Cseke Ildikó
A beszámolókészítés pénzügyi
szempontjai
Xxxxx Xxxxxx
Szenior monitoring koordinátor
Alapdokumentumok és fogalmak
Szerződés pénzügyi szabályait tartalmazó részei: Különös feltételek; Általános feltételek B. rész (általános pénzügyi információk); III. sz. valamint VII. sz. melléklet; továbbá a Projektmenedzsment kézikönyv
Egységköltség-hozzájárulás: a kifizetés alapja a szakmai,
adminisztratív feltételek teljesülése – elszámolás az elvégzett tevékenységekkel és egységekkel (nem a felhasznált pénzzel)
Tényleges költség alapú támogatás: a kifizetés alapja a ténylegesen felmerült költségek az alátámasztó
dokumentumok alapján
Fontos tudnivalók I.
• A fennmaradó 20% csak az elfogadott záróbeszámolót követően kerül kiutalásra,
• A projekt záró időpontjáig a teljes (100%) támogatást fel kell használni
• Az egyes költségtételeken megmaradó támogatás minden, a projekttel összefüggő tevékenységre felhasználható
• Kevesebb egység teljesítése: a támogatás összege
arányosan csökken (több egység megvalósítható, de a maximális támogatási összeg nem nőhet)
Fontos tudnivalók II.
A TKA felé egyszerűsített elszámolási rend vs.
Hazai jogszabályoknak és/vagy fenntartónak való megfelelés
Támogatás terhére nem elszámolható
költségek
• árfolyamveszteségek;
• bankszámla nyitási és vezetési költségek (a kedvezményezett bankja által a Nemzeti Irodától érkező átutalásokra felszámított költségek);
• az uniós költségvetésből finanszírozott támogatásra jogosult más projekt keretében a kedvezményezett által kimutatott költségek;
• ha a kérdéses időszakban a Bizottságtól már részesül az uniós költségvetésből
finanszírozott támogatásban;
• a túlzott vagy meggondolatlan kiadások;
• ÁFA, ha a nemzeti jog szerint hatályos ÁFA-törvény alapján
visszatérítendő/visszaigényelhető - Az egyes partnerek ÁFA–elszámolási gyakorlatára vonatkozó nyilatkozatokat a záró beszámoló benyújtásával egyidejűleg meg kell küldeni.
• projekt kezdete előtt vagy vége után megvalósult tevékenységek költségei nem
számolhatók el.
Átcsoportosítás
!!!!! Olyan tételre, ami eredetileg vagy a költségcsökkentési indoklás alapján nem volt támogatott, nem lehet átcsoportosítani, kivéve a
speciális igényű résztvevők esetében;
A költségkategória 20%-át jogosult átcsoportosítani más költségvetési kategóriába, kivéve Projektmenedzsment költségekre, ill. Rendkívüli költségek támogatására;
Ha meghaladja a limitet, szerződésmódosítás szükséges;
Nem átcsoportosítás: ha az átalánykategóriában kevesebbet szükséges költeni, ezt az összeget máshol használják fel – más célra fordítható felhasználás
Ellenőrzés típusai:
• Záró beszámoló
• Tételes beszámoló
• Helyszíni látogatás
Alátámasztó bizonylatok
PMKK szektoronként lebontva a IV. számú mellékletben megtalálhatóak az alátámasztó bizonylatok, segítség a projekt megvalósítás során, bizonylatolás áttekintésére.
Fontos: A projekt szerződésszáma minden esetben szerepeljen az alátámasztó dokumentumokon
Záróbeszámoló benyújtása esetén csak a rendkívüli költségeknél kérjük a számlák, illetve kifizetést igazoló dokumentumok
benyújtását.
A további tevékenységeknél szakmai ellenőrzés történik, illetve pénzügyileg a Mobility Tool felületen felvitt költségeket ellenőrizzük szabályosság szerint.
Mit ellenőrzünk tételes,
vagy helyszíni ellenőrzés esetén?
Projektmenedzsment és
megvalósítás
• A szerződésben vállalt tevékenységek magas színvonalú megvalósulásának leírása a beszámolóban,
• Projekt Eredmények feltöltése,
• A pályázatban vállalt projektidőszak teljes lefedése.
Nemzetközi partnertalálkozók
• A fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a tevékenységen való részvételt;
• Ha az utazás induló pontja nem egyezik meg a kiutazó tartózkodási helyével és/vagy az érkezés helye nem egyezik meg a fogadó szervezet székhelyével és a távolsági sáv
változásához vezet, az utat menetjegyekkel, számlákkal kell alátámasztani;
• Résztvevők jogosultságának igazolása (kedvezményezett hivatalos kapcsolatban áll a tevékenységen résztvevővel).
Szellemi termékek
• Munkatársak időtartam igazolása: személyenként jelenléti ív (munkatárs neve, besorolása, és a munkatárs
munkanapjainak száma és dátumai, elvégzett munka részletezése és eredménye);
• Jogviszony igazolások
• Kifizetések ellenőrzése szúrópróba szerűen
Figyelem! Alvállalkozói jogviszony NEM lehetséges!!
Multiplikációs rendezvények
• A multiplikációs rendezvényen való részvétel igazolása a résztvevők által aláírt jelenléti ív formájában (a rendezvény megnevezése, dátuma és helye, résztvevők neve, e-mail címe és aláírása, az adott személyt küldő szervezet neve, címe);
• Napirend, a rendezvényen használt dokumentum(ok).
Tanulási/oktatási/képzési célú
tevékenység
Fogadó szervezet által kiállított igazolás,
Résztvevők jogosultságának igazolása (kedvezményezett hivatalos kapcsolatban áll a tevékenységen résztvevővel)
Utazás és megélhetési támogatás:
A küldő szervezet és a fogadó szervezet közötti utazás esetén: a fogadó szervezet által aláírt igazolás (a résztvevő neve, a
külföldi tevékenység célja, kezdő és befejező dátuma);
Tanulási/oktatási/képzési célú
tevékenység
Nyelvi felkészítés (ha releváns):
felkészítés szervezője által aláírt nyilatkozat, vagy
a tankönyvek és taneszközök megvásárlásáról számla (tanult nyelv, a számlát kibocsátó személy neve és címe), vagy
ha a nyelvi felkészítést a Kedvezményezett szolgáltatja: a résztvevő által aláírt és datált nyilatkozat (résztvevő neve, a felkészítés nyelve, a nyelvi felkészítési formája és tartama)
Tanulási/oktatási/képzési célú
tevékenység
Rendkívüli utazási költség: csak beépített mobilitás esetén igényelhető!
A legtávolabbi és a tengeren túli országokba és területekre utazó résztvevők utazási költségeinek 80 %-a, abban az esetben, ha az általános szabályok szerinti támogatás mértéke nem éri el a 70%-át a támogatható költségeknek
Számlákkal, bizonylatokkal szükséges alátámasztani, megindokolni, hogy miért volt rá szükség.
Záróbeszámolóhoz is mellékelni kell!
Tényleges költség alapú elszámolások
Speciális igény:
• Számlák, kifizetési bizonylatok
• A speciális igényt alátámasztó igazolások!! Rendkívüli költségek:
• Számlák, kifizetési bizonylatok, megrendelők, szerződések
• A ténylegesen felmerült költségek eredeti számlái, értékcsökkenés esetén az eszköz beszerzésének vagy
lízingjének számlái (költségek projekt időtartamára esnek) és a kifizetés bizonylatai.
• Záróbeszámolóval egyidejűleg beküldendő!
Adózási kérdések
A támogatás terhére elszámolható a jogszabály alapján kötelezően fizetendő járulék, közteher.
ÖSZTÖNDÍJ KÉRDÉSE:
DE: ld. Szja. tv. 1. melléklet 4.7. c):
(A közcélú juttatások körében adómentes:) „a két- és többoldalú nemzetközi megállapodások alapján, valamint európai uniós és hazai költségvetési forrásból finanszírozott nemzetközi oktatási, képzési, kutatásfejlesztési és kulturális mobilitási programok keretében
belföldi és külföldi magánszemélyek részére folyósított ösztöndíj,
egyéb juttatás, nyújtott kedvezmény”
!!!! Munkavégzés ellenértéke nem adható ösztöndíjként: mindenképpen adóköteles!!!
Covid miatti változások és
azok elszámolásai
VIS MAIOR I.
Amennyiben a megszervezett mobilitások/tevékenységek nem tudnak megvalósulni a járványhelyzet miatt, a támogatás terhére ténylegesen felmerült költségként elszámolhatók ha:
Dokumentációval igazolható, hogy megpróbálták visszakérni a kifizetett összeget, de nem kapták vissza ezeket (repülőjegy, szállás) ÉS
Számlák, dokumentumok/levelezés, bankkivonatok megküldésével igazolhatók
A fentiekről kérelmet kell/kellett benyújtani, mellékletként becsatolva az igazoló dokumentumokat!
A megigényelt költségeket Önöknek kell rögzíteni a Mobility Tool felületen! Ennek hiányában a Vis Maior költségeket nem tudjuk elfogadni, mivel az „nem létezik”, mert nincs rögzítve!
VIS MAIOR II.
Figyelem!
Az így elszámolt költségeket, egy esetleg későbbre tervezett látogatásnál a megmaradt összegekből, vagy
átcsoportosítással, vagy saját forrással történő kiegészítéssel tudják megvalósítani!
Tehát erre plusz támogatás nem igényelhető, mivel a szerződéses összeg nem növelhető!
Addendum I. (VII. sz. melléklet)
A fenti 7. számú melléklet az aláírásokat követően érvényes! Az addendum aláírása előtt keletkező virtuális tevékenységek nem elszámolhatók!
Ha az addendum nem került aláírásra, úgy az ide vonatkozó átcsoportosításokat nem lehet érvényesíteni a
beszámolóban!
Mivel nem jár utazással a virtuális tevékenység, így utazási költség nem számolható el a tevékenységeknél!
Mivel a Partnertalálkozókra megítélt támogatási összeg távolsági sáv szerint van meghatározva, így ezen
tevékenységre nem számolható el ebben az esetben költség!
Addendum II. (VII. sz. melléklet)
Virtuális tevékenység esetén (tanulás/képzési/oktatási tevékenység, multiplikációs rendezvény) a részvevők száma növelhető.
Költségsorok között 60%-ig átcsoportosítás lehetséges. Példa:
Szellemi termékeknél eredeti összeg 20 000 EUR.
Átcsoportosítás után maximum ez az összeg 32 000 EUR lehet. (20 000 x 1,60 = 32 000 EUR)
Figyelem! Ha a 60%-ot meghaladja az átcsoportosítás, azt csak szerződés módosítással lehet érvényessé tenni!
Nem lehet átcsoportosítani költségeket
Projektmenedzsment és megvalósítás, Rendkívüli költségek.
Figyelem!
Amennyiben szerződést is hosszabbítottak, a plusz
hónapokra nem jár további projektmenedzsment költség, mivel a támogatási keret nem növelhető.
Gyakori kérdések
• Munkafolyamatok átruházása partnerségen belül: lehetséges, újrafeloszthatók a munkák a partnerek között, levélben szakmai kollégákkal egyeztetés szükséges
• Szellemi termékek munkáltatói jogviszonyok más országokban: fontos, hogy a projekt időszak alatt (vagy ameddig a munkában részt vesznek) az adott országban elfogadott szabályok szerinti érvényes munkaviszonnyal rendelkezzen.
• Ha más országban nem 8 órás munkarend van, azt is elfogadjuk, amennyiben erről hivatalos igazolást benyújt az adott Partner.
• Nem lehetnek külsős, számlás résztvevők a szellemi termékeknél!
• Minden országban más egységköltséggel kell számolni a szellemi termékek után adható juttatást erre ráhatással nem vagyunk.
• A partnerektől begyűjteni kívánt dokumentumok nehézkesek: erre kialakult folyamat nem áll rendelkezésre, ez saját
megállapodás kérdése a résztvevőkkel (lsd. partnerszerződések megkötése mielőtt a nyertes projektbe belevágtak)
• A bizottsági szabályzat nagyban eltér a magyarországi jogszabály környezettel: Természetesen meg kell felelni a magyar
jogszabályoknak, DE az általunk elvárt dokumentumokat és elszámolási szabályokat a bizottsági szabályzatok alapján
ellenőrizzük minden esetben.
• Tárgyi eszköz esetén csak annak értékcsökkenése számolható el, amennyiben a leírási időtartam meghaladja a vásárlás és a projekt zárás közötti időtartamot.
• Virtuális tevékenység esetén a multiplikációs rendezvénynél csak a 100 EUR 15%-a vehető igénybe minden esetben, hiába van
külföldi résztvevő is!
• Partnertalálkozókon csak partnerek (szerződéssel rendelkezők), Multiplikációs rendezvényen csak külsős résztvevők vehetnek részt!
• Csak azok a kifizetések számolhatók el a támogatás terhére, melyek a projektidőn belül történtek meg! Ha projektidőn túli
kifizetés történik, azt nem fogadjuk el az elszámolt tételek között!
• Kivételt képez a bérköltség: ezt maximum a projektidő végét követő hónapban kifizethetik, mivel a teljesítése a projektidőn belül történt.
• Virtuális tevékenység esetén ösztöndíjként nem számolható el az adható megélhetési költség 15%-a, ezt más formában lehetséges odaadni (frissítők, étel, eszközök.. stb..)
• A Mobility Tool felület számolja a virtuális tevékenységre adható támogatási összeget, ha megfelelően rögzítették, hogy virtuális tevékenység történt.
• Hogy számoljuk (ellenőrzés képpen)?
Diák esetén: 58x0,15= 8,7 EUR/nap/fő
Munkatárs/kísérő esetén: 106x0,15=15,9 EUR/nap/fő
További kérdések?
Köszönöm a figyelmet!
Elérhetőség: xxxxxx.xxxxx@xxx.xx 0-000-0000/134
Xxxxxxxxx kapcsolatban!
Linkgyűjtemény
TKA hírek & xxxxxxxx: xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx xxxxx://xxx.xx/xxxxxxxx Tudástár:
Xxxxxxxx tanárok Facebook oldal: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx.xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx.xx
Segédanyagok a disszeminációhoz:
xxxxx://xxx.xx/xxxxxxx00/00000/xxxxxxxxxxxx- disszeminaciohoz