MEGÁLLAPODÁS
Cserkeszőlő községi Önkormányzat Polgármesteri Hivatal és a PS. ÁMK között a gazdálkodással kapcsolatos munkamegosztás és a felelősségvállalás rendjéről
Ezen megállapodás – Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 14. §
(5) és (6) bekezdése alapján - létrejött egyrészről a Polgármesteri Hivatal Cserkeszőlő önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, továbbiakban: hivatal (képviseli: xx Xxxxxx Xxxxxx jegyző ), másrészről a PS. ÁMK, mint önállóan működő költségvetési szerv, továbbiakban intézmény (képviseli: intézményvezető) között az alábbi feltételekkel:
A hivatal összevontan – az intézményre vonatkozóan is - az alábbi feladatok tekintetében végez tevékenységet:
1/a. tervezés, 1/b. pénzkezelés,
1/c. előirányzat-felhasználás, 1/d. előirányzat módosítás,
1/f. kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, 1/g. számvitel – az analitikus nyilvántartások nélkül,
1/h. analitikus nyilvántartás, 1/i. információáramlás,
1/j információszolgáltatás, 1/k beszámolás.
Az egyes tevékenységek vonatkozásában a szervek e megállapodásban rögzítettek szerint látnak el feladatokat.
1. A tervezés tekintetében
- A hivatal az intézmény rendelkezésére bocsátja azokat a dokumentumokat, információkat, amelyek alapján az önállóan működő intézmény:
- elkészíti a költségvetési koncepcióját az önkormányzat költségvetési koncepciója kialakításához,
- elkészíti a saját költségvetési terv javaslatát, a költségvetési rendelet-tervezet összeállításához, illetve
- elkészíti az önkormányzat költségvetési rendeletében az intézmény részére jóváhagyott (kiemelt és egyéb rögzített) előirányzatok szerint a saját részletes - elemi - költségvetését;
- A hivatal elkészíti a költségvetési tervgarnitúra kitöltéséhez szükséges összesítést és gondoskodik az intézményi költségvetés jogszabályban rögzített határidőig való továbbításáról a MÁK felé.
2. A pénzkezelés tekintetében
- A hivatal összevontan látja el a bankszámlákon keresztül bonyolódó számlapénzforgalom bonyolításával kapcsolatos feladatokat,
- A hivatal az intézmény készpénzforgalmát külön házi pénztáron keresztül bonyolítja.
3. Az előirányzat-felhasználás
Az előirányzat-felhasználásról az intézmény saját maga gondoskodik.
Az intézmény köteles elkészíteni a saját előirányzatai éves előirányzat-felhasználási ütemtervét, valamint a likviditási tervét. E tervet átadja a hivatalnak.
(Az intézmény által végrehajtott módosításokat szintén ismertetni kell a hivatallal.)
A felújítás előirányzatának felhasználási joga megilleti az intézményt akkor, ha az önkormányzat képviselő- testülete feljogosította az intézményt ezen előirányzattal való gazdálkodásra. A szabad előirányzat- felhasználás feltétele, hogy a felújítási előirányzat szerepeljen egyrészt a hivatal összevont költségvetésében, valamint az intézmény költségvetésében is.
4. Előirányzat módosítás
Előirányzat módosítás a kiemelt előirányzatok körében:
Az intézmény kérésére az intézmény kiemelt előirányzatainak módosítására az alábbiak szerint kerülhet sor:
1. Az intézmény vezetője írásban kezdeményezi saját intézménye kiemelt előirányzatának (előirányzatainak) megváltoztatását.
A kezdeményezés tartalmazza az előirányzat-változtatási igény indoklását - szakmai és vagy pénzügyi szempontból.
2. A jegyző az intézmény kérését továbbítja az önkormányzat képviselő-testülete felé.
A kiemelt előirányzatokon belüli előirányzat módosítás joga - a saját hatáskörű előirányzat módosítás joga - az alábbiak szerint alakul:
1. Az intézmény - az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultságából kifolyólag - csak a személyi juttatások kiemelt előirányzaton belül csoportosíthat át - a jogszabályok előírásait figyelembe véve.
2. Az intézmény a saját hatáskörben - lásd a megelőző 1. pont - végrehajtott előirányzat módosításról nyilvántartást vezet. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az eredeti előirányzatot, a módosítás mértékét, okát (szakmai és pénzügyi oldalról), időpontját, valamint a módosított előirányzatot.
3. Az intézmény a saját hatáskörben végrehajtott előirányzat módosításáról legkésőbb 8 napon belül tájékoztatja a hivatalt, részére az előirányzat módosításról a fent rögzített tagolásban írásos dokumentumot küld.
4. A hivatal az intézmény saját hatáskörben végrehajtott előirányzat módosításával kapcsolatban az alábbiakat végzi el:
1. Az előirányzat-módosítást átvezeti az összevont adatokat tartalmazó költségvetésen, az intézmény által nyújtott dokumentumot megőrzi.
2. Az intézmény által megküldött dokumentum átvételét követő 8 napon belül értesíti a polgármestert, illetve a jegyzőt a saját hatáskörben történt előirányzat módosításról.
5. Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés és ellenjegyzés
A pénzgazdálkodással kapcsolatos jogkörök gyakorlási rendje az alábbiak szerint alakul:
5.1. Kötelezettségvállalás, utalványozás:
Kötelezettséget az intézmény nevében az intézmény költségvetésében szereplő kiemelt előirányzatok erejéig az intézmény vezetője vállalhat.
Az egyes kifizetések utalványozására szintén az intézmény vezetője jogosult.
5.2. Érvényesítés:
Az érvényesítés feladatait - az intézmény megfelelő szakember-ellátottsága hiányában – a hivatal összevontan, a saját intézményi feladataival együtt látja el.
A pénzgazdálkodási jogkörök pontos gyakorlása érdekében az intézmény köteles a kiadások és a bevételek érvényesítéséhez szükséges dokumentumokat megfelelő időben rendelkezésre bocsátani.
A hivatal az intézmény részére az érvényesítést a pénzmozgás igényének megfelelő sürgősséggel köteles elvégeztetni.
5.3. Ellenjegyzés:
Az intézmény - megfelelő szakember-ellátottsága hiányában - saját maga nem tudja ellátni az ellenjegyzési feladatokat, ezért a hivatal e feladatot szintén összevontan végzi.
5.4. Szakmai teljesítés igazolása:
Az intézmény tagintézmény vezetői látják el a tagintézmények vonatkozásában.
A pénzgazdálkodással kapcsolatos jogkörök szabályozása szükséges a fenti kereteken belül - a helyettesítés, és az összeférhetetlenségi helyzetek, a jogkörök tartalma tekintetében.
6. Számvitel – az analitikus nyilvántartások nélkül
A számvitel keretén belül a hivatal összevontan látja el a könyvelési feladatokat, összevontan állapítja meg az intézmények számviteli rendjét.
A felügyeleti szerv(ek) külön dokumentumban megfogalmazandó egyetértésével a hivatal számviteli politikája és egyéb számviteli szabályzatai kiterjednek az intézményre.
A hivatal így kialakított számviteli szabályozásainak azonban ki kell térnie az intézmény gazdálkodási sajátosságaira.
A hivatal a számviteli szabályzatok egy példányát köteles átadni az intézménynek.
7. Az analitikus nyilvántartási rendszer
A számvitel részét képező analitikus nyilvántartási rendszer egyes területeit az intézmény saját maga, másokat a hivatal összevontan lát el.
7.1. A befektetett eszközökkel kapcsolatos nyilvántartások:
- immateriális javak, földterületek, épületek, építmények, tartozékok, beruházások, tárgyi eszközök, adott kölcsönök, felújítások nyilvántartásait az intézmény , a sajátjával együtt, összevontan vezeti,
- a készletekkel kapcsolatos analitikát (raktározás esetén különösen) az intézmény saját maga vezeti.
7.2. Követelésekkel kapcsolatban:
- kimenő számlák, vevő számlák nyilvántartása (amennyiben a számlázás a részben önállóan gazdálkodó intézménynél történik) az intézmény feladata,
- a többi követeléssel kapcsolatban az intézmény és a hivatal analitikus nyilvántartási kötelezettsége megoszlik az intézmények között, úgy, hogy az intézmény információt szolgáltat (a követelések keletkezéséről, okáról, összegéről stb.) a hivatal (számszaki) munkájához.
7.3. Előlegekkel kapcsolatban:
- Az ellátmánypénztárt működtető intézmény saját maga vezeti az analitikus nyilvántartásokat, így:
- az illetményelőlegek tételes nyilvántartását,
- a pénztárból egyéb elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartását.
7.4. A munkavállalók bére, egyéb juttatások személyenkénti nyilvántartása: A fenti témájú analitikus nyilvántartások vezetése az intézmény feladata. Vezetendő nyilvántartások:
- személyi juttatások személyenkénti nyilvántartása,
- fel nem vett személyi juttatások nyilvántartása,
- saját gépkocsi hivatali célú felhasználásának nyilvántartása,
- tanulmányi hozzájárulás nyilvántartása.
7.5. A függő, átfutó tételekkel kapcsolatos nyilvántartások. A nyilvántartásokat összevontan az intézmény köteles vezetni.
7.6. Az egyéb analitikus nyilvántartások vezetése a hivatal intézmény feladata. (Ilyenek: reprezentációs kiadások nyilvántartása, bérlemények stb.)
Az analitikus nyilvántartásokból készített feladatásokkal kapcsolatos előírásokat a számviteli szabályzatokban kell szabályozni.
8. Az információáramlás
Az információáramoltatás a megállapodás fenti pontjaiban rögzítettek szerint mindkét intézmény feladata. Szakmai jellegű adatszolgáltatás, működéssel kapcsolatos feladatok ellátása az intézmény kötelezettsége
9. Az információszolgáltatás
A különböző szintű jogszabályokban előírt információszolgáltatási kötelezettség továbbítása, a továbbítást megelőző adategyeztetés, adatgyűjtés a hivatal feladata.
Az intézmény azonban köteles azon dokumentumokat, illetve nyilvántartásokat vezetni és azokat rendelkezésre bocsátani, melyek lehetővé teszik a hivatal - közös, összevont adatokat tartalmazó - információszolgáltatását.
A pénzügyi jellegű információszolgáltatás főbb területei:
- költségvetési terv,
- féléves és éves beszámoló,
- pénzforgalmi jelentés,
Ezen információk teljes körűségéért, a költségvetési kapcsolatok bemutatásának valódiságáért az intézmény tekintetében is a jegyző és a pénzügyi csoport vezető tartozik felelősséggel. A felsorolt személyek felelőssége kiterjed továbbá a szolgáltatott adatok valódiságára, a számviteli szabályokkal és a statisztikai rendszerrel való tartalmi egyezőségre is.
10. A beszámolás
- A hivatal elkészíti az összesített, valamint az intézményi szintű – önállóan a hivatal, illetve az intézmény adatait tartalmazó - beszámolót.
- A beszámoló szöveges részének
- a szakmai ismertetését, az elvégzett feladat ismertetését az intézmény köteles elkészíteni,
- a számszaki részt megindokoló, illetve a pénzügyi teljesítésről szóló tájékoztatót az intézmény és a hivatal egymással együttműködve készíti el.
- A pénzmaradvány kimutatása, indoklása a személyi juttatások előirányzat körében az intézmény aktív közreműködésével történik.
11. A működtetés, a tárgyi eszköz felújítás, a beruházás, és a vagyonkezelés
11.1. A működtetési feladatai közül az intézmény látja el az alábbiakat:
- gondoskodik a munkaerő foglalkoztatásáról, szervezi, irányítja a foglalkoztatottak munkáját;
- gondoskodik az intézmény üzemeltetéséről, ezen belül kiemelt feladata a tevékenysége ellátásához szükséges irodaszer, nyomtatvány, sokszorosítási anyagok, könyvek, folyóiratok, egyéb információhordozók, számítástechnikai eszközök anyagainak beszerzése, a folyamatos intézményi működést biztosító - közvetlen felhasználásra, illetve raktárra kerülő - készletek beszerzése, egyéb szakmai készletbeszerzések,
- gondoskodik a meglévő vagyontárgyak folyamatos - eseti, illetve ütemterv szerinti - karbantartásáról.
11.2. A tárgyi eszköz felújítás feladatai közül az intézmény kötelessége jelezni, mely vagyontárgy, s milyen mértékű felújításra szorul.
Az intézmény a felújítást akkor végeztetheti el, ha arra a költségvetésében jóváhagyott előirányzat van.
11.3. Az intézmény beruházással kapcsolatos feladatai megegyeznek a tárgyi eszköz felújítás esetében ellátandó feladatokkal.
11.4. A vagyonkezelés feladatai külön jelentkeznek
- az ingatlanvagyon,
- az ingóvagyon,
- valamint a vagyoni értékű jogok tekintetében.
Az ingatlanvagyon esetében az intézmény vagyonkezelési joga addig terjed, amennyit a fenntartó önkormányzatok vagyon és vagyongazdálkodásról szóló rendeletében meghatároz.
Az ingó vagyonnal kapcsolatban a vagyonkezelési jogokat összevontan, a hivatal látja el. A pénzeszköz lekötésről, a befektetésekről azonban csak az intézmény beleegyezésével intézkedhet akkor, ha a tranzakcióban az intézmény pénzeszközei is részt vesznek.
Ezen megállapodás a PS. ÁMK , alapító okiratának melléklete, melyet az alapító okirat 2.) pontja ( „ A költségvetési szerv működése és gazdálkodása”) szerint az alapító által jóváhagyásra kerül.
Kelt.:
........................................... .........................................
Jegyző igazgató