BESZERZÉSI ÚTMUTATÓ
2. sz. melléklet
BESZERZÉSI ÚTMUTATÓ
Svájci-Magyar Együttműködési Program által támogatott projektekhez
I) BEVEZETŐ
Abban az esetben, ha a Kisprojekt Végrehajtó a Kbt. alapján nem minősül ajánlatkérőnek (pl. magántulajdonú vállalkozások), illetve az adott szerződésre nézve nem kell közbeszerzési eljárást lefolytatnia (a beszerzés tárgya kivételi körbe tartozik, értéke nem éri el a Kbt. értékhatárt stb.), a Kisprojekt Végrehajtónak a beszerzésre vonatkozóan a jelen Beszerzési Útmutató szerint kell eljárnia.
A közbeszerzési kötelezettség esetleges fennállásának megállapítása során a Kisprojekt Végrehajtónak vizsgálnia kell ajánlatkérői minőségét, a beszerzés becsült értékét - figyelembe véve az egyéb beszerzéseit (Kbt. 10-18. §) - és a kivételi köröket.
Kisprojekt Végrehajtónak szem előtt kell tartania a dokumentáltság és elszámoltathatóság szempontját, amely a Kisprojekt Végrehajtó Támogatási Szerződésben rögzített kötelezettsége.
Jelen Beszerzési útmutató rendelkezéseit a támogatásban részesülő Partnerek esetében is maradéktalanul alkalmazni kell.
A Kisprojekt Végrehajtó által kötött és egyúttal a Svájci-Magyar együttműködési Megállapodásból finanszírozott szerződések kötelezően tartalmazzák az alábbi előírásokat:
„Amennyiben a Szállító/Vállalkozó a hatályos szerződés elnyerése érdekében, vagy annak teljesítése során vesztegetéshez, csaláshoz, kényszerhez, vagy versenykorlátozáshoz folyamodik vagy ezek gyanúja merül fel, a Projekt Végrehajtó/Partner a tudomására jutástól számított 1 éven belül elállhat a szerződéstől, ezzel egyidejűleg értesíti a magyar hatóságokat. A Szállító/Vállalkozó tudomásul veszi, hogy részére a gyanú kivizsgálásának lezárásáig nem történik kifizetés. Amennyiben bebizonyosodik, hogy a Szállító/Vállalkozó vesztegetéshez, csaláshoz, kényszerhez, vagy versenykorlátozáshoz folyamodott, a szerződés ellenértéke nem kerül részére kifizetésre, továbbá a SECO döntése alapján meghatározott vagy határozatlan időre kizárható a SDC által finanszírozott projektek kapcsán történő Megrendelésekből.”
II) BESZERZÉSEK DOKUMENTÁLÁSA
A beszerzések során az alábbi dokumentálási kötelezettséget kell alkalmazni:
Az 500.000 Ft-ot nem elérő értékű beszerzések esetén a minimális dokumentálási kötelezettség teljesítéséhez elegendő a számla vagy a magyar számviteli szabályok (2000. évi C. tv és kapcsolódó jogszabályok) szerint elfogadható számlahelyettesítő.
Az 500.000 Ft-ot elérő vagy meghaladó értékű beszerzések esetén a költség elszámolásához
kötelező írott árajánlattal és megrendelővel rendelkezni.
III) AJÁNLATKÉRÉS
Minimális információként az 500.000 Ft-ot elérő vagy meghaladó értékű beszerzések esetén az ajánlatkérésen szerepeltetni kell az alábbiakat:
• az ajánlatkérő nevét, címét, aláírását, pecsétjét;
• az ajánlattételi határidőt;
• árubeszerzés esetén: a szállítandó eszköz megnevezését, legfontosabb műszaki paramétereit, az esetleges garancia-igényt, a szállítás határidejét, és mellékelni kell a szerződés tervezetet
• szolgáltatás megrendelése esetén: a nyújtandó szolgáltatás rövid leírását, a részfeladatok teljesítésére vonatkozó elvárásokat, a jelentéstételre vonatkozó kötelezettségeket; a tevékenység elvégzésére vonatkozó határidőt; és mellékelni kell a szerződés tervezetet
• építési beruházás esetén: a kivitelezés helyét, a beszerzés mennyiségét, a vállalkozási szerződés időtartamát. Mellékelni kell a szerződés tervezetet, a műszaki leírást, a Végrehajtási Megállapodással összhangban levő mennyiségkimutatást, a tervdokumentációt, amely tartalmazza a hatósági, szakhatósági építési engedélyeket (vagy ennek hiányában annak alátámasztása, hogy miért nem előírás az építési engedély), a kiviteli terveket (helyszínrajzok, általános és részlettervek), a tervező aláírt nyilatkozatát.
A Kbt. értékhatárát el nem érő beszerzéseknél a Beszerzési Útmutató szerint – a Pályázati Alapban a Kisprojekt végrehajtó számára 500.000 Ft felett két, míg 2.000.000 millió Ft felett három ajánlat bekérése kötelező.
IV) ÉRTÉKELÉS
A beérkezett ajánlat(ok) értékelésének célszerű a következő minimális információkat tartalmaznia:
• Ajánlatkérés szövege
• Ajánlatok másolatai
• Értékelés helye, ideje, értékelő személyek neve
• Rövid összegzés az értékelés szempontjairól, és a döntés indokolása
• Az értékelő(k) aláírása
Az ajánlatkérésben, illetve a megrendelőben meghatározott teljesítési határidők nem haladhatják meg a Végrehajtási Megállapodás időtartamát.
A beszerzés dokumentumait – tehát az ajánlatkéréseket, az ajánlatokat, az értékelésről készített rövid jelentést és a megrendelőt és/vagy szerződést – mellékelni kell az esedékes projekt-előrehaladási jelentéshez háttérdokumentumként.
V) SZERZŐDÉSKÖTÉS
A szerződést/megrendelőt elegendő az esedékes projekt előrehaladási-jelentéshez csatolni.
VI) MULASZTÁSOK KEZELÉSE
Amennyiben a Kisprojekt Végrehajtó a jelen Útmutató szerinti előzetes tájékoztatási kötelezettségét megszegi, úgy a következők szerint kell eljárni:
o ha a Kisprojekt Végrehajtó a kötelezettségszegést nem menti ki, úgy az adott szerződés/beszerzés a támogatásból nem finanszírozható.
o ha a Kisprojekt Végrehajtó a kötelezettségszegést kimenti, úgy a vonatkozó dokumentumokat utólag köteles benyújtani. Ha a Támogatásközvetítő Szervezet utólag megfelelőnek találja az adott szerződést vagy eljárást, akkor utólagosan adja meg jóváhagyását, ellenkező esetben az adott szerződés/beszerzés a támogatásból nem finanszírozható.
A kimentés akkor elfogadható a Támogatásközvetítő Szervezet részéről, ha megítélése szerint a mulasztás oka tárgyilagos megítélés szerint elháríthatatlan külső körülményre vezethető vissza, így különösen, ha a Kisprojekt Végrehajtó a határidők szűkössége miatt már a Támogatási Szerződés
megkötése előtt megkezdte a jelen útmutató hatálya alá tartozó tevékenységét, feltéve, hogy a Támogatási Szerződés megkötésének bevárása a projekt kivitelezését ellehetetlenítette volna.
A kimentést a Kisprojekt Végrehajtó az adott eljárási cselekmény elbírálására beadandó dokumentumokkal együtt benyújtandó igazolási kérelemmel intézi, amelyben a késedelem okát és a fenti bekezdést valószínűsítő körülményeket alátámasztja. Az igazolási kérelmet és a beszerzés dokumentumait a Kisprojekt Végrehajtó soron kívül nyújtja be.