TÁJÉKOZTATÓ ÉS KITÖLTÉSI SEGÉDLET A BENEFICIARY MODULE BESZÁMOLÓ FELÜLET HASZNÁLATÁHOZ ÉS A 2023-AS PÁLYÁZATI FELHÍVÁSBAN TÁMOGATÁST NYERT KIS LÉPTÉKŰ PARTNERSÉGEK ZÁRÓBESZÁMOLÓINAK ELKÉSZÍTÉSÉHEZ
TÁJÉKOZTATÓ ÉS KITÖLTÉSI SEGÉDLET A BENEFICIARY MODULE BESZÁMOLÓ FELÜLET HASZNÁLATÁHOZ ÉS A 2023-AS PÁLYÁZATI FELHÍVÁSBAN TÁMOGATÁST NYERT KIS LÉPTÉKŰ PARTNERSÉGEK ZÁRÓBESZÁMOLÓINAK ELKÉSZÍTÉSÉHEZ
Tartalomjegyzék
Belépés a beszámoló felületre 3
Egyes lapfülek, azok tartalma és kitöltése 4
Részletek (Details) menüpont 4
Részt vevő szervezetek / intézmények (Participating Organisations) menüpont 4
Erasmus+ disszeminációs felület (Erasmus+ Project Results Platform) 8
Milyen típusú termékeket kell feltölteni? 8
Milyen termékeket ne töltsenek fel: 8
Jelen tájékoztató a támogatási szerződésükben, annak módosításában (amennyiben készült ilyen), valamint II. és IV. számú mellékletében szereplő információkat egészíti
ki a beszámolásra vonatkozóan. Kérjük, hogy a beszámoló(ka)t az előbb említett dokumentumokban, illetve az itt leírtaknak megfelelően készítsék el és nyújtsák be.
Kinek kell beszámolnia?
A beszámolókat a projekt koordinátor szervezete/intézménye a partner szervezet(ek)/intézmény(ek) közreműködésével készíti el és nyújtja be.
Mikor és milyen beszámolót kell beküldeni?
A Kis léptékű partnerségi projektek esetében kizárólag záróbeszámolót kell készíteni a projekt zárását követő 60 napon belül. A benyújtás határidejét a Támogatási szerződésük IV. számú mellékletének 4.2. pontja rögzíti.
Hol kell beszámolni?
A projektek záróbeszámolóinak elkészítése az Európai Bizottság által fejlesztett Beneficiary Module (BM) beszámoló felületen történik.
Xxxxx van hozzáférése a felülethez?
A pályázatban a koordinátor szervezetnél/intézménynél és a partner szervezet(ek)nél/intézmény(ek)nél megadott e-mail címekhez kapcsolódó EU Login fiókoknak automatikus hozzáférést ad a felület, szerkesztői jogosultságot biztosítva a felhasználóknak. A hozzáféréssel kapcsolatban bővebben a Kapcsolattartók részben olvashatnak.
Milyen nyelven érhető el a felület?
A beszámoló felület nyelve a jobb felső sarokban található ikonra kattintva módosítható. Alapértelmezetten angol nyelven jelenik meg a felület, de ez módosítható.
<.. image(A képen szöveg, képernyőkép, szám, Betűtípus látható Automatikusan generált leírás (Téglalap)) removed ..>
Minden lapfület és a záróbeszámolót is a projekt munkanyelvén, a támogatási szerződés IV. számú mellékletének 4.2. pontjában szereplő nyelven kötelező kitölteniük, ezért kitöltéskor mindenképp azt a nyelvet válasszák ki a jobb felső sarokban.
Belépés a beszámoló felületre
Az Erasmus+ programhoz kapcsolódó felületekre, köztük a Beneficiary Module-ba is EU Login fiókkal lehet belépni, ami egy ügyfélkapus rendszerhez hasonlítható.
A Beneficiary module (BM) az EESCP felület főmenüjén keresztül érhető el. Innen letölthető a Beneficiary Module útmutató (angol nyelven).
Mi a teendő, ha nem tudnak belépni a felületre?
Amennyiben az alábbi hibaüzenet jelenik meg, ellenőrizzék le, hogy az e-mail cím, amellyel próbálnak belépni, megegyezik-e a pályázatban megadott, a koordinátor
szervezet/intézmény elsődleges kapcsolattartójának jelölt személy e-mail címével.
<.. image(A képen szöveg látható Automatikusan generált leírás (Téglalap)) removed ..>
Ha semmilyen módon nem tudnak belépni, akkor vegyék fel a kapcsolatot a Tempus Közalapítvány munkatársaival.
Amennyiben a belépés sikeres volt, listaszerűen megjelenik/megjelennek az(ok) a projekt(ek) a felületen, mely(ek)hez az EU Login fióknak szerkesztési vagy olvasási jogosultsága van.
<.. image(A képen szöveg, szám, szoftver, Betűtípus látható Automatikusan generált leírás (Téglalap)) removed ..>
A listanézetben az oszlopok nem módosíthatók, nem lehet őket testre szabni. Az adott projekt sorában, a Műveletek (Actions) oszlopban található „szem” ikonra kattintva nyitható meg a projekthez tartozó beszámoló felület.
Egyes lapfülek, azok tartalma és kitöltése
Az oldalon függőleges görgetősávok találhatók. Van olyan görgetősáv, ami csak akkor jelenik meg, ha az egér kurzorját fölé visszük. A görgetősávok mennyisége attól függ, hogy az adott menüpont melyik alszakaszára kattintunk. A Szűrő (Filter) részben található egyes alszakaszok részekre bontják az alapvető információkat.
Az EESCP felület főmenüsora, a Tartalom (Content) menü, valamint a Szűrő (Filter) alszakasz is az optimálisabb áttekintés érdekében összecsukható, akár egyesével, akár az összes menüsor együtt. Ezek a részek bármikor újra visszanyithatók.
Részletek (Details) menüpont
A projekt kiválasztása után, a Részletek (Details) menüpontban megjelennek a projekttel kapcsolatos alapadatok, melyeket önök nem tudnak módosítani.
Kérjük, feltétlenül ellenőrizzék le az itt szereplő adatok helyességét. Amennyiben eltérést tapasztalnak, különösen a projekt időtartamában, kezdő- vagy záródátumában, vegyék fel a kapcsolatot a Tempus Közalapítvány projektért felelős munkatársával.
<.. image(A képen szöveg, szoftver, Weblap, Webhely látható Automatikusan generált leírás) removed ..>
Részt vevő szervezetek / intézmények (Participating Organisations) menüpont
Ebben a menüpontban a partnerséget alkotó szervezetek listája és adatai találhatók, beleértve a koordinátort és a partner szervezet(ek)et. Az adatokat a kék szem ikonra kattintva tudja megnézni.
Amennyiben bármelyik szervezet adatát módosítani szeretné, azt először a Szervezetek regisztrációs felületén (ORS) kell megtennie az adott szervezet kapcsolattartó munkatársának, majd a magyar koordinátornak fel kell vennie a kapcsolatot a Tempus Közalapítvány munkatársával, jelezni neki a változást és kérni tőle az adat(ok) módosítását itt, a beszámoló felületen is.
Amennyiben a partnerség összetételében történt változás (szerződésmódosítást igénylő folyamat), kérjük, szintén vegyék fel a kapcsolatot a Tempus Közalapítvány munkatársaival, mert az új szervezetnek itt is meg kell jelennie. A partnerségből kilépett szervezetek ugyanakkor nem törölhetők a listából.
Az egyéb szervezetekre vonatkozó rész nem releváns a Kis léptékű partnerségek projekteknél.
Kapcsolattartók (Contacts)
A partnerséget alkotó szervezetek pályázatban megadott kapcsolattartói, illetve hivatalos képviselői láthatók a megjelenő listában. Ezek az adatok automatikusan kerültek át a pályázati űrlapból.
<.. image(A képen szöveg, képernyőkép, Betűtípus, szám látható Automatikusan generált leírás) removed ..>
Az itt megjelenő adatok arról tájékoztatják, hogy a projekt beszámoló felületéhez mely e-mail címekhez kapcsolódó EU Login felhasználóknak van Szerkesztési (Edit) vagy Betekintési (View) hozzáférése.
A projekthez csak a listában szereplő e-mail címhez tartozó EU Login fiók használatával lehet hozzáférni.
Ugyanakkor további személyek (EU login fiókok) is hozzárendelhetők a projekthez a képernyő jobb oldalán lévő Létrehozás (Create) gomb megnyomását követően. Ekkor
egy űrlap jelenik meg, ahol a piros csillaggal megjelölt mezők kitöltése kötelező.
Ha minden kötelező mező kitöltésre került, a képernyő alján megjelenik a Mentés gomb, mellyel a rögzítés véglegesíthető. Kérjük, a módosításokról tájékoztassák a közalapítvány projekthez rendelt kapcsolattartóját is.
Az újonnan hozzáadott személyek adatai bármikor módosíthatók, törölhetők, megjelölhetők elsődleges kapcsolattartóként is, függetlenül attól, hogy előzőleg ki töltötte be ezt a feladatkört.
<.. image(A képen szimbólum, embléma, Téglalap, képernyőkép látható Automatikusan generált leírás) removed ..>
Kérjük, ne rögzítsenek olyan személyt újra, aki már szerepel a listában, illetve más névvel, de azonos e-mail címmel (amelyik már rendelkezik jogosultsággal) se kerüljön kapcsolattartó rögzítésre a felületen.
A pályázatban megadott kapcsolattartók adatai (melyek automatikusan megjelentek a felületen) csak olvasásra nyithatók meg, ezeket a sorokat módosítani, illetve törölni nem tudják. Amennyiben ezeknél a kapcsolattartóknál változás történik, kérjük, jelezzék a Tempus Közalapítvány munkatársai felé.
Tevékenységek (Activities)
Ebben a részben kötelező a projekt tevékenységeket a valóságnak megfelelően rögzíteniük, részletesen bemutatniuk, milyen szakmai munkát végeztek, kik és milyen
feladatokban vettek részt, milyen eredményeket értek el.
Az elfogadott pályázatukban szereplő tevékenységek alapadatai és ismertetése automatikusan átkerült a beszámoló felületre. Ezek a tevékenységek nem törölhetők, de a legtöbb mező tartalma módosítható. A szövegeket és – szükség esetén – az adatokat (például a kezdő dátumot és a záró dátumot) is aktualizálniuk kell, részletesen ki kell fejteniük az egyes tevékenységek lényegét, az esetleges eltéréséket, nehézségeket, érdekességeket stb.
Amennyiben azt tapasztalják, hogy a tevékenységek nem vagy nem megfelelően jelennek meg a felületen, kérjük, értesítsék a problémáról a Tempus Közalapítvány munkatársait.
A jobb felső sarokban található Létrehozás (Create) gomb megnyomásával ugyanakkor azokat a szakmai/tartalmi tevékenységeket is rögzíteniük kell, melyek eredetileg nem szerepeltek az elfogadott pályázat tevékenységei között, beleértve olyanokat is, melyeknek nem volt költsége. Utóbbi esetben az összeg mezőbe 0 eurót írjanak. Ekkor is ugyanazokat a mezőket kell megfelelően kitölteniük, melyek a pályázati űrlapban szerepeltek.
Olyan új tevékenység esetén, melynek volt költsége, az összeget nem kell az egyösszegű átalányhoz igazítaniuk: az egyes tevékenységeknél szereplő támogatások összértéke meghaladhatja az Önöknek megítélt egyösszegű átalány támogatást.
A zöld „ceruza” ikonra kattintva megjelennek az adott tevékenységhez tartozó adatok. Az újonnan felvitt tevékenységek adatai a beszámoló benyújtásáig bármikor szerkeszthetők. Az adatok véglegesítéséhez a képernyő alján lévő kék Mentés (Save) gombra szükséges kattintani. A tevékenységeknél megadott adatok automatikusan megjelennek a záróbeszámoló űrlap releváns részében.
Beszámolók (Reports)
A záróbeszámoló űrlapot a zöld Beszámoló készítés (Generate Beneficiary Report) gombbal hozhatják létre. Az űrlap létrehozását követően a zöld Piszkozat szerkesztése
(Edit draft) gombra kattintva tudják megnyitni a záróbeszámoló űrlapot.
Amennyiben szükségesnek érzik, az űrlapból bármikor készíthetnek pdf dokumentumot az oldal tetején található gomb segítségével. Azok a mezők, melyeknek kitöltése kötelező, piros csillaggal, illetve „érték szükséges” („value missing”) jelöléssel vannak ellátva.
Szövegdobozok jobb felső sarkánál karakterlimit látható. Ez a szám automatikusan visszaszámol, amikor megkezdik az adott mező kitöltését.
A záróbeszámoló űrlapon nincsen mentés gomb, a rendszer automatikusan rögzíti a felvitt adatokat, tartalmat, így a beszámoló szerkesztését bármikor folytathatják egészen a benyújtásig.
Amennyiben az egyes menüpontokhoz tartozó összes kötelező mező a szabályoknak megfelelően kitöltésre kerültek a menüpont neve előtt lévő piros X ikon helyett zöld
✓ jelenik meg. A beszámoló akkor éri el a 100%-os töltöttséget, ha minden menüpont és mező kitöltésre került. Csak 100%-os állapotban lehet benyújtani a beszámolót.
A Megvalósítás (Implementation) rész tartalma a záróbeszámoló űrlapon nem szerkeszthető. A megjelenő tartalom a Tevékenységek (Activities) menüpontból automatikusan került át. Bármilyen módosítást ott tudnak elvégezni, ami után a záróbeszámoló űrlapon automatikusan megjelenik a változás.
Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a pályázati űrlap tartalmának átmásolása és múlt időbe történő átírása nem jelent valódi beszámolást arról, ami történt a projektben, még akkor sem, ha a szöveget néhány gondolattal kiegészítik! Az így kitöltött beszámolókat nem áll módunkban elfogadni, ezért ezt a módszert semmiképp se alkalmazzák!
Az Európai Nyelvi Díj új nyelvtanítási és nyelvtanulási módszerek és kezdeményezések létrejöttét, valamint az interkulturális érzékenység elmélyítését ösztönözi Európa- szerte.
Az évente odaítélt díjjal az uniós tagállamoknak és az Erasmus+ programhoz társult harmadik országoknak (korábbi néven „az Erasmus+ programban részt vevő országok”) leginnovatívabb nyelvtanulási kezdeményezései jutalmazhatók.
A helyi és országos szintű kezdeményezések támogatása elsősorban azt hivatott elősegíteni, hogy Európa-szerte javuljon a nyelvtanítás színvonala.
Lehetőségük van arra, hogy a megvalósított projekttel pályázzanak erre a díjra. Ehhez a záróbeszámoló űrlap releváns kérdésére kell IGEN-nel válaszolniuk, ami után további kérdések megválaszolása szükséges.
Az ebben a részben adott válaszok semmilyen módon nem befolyásolják a záróbeszámoló értékelését, kizárólag az Európai Nyelvi díj kiválasztási folyamatában lesznek felhasználva.
Kötelező melléklet – Jogi nyilatkozat
Minden beszámolóhoz csak egyetlen mellékletet kell kötelezően csatolni a felületen, ami a szervezet/intézmény hivatalos képviselője/képviselői által aláírt nyilatkozati
oldal (Declaration on honour).
A Jogi nyilatkozat letöltése (Download the declaration on honour) gombra való kattintás után pdf fájlként nyílik meg a dokumentum, melynek bizonyos részeit automatikusan kitölti a rendszer. A nyilatkozatot mentsék le, nyomtassák és töltsék ki a hiányzó részeket, majd írassák alá és pecsételtessék le az aláírásra jogosult személlyel/személyekkel.
<.. image(A képen szöveg, Betűtípus, képernyőkép látható Automatikusan generált leírás) removed ..>
A Jogi nyilatkozat hozzáadása (Add the declaration on honour) gombra kattintva tudja csatolni a megfelelően aláírt nyilatkozatot a beszámolóhoz.
<.. image(A képen szöveg, képernyőkép, Betűtípus, sor látható Automatikusan generált leírás) removed ..>
A jogi nyilatkozat feltöltése utána a Jogi nyilatkozat hozzáadása (Add the declaration on honour) gomb inaktívvá válik.
Amennyiben a nyilatkozatban megjelenő adatok közül bármelyik már nem aktuális, kérjük, vegyék fel a kapcsolatot a közalapítvány munkatársaival!
Egyéb mellékletek
Egyéb kiegészítő dokumentum feltöltése a Dokumentumok hozzáadása (Add documents) gomb segítségével lehetséges. A Beneficiary Module felületen összesen 100 MB- os tárhely áll rendelkezésre a projekthez kapcsolódó mellékletek feltöltésére. A dokumentumok egyenkénti mérete nem haladhatja meg a 15 MB-ot. Legfeljebb 100 dokumentum tölthető fel. Ugyanakkor annak érdekében, hogy a záróbeszámolót bíráló szakértő a valóságnak megfelelő értékelést készíthessen, kérjük, hogy a szakmai alátámasztó dokumentumokat a projekt számára létrehozott ún. FTP felületre töltsék fel. Ez a beszámoló űrlaptól függetlenül működő felület, melyet a Tempus Közalapítvány biztosít minden projekt esetén, elérhetőségéről levélben tájékoztattuk önöket. A felület használatához külön útmutatót készítettünk.
A záróbeszámolóhoz tartozik 2 külön ellenőrzőlista.
Az ellenőrzőlista első felének pipálása manuálisan történik. Itt érdemes még benyújtás előtt átnézni a felületet, és ennek megfelelően pipálni az adott részeket. Az ellenőrzőlista második felének pipálását a felület automatikusan végzi, annak megfelelően, hogy önök a kapcsolódó menüpontokban mindent a szabályoknak megfelelően töltöttek-e ki, ezért manuálisan nem állítható.
<.. image(A képen szöveg, képernyőkép, Betűtípus látható Automatikusan generált leírás) removed ..>
A beszámoló benyújtható, ha az űrlap minden menüpontja előtt zöld ✓jelenik meg. Ennek feltétele, hogy:
• minden kötelező mezőt kitöltöttek,
• az űrlaphoz csatolták a hivatalos képviselő által aláírt jogi nyilatkozatot,
• az ellenőrzőlistát kipipálták.
Az ekkor aktívvá váló, zöld színű Benyújtási folyamat indítása (Start submission process) gombra kattintva egy megerősítő ablak jelenik meg. Itt még van lehetőség arra, hogy a benyújtási folyamatot megszakítsák. Ebben az esetben nyomjanak a megjelenő ablak jobb felső sarkában található X-re.
<.. image(A képen szöveg, képernyőkép, szoftver, Számítógépes ikon látható Automatikusan generált leírás (Téglalap)) removed ..>
A kék színű Záróbeszámoló benyújtása (Submit Beneficiary Report) gomb megnyomását követően a benyújtási folyamat megkezdődik.
A benyújtás véglegesítése általában 15 percen belül végbemegy. Amennyiben a záróbeszámoló benyújtása 24 órán belül nem történik meg, kérjük, jelezzék ezt a Tempus Közalapítvány munkatársai felé. A benyújtási folyamat elindítását követően már csak olvasási nézetben tudják az űrlapot és az egyes menüpontokat megtekinteni. Ekkor is lehetőségük van a záróbeszámoló űrlap pdf formátumban való letöltésére.
Amennyiben a projekt státusza Benyújtva (Submitted) megjelöléssel jelenik meg a felületen, abban az esetben a záróbeszámolójuk benyújtási folyamata lezárult.
Erasmus+ disszeminációs felület (Erasmus+ Project Results Platform)
Az Európai Bizottság disszeminációs adatbázisa mindenki számára elérhető, benne a már megvalósult projektek angol nyelvű rövid bemutatásával, illetve a létrehozott termékekkel.
A támogatási szerződésük szerint a felületen meg kell jelennie projektjük összes termékének (amennyiben vannak).
A projektjük koordinátora az adatbázisba azzal az EU Login fiókkal tud belépni, amelyhez a koordinátor szervezet/intézmény elsődleges kapcsolattartójának e-mail címe kapcsolódik. Amennyiben nincs hozzáférése a projekthez, mindenképp keresse a saját nemzeti irodáját.
A kitöltéssel kapcsolatban bővebb információt a honlapunkról elérhető angol nyelvű útmutatóban találnak.
Milyen típusú termékeket kell feltölteni?
• könyv, katalógus, kalauz,
• tanulmány,
• útmutató (írásos, fényképes és mozgóképi egyaránt),
• disszeminációs kiadvány (szórólap, leporelló, poszter),
• szakmai, módszertani anyagok (módszertani gyűjtemény, képzési anyag, szakmai konferenciákról készült jelentés, kurzus, segédlet stb.).
Milyen termékeket ne töltsenek fel:
• partnertalálkozók meghívóit, programját, összefoglalóját,
• a megbeszélések emlékeztetőit,
• a találkozókról készült videókat, fotókat,
• partnerek bemutatkozó anyagait,
• élménybeszámolókat,
• olyan videókat, fotókat, anyagokat, melyek emlékként szolgálnak, viszont mások számára hasznosítható tartalommal nem rendelkeznek,
• a projektről vagy valamelyik tevékenységéről a sajtóban megjelent anyagokat (újságcikk, rádió interjú, képanyag stb.). Ezeket inkább a projektjük vagy a partnerek honlapján érdemes elérhetővé tenniük, amennyiben fontosnak gondolják.
Kérjük, szintén ne töltsenek fel:
• részvételi igazolásokat, jelenléti íveket,
• hivatalos dokumentumokat (pl.: megállapodások), különösen, ha azok személyes adatokat is tartalmaznak.
A feltöltést mindenképp véglegesíteni kell a Beküldés ellenőrzésre (Submit for review) gomb megnyomásával, mivel a feltöltött anyagok csak így válnak elérhetővé
közalapítványunk számára.
Bankszámlaszám
Amennyiben a támogatási szerződés mellékletében szereplő számlaszám módosult, arról mindenképp értesítsenek minket e-mailben, illetve frissítsék a számlaszámot igazoló dokumentumokat az ORS regisztrációs felületen. Amennyiben a beszámoló elfogadását követően megítélt támogatás átutalása azért sikertelen, mert nem jelezték felénk időben a bankszámlaszám változását, az újrautalás költsége a koordinátor szervezetüket terheli.
Amennyiben a Beneficiary Module felülettel vagy a beszámolókkal kapcsolatban bármilyen kérdésük van, keressék a Tempus Közalapítvány projektért felelős munkatársát!