K i v o n a t
Biatorbágy Város Önkormányzata Képviselő-testületének
2024. augusztus 28-án megtartott soros nyílt ülésének jegyzőkönyvéből
Biatorbágy Város Önkormányzatának Képviselő-testülete – 7 igen, 0 ellenszavazat, 0 tartózkodás mellett (7 fő képviselő volt jelen a szavazáskor) – a következő határozatot hozza:
Biatorbágy Város Önkormányzata Képviselő-testületének 176/2024. (VIII. 28.) határozata
Biatorbágyi Polgármesteri Xxxxxxx Szervezeti és Működési Szabályzatának módosításáról
Biatorbágy Város Önkormányzata Képviselő-testülete az alábbiak szerint dönt:
1. a Polgármesteri Kabinet Xxxxx speciális feladatai közül a „pályázatfigyelés és pályázatírás megszervezése, aktív, segítő közreműködés a megvalósításban” átkerül a Szervezési Osztály feladatai közé,
2. a Szervezési Osztályon belül létrehoz egy Pályázati Csoport, amely a megnövekedett számú pályázatokat összefogja, és egy szervezeti egységen belül kezeli,
3. a Szervezési Osztály vezetését a többi osztályhoz hasonlóan a továbbiakban osztályvezető látja el,
4. a humánerőforrás referensek visszakerülnek közvetlenül jegyzői irányítás alá,
5. a Biatorbágyi Polgármesteri Xxxxxxx Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítását a határozat mellékletében foglaltak szerint elfogadja.
Határidő: 2024. szeptember 30.
Felelős: Polgármester
Végrehajtásért felelős: Szervezési Osztály
Xxxxxxx Xxxxxx s.k. xx. Xxxxx Xxxxxx s.k. polgármester jegyző
a kiadmány hiteléül:
Xxxx Xxxx
jegyzőkönyvvezető
A BIATORBÁGYI POLGÁRMESTERI HIVATAL
SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA
JÓVÁHAGYTA BIATORBÁGY VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK KÉPVISELŐ- TESTÜLETE 93/2011. (05.26.) ÖH. SZ. HATÁROZATÁVAL
MÓDOSÍTOTTA BIATORBÁGY VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK KÉPVISELŐ- TESTÜLETE 128/2011.(06.30.) ÖH. SZÁMÚ HATÁROZATÁVAL, 6/2012. (01.26.) ÖH. SZÁMÚ HATÁROZATÁVAL, 15/2014. (I.30.) HATÁROZATÁVAL, 32/2015 (II.26.) HATÁROZATÁVAL, a 216/2015.(XII.3.) HATÁROZATÁVAL, a 268/2017. (XI. 30.) HATÁROZATÁVAL, a 142/2018.(V.31.) HATÁROZATÁVAL, a 179/2018.(VII.19.) SZÁMÚ HATÁROZATÁVAL, a 202/2020.(X.1.) SZÁMÚ HATÁROZATÁVAL, a 181/2021.(VI.24.) SZÁMÚ HATÁROZATÁVAL, a 205/2022. (VI. 30.), 352/2022. (XI.24.), 73/2023. (III.30.), 176/2024. (VIII.18.) SZÁMÚ HATÁROZATÁVAL
TARTALOMJEGYZÉK
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A POLGÁRMESTERI HIVATAL MEGNEVEZÉSE, CÍME, BÉLYEGZŐJE4
3.) A szerv egyéb elérhetőségei:4
6.) A hivatalos bélyegző leírása, használata5
II. A HIVATAL JOGÁLLÁSA, KÉPVISELETE5
III. A HIVATAL IRÁNYÍTÁSA ÉS VEZETÉSE6
IV. A HIVATAL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE8
3.)Az osztályvezető-helyettesek /csoportvezetők9
4.) A REFERENS FELADATA: .- 8-
7.) A MUNKASZERZŐDÉSSEL FOGLALKOZTATOTT ALKALMAZOTT11
V. A HIVATAL ALAPVETŐ FELADATAI11
I. A hivatali feladat- és hatáskör meghatározás szabályai:11
III. Az egyes szervezeti egységek önálló feladatköre12
1.) Adóügyi Osztály feladatai:14 2.) Pénzügyi Osztály feladatai:14 3.) Szervezési Osztály feladatai14
4.) Igazgatási Osztály feladatai ......................................................................................................................... - 14 -
5.) Műszaki Osztály feladatai:18
Hiba! A könyvjelző nem létezik.
6.)Belső ellenőr feladatai (megbízási szerződés alapján):20 7.) Polgármesteri Kabineti Xxxxx feladatai::22
VI. VAGYONNYILATKOZAT-TÉTELRE KÖTELEZETTEK, A KÉPZETTSÉGI PÓTLÉKRA JOGOSULTAK VALAMINT A Z ADOMÁNYOZHATÓ SZAKMAI CÍMEK SZÁMÁNAK MEGHATÁROZÁSÁRÓL22
VII. A BIZOTTSÁGI – TESTÜLETI JEGYZŐKÖNYVEZÉSI FELADATOK ELLÁTÁSÁRÓL23
VIII. HIVATALI MUNKAKAPCSOLATOK, A SZERVEZETI EGYSÉGEK KÖZÖTTI KAPCSOLATTARTÁS RENDJE23
I. A MUNKÁLTATÓI JOGOK GYAKORLÁSA23
III. A HIVATALON BELÜLI ÉRTEKEZLETI REND24
IV. A hivatalon belüli információ-áramlás, együttműködés, kapcsolattartás24
IX. KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSÉVEL ÉS VÉGREHAJTÁSÁVAL KAPCSOLATOS ELŐÍRÁSOK25
MELLÉKLETEK26
1. SZÁMÚ MELLÉKLET: SZERVEZETI ÁBRA26
2. SZ. MELLÉKLET: AZ ELLÁTANDÓ, ÉS SZAKFELADATREND SZERINT (SZAKFELADAT SZÁMMAL ÉS MEGNEVEZÉSSEL) BESOROLT
ALAPTEVÉKENYSÉGEK, RENDSZERESEN ELLÁTOTT VÁLLALKOZÁSI TEVÉKENYSÉGEK27
3. SZ. MELLÉKLET: VAGYONNYILATKOZATRA KÖTELEZETT MUNKAKÖRÖK29
4. SZ. MELLÉKLET: KÉPZETTSÉGI PÓTLÉKRA JOGOSÍTÓ MUNKAKÖRÖK ÉS SZAKKÉPZETTSÉGEK30
0.XX. MELLÉKLET: A SZERVEZETI EGYSÉGEK ÜGYRENDJÉNEK TARTALMI KÖVETELMÉNYEI31
6.sz.melléklet: Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal Ügyfélszolgálati Nyilatkozata32
7.sz.melléklet: Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal Etikai Kódexe36
3
BIATORBÁGYI POLGÁRMESTERI HIVATAL
SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA
Biatorbágy Város Önkormányzatának Képviselő- testülete (továbbiakban: Képviselő- testület) Magyarország helyi önkormányzatairól 2011. évi CLXXXIX. törvény (továbbiakban: Mötv.) 67. § d) pontja alapján – figyelemmel az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 13. §-ában foglaltakra – a Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban SZMSZ) az alábbiak szerint hagyja jóvá.
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
A POLGÁRMESTERI HIVATAL MEGNEVEZÉSE, CÍME, BÉLYEGZŐJE
- Biatorbágyi Polgármesteri Xxxxxxx (a továbbiakban: hivatal)
- 2051 Biatorbágy, Baross G. u. 2/a
3.) A szerv egyéb elérhetőségei:
- központi telefonszám: x00 00-000-000
- fax: x00 00-000-000
- e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
- adószáma: | 15390008-1-13 |
- bankszámla száma: | MBH Bank Nyrt.50420403-10001198 |
- KSH száma: | 15390008-8411-325-13 |
- Törzsszám: | 390000 |
- szakágazati besorolása: | 841105 |
- weblap: xxx.xxxxxxxxxx.xx 4.) A hivatal jelzőszámai:
4
a.) Biatorbágy Nagyközség Képviselő- testülete (törzskönyvi azonosító szám: 390000, alapítás időpontja:1990.)
b.) A polgármesteri hivatal hatályos, egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratának kelte, száma: 2021. október 12., A/1/2021.
c.) A hivatal alapításáról szóló jogszabály megjelölése: Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 84. § (1) bekezdése.
6.) A hivatalos bélyegző leírása, használata
a.) A fejbélyegző leírása: Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal 2051 Biatorbágy, Baross G. u. 2/a. Tel.: 00-000-000. Adószám: 15390008-1-13, Takarékbank Zrt. 50420403-10001088 (alatta: arab sorszám)
b.) Körbélyegző: szövegezése: Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal, középen: Magyar Köztársaság címere (alatta: arab sorszám)
c.) A hivatalban használt bélyegzők lenyomatát, valamint a sorszámokkal azonosíthatóan az egyes bélyegzők használatára feljogosított személyeket, illetve szervezeti egységeket a hivatal bélyegző-nyilvántartása tartalmazza. A bélyegző használatáért, biztonságos őrzéséért a bélyegző használója felelős.
A HIVATAL JOGÁLLÁSA, KÉPVISELETE
1.) A hivatal a képviselő-testület által létrehozott helyi önkormányzati költségvetési szerv, amely rendeltetése szerint ellátja az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat.
2.) A hivatal önálló jogi személy - az előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkező, önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, az önkormányzat gazdálkodásának e jogkörrel felruházott végrehajtó szerve.
3.) A hivatal – belső szervezeti tagozódásától függetlenül – egységes szervezet, mely a képviselő-testület felügyelete alatt működik. Feladatellátásának és működésének pénzügyi forrása az önkormányzat költségvetésében e célra jóváhagyott előirányzat.
4.) A hivatalt a jegyző – távollétében az aljegyző képviseli. A jegyzői és az aljegyzői tisztség egyidejű betöltetlensége, illetve tartós akadályoztatása esetére- legfeljebb hat hónap időtartamra- a jegyzői feladatokat az igazgatási osztály vezetője látja el.
5.) Egyedi esetekben a jegyző által erre meghatalmazott más személy is jogosult a képviselet ellátására.
6.) A hivatal működési területe Biatorbágy város közigazgatási területe. Illetékessége kiterjed továbbá a jogszabályokon és szerződéses jogviszonyokon alapuló egyéb közigazgatási területen ellátandó feladatokra.
A HIVATAL IRÁNYÍTÁSA ÉS VEZETÉSE
A hivatalt a polgármester irányítja, amely jogköréből eredően
a.) a jegyző javaslatainak figyelembe vételével meghatározza a hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában,
b.) a jegyző javaslatára előterjesztést tesz a képviselő-testület felé a hivatal belső szervezeti tagozódásának, munkarendjének és ügyfélfogadási rendjének meghatározására,
c.) a hatáskörébe tartozó ügyekben a hivatal felé szabályozza a kiadmányozás rendjét,
d.) gyakorolja a munkáltatói jogokat a jegyző tekintetében, valamint az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármester és az intézményvezetők tekintetében,
e.) ellátja a városfejlesztési és stratégiai operatív feladatokat.
A hivatal irányításában az alpolgármester a polgármester irányítása alatt, a polgármester által meghatározott munkamegosztás szerint vesz részt.
A hivatalt a jegyző vezeti. A jegyző a polgármester irányításával szervezi és vezeti a hivatalt:
a.) gondoskodik az Önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról,
b.) felügyel a hivatal tevékenységének törvényességére, ennek körében
- ellenőrzi a hivatal hatósági tevékenységét,
- szükség esetén funkcionális, eseti és célvizsgálatot rendel el,
c.) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az ellenjegyzés és az utalványozás rendjét,
gyakorolja a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselői tekintetében. A kinevezéshez, felmentéshez, jutalmazáshoz – a polgármester által meghatározott körben – a polgármester egyetértése szükséges, továbbá gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az aljegyző tekintetében,
d.) biztosítja a hivatalnál a személyi iratok és a közszolgálati alapnyilvántartás vezetését, illetve azok előírás szerinti kezelését,
e.) gondoskodik a feladatellátás személyi, tárgyi és technikai feltételeiről, a hivatali munkafegyelem betartásáról, a szakszerű és kulturált ügyfélfogadásról,
f.) szervezi a hivatali szervezetben dolgozó köztisztviselők rendszeres továbbképzését, segíti a dolgozók önképzését, a jó munkahelyi légkör kialakítását,
g.) döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket,
h.) dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester ad át,
i.) tanácskozási joggal vesz részt a Képviselő-testület, a Képviselő-testület bizottságainak ülésén,
j.) tájékoztatja a képviselő-testületet a hivatal munkájáról, feladatai végrehajtásáról rendszeresen beszámol a polgármesternek,
k.) gondoskodik az önkormányzati rendeletek hatályosságáról, jogszabályváltozás esetén jelzi a módosítás szükségességét, általánosságban gondoskodik azok folyamatos felülvizsgálatáról, az SZMSZ mellékleteinek folyamatos, naprakész vezetéséről,
l.) felelős a belső ügyvitel, ügyfélfogadás, ügykezelés megszervezéséért, az irat- és adatvédelem biztosításáért,
m.) részt vesz a Bizottsági elnökök testületi munkát előkészítő ülésein, továbbá a polgármester által szervezett és vezetett munkamegbeszéléseken, kabinetüléseken,
n.) a korszerű munkavégzés technikai feltételeinek állandó szem előtt tartásával igyekszik megteremteni a tervszerű, gyors (egy segítőkész és fegyelmezett közösségre, illetve a feladatok elvégzésének következetes számonkérésére épülő) ügyfélcentrikus ügyintézést,
o.) a pénzügyi, ügyrendi és stratégiai kérdésekkel foglalkozó bizottság ülésein rendszeresen beszámol az SZMSZ (benne a hivatali etikai kódex és ügyfélszolgálati nyilatkozat) hatályosulásáról, a személyi változásokról, a hivatal szervezeti működésének hatékonyágáról és belső kommunikációjának színvonaláról, a helyettesítési rend gyakorlati megvalósulásáról, a munkaerő gazdálkodási és a képzési rendszer változásairól, eredményességéről,
p.) ellátja az adóhatósági feladatokat,
q.) irányítja a hivatalra háruló statisztikai adatszolgáltatások teljesítését,
r.) irányítja az országgyűlési és települési képviselők választásával kapcsolatos hivatali munkát,
s.) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben,
t.) jelzi a képviselő-testületnek, a képviselő-testület szervének és a polgármesternek, ha a döntésük, működésük jogszabálysértő,
u.) irányítja a talált dolgok kezelésével kapcsolatos feladatok ellátását.
A hivatal vezetésében a jegyzőt – az általa meghatározott feladatkörben - az aljegyző segíti.
A HIVATAL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE
A hivatal belső szervezeti tagozódását és létszámát a képviselő- testület állapítja meg.
A szervezeti felépítésének ábráját az SZMSZ 1. számú melléklete tartalmazza. A hivatal belső szervezeti egységeinek, csoportjainak megnevezése:
A polgármesteri hivatal szervezeti egységei:
a) Adóügyi Osztály
aa) Adóigazgatási csoport
ab) Végrehajtási- és ellenőrzési csoport
b) Igazgatási Osztály
ba) Általános igazgatási és ügyviteli csoport bb) Hatósági és anyakönyvi csoport
c) Pénzügyi Osztály
d) Szervezési Osztály
da) Szervezési csoport db) Jegyzői csoport dc) Főépítészi csoport dd) Pályázati csoport
e) Műszaki Osztály
ea) Mélyépítési– és közterületi csoport eb) Magasépítési csoport
ec) Önkormányzati rendészeti csoport
f) Polgármesteri Kabineti Xxxxx
Humánerőforrás referensek – jegyzői közvetlen irányítás alatt
A hivatal belső szervezeti egységeinek (osztályainak) élén az osztályvezető áll, akit a jegyző – a polgármester egyetértésével – kizárólag jogszabályban meghatározott felsőfokú iskolai végzettséggel, közigazgatási szakvizsgával, vagy azzal egyenértékű képesítéssel rendelkező köztisztviselők közül határozatlan időre bíz meg.
A Polgármesteri Kabineti Xxxxx élén irodavezető áll, az osztályvezetőkkel azonos vezetői beosztásban, és feladatokkal. Az irodavezetőt a polgármester bízza meg határozott időre a Polgármesteri Kabineti Xxxxx vezetésére.
Az osztályvezetők feladatai:
a.) szervezik és ellenőrzik a napi munkát, a döntések előkészítését és végrehajtását, az osztály feladatainak ellátását,
b.) gondoskodnak az adott szervezeti egységhez tartozó bizottságok munkájának szakmai segítéséről, a bizottsági működéssel kapcsolatos ügyviteli teendők ellátásáról,
c.) gondoskodnak az osztály feladatkörét érintő előterjesztések, döntési javaslatok, programok és tervek összeállításáról és időbeni leadásáról,
d.) gondoskodnak az osztály feladatköréhez kapcsolódó ügyek szakszerű és törvényes intézéséről, a kulturált ügyfélfogadásról és tájékoztatásról,
e.) elkészítik és folyamatosan felülvizsgálják az osztály feladatköréhez tartozó szabályzatokat,
f.) biztosítják hivatalon belül a többi szervezeti egységgel és kifelé az érintett szervekkel, intézményekkel való kapcsolattartást,
g.) gyakorolják a jegyző által részükre átruházott munkáltatói jogokat,
h.) felelősek a Polgármesteri Xxxxxxx Szervezeti és Működési Szabályzata –
területét érintő – mellékleteinek naprakészen tartásáért, felülvizsgálatáért,
i.) felelősek az osztályon dolgozók munkaköri leírásainak elkészítéséért.
3.) Az osztályvezető-helyettesek /csoportvezetők
A belső szervezeti egységen belül működő munkacsoport vezetésével felsőfokú iskolai végzettséggel rendelkező köztisztviselőt osztályvezető-helyettesi, a kiemelkedő szakmai munkát végző, kellő közigazgatási gyakorlattal rendelkező felsőfokú, vagy középfokú iskolai végzettségű köztisztviselőt csoportvezetői címmel bízhat meg a jegyző.
Az osztályvezető-helyettes (csoportvezető) feladatai:
a.) a feladatköröknek, ill. a munkaköri leírásnak megfelelően vezeti a csoportot,
b.) meghatározza az ügyintézők és az ügyviteli dolgozó részletes feladatait,
c.) eljár mindazon ügyekben, amelyekkel az osztályvezető megbízza, d.) megbízás alapján helyettesíti az osztályvezetőt,
4.) A referens:
Egy-egy önkormányzati szakterület felügyeletére, feladatainak, ügyeinek folyamatos képviseletére referenseket alkalmazunk. A referens megfelelő szakirányú végzettséggel rendelkezik. A hivatal az alábbi önkormányzati kötelező szakfeladatokra vonatkozóan tart fenn referensi státuszt:
• közbeszerzési és egészségügyi referens,
• jogi és szervezési referens,
• köznevelési és közművelődési referens,
• humánerőforrás referens
• ifjúsági referens
A referens általános feladatai:
a.) adott önkormányzati szakterület feladatainak, ügyeinek folyamatos képviselete és végrehajtásuk elősegítése,
b.) a szakterületéhez tartozó szervezetekkel való kapcsolattartás,
c.) napirendi javaslatok megtétele és előterjesztések készítése a képviselő-testület és bizottságai üléseire,
d.) szakterületét érintő döntések, feladatok végrehajtása, ill. végrehajtásának figyelemmel kísérése,
e.) kimutatások, elemzések készítése,
f.) javaslatok megfogalmazása a szakterületét érintő folyamatok fejlesztésére, feladatok szakszerűbb ellátására, segíti a megfelelő szakbizottsági elnök valamint a szakterületi tanácsnokok munkáját, mind szakmai, mind adminisztratív területen,
g.) figyelemmel kíséri, és külön megbízás alapján, igény szerint szakterületén képviseli az önkormányzatot a városi, testvérvárosi kapcsolatokban,
h.) meghívás alapján részt vesz a szakterületéhez tartozó városi, intézményi rendezvényeken,
i.) naprakészen követi a szakterületét érintő jogszabályokat, közéleti eseményeket, részt vesz a vezetői értekezleteken.
a.) a munkaköri leírásában meghatározott feladatok elvégzése, az államigazgatási ügyek érdemi döntésre való előkészítése, ill. ilyen irányú felhatalmazás esetén a kiadmányozása,
b.) szakértelemmel foglalkozik a rábízott területtel összefüggő valamennyi kérdéssel, felelős a saját tevékenységéért és munkaterületén a törvényesség betartásáért,
c.) a munkaköri leírásban részére megállapított, ill. a vezetője által kiadott feladatokat a kapott utasítások és határidők figyelembevételével végzi,
d.) felelős a munkavégzés céljából rendelkezésére bocsátott helyiség /iroda/ rendjéért a leltári, felszerelési és berendezési tárgyak megóvásáért,
e.) felelős az SZMSZ – területét érintő – mellékleteinek módosításáért.
a.) gondoskodik az adminisztrációs feladatok ellátásáról, az ügyiratok átvételéről, iktatásáról, a kiadmánytervezeteknek az ügyintéző útmutatása szerinti gépeléséről, sokszorosításáról, továbbításáról,
b.) ellátja mindazokat a nem érdemi jellegű feladatokat, amelyekkel a vezetője megbízza.
7.) A munkaszerződéssel foglalkoztatott alkalmazott
a.) biztosítja a hivatal napi működését,
b.) ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a vezetője megbízza.
A hivatal valamennyi munkavállalója munkája során köteles Magyarország Alaptörvényét, alkotmányos jogszabályait megtartani. Az állami és szolgálati titkot megőrizni, hivatali kötelességét részrehajlás nélkül, lelkiismeretesen, becsületesen, a jogszabályoknak megfelelően, pontosan, etikusan, az emberi méltóságot feltétlenül tiszteletben tartva, a legjobb tudása szerint a nemzet és az Önkormányzat érdekeinek szolgálatával teljesíteni. A hivatalban és azon kívül példamutatóan viselkedni, az Ügyfélszolgálati Nyilatkozat (az SZMSZ 6. számú melléklete) és az Etikai kódex (az SZMSZ 7. számú melléklete) előírásait betartani.
V.
A HIVATAL ALAPVETŐ FELADATAI
I. A hivatali feladat- és hatáskör meghatározás szabályai:
A hivatal munkatársai feladataikat munkaköri leírásban, az éves teljesítménykövetelményekben és a teljesítménykitűzésben meghatározottak, valamint a jogszabályok és alábbi normák betartásával végzik:
a.) jogszabályok, testületi-bizottsági határozatok,
b.) polgármesteri utasítások,
c.) jegyzői utasítások,
d.) emlékeztetőkben, jegyzőkönyvekben meghatározott feladatok, hivatali felettes írásbeli, szóbeli utasítása alapján, ideértve az ügyiratkezelés során tett intézkedést, szignálást.
1.) A hivatal a meghatározott tevékenységi körébe tartozó - ügyintézői, döntés előkészítő-, végrehajtó és szervező - feladatait a következő munkamegosztásban látja el.
2.) A hivatal általános munkarendjét, heti ügyfélfogadási rendjét, a Képviselő-testület SZMSZ vonatkozó része tartalmazza.
3.) A jegyző, mint a munkáltatói jogok gyakorlója a fenti általános munkarendtől eltérően eseti munkarendet kizárólag a polgármester beleegyezésével rendelhet el.
4.) Minden szervezeti egységre vonatkozó általános feladatok az osztályvezetők részére:
a.) a hivatali működéssel kapcsolatosan:
- az osztályvezetők – az SZMSZ elfogadását követő 15 napon belül - elkészítik, majd folyamatosan karbantartják az osztály ügyrendjét. Az ügyrend tartalmára vonatkozó leírást az SZMSZ 5. számú melléklete tartalmazza.
- szakterületüket érintően a döntések végrehajtása, illetőleg annak szervezése,
- a képviselők és bizottsági tagok e megbízatással összefüggő munkájához a szükséges szakmai segítségnyújtás, információ és tájékoztatás megadása,
- hivatali ügyfélfogadás és ügyintézés a feladatkörbe tartozó ügyekben,
- a feladatellátás során megfelelő koordináció és együttműködés a többi részegységgel.
b.) a képviselő-testület és bizottságai működésével összefüggésben:
- a testületek és tisztségviselők munkájának szakmai és adminisztratív segítése, döntéseik előkészítése,
- a feladatkörrel összefüggő képviselő-testületi és bizottsági, nemzetiségi önkormányzati előterjesztések elkészítése, leírása,
- koordinálja az önkormányzati ülések előkészítésével kapcsolatos bizottsági üléseket,
- a bizottsági-testületi döntés előkészítő tevékenység támogatását, a bizottsági referensi munkát, az előterjesztések elkészítését a jegyzői utasítás szerint kell elvégezni,
- a Biatorbágyi Értéktár Bizottság munkájának támogatása.
5.) Az ellátandó, és szakfeladat rend szerint (szakfeladat számmal és megnevezéssel) besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységek meghatározó jogszabályok megjelölését az SZMSZ 2. számú melléklete tartalmazza.
III. Az egyes szervezeti egységek önálló feladatköre 1.) Adóügyi Osztály feladatai:
1.1. Adóigazgatási csoport
a) a hatáskörébe utalt központi és helyi adók adatbejelentésével/bevallásával, megállapításával, kivetésével, közlésével, nyilvántartásával, beszedésével, a befizetések kezelésével, elszámolásával, részletfizetés, halasztás engedélyezésével, az adó mérséklésével és elengedésével, törlésével, és az adókra vonatkozó adatgyűjtéssel kapcsolatos feladatok ellátása,
b) helyi adórendeletek előkészítése,
c) a 2021. január 1-jét megelőző időszakra eső gépjárműadó-kötelezettséggel összefüggő adóhatósági feladatok ellátása,
d) adók számítógépes nyilvántartása, adóbevételek könyvelése,
e) adó- és értékbizonyítvány, adóigazolás, valamint perköltségmentességhez szükséges igazolás kiadása,
f) statisztikai adatszolgáltatások teljesítése,
g) megkeresésére vagyoni bizonyítvány kiállítása,
h) az adókötelezettségek teljesítésének elősegítése érdekében az adójogszabályok előírásairól a gazdálkodó szervezetek és a település lakosságának tájékoztatása,
i) havonta, illetve negyedévente adatok szolgáltatása a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztálya részére,
j) az önkormányzat gazdálkodásának megalapozásához bevételi javaslatok, koncepciók, elemzések kidolgozása,
k) a költségvetés számára az elvárt helyi adók kiszámítása,
l) jogszabályi előírások alapján a központi költségvetés részére adatok szolgáltatása a Magyar Államkincstáron keresztül,
m) adat szolgáltatása a Magyar Államkincstár számára az önkormányzati adórendelet, valamint annak módosítása hatályba lépését megelőző hónap 5. napjáig,
n) az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos nyomtatványok karbantartásával, szerkesztésével és az elektronikus úton beküldött ügyiratok feldolgozásával összefüggő feladatok ellátása,
o) az Adóügyi Osztály ügyiratkezelésével, iktatással, irattározással, postázással kapcsolatos feladatainak ellátása.
1.2. Végrehajtási- és ellenőrzési csoport
a) a hatáskörébe utalt központi és helyi adók behajtásával, kapcsolatos feladatok ellátása,
b) adóellenőrzések és adófeltárási tevékenység végzése,
c) csőd-, felszámolás-, végelszámolási ügyekben hitelezői igény érvényesítése,
d) adók módjára behajtandó köztartozások végrehajtásával kapcsolatos ügyek intézése,
e) az Adóügyi Osztály ügyiratkezelésével, iktatással, irattározással, postázással kapcsolatos feladatainak ellátása.
2.) Pénzügyi Osztály (Gazdasági Szervezet) feladatai:
a.) a költségvetési bevételekre vonatkozó számítások elvégzése, a kiadási igények felmérése,
b.) az önkormányzat és intézményei éves, költségvetési javaslatának és a végrehajtásról szóló beszámolók tervezetének összeállítása, a polgármesteri hivatal gazdálkodási körébe vont szakfeladatok és intézmények tekintetében,
c.) az operatív pénzügyi gazdálkodás lebonyolítása,
d.) megrendelések, kifizetések, utalások teljesítése, a bevételek és kiadások könyvelése, bizonylatolása, állóeszköz- anyag, fogyóeszköz (szerszám) és készletbeszerzés-gazdálkodás, leltározás, selejtezés, pénzforgalmi információ és pénzügyi adatszolgáltatások, házipénztár kezelése, bankszámla forgalom,
e.) likviditás biztosítása,
f.) az előírt számviteli és pénzügyi- gazdálkodási nyilvántartások vezetése, intézkedés a bevételi hátralék beszedésére, számlázási ügyintézés,
g.) az előírt számviteli, pénzügyi és gazdasági szabályzatok elkészítése és aktualizálása,
h.) a kifizetéseket terhelő levonások elszámolása és intézése,
i.) a költségvetési gazdálkodással összefüggő számlakezelés, kötelezettségvállalás, érvényesítés, ellenjegyzés, szakmai teljesítésigazolás, teljességi ellenőrzés,
j.) az intézmények pénzellátása, gazdálkodásuk figyelemmel kísérése, pénzmaradványaik felülvizsgálata,
k.) a hivatali és az intézményi költségvetést érintő adóelszámolások elkészítése, l.) normatíva igénylés és elszámolás, jövedelempótló támogatás igénylése,
m.) a költségvetés tervezése és végrehajtása körében szükséges döntések és intézkedések előkészítése, illetőleg megtétele,
n.) kötelezettségvállalások nyilvántartása
o.) a Magyar Államkincstárral való kapcsolattartás és annak adatszolgáltatás nyújtása.
3.) Szervezési Osztály feladatai:
a.) szervezi az önkormányzati ülések előkészítését, az előterjesztések összeállítását, gondoskodik a meghívók és az anyagok kiküldéséről,
b.) elkészíti a képviselő-testületi ülések jegyzőkönyvét, rögzíti a határozatokat és rendeleteket, gondoskodik megküldésükről, a felelősök és a végrehajtásban érintettek részére.
c.) figyelemmel kíséri az önkormányzati döntések végrehajtását, részt vesz azok megszervezésében és ellenőrzésében, szervezi, hogy a végrehajtás helyzetéről a döntéshozó testületek tájékoztatása megtörténjen,
d.) a helyi nemzetiségi önkormányzatok működésével kapcsolatos ügyviteli és szervezési feladatok ellátása,
e.) igény szerint közreműködik a tisztségviselői intézkedések, levelezések előkészítésében,
f.) nyilvántartja és közzé teszi a képviselő-testületi határozatokat és az önkormányzati rendeleteket,
g.) ellátja a honvédelmi igazgatással, polgári védelemmel és a helyi védelmi bizottság működésével kapcsolatos ügyintézői, döntés előkészítő és végrehajtás szervező helyi feladatokat,
h.) a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítése az adatvédelmi tisztviselő bevonásával,
i.) informatikai (hálózatüzemeltetési) rendszergazdai feladatok ellátása a polgármesteri hivatalban,
j.) a városi honlapon a következők közzététele:
- a bizottsági és a testületi üléseken felvett jegyzőkönyvek,
- a helyi nemzetiségi önkormányzat jegyzőkönyve, határozatai,
k.) ellátja a jegyző és az aljegyző munkájához kapcsolódó operatív és adminisztratív feladatokat,
l.) üzletek és a piac működésével, a telepengedély, illetve a telep létesítésének bejelentésével, zenés, táncos rendezvényekkel, valamint a szálláshely- szolgáltatási tevékenységgel kapcsolatos engedélyezési, ellenőrzési feladatok ellátása,
m.) a jegyző hatáskörébe tartozó birtokvédelmi ügyek intézése,
n.) a jegyző állategészségügyi igazgatással kapcsolatos feladat- és hatáskörei (zárlat, méhészet, stb.),
o.) a jegyző veszélyes ebekkel, állatok tartásával kapcsolatos feladat- és hatáskörei, p.) a jegyző állatok védelmével, nyilvántartásával kapcsolatos feladat- és hatáskörei.
3.2. Szervezési csoport
a.) támogatja a képviselő-testület bizottságainak működését a bizottságokhoz kijelölt referenseken keresztül,
b.) segíti a testületek működésére vonatkozó jogszabályok alkalmazását, közreműködik a képviselő-testület és a bizottságok összehangolt működésének, döntéseik törvényességének biztosításában, elkészíti a képviselő-testület munkatervére vonatkozó javaslatot,
c.) felülvizsgálja az előterjesztéseket és döntéstervezeteket, közreműködik a határozat – és rendelettervezetek szerkesztésében, illetve azok véglegesítésben,
d.) összehangolja a képviselő-testület és a bizottságok működésével kapcsolatos hivatali teendőket, illetve azok végrehajtását,
e.) koordinálja, hogy a bizottsági állásfoglalások és javaslatok a képviselő-testület elé kerüljenek, illetve az érintettekhez eljussanak,
f.) az önkormányzat alapítványaival kapcsolatos alapítói döntések és intézkedések előkészítése, valamint azok végrehajtásának segítése,
g.) előkészíti a képviselők díjazásával összefüggő intézkedéseket,
h.) részt vesz a választások és népszavazások előkészítésével kapcsolatos hivatali teendők ellátásában,
i.) ellátja az intézmény-felügyelettel kapcsolatos feladat- és hatásköröket,
j.) ellátja az egészségügyi alapellátással, az egészséges életmód segítését célzó szolgáltatásokkal kapcsolatos feladat- és hatásköröket,
3.3. Főépítészi csoport feladatai
a.) információszolgáltatás az állampolgárok részére az építésügyi hatósági ügyintézésük elősegítése érdekében,
b.) a főépítészi tevékenység adminisztratív támogatása, szükség esetén napi kapcsolattartás a főépítésszel, levelek, információk kölcsönös cseréje, konzultációk, közreműködés a településképpel kapcsolatos főépítészi tevékenység ellátásában, a bejelentési és véleményezési eljárások lefolytatásában,
c.) helyi védelem alatt álló értékek nyilvántartása,
d.) Helyi Építési Szabályzattal kapcsolatos szakhatósági nyilatkozatok készítése,
e.) településkép védelmi pályázatok kiírása, szerződéskötés, megvalósulás ellenőrzése.
3.4. Pályázati csoport feladatai
a.) Pályázatfigyelés és pályázatírás megszervezése., aktív, segítő közreműködés a megvalósításban.
b.) Ifjúsági, köznevelési és civil pályázati rendszer működtetése,
c.)
4.) Igazgatási Osztály feladatai:
4.1.) Általános Igazgatási és Ügyviteli Csoport
a.) a gyermekjóléti támogatásokkal (segélyezéssel), személyes gondoskodást nyújtó gyermekjóléti ellátásokkal kapcsolatos ügyek,
b.) gyermekjóléti ellátások elektronikus nyilvántartási rendszerekben történő vezetése,
c.) hozzátartozók közötti erőszak miatt alkalmazható távoltartásról szóló törvény szerinti családvédelmi koordinációért felelős szerv feladatainak ellátása,
d.) népesség-nyilvántartási, lakcím-bejelentési ügyek, adatrögzítés a Központi Cím Regiszterben (KCR), Központi Statisztikai Hivatal által szervezett népszámlálások koordinálása,
e.) kijelölt munkahelyként a közérdekű munka végrehajtásával kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása,
f.) hatósági bizonyítványok (egy lakcímen bejelentett személyekről, lakás rendeltetési egységeinek számáról) és életbenléti igazolások kiállítása, igazolás kiállítása a szociálisan rászoruló személyként a védendő fogyasztók nyilvántartásába történő felvételről,
g.) ebösszeírás megszervezése, ebnyilvántartás vezetésének koordinálása,
h.) a választások és népszavazások előkészítésével kapcsolatos hivatali teendők ellátása és a Választási Kommunikációs Rendszer (VÁKIR), valamint a Nemzeti Választási Rendszer (NVR) működtetése,
i.) Bursa Hungarica Önkormányzati Ösztöndíjpályázattal kapcsolatos döntés előkészítés,
j.) éves tüdőszűrés és egyéb szűrések előkészítése (helyszín előkészítése, lakosság tájékoztatása, érintettek részére névre szóló értesítők kiküldése),
k.) Téli szomszédolás akcióprogram, Szociálpolitikai Kerekasztal működtetése, Idősügyi Tanács működésének koordinálása, Helyi Esélyegyenlőségi Program és Idősügyi Koncepció elkészítése, felülvizsgálatának előkészítése,
l.) útvonalengedélyek kiadása, kezelése,
m.)építéshatósági iratkikérések teljesítése építéshatóság felé,
n.) központi iktatás végzése és az iktatott iratanyag irattári kezelése,
o.) a hivatal ügyfélszolgálati, lakosság tájékoztatásával kapcsolatos minden feladat ellátása, ügyfélszolgálati időben az ügyfél-tájékoztató működtetése,
p.) telefonközpont működtetése,
q.) önkormányzat, polgármesteri hivatal rendezvényei szervezésének segítése.
4.2.) Hatósági és Anyakönyvi Csoport
a.) felnőttkorúak szociális támogatásával (segélyezésével), személyes gondoskodást nyújtó szociális ellátásával kapcsolatos ügyek intézése,
b.) jegyzői gyámhatósági feladat- és hatáskörbe tartozó ügyek: teljes hatályú apai elismerő nyilatkozat felvétele, családi jogállás rendezése, gyámhatósági ügyekben megkeresésre környezettanulmány készítése, ismeretlen szülőktől származó gyermek és képzelt szülők adatainak megállapítása, rendszeres gyermekvédelmi kedvezményre jogosult gyermek, nagykorúvá vált gyermek hátrányos és halmozottan hátrányos helyzetének megállapítása,
c.) helyi lakásépítési- vásárlási támogatás iránti kérelmek intézése, jogszabályban foglalt feltételek esetén a lakáscélú állami támogatásokkal kapcsolatos feladatok ellátása,
d.) hulladékgazdálkodási díj megfizetése alóli mentességgel kapcsolatos ügyek intézése,
e.) anyakönyvi ügyintézés (születés, házasság és haláleset felvétele és rögzítése az elektronikus anyakönyvi (EAK) rendszerben), szertartásokon való közreműködés,
f.) névváltoztatási és névviselési ügyek, állampolgársági eskü letételével kapcsolatos ügyintézés,
g.) hagyatéki leltározással, a jegyző hatáskörébe utalt talált dolgok és robbanóanyagok bejelentésével kapcsolatos feladatok ellátása,
h.) házszám megállapítással kapcsolatos feladatok ellátása, meglévő házszámról hatósági bizonyítványok kiállítása,
i.) szociális ellátások elektronikus nyilvántartási rendszerekben történő vezetése, j.) az osztály tevékenységét érintő statisztikai adatszolgáltatások teljesítése,
beszámolók készítése, 5.) Műszaki Osztály feladatai:
5.1. Mélyépítési- és közterületi csoport:
a.) önkormányzati beruházások előkészítése, szervezése, valamint közreműködés állami beruházások előkészítésében és bonyolításában,
b.) az önkormányzat beruházási-építési célú pályázatainak előkészítése, végrehajtása,
c.) az önkormányzat, beruházással kapcsolatos közbeszerzéseinek előkészítése, d.) a jegyző növényvédelemmel kapcsolatos feladat- és hatáskörei,
e.) az önkormányzat és a jegyző környezet- és természetvédelemmel kapcsolatos feladat- és hatáskörei,
f.) az önkormányzat és a jegyző közlekedési igazgatással kapcsolatos feladat- és hatáskörei,
g.) az önkormányzat és a jegyző vízügyi igazgatással kapcsolatos feladat- és hatáskörei, az önkormányzat és a jegyző hírközlési igazgatással kapcsolatos feladat- és hatáskörei,
h.) a jegyző hulladékgazdálkodással kapcsolatos feladat és hatásköre,
i.) az önkormányzat tulajdonában lévő zárt csapadékvíz hálózat üzemeltetésének megszervezése a Városgondnoksággal együttműködve,
j.) önkormányzati utak fenntartásával, karbantartásával, úthibák megszüntetésével, balesetmentes közlekedés biztosításával kapcsolatos feladatok ellátása,
k.) a polgármester közútkezelői hatáskörébe utalt feladatok ellátása,
l.) önkormányzat közterületi tulajdonosi jogaival kapcsolatos ügyintézés, m.) közösségi közlekedéssel kapcsolatos ügyintézés,
n.) Környezetvédelmi Alap, Összefogás Építési Alap, szerződéskötés, megvalósulás ellenőrzése,
o.) E-közmű kezelése,
p.) zaj- és rezgésvédelmi ügyek elbírálása,
5.2. Magasépítési csoport
a.) az önkormányzati magasépítési beruházásainak előkészítése, szervezése, valamint közreműködés állami beruházások előkészítésében és bonyolításában,
b.) az önkormányzat beruházási-építési célú pályázatainak előkészítése, végrehajtása,
c.) mint mérnöki iroda, a rendelkezésre álló tapasztalatok és dokumentumok alapján összeállítja, naprakészen tartja az önkormányzati tulajdonú épületek építési dokumentációját (meglévő ismeretek, szerződések, tervek, rajzok, fényképek, adatok gyűjteménye), - mely a Városgondnokság karbantartási, gondnoki feladatainak szakmai hátteréül is szolgál – és ez alapján a költségvetést megelőzően egyeztetést tart az általa készített éves beruházási és a Városgondnokság által készített karbantartási-felújítási ütemtervekkel kapcsolatban,
d.) az önkormányzati építési beruházások szavatossági és jótállási ügyeinek intézése.
5.3. Önkormányzati rendészeti csoport
a) közterület-felügyeleti hatáskörrel összefüggő hatósági eljárások lefolytatása,
b) mezei őrszolgálati hatáskör gyakorlása,
c) belterületi és külterületi járőrszolgálat biztosítása,
d) együttműködés keretében a rendőrséggel, a helyi polgárőr egyesülettel, az önkormányzattal kapcsolatban álló közbiztonsági, bűnmegelőzési feladatot ellátó magánbiztonsági szolgáltatóval folyamatos kapcsolattartás, esetenként közös feladatellátás,
e) önkormányzati tulajdonú közterületi képfelvevő berendezés (térfigyelő kamera rendszer) kezelése az 1999. évi LXIII. törvény rendelkezései szerinti, illetve kapcsolattartás a térfigyelő rendszer karbantartójával, adatfeldolgozójával,
f) helyi piac biztonságos és jogszerű működésének megszervezésében való közreműködés,
g) levegő tisztaságával kapcsolatos bejelentések, észrevételek kezelésének segítése, esetleges szennyező források feltárásában való közreműködés, szennyezés esetén az elhárításban való közreműködés, javaslattétel,
h) talajszennyezéssel kapcsolatos bejelentések, észrevételek kezelésének segítése, esetleges szennyező források feltárásában való közreműködés, szennyezés esetén az elhárításban való közreműködés, javaslattétel,
i) közreműködés a hulladékelhelyezési problémák feltárásában, megoldásában,
j) a települési környezet tisztaságának biztosításában való közreműködés,
k) rendészeti jellegű szabályokat tartalmazó önkormányzati rendeletekben foglalt magatartási normák ellenőrzése, közösségi együttélés szabályainak megsértése esetén eljárások lefolytatása, helyszíni bírság vagy más intézkedés alkalmazása,
l) fesztiválok ellenőrzése,
m) közparkok és egyéb közterületek fenntartásának figyelemmel kísérése,
n) önkormányzati fenntartású játszóterek ellenőrzése,
o) önkormányzati tulajdonban álló utak, jelzőtáblák ellenőrzése, pótlásra, javításra javaslattétel, pótlás, javítás esetén a pótlási, javítási munkák ellenőrzése.
6. Belső ellenőr feladatai (megbízási szerződés alapján)
a.) végzi az önkormányzat fenntartásban lévő intézmények felügyeleti jellegű pénzügyi-, gazdasági ellenőrzését, összeállítja az ellenőrzési terveket és programokat,
b.) összegzi és írásba foglalja az ellenőrzések tapasztalatait, javaslatot készít a feltárt hiányosságok megszüntetésére és ezzel kapcsolatos intézkedések megtételére,
c.) közreműködik az intézmények éves költségvetésének és zárszámadási beszámolójának felülvizsgálatában, a költségvetést érintő intézményi adatszolgáltatás megszervezésében,
d.) ellátja a hivatal és az önkormányzati intézmények költségvetési gazdálkodásának belső ellenőrzését.
7. Polgármesteri Kabineti Xxxxx feladatai:
A Polgármesteri Kabineti Xxxxx közvetlenül a polgármester irányítása alatt álló szervezeti egység, amelynek elsődleges feladata a választott tisztségviselők, (polgármester, alpolgármester) munkájának segítése mellett, az ezzel összefüggő vezetési, irányítási, szervezési, technikai és adminisztrációs teendők ellátása. Az önkormányzati működés középpontja, a polgármesteri irányítás és a Hivatal közös alkotó tevékenységének állandó kiinduló és ellenőrző pontja.
A Polgármesteri Kabineti Xxxxx speciális feladatai
a. A település polgáraival, társadalmi és civil szervezetekkel, a településen működő intézményekkel, más önkormányzatokkal, valamint az egyházakkal való kapcsolat és együttműködés szervezése.
b. Az önkormányzat gazdasági társaságainak felügyelete és irányítása.
c. Az önkormányzati rendezvények szervezésének felügyelete.
d. A testvérvárosi kapcsolatokkal összefüggő éves feladatok előkészítése és végrehajtásuk biztosítása.
e. A Polgármesteri Kabineti Xxxxx ügykezelési, ügyviteli és operatív feladatainak ellátása.
f. A közművelődési és kulturális intézmények irányításával kapcsolatos fenntartói döntések előkészítése.
g. Köznevelési rendezvények szakmai előkészítése, megvalósítása
h. A városvezetők protokolláris megjelenésének előkészítése.
i. Az önkormányzat külső és belső média-megjelenéseinek koordinálása.
j. Helyi, megyei és országos kitüntetési javaslatok, felterjesztések döntés- előkészítése
k. Koncepciók, felmérések készíttetése.
l. A település ifjúsági ügyeinek koordinálása, kapcsolattartás a testvértelepülési és egyéb szakmai-ifjúsági szervezetekkel.
m. Az Ifjúsági Információs Pont és Közösségi Tér működtetése.
A kabinet ülés heti rendszerességgel működik, a polgármester hívja össze.
A kabinet ülés állandó tagjai: polgármester, alpolgármesterek, jegyző, aljegyző, polgármesteri kabineti irodavezető, kommunikációs tanácsadó. Szükség esetén, az aktuális témaköröknek megfelelően a kabineti üléseken felkért meghívottként kötelezően részt vesznek a főépítész, az osztályvezetők, a városgondnokság vezetője és az aktuális témakörökért felelős egyéb meghívottak.
Humánerőforrás referensek feladatai – közvetlen jegyzői irányítás alatt
1. hivatal és intézmény vezetői dolgozók, valamint a közfoglalkoztatásban résztvevők kinevezési, átsorolási jogviszony módosítási és megszűnési iratának elkészítése a KIRA programban, és azok felterjesztése a Magyar Államkincstár felé,
2. kezeli a polgármesteri hivatalban dolgozók személyi anyagát, és velük kapcsolatosan előkészíti a személyügyi döntéseket,
3. az önkormányzati intézményvezetők személyi anyagának kezelése, az őket érintő személyügyi döntések és minősítések előkészítése,
4. vezeti a közszolgálati alapnyilvántartást és erről előírás szerint adatszolgáltatást, végez,
5. szabadság, betegállomány egyéb távollét jelentése havonta a Magyar Államkincstár felé,
6. a polgármesteri hivatalban lévő üres álláshelyek betöltésével kapcsolatos pályázatok adminisztrációjának és a beérkezett anyagoknak a kezelése,
7. a polgármesteri hivatal dolgozóinak képzésével, továbbképzésével, vizsgáztatásával kapcsolatos ügyintézés,
8. a polgármesteri hivatal köztisztviselőinek teljesítményértékelés előkészítésével kapcsolatos adminisztrációs feladatok,
9. vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatos feladatok,
10. a polgármesteri hivatal dolgozóival kapcsolatos nem rendszeres bérszámfejtési feladatok,
11. vezeti a hivatali bélyegzők nyilvántartását
12. a városi honlapon a következők közzététele:
- az egységes szerkezetbe foglalt önkormányzati rendeletek, rendeletmódosítások,
- bizottsági és képviselő-testületi ülés meghívói, előterjesztései,
- képviselő- testület határozatai,
- a képviselő- testület és a bizottságok tagjainak neve és elérhetősége, vállalt tisztségeik,
- a bizottság átruházott hatáskörben hozott határozatai,
- a választási eljárásokkal kapcsolatos dokmentumok, tájékoztatók,
- a helyi nemzetiségi önkormányzat meghívói, határozatai, jegyzőkönyvei,
- népszámlálással kapcsolatos információk, tájékoztatók,
- az önkormányzat intézményeinek neve, székhelye, vezetőjének neve, elérhetősége,
- Beszerzési Szabályzat alapján közzéteendő ajánlati felhívások,
- közérdekű adatok,
- ügyfélfogatási idő és az Ügyfélszolgálat nyitvatartási rendje,
- a Polgármesteri Hivatal ügyintézőinek szervezeten belüli besorolása, elérhetőségei, általuk ellátott feladatok megjelölése,
- a jegyző hatásköréből adódó feladatokkal kapcsolatos tájékoztatók, álláshirdetések, pályázatok, nyomtatványok
VAGYONNYILATKOZAT-TÉTELRE KÖTELEZETTEK, A KÉPZETTSÉGI PÓTLÉKRA JOGOSULTAK, VALAMINT AZ ADOMÁNYOZHATÓ SZAKMAI CÍMEK SZÁMÁNAK MEGHATÁROZÁSÁRÓL
1.) A vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett munkakörök jegyzékét 3. számú melléklet tartalmazza.
2.) A képzettségi pótlékra jogosító munkakörök jegyzékét a 4. számú melléklet tartalmazza.
3.) A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. tv. 127. §-a alapján adományozható szakmai tanácsadói, főtanácsadói címek száma: 3 (három).
4.) Szakmai tanácsadói cím annak az I. besorolási osztályba tartozó, szakmai gyakorlattal és közigazgatási vagy jogi szakvizsgával, illetve teljes körűen közigazgatási jellegűnek minősített tudományos fokozattal rendelkező köztisztviselőnek; szakmai főtanácsadói cím annak az I. besorolási osztályba tartozó, szakmai gyakorlattal és közigazgatási vagy jogi szakvizsgával, illetve teljes körűen közigazgatási jellegűnek minősített tudományos fokozattal rendelkező köztisztviselőnek adományozható, aki „kiválóan alkalmas” minősítésű.
A BIZOTTSÁGI – TESTÜLETI JEGYZŐKÖNYVEZÉSI FELADATOK ELLÁTÁSÁRÓL
1.) A bizottsági és a testületi ülések meghívójának elkészítéséért, valamint a bizottsági és a testületi üléseken felvett jegyzőkönyvek elkészítéséért a Polgármesteri Xxxxxxx Szervezési Osztálya a felelős.
2.) Az egyes bizottsági ülések napirendjét – a Polgármester által tartott bizottsági elnöki megbeszélések tapasztalatai alapján – valamint az ülésekre készítendő előterjesztések, tájékoztatók tartalmi, formai követelményeit, a Jegyző külön jegyzői kabineti ülésen egyezteti, melyen az aljegyző, Szervezési Osztály munkatársai, osztályvezetők/csoportvezetők, humánerőforrás referens és az előkészítésért felelős kijelölt munkatársak vesznek részt.
3.) A bizottsági és testületi üléseken való részvételért, a hivatal köztisztviselőit díjazás illeti meg, melynek mértéke az egyéni munkaidőt meghaladó időtartamra minden megkezdett óra után bruttó 10.000 Ft.
4.) A Képviselő-testület szervezeti és működési szabályzata értelmében a bizottsági, valamint a testületi ülésekre állandó meghívott az adott ügyben illetékes osztály vezetője, valamint szervezeti egység vezető.
5.) A Képviselő-testületi üléséről felvett jegyzőkönyvek elkészítéséről a Szervezési Osztály gondoskodik. A képviselő-testületi és bizottsági ülések jegyzőkönyveit – figyelembe véve az Mötv.-nek a jegyzőkönyv felterjesztésére vonatkozó rendelkezéseit – az ülést követő 12 napon belül kell elkészíteni.
HIVATALI MUNKAKAPCSOLATOK, A SZERVEZETI EGYSÉGEK KÖZÖTTI KAPCSOLATTARTÁS RENDJE
I. A munkáltatói jogok gyakorlása
1.) A hivatal köztisztviselői tekintetében a munkáltatói jogkört – a polgármester által meghatározott egyetértési jogkör kereteit is figyelembe véve – a jegyző gyakorolja.
2.) A munkaügyi, közszolgálat jogviszonnyal összefüggő egyéb kérdésekben a jegyző által kiadott Közszolgálati Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni.
3.) A belső szervezeti egységek vezetői kötelesek a jegyzőt segíteni a munkáltatói jogok gyakorlása során. Így különösen
a.) az üres álláshelyek betöltésében és a jelentkezők alkalmasságának elbírálásában,
b.) az adott szervezeti egységen belül a hivatali fegyelem és a kölcsönös vezetői- beosztotti információcsere megteremtésében,
c.) az SZMSZ-ben meghatározott és napi feladatok következetes, tervszerű kiadásában és a végrehajtás számonkérésében,
d.) a munkaszervezettség biztosításában.
4.) Egyéb munkaszervezési feladatok
a.) A munkatársak folyamatos helyettesítéséről gondoskodni kell. Ennek megfelelően a dolgozók munkaköri leírása tartalmazza a helyettesítés rendjét.
b.) A szabadság igénybevételének rendjét a jegyző által összeállított szabadságolási ütemterv biztosítja.
1.) A hivatalból való kiszállásokat (helyszíni szemléket, bejárásokat) úgy kell szervezni és ütemezni, hogy ügyfélfogadási időben, valamennyi szakterületen legalább egy hozzáértő ügyintéző vagy vezető a hivatalban elérhető legyen.
2.) Az ügyintézés folyamatossága és az ügyfelek érdemben való kiszolgálása, tájékoztatása érdekében a munkahelyről távollévők hozzáértő munkatárssal való folyamatos helyettesítéséről gondoskodni kell.
III. A hivatalon belüli értekezleti rend
1.) A képviselő-testületi üléseken részt kell vennie a jegyzőnek, az aljegyzőnek, az osztályvezetőknek (távollétükben helyettesüknek), kommunikációs tanácsadónak, a technikai feladatokat ellátó személyeknek, az őket érintő napirendnél a főépítésznek, a humán erőforrás referensnek, az előterjesztés készítőjének.
2.) Negyedévente a hivatal valamennyi dolgozójának részvételével apparátusi értekezletet kell tartani, melynek keretében az elmúlt időszak tevékenységét értékelni kell és az elkövetkezendő időszak főbb feladatait meg kell határozni. Az értékelésről és az iránymutatásról emlékeztetőt kell készíteni. Az apparátusi értekezletet követő három napon belül osztályonként munkaértekezlet tartása kötelező, ahol az apparátusi értekezleten felvetett kérdések, feladatok, problémák képezik az értekezlet tárgyát.
3.) A fentieken túli osztály-, illetve csoport értekezletek összehívása és tárgyköreinek meghatározása az osztályvezető, illetve a csoportvezető feladatköre.
4.) A bizottsági és testületi ülések előkészítése, valamint az ott hozott döntések végrehajtási feladatainak meghatározása érdekében havonta egy alkalommal vezetői értekezletet kell tartani, melyen állandó meghívott a polgármester/alpolgármester, valamint az osztályvezetők (távollétükben helyettesüknek), a humán erőforrás referens.
5.) A vezetői értekezletről írásban emlékeztetőt kell készíteni a feladat, a határidő, valamint a felelős megnevezésével. Az emlékeztető készítése a Szervezési Osztály Jegyzői csoportjának a feladata.
IV. A hivatalon belüli információ-áramlás, együttműködés, kapcsolattartás
A kommunikáció területén törekedni kell a magyar nyelv rendje szerinti képszerű, közérthető fogalmazásra. A hivatal munkatársai egymás között elsősorban
elektronikus úton tartják a napi kapcsolatot belső levelezés (e-mail) segítségével, hálózati mappákon keresztül, valamint telefonon és egyéb kommunikációs és csoportmunka alkalmazások igénybevételével. Ennek érdekében a hivatal munkatársai napi tevékenységük folyamán folyamatosan figyelemmel kísérik a fent megjelölt alkalmazásokon keresztül érkező információkat és megteszik a szükséges intézkedéseket.
KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSÉVEL ÉS VÉGREHAJTÁSÁVAL KAPCSOLATOS ELŐÍRÁSOK
A gazdálkodás szervezeti felépítését, a munkamegosztás és a felelősségvállalás rendjét az intézményekkel létrejött „együttműködési megállapodás” tartalmazza.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
1.) Az SZMSZ 2011. június 1-jén lép hatályba. Hatálybalépésével egyidejűleg a 2009. szeptember 25-én kelt Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint annak módosításai és a Kiadmányozásról szóló 2/2009. (IX.30.) számú jegyzői utasítás hatályukat vesztik.
2.) Az SZMSZ-t Biatorbágy Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 93/2011. (05.26.) Öh. sz. határozatával jóváhagyta és a 128/2011. (06.30.) Öh. számú határozatával, a 6/2012.(01.26.) Öh. számú határozatával és a 15/2014. (I.30.) határozatával, 32/2015. (II. 26.) határozatával, a 216/2015. (XII.3.) határozatával, a 268/2017. (XI. 30.) határozatával, a 142/2018. (V. 31.) határozatával, a 179/2018. (VII. 19.) határozatával, a 202/2021. (X.1.) határozatával, a 205/2022. (VI. 30.), 352/2022. (XI.24.) határozatával, 73/2023. (III.30.), 176/2024. (VIII.28.) határozatával módosította.
3.) Az SZMSZ-t a hivatal valamennyi dolgozójának alaposan meg kell ismerni. Az osztályvezetők a változásokat kötelesek átvezetni és erről munkatársaikat tájékoztatni.
4.) A hivatal dolgozói a munkaköri leírás átvételekor aláírásukkal igazolják, hogy az
SZMSZ-t megismerték.
5.) A szabályzat hatályosulását a jegyző és az osztályvezetők folyamatosan figyelemmel kíséri, illetve gondoskodik annak betartásáról.
Xxxxxxx Xxxxxx xx. Xxxxx Xxxxxx
polgármester jegyző
1. számú melléklet: szervezeti ábra
MELLÉKLETEK
1. POLG
Polgármesteri Kabinet
POLGÁRMESTER
Városgondnokság
Aljegyző
Jegyző
Kabineti Xxxxx
Humán Alpolgármester
Műszaki Alpolgármester
Szervezeti felépítés
Adóügyi Osztály
Igazgatási
Osztály
Pénzügyi Osztály
Szervezési Osztály
HR
Műszaki Osztály
26
2. sz. melléklet:
A hivatal TEÁOR száma: 8411 Általános igazgatás
A polgármesteri hivatal alaptevékenységének kormányzati funkció szerinti besorolása:
kormányzati funkciószám | kormányzati funkció megnevezése | |
011130 | Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és általános igazgatási tevékenysége | |
011140 | Országos és helyi nemzetiségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége | |
011220 | Adó-, vám- és jövedéki igazgatás | |
013350 | Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok | |
013360 | Más szerv részére végzett pénzügyi- gazdálkodási, üzemeltetési, egyéb szolgáltatások | |
016010 | Országgyűlési, önkormányzati és európai parlamenti képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek | |
016020 | Országos és helyi népszavazással kapcsolatos tevékenységek | |
016030 | Állampolgársági ügyek | |
016080 | Kiemelt állami és önkormányzati rendezvények | |
074040 | Fertőző megbetegedések megelőzése, járványügyi ellátás |
A polgármesteri hivatal államháztartási szakágazat rend szerinti besorolása: 841105 Helyi Önkormányzatok és társulások igazgatási tevékenysége
A hivatal gazdálkodó szervezetek tekintetében alapítói, tulajdonosi jogokat nem gyakorol.
27
A hivatal vállalkozási tevékenységet nem folytat.
A hivatal önállóan működő gazdálkodó költségvetési szerv, mely az alább megjelölt önállóan működő költségvetési szervek gazdálkodási feladatait látja el:
- Biatorbágy Város Önkormányzata,
- Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxx,
- Biatorbágyi Családsegítő és Gyermekjóléti Szolgálat,
- Biatorbágyi Xxxxxx Xxxxxx Művelődési Központ,
- Biatorbágyi Gólyafészek Bölcsőde,
- Xxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx,
- Bechtold Sváb Tájház Biatorbágy,
- Német Nemzetiségi Önkormányzat Biatorbágy,
- Biatorbágy, Etyek, Herceghalom, Páty Települések Fogorvosi Ügyeleti Ellátást Biztosító Társulás
3. sz. melléklet: vagyonnyilatkozatra kötelezett munkakörök
• Jegyző
• Aljegyző
• Főépítész
• Pénzügyi Osztály
- osztályvezető
- csoportvezető
- pénzügyi ügyintézők
• Adóügyi Osztály
- osztályvezető
- csoportvezető
- adóügyi ügyintézők
• Műszaki Osztály
- osztályvezető
- csoportvezető
- műszaki ügyintézők
• Szervezési Osztály
- csoportvezető
- referensek
- ügyintézők
- humánerőforrás referensek
• Igazgatási osztály
- osztályvezető
- csoportvezető
- hatósági és igazgatási ügyintézők
- anyakönyvvezető
4. sz. melléklet: képzettségi pótlékra jogosító munkakörök és szakképzettségek
a.) A feladatkör szakszerűbb ellátását biztosító tudományos fokozat, valamint a feladatkörön belüli szakosodást elősegítő további szakképesítés, szakképzettség elismeréseként a közigazgatási szerv köztisztviselői számára a hivatali szervezet vezetője - a közigazgatási szerv személyi juttatása előirányzata terhére - képzettségi pótlékot állapíthat meg.
b.) Pénzügyi igazgatási feladatok ellátására a II. besorolási osztályba tartozó köztisztviselő esetén mérlegképes könyvelő képesítés megszerzése után képzettségi pótlék állapítható meg.
0.xx. melléklet: a szervezeti egységek ügyrendjének tartalmi követelményei
• Szervezeti egység megnevezése
• A szervezeti egység címadatai, telefonszámai
• A szervezeti egység felépítése, tagozódása álláshelyei
• A szervezeti egység tevékenységi köre
- Általános feladatok
- Kiadmányozás-kötelezettségvállalás-utalványozás rendje
- Munkarendje
- Értekezletek rendje
- Kapcsolattartás
• Az ügyrend mellékleteinek felsorolása
- Munkaköri leírások
- Ügymenetmodellek
- Mindenkori feladat- és hatásköri jegyzék
- Az osztály által alkalmazott jogszabályok, utasítások hatályos jegyzéke
• Készítés dátuma, készítő neve, aláírása, jegyző jóváhagyása
6.sz.melléklet: Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal Ügyfélszolgálati Nyilatkozata
Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal Ügyfélszolgálati Nyilatkozata
Jelen dokumentum a Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal Ügyfélszolgálati Nyilatkozata. Azokat a szolgáltatási és ügyfélszolgálati elveket tartalmazza, melyek folyamatos érvényesítésének célja, hogy barátságos, készséges, korszerű, kiszámítható és színvonalas közigazgatási munkát végezhessünk Ügyfeleink érdekében.
Vállaljuk, hogy amennyiben Ön felkeresi Önkormányzatunkat, tapasztalni fogja, hogy:
- tisztelettel és udvariasan viselkedünk Xxxxx;
- minőségi, ügyfélbarát szolgáltatást nyújtunk;
- udvariasan és szolgálatkészen kommunikálunk Önnel;
- naprakész információt nyújtunk.
Elérhetőségeink
- cím: 2051 Biatorbágy, Xxxxxx Xxxxx u. 2/a.
- telefonszám: 23/310-174
- fax:23/310-135
- e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Általános vállalásaink
Az alábbiakban tájékoztatjuk Xxx a munkatársainktól elvárt ügyintézési színvonalról, a szolgáltatási kritériumokról:
Szolgáltatásaink alapelvei
• az ügyfélteret tiszta, rendezett és hozzáférhető módon alakítjuk ki;
• munkatársaink mindent megtesznek azért, hogy ügyei elintézésében hatékonyan segítsenek és az esetleg felmerülő bonyolult ügyfolyamatokat elmagyarázzák;
• segítenek az eljáráshoz szükséges adatlapjainak, űrlapjainak kitöltésében;
• munkatársaink kulturált öltözékben állnak az Önök rendelkezésére, nevüket, beosztásukat névtáblájukról leolvashatja, dolgozóink készségesen segítenek Önnek:
• munkatársaink rendelkeznek a szükséges szakértelemmel, hozzáértéssel;
• mindent megtesznek annak érdekében, hogy Önt eligazítsák; felmerülő kérdéseire megfelelő választ adnak, illetve szükség szerint azokat az illetékes személyhez továbbítják; készséggel adnak további felvilágosítást;
• az Önök egészsége érdekében a Hivatal ügyfélforgalmat ellátó területein tilos a dohányzás, kérjük Ön is csak a kijelölt helyen dohányozzon.
Ha telefonon érdeklődik, kér információt…
• késedelem nélkül felvesszük a telefont, udvariasan bemutatkozunk és tájékoztatjuk Önt, melyik osztályon dolgozunk;
• mindent megteszünk azért, hogy érdemben tudjunk kérdéseire válaszolni, illetve foglalkozni az Önt érintő üggyel;
• ha az Ön ügyében más munkatárs illetékesebb lenne, odairányítjuk;
• ha üzenetet kíván hagyni, azt igyekszünk átadni a lehető legpontosabban;
• ha üzenetet hagyott, a lehető leghamarabb, vagy a megbeszélt időpontban visszahívjuk Önt;
• ha a Hivatal az adott ügyben nem illetékes, tájékoztatjuk Önt a megfelelő hivatalról, ahol ügyét továbbiakban elintézheti;
• amennyiben a feltett kérdésére a rendelkezésre álló adatok alapján sem tudunk kellő felvilágosítást adni, kérjük, hogy a legközelebbi ügyfélfogadási napon, vagy a megbeszélt időpontban keresse fel Hivatalunkat.
Ha e-mail útján keres meg bennünket:
• mindent elkövetünk annak érdekében, hogy honlapunkon mindig friss, aktuális információkhoz jusson az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal munkájáról, a település életéről
• e-mailen érkezett kérdéseire mihamarabb igyekszünk választ adni és szükség szerint tájékoztatjuk ügye elintézésével kapcsolatos lehetőségeiről
Ha munkatársaink keresik fel Önt:
• Munkatársaink arcképes igazolványuk alapján könnyedén azonosíthatók és rendelkeznek a szükséges szakértelemmel, hozzáértéssel;
• mindent megtesznek annak érdekében, hogy Önnek megfelelő időpontot találjanak ügyei elintézéséhez;
• munkatársaink igyekeznek a megbeszélt időpontban megjelenni;
• ha esetleg késnének, és telefonszám a rendelkezésükre áll, telefonon értesítik Önt;
• munkatársaink tájékozottak az Ön ügyére vonatkozó önkormányzati előírások és ügymenetek terén;
• érthetően elmagyarázzák, ha további intézkedésre van szükség az üggyel kapcsolatban, ezt szükség szerint írásban is megerősítik;
• az esetleges észrevételeket szükség esetén munkatársaink továbbítják az intézkedésre jogosult vezetőhöz.
Levelezés a Hivatallal
• az Önök által kért önkormányzati tájékoztató anyagokat, leveleinket közérthetően fogalmazzuk;
• minden megkeresésre és érdemi ügyintézést igénylő kérelemre jogszabályban meghatározott határidőn belül válaszolunk;
• ha munkatársunk hivatalos válaszlevelét határidőn belül nem kapja meg, kérjük tudassa velünk;
• ezek a követelmények minden önkormányzati munkatársunkra és minden hivatalos levélre vonatkoznak.
Ha eltérést tapasztalnak…
Ha valamely szolgáltatásunkkal vagy a kapott válasz minőségével nincs megelégedve, kérjük, tudassa velünk. Észrevételeit, panaszait tartalmuknak megfelelő módon kivizsgáljuk és ennek eredményéről tájékoztatjuk Önt.
Észrevételeit, panaszát megküldheti levélben, e-mailben vagy személyesen is behozhatja a Polgármesteri Hivatal Ügyfélszolgálatára (2051 Biatorbágy, Xxxxxx Xxxxx u. 2/a.).
Örömünkre szolgál, hogy szolgáltatásaink minőségének javítása terén számos lépést már sikeresen megtettünk, de tudatában vagyunk annak, hogy nem bízhatjuk el magunkat. Ha lehetősége van rá, szívesen fogadjuk minden, szolgáltatásaink javítására vonatkozó észrevételét, javaslatát.
Mit kérünk Önöktől a kulturált partnerkapcsolat reményében?
Azt szeretnénk, ha ugyanolyan módon kommunikálnánk (beszélnének, leveleznének) munkatársainkkal, mint amilyen bánásmódot Önök is elvárnak tőlünk- tisztelettel és megértően.
A kölcsönös bizalom elve alapján igyekszünk munkánkat végezni, ezért kérjük Önöktől, fogadják el, hogy mint minden közigazgatási szerv, Hivatalunk is csak a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben járhat el, és nyújthat segítséget.
Xxxxxxx Xxxxxx xx. Xxxxx Xxxxxx
polgármester jegyző
7.sz.melléklet: Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal Etikai Kódexe
Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal Etikai Kódexe
Az Etikai Kódex célja, hogy a Biatorbágyi Polgármesteri Xxxxxxx (továbbiakban: hivatal) minden munkatársa számára – munkakörtől és vezetői beosztástól függetlenül – meghatározza azokat az értékeket és magatartásnormákat, amelyek támogatják a megbízható, hatékony, minőségi munkavégzést, felelősségvállalást, segítőkészséget és az ésszerű cselekvést annak érdekében, hogy a szervezet betöltse funkcióját.
Az Etikai Kódex irányt mutat a külső és belső kapcsolatokban elvárt egységes és kiszámítható magatartáshoz, segítséget ad egy-egy konkrét helyzetben a megfelelő viselkedés kialakításához.
Az Etikai Kódexben leírtak gyakorlati alkalmazása valamennyi munkatárs számára kötelező. A köztisztviselő éves teljesítményének értékelésénél a leírt magatartási szabályok betartása értékelési szempont.
Az Etikai Kódex hatálya
Személyi hatály
Az Etikai Kódex kiterjed a hivatal valamennyi munkavállalójára.
Időbeli hatály
Az Etikai Kódex 2011. június 1-jén lép hatályba.
Területi hatály
Az Etikai Kódex kiterjed a hivatal működésének teljes területére, a munkavégzés valamennyi helyszínére és minden olyan helyszínre, ahol a szervezet nevében bármely munkavállalója tárgyal, fellép.
Az Etikai Kódex közzététele
Valamennyi foglalkoztatási jogviszonyban álló munkavállaló az Etikai Kódex hatálybalépését követően 2011. június 15-ig köteles nyilatkozatot tenni arról, hogy azt megismerte, elfogadta, és magára nézve kötelező érvényűnek ismeri el. A nyilatkozatot aláírásával köteles hitelesíti. Minden újonnan belépő munkavállaló a személyi iratainak átvételével egyidejűleg tesz eleget ezen nyilatkozattételi kötelezettségének. (A nyilatkozatot az 1. sz. melléklet tartalmazza.) A belső képzések tematikájába az Etikai Kódex értelmező oktatását be kell építeni.
Az Etikai Kódex szövegét nemcsak a Hivatal köztisztviselői, hanem a település polgárai, a település intézményei és partnerei számára is a xxx.xxxxxxxxxx.xx honlapon, valamint a Hivatal hirdetőtábláján hozzáférhetővé kell tenni.
A Polgármesteri Hivatal munkatársaitól elvárt általános értékek, magatartás
1. Csapatszellem
A Hivatal céljainak elérése feltételezi, hogy a munkatársak ismerik a település és a Hivatal célrendszerét, a szervezet működési rendjét.
A határidőre történő, minőségi feladatellátás megköveteli, hogy a munkatársak emberi, szakmai, támogató munkakapcsolatban álljanak egymással. A más munkakört is érintő feladatokat a szervezeti egységen belül és a szervezeti egységek egymás közötti
kapcsolatában a munkatársak összehangolt munkavégzéssel, felelősségteljes együttműködéssel végezzék.
Az egymástól tanulás a munkavégzés természetes velejárója legyen.
A Hivatal számára értéket jelent a munkatársi közösség, ezért a munkatársaknak is törekedniük kell arra, hogy csapatként tegyék a dolgukat.
2. Elkötelezettség, lojalitás
A munkatársaknak tudniuk kell, hogy a köztisztviselői lét életpálya, nem köthető választási ciklusokhoz, ezért ennek megfelelően hittel, kitartással, becsülettel kell végezni a munkájukat.
A munkatársakat jellemezze a Hivatal iránti elkötelezettség, a szakma szeretete, a köz, a település szolgálata.
A Hivatal hírnevének megőrzése, fejlesztése valamennyi munkatárs kötelessége.
Az elkötelezettség a Hivatallal való azonosulás mellett annak elfogadását is jelenti, hogy a jó hírnév megtartásához felelősségre és áldozatvállalásra van szükség.
3. Humánum, emberség, tisztesség
Az emberi méltóság biztosítása a Hivatalban és a hivatali munkában, mind a vezetők, mind a munkatársak felelőssége.
A mindennapok embersége, ezen belül az empátia, ha kell segíteni, segítségnyújtás, a másik tisztelete, szociális érzékenység, bizalom jellemezze a munkatársi kapcsolatokat. A munkatársak és vezetők vegyék észre egymás örömét és bánatát, legyenek nyitottak a segítségnyújtásra.
4. Felelősségvállalás
A Hivatal köztisztviselőitől elvárt, hogy feladataikat saját felelősségi körüknek megfelelő gondossággal és szakmai igényességgel, törvényesen végezzék, képviselve hatáskörükön belül a Hivatalt.
A felelősségükhöz tartozzon hozzá a döntéseik következményeinek felvállalása.
5. Szakmai felkészültség
A Hivatal munkatársainak megalapozott szakmai ismereteik alapján kell a feladataikat végezniük, a feladatvégzéshez szükséges jogszabályok ismeretével.
A település fejlődése, a Hivatal céljainak elérése érdekében a munkatársaknak személyes fejlődés igényével, köztisztviselői felelősséggel, folyamatosan fejleszteniük kell szakmai tudásukat.
A munkatársak legyenek elkötelezettek abban, hogy feladataikat tájékozottan kell végezniük, megfelelve annak a célnak, hogy a lehető legjobb szolgáltatást tudják nyújtani a Hivatalhoz fordulóknak.
A munkatársaknak ügyintézésük és döntéseik során mindig – a jogszabályok adta lehetőségeken belül - legjobb tudásuk szerinti megoldásra kell törekedniük.
Ehhez elengedhetetlen a munkatársak megfelelő tájékozottsága, szakmai felkészültsége.
6. Szolgáltatói kultúra
Kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy az ügyek intézése érthető, szakszerű, az adott partnerhez igazodóan legyen világos, jellemezze a segítőkészség.
A munkatársak érzékeljék az ügyfelek gondjait, problémáit és ügyeik intézésekor a legnagyobb körültekintéssel és szakmai megalapozottsággal járjanak el.
A munkavégzés során legyen kiinduló pont az ügyfél reális elvárása, és a nyújtott szolgáltatással való elégedettsége.
Esküjükhöz híven a munkatársaktól különösen elvárt alapérték mind a hivatali, mind a hivatalon kívüli példamutató viselkedés.
A Polgármesteri Hivatal vezetőitől elvárt további értékek, magatartás
1. Bizalom, partnerség, együttműködés
A Hivatal vezetői egységesen támogassák az együttműködő, konstruktív, bizalmon alapuló jó munkahelyi légkör kialakulását, megőrzését.
Az emberi segítségnyújtás, a munkatársak megóvása az alaptalan vádaktól és rágalmaktól a vezető kötelessége.
2. Felelősségvállalás
A vezető döntéseihez tartozzon hozzá a következmények tudatos felvállalása.
Döntéseit tájékozottan, az információk birtokában, azok ok-okozati összefüggésének ismeretében hozza meg.
3. Hitelesség
A hitelességet a vezetők a köztisztviselői hivatással és az emberi méltóság iránti elkötelezettséggel érdemeljék ki.
Legfontosabb elemei: őszinteség, becsületesség, bizalom, tiszteletet adó bánásmód, munkájuk minden befolyástól mentes, szakmai értékekkel bíró végzése.
4. Következetesség
A vezető döntéseit minden esetben a Hivatal céljainak elérése motiválja, a követendő utat a törvényesség határozza meg
A mindennapok következetes vezetői munkáját, a munkatársak irányítása, támogatása jellemezze.
5. Példamutatás
E magatartást a célorientált gondolkodás, a kívánatos szervezeti kultúra elérésének tudatos felvállalása, széles alapokon nyugvó tudás, kitartás és megújulási képesség, saját véleményének felülbírálási készsége jellemezze.
Vezetőként egyrészt saját munkájáért, másrészt munkatársai, valamint a Hivatal tevékenységéért való felelősség terheli.
Esküjéhez híven, a vezetőtől különösen elvárt alapérték mind a hivatali, mind a hivatalon kívüli példamutató viselkedés.
6. Vezetési kultúra
A szakmai igényességre épülő munka megköveteli, hogy a vezető folyamatosan bővítse tudását.
A munkatársakkal szemben felállított követelmények tartalmazzanak szakmai kihívást, bátorítsanak önállóságra, kreativitásra.
A hivatali célok ismeretében, a célok láttatásával a munkatársai számára mutasson jövőképet.
Munkatársai teljesítményének nyomon követése, támogatása legyen következetes és rendszeres.
Xxxxxxx Xxxxxx xx. Xxxxx Xxxxxx
polgármester jegyző
1. számú melléklet
NYILATKOZAT
Alulírott …………………………….., a …………………………… szervezeti egység dolgozója nyilatkozom, hogy a 2011. június 1-jén hatályba lépett Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal Etikai Kódexében foglaltakat megismertem, azt elfogadom, xxxxxxx nézve kötelező érvényűnek ismerem el.
Biatorbágy, ................................................
..................................................
munkavállaló