Útmutató az IRM E-Számlák kezeléséhez
Útmutató az IRM E-Számlák kezeléséhez
Éves beszámoló elektronikus küldése
2010. január 1-től
1(11)
1. Tartalomjegyzék
3. Az IRM E-számla kezelésének feltételei 4
5. Előkészítő lépések – Ha valamelyik feltétellel nem rendelkezik 5
5.1. Ügyfélkapu regisztráció létrehozása 5
5.2. A MOKKA szoftver telepítése és a regisztrációja 5
5.2.1. A regisztráció befejezése, a MOKKA szoftver beállítása 7
6. Az IRM e-Számlák ellenőrzése MOKKA (NetLock) alkalmazással 8
7. Az elektronikus számlák könyvelése 9
7.1. Az elektronikus számlák könyvelése belső szabályzat által meghatározott
9. Függelék – Dokumentáció információk 11
2(11)
2. Bevezető
Ennek a tájékoztatónak az a célja, hogy a segítséget adjon az IRM által kibocsátott e-számla kezeléséhez.
Az e-számlák tartalmával kapcsolatosan az IRM ügyfélszolgálata tud felvilágosítást adni: Elérhetőségeik:
• Telefon:
00-0-000-0000
00-0-000-0000
• E-mail:
Amennyiben bármilyen nem a számla tartalmával kapcsolatos kérdése van, vagy problémája támad, Ügyfélszolgálatunk a xxxx@xxxxxxx.xx e-mail címen munkanapokon 9 és 17 óra között készséggel áll rendelkezésére.
3(11)
3. Az IRM E-számla kezelésének feltételei
Az E-számla kezelése során a következő feltételeknek kell megfelelni.
3.1. Jogi feltételek
Az IRM által közzétett információk alapján:
A befizetett költségtérítésről 2010. április 1-től a beszámoló közzétételét követő 15 napon belül elektronikus számla kerül kiküldésre a beszámolót beküldő személy értesítési tárhelyére.
A továbbiakban papír alapú számla kibocsátására nincs mód.
4. Technikai feltételek
A beszámoló küldéséhez a következő feltételeknek meg kell felelnie:
1. Rendelkeznie kell Ügyfélkapus hozzáféréssel.
2. Rendelkeznie kell internet kapcsolattal.
Mivel az E-számlát az ügyfélkapus értesítési tárhelyére kapja, illetve az adatbeküldés is az Ügyfélkapun keresztül történt, így ez a két feltétel már teljesült is.
3. Rendelkeznie kell a Mokka alkalmazással
Ha valamelyikkel nem rendelkezik, ugorjon a megfelelő fejezethez.
4(11)
5. Előkészítő lépések – Ha valamelyik feltétellel nem rendelkezik
A következő alfejezetek közül azt hajtsa végre, amelyik az Ön esetében szükséges. A telepítésekhez rendszergazdai jogosultság lehet szükséges a gépen.
5.1. Ügyfélkapu regisztráció létrehozása
Az Ügyfélkapu regisztrációhoz hajtsa végre a következő lépéseket:
1. Indítson egy böngészőt.
2. Látogasson el a következő oldalra: xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx
3. Válassza az „Időpontot foglalok okmányirodába személyes regisztrációhoz” és kövesse az ott leírt lépéseket.
5.2. A MOKKA szoftver telepítése és a regisztrációja
A telepítés lépései
1. Látogasson el Internet böngészőjével a következő oldalra: xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxx/
2. Itt a MOKKA hitelesítő szoftver letöltése menüpontra kattintva letöltheti a telepítő állományt.
3. Csomagolja ki a telepítő állományt.
Ezt legegyszerűbben a letöltött állományon jobb gombbal kattintva, majd „Az összes fájl kibontása” menüpontot választva hajthatja végre. Ez után meg kell adnia, hogy hova kerüljön a kicsomagolt állomány.
4. Indítsa el a kicsomagolt állományt.
Válassza ki a telepítés nyelvét, majd kattintson a Tovább (Next) gombra. Ez után jelölje az „Elfogadom...” (I accept) opciót, majd nyomjon a Tovább (Next) gombra egészen addig, míg el nem jut a File kiterjesztés társítás ablakig.
5. Döntés szükséges, hogy a kívánja-e társítani az e-signo-s programokat a MOKKA-hoz
Amennyiben társítja (alapértelmezett beállítás), az addig e-signo-ként mentett dossziék MOKKA dossziévá válnak. Ez nem jelent tartalmi változást. Ezután a MOKKA szoftver segítségével tudja megnyitni őket.
Amennyiben meg kívánja tartani az e-signo-s file-okat, akkor vegye ki a pipát!
5(11)
6. A telepítés végén jelölje be a Netlock MOKKA indítását, majd nyomja meg a Befejezés (Finish) gombot. Ekkor a szoftver elindul, és végrehajthatjuk a Regisztrációt.
7. Válassza a Beállítások > Regisztráció menüpontot.
6(11)
8. A megjelenő varázsló első ablakában válassza a „Regisztráció” opciókat, majd nyomjon tovább gombot.
9. Ezután töltse ki az adatokat, majd az adatok megadása után nyomjon a Tovább gombra.
10. Az adatok kitöltése után a regisztrációs fájlt le kell menteni, majd e-mailben elküldeni.
Amennyiben gépe be van állítva megfelelően, a regisztrációs fájl rögtön egy e-mailbe kerül, melyet a levelező programjával rögtön el is tud küldeni. Abban az esetben, ha ez nem valósul meg, kérjük, hogy csatolt file-ként küldje el regisztrációját a xxxxx@xxxxxxx.xx e-mail címre.
FONTOS!
Regisztrációs kódot csak abban az esetben áll módunkban kiadni, ha az adatok megfelelően kerülnek megadásra!
5.2.1. A regisztráció befejezése, a MOKKA szoftver beállítása
1. A regisztrációt követően e-mailben megkapja a regisztrációs fájlt.
2. A regisztrációs fájlt a gépére a következő helyre kell mentenie: C:\Program Files\NetLock MOKKA\
A fenti lépések végrehajtása után a szoftver használható az államkincstári igazolások megnyitására
7(11)
6. Az IRM e-Számlák ellenőrzése MOKKA (NetLock) alkalmazással
A megtekintés lépései a következők:
1. Mentse le az aláírás állományt (.x132) egy mappába.
2. Hogy egyszerűbb legyen kezelnie, átnevezheti a fájlt úgy, hogy kiterjesztése .dosszie legyen.
3. Indítsa el a MOKKA (NetLock) alkalmazást.
4. Nyissa meg az aláírás állományt (.x132 vagy ha átnevezte, .dosszie) a Fájl > Dosszié megnyitása menüponttal.
5. Az állomány megnyitása után automatikusan végrehajtódik az aláírás ellenőrzése.
A hiteles dokumentumból meg lehet nyitni az aláírt állományt, állományokat (néven duplán kattintva vagy jobb kattintás után „Dokumentum megjelenítése” pontra kattintva)!
A „SignedObject0” jelzi az első dokumentumot (számlakép, mint .pdf állomány).
8(11)
A „SignedObject1” jelzi a második dokumentumot (elektronikus számla, mint .xml állomány).
7. Az elektronikus számlák könyvelése
Az elektronikus számlák befogadására alapvetően 2 megoldást vehet igénybe a számlafogadó.
9(11)
1. Elektronikus kontírozó szoftver beszerzése és használata Erről részletesebben most nem beszélünk.
2. Belső szabályzat készítése a számlák kezeléséről, alaki másolat készítés (nyomtatás) a számláról, majd annak kontírozása, amellett, hogy az eredeti e-számla tárolásra kerül.
7.1. Az elektronikus számlák könyvelése belső szabályzat által meghatározott módon
A 2000. évi C. törvény a számvitelről 167. § f) (3) szerint:
A bizonylat (ideértve mind a kibocsátott, mind a befogadott bizonylatokat) alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága - ha az más módon nem biztosítható - a gazdálkodó képviseletére jogosult személy (ideértve a Polgári Törvénykönyv szerinti képviseletet is), vagy belső szabályzatban erre külön feljogosított személy aláírásával is igazolható;
tehát lehetőség van szabályzatban meghatározott módon kezelni a számlákat. Az elkészülő szabályzatnak az alábbiakat kell figyelembe vennie:
• A számvitel korábban is lehetővé tette, hogy egy számláról másolatot készítsünk, ha elláttuk az alábbiakkal:
“Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat.” Kelt, bélyegző, aláírás.
Az így létrehozott másolat használható a hagyományos munkavégzésre, például kontírozásra. (Tehát kinyomtatjuk, majd a fentiekkel ellátjuk, és a továbbiakban ezt használjuk, az eredeti őrzése mellett.)
• Az elektronikus számlát megfelelően tárolnunk (digitális archiválás) kell.
114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól 4. § (1)
Ha a megőrzésre szánt elektronikus dokumentumot az Eat. szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el, a megőrzésre kötelezett a megőrzéssel az Eat.-ban meghatározott archiválási szolgáltatót is megbízhat.
A „megbízhat” alapján nem szükséges szolgáltató igénybe venni, ezt más módon is megoldhatjuk.
Ilyen termékünk az Netlock Archer program, amelyről részletesen itt olvashat: xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxx/
10(11)
8. Források
• IRM honlap (xxxx://xxx.x-xxxxxxxxx.xxx.xx/ 2010-06-07)
9. Függelék – Dokumentáció információk
A dokumentációt készítette:
Xxxxx Xxxxxx, Netlock Kft.
Felhasználása tetszőleges, a szerző megjelölésével.
11(11)