Tartalomjegyzék
III. számú Melléklet – PÉNZÜGYI ÉS SZERZŐDÉSES RENDELKEZÉSEK
Xxxxx Xxxxxxxxx az egy-kedvezményezetti és a több-kedvezményezetti szerződések közül az 1. pályázati kategória –Felsőoktatás területére vonatkozik
Tartalomjegyzék
I. RENDELKEZÉSEK AZ EGYSÉGKÖLTSÉG-HOZZÁJÁRULÁSON ALAPULÓ KÖLTSÉGVETÉSI KATEGÓRIÁKRA VONATKOZÓAN 2
II. A TÉNYLEGESEN FELMERÜLT KÖLTSÉGEK KATEGÓRIÁJÁBA
TARTOZÓ KÖLTSÉGEK MEGTÉRÍTÉSÉNEK SZABÁLYAI 10
III. PROJEKTTEVÉKENYSÉGEK TÁMOGATHATÓSÁGÁNAK
V. A TÁMOGATÁSI ÖSSZEG CSÖKKENTÉSE ELÉGTELEN, RÉSZLEGES VAGY KÉSEDELMES TELJESÍTÉS ESETÉN 15
VI. A TÁMOGATÁSI ÖSSZEG MÓDOSÍTÁSA 16
VII. AZ ELLENŐRZÉSEKRE ÉS AZ IGAZOLÓ DOKUMENTUMOKRA VONATKOZÓ ELŐÍRÁSOK 17
I. RENDELKEZÉSEK AZ EGYSÉGKÖLTSÉG-HOZZÁJÁRULÁSON ALAPULÓ KÖLTSÉGVETÉSI KATEGÓRIÁKRA VONATKOZÓAN
I.1 Egységköltség-hozzájárulás támogathatóságának feltételei
Ha a támogatás egységköltség-hozzájárulás formájában történik, az egységek számát az alábbi rendelkezések szerint kell megállapítani:
• az egységeket ténylegesen fel kell használni vagy elő kell állítani a Különös Feltételek I.2.2 pontban meghatározott időtartam alatt;
• az egységek a Projekt megvalósításához szükségesek, vagy annak termékei legyenek;
• az egységek száma a jelen Melléklet szerinti nyilvántartásokkal és dokumentumokkal részletesen azonosítható és igazolható legyen.
I.2 Egységköltség-hozzájárulás igazoló dokumentumai és számítási módja Utazási támogatás
Főszabályként kiindulási helynek a küldő intézmény/szervezet székhelyét, míg a tevékenység helyszínének a fogadó intézmény/szervezet székhelyét kell tekinteni. Ha ezektől különböző kiindulási, vagy célhelyszínt neveznek meg, a Kedvezményezett az eltérést köteles megindokolni.
Ha nem kerül sor utazásra, vagy azt más forrásból, és nem az Erasmus+ programból támogatják (pl. a mobilitás résztvevője egy nem a Támogatási szerződés alapján finanszírozott tevékenységgel kapcsolatban már a jelen Támogatási szerződés alapján támogatott tevékenység helyszínén tartózkodik), a Kedvezményezettnek minden érintett mobilitásról ennek megfelelően szükséges beszámolnia az Erasmus+ beszámoló és menedzsment felületen. Ebben az esetben utazási költség a támogatásból nem finanszírozható.
(a) Az utazási támogatás összegének kiszámítása: a támogatás összegét a Szerződés IV. sz. Mellékletében meghatározott távolsági sávokhoz megállapított egységköltség- hozzájárulás és az érintett távolsági sávban részt vevők szorzata adja ki az utazás típusának figyelembevételével (standard vagy környezettudatos). A távolsági sávok szerinti egységköltség-hozzájárulás az indulási és érkezési hely közötti menettérti utazás támogatási összegét jelenti. Környezettudatos utazási eszközök (vonat, busz, telekocsi) igénybevétele esetén a környezettudatos utazási egységköltség-
hozzájárulás, más esetben a standard utazási egységköltség-hozzájárulás alkalmazandó.
KA131 esetén: Utazási egységköltség-hozzájárulás alkalmazható bármilyen munkatársi mobilitásra. Hallgatói mobilitás esetén utazási egységköltség- hozzájárulás
a) a legtávolabbi EU-tagországokból, Programhoz társult harmadik országokból, és régiókból (legtávolabbi régiók, Ciprus, Izland, Málta), valamint a tengerentúli országokból és területekről küldő intézmények/szervezetek esetén,
b) egységköltség alapú esélyegyenlőségi támogatásban részesülő résztvevők rövid távú hallgatói mobilitása esetén
c) a Programhoz nem társult harmadik országokba (kivéve 13. és 14. régiókba tartozó, a Programhoz nem társult harmadik országokba) utazó résztvevők esetén alkalmazandó. Utóbbi c) esetben a Kedvezményezettek dönthetnek úgy, hogy nem biztosítanak utazási egységköltség-hozzájárulást, kivéve az egységköltség alapú esélyegyenlőségi támogatásban részesülő résztvevők részére. Amennyiben nem biztosítanak utazási hozzájárulást, ennek feltételei méltányosak (egyenlő bánásmódot biztosítanak), átláthatók, dokumentáltak és hozzáférhetők az intézmény/szervezet honlapján.
KA171 esetén: Utazási egységköltség-hozzájárulás alkalmazható bármilyen munkatársi és hallgatói mobilitásra.
Az alkalmazandó távolsági sáv meghatározására a Kedvezményezettnek a Bizottság által működtetett oldalon elérhető online távolsági kalkulátor (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx) alapján kell kiszámolnia az egyirányú utazásra vonatkozó távolságot.
Az utazási támogatás összegét a Kedvezményezett Xxxxxxxx beszámoló és menedzsment felületen a távolsági sávnak megfelelő egységköltség-hozzájárulás mértéke alapján számítja ki.
(b) Támogatásra jogosító esemény: a támogatás igénybevételére jogosító eseménynek minősül az, hogy a résztvevő a tevékenységet ténylegesen megvalósította.
(c) Igazoló dokumentumok
a) Igazoló dokumentumok munkatársak esetén: A fogadó intézmény/szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a tevékenységen való részvételt, és amely blended mobilitás esetén a virtuális komponensekre is kiterjed, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját, valamint a fizikai mobilitási tevékenység igazolt kezdő és befejező dátumát.
b) Igazoló dokumentumok hallgatók esetén: A fogadó intézmény/szervezet által kiállított írásbeli igazolás, amely blended mobilitás esetén a virtuális komponensekre is kiterjed és az alábbiakat tartalmazza:
• a hallgató neve,
• a fizikai mobilitási tevékenység igazolt kezdő- és befejező dátuma az alábbi formában:
- Transcript of Records (vagy az ahhoz csatolt nyilatkozat) tanulmányi
mobilitás esetén
- Traineeship Certificate (vagy az ahhoz csatolt nyilatkozat) szakmai gyakorlati mobilitás esetén.
Fenntartható közlekedési eszköz használata esetén (környezettudatos utazás): A támogatott résztvevő és a küldő intézmény/szervezet által aláírt hivatalos nyilatkozat szolgál igazoló dokumentációként. A résztvevőket tájékoztatni kell arról, hogy az utazás igazolásait (utazási jegyek) kötelesek megőrizni és kérésre átadni a Kedvezményezettnek.]
B. Egyéni támogatás
(a) A támogatás összegének kiszámítása hallgatók esetében:
A támogatás összegét a Szerződés IV. sz. Mellékletében a fogadó országra meghatározott napi/havi egységköltség-hozzájárulásnak és a résztvevőnkénti fizikai jelenlét napjai/hónapjai számának a szorzata adja ki. Amennyiben releváns egy adott tevékenység esetén, a Pályázati Útmutatóban meghatározott korlátozott számú támogatott utazási nap hozzáadható.
Hosszú időtartamú mobilitások esetén a nem teljes hónapokra a támogatás összegét a nem teljes hónap napjai számának és a teljes hónapra meghatározott egységköltség- hozzájárulás 1/30 részének szorzata adja ki a kiegészítő összegeket is beleértve.
A mobilitásban részt vevő kevesebb lehetőséggel rendelkező hallgatóknak és frissdiplomásoknak kiegészítő összeg biztosítandó egyéni támogatásra az esélyegyenlőség okán, amennyiben a nemzeti szinten meghatározott esélyegyenlőségi kritériumoknak megfelelnek.
KA131 hallgatói mobilitás esetén: EU-tagországok és a Programhoz társult harmadik országok, valamint a 13. és 14. régiókba tartozó, a Programhoz nem társult harmadik országok közötti szakmai gyakorlati hallgatói mobilitás esetén a hallgatónak és a frissdiplomásnak havi kiegészítő összeg biztosítandó egyéni támogatásra a szakmai gyakorlatra. EU-tagországok és a Programhoz társult harmadik országok, valamint a
13. és 14. régiókba tartozó, a Programhoz nem társult harmadik országok közötti hosszú távú hallgatói mobilitás esetén a kiegészítő összeg a szakmai gyakorlat és az esélyegyenlőség okán halmozható.
Azok a hallgatók vagy frissdiplomások, akik nem részesülnek támogatásban a külön utazási támogatás költségkategóriából, akkor jogosultak támogatásra, amennyiben fenntartható közlekedési eszközt használnak a Pályázati Útmutatóban meghatározottak szerint. Az igazoló dokumentumokról az utazási támogatás rész ad tájékoztatást.
A kezdő- és befejező dátumot az alábbiak szerint kell meghatározni:
• A kezdő dátum az első nap, amelyen a hallgató köteles a fogadó intézménynél/szervezetnél megjelenni (ez a tanulmányi program első napja, az első munkában töltendő nap, az üdvözlő esemény, vagy nyelvi és interkulturális tanfolyam első napja).
• A befejező dátum az az utolsó nap, amelyen a hallgató még köteles megjelenni a fogadó intézménynél/szervezetnél (ez a vizsgaidőszak, a tanulmányi program, a munkavégzés, vagy a kötelező jelenlét utolsó napja.)
A támogatás összegének kiszámítása munkatársak esetében
A támogatás összegét a Szerződés IV. sz. Mellékletében a fogadó országra meghatározott napi egységköltség-hozzájárulásnak és a résztvevőnkénti fizikai jelenlét napjai számának a szorzata adja ki. Amennyiben releváns egy adott tevékenység esetén, a Pályázati Útmutatóban meghatározott korlátozott számú támogatott utazási nap hozzáadható.
A felsőoktatási mobilitásban hazai kormányzati alapból támogatott „részleges zero grant mobilitás” esetén a résztvevőknek egyéni támogatást kell kapniuk a minimális mobilitási időtartamra a teljes mértékben nem támogatott („zero grant mobilitás”) mobilitások kivételével.
Változások az ott-tartózkodás hosszában hallgatók és munkatársak esetében:
- Amennyiben a várható ott-tartózkodási időtartam a támogatási szerződésben meghatározottnál hosszabb, a Kedvezményezett:
• Vagy módosítja a támogatási szerződést a mobilitási időtartam alatt a hosszabb időtartamra tekintettel, amennyiben a fennmaradó támogatási összeg ezt lehetővé teszi.
• Vagy a mobilitási időtartam alatt megállapodik a résztvevővel, hogy a további napok számát nem támogatott („zero grant” támogatású) időtartamként kezelik.
• A mobilitás befejezése után a támogatási összeg nem növelhető.
- Amennyiben az igazolt ott-tartózkodási időtartam a támogatási szerződésben meghatározottnál hosszabb, a további napok számát nem támogatott („zero grant” támogatású) időtartamként kell kezelni.
- Hosszú távú hallgatói mobilitás esetén: A minimális támogatható időtartam szabályainak megszegése nélkül, ha az igazolt ott-tartózkodási időtartam rövidebb, mint a szerződésben meghatározott, a Kedvezményezett a következőket teheti:
• Ha az igazolt és a szerződésben meghatározott időtartam különbsége több mint 5 nap, a Kedvezményezettnek az Erasmus+ beszámoló és menedzsment felületen az igazolt időtartamot kell feltüntetnie (pl. a Transcript of Records vagy a Traineeship Certificate dokumentumban feltüntetett kezdő és befejező dátumokat), amely alapján a támogatás összegét az Erasmus+ beszámoló és menedzsment felület újraszámolja.
• Ezzel ellentétben, ha a különbség 5 nap vagy ennél kevesebb, a Kedvezményezettnek a szerződésben meghatározott időtartamot kell feltüntetnie az Erasmus+ beszámoló és menedzsment felületen (így a támogatás újraszámolására nem lesz szükség).
− Amennyiben a tevékenységet a résztvevő a kint tartózkodás alatt megszakítja, a megszakítás időtartama nem számítható bele az egyéni támogatásra jogosító napok számába. Vis maior helyzet okozta megszakítás esetén a résztvevő számára engedélyezni kell a tevékenységek folytatását a megszakítás után (amennyiben lehetséges a Támogatási szerződésben foglalt feltételek szerint).
− Amennyiben a résztvevő a szerződést a Kedvezményezettel „vis maiorra” hivatkozva felbontja, a résztvevő jogosult legalább a támogatásnak a ténylegesen megvalósított mobilitási időtartammal arányos összegére. Minden fennmaradó összeget vissza kell téríteni a Kedvezményezett számára, kivéve, ha a két fél másképp állapodott meg.
(b) Támogatásra jogosító esemény: a támogatás igénybevételére jogosító eseménynek minősül az, hogy a résztvevő a meghatározott időtartamú tevékenységet megvalósította.
(c) Igazoló dokumentumok:
Igazoló dokumentumok munkatársak esetében
A fogadó intézmény/szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját,
valamint a fizikai tevékenység igazolt kezdő és befejező napját, valamint vegyes mobilitás esetén kiterjed a virtuális megvalósításra is.
Igazoló dokumentumok hallgatók esetében
A fogadó intézmény/szervezet által kiállított írásbeli igazolás, amely blended mobilitás esetén kiterjed a virtuális megvalósításra is, és az alábbiakat tartalmazza:
• a hallgató neve,
• a fizikai mobilitási tevékenység igazolt kezdő- és befejező napja
az alábbi formában:
- Transcript of Records (vagy ahhoz csatolt nyilatkozat (részvételi igazolás)) tanulmányi mobilitás esetén
- Traineeship Certificate (vagy ahhoz csatolt nyilatkozat (részvételi igazolás)) szakmai gyakorlati mobilitás esetén.
A blended mobilitás és a blended intenzív programokban való részvétel igazoló dokumentumai: a fent meghatározott dokumentumokat szükséges használni.
Esélyegyenlőségi támogatás igazoló dokumentumai: egyik nemzeti kritériumnak való megfelelés igazolása. Egyes esetekben büntetőjogi nyilatkozat is elfogadható igazolásul a vonatkozó nemzeti kritériumnak való megfelelésről.]
(d) Beszámolás:
A mobilitási tevékenységben részt vevőknek tényszerű információkat közölve, valamint a tevékenység időszakát értékelve visszajelzést kell adniuk a tevékenységről, a felkészülést és az utánkövetést is bemutatva. A résztvevőknek e célra az Európai Bizottság online kérdőívét (a résztvevői beszámolót) kell kitölteniük.
A beszámoló kitöltését és benyújtását elmulasztó résztvevőtől a folyósított Erasmus+ pénzügyi hozzájárulás részben vagy egészben visszakövetelhető.
C. Szervezési támogatás
(a) A szervezési mobilitási támogatás összegének kiszámítása: a támogatás összegét a mobilitási tevékenységben részt vevők számának és a Szerződés
IV. sz. Mellékletében meghatározott egységköltség-hozzájárulásoknak a szorzata adja ki (függetlenül attól, hogy ugyanaz a résztvevő egy vagy több mobilitást teljesített-e).
KA131 esetén: A szervezési támogatás kiszámításakor minden kimenő hallgató és munkatárs, ide értve az egész mobilitási időszakra EU-s Erasmus+ forrásból támogatásban nem részesülő (“zero grant”) résztvevőket, és a bejövő mobilitásra meghívott vállalati munkatársakat egyaránt, beleszámít a teljes résztvevői létszámba. A mobilitások számába a résztvevőkkel együtt kiutazó kísérők számát nem kell beleérteni.
A támogatás összegének kiszámítása a blended intenzív program szervezési támogatása esetében: a támogatás összegét a hallgatói tanulmányok vagy munkatársi képzési mobilitási tevékenységek révén érkező blended intenzív programban részt vevők (tanulók) számának és a Szerződés IV. sz. Mellékletében meghatározott egységköltség-hozzájárulásoknak a szorzata adja ki a Pályázati Útmutatóban meghatározott keretek között.
KA171 esetén: A szervezési támogatás kiszámításakor a II. sz. Mellékletben rögzítettek szerint bejövő és kimenő hallgatók és munkatársak számítanak bele a teljes résztvevői létszámba. A Kedvezményezett további szervezési támogatást igényelhet a Nemzeti Irodától EU-s Erasmus+ forrásból támogatásban nem részesülő (“zero grant”) résztvevőkre. A mobilitások számába a résztvevőkkel együtt kiutazó kísérők számát és a költségkategóriák közötti átcsoportosítások révén megszervezett további mobilitásokat nem kell beleérteni.
(b) Támogatásra jogosító esemény: a támogatás igénybevételére jogosító eseménynek minősül az, hogy a résztvevő a tevékenységet ténylegesen megvalósította, és vegyes intenzív programok esetében az, hogy legalább a minimálisan előírt létszámú mobilitási résztvevő vett részt a tevékenységen.
(c) Igazoló dokumentumok:
Az egyéni támogatás részben meghatározott igazoló dokumentumok.
KA131 esetén: Blended intenzív programok esetében részvételi igazolás, meghatározva a résztvevők nevét (hallgatók), valamint a fizikai tevékenység kezdő és befejező dátumát.
(d) Beszámolás:
Mobilitási szervezési támogatás:
- Nincs levonás a szervezési támogatás összegéből, ha a Szerződés II. sz. Mellékletében meghatározott hallgatói és munkatársi mobilitási összlétszámhoz képest maximum 10%-kal kevesebb a megvalósított mobilitások száma.
- A szervezési támogatás összege nem haladhatja meg az utolsó érvényes szerződésváltozat II. sz. Mellékletében meghatározott maximális összeget abban az esetben sem, ha a záróbeszámolóban a megvalósult mobilitási összlétszám a II. sz. Mellékletben meghatározott számnál magasabb.
Vegyes/blended intenzív program szervezési támogatás: A Kedvezményezett beszámol a megvalósított tevékenységről.
Mobilitási tevékenységek: A Kedvezményezett beszámol a megvalósított tevékenységről.
D. Valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatás után járó szervezési támogatás intézményeknek/szervezeteknek
(a) A támogatás összegének kiszámítása: a támogatás összegét a mobilitási
tevékenység valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatásban részesülő résztvevői számának és a Szerződés IV. sz. Mellékletében meghatározott egységköltség-hozzájárulásnak a szorzata adja ki.
(b) Támogatásra jogosító esemény: a támogatás igénybevételére jogosító eseménynek minősül az, hogy a résztvevő a tevékenységet ténylegesen megvalósította, és valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatásban részesült.
(c) Igazoló dokumentumok: a résztvevők valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatásának kifizetését igazoló dokumentumok a jelen Melléklet II.2.A cikkben meghatározottak szerint.
E. Online nyelvi támogatás (OLS)
− A Kedvezményezettnek biztosítania kell, hogy az OLS hozzáféréseket minden arra jogosult résztvevő megkapja (a mobilitási tevékenységre való kiválasztásukat követően a lehető legrövidebb időn belül).
− A résztvevők annyi nyelvi kurzust (és szintfelmérőt) végezhetnek el amennyit szeretnének, bármely az OLS eszközben elérhető választott nyelven, figyelembe véve azt, hogy a tagállamok közötti hosszú távú (14 napos vagy hosszabb) tevékenységek felsőoktatási résztvevőinek mindemellett a mobilitás nyelvén szükséges önértékelést végezniük az OLS eszközben,
− Az OLS-t az OLS hozzáférés megszerzése és a tevékenység vége közötti időszakban kell igénybe venni.
− A Kedvezményezettnek folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a résztvevők OLS használatát a kapcsolódó menedzsment eszközön keresztül.
− A Kedvezményezett mindent megtesz annak biztosítása érdekében, hogy a kiválasztott résztvevők a nekik kiadott OLS hozzáféréseket (beleértve a szintfelmérőket és a kurzusokat is) aktívan használják.
− Az egyéni mobilitási támogatási szerződés aláírásával a mobilitásban részt vevők kötelezik magukat, hogy a mobilitást megelőzően (valamint, amennyiben releváns, a mobilitási időszak alatt) megfelelő figyelmet fordítanak a nyelvtanulásukra az OLS szintfelmérők és kurzusok igénybevételén keresztül, amennyiben megítélésre kerültek számukra. A tagállamok közötti hosszú távú (14 napos vagy hosszabb) tevékenységek felsőoktatási résztvevői vállalják, hogy a mobilitást megelőzően elvégeznek egy előzetes szintfelmérőt a mobilitás nyelvén.
− A Kedvezményezett az OLS felhasználásával kapcsolatban az OLS szolgáltatók által kiadott útmutatók alapján jár el.
− A Kedvezményezettnek információt kell szolgáltatnia a beszámolóiban a felhasznált nyelvi szintfelmérő és kurzus hozzáférésekről.
− Az időközi és záró beszámoláskor a jelentős számú fel nem használt OLS hozzáféréseket a Nemzeti Iroda saját döntése szerint figyelembe veheti a Projekt eredményeinek értékelése során a Kedvezményezetthez kapcsolódóan.
II. A TÉNYLEGESEN FELMERÜLT KÖLTSÉGEK KATEGÓRIÁJÁBA TARTOZÓ KÖLTSÉGEK MEGTÉRÍTÉSÉNEK SZABÁLYAI
II.1 Ténylegesen felmerült költségek megtérítésének feltételei
A ténylegesen felmerült költségek megtérítése formájában nyújtott támogatás feltételei a következők:
(a) a költségek a Kedvezményezettnél merültek fel;
(b) a költségek az I.2.2 pontban meghatározott időtartam során merültek fel;
(c) a költségek a II. sz. Melléklet szerinti előzetes költségvetésben szerepelnek, vagy megfelelnek az I.17 cikkben meghatározott költségvetési átcsoportosításoknak;
(d) a II. sz. Mellékletben ismertetett Projekthez kapcsolódóan merültek fel és ennek megvalósításához szükségesek;
(e) azonosíthatók és ellenőrizhetők, azaz szerepelnek a Kedvezményezett számviteli nyilvántartásaiban, és meghatározásuk a Kedvezményezett székhelye szerinti ország alkalmazandó számviteli előírásaival, valamint a Kedvezményezett szokásos költségelszámolási gyakorlataival összhangban történt;
(f) megfelelnek az alkalmazandó adó- és társadalombiztosítási jogszabályok által előírtaknak;
(g) ésszerűek, indokoltak és megfelelnek a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének, különösen a gazdaságosság és hatékonyság tekintetében;
(h) nem tartoznak a jelen Melléklet I. cikke szerinti egységköltség-hozzájárulás hatálya alá.
II.2. Ténylegesen felmerült költségek kiszámítása
A. Valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatás résztvevőknek
(a) A támogatás összegének kiszámítása: a támogatás a ténylegesen felmerült támogatható költségek 100%-ának megtérítése.
(b) Ezen többletköltségek a kevesebb lehetőséggel rendelkező résztvevőkhöz és kísérőikhez közvetlenül kapcsolódó költségek, amelyek nem fedezhetők a kevesebb lehetőséggel rendelkező résztvevők egységköltség alapú esélyegyenlőségi kiegészítő összegéből. A támogatás célja főként azon többletköltségek fedezésének biztosítása, amelyek a résztvevő fizikális-, mentális- vagy egészségi helyzetével összefüggésben szükségesek, hogy a mobilitási tevékenységen és az előkészítő látogatásokon való részvételt lehetővé tegyék.
A kísérő személyek támogatása az első 60 napra a munkatársi mobilitás egyséköltségein alapul (utazási támogatás, egyéni támogatás).
KA131: Akárcsak a résztvevő esetében, amennyiben az egységköltség alapú utazási támogatás nem fedezi a kísérő személy tényleges utazási költségeinek legalább 70%-át, úgy a magas utazási költségek rendkívüli támogatásának
szabályai alkalmazhatók. Amennyiben a külföldi tartózkodás 60 napnál hosszabb, az “esélyegyenlőségi támogatás résztvevőknek” támogatási tétel egyéni támogatásra valós költség alapon kerül kiszámításra a 60. napon túl.
A résztvevők esélyegyenlőségi támogatására kiválasztásukat követően kétféle módon lehet forrásokat biztosítani: a Kedvezményezett támogatási kérelmet nyújt be a Nemzeti Iroda felé, vagy költségvetési átcsoportosítást végez az I.17 cikk alapján.
(c) Igazoló dokumentumok: A fogadó vagy a küldő intézmény/szervezet által aláírt dokumentáció, amely igazolja az esélyegyenlőségi támogatás szükségességét a résztvevő számára, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját, kezdő és befejező dátumát, továbbá a tervezett valós költségek dokumentációja és jóváhagyásuk a Nemzeti Iroda által, valamint a felmerült költségek kifizetését igazoló számlák, megjelölve a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, a számla keltét, valamint amennyiben releváns, a fogadó intézmény/szervezet által aláírt dokumentáció, mely tartalmazza a kísérő személy tartózkodásának igazolt kezdő és befejező dátumát.
(d) Beszámolás: a Kedvezményezett beszámol a felmerült költségek típusáról és tényleges összegéről minden egyes költségtételre vonatkozóan.
B. Rendkívüli támogatás
(a) A támogatás összegének kiszámítása: a támogatás a ténylegesen felmerült támogatható költségek 80%-ának megtérítése.
(b) Elszámolható költségek:
− a Kedvezményezett által bemutatandó előfinanszírozási garanciához fűződő költségek, ha ilyen garanciát a Nemzeti Iroda előír, a Szerződés I.4.2 pontjában foglaltak szerint.
− Az elszámolható résztvevők lehető leggazdaságosabb és leghatékonyabb
módon történő utazásaihoz kapcsolódó magas utazási költségei, amennyiben az általános szabályok szerinti támogatás mértéke nem fedezi a támogatható költségek legalább 70%-át.
KA131: Ez a támogatás kizárólag akkor ítélhető meg hallgatóknak és
munkatársaknak, ha jogosultak külön utazási támogatásra az I.2.A cikknek
megfelelően. A rendkívüli utazási támogatás kiváltja a külön utazási támogatást.
A pénzügyi garancia rendkívüli támogatásához a Kedvezményezett támogatási kérelmet nyújthat be a Nemzeti Iroda felé. KA131: A kiválasztott résztvevők rendkívüli költségeinek támogatása magas utazási költség esetén kétféleképp történhet: a Kedvezményezett támogatási kérelmet nyújt be a Nemzeti Iroda felé, vagy költségvetési átcsoportosítást végez az I.18 cikknek megfelelően.
(c) Igazoló dokumentumok:
− a Kedvezményezett részére pénzügyi garanciát nyújtó fél által kiállított, megfelelően datált, és a garanciát nyújtó jogi képviselője által aláírt igazolás a garancia költségeiről, amely feltünteti a pénzügyi garanciát kibocsátó fél nevét és címét, a garanciaköltség pénznemét és összegét.
− Magas utazási költségek esetében
o KA131: a fogadó és a küldő intézmény/szervezet által aláírt dokumentáció, amely igazolja a támogatás szükségességét a résztvevő számára, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját, kezdő és befejező dátumát, továbbá a tervezett valós költségek dokumentációja és jóváhagyásuk a Nemzeti Iroda által, valamint a költségek kifizetését igazoló számlák, meghatározva a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, a számla keltét, valamint az útvonal leírása.
III. PROJEKTTEVÉKENYSÉGEK TÁMOGATHATÓSÁGÁNAK FELTÉTELEI
a) A Kedvezményezettnek biztosítania kell, hogy a projekttevékenységek, amelyek megvalósítására támogatást nyertek, az Erasmus+ Program Pályázati útmutatójának rendelkezései szerint a támogatásra jogosultak legyenek.
b) Az utazás ideje nem számítandó bele a mobilitási tevékenység Pályázati útmutató szerint támogatható minimum időtartamába.
c) Azokat a tevékenységeket, amelyek az Xxxxxxxx Pályázati útmutatóban foglalt előírásoknak és a jelen Melléklet rendelkezéseinek nem felelnek meg, a Nemzeti Iroda nem támogathatónak minősíti, és az ezen tevékenységek kapcsán felmerült támogatási
összegeket teljes egészében visszatérítteti. A visszatérítési kötelezettség a nem támogathatónak minősített tevékenységhez kapcsolódóan valamennyi költségvetési kategóriában megítélt támogatásra vonatkozik.
(d) KA131: A Kedvezményezett az I.3.1 pontban szereplő legutóbbi megítélt projekttámogatás legfeljebb 20%-át felhasználhatja a Programhoz nem társult harmadik országokba kifelé irányuló hallgatói és munkatársi mobilitásra (a költségvetés nemzetközi mobilitásra eső része). A következő költségvetési kategóriák számítanak bele ebbe a költségvetési részbe:
- Nemzetközi hallgatói mobilitási támogatás: egyéni támogatás és utazási támogatás
- Nemzetközi munkatársi mobilitási támogatás: egyéni támogatás és utazási támogatás
- Mobilitási szervezési támogatás: a nemzetközi mobilitások száma és a nemzetközi mobilitásonkénti ráta alapján számolva, ami a Projekt átlagos mobilitásonkénti mobilitási szervezési támogatása
- Valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatás után járó szervezési támogatás intézményeknek
A nemzetközi mobilitások „valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatás résztvevőknek” és „magas utazási költségek rendkívüli támogatása” költségvetési kategóriái (támogatási tételek) nem vehetők figyelembe a költségvetés nemzetközi mobilitásra eső részének kiszámításakor, sem a teljes projekttámogatás részeként, sem a beszámolóban lejelentett nemzetközi mobilitási támogatás részeként.
IV. ZÁRÓBESZÁMOLÓ
A záróbeszámoló értékelése a mobilitásban részt vevők beszámolóit is figyelembe véve, egységes minőségi kritériumok mentén történik az alábbiak szerint:
- Milyen mértékben van összehangban a megvalósított Projekt a Támogatási szerződésben foglaltakkal.
- Milyen mértékben van összhangban a megvalósított Projekt az Erasmus Felsőoktatási Chartájában (ECHE) és az alkalmazandó intézmények közötti megállapodás(ok)ban meghatározott minőségi és megfelelőségi követelményekkel.
- Milyen mértékben van összhangban a mobilitásban részt vevőknek járó támogatási összegek átutalása a Kedvezményezett és a résztvevő közötti, a Támogatási szerződés V. sz. Mellékletében megadott minta alapján köttetett megállapodásba foglalt szerződéses rendelkezésekkel.
A záróbeszámoló értékelésekor az elérhető maximális pontszám 100 pont. Amennyiben a Nemzeti Iroda úgy értékeli, hogy a Projektet a Kedvezményezett nem a minőségi előírásoknak megfelelően valósította meg, a Nemzeti Iroda előírhatja, hogy a Kedvezményezett egy közösen megállapított határidőn belül készítsen és valósítson meg egy cselekvési tervet, amellyel biztosítja, hogy az előírt követelményeknek megfeleljen. Ha a Kedvezményezett nem teljesíti határidőre és megfelelő minőségben a cselekvési tervben foglaltakat, a Nemzeti Iroda javaslatot tehet az Európai Bizottságnak, hogy vonja vissza a Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx Chartát a Kedvezményezettől.
V. A TÁMOGATÁSI ÖSSZEG CSÖKKENTÉSE ELÉGTELEN, RÉSZLEGES VAGY KÉSEDELMES TELJESÍTÉS ESETÉN
A Projekt elégtelen, részleges vagy késedelmes teljesítését a Nemzeti Iroda állapíthatja meg a Kedvezményezett által benyújtott záróbeszámoló alapján (beleértve a mobilitási tevékenységekben részt vevők beszámolóit is).
Emellett a Nemzeti Iroda figyelembe vehet más érintett forrásból származó információt is, amelyek alátámasztják, hogy a Projekt megvalósítása nincs a szerződéses rendelkezésekkel összhangban. Egyéb információs források lehetnek a Nemzeti Iroda által végrehajtott monitoring látogatások, akkreditációs időközi beszámolók, tételes ellenőrzések, vagy helyszíni ellenőrzések.
Amennyiben a záróbeszámoló összesen 60 pontnál alacsonyabb értékelést kap, a Nemzeti Iroda csökkentheti a végső támogatási összeg szervezési támogatás részét a Projekt elégtelen, részleges vagy késedelmes teljesítése címén, még akkor is, ha valamennyi beszámolási kötelezettség alá eső tevékenységet valóban végrehajtottak, és támogathatónak minősítettek. Ebben az esetben a támogatáscsökkentés a következők szerint alakulhat:
- 10%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma legalább 50 pont, de 60 pont alatt van;
- 25%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma legalább 40 pont, de 50 pont alatt van;
- 50%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma legalább 25 pont, de 40 pont alatt van;
- 75%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma 25 pont alatt van.
VI. A TÁMOGATÁSI ÖSSZEG MÓDOSÍTÁSA
(a) A támogatási összeg módosítása többletforrások rendelkezésre állása esetén
A felsőoktatási mobilitási források újraosztása esetén, vagy amennyiben a Nemzeti Iroda számára a Kedvezményezettek részére (újra)osztható többletforrások válnak elérhetővé, az I.3.1 pontban meghatározott maximális támogatási összeg növelhető, feltéve, ha:
KA131: időközi beszámolásig a megvalósult vagy várhatóan megvalósuló mobilitási tevékenységek száma magasabb vagy a kifelé irányuló mobilitási tevékenységek időtartama hosszabb (beleértve a meghívott vállalati munkatársakat, ahol alkalmazható). Kiegészítő támogatás megítélésének feltételei a következők: A Nemzeti Iroda határozza meg a többletforrások elosztásának kritériumait.
KA171:
• a Kedvezményezett számára nem a teljes igényelt támogatási összeg lett megítélve a fő pályázati körben a régiós költségvetési limit és magas igénylés miatt;
• a további támogatási igény olyan régiókba irányuló mobilitásokra vonatkozik, melyek már a pályázatban is szerepeltek, és a minőségértékelésen megfelelt.
• az időközi/előrehaladási beszámolóban szereplő információk és a Kedvezményezetti Modulban rögzített adatok alapján az eredetileg támogatott mobilitások megvalósítása összhangban van a Támogatási szerződéssel.
Amennyiben az időközi beszámolóban nagyon alacsony számú mobilitás szerepel, jelezve, hogy a Kedvezményezett a megítélt támogatást nem fogja teljes egészében felhasználni, az I.3.1 pontban meghatározott maximális támogatási összeg szerződésmódosítással csökkenthető.
KA171: a végső megítélt támogatási összeg nem haladhatja meg a pályázó által az eredeti pályázatban igényelt támogatási összeget, kivéve, ha a VI (b) hatálya alá tartozik. Az igényelt támogatási összeg a pályázat egészében igényelt teljes támogatásra vonatkozik, függetlenül a költségvetési keretenként igényelt konkrét összegektől.
(b) Többlettámogatás valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatás és rendkívüli támogatás kategóriákban
Mivel a valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatás és a rendkívüli támogatás felsőoktatási területen nem igényelhető támogatás a pályázat benyújtásakor, a Kedvezményezett a résztvevők kiválasztása után jogosult kiegészítő támogatási összeget igényelni. Ilyen esélyegyenlőségi támogatást a Nemzeti Iroda a kevesebb lehetőséggel rendelkező résztvevők és intézményük/szervezetük számára biztosít, vagy rendkívüli támogatás esetén II.2.B cikknek megfelelően kell eljárni.
(c) Szerződéses rendelkezések módosítása
A Támogatási szerződés I. sz. Mellékletének II.13 cikkével összhangban az V. bekezdés
a) és b) pontokban meghatározottak szerint a támogatás módosítása a Támogatási szerződés módosításának formájában tehető meg.
VII. AZ ELLENŐRZÉSEKRE ÉS AZ IGAZOLÓ DOKUMENTUMOKRA VONATKOZÓ ELŐÍRÁSOK
A Támogatási szerződés I. sz. Mellékletének II.27 cikke alapján a Kedvezményezett ellenőrzések és auditok alá vonható (KA171: beleeértve mind a befelé, mind a kifelé irányuló mobilitásokat). Az ellenőrzések és auditok célja annak meghatározása, hogy a Kedvezményezett a támogatást a Támogatási szerződés előírásainak megfelelően használta-e fel, annak érdekében, hogy a támogatás végleges összege, melyre a Kedvezményezett jogosult, meghatározható legyen.
A záróbeszámoló ellenőrzését minden projekt esetében el kell végezni. Emellett a Projekt további helyszíni vagy tételes ellenőrzéseknek is tárgya lehet, amennyiben az Európai Bizottság által előírtak szerint a Nemzeti Iroda által ellenőrzésre kiválasztott mintába tartozik, vagy a Nemzeti Iroda a Projektet a saját kockázatelemzése szerint célzott ellenőrzésre választja ki.
A záróbeszámoló és a tételes ellenőrzések kapcsán a Kedvezményezettnek az igazoló dokumentumok hiteles másolatot kell benyújtania papír alapon vagy elektronikus formában az I.2-es pontban részletezettek szerint, kivéve, ha a Nemzeti Iroda az eredeti beküldését kéri. A Nemzeti Iroda az ellenőrzést követően a részére átadott eredeti dokumentumokat visszaküldi. Amennyiben a Kedvezményezettnek jogszabályi előírás folytán nincs lehetősége a záróbeszámoló bírálata vagy tételes ellenőrzés céljából a Nemzeti Iroda részére az eredeti dokumentumokat átadni, abban az esetben azok hiteles másolatát is átadhatja.
A Nemzeti Iroda bármely típusú ellenőrzésnél kérheti a Kedvezményezettet, hogy további, jellemzően másik típusú vizsgálataláthoz kért igazoló dokumentumokat vagy adatot szolgáltasson felé a Szerződés Általános Feltételeinek II.27 cikke alapján.
A különböző vizsgálatok a következőket tartalmazzák:
a) Záróbeszámoló bírálata
A Nemzeti Iroda helyiségeiben végzett bírálat, mely a záróbeszámoló benyújtásakor történik abból a célból, hogy meghatározható legyen a Kedvezményezett javára kifizethető végleges támogatási összeg.
A Kedvezményezett által a Nemzeti Iroda részére benyújtott záróbeszámolónak tartalmaznia kell a következő információkat (amennyiben az adott pályázati kategóriában és projektre alkalmazhatók):
• Felhasznált egységköltség-hozzájárulás a következő költségvetési kategóriákban:
− Szervezési támogatás
− KA131: Vegyes/blended intenzív program szervezési támogatás
− Utazási támogatás
− Egyéni támogatás
− Valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatás után járó szerevzési támogatás intézményeknek/szervezeteknek
• Felmerült tényleges költség a következő költségvetési kategóriákban:
− Valós költség alapú esélyegyenlőségi támogatás résztvevőknek
− Rendkívüli támogatás
b) Tételes ellenőrzés
A tételes ellenőrzés a Nemzeti Iroda helyiségeiben végzett, a megvalósítást igazoló dokumentumok ellenőrzésére vonatkozó tételes vizsgálat, általában a záróbeszámoló bírálatával egyidejűleg, vagy azt követően.
A Nemzeti Iroda kérésére a Kedvezményezettnek be kell nyújtania az összes költségvetési kategória vonatkozóan az igazoló dokumentumokat.
c) Helyszíni ellenőrzés
A Kedvezményezett intézmény/szervezet helyiségeiben, vagy a Projekt megvalósítása során érintett egyéb helyszínen végzett vizsgálat. Helyszíni ellenőrzés során a Kedvezményezettnek minden eredeti dokumentumot elérhetővé kell tennie a Nemzeti Iroda számára vizsgálat céljából az összes költségvetési kategória vonatkozóan, és lehetővé
kell tennie, hogy a Nemzeti Iroda hozzáférjen a Projekt pénzügyi nyilvántartásához a Kedvezményezett könyvelésében.
A helyszíni ellenőrzés lehetséges formái a következők:
- Helyszíni ellenőrzés a Projekt megvalósítása alatt: A Projekt megvalósítása során végzett ellenőrzés, melynek célja, hogy a Nemzeti Iroda közvetlenül ellenőrizze a projekttevékenységek és a résztvevők valódiságát és elfogadhatóságát (KA171: és megállapítsa az intézmények közötti megállapodás(ok) szerint vállalt kötelezettségek teljesülését).
- Helyszíni ellenőrzés a Projekt megvalósítását követően: A Projekt megvalósítását, és általában a záróbeszámoló bírálatát követően végzett ellenőrzés.
- Rendszerellenőrzés
A rendszerellenőrzés végrehajtásának célja annak megállapítása, hogy a Kedvezményezett milyen rendszerrel nyújt be a program keretében rendszeresen támogatási igényeket, valamint hogy megfelel-e az akkreditációval vállalt kötelezettségeknek. A rendszerellenőrzés végrehajtása arra szolgál, hogy megállapítsa, a Kedvezményezett betartja-e a megvalósítási normákat, amiknek meg kell felelnie az Erasmus+ Program keretében. A Kedvezményezettnek lehetővé kell tennie, hogy a Nemzeti Iroda ellenőrizze a projekttevékenységek és a résztvevők valódiságát és elfogadhatóságát több fajta dokumentáció révén, beleértve az elvégzett tevékenységről készült videófeltvételeket és fotókat, a kettős finanszírozás vagy egyéb szabálytalanság kizárása érdekében.