Ide írhat]
[Ide írhat]
III. számú melléklet – PÉNZÜGYI ÉS SZERZŐDÉSES RENDELKEZÉSEK
Xxxxx Xxxxxxxxx a szerződések közül az
1. pályázati kategória – Felsőoktatás területre vonatkozik
Tartalomjegyzék
I. RENDELKEZÉSEK AZ EGYSÉGKÖLTSÉG-HOZZÁJÁRULÁSON
ALAPULÓ KÖLTSÉGVETÉSI KATEGÓRIÁKRA VONATKOZÓAN 2
II. A TÉNYLEGESEN FELMERÜLT KÖLTSÉGEK KATEGÓRIÁJÁBA
TARTOZÓ KÖLTSÉGEK MEGTÉRÍTÉSÉNEK SZABÁLYAI 9
III. PROJEKTTEVÉKENYSÉGEK TÁMOGATHATÓSÁGÁNAK
V. A TÁMOGATÁSI ÖSSZEG CSÖKKENTÉSE ELÉGTELEN,
RÉSZLEGES VAGY KÉSEDELMES TELJESÍTÉS ESETÉN 13
VI. A TÁMOGATÁSI ÖSSZEG MÓDOSÍTÁSA 14
VII. AZ ELLENŐRZÉSEKRE ÉS AZ ALÁTÁMASZTÓ
DOKUMENTUMOKRA VONATKOZÓ ELŐÍRÁSOK 14
I. RENDELKEZÉSEK AZ EGYSÉGKÖLTSÉG-HOZZÁJÁRULÁSON ALAPULÓ KÖLTSÉGVETÉSI KATEGÓRIÁKRA VONATKOZÓAN
I.1 Egységköltség-hozzájárulás támogathatóságának feltételei
Ha a támogatás egységköltség-hozzájárulás formájában történik, az egységek számát az alábbi rendelkezések szerint kell megállapítani:
• az egységeket ténylegesen fel kell használni vagy elő kell állítani a Különös Feltételek I.2.2-es cikkben meghatározott időtartam alatt;
• az egységek a Projekt megvalósításához szükségesek, vagy annak termékei legyenek;
• az egységek száma a jelen Melléklet szerinti nyilvántartásokkal és dokumentumokkal részletesen azonosítható és igazolható legyen.
I.2 Egységköltség-hozzájárulás alátámasztó dokumentumai és számítási módja Utazás : Utazási támogatás
Főszabályként kiindulási helynek a küldő szervezet székhelyét, míg a tevékenység helyszínének a fogadó szervezet székhelyét kell tekinteni. Ha ezektől különböző kiindulási, vagy célhelyszínt neveznek meg, a Kedvezményezett az eltérést köteles megindokolni.
Ha nem kerül sor utazásra, vagy azt más forrásból, és nem az Erasmus+ programból támogatják (pl. a mobilitás résztvevője egy nem a Támogatási szerződés alapján finanszírozott tevékenységgel kapcsolatban már a jelen Támogatási szerződés alapján támogatott tevékenység helyszínén tartózkodik), a Kedvezményezettnek minden érintett mobilitásról ennek megfelelően szükséges beszámolnia az Erasmus+ Beneficiary Modul1 felületen. Ebben az esetben utazási költség a támogatásból nem finanszírozható.
(a) Az utazási támogatás összegének kiszámítása: a támogatás összegét a Szerződés IV. sz. Mellékletében meghatározott távolsági sávokhoz megállapított egységköltség- hozzájárulás és az érintett távolsági sávban részt vevők szorzata adja ki az utazás típusának figyelembevételével (standard vagy zöld utazás). A távolsági sávok szerinti egységköltség-hozzájárulás az indulási és érkezési hely közötti menettérti utazás támogatási összegét jelenti. Zöld utazási eszközök (vonat, busz, telekocsi, hajó) igénybevétele esetén a zöld utazási egységköltség-hozzájárulás, más esetben a standard utazási egységköltség-hozzájárulás alkalmazandó.
1 A Beneficiary Modul megfelelő működéséig a Nemzeti Iroda a Kedvezményezett részére kalkulációs segédtáblát (Excel) biztosít.
Utazási egységköltség-hozzájárulás alkalmazható bármilyen személyzeti mobilitásra.
Hallgatói mobilitás esetén utazási egységköltség-hozzájárulás
a) a legtávolabbi országokból küldő szervezetek (legtávolabbi régiók (xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xx/xxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxx/#0),
Ciprus, Izland, Málta) és a tengeren-túli országok és területek esetén (xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx/xxxxx-xx-xxxx/xxxxxxxx- countries-and-territories_en)
b) egységköltség alapú esélyegyenlőségi támogatásban részesülő résztvevők rövid távú hallgatói mobilitása esetén
c) partnerországba (kivéve 5. és 14. régiókba tartozó partnerországokba) utazó résztvevők esetén alkalmazandó. Utóbbi c) esetben a Kedvezményezettek dönthetnek úgy, hogy nem biztosítanak utazási egységköltség-hozzájárulást, csak a kevesebb lehetőséggel rendelkező esélyegyenlőségi támogatásban részesülő résztvevők részére. Amennyiben nem biztosítanak utazási hozzájárulást, ennek feltételei méltányosak (egyenlő bánásmódot biztosítanak), átláthatók, dokumentáltak és hozzáférhetők kell hogy legyenek az intézmény honlapján.
Az alkalmazandó távolsági sáv meghatározására a Kedvezményezettnek a Bizottság által működtetett online távolsági kalkulátor használatával kell kiszámolnia (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx) az egy irányra vonatkozó távolságot. Az utazási támogatás összegét a Kedvezményezett Erasmus+ Beneficiary Modul felületen a távolsági sávnak megfelelő egységköltség- hozzájárulás mértéke alapján számítja ki.
(b) Támogatásra jogosító esemény: a támogatás igénybevételére jogosító eseménynek minősül az, hogy a résztvevő a tevékenységet ténylegesen megvalósította.
(c) Igazoló dokumentumok személyzet esetén: A fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a tevékenységen való részvételt, és amely blended mobilitás esetén a virtuális komponensekre is kiterjed, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját, valamint a fizikai mobilitási tevékenység igazolt kezdő és befejező dátumát.
Igazoló dokumentumok hallgatók esetén: A fogadó szervezet által kiállított írásbeli igazolás, amely blended mobilitás esetén a virtuális komponensekre is kiterjed és az alábbiakat tartalmazza:
• a hallgató neve,
• a fizikai mobilitási tevékenység igazolt kezdő- és befejező dátuma az alábbi formában:
- tanulmányi mobilitás esetén Transcript of Records (vagy az ahhoz csatolt nyilatkozat)
- szakmai gyakorlati mobilitás esetén Traineeship Certificate (vagy az ahhoz csatolt nyilatkozat).
Zöld utazás (környezettudatos közlekedési eszköz használata) esetén: A támogatott résztvevő és a küldő szervezet által aláírt hivatalos nyilatkozat szolgál igazoló dokumentációként. A résztvevőket tájékoztatni kell arról, hogy az utazás igazolásait (utazási jegyek) kötelesek megőrizni és kérésre átadni a Kedvezményezettnek.
B. Egyéni támogatás
a) A támogatás összegének kiszámítása hallgatók esetében: a támogatás összegét a Szerződés IV. sz. Mellékletében a fogadó országra meghatározott napi/havi egységköltség-hozzájárulásnak és a résztvevőnkénti fizikai jelenlét napjai/hónapjai számának a szorzata adja ki. Amennyiben releváns egy adott tevékenység esetén, a Pályázati Útmutatóban meghatározott korlátozott számú támogatott utazási nap hozzáadható.
Hosszú időtartamú mobilitások esetén a nem teljes hónapokra a támogatás összegét a nem teljes hónap napjai számának és a teljes hónapra meghatározott egységköltség- hozzájárulás 1/30 részének szorzata adja ki a kiegészítő támogatásokat is beleértve.
Programországok közötti szakmai gyakorlati hallgatói mobilitás esetén a hallgatónak és a frissdiplomásnak havi kiegészítő összeg biztosítandó egyéni támogatásra a szakmai gyakorlatért.
A mobilitásban részt vevő kevesebb lehetőséggel rendelkező hallgatóknak és frissdiplomásoknak egységköltség alapú esélyegyenlőségi támogatás adható, amennyiben a nemzeti szinten meghatározott kritériumoknak megfelelnek. Programországok közötti hosszú távú hallgatói mobilitás esetén a kiegészítő összeg a szakmai gyakorlatért és a kevesebb lehetőség okán halmozható.
Azok a hallgatók vagy frissdiplomások, akik nem részesülnek külön utazási támogatásban, jogosultak támogatásra, amennyiben zöld közlekedési eszközt használnak a Pályázati Útmutatóban meghatározottak szerint. Az igazoló dokumentumokról az utazási támogatás rész ad tájékoztatást.
A kezdő- és befejező dátumot az alábbiak szerint kell meghatározni:
• A kezdő dátum az a nap, amelyen a hallgató köteles a fogadó szervezetnél megjelenni (ez a tanulmányi program első napja, az első munkában töltendő nap, az üdvözlő esemény, vagy nyelvi és interkulturális tanfolyam első napja).
• A befejező dátum az az utolsó nap, amelyen a hallgató még köteles megjelenni a fogadó szervezetnél (ez a vizsgaidőszak, a tanulmányi program, a munkavégzés, vagy a kötelező jelenlét utolsó napja.)
A támogatás összegének kiszámítása személyzet esetében: a támogatás összegét a Szerződés IV. sz. mellékletében a fogadó országra meghatározott napi egységköltség- hozzájárulásnak és a résztvevőnkénti fizikai jelenlét napjai számának a szorzata adja ki. Amennyiben releváns egy adott tevékenység esetén, a Pályázati Útmutatóban meghatározott korlátozott számú támogatott utazási nap hozzáadható.
A résztvevőknek a nem támogatott („zero grant” támogatású) mobilitások kivételével egyéni támogatást kell kapniuk a minimális mobilitási időtartamra.
Változások az ott-tartózkodás hosszában hallgatók és személyzet esetében:
- Amennyiben a várható ott-tartózkodási időtartam a Támogatási szerződésben meghatározottnál hosszabb, a Kedvezményezett:
• Vagy módosítja a támogatási szerződést a mobilitási időtartam alatt a hosszabb időtartamra tekintettel, amennyiben a fennmaradó támogatási összeg ezt lehetővé teszi.
• Vagy a mobilitási időtartam alatt megállapodik a résztvevővel, hogy a további napok számát nem támogatott („zero grant” támogatású) időtartamként kezelik.
• A mobilitás befejezése után a támogatási összeg nem növelhető.
- Amennyiben az igazolt ott-tartózkodási időtartam a támogatási szerződésben meghatározottnál hosszabb, a további napok számát nem támogatott („zero grant” támogatású) időtartamként kell kezelni.
- Hosszú távú hallgatói mobilitás esetén: A minimális támogatható időtartam szabályainak megszegése nélkül, ha az igazolt ott-tartózkodási időtartam rövidebb, mint a szerződésben meghatározott, a Kedvezményezett a következőket teheti:
• Ha az igazolt és a szerződésben meghatározott időtartam különbsége több mint 5 nap, a Kedvezményezettnek az Erasmus+ Beneficiary Modul felületen az igazolt időtartamot kell feltüntetnie (pl. a Transcript of Records vagy a Traineeship Certificate dokumentumban feltüntetett kezdő és befejező dátumokat), amely alapján a támogatás összegét az Erasmus+ Beneficiary Modul felület újra számolja.
• Ezzel ellentétben, ha a különbség 5 nap vagy ennél kevesebb, a Kedvezményezettnek a szerződésben meghatározott időtartamot kell feltüntetnie az Erasmus+ Beneficiary Modul felületen (így a támogatás újra számolására nem lesz szükség).
− Amennyiben a tevékenységet a résztvevő a kinttartózkodás alatt megszakítja, a megszakítás időtartama nem számítható bele az egyéni támogatásra jogosító napok számába. Vis maior helyzet okozta megszakítás esetén, a résztvevő számára engedélyezni kell a tevékenységek folytatását a megszakítás után (amennyiben lehetséges a Támogatási Szerződésben foglalt feltételek szerint).
− Amennyiben a résztvevő a szerződést a Kedvezményezettel „vis maiorra” hivatkozva felbontja, a résztvevő jogosult legalább a támogatásnak a ténylegesen megvalósított mobilitási időtartammal arányos összegére.
Minden fennmaradó összeget vissza kell téríteni a Kedvezményezett számára, kivéve, ha a két fél másképp állapodott meg.
b) Támogatásra jogosító esemény: a támogatás igénybevételére jogosító eseménynek minősül az, hogy a résztvevő a meghatározott időtartamú tevékenységet megvalósította.
c) Igazoló dokumentumok:
Igazoló dokumentumok személyzet esetében: a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját, valamint a fizikai tevékenység igazolt kezdő és befejező napját.
Igazoló dokumentumok hallgatók esetében: A fogadó szervezet által kiállított írásbeli igazolás, amely az alábbiakat tartalmazza:
• a hallgató neve,
• a fizikai mobilitási tevékenység igazolt kezdő- és befejező napja az alábbi formában:
- Transcript of Records (vagy ahhoz csatolt nyilatkozat (részvételi igazolás)) tanulmányi mobilitás esetén
- Traineeship Certificate (vagy ahhoz csatolt nyilatkozat (részvételi igazolás)) szakmai gyakorlati mobilitás esetén.
A blended mobilitás és a blended intenzív programokban való részvétel igazoló dokumentumai: a fent meghatározott dokumentumokat szükséges használni.
d) Beszámolás:
A mobilitási tevékenységben részt vevőknek tényszerű információkat közölve, valamint a tevékenység időszakát értékelve visszajelzést kell adniuk a tevékenységről, a felkészülést és az utánkövetést is bemutatva. A résztvevőknek e célra az Európai Bizottság online kérdőívét (EU Survey) kell kitölteniük.
A beszámoló kitöltését és benyújtását elmulasztó résztvevőtől a folyósított Erasmus+ pénzügyi hozzájárulás részben vagy egészben visszakövetelhető.
C. Szervezési támogatás
(a) A mobilitási támogatás összegének kiszámítása:
A támogatás összegét a mobilitási tevékenységben részt vevők számának és a Szerződés
IV. sz. Mellékletében meghatározott egységköltség-hozzájárulásoknak a szorzata adja ki (függetlenül attól, hogy ugyanaz a résztvevő egy vagy több mobilitást teljesített-e). A szervezési támogatás kiszámításakor minden kimenő hallgató és személyzet, ide értve az egész mobilitási időszakra Erasmus+ EU forrásból „zero grant” támogatású résztvevőket, és a bejövő mobilitásra meghívott vállalati személyzetet egyaránt, beleszámít a teljes résztvevői létszámba. A mobilitások számába a résztvevőkkel együtt kiutazó kísérők számát nem kell beleérteni.
A támogatás összegének kiszámítása a blended intenzív program (BIP) szervezési támogatása esetében: a támogatás összegét a hallgatói tanulmányok vagy személyzeti képzési mobilitási tevékenységek révén érkező blended intenzív programban részt vevők (tanulók) számának és a Szerződés IV. sz. Mellékletében meghatározott egységköltség- hozzájárulásoknak a szorzata adja ki a Pályázati Útmutatóban meghatározott keretek között.
(b) Támogatásra jogosító esemény: a támogatás igénybevételére jogosító eseménynek minősül az, hogy a résztvevő a tevékenységet ténylegesen megvalósította. Blended intenzív programok esetében az, hogy legalább a minimálisan előírt létszámú résztvevő vett részt a tevékenységen].
(c) Igazoló dokumentumok:
az egyéni támogatás részben meghatározott igazoló dokumentumok.
Blended intenzív programok esetében részvételi igazolás, meghatározva a résztvevők nevét (tanulók), valamint a tevékenység kezdő és befejező dátumát.
(d) Beszámolás:
Mobilitási szervezési támogatás:
- Nincs levonás a szervezési támogatás összegéből, ha a Szerződés II. számú Mellékletében meghatározott hallgatói és személyzeti mobilitási összlétszámhoz képest maximum 10%-kal kevesebb a megvalósított mobilitások száma.
- A szervezési támogatás összege nem haladhatja meg az utolsó érvényes szerződésváltozat II. számú Mellékletében meghatározott maximális összeget abban az esetben sem, ha a záróbeszámolóban a megvalósult mobilitási összlétszám a II. számú Mellékletben meghatározott számnál magasabb.
Blended intenzív program (BIP) szervezési támogatás: A Kedvezményezett beszámol a megvalósított tevékenységről.
Mobilitási tevékenységek: A Kedvezményezett beszámol a megvalósított tevékenységről.
D. Esélyegyenlőségi támogatás szervezeteknek/intézményeknek
(a) A támogatás összegének kiszámítása: a támogatás összegét a mobilitási tevékenység valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatásban részesülő résztvevői számának és a Szerződés IV. sz. mellékletében meghatározott egységköltség-hozzájárulás szorzata adja ki.
(b) Támogatásra jogosító esemény: a támogatás igénybevételére jogosító eseménynek minősül az, hogy a résztvevő a tevékenységet ténylegesen megvalósította, és esélyegyenlőségi támogatásban részesült.
(c) Igazoló dokumentumok: a résztvevők esélyegyenlőségi támogatásának kifizetését igazoló dokumentumok a jelen melléklet II.2.A cikkben meghatározottak szerint.
E. Online nyelvi támogatás (OLS)
Az alábbi rendelkezések csak azokra a mobilitási tevékenységekre vonatkoznak, amelyeknél az oktatás vagy munkavégzés fő nyelve az Online Nyelvi Támogatás (OLS) felületen elérhető nyelvek egyike, és a résztvevő nem anyanyelvi vagy azt közelítő szinten használja az adott nyelvet.
OLS nyelvi szintfelmérés
− Nyelvi szintfelméréshez hozzáférés azon résztvevőknek adható, akik legalább két hetes mobilitásban vesznek részt.
− A Kedvezményezettnek ki kell osztania az OLS szintfelmérés hozzáféréseit a résztvevők között (a mobilitási tevékenységre való kiválasztásukat követően), és törekednie kell arra, hogy a kiválasztott résztvevők használják a kiosztott hozzáféréseket.
− A Kedvezményezettnek biztosítania kell, hogy a mobilitás résztvevői az online nyelvi szintfelmérésen a mobilitást megelőzően részt vesznek. Az online nyelvi szintfelmérésen való részvétel kiutazás előtt a mobilitás előfeltétele, kivéve az alaposan indokolt eseteket.
− A Kedvezményezettet a szintfelmérés eredményéről a szolgáltató értesíti.
OLS nyelvi kurzus
− Csak azok a résztvevők kaphatnak hozzáférést online nyelvi kurzushoz (amennyiben elérhető), akik a nyelvi szintfelmérésen részt vettek. A hozzáférést minden résztvevőnek biztosítani kell a nyelvi szükségleteinek megfelelően, aki részt szeretne venni a kurzuson. Felsőoktatási mobilitások résztvevői a mobilitás fő nyelvén és/vagy a célország nyelvén (amennyiben elérhető) vehetnek részt OLS nyelvi kurzuson a nyelvi szintfelmérő teljesítése után.
− OLS kurzus hozzáféréseket a résztvevőknek nyelvi szükségleteik szerint kell kiküldeni. Minden résztvevőnek, aki elvégezte a nyelvi szintfelmérést lehetősége van részt venni nyelvi kurzuson, ha a szükséges nyelv és szint elérhető az OLS felületen.
− Az oktatás vagy munkavégzés fő nyelvén (a nyelvi szintfelmérés eredménye alapján) B2 vagy annál magasabb szintű nyelvtudással rendelkező
résztvevőknek lehetőségük van arra, hogy az adott nyelven vagy az ország helyi nyelvén vegyenek részt egy OLS-tanfolyamon, feltéve, hogy az elérhető az OLS- en. A Kedvezményezett kötelessége, hogy ezt a választást jelölje az OLS felületen.
− Az online nyelvi kurzus hozzáférést a mobilitást megelőző nyelvi szintfelmérés és a mobilitási tevékenység vége közötti időszakban kell használni.
− A Kedvezményezettnek folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a hozzáférések használatát a szolgáltató által nyújtott információk alapján.
− A Kedvezményezett mindent megtesz annak biztosítása érdekében, hogy a kiválasztott résztvevők a nekik kiadott hozzáféréseket aktívan használják.
Valamennyi hozzáférés
• A támogatási szerződés aláírásával a mobilitásban részt vevők kötelezik magukat, hogy kitöltik az OLS szintfelmérőt a mobilitási időszakot megelőzően és részt vesznek az OLS kurzuson, ha megítélték nekik.
• A Kedvezményezett az OLS felhasználásával kapcsolatban a szolgáltató által kiadott útmutató alapján jár el.
• A Kedvezményezettnek információt kell szolgáltatnia a beszámolóiban a felhasznált nyelvi szintfelmérési és kurzus hozzáférésekről.
• Az időközi és záróbeszámoláskor a fel nem használt, vagy ki nem osztott hozzáféréseket a Nemzeti Iroda saját döntése szerint figyelembe veheti a következő pályázati években a Kedvezményezettnek odaítélt hozzáférések kiosztásakor.
II. A TÉNYLEGESEN FELMERÜLT KÖLTSÉGEK KATEGÓRIÁJÁBA TARTOZÓ KÖLTSÉGEK MEGTÉRÍTÉSÉNEK SZABÁLYAI
II.1 Ténylegesen felmerült költségek megtérítésének feltételei
A ténylegesen felmerült költségek megtérítése formájában nyújtott támogatás feltételei a következők:
(a) a költségek a Kedvezményezettnél merültek fel;
(b) a költségek az I.2.2. cikkben meghatározott időtartam során merültek fel;
(c) a költségek a II. sz. Melléklet szerinti előzetes költségvetésben szerepelnek, vagy megfelelnek az I.17 cikkben meghatározott költségvetési átcsoportosításoknak;
(d) a II. sz. Mellékletben ismertetett Projekthez kapcsolódóan merültek fel és ennek megvalósításához szükségesek;
(e) azonosíthatók és ellenőrizhetők, azaz szerepelnek a Kedvezményezett számviteli nyilvántartásaiban, és meghatározásuk a Kedvezményezett székhelye szerinti ország alkalmazandó számviteli előírásaival, valamint a Kedvezményezett szokásos költségelszámolási gyakorlataival összhangban történt;
(f) megfelelnek az alkalmazandó adó- és társadalombiztosítási jogszabályok által előírtaknak;
(g) ésszerűek, indokoltak és megfelelnek a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének, különösen a gazdaságosság és hatékonyság tekintetében;
(h) nem tartoznak a jelen Melléklet I. cikke szerinti egységköltség-hozzájárulás hatálya alá.
II.2. Ténylegesen felmerült költségek kiszámítása
A. Kevesebb lehetőséggel rendelkező résztvevők valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatása
(a) A támogatás összegének kiszámítása: a támogatás a ténylegesen felmerült támogatható költségek 100%-ának megtérítése.
(b) Elszámolható költségek: Ezen többletköltségek a kevesebb lehetőséggel rendelkező résztvevőkhöz és kísérőikhez közvetlenül kapcsolódó költségek, amelyek nem fedezhetők a kevesebb lehetőséggel rendelkező résztvevők egységköltség alapú esélyegyenlőségi támogatásának összegéből. A támogatás célja főként azon többletköltségek fedezésének biztosítása, amelyek a résztvevő fizikális-, mentális- vagy egészségi helyzetével összefüggésben szükségesek, hogy a mobilitási tevékenységen és az előkészítő látogatásokon való részvételt lehetővé tegyék.
A résztvevők (valós költségen alapuló) esélyegyenlőségi támogatására kiválasztásukat követően kétféle módon lehet forrásokat biztosítani: a Kedvezményezett támogatási kérelmet nyújt be a Nemzeti Iroda felé, vagy költségvetési átcsoportosítást végez a Támogatási szerződés 1.17 cikk alapján.
(c) Igazoló dokumentumok: a fogadó és a küldő intézmény által aláírt dokumentáció, amely igazolja a valós költségen alapuló esélyegyenlőségi támogatás szükségességét a résztvevő számára, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját, kezdő és befejező dátumát, továbbá a tervezett valós költségek dokumentációja és jóváhagyásuk a Nemzeti Iroda által, valamint a felmerült költségek igazolása a számlák alapján, megjelölve a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, valamint a számla keltét.
(d) Beszámolás: Kedvezményezett beszámol a felmerült költségek típusáról és tényleges összegéről minden egyes költségtételre vonatkozóan.
B. Rendkívüli támogatás
(a) A támogatás összegének kiszámítása: a támogatás a ténylegesen felmerült támogatható költségek 80%-ának megtérítése, partnerországok közötti mobilitás esetén: a beutazási engedélyek (vízumok), tartózkodási engedélyek, védőoltások és orvosi igazolások költségeinek kivételével, melyek esetében a térítés mértéke 100%.
(b) Elszámolható költségek:
− A Kedvezményezett által bemutatandó előfinanszírozási garanciához fűződő költségek, ha ilyen garanciát a Nemzeti Iroda előír, a Szerződés I.4.2. cikkében foglaltak szerint.
− Az elszámolható résztvevők lehető leggazdaságosabb és leghatékonyabb módon történő utazásaihoz kapcsolódó magas utazási költségei, amennyiben az általános szabályok szerinti támogatás mértéke nem fedezi a támogatható költségek legalább 70%-át. Ez a támogatás kizárólag akkor ítélhető meg hallgatóknak és személyzetnek, ha jogosultak külön utazási támogatásra az
I.2.A cikknek megfelelően. A rendkívüli utazási támogatás kiváltja a külön utazási támogatást.
− A pénzügyi garancia rendkívüli támogatásához a Kedvezményezett támogatási kérelmet nyújthat be a Nemzeti Iroda felé. A kiválasztott résztvevők rendkívüli költségeinek támogatása magas utazási költség esetén kétféleképp történhet: a Kedvezményezett támogatási kérelmet nyújt be a Nemzeti Iroda felé, vagy költségvetési átcsoportosítást végez az 1.18 cikknek megfelelően.
(c) Igazoló dokumentumok:
− A Kedvezményezett részére pénzügyi garanciát nyújtó fél által kiállított, megfelelően datált, és a garanciát nyújtó jogi képviselője által aláírt igazolás a garancia költségeiről, amely feltünteti a pénzügyi garanciát kibocsátó fél nevét és címét, a garanciaköltség pénznemét és összegét.
− Magas utazási költségek esetében: a fogadó és a küldő intézmény által aláírt dokumentáció, amely igazolja a támogatás szükségességét a résztvevő számára, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját, kezdő és befejező dátumát, továbbá a tervezett valós költségek dokumentációja és jóváhagyásuk a Nemzeti Iroda által, valamint a költségek kifizetést alátámasztó dokumentum a számlák alapján, meghatározva a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, a számla keltét, valamint az útvonal leírása.
− Beutazási engedélyekhez (vízum), tartózkodási engedélyekhez, védőoltásokhoz és orvosi igazolásokhoz kapcsolódó költségek igazolásához: a
fogadó és a küldő intézmény által aláírt dokumentáció, amely igazolja a támogatás szükségességét a résztvevő számára, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját, kezdő és befejező dátumát, továbbá a tervezett valós költségek dokumentációja és jóváhagyásuk a Nemzeti Iroda által, valamint a kapcsolódó költségek kifizetését igazoló számlák, megjelölve a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, valamint a számla keltét.
III. PROJEKTTEVÉKENYSÉGEK TÁMOGATHATÓSÁGÁNAK FELTÉTELEI
a) A Kedvezményezettnek biztosítania kell, hogy a projekttevékenységek, amelyek megvalósítására támogatást nyertek, az Erasmus+ Program Pályázati útmutatójának rendelkezései szerint a támogatásra jogosultak legyenek.
b) Az utazás ideje nem számítandó bele a mobilitási tevékenység Pályázati útmutató szerint támogatható minimum időtartamába.
c) Azokat a tevékenységeket, amelyek az Xxxxxxxx Pályázati útmutatóban foglalt előírásoknak és a jelen Melléklet rendelkezéseinek nem felelnek meg, a Nemzeti Iroda nem támogathatónak minősíti, és az ezen tevékenységek kapcsán felmerült támogatási összegeket teljes egészében visszatérítteti. A visszatérítési kötelezettség a nem támogathatónak minősített tevékenységhez kapcsolódóan valamennyi költségvetési kategóriában megítélt támogatásra vonatkozik.
(d) A Kedvezményezett az I.3.1. cikkben szereplő legutóbbi megítélt projekttámogatás legfeljebb 20%-át felhasználhatja a partnerországokba irányuló hallgatói és személyzeti mobilitásra (a költségvetés nemzetközi mobilitásra eső része). A következő költségvetési kategóriák számítanak bele ebbe a költségvetési részbe:
- Nemzetközi hallgatói mobilitási támogatás: egyéni támogatás és utazási támogatás
- Nemzetközi személyzeti mobilitási támogatás: egyéni támogatás és utazási támogatás
- Mobilitási szervezési támogatás: a nemzetközi mobilitások száma és a nemzetközi mobilitásonkénti ráta alapján számolva, ami a Projekt átlagos mobilitásonkénti mobilitási szervezési támogatása
- Valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatásban részesülő résztvevők szervezési támogatása intézményeknek
A nemzetközi mobilitások „valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatása” és „magas utazási költségek rendkívüli támogatása” költségvetési kategóriái (támogatási tételek) nem vehetők figyelembe a költségvetés nemzetközi mobilitásra eső részének kiszámításakor, sem a teljes projekttámogatás részeként, sem a beszámolóban lejelentett nemzetközi mobilitási támogatás részeként.
IV. ZÁRÓBESZÁMOLÓ
A záróbeszámoló értékelése a mobilitásban részt vevők beszámolóit is figyelembe véve, egységes minőségi kritériumok mentén történik az alábbiak szerint:
- Milyen mértékben van összehangban a megvalósított tevékenység a támogatási szerződésben foglaltakkal.
- Milyen mértékben van összhangban a megvalósított tevékenység az Erasmus Felsőoktatási Chartájában (ECHE) meghatározott minőségi és megfelelőségi követelményekkel.
- Milyen mértékben van összhangban a mobilitásban részt vevőknek járó támogatási összegek átutalása a Kedvezményezett és a résztvevő közötti, a Támogatási szerződés V. számú Mellékletében megadott minta alapján köttetett megállapodásba foglalt szerződéses rendelkezésekkel.
A záróbeszámoló értékelésekor az elérhető maximális pontszám 100 pont. Amennyiben a Nemzeti Iroda úgy értékeli, hogy a Projektet a Kedvezményezett nem a minőségi előírásoknak megfelelően valósította meg, a Nemzeti Iroda előírhatja, hogy a Kedvezményezett egy közösen megállapított határidőn belül készítsen és valósítson meg egy cselekvési tervet, amellyel biztosítja, hogy az előírt követelményeknek megfeleljen. Ha a Kedvezményezett nem teljesíti határidőre és megfelelő minőségben a cselekvési tervben foglaltakat, a Nemzeti Iroda javaslatot tehet az Európai Bizottságnak, hogy vonja vissza a Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx Chartát a Kedvezményezettől.
V. A TÁMOGATÁSI ÖSSZEG CSÖKKENTÉSE ELÉGTELEN, RÉSZLEGES VAGY KÉSEDELMES TELJESÍTÉS ESETÉN
A Projekt elégtelen, részleges vagy késedelmes teljesítését a Nemzeti Iroda állapíthatja meg a Kedvezményezett által benyújtott záróbeszámoló alapján (beleértve a mobilitási tevékenységekben részt vevők beszámolóit is).
Emellett a Nemzeti Iroda figyelembe vehet más érintett forrásból származó információt is, amelyek alátámasztják, hogy a Projekt megvalósítása nincs a szerződéses rendelkezésekkel összhangban. Egyéb információs források lehetnek a Nemzeti Iroda által végrehajtott monitoring látogatások, akkreditációs időközi beszámolók, tételes ellenőrzések, vagy helyszíni ellenőrzések.
Amennyiben a záróbeszámoló összesen 60 pontnál alacsonyabb értékelést kap, a Nemzeti Iroda csökkentheti a végső támogatási összeg szervezési támogatás részét a Projekt elégtelen, részleges vagy késedelmes teljesítése címén, még akkor is, ha valamennyi beszámolási kötelezettség alá eső tevékenységet valóban végrehajtottak, és támogathatónak minősítettek. Ebben az esetben a támogatáscsökkentés a következők szerint alakulhat:
- 10%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma legalább 50 pont, de 60 pont alatt van;
- 25%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma legalább 40 pont, de 50 pont alatt van;
- 50%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma legalább 25 pont, de 40 pont alatt van;
- 75%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma 25 pont alatt van.
VI. A TÁMOGATÁSI ÖSSZEG MÓDOSÍTÁSA
(a) A támogatási összeg módosítása többletforrások rendelkezésre állása esetén
A források újraosztása esetén, ahol minden Kedvezményezett azonosított, vagy amennyiben a Nemzeti Iroda számára a Kedvezményezettek részére (újra)osztható többletforrások válnak elérhetővé, az I.3.1 cikkben meghatározott maximális támogatási összeg növelhető, feltéve, ha az időközi beszámolóban jelzett kifelé irányuló mobilitások száma magasabb vagy az időtartamuk hosszabb, mint a megítélt (beleértve a meghívott vállalati személyzetet, ahol alkalmazható). Kiegészítő támogatás megítélésének feltételeit a Nemzeti Iroda határozza meg.
Amennyiben az időközi beszámolóban a Kedvezményezett alacsonyabb számú vagy rövidebb időtartamú mobilitást jelez, így a megítélt támogatást nem tudja teljes egészében felhasználni, az I.3.1 cikkben meghatározott maximális támogatási összeg szerződésmódosítással csökkenthető a Nemzeti Iroda egyoldalú aláírásával. A Kedvezményezettnek 30 nap áll rendelkezésre, hogy erre észrevételt tegyen.
(b) Töblettámogatás esélyegyenlőségi támogatás és rendkívüli támogatás kategóriákban
• Mivel a valós költség alapuló esélyegyenlőségi támogatás és a rendkívüli támogatás felsőoktatási területen nem igényelhető támogatás a pályázat benyújtásakor, a Kedvezményezett a résztvevők kiválasztása után jogosult kiegészítő támogatási összeget igényelni. Ilyen valós költség alapuló esélyegyenlőségi támogatást a Nemzeti Iroda azon résztvevők számára biztosít, akiknek fizikális, mentális vagy egészségi helyzetük miatt a mobilitási tevékenységben való részvétele nem lenne lehetséges a kiegészítő támogatás nélkül. A rendkívüli támogatás esetén II.2.B cikknek megfelelően kell eljárni.
(c) Szerződéses rendelkezések módosítása
• A Támogatási szerződés I. sz. Mellékletének II.13 cikkével összhangban az V. bekezdés a) és b) pontokban meghatározottak szerint a támogatás módosítása a Támogatási szerződés módosításának formájában tehető meg.
VII. AZ ELLENŐRZÉSEKRE ÉS AZ ALÁTÁMASZTÓ DOKUMENTUMOKRA VONATKOZÓ ELŐÍRÁSOK
A Támogatási szerződés I. sz. Mellékletének II.27-es cikke alapján a Kedvezményezett ellenőrzések és auditok alá vonható. Az ellenőrzések és auditok célja annak meghatározása, hogy a Kedvezményezett a támogatást a Támogatási szerződés
előírásainak megfelelően használta-e fel, annak érdekében, hogy a támogatás végleges összege, melyre a Kedvezményezett jogosult, meghatározható legyen.
A záróbeszámoló ellenőrzését minden projekt esetében el kell végezni. Emellett a Projekt további helyszíni vagy tételes ellenőrzéseknek is tárgya lehet, amennyiben az Európai Bizottság által előírtak szerint a Nemzeti Iroda által ellenőrzésre kiválasztott mintába tartozik, vagy a Nemzeti Iroda a Projektet a saját kockázatelemzése szerint célzott ellenőrzésre választja ki.
A záróbeszámoló és a tételes ellenőrzések kapcsán a Kedvezményezettnek az alátámasztó dokumentumok hiteles másolatot kell benyújtania papír alapon vagy elektronikus formában az I.2-es pontban részletezettek szerint, kivéve, ha a Nemzeti Iroda az eredeti beküldését kéri. A Nemzeti Iroda az ellenőrzést követően a részére átadott eredeti dokumentumokat visszaküldi. Amennyiben a Kedvezményezettnek jogszabályi előírás folytán nincs lehetősége a záróbeszámoló bírálata vagy tételes ellenőrzés céljából a Nemzeti Iroda részére az eredeti dokumentumokat átadni, abban az esetben azok hiteles másolatát is átadhatja.
A Nemzeti Iroda bármely típusú ellenőrzésnél kérheti a Kedvezményezettet, hogy további, jellemzően másik típusú vizsgálatához kért alátámasztó dokumentumokat vagy adatot szolgáltasson felé a Szerződés Általános Feltételeinek II.27. cikke alapján.
A különböző vizsgálatok a következőket tartalmazzák:
a) Záróbeszámoló bírálata
A Nemzeti Iroda helyiségeiben végzett bírálat, mely a záróbeszámoló benyújtásakor történik abból a célból, hogy meghatározható legyen a Kedvezményezett javára kifizethető végleges támogatási összeg.
A Kedvezményezett által a Nemzeti Iroda részére benyújtott záróbeszámolónak tartalmaznia kell a következő információkat (amennyiben az adott pályázati kategóriában és projektre alkalmazhatók):
• Felhasznált egységköltség-hozzájárulás a következő költségvetési kategóriákban:
− Mobilitásszervezési támogatás
− Blended intenzív program szervezési támogatás
− Utazási támogatás
− Egyéni támogatás
− Esélyegyenlőségi támogatás szervezeteknek/intézményeknek
• Felmerült tényleges költség a következő költségvetési kategóriákban:
− Esélyegyenlőségi támogatás résztvevőknek
− Rendkívüli támogatás
b) Tételes ellenőrzés
A tételes ellenőrzés a Nemzeti Iroda helyiségeiben végzett, a megvalósítást alátámasztó dokumentumok ellenőrzésére vonatkozó tételes vizsgálat, általában a záróbeszámoló bírálatával egyidejűleg, vagy azt követően.
A Nemzeti Iroda kérésére a Kedvezményezettnek be kell nyújtania az összes költségvetési kategória vonatkozóan az alátámasztó dokumentumokat.
c) Helyszíni ellenőrzés
A Kedvezményezett szervezet helyiségeiben, vagy a Projekt megvalósítása során érintett egyéb helyszínen végzett vizsgálat. Helyszíni ellenőrzés során a Kedvezményezettnek minden eredeti dokumentumot elérhetővé kell tennie a Nemzeti Iroda számára vizsgálat céljából az összes költségvetési kategória vonatkozóan, és lehetővé kell tennie, hogy a Nemzeti Iroda hozzáférjen a Projekt pénzügyi nyilvántartásához a Kedvezményezett könyvelésében.
A helyszíni ellenőrzés lehetséges formái a következők:
- Helyszíni ellenőrzés a Projekt megvalósítása alatt: A Projekt megvalósítása során végzett ellenőrzés, melynek célja, hogy a Nemzeti Iroda közvetlenül ellenőrizze a projekttevékenységek és a résztvevők valódiságát és elfogadhatóságát;
- Helyszíni ellenőrzés a Projekt megvalósítását követően: A Projekt megvalósítását, és általában a záróbeszámoló bírálatát követően végzett ellenőrzés.
- Rendszerellenőrzés
A rendszerellenőrzés végrehajtásának célja annak megállapítása, hogy a Kedvezményezett milyen rendszerrel nyújt be a program keretében rendszeresen támogatási igényeket, valamint hogy megfelel-e az akkreditációval vállalt kötelezettségeknek. A rendszerellenőrzés végrehajtása arra szolgál, hogy megállapítsa, a Kedvezményezett betartja-e a megvalósítási normákat, amiknek meg kell felelnie az Erasmus+ Program keretében. A Kedvezményezettnek lehetővé kell tennie, hogy a Nemzeti Iroda ellenőrizze a projekttevékenységek és a résztvevők valódiságát és elfogadhatóságát több fajta dokumentáció révén, beleértve az elvégzett tevékenységről készült videófeltvételeket és fotókat, a kettős finanszírozás vagy egyéb szabálytalanság kizárása érdekében.