Határtalanul! program

Határtalanul! program

Elszámolási útmutató

a Tanulmányi kirándulás hetedikeseknek (HAT-16-01) nyílt felhíváshoz

A beszámoló elkészítéséhez útmutatásul szolgáló dokumentumok:

1. Támogatási szerződés és költségterv

2. Általános Szerződési Feltételek

3. Pályázati Felhívás „Elszámolás” fejezete

A támogatás elszámolása során csak a támogatási időszakot terhelő számlák számolhatók el (számlán, bizonylaton szereplő teljesítés dátuma), melyek pénzügyi teljesítésének (kifizetésének) a hazaérkezést követő 45 napon belül meg kell történnie.

Elszámolásra a nyertes magyarországi pályázó intézmény (kedvezményezett) – illetve a kötelezettségvállaló szervezet – nevére kiállított, százezer forint értékhatárt meghaladó számviteli bizonylatoknak, kifizetést igazoló bizonylatoknak, valamint a költségvetési támogatás jogszerű és a céljának megfelelő felhasználását igazoló egyéb dokumentumoknak a pályázó intézmény hivatalos képviselője által hitelesített másolata nyújtható be. Az eredeti számviteli és pénzügyi bizonylatokat záradékkal kell ellátni.

Készpénzes kifizetés esetén a külföldi pénznemben kiállított számlák összege a kifizetés napján érvényes MNB deviza középárfolyam alapján számolható el.

A beszámoló részét képezi:

- Elektronikus felületen:

• Xxxxxxx beszámoló feltöltése: a „Tartalmi és pénzügyi beszámoló” c. Excel dokumentum kitöltése és feltöltése (letölthető a vonatkozó felhívás Beszámoló linkjén keresztül) a „Szakmai beszámoló” menüpontban;

• Pénzügyi beszámoló feltöltése:

o az EPER programban a számlatételeket rögzíteni (Bizonylatok rögzítése) és a megfelelő költségvetési sorhoz rendelni szükséges;

o a pénzügyi beszámoló véglegesítése után „Számlaösszesítőt” nyomtatni, a törvényes képviselő aláírásával, és bélyegzőjével hitelesítve postai úton beküldeni

- Papír alapon egy eredeti példányban megküldendő:

• Támogatott törvényes képviselőjének nyilatkozata: Excel dokumentum első fül

• Jelenléti ív: Excel dokumentum Jelenléti ív fül - a résztvevők, valamint a törvényes képviselő által aláírva és pecséttel ellátva. Egyetlen jelenléti ívet kérünk beküldeni, amelyen szerepel a részvétel

o a Határtalanul előkészítő órán

o a tanulmányi kiránduláson

o a Határtalanul értékelő órán

o a fakultatív tevékenységeken (amennyiben vállalt).

- Elektronikusan CD/DVD-n megküldendő:

• Fotódokumentáció

o a Határtalanul! előkészítő óráról

o a tanulmányi kirándulás programelemeiről

o a Határtalanul! értékelő óráról

o a fakultatív tevékenységekről (amennyiben vállalt)

• Eredeti újságcikk szkennelt változata ÉS/VAGY televíziós/rádiós híradás rögzített változata (amennyiben vállalt Fakultatív kommunikációs tevékenységet)

• Videó- dokumentáció (2 perc) a teljes projektről

Az elektronikus adathordozókhoz mellékelni kell az értelemszerűen kitöltött és aláírt

„Kísérőlap elektronikus adathordozó beküldéséhez” című dokumentumot (letölthető a vonatkozó felhívás Beszámoló linkjén keresztül).

- Papír alapon a törvényes képviselő által hitelesített másolatban megküldendő:

• A támogatás terhére elszámolt százezer forint feletti költségek bizonylatai:

o záradékkal ellátott számlák: a költségek felmerülését igazoló, eredeti számviteli bizonylatokat a Kedvezményezett záradékkal látja el, amelyen feltünteti szöveges formában, hogy a számviteli bizonylaton szereplő összegből mennyit számolt el a szerződésszámmal hivatkozott támogatási szerződés terhére (pl. XXX Ft a HAT-16-01- XXXX pályázati azonosító számon nyilvántartásba vett támogatási szerződés terhére elszámolva) (=ZÁRADÉKOLÁS). Külföldi számlák záradékolásánál a támogatásból elszámolandó összeget kérjük, forintban, a kifizetés napján érvényes MNB deviza középárfolyammal számolva vezessék rá.

o hitelesítés: A Kedvezményezett a záradékolt eredeti számviteli bizonylatról fénymásolatot készít, majd a másolatra bélyegzővel vagy kék tollal rávezeti: „A másolat az eredetivel mindenben megegyezik.” (vagy ezzel megegyező tartalmú hitelesítési szöveg), ezt követően a fénymásolatot a képviselő vagy meghatalmazott kék tollal aláírásával és dátummal ellátja (=HITELESÍTÉS).

o szerződések: Kedvezményezett a támogatott tevékenység megvalósítása során a költségvetésből nyújtott támogatás terhére a százezer forint értékhatárt meghaladó értékű, áru beszerzésére vagy szolgáltatás megrendelésére irányuló szerződést kizárólag írásban köthet. Írásban kötött szerződésnek minősül az elküldött és visszaigazolt megrendelés is.

o pénzügyi teljesítés dokumentumai: bankszámlakivonatnak vagy pénztári kiadási bizonylatnak a Kedvezményezett képviselője által hitelesített másolata;

o menetlevél: a megtett km teljesítését igazolja a Kedvezményezett képviselője által hitelesített másolat.

• Számlaösszesítő: EPER rendszerben a beszámoló véglegesítését követően automatikusan elkészül

• Pedagógiai program és munkaterv a fakultatív Nemzeti összetartozás Határtalanul! c. témanapról (amennyiben vállalt). Elegendő azt az oldalt (oldalakat) benyújtani, amelyen szerepel a Határtalanul! program.

- Lemondó nyilatkozat:

Lemondó nyilatkozat benyújtása szükséges a következő esetekben: a.) Diákok létszáma a vállalt létszámhoz képest kevesebb

A Pályázati felhívás szerint „Amennyiben a pályázó elszámolása során bebizonyosodik, hogy az utazást az általa vállaltnál kisebb létszámmal, rövidebb kint tartózkodással, valamint kevesebb utazási távolsággal teljesítette, úgy csak a megítélt támogatás arányos részére tarthat igényt.”

(Támogatás diákonkénti összege * hiányzó diákok száma) VAGY

b.) Az elszámolt (benyújtott számlákkal igazolt) összeg kevesebb, mint az igényelt támogatási összeg.

Lemondás esetén a következő a teendő:

1. a különbözetről az EPER programban „Lemondó nyilatkozatot” kell kitölteni;

2. a lemondott összeget vissza kell utalni (lásd a következő, „Visszautalás” fejezetet);

3. a számlák záradékolását és az EPER programban a támogatás terhére elszámolt összegeket összhangba kell hozni a ténylegesen elszámolt összegekkel;

4. a pénzügyi beszámoló véglegesítése után a törvényes képviselő által aláírt új számlaösszesítőt, az aláírt lemondó nyilatkozatot, és a visszautalást igazoló bankszámlakivonat hitelesített másolatát ajánlott küldeményként postázni kell a Támogatáskezelő részére.

Visszautalás:

A Támogatáskezelő 10032000-01451461-00000000 számlájára, 15 napon belül.

A Támogatáskezelő postacíme:

Emberi Erőforrás Támogatáskezelő Határtalanul! program

1385 Budapest, Pf. 864

A borítékra kérjük, feltétlenül írja rá a pályázati azonosító számát (HAT-16-01-XXXX).

A beszámoló postára adási határideje: a hazaérkezést követő 45 napon belül.