EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS
amely létrejött egyrészről Szegvár Nagyközségi Önkormányzat Képviselő-testülete (képviseli: Xxxxx Xxxxxx polgármester, székhely: 6635. Szegvár, Xxxxxxxxx xxx 0. xxxxxxxxxxxxxx: 57200062-10022843, adószám: 15726786-2-06, KSH statisztikai számjel: 15726786-8411-321-06, törzskönyvi azonosító szám: 726786) továbbiakban: Önkormányzat,
másrészről: a Szegvári Roma Nemzetiségi Önkormányzat Képviselő-testülete (képviseli Xxxxx Xxxxxx elnök, székhely: 6635. Xxxxxxx, Xxxxxxxxx xxx 0., xxxxxxxxxxxxxx: 57200062-10031700, adószám: 16687055-1-06, KSH statisztikai számjel: 16687055-8411-371-06, törzskönyvi azonosító szám: 637983.) továbbiakban: Nemzetiségi Önkormányzat között, az alulírott helyen és időben, a következő feltételekkel.
A nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény 80. §-a alapján Szegvár Nagyközségi Önkormányzat és a Szegvári Roma Nemzetiségi Önkormányzat együttműködésük szabályait az alábbi megállapodásban rögzítik.
A megállapodás jogi háttérszabályozása:
- Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény,
- a nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény,
- az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény,
- az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet,
A megállapodás részletesen tartalmazza Szegvár Nagyközségi Önkormányzat (a továbbiakban: Önkormányzat) és a Szegvári Roma Nemzetiségi Önkormányzat (a továbbiakban: nemzetiségi önkormányzat) együttműködését meghatározó szabályokat, azaz:
a helyi nemzetiségi önkormányzat működésének biztosítása, működéssel kapcsolatos végrehajtási feladatok ellátása (80. § /1-2/
a helyi önkormányzat és a helyi nemzetiségi önkormányzat költségvetésének előkészítésével és megalkotásával, ezzel összefüggő adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítésével, valamint a helyi nemzetiségi önkormányzat önálló fizetési számla nyitásával, törzskönyvi nyilvántartásba vételével és adószám igényléssel kapcsolatos határidőket és együttműködési kötelezettségeket, felelősök és határidők kijelölésével /80. § /3/ a)/
a nemzetiségi önkormányzat kötelezettségvállalásaival kapcsolatos, helyi önkormányzatot terhelő ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási, szakmai teljesítésigazolási feladatokat, felelősök konkrét kijelölését /80. § /3/ b)/
a kötelezettségvállalás szabályait, különösen az összeférhetetlenségi, nyilvántartási kötelezettségekre /80. § /3/ c)/
a nemzetiségi önkormányzat működési feltételeinek és gazdálkodásának eljárási és dokumentációs részletszabályaival, a belső ellenőrzéssel, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével és az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos előírásokat, feltételeket /80. § /3/ d)/
I. Roma Nemzetiségi Önkormányzat működése,
a személyi-tárgyi feltételek biztosítása
Szegvár Nagyközségi Önkormányzat Képviselő-testülete a rendelkezésére álló anyagi eszközök arányában – az éves önkormányzati költségvetési rendelet keretein belül – a Nemzetiségi Önkormányzat részére a működéséhez szükséges feltételeket, a Szegvári Közös Önkormányzati Hivatal (továbbiakban Hivatal) útján biztosítja az alábbiak szerint:
Az önkormányzat ingyenesen biztosítja a Nemzetiségi Önkormányzat üléseinek, illetve közmeghallgatásainak, fórumainak lebonyolításához szükséges helyiséget a Xxxxxxxxx xxx 0. xxxx alatti Hivatal tárgyaló termében.
A teremhasználatot legkésőbb a rendezvény megtartása előtt 5 nappal előre kell egyeztetni az elnöknek a jegyzővel.
- Az önkormányzat a nemzetiségi önkormányzat részére igény szerint, de legalább havi
32 órában biztosít hivatali helyiséget ügyfélfogadásra, iratai elhelyezésére a szükséges tárgyi feltételekkel a Szegvári Egyesített Közművelődési Intézményben (6635 Szegvár, Régiposta u. 1.) szám alatt lévő - a falugazdász által használt - iroda igénybe vételével,
biztosítja a technikai eszközök (számítógép, internet, nyomtató, fénymásoló) ingyenes
használatát.
A képviselő-testület a Hivatalon keresztül biztosítja a Nemzetiségi Önkormányzat kérésének megfelelően a postai, kézbesítési, gépelési, sokszorosítási feladatok ellátását, a Nemzetiségi Önkormányzat működéséhez szükséges tárgyi és személyi feltételeket.
A Nemzetiségi Önkormányzat képviselő-testületi ülésein, közmeghallgatásán a jegyző vagy annak – a jegyzővel azonos képesítési előírásoknak megfelelő – helyettese és a Hivatal témafelelősei részt vesznek.
A jegyző vagy a helyettesítésével megbízott személy biztosítja a Nemzetiségi Önkormányzat képviselő-testületi ülésen a törvényességet és jelzi, amennyiben törvénysértést észlel.
A Nemzetiségi Önkormányzat működésével, gazdálkodásával kapcsolatos nyilvántartási, iratkezelési feladatok ellátását a jegyző a Hivatal Gazdálkodási Osztályán keresztül biztosítja.
A Nemzetiségi Önkormányzat üléseinek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos feladatok ellátását (meghívók, előterjesztések kiküldése, jegyzőkönyvek elkészítése, sokszorosítása, postázása stb.) a jegyző a Szegvári Közös Önkormányzati Hivatal Igazgatási Osztályán keresztül biztosítja.
A fentiekben meghatározott feladatellátáshoz kapcsolódó költségeket – a testületi tagok és tisztségviselők telefonhasználata kivételével – a helyi Önkormányzat viseli.
Ahhoz, hogy az Önkormányzat és a jegyző, illetve a Hivatal fenti, és jelen együttműködés szerinti valamennyi kötelezettségeit teljesíteni tudja, a Nemzetiségi Önkormányzat elnökének szoros együttműködése, iránymutatása szükséges.
II. A költségvetési határozat elkészítésének és elfogadásának rendje
A Nemzetiségi Önkormányzat költségvetési határozatának elkészítése
A költségvetési törvény kihirdetését követően, a költségvetésre vonatkozó részletes információk ismeretében a Szegvári Közös Önkormányzati Hivatal Gazdálkodási Osztály Vezetője (továbbiakban Gazdálkodási Osztályvezető) folytatja az egyeztetést a Nemzetiségi Önkormányzat elnökével, ezen egyeztetés keretében a Nemzetiségi Önkormányzat elnöke rendelkezésre bocsátja a következő évével kapcsolatos pénzügyi adatokat, egyéb információkat. Az egyeztetést a költségvetési törvény kihirdetését követő 10 napon belül kell megkezdeni.
A jegyző a Gazdálkodási Osztály vezetőjének közreműködésével készíti elő a Nemzetiségi Önkormányzat költségvetési határozatának tervezetét. A Nemzetiségi Önkormányzat képviselő-testülete megtárgyalja és önálló határozatában elfogadja a költségvetést. A költségvetési határozat elfogadásának határideje tárgyév február 15. napja.
A költségvetési előirányzatok módosításának rendje
Ha a Nemzetiségi Önkormányzat Képviselő-testülete az eredeti előirányzatán felül többletbevételt ér el, vagy bevételkiesése van, illetve a kiemelt kiadási előirányzatain belül átcsoportosítást hajt végre, módosítja a költségvetésről szóló határozatát. A módosítást a Gazdálkodási Osztály az elnök kérésére készíti elő.
A Nemzetiségi Önkormányzat költségvetési előirányzatai a Nemzetiségi Önkormányzat Képviselő-testületének határozata alapján módosíthatók.
Információszolgáltatás a költségvetésről
A Nemzetiségi Önkormányzat költségvetési határozatát úgy fogadja el és erről információt a Gazdálkodási Osztály részére úgy szolgáltat, hogy az a költségvetésével kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettségének határidőben eleget tudjon tenni.
A beszámolási kötelezettség teljesítésének rendje
A Nemzetiségi Önkormányzatnak a naptári évről december 31-i fordulónappal éves költségvetési beszámolót kell készítenie a központilag előírt formanyomtatványon és tartalommal. A gazdálkodási osztály az éves beszámolót legkésőbb tárgyévet követően a közzétett határidőben megküldi a Magyar Államkincstár Csongrád Megyei Igazgatóságának a KGR K11 internetes felületen. Az elnök a Nemzetiségi Önkormányzat gazdálkodásának helyzetéről folyamatosan tájékoztatja a Nemzetiségi Önkormányzat Képviselő-testületét. A tájékoztató tartalmazza a Nemzetiségi Önkormányzat költségvetési előirányzatainak időarányos alakulását, a tartalék felhasználását, a hiány (többlet) összegének alakulását, valamint az önkormányzat költségvetése teljesülésének alakulását.
Az elnök a fentiekre kiterjedően a Gazdálkodási Osztály részére a beszámolási kötelezettség teljesítéséhez információt szolgáltat.
Beszámoló elfogadása
A Nemzetiségi Önkormányzat az éves beszámolóról szóló előterjesztést és a hozzá tartozó határozati javaslatot a Gazdálkodási osztály készíti elő és az elnök terjeszti elő elfogadásra a képviselő-testület elé, a határozat elfogadásának határideje tárgyév április 30. napja.
III. A költségvetési gazdálkodás bonyolításának rendje, kötelezettségvállalás
A nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásának végrehajtásával kapcsolatos feladatokat a Hivatal Gazdálkodási Osztálya látja el.
Kötelezettségvállalás rendje.
A nemzetiségi önkormányzat nevében a nemzetiségi önkormányzat feladatainak ellátása során fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni (továbbiakban: kötelezettségvállalás) kizárólag az elnök vagy az általa felhatalmazott nemzetiségi önkormányzati képviselő jogosult. A kötelezettségvállalás előtt a kötelezettséget vállalónak meg kell győződnie arról, hogy a rendelkezésre álló, fel nem használt előirányzat biztosítja-e a kiadás teljesítésére a fedezetet.
Az Áht. 1. § 15. pontjában leírtak alapján kötelezettségvállalásnak minősül: a kiadási előirányzatok és az EU forrásból származó pénzeszközként nyilvántartott pénzeszközök terhére fizetési kötelezettség – így különösen a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, szerződés megkötésére, költségvetési támogatás biztosítására irányuló – vállalásáról szóló, szabályszerűen megtett jognyilatkozat. A kötelezettségvállalás csak írásban, és az arra jogosult személy pénzügyi ellenjegyzése után történhet a Hivatalnál szokásos módon használt utalványrendeleten.
Továbbra sem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000 Ft-ot el nem érő kifizetések, pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódó kiadások esetében is. A kötelezettségvállalások teljesítésére (érvényesítés, utalványozás, szakmai teljesítésigazolás) és nyilvántartására vonatkozó szabályokat ilyen esetben is alkalmazni kell.
A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről. A nyilvántartásnak tartalmazni kell legalább:
- a kötelezettségvállalás alapjául szolgáló dokumentum megnevezését, iktatószámát és keltét,
- a kötelezettségvállaló nevét,
- a kötelezettségvállalás tárgyát,
- a kötelezettségvállalás összegét,
- a kötelezettségvállalás évek és előirányzatok szerinti megoszlását,
- a kifizetési határidőket és azok jogosultjait, továbbá
- a teljesítési adatokat.
A kötelezettségvállalások nyilvántartását folyamatosan, naprakészen kell vezetni. A nyilvántartást a Gazdálkodási Osztály vezeti. A kötelezettségvállalás nyilvántartó – nyilvántartás adatai alapján – haladéktalanul köteles jelezni a jegyző részére, ha valamelyik kiemelt előirányzat a kötelezettségvállalások következtében teljes egészében lekötésre került.
Ellenjegyzés:
A kötelezettségvállalás, valamint az utalvány ellenjegyzésére a Hivatal Gazdálkodási Osztályának vezetője, ennek hiányában az általa írásban kijelölt, a Hivatal állományába tartozó köztisztviselő írásban jogosult. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie.
A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a dátum és az ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, valamint az arra jogosult személy aláírásával kell elvégezni.
A kötelezettségvállalás ellenjegyzési feladataival megbízott személynek az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy:
- a szükséges szabad előirányzat rendelkezésre áll, illetve a befolyt vagy a
megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet,
- a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll,
- a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat,
- amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a fentiekben leírtaknak, az
ellenjegyzésre jogosultnak erről írásban tájékoztatni kell a kötelezettségvállalót,
- ha a kötelezettséget vállaló a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad az
ellenjegyzésre, az ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni és az Ávr. 54. § /4/
bekezdésében foglaltak szerint kell eljárni.
Érvényesítés
Az érvényesítést a Hivatal gazdálkodási osztályvezetője, vagy az általa megbízott pénzügyi-számviteli szakképesítésű köztisztviselő végzi.
A szakmai teljesítés igazolás alapján az érvényesítőnek ellenőrizni kell
- az összegszerűséget,
- a fedezet meglétét és azt, hogy
- a megelőző ügymenetben az Áht, a Korm. rendelet és az államháztartási, számviteli Korm. rendelet, továbbá e Szabályzat előírásait betartották-e.
Amennyiben az érvényesítő az érvényesítés során a jogszabályok, illetve a belső szabályzatok megsértését tapasztalja, köteles azt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. A további eljárási szabályokra az Ávr. 54. § /4/ bekezdésében foglalt szabályokat kell megfelelően alkalmazni.
Az érvényesítésnek tartalmaznia kell:
- a megállapított összeget,
- az érvényesítés dátumát és
- az érvényesítő aláírását.
- az érvényesítés az utalványon kerül rávezetésre.
A szakmai teljesítés igazolása:
A szakmai teljesítés igazolásával kapcsolatos feladatok elvégzésére jogosult kötelezettségvállaló, továbbá az általa írásban kijelölt személy.
A szakmai teljesítés igazolása a kiadás utalványozása előtt történik.
A szakmai teljesítés igazolás során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell.
- a kiadások teljesítésének jogosságát,
- a kiadások összegszerűségét,
- ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében annak
teljesítését.
A szakmai teljesítésigazolás
- a szakmai teljesítés igazolásának dátumával, és
- a szakmai teljesítésigazolásra jogosult személy aláírásával történik.
Utalványozás
A nemzetiségi önkormányzatnál a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére (továbbiakban: utalványozásra) kizárólag az elnök vagy az általa meghatalmazott nemzetiségi önkormányzati képviselő jogosult. Utalványozni csak az érvényesítés után lehet. Pénzügyi teljesítésre az utalványozás után és az utalványozás ellenjegyzése mellett kerülhet sor. Készpénz a házipénztárból akkor fizethető ki, ha a helyi nemzetiségi önkormányzat elnöke vagy az általa meghatalmazott nemzetiségi önkormányzati képviselő a kifizetés teljesítéséhez szükséges dokumentumokat (szerződés, számla) bemutatja, és szándékát a pénzfelvételt legalább két nappal megelőzően, a pénztár nyitva tartásához igazodóan a Hivatal pénztári feladatokkal megbízott köztisztviselőjének jelzi.
Utalványozni az utalványrendeletre rávezetett írásbeli rendelkezéssel lehet.
Az utalványon fel kell tüntetni:
- az „utalvány” szót,
- a költségvetési évet,
- a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának a számát,
- a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét,
- a megterhelendő, jóváírandó pénzforgalmi számlaszámát és megnevezését,
- a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát nyilvántartásba vétel esetén,
- a keltezést, valamint az utalványozó aláírását,
- az érvényesítést.
Nem kell külön utalványozni:
- a termékértékesítésből, szolgáltatásból – számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, készpénzátutalás alapján – befolyó, valamint
- a közigazgatási hatósági határozaton alapuló bevétel beszedését,
- továbbá a fizetési számla vezetésével kapcsolatos pénzügyi szolgáltatások kiadásait,
- az EU forrásokból nyújtott támogatások lebonyolítási számláról történő kifizetését,
- A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet.
- Az érvényesítő ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel.
- Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Ptk. szerinti közeli hozzátartozója vagy maga javára látná el.
- A kötelezettségvállalásra, az utalványozásra, a pénzügyi ellenjegyzésre, az érvényesítésre és a szakmai teljesítés igazolásra jogosult személyek nevéről és aláírás mintájáról a Szegvári Közös Önkormányzati Hivatal nyilvántartást vezet. A nyilvántartás vezetéséért a gazdálkodási osztály vezetője a felelős.
IV. A Szegvári Roma Nemzetiségi Önkormányzat pénzforgalmi számlája
A Nemzetiségi Önkormányzat önálló fizetési számlájának megnyitásáért, törzskönyvi nyilvántartásba vételéért és adószám igényléséért a Gazdálkodási Osztályvezető felelős.
A gazdálkodásával összefüggő pénzforgalom a Nemzetiségi Önkormányzat által megnyitott fizetési számlán bonyolódik. A Nemzetiségi Önkormányzat fizetési számláját a helyi önkormányzat által választott számlavezető banknál vezeti. A Nemzetiségi Önkormányzat elnökét és az általa meghatalmazott személyt, - a banki aláírás-bejelentés szerinti – a fizetési számla feletti rendelkezés jogosultság illeti meg.
A Roma Nemzetiségi Önkormányzat pénzforgalmi számlaszáma: 3A Takarékszövetkezetnél vezetett Szegvári Roma nemzetiségi Önkormányzat Elszámolási számla: 57200062-10031700
V. Törzskönyvi nyilvántartásba vétellel és adószám igényléssel
kapcsolatos határidők és együttműködési kötelezettségek
A Hivatal a törzskönyvi adat módosítását változás bejelentési kérelem benyújtásával, a módosítást tartalmazó okirat csatolásával a törzskönyvi adat keletkezésétől, illetve változásától számított nyolc napon belül bejelenti a Magyar Államkincstár felé. A Nemzetiségi Önkormányzat esetén okiratnak minősül az alapítást, módosítást, átalakítást vagy megszüntetést jóváhagyó nemzetiségi önkormányzati képviselő-testületi határozat jegyzőkönyvének kivonata.
A Hivatal a törzskönyvi nyilvántartásba vétel iránti kérelem benyújtásával kéri az adószám megállapítását és ezzel teljesíti az állami adóhatósághoz történő bejelentkezési kötelezettségét.
VI. Vagyoni és számviteli nyilvántartás, adatszolgáltatás rendje
A Hivatal Gazdálkodási Osztálya a nemzetiségi önkormányzat vagyoni, számviteli nyilvántartásait a helyi önkormányzat nyilvántartásain belül elkülönítetten vezeti. Az adatszolgáltatás során szolgáltatott adatok valódiságáért, a számviteli szabályokkal és a statisztikai rendszerrel való tartalmi egyezőségéért a nemzetiségi önkormányzat tekintetében az elnök felelős.
VII. Belső kontrollrendszer és a belső ellenőrzés
A Hivatal a nemzetiségi önkormányzat vonatkozásában köteles a belső kontrollrendszer keretében kialakítani, működtetni és fejleszteni a kontrollkörnyezetet, a kockázatkezelési rendszert, a kontrolltevékenységeket, az információ és kommunikációs rendszert, továbbá a nyomon követési rendszert. A nemzetiségi önkormányzatra vonatkozó belső kontrollrendszer kialakításáért a jegyző a felelős.
A belső kontrollrendszer kialakításánál figyelembe kell venni a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet előírásait, továbbá az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatókban leírtakat.
A nemzetiségi önkormányzat belső ellenőrzését Szegvár Nagyközségi Önkormányzat Képviselő-testülete által megbízott belső ellenőr végzi. Belső ellenőrzésre a kockázatelemzéssel alátámasztott éves belső ellenőrzési tervben meghatározottak szerint kerül sor. A belső ellenőrzés lefolytatásának rendjét a belső ellenőrzési vezető által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza.
A nemzetiségi önkormányzat részt vesz a belső ellenőrzés értékeléséről készülő éves beszámoló – rá vonatkozó részének - elkészítésében, amit a Szegvári Közös Önkormányzati Hivatal készít el.
VI. Záró rendelkezések
Szerződő felek jelen megállapodást határozott időre, a nemzetiségi önkormányzat megbízatásának idejére kötik, évente január 31. napjáig felülvizsgálják, és szükséges szerint módosítják. A jegyző a megállapodásra vonatkozó jogszabályok változása miatti módosítások szükségességét a települési és a nemzetiségi önkormányzatnak jelzi. A települési és a nemzetiségi önkormányzat képviselő-testülete a megállapodást szükség esetén határozatával módosíthatja.
Felek megállapodnak abban, hogy Szervezeti és Működési Szabályzatukban rögzítik a megállapodás szerinti működési feltételeket a megállapodás megkötését, módosítását követő 30 napon belül.
Az együttműködési megállapodást Szegvár Nagyközségi Önkormányzat Képviselő-testülete a 3/2019. (III.29.) önkormányzati rendeletével, a Szegvári Roma Nemzetiségi Önkormányzat Képviselő-testülete a 13/2019. (III. 22.) SzRNÖ határozatával jóváhagyta.
Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx
Szegvár Nagyközség Önkormányzatának Szegári Roma Nemzetiségi Önkormányzat
polgármestere elnöke