Cseke Ildikó Ildiko.cseke@tpf.hu 237-1300/134

Erasmus+ KA2 Stratégiai Partnerségi

Projektek Pénzügyi tudnivalók

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx.xxxxx@xxx.xx 237-1300/134

Pénzügyi monitoring csoport 2020. november 4.

Támogatási szerződés 1.

• Általános tudnivalók:

– Partnerségen belüli viszonyokra csak kevés, általános előírás – Javaslat: partnerszerződések kötése a nem szabályozott területekre!!!

• A Támogatási szerződés részei: Különös feltételek

– Időbeli hatály: 24 és 36 hó közötti

– Max. összeg: időtartam-hosszabbítás és „túlteljesítés” esetén sem növelhető

– Átcsoportosítás: részletesen ld. később

– Kifizetés ütemezése: 80-20% vagy 40-40-20%

– Beszámolók: előrehaladási jelentés (szakmai), pénzügyi tartalommal időközi beszámoló (ahol releváns), záróbeszámoló

– Kiegészítő rendelkezések

Támogatási szerződés 2.

Pénzügyi vonatkozású részek

• A Támogatási szerződés mellékletei: I. sz. Melléklet Általános feltételek

– A. rész: Jogi és adminisztratív rendelkezések

• Koordinátor feladata és felelőssége

• Alvállalkozásba adás/kiszerződés, közbeszerzés feltételei

• Vis major

• Szerződésmódosítás

– B. rész: Pénzügyi rendelkezések

• Elszámolható és nem elszámolható költségek köre

• Kifizetések felfüggesztése

• Támogatás végső összege

• Ellenőrzések

Támogatási szerződés 2.

Pénzügyi vonatkozású részek

• A Támogatási szerződés további mellékletei:

– III. Pénzügyi és szerződéses feltételek

• Költségtípusonként:

– A költség kiszámításának módja

– Támogatásra jogosító esemény

– Alátámasztó dokumentumok

– Beszámolás

• Ellenőrzések típusai

– IV. Alkalmazandó támogatási ráták

– VII. számú melléklet – Addendum - rendelkezései

Program szabályok és jogszabályi háttér

Minden esetben szükséges a támogatási szerződésben megfogalmazottak mellett a hazai jogszabályi környezetnek megfelelni.

Belső szabályozás fontossága!!

Elszámolható költségtípusok

Egységköltség-hozzájárulás:

• Projektmenedzsment és megvalósítás

• Nemzetközi partnertalálkozók

• Szellemi termékek

• Multiplikációs rendezvények

• Tanulási/Oktatási/Képzési célú tevékenységek

Tényleges költség alapú támogatás:

• Speciális igényű (fogyatékkal élő) résztvevők részvételével összefüggő többletköltségek – 100%

• Rendkívüli költségek

• Magas utazási költségek: A felmerülő költség 80%-át támogatja a program, a fennmaradó 20%-ot az intézménynek más forrásból kell

finanszíroznia. Erre akkor van lehetőség, ha a pályázók igazolni tudják, hogy a standard támogatási szabályok (egységköltség-hozzájárulás

távolsági sávok alapján) nem fedeznék a résztvevők utazási költségeinek

legalább 70 % -át.

Projektmenedzsment

Mire is használható? Például:

• Disszemináció

• Projektmenedzsment bérköltsége

• Irodaszer

• Kisértékű tárgyi eszköz

• Utazások esetében a szükséges kiadások pótlására

• Szervezési költségek – projekttalálkozó esetén

Az elszámolás bizonylatai

• Amennyiben nem kerültek tételes elszámolás alá, akkor csak a rendkívüli költséghez kapcsolódó számlákat kell beküldeniük a záróbeszámolóval együtt.

• A számlákat PDF formátumban szükséges feltölteni és ráírni, hogy „az eredetivel megegyező hitelesített másolat”

Az elszámolás bizonylatai I.

• Projektmenedzsment és megvalósítás:

A vállalt tevékenységekről és a megvalósult eredményekről szóló igazolás.

• Nemzetközi partnertalálkozók:

- A fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a tevékenységen való részvételt;

- Aláírt jelenléti ív és a találkozó dokumentumai;

- Utazási dokumentumok (pl: beszállókártya, repülőjegy), HA a távolsági sáv változott;

- Jogviszony igazolás;

Az elszámolás bizonylatai II.

• Szellemi termékek:

- a szellemi termékeket vagy azok leírását az Erasmus+ Project Results

Platform felületre feltöltötték, és/vagy betekintésre hozzáférhetővé tették;

- munkaidő nyilvántartás: személyenkénti jelenléti ív - (munkatárs neve, besorolása, elvégzett feladat és a munkatárs munkanapjainak száma és dátumai);

- jogviszony igazolás – alvállalkozói jogviszony NEM lehetséges;

- audit esetén a számviteli nyilvántartások összevetése a bizonylatokkal.

• Multiplikációs rendezvények:

- részvételi igazolása a résztvevők által aláírt jelenléti ív formájában (a rendezvény megnevezése, dátuma és helye, résztvevők neve, e-mail címe és aláírása, az adott személyt küldő szervezet neve, címe);

- napirend, a rendezvényen használt dokumentum(ok);

Az elszámolás bizonylatai III.

• Tanulási/oktatási/képzési tevékenységek (beépített mobilitás):

Utazás:

- A küldő szervezet és a fogadó szervezet közötti utazás esetén: a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat (a résztvevő neve, a külföldi tevékenység célja, kezdő és befejező dátuma);

- utazási dokumentumok, ha a távolsági sáv változott.

Megélhetési támogatás:

- Fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat: résztvevő neve, a tevékenység célja, kezdő és befejező dátuma.

Az elszámolás bizonylatai IV.

Nyelvi felkészítési támogatás:

- Felkészítés szervezője által aláírt nyilatkozat, vagy

- a tankönyvek és taneszközök megvásárlásáról számla (tanult nyelv, a

számlát kibocsátó személy neve és címe), vagy

- ha a nyelvi felkészítést a Kedvezményezett szolgáltatja: a résztvevő által aláírt és datált nyilatkozat (résztvevő neve, a felkészítés nyelve, a nyelvi felkészítési formája és tartama).

Minden résztvevő esetében jogviszony igazolás

Audit esetén a számviteli nyilvántartások összevetése a bizonylatokkal

Az elszámolás bizonylatai V.

• Speciális igényű résztvevők támogatása:

- Számlák (számla kibocsátójának neve és címe, az összeg és pénznem, számla kelte) kifizetési bizonylatok – Kedvezményezett nevére szóló számla!

- Audit esetén a számviteli nyilvántartások összevetése a bizonylatokkal

• Rendkívüli költségek

- Alvállalkozó: számlák, kifizetési bizonylatok

- Értékcsökkenés: beszerzés és nyilvántartás dokumentumai

- Magas utazási költségek: számlák, utazási dokumentumok, utazási terv, mely igazolja a kiinduló és érkezési pontot

Ellenőrzések

• Záróbeszámoló bírálata: A beszámoló és a felmerült költségek és tevékenységek szabályossági vizsgálata, amely a támogatási összeg meghatározására irányul – minden esetben

• Tételes ellenőrzés: a Nemzeti Iroda helyiségeiben, a végrehajtást alátámasztó dokumentumok ellenőrzésére vonatkozó vizsgálat, általában a záróbeszámoló bírálatával egyidejűleg – véletlenszerű kiválasztás alapján

• Helyszíni ellenőrzés: a Kedvezményezett szervezet helyiségeiben, vagy a Projekt megvalósítása során érintett helyszínen végzett (menet közbeni v. utólagos) vizsgálat, véletlenszerű kiválasztás alapján alapesetben

Nem elszámolható költségek*

• árfolyamveszteségek;

• bankszámla nyitási és vezetési költségek (a kedvezményezett bankja által a Nemzeti Irodától érkező átutalásokra felszámított költségek);

• az uniós költségvetésből finanszírozott támogatásra jogosult más projekt keretében a kedvezményezett által kimutatott költségek;

• a túlzott vagy meggondolatlan kiadások;

• ÁFA, ha a nemzeti jog szerint hatályos ÁFA-törvény alapján visszatérítendő/visszaigényelhető.

• projekt kezdete előtt vagy vége után megvalósult tevékenységek költségei nem számolhatóak el

*a teljesség igénye nélkül

Átcsoportosítás vs. megtakarítás

• Költségkategóriák között: az adott költségkategória maximum 20%- át jogosult átcsoportosítani más költségvetési kategóriába

• !!! Egységváltozás is történik! – PÉLDA:

TNM esetében az eredetileg 3 fő helyett csak 1 fő utazik, a távolsági sáv szerint így 1150 EUR-t szeretnének átcsoportosítani a Multiplikációs rendezvényre, hogy további 11 hazai résztvevőt

tudjanak hívni – 1100 EUR, itt 50 EUR-t nem tud felhasználni

• Ha nem haladja meg a limitet (20%): előzetesen jelezze a TKA felé, majd a beszámolóban is

• Ha meghaladja a limitet, szerződésmódosítás szükséges

• MEGTAKARÍTÁS:

– ha az átalánykategóriában megtakarítás jelentkezik, és az összeget máshol

használják fel;

– partnerek ill. ugyanazon tevékenységek között történik az átcsoportosítás

Átcsoportosítás II.

• Speciális igényű résztvevő részvétele esetén bármely más

költségtételből átcsoportosítható összeg (limit nélkül)

• Magas utazási költségekre is menet közben.

• Olyan tételre, ami eredetileg vagy a költségcsökkentési indoklás alapján nem volt támogatott, nem lehet átcsoportosítani

• Projektmenedzsment és megvalósítás, illetve Rendkívüli költség sorra (eszközbeszerzés, alvállalkozói költség) nem lehet átcsoportosítani!!!

Árfolyam

• Pénzügyi elszámolás és a támogatás euróban

• Európai Bizottság által abban a hónapban meghatározott és honlapján közzétett havi árfolyamon, amelyen a kedvezményezett bankszámláján az első előfinanszírozási összeget jóváírták (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxx o/inforeuro_en.cfm)

• Második vagy további előfinanszírozó kifizetések esetében, azt az árfolyamot kell alkalmazni, amely az adott előfinanszírozási részlet jóváírásának napjától a következő előfinanszírozási részlet

kifizetéséig merül fel

Bankszámla, nyilvántartás

Ha lehetséges, külön bankszámlát (főként deviza) kell

nyitni a projekt számára.

Ha nem lehetséges (de! magas lesz az esetleges árfolyam veszteség), a projekthez kapcsolódó bevételeket és kiadásokat akkor is elkülönítetten kell kezelni és nyomon követni a kedvezményezett számviteli nyilvántartásában

Gyakorlati tanácsok

• Partnerszerződések kötése, ha szükséges, időközben módosítás – részletes legyen (finanszírozás, jogok,

kötelezettségek, riportálási rend, stb. )

• Nyomonkövetési rendszer kialakítása – a koordinátor

feladata a partnerek teljesítését számonkérni

• Folyamatos pénzügyi nyomonmövetés

• Riportálási rend kidolgozása

• A szakmai teljesítés a koordinátor felelőssége, DE a

pénzügyeiért minden partner maga felel

• A szükséges alátámasztó dokumentumok folyamatos gyűjtése

• Projektmenedzsment kézikönyv tanulmányozása

• MT+ felület folyamatos töltése

• A COVID helyzet miatt excell vezetése a költségekről

VIS Major/Virtuális tevékenységek

• Vis major: amennyiben megszervezett mobilitások/tevékenységek nem tudnak megvalósulni a járványhelyzet miatt:

• A támogatás terhére ténylegesen felmerült költségeként elszámolhatóak ha:

• Dokumentációval igazolható, hogy megpróbálták visszakérni a kifizetett összeget, de nem kapták vissza ezeket (repülőjegy, szállás) ÉS

• Számlák, dokumentumok/levelezés, bankkivonatok megküldésével igazolhatóak

Virtuális tevékenységek

• A támogatási szerződés mellékleteként megküldve az

„addendum” mely szerint:

• 60% szerződésmódosítás nélkül áttehető bármely költségtételhez, kivéve projektmenedzsment és rendkívüli költség

• Virtuális tevékenység megvalósítása esetén a megítélt megélhetési költségből (fő/nap) 15% elkölthető, utazási költség ebben az esetben NEM számolható el!

• Amennyiben az online megvalósításhoz eszközbeszerzés szükséges, - és nem volt az eredeti szerződésben rendkívüli költségre megítélt összeg - 10% fordítható erre a megítélt költségvetésből.

Virtuális tevékenység

• Figyelem! A rendkívüli költségre vonatkozó szabályok itt is mérvadóak!

• Számlákkal kell alátámasztani a kifizetést

• A 100% összeg 75%-a számolható el a támogatás terhére, de a 100%-ról kell benyújtani a számlákat!

Virtuális tevékenységek

• Speciális költségű résztvevőre 100%-ban átcsoportosíthatnak bármely költségvetési sorból

• 100%-os költség elszámolás,

• Számlákkal kell igazolni a felhasználását, valamint megfelelő dokumentációval

alátámasztani, a speciális igényt.

Virtuális tevékenységek

• Figyelem! Nemzetközi projekttalálkozók NEM számolhatóak el virtuális tevékenységként! (PM költség sorból, ha szükséges fordítható rá

összeg)

• Amennyiben lehetőség lesz fizikális megvalósításra IS az alapszerződés szabályai lesznek a mérvadóak!

• Amennyiben a fizikális tevékenységek megvalósítását preferálják inkább, van lehetőségük projekt futamidő hosszabbításra!

Előzetesen felmerült kérdések

• Személyi kifizetések esetében a bérhez kapcsolódó járulékok elszámolhatóak, de pl. jutalom, egyéb béren kívüli juttatás nem

• Foglalkoztatás formáját illetően milyen lehet? Ha a szellemi termékkel kapcsolatos formára gondoltak: Munkavállalói, vagy megbízási

szerződéssel foglakoztatott

• Kettős finanszírozás kizárása: egy idősávban csak egy projekttevékenység számolható el (pl. nem tud valaki egy időben tanulási tevékenységen és projektmeetingen részt venni)

• Egymást követő rendezvények: csak egy utazás vehető figyelembe (partnertalálkozót szorosan követő tanulási, képzési, oktatási tevékenység esetében például)

• Az árfolyam veszteséget ki viseli, ha ilyen előfordul a projekt futamideje alatt?

– A projekt terhére nem elszámolható költség. Ezt a partnerségen belül

szükséges rendezni, lehetőség szerint a partnerszerződésekben is rögzítsék.

• A vezetőpartnerek 2 részletben kapják meg a támogatást, a partnerségen belül lehet-e több részletben utalni a partnereknek? Köthetjük-e az előrehaladási

jelentéshez vagy pl. hathónapos munkaidő-nyilvántartáshoz szükséges dokumentumok leadásához? – Igen, köthető szakmai teljesítéshez is. Amiben a partnerség megállapodik.

• Ha nem valósul meg semmilyen formában az adott partnertalálkozó, nyilván oda nem tudnak átcsoportosítani sem költséget, mivel a találkozók megvalósulását igazolni kell.

• Nem várható virtuális projektmegvalósításhoz további költségemelés,

• Kisértékű számítástechnikai eszközök beszerzésénél a Számviteli TV rendelkezései

szerint kell az amortizációt figyelembe venni.

• Nincs megkötés, hogy a szellemi termékek esetén milyen szakembereket kell alkalmazni, de szakmailag alá kell támasztani, hogy miért megfelelő a feladat

ellátására, illetve minden esetben élő munkaszerződés, vagy megbízási szerződés

megléte szükséges!

• Van egységes timesheet a projektben való munkaóra nyilvántartás vezetésére? –

Mintánk van, de nem kötelező ezt használni.

• Time sheet kötelező elemei: a munkavállaló neve, hónap, napok száma (8 órás munkarend szerint), melyik szellemi termékkel foglalkozott, a munkavállaló

aláírása és az intézmény képviselőjének aláírása és pecsétje mindenképpen

szerepeljen rajta.

• Külső partnernek csak megbízási szerződés szerint tudnak fizetni a szellemi

termékért, vagy ha igényeltek erre rendkívüli támogatást, alvállalkozói szerződéssel és számlával tudják ezen a költségsoron érvényesíteni

- Önkéntesek nem kaphatnak juttatást, a partnerség munkavállalói ebben az esetben előnyt élveznek, de ha minden áron önkénteseket akarnak alkalmazni, azt csak élő megbízási szerződéssel tehetik.

- Van-e lehetőség a projekt keretében többletfeladat elrendelés keretében történő

bérezésre a projektben résztvevők számára? Igen lehet

- Hogyan befolyásolják home-officeban töltött munkaórák a projekt pénzügyi elszámolását? Semennyire, ha alá van írva a time sheet a teljesített órákkal.

- Partner távolléte/akadályoztatása esetén (pl. Xxxxx megbetegedés) átvállalhatják-e más partnerek a rá eső részt az intellectual output létrehozásában, amely a napidíjak elosztására is hatással van? Lehetséges, magyarázat megadása szükséges, és egyeztetni kell szakmai kollégáinkkal.

- Hasonlóan, ha egy partner szervezet nem tud jelenleg utazni, lehet-e nem konzorciumi találkozót tartani 1-2-3 partner személyes részvétele nélkül?Ezt egyeztetni kell és újraosztani lehetséges, de minimum 2 partnernek kell meglennie 2 különböző országból.

Köszönöm a figyelmüket!

Xxxxxx.xxxxx@xxx.xx 237-1300/134