A SZERZŐDÉSKÖTÉS ELŐKÉSZÍTÉSE
Adatkezelési tájékoztató
A SZERZŐDÉSKÖTÉS ELŐKÉSZÍTÉSE
V. 1.0.
2024. január 18.
Az adatkezelés rövid leírása
A Xxxxxx Xxxxxx Református Egyetem (a továbbiakban: a KRE vagy az adatkezelő) a vonatkozó beszerzési vagy közbeszerzési eljárás lebonyolítását követően megkezdi a szerződés előkészítését a nyertes ajánlattevővel, amely tevékenység során a nyertes ajánlattevő részére adatbekérő lapot küld ki.
Az adatkezelési tevékenység célja
Az adatkezelés célja a nyertes ajánlattevővel megkötendő szerződés tervezetének gyors és pontos előkészítése.
Az adatkezelési tevékenység jogalapja
Szerződéskötés – az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges (általános adatvédelmi rendelet 6. cikk (1) bekezdésének b) pontja). A szerződéses kapcsolattartó személyes adatainak kezelése a KRE „Adatkezelési tájékoztató szerződéses kapcsolattartók részére” megnevezésű tájékoztatójában meghatározott jogalap mellett történik. A tájékoztató megtalálható a xxx.xx/xxxxxxxxxxx weblapon. .
Adatvédelmi hatásvizsgálat és konzultáció
Hatásvizsgálatra- tekintettel az adatkezelés jogalapjára – nem került sor.
Adatkezelő megnevezése, elérhetőségei, képviselője és az adatvédelmi tisztviselőnek az elérhetőségei
Adatkezelő megnevezése: Xxxxxx Xxxxxx Református Egyetem Székhely és levelezési cím: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx xxx 0.
Telefonszám: x00 (0) 000 0000
E-mail cím: xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx
Képviselő: Prof. Xx. Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx rektor Adatvédelmi tisztviselő neve: Xx. Xxxxxx Xxxxx
E-mail cím: xxxxxxxxxxx@xxx.xx
Az adatkezelést végző szervezeti egység(ek) megnevezése és elérhetőségei
Adatkezelést végző szervezeti egység neve: a KRE Gazdasági Főigazgatóságának (a
továbbiakban: GIF) Jogi Szolgáltatási Osztálya.
Székhely és levelezési cím: 1091 Budapest, Vámház krt. 13. E-mail cím: xxxxxxxxx@xxx.xx
Igénybe vett adatfeldolgozó(k) adatai
Az adatkezelési tevékenység során jellemzően nem kerül sor adatfeldolgozó igénybevételére.
Az adatok megőrzésének, törlésének ideje, vagy az időtartam meghatározásának szempontjai
Az adatbekérő lap megőrzésére kizárólag a szerződés megkötéséig kerül sor.
Az érintettek köre
Az érintettek köre a beszerzési eljárásban részt vevő, nyertes ajánlattevők által foglalkoztatott természetes személyek (képviselők, kapcsolattartók, munkavállalók), valamint a nyertes természetes személy ajánlattevők.
Az érintettek (becsült) létszáma
Az érintettek száma előkészítendő szerződésenként 3-4 fő (cégjegyzésre jogosultak, kapcsolattartók, jogi képviselők), természetes személy ajánlattevő esetén jellemzően szerződésenként 1 fő.
A NYILVÁNTARTOTT ADATTÍPUSOK KÖRE
A szerződés megkötését megelőzően kiküldött adatbekérő lapon jogi személy ajánlattevő esetén az alábbi személyes adatokat kezeljük:
a) a nyertes ajánlattevő képviselőjének neve és tisztsége, valamint
b) a nyertes ajánlattevő kapcsolattartójának neve és elérhetőségi adatai (e-mailcím, telefonszám),
Természetes személy ajánlattevők esetében a következő személyes adatok kerülnek kezelésre a szerződés előkészítése során:
a) az érintett neve, születési helye és ideje, anyja születési neve, lakóhelye, adóazonosító jele,
b) az érintett TAJ száma,
c) az érintett azon bankszámlaszáma, amelyre a teljesítést kéri,
d) az érintettnek az Adatkezelővel fennálló egyéb jogviszonya,
e) az érintett nyugdíjas minősége, valamint
f) bérbeadás vagy szálláshely-szolgáltatás esetén az érintett adószámmal rendelkező magánszemély minősége.
Az adatok forrása (az érintett, vagy más adatkezelés)
Az adatok az érintettől származnak.
Az adatkezelés módszere
Vegyes (manuális és elektronikus) adatkezelés.
Adatbiztonsági intézkedések általános leírása
Az adatbiztonsági intézkedések tekintetében a KRE Szervezeti és Működési Szabályzat I. Szervezeti és Működési Xxxx X.13. Informatikai Szabályzatában (xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxx.xxx/xxxx/xxxxxxxxxxxx.xxxx) és a KRE Szervezeti és Működési Szabályzat I. Szervezeti és Működési Xxxx X.5. Adatkezelési és Adatvédelmi Szabályzatában (a továbbiakban: KRE Adatvédelmi Szabályzat) (xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx.xxxx) foglaltak az irányadóak.
Az érintetti jogok gyakorlására biztosított elérhetőségek
Az érintett a jogait bármilyen kommunikációs csatornán (papír alapon, személyesen, elektronikus úton) tudja gyakorolni az egyetem székhelyén, postai címén, illetve az xxxxxxxxxxx@xxx.xx e-mail címen keresztül. Az érintetti jogokról bővebben a KRE
Adatvédelmi Szabályzatának IV. fejezetében tájékozódhat (xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx.xxxx).
Külső adattovábbításra vonatkozó információk
Külső adattovábbításra csak közvetlenül a beszerzési eljárás lebonyolításával összefüggésben kerül sor.
Harmadik országba történő adattovábbításra vonatkozó információk
Harmadik országba nem történik adattovábbítás.