukacije korisnika sa ciljem bolje apsorpcije EU fondova.
⮚ Prva Otvorena vrata za 20 (sudionika) u prostorijama Korisnika organizirati će se na početku provedbe projekta s ciljem upoznavanje potencijalnih korisnika i šire javnosti o mogućnostima korištenja EU sredstava iz područja prioritetnih mjera za koje je PT2 nadležan.
⮚ Druga otvorena vrata organizirati će se za za 20 (sudionika) u prostorijama Korisnika na kraju provebe projekta s ciljem upoznavanja šire javnosti sa realiziranim projektima i postignućima u prethodnom financijskom razdoblju.
⮚ Cilj organizacije otvorenih vrata je upoznavanje potencijalnih korisnika i šire javnosti s mogućnostima korištenja EU sredstava kako bi se kvalitetno proveli programi i projekti iz područja i prioritetnih mjera,
⮚ Izrađivači će u dogovoru s Posredničkim tijelom razine 2 organizirati događaj: informiranje i vidljivost, prezentacija, osvježenje za minimum 40 sudionika. Za ovaj događaj Ponuditelj je dužan predložiti adekvatan prostor i tehničku opremu. (ozvučenje, mikrofoni, LCD projektor i druge elementi po potrebi)
⮚ Izrađivač je dužan prisustvovati i aktivno sudjelovati na prezentacijama pojedinih faza projekta
5. EU VIDLJIVOST I INFORMIRANJE
U provedbi svih aktivnosti, Ponuditelj je u obvezi osigurati vidljivost EU sufinanciranja projekta sukladno Uputama za korisnike vezane uz informiranje i vidljivost projekata financiranih iz strukturnih i kohezijskog fonda 2007.–2013.
6.DOKUMENTACIJA
Izrađena dokumentacija mora biti izrađena i isporučena u vidu pisanih Izvješća (smjernica/preporuka uz pripadajuće obrasce) prema predloženim aktivnostima – 2 komada otisnuto, uvezano i digitalno
7.OPĆE ODGOVORNOSTI
Po potpisu Ugovora, Ponuditelj će potpisati Izjavu o povjerljivosti koja će Ponuditelja vezati na tajnost svih informacija i saznanja do kojih može doći tijekom trajanja Ugovora.
Prijenos vlasništva i autorskih prava
Odabranom Ponuditelju bit će dodijeljen ugovor s uključenom odredbom prema kojoj mora prepisati i prenijeti na Naručitelja sva ekskluzivna prava na korištenje i prikazivanje, izvođenje, obradu, prilagodbu ili modificiranje rada i ideja. Navedeni prijenos autorskih prava primjenjuje se na sve radove i doprinose osoblja odabranog Ponuditelja.
8.UPRAVLJANJE PROJEKTOM
Naručitelj za provedbu projekta je FZOEU. Voditelj projekta će biti imenovan među djelatnicima FZOEU-a u Posredničkom tijelu – Samostalnoj službi i bit će zadužen za svakodnevnu komunikaciju s Ponuditeljem. Za odobravanje izvješća o projektu, ostalih dokumenata o projektu, Xxxxxxxxxxxxxx faktura, dodataka ugovoru i svih drugih zahtjeva povezanih s ugovorom odgovoran je Naručitelj. Za dodatke ugovoru, angažiranje ne- ključnih stručnjaka, zahtjeve za rad izvan Hrvatske i zahtjeve za rad vikendima Ponuditeljje dužan ishoditi prethodno odobrenje Naručitelja.
Operativno sjedište projekta je Grad Zagreb. U svrhu provođenja projekta, Naručitelj će omogućiti Ponuditelju radni prostor za aktivnosti koje se moraju odvijati u prostorijama FZOEU-a na adresi Xxxxxxxx xxxxx 00, Xxxxxx. Sav radni prostor koji nije vezan uz FZOEU, kao i prostorije za sastanke Ponuditelja i Naručitelja, mora osigurati Ponuditelj. Za svakog stručnjaka koji radi na ugovoru Izrađivač je dužan osigurati uredski smještaj primjerenog standarda (s osnovnim uredskim namještajem, pristupom Internetu i telekomunikacijskoj mreži).
Ponuditelj je dužan osigurati odgovarajuću potporu i opremu za stručnjake. Ponuditelj mora osigurati da postoji potpora u smislu administratorskih, tajničkih i prevoditeljskih poslova koja će omogućiti stručnjacima da se usredotoče na svoje glavne odgovornosti. Ponuditelj također mora osigurati da su njegovi zaposlenici redovno i pravovremeno plaćeni.
Ponuditelj je dužan osigurati prostor za edukaciju ukoliko se ista neće odvijati u prostorijama FZOEU.
Ponuditelj je dužan za stručnjake koji ne govore hrvatski jezik osigurati prevođenje na hrvatski jezik, s obzirom da je službeni jezik i jezik na kojemu će se komunicirati tijekom provedbe ugovora hrvatski jezik. Naručitelj može ovisno o potrebama i okolnostima komunicirati s osobljem Ponuditelja i na engleskom jeziku, ali ova mogućnost ne oslobađa obveze Ponuditelja da osigura potrebne usluge prevođenja.
Ponuditelj će, među ostalim, biti odgovoran za:
⮚ sve troškove njegovog osoblja nastale provođenjem ugovorenih aktivnosti u uredu tijekom razdoblja izvršenja ugovora, uključujući smještaj, prijevoz, osiguranje itd.,
⮚ sve troškove komunikacije (Ponuditelj se treba o vlastitom trošku pretplatiti na usluge teleoperatera
⮚ sve troškove nastale za umnožavanje, prevođenje, ispisivanje dokumenata i sl.),
⮚ ostalu robu, usluge i logističku potporu nužnu za provedbu ugovora, uključujući svakodnevne usluge pisanog i usmenog prevođenja (ako su potrebne za svakodnevni rad stručnjaka),
⮚ svu potrebnu opremu za tim stručnjaka (osobna računala, prijenosna računala, fax uređaji, pisači, skeneri, itd.). Poseban je zahtjev da kratkoročno angažirani stručnjaci imaju vlastita prijenosna računala;
⮚ sve troškove prevođenja na hrvatski i na engleski jezik.
Svi navedeni troškovi moraju biti uključeni u Ponuditeljevu naknadu.
Unutar ovog ugovora o pružanju usluga ne postoji oprema koja bi se kupovala u ime Naručitelja ili prebacivala na Naručitelja na kraju ovog ugovora.
Unutar ovog ugovora ne postoje sporedni troškovi. Svi drugi troškovi koje će Ponuditelj imati vezani uz provođenje ovog projekta, su njegova odgovornost, odnosno njegov trošak.
9.IZVJEŠĆA I ROKOVI
Očekuje se da će najkasnije mjesec dana po sklapanju ugovora Ponuditelj dostaviti inicijalno izvješće koje treba uključiti plan aktivnosti za cijelo razdoblje trajanja projekta s vremenskim rasporedom planiranih aktivnosti i angažiranja pojedinih stručnjaka te ostvarivanjem rezultata.
Pretpostavljena dinamika realizacije Ugovora (vrijeme od dana potpisa Ugovora):
1. Inicijalno izvješće s planom aktivnosti 1 mj.
2. Izvještaj aktivnosti A, B, C, D 4 mj.
3. Izvještaj aktivnosti E, F, G, H 8 mj.
4. Izvještaj aktivnosti I,J 9 mj.
Razdoblje provedbe ugovora će biti 9 mjeseci (kumulativno) od datuma potpisa ugovora.
Naručitelj pregledava nacrte izvješća (dokumentacije) koju je dostavio Ponuditelj, a koji će svoje komentare dati u vremenskom roku od 15 dana (po dokumentu).
Ponuditelj će komentare Naručitelja uzeti u obzir prilikom izrade konačne verzije svakog pojedinog dokumenta. Ponuditelj je dužan o svom trošku učiniti sve izmjene i dopune u dokumentaciji koju je izradio koje su potrebne radi postupanja po primjedbama. Ponuditelj također ne može uskratiti pristanak na izmjenu pojedinih dijelova dokumentacije ako se ona razumno traži u svrhu postizanja ekonomičnijeg i učinkovitijeg rješenja, a nije u suprotnosti s prethodno dogovorenom osnovnom koncepcijom.
Bilo kakvo prethodno odobrenje Naručitelja ne oslobađa Ponuditelja odgovornosti iz prethodnog odlomka 8. Upravljanje projektom ovog Projektnog zadatka.
10. PLAĆANJE
Plaćanje će se vršiti sukladno troškovniku i to po prihvaćanju izvještaja o provedenoj aktivnosti od strane Naručitelja prema navedenoj dinamici isporuke izvještaja o provedenoj aktivnosti i broju odrađenih dana angažiranih stručnjaka:
TROŠKOVNIK– nalazi se kao zaseban obrazac ( koji treba popuniti )u sklopu DZN-a- (obrazac 9)
R.b. | Naziv usluge | Jed.mjere | Okvirna količina* | Jedinična cijena bez Pdv-a | Ukupna cijena bez Pdv-a |
1. | Tehnička pomoć ključnih stručnjaka (voditelj tima, stručnjak za studije/analize, stručnjak za javnu nabavu) | radni dan** | 180 | ||
2. | Tehnička pomoć ostali stručnjaci | radni dan** | 180 | ||
Troškovi izobrazbe | br. događanja | ||||
3. | Organizacija otvorenih vrata | događanje | 2 |
4. | Organizacija studijskih putovanja | putovanje | 2 | ||
Cijena ponude bez Pdv-a | |||||
PDV | |||||
Cijena ponude s Pdv-om | |||||
* sukladno čl. 4. st. 4. Uredbe o načinu izrade i postupanju s dokumentacijom za nadmetanje i ponudama
** radni dan -8 sati
Napomena: Ponuđena cijena će biti fiksna i nepromjenjiva a temeljem odrađenih sati će se kontrolirati rad.
Na kraju razdoblja izvršenja zadataka, Ponuditelj je dužan dostaviti završno izvješće praćeno odgovarajućim financijskim izvješćem. Nacrt završnog izvješća Ponuditelj treba dostaviti najkasnije 30 dana nakon isteka razdoblja izvršenja zadataka. Eventualne komentare, odnosno prihvaćanje nacrta završnog izvješća, FZOEU je u obvezi dostaviti Ponuditelju u roku od deset radnih dana od zaprimanja istog. U slučaju dostave komentara od strane
FZOEU, Ponuditelj je u obvezi dostaviti konačnu verziju završnog izvješća u najkraćem mogućem roku na način da se omogući usvajanje istog od strane FZOEU u roku dvadeset radnih dana od podnošenja nacrta završnog izvješća.
Svako izvješće mora sadržavati narativni dio i financijski dio. Financijski dio mora sadržavati pojedinosti o vremenskom doprinosu stručnjaka. Navedena izvješća trebaju biti pripremljena i podnesena naručitelju na hrvatskom jeziku.
Račun za usluge izvršene u izvještajnom razdoblju potrebno je dostaviti Naručitelju u roku od deset radnih dana od odobrenja izvješća za predmetno izvještajno razdoblje od strane Naručitelja.
11. METODOLOGIJA I ORGANIZACIJA RADA 11.1.PROJEKTNI TIM NARUČITELJA
Naručitelj će za potrebe praćenja projekta osnovati Projektni tim. Dužnost je Izrađivača usko surađivati s Projektnim timom, osigurati stalan kontakt s Naručiteljem i biti u stanju pravovremeno napraviti eventualne korekcije na izrađenim dokumentima, u cilju osiguranja učinkovitog upravljanja projektom i predaje tražene dokumentacije.
Projektni tim pomoći će Izrađivaču u pribavljanju potrebnih podloga, organizaciji radnih sastanaka, eventualnih prezentacija, kao i osiguranju potrebnih revizija. Projektni tim Naručitelja osigurati će i ostalu potrebnu potporu Izrađivaču u realizaciji Ugovora.
Naručitelj se obvezuje dostaviti Izrađivaču potrebne ulazne podatke i podloge (s kojim Naručitelj raspolaže) za realizaciju projekta, kao i osigurati potrebne kontakte radi prikupljanja potrebnih informacija nužnih za obavljanja potrebnih aktivnosti.
11.2. PROJEKTNI TIM IZRAĐIVAČA
Izrađivač mora priložiti dokaz (potvrde) o urednom ispunjenju ugovora za izradu najmanje:
- Jedan uspješno obavljen ugovor za pružanje tehničke pomoći Upravljačkom tijelu i/ili Posredničkom tijelu izvršenih u godini u kojoj je započeo postupak javne nabave i tijekom tri godine koje prethode toj godini, čija je vrijednost jednaka ili veća procijenjenoj vrijednosti ovog predmeta nabave
Kako se radi o visokospecijaliziranoj usluzi koju mora pružiti, Izrađivač mora imati u svom timu osobe koje imaju iskustva u izradi dokumenata i to kako slijedi:
✓ Voditelj projektnog tima: Sveučilišna diploma iz društvenih ili tehničkih znanosti, VII stupanj, min. 10 godina radnog iskustva, minimalno 5 godina radnog iskustva u izradi dokumenata, izradi procedura u sustavu upravljanja i kontrole korištenja EU sredstava; dokazive reference kao voditelj tima ili zamjenik voditelja projektnog tima u izradi sličnih dokumenata.
✓ Stručnjak za studije/analize, član projektnog tima, Sveučilišna diploma iz drustvenih ili tehničkih znanosti, VII stupanj, minimalno 5 godina radnog iskustva, 3 godina radnog iskustva na izradi studija izvedivosti, koje uključuju analizu troškova i koristi, minimalno reference o izrađenim studijama izvedivosti, izrađene i usvojene u okviru međunarodnih projekata (fondovi EU ili druge međunarodne financijske institucije).
✓ Stručnjak za javnu nabavu, Sveučilišna diploma iz drustvenih ili tehničkih znanosti, VII stupanj naobrazbe, min. 5 godina radnog iskustva u postupcima javne nabave i ugovaranja, reference o izrađenoj dokumentaciji za nadmetanje za radove i nadzor radova-infrastrukturni projekti.
U slučaju zamjene stručnjaka tijekom provedbe ugovorenih poslova u odnosu na stručnjake iz ponude Izrađivača, Izrađivač će osigurati zamjenu osobom najmanje jednakih ili viših kvalifikacija, te prethodno pribaviti pisano odobrenje Naručitelja.
Odabrani Izrađivač će pored gore navedenih koje je obvezan, izabrati i zaposliti i druge stručnjake u skladu s Projektnim zadatkom, potrebama projekta i u dogovoru s Naručiteljem, i to:
✓ Stručnjak za gospodarenje otpadom, Sveučilišna diploma iz kemijskog inženjerstva, eko inženjerstva, biotehnologije, građevinarstva ili strojarstva, VII stupanj naobrazbe, min. 5 godina radnog iskustva u sektoru gospodarenja otpadom, minimalno 3 godina radnog iskustva u izradi planova i/ili vođenju projekata gospodarenja otpadom, izrađena 2 projekta/dokumenta u području gospodarenja otpadom/centri za gospodarenje otpadom.
✓ Stručnjak za energetsku učinkovitost, Sveučilišna diploma iz strojarstva, VII stupanj naobrazbe, min. 5 godina radnog iskustva u sektoru energetike, minimalno 3 godina radnog iskustva u izradi planova i/ili vođenju projekata energetike, prednost izrađena 2 projekta/dokumenta u području energetike (grijanje/hlađenje, obnovljivi izvori energije, kogeneracije …).
✓ Stručnjak za energetsku učinkovitost, Sveučilišna diploma iz elektrotehnike, VII stupanj naobrazbe, min. 5 godina radnog iskustva u sektoru energetike, minimalno 3 godina radnog iskustva u izradi planova i/ili vođenju projekata energetike, prednost izrađena 2 projekta/dokumenta u području energetike (rasvjeta, obnovljivi izvori energije, pametne mreže ...).
✓ Stručnjak za energetsku učinkovitost, Sveučilišna diploma iz građevinarstva, VII stupanj naobrazbe, min. 5 godina radnog iskustva u sektoru energetike, minimalno 3 godina radnog iskustva u izradi planova i/ili vođenju projekata energetike, prednost izrađena 2 projekta/dokumenta u području energetike (prednost održiva gradnja).
✓ Stručnjak za zaštitu prirode, Sveučilišna diploma iz biologije ili eko inženjerstva, VII stupanj naobrazbe, min. 5 godina radnog iskustva u zaštite prirode, minimalno 3 godina radnog iskustva u izradi planova i/ili vođenju projekata zaštite biološke i krajobrazne raznolikosti, prednost izrađena 2 projekta/dokumenta u području zaštite prirode.
✓ Stručnjak za zaštitu zraka i prilagodbu klimatskim promjenama, Sveučilišna diploma iz kemije/ kemijskog inženjerstva i/ili fizike/geofizika VII stupanj naobrazbe, min. 5 godina radnog iskustva u području zaštite zraka i prilagodbe klimatskim promjenama, minimalno 3 godina radnog iskustva u izradi planova i/ili vođenju projekata zaštite, očuvanja I poboljšanja kakvoće zraka, zaštite ozonskog omotača, ublažavanju i prilagodbi klimatskim promjenama, prednost izrađena 2 projekta/dokumenta u području zaštite zraka i prilagodbe klimatskim promjenama.
✓ Stručnjak za FIDIC, Sveučilišna diploma iz građevinarstva, VII stupanj naobrazbe, min. 5 godina radnog iskustva na FIDIC ugovorima, 2 godina radnog iskustva na izradi dokumentacije za nadmetanje za radove i nadzor po FIDIC-u, prednost iskustvo u izradi dokumentacije za nadmetanje po ZJN.
✓ Stručnjak za državne potpore, Sveučilišna diploma iz pravne ili ekonomske znanosti, VII stupanj naobrazbe, min. 5 godina radnog iskustva u području zaštite tržišnog natjecanja i dodjele državnih potpora, prednost iskustvo u izradi programa potpora te korištenja sredstava iz EU strukturnih fondova.
Svi stručnjaci moraju biti nezavisni i oslobođeni sukoba interesa u svim obvezama koje su im dodijeljene.
Procedure odabira koje upotrebljava odabrani Izrađivač za odabir ovih ostalih stručnjaka moraju biti transparentne, temeljene na prethodno određenim kriterijima, uključujući profesionalne kvalifikacije, jezične sposobnosti i radno iskustvo.
- Životopisi ostalih stručnjaka neće biti predmet pregleda i ocjenjivanja natječajne dokumentacije kao ni ugovora već ih je izrađivač dužan angažirati po zahtjevu naručitelja.
Odabir stručnjaka je podložan odobrenju Naručitelja (temeljem CV-a i opisa aktivnosti).
Odabrani izrađivač osigurava sve potrebno osoblje za podršku (administratore, tajnice, prevoditelje, back-up matičnog ureda, vozače itd.) po potrebi za prikladno ispunjenje svih obveza. Troškovi vezani za ovo osoblje moraju biti uključeni u cijenu ponude, kao i svi troškovi vezani za pomoćno osoblje.
Troškovi logističke i savjetodavne podrške iz matičnog ureda odabranog Izrađivača ovog tima moraju biti uključeni u iznos ponude ako je to primjenjivo (strani konzultant).
Odabrani Izrađivač mora u svojoj ponudi identificirati i opisati sve dogovore vezane za naknade za pomoćno osoblje i logistiku.
11.3. SASTANCI
Izrađivač je dužan prisustvovati na svim radnim sastancima koji će se održavati tijekom provedbe Ugovora, a na koje će ga pozvati Naručitelj. Također, Izrađivač je dužan prisustvovati i aktivno sudjelovati na
prezentacijama pojedinih faza projekta. Izrađivač će za potrebe sastanka pomoći Naručitelju u pripremi potrebnih dokumenata i prezentacija, sudjelovati na njima, te prezentirati svoj rad i projekt.
11.4. OSTALE RELEVANTNE INFORMACIJE
Izrađivač je dužan surađivati sa svim dionicima radi razmjene potrebnih informacija i osiguranja koordinacije aktivnosti. Rezultat rada svih mora biti istoznačnost svih ulaznih podatka i rezultata.